ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ENTE RECTOR DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Y LOS

ARCHIVOS REGIONALES, LOS UNICOS FACULTADOS PARA AUTORIZAR LA ELIMINACION DE LOS

DOCUMENTOS PROPUESTOS POR LAS ENTIDADES DEL SECTOR PUBLICO

LA DIRECCION DE ARCHIVO INTERMEDIO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ASUME LA

VERIFICACION DE LOS EXPEDIENTES DE PROPUESTAS DE ELIMINACION, EN FUNCION A LOS
REQUISITOS ESTABLECIDOS EN LA PRESENTE DIRECTIVA. ASIMISMO, ES RESPONSABLE DE
ELEVAR EL EXPEDIENTE A LA COMISION TECNICA DE ARCHIVOS

PRINCIPIOS DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS

- PRINCIPIO DE LEGALIDAD / AUTORIZACION: Cuando hayan pedido completamente su

valor y utilidad administrativa, de acuerdo a la norma vigente
- PRINCIPIO DE IRREVERSIBILIDAD Empleando cualquier método de eliminación que
garantize la imposibilidad de reconstrucción, respetando el medio ambiente y ver una
opción el reciclaje
- PRINCIPIO DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD Documentos de carácter personal y
confidencial se garantiza de preservacionm de la información hasta el momentos de su
destrucción
- PRINCIPIO DE OPORTUNIDAD La eliminación debe efectuarse en el tiempo necesario,
ningún documentop debe eliminarse antes de lo establecido ni se conserven mas
tiempo de lo neeesario. LA ELIMINACION ES UNA ACTIVIDAD PROGRAMADA POR LAS
ENTIDADES DEL SECTOR PUBLICO ( EL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS
ESTABLECE EL TIEMPO DE ELIMINACION DE DOCUEMTOS )
- PRINCIPIO DE ATUACION DOCUMENTADA El proceso de eliminación deben siempre
documentarse para tener pruebas de veracidad de las actuaciones durante el
procedimiento

DISPOSICIONES GENERALES

No seran autorizados a eliminar docuemtos que forman parte o sean sustento de un proceso
contensioso penal comercial arbitraje , etc

DIRECION NACIONAL DE DESARROLLO ARCHIVISTICO Y ARCHIVO INTERMEDIO DEL ARCHIVO

GENERAL DE LA NACION ( EN MUNICIPALIDADES)

EL ARCHIVO ES UN TESTIMONIO DE LA ACTIVIDAD HUMANA: Los documentos pueden ser

textuales(manuscritos, mecanográficos o impresos) , iconografios( mapas, planos, dibujos,
fotografías, diapositivas, etc), sonoros ( discos, cintas magnetofónicas, discos compactos),
audiovisuales(cintas de video, películas cinematográficas), electrónicos( disckets, CDROM, base
de datos, etc), virtuales( web, blog,etc) y otros. No todos los documentos existentes en una
oficina o dependencia llegan necesariamente a formar parte del archivo institucional, por
ejemplo normas legales, boletines oficiales, los diarios y las publicaciones periódicas, si bien
son docuemtos no han sido producida por la oficina o institución en general, no es
documentación original y

permanecen allí exclusivamente a efectos de apoyo informativo y se

conserva solo mientras sea útil. Estos documentos deben mantenerse

separados de nuestro archivo.

La directiva señala que la organización de documentos es un proceso
archivistico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones
orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada unidad
orgánica de la municipalidad, y tiene como finalidad:
a) Establecer criterios uniformes para la organización de documentos
en los diferentes niveles de archivo de las municipalidades.
b) Facilitar la rápida recuperación de la información.
c) Mantener organizada la documentación de manera integral y orgánica
como producto de las actividades municipales.

PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTO