Unidad 3

Tema 6. Auditoría interna de

calidad
 Clases de auditorías

 Primera parte
 Segunda parte ¿Quién?
 Tercera parte
 Interna
 Externa

¿ Qué se
 Suficiencia audita?
 Cumplimiento
 Producto/
proceso/proyecto
Objetivos de la auditoría
Determinar la conformidad o no de los
elementos del sistema de calidad con
requisitos especificados.

Determinar la eficacia del sistema de

calidad implementado, para cumplir
objetivos específicos de calidad.

Proporcionar al auditado una

oportunidad para mejorar su sistema
de calidad.
 Paso 1: nombrar auditor principal

 Auditor líder.
 Auditor principal.
 Auditor jefe.
 Auditor interno.
 Responsable de planear,
ejecutar y hacer
seguimiento.
Responsabilidades del auditor
Planificar y llevar a cabo las
responsabilidades asignadas.

Documentar las observaciones.

Informar los resultados.

Verificar la eficacia de las

acciones correctivas (pactado).
Conservar y salvaguardar la
documentación de la auditoría.

Cooperar y apoyar al auditor líder.

 Responsabilidad del auditor líder

Responsable por todas las etapas de la auditoría.

Ayudar en la selección de otros miembros.
Preparar el plan de auditoría.
Representar el equipo frente a la gerencia.
NC basadas en evidencias objetivas y sólidas.
 Las reuniones de enlace se realicen regularmente.
Presentar el informe de auditoría.
Paso 2: entrenar al auditor principal

Capacitarse como auditor interno de

calidad.

Presentar un examen.

Si es posible, asista a varias auditorías

de calidad como observador.
Preparación individual del auditor

Leer los procedimientos con anticipación y

determinar donde se realizan las inspecciones.

Utilizar listas de verificación.

Conocer la responsabilidad y posición de las

personas auditadas.

Saber que pistas puede seguir.

Paso 3: determinar el número de
auditores de calidad internos
 Número de áreas, plantas
y ciudades.
 Tiempo estimado en ver
los elementos que le
competen a cada área.
 Tiempo máximo del ciclo
de auditoría.

3 a 4 auditorías al año.
Máximo 2 semanas por ciclo.
Ciclos de máximo 1 trimestre.
Paso 4: entrenar auditores internos
de calidad

Capacitación del auditor interno.

Excelente conocimiento de la
Norma.

Preparar listas chequeo.

Si es posible, asistir a auditorías como

observador.
Paso 5: iniciar ciclos de auditoría
interna de calidad

 Sensibilización de todo
el personal.
 Hacer simulacros.
 Excelente preparación
vivencial de los
auditores.
 Manejo de objeciones y
conflicto inmediato.
Ciclo de auditoría: definir el objetivo
Suficiencia

Rendimiento
Control
áreas de
proceso
apoyo

Cumplimiento
Fichas de
de lo pactado
control
con el cliente
Ciclo de auditoría: plan de auditoría
Define objetivo

Informe a la
Planea
gerencia general

Escala si es Ejecuta la
necesario auditoría

Hace seguimiento
Ciclo de auditoría: planeación

Listas chequeo

Revisión
Qué preguntar
técnica y
por cargo
administrativa

Lectura de la
Manejo del
documentación
tiempo
escrita
Ciclo de auditoría: realizar auditoría
Acta de
apertura

Seguimiento Auditoría

Reunión de Análisis de la
cierre auditoría

Auditoría
Análisis
segunda ronda
 Realizando la auditoría
Entrevista con el jefe

Entrevista con el personal de

piso

Observa el trabajo y las áreas de

trabajo

Mira los archivos y recursos:

presente, pasado y futuro, según
listados maestros
 Reunión de apertura
Presentar los miembros a la directiva.

Revisar alcance y objetivos.

Métodos utilizados en la auditoría.

Conductos oficiales de comunicación.

Necesidad de recursos especiales.

Explicar NC, como se reportan y califican (mayor /

menor).
Hora y fecha de reunión de cierre y otras.

Aclaraciones.
 Enfoque de la auditoría
 Haga sentir cómodo al auditado.
 Sea amigable.
 Explique el propósito de la auditoría.
 Evite preguntas cuya respuesta sea Si o No.
Los 7 amigos del auditor

¿Qué?
¿Cómo?
¿Por qué?
¿Muéstreme?
¿Dónde?
¿Quién?
¿Cuándo?
 Ejecutando la auditoría

 Haga un muestreo de actividades, no se centre

en una.
 Busque la evidencia observando, lo que ocurre y
revisando registros.
 Haga anotaciones completas.
 Escuche las explicaciones del auditado.
 Anotar y confirmar más adelante si es
procedente. No dé la impresión de que no cree.
 Escriba los detalles: procedimientos, registros,
ordenes, lotes, entre otros.
 Auditoría abierta y amigable resultará en un
acuerdo de que el problema existe.
 Verifique si la NC es o no puntual.
 Actividades típicas de auditoría
1. Inicio de la auditoría
Establecer contacto inicial con el auditado.
Determinar la viabilidad de la auditoría.

6. Realización de 2. Preparación de actividades de auditoría

auditoría de
seguimiento
(si está especificado en
el plan de auditoría)
Revisión de documentos en preparación para la
auditoría.
Preparación del plan de auditoría.
Asignación del trabajo al equipo de auditoría.
Preparación de los documentos de trabajo.

3. Realización de las actividades de auditoría

5. Finalización de la
auditoría
4. Preparar y distribuir
el reporte de auditoría.
Realización de la reunión de apertura .
Revisión documental durante la realización de la
auditoría.
Comunicación durante la auditoría.
Asignación de roles y responsabilidades de guías
y observadores.
Recolección y verificación de información.
Generación de hallazgos de auditoría.
Preparación de conclusiones de auditoría.
Realización de reunión de cierre.
 Inicio de auditoría
Establecimiento del contacto inicial con el auditado:
Establecer los canales de comunicación con el representante
del auditado.

Confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditoría.

Proporcionar información sobre las fechas, duración

propuesta y la composición del equipo auditor.
Solicitar acceso a los documentos.

Reglas de seguridad.

Hacer los preparativos para la auditoría.

Acordar la asistencia de observadores y la necesidad de

guías.
 Revisión de la documentación

Revisión de los documentos del

sistema de gestión, entre ellos los
registros y determinación de su
adecuación con respecto a los
criterios de auditoría.

Si la documentación es inadecuada,
se debe informar: al cliente, a los
responsables de gestionar el
programa y al auditado. Decidir si se
continúa con la auditoría.
 Preparación de actividades de
auditoría de campo
Preparación del plan de auditoría
Contenido del plan:

 Objetivos de la auditoría.
 Criterios de la auditoría y los documentos.
 El alcance e identificar unidades funcionales.
 Fechas y lugares donde se va a realizar la auditoría de
campo.
 La hora y la duración estimada de las actividades,
incluyendo reuniones con la dirección del auditado y las
del grupo auditor.
 Funciones y responsabilidades del equipo auditor y de los
acompañantes.
 Asignación de los recursos necesarios en áreas críticas.
 Preparación de actividades de
auditoría de campo
Asignación de las tareas al equipo auditor

Asignar a cada miembro del

equipo auditor las
responsabilidades para:
auditar procesos, funciones,
lugares, áreas o actividades
específicas.
 Preparación de actividades de
auditoría de campo
Preparación de los documentos de trabajo

Listas de verificación y planes de

muestreo de auditoría.

Formularios para registrar

información, evidencias de apoyo,
hallazgos de auditoría.

Registros de auditoría.
 Preparación de actividades de
auditoría de campo
Realización de la reunión de apertura

 Confirmar el plan de auditoría.

 Proporcionar un breve resumen de cómo se van a
llevar a cabo las actividades de auditoría.
 Confirmar los canales de comunicación.
 Dar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.
 Preparación de actividades de
auditoría de campo
Comunicación durante la auditoría

 Los miembros del equipo deben

hacer consultas periódicamente
para evaluar los progresos y
reasignar tareas.

 El auditor líder debe comunicar

los progresos al auditado.
Evidencias que sugieren riesgos
deben ser comunicadas
inmediatamente.
 Preparación de actividades de
auditoría de campo
Papel y responsabilidades de los guías y los
observadores

 Establecer los contactos y horarios

para las entrevistas.
 Acordar visitas a partes específicas.
 Asegurase de que se cumplan las
reglas de seguridad.
 Ser testigos de la auditoría en
nombre del auditado.
 Proporcionar aclaraciones o ayudar
en la recopilación de la información.
 Preparación de actividades de
auditoría de campo
Recopilación y verificación de la información

Entrevistas

Observación
de actividades

Revisión de
documentos
 Preparación de actividades de
auditoría de campo
Generación de hallazgos de la auditoría

 Pueden indicar conformidad,

como no conformidad.
 Deben registrarse.
 Pueden clasificarse.
 Revisarlo con el auditado.
 Resolver cualquier opinión
divergente respecto a los
hallazgos.
 Registrar los puntos en que no
hay acuerdo.
 Preparación de actividades de
auditoría de campo
Preparación de las conclusiones de la auditoría

 Revisar los hallazgos y cualquier información

recopilada frente a los objetivos.
 Acordar conclusiones, teniendo en cuenta la
incertidumbre inherente al proceso.
 Preparar recomendaciones, si está especificado
en los objetivos.
 Comentar el seguimiento de la auditoría, si está
en el plan.
 Preparación de actividades de
auditoría de campo
Realización de la reunión de cierre

Presidida por el auditor líder.

Presentar hallazgos y conclusiones.

En presencia del auditado y cliente.

Presentar plan de acciones correctivas

y preventivas.
Si se especifica en los objetivos, dar
recomendaciones para la mejora.
 Preparación, aprobación y
distribución del informe de auditoría
Preparación del informe
Los objetivos de auditoría.
El alcance.
La identificación del cliente.
Identificación del líder y miembros del equipo auditor.
Fechas y lugares donde se realizan las actividades de
auditoría en campo.
Los criterios.
Los hallazgos.
Las conclusiones.
El plan de auditoría.
Lista de representantes del auditado.
 Preparación, aprobación y
distribución del informe de auditoría

 Las áreas no cubiertas.

 Las opiniones divergentes entre el equipo y el
auditado.
 Recomendaciones para la mejora, si se especificó.
 Plan de seguimiento acordado.
 La lista de distribución del informe.
 Preparación, aprobación y
distribución del informe de auditoría
Aprobación y distribución del informe

Emitirse en un tiempo acordado.

Fechado, revisado y aprobado, según el

procedimiento de auditorías.
Distribuirse a los receptores designados por el
cliente.

Es propiedad del cliente.

Mantener la confidencialidad del contenido del

informe.
 Finalización de la auditoría

Cuando todas las

Cuando se ha
actividades descritas
distribuido el informe
en el plan se han
aprobado.
realizado.
 La reunión de cierre
Preparación

Se
prepara
El equipo Se define
Cada uno un
evalúa y si son NC
relata sus borrador
revisa los y su
hallazgos. del
hallazgos. clase.
reporte
final.
 La reunión de cierre
Reunión de cierre

 Agradecimientos.
 Resumen del alcance.
 Objetivo y método usado.
 No todas las NC se pueden descubrir.
 Preguntas y discusiones al final.
 Presentación de las NC por el equipo (hechos
solamente).
 Resumen general por el líder.
 Invitación a discutir cualquier punto.
 Acuerdo de las fechas para terminación de las
acciones correctivas.

Dirigida por el auditor líder

 Reporte de discrepancias

 Cada NC debe tener un reporte separado.

 El reporte debe contener 3 ítems :

 Descripción completa y precisa de lo

observado.
 Referencia a la cláusula del estándar /
documento de calidad de la organización.
 Explicación de los requisitos de la cláusula /
documento.
 Las discrepancias deben atribuirse solamente a
una cláusula de la Norma, la más aplicable.
 En ocasiones, la única referencia es la
documentación de la organización.
 Informe final de la auditoría
 Alcance y objetivos.
 Fechas e identificación de la Listos al terminar
organización. la auditoría o
muy cerca.
 Detalles del plan de auditoría,
miembros y entrevistas.
 Documentos de referencia: Norma, manual de
calidad, entre otros.
 Relación de las no conformidades encontradas.
 Análisis de las fortalezas del sistema.
 Capacidad del sistema para lograr los objetivos de
calidad definidos.
 Lista de distribución.
Precisos, soportados y Detalles y NC aceptadas
referencias precisas. por las partes involucradas
Ciclo auditoría: seguimiento
Revisar el
cumplimiento de los
reportes de no
conformidad.

Asegurar mejora al Revisar lo pactado

sistema. con el jefe del área.

Levantar la no
conformidad.
 Actividades de seguimiento
Actividades de seguimiento de una auditoría

 Las conclusiones pueden indicar necesidad de

acciones correctivas, las cuales deben resolverse
en un determinado tiempo. No se considera parte
de la auditoría.
 La verificación de la implementación de las
acciones correctivas forma parte de otra auditoría.
 El programa puede especificar el seguimiento por
parte de los miembros del equipo auditor.
 Planes de auditoría.
 Programas de auditoría.
 Informes de auditoría.
 Actividades de seguimiento

 Informes de no conformidades.
 Informes de acciones correctivas y preventivas.
 Seguimiento a auditorías, si aplica.
 Competencia de auditores.
 Selección del equipo auditor.
 Mantenimiento y mejora de la competencia.
 Ciclo de auditoría: escalar
Volver a
diligenciar la no
conformidad

Que el jefe del

No crear
jefe se
enemistades
comprometa

Asegurar en
No buscar forma
culpables impersonal la
acción correctiva
Ciclo auditoría: informe a la gerencia

Fecha de corte

Presenta
Informe en una
problemas muy
página
frecuentes

Presenta la
capacidad de
realizar acciones
correctivas
 Seguimiento
Verificar la implementación de acciones correctivas,
después de la fecha establecida
No
Si
Establezca una
nueva fecha

Verifique de Si Cierre los reportes

nuevo de no conformidad
No

Escale
El paso siguiente: hacerlo en la
empresa
Siga los
pasos:
Excelente
planeación.
Manejo del
conflicto.
Auditoría
suficiencia.

Auditoría con
recomendaciones
y aclaraciones.
Administración de un programa de
auditoría
Seguimiento / mantenimiento del desempeño

 Evaluación del desempeño:

• Observaciones de auditoría, etc.
 Consistencia entre los auditores:
• Talleres de entrenamiento.
• Revisión de informes de auditoría.
• Rotación de auditores entre equipos.
 Entrenamiento:
• Controlar necesidades y actuar.
 Administración de un programa de
auditoría
Factores operacionales

Recursos

Planificación y programación de auditorías

Formatos formalizados

Confidencialidad
 Referencias
Freedigitalphotos.net. (2013). Fotos e ilustraciones.
Consultado el 24 de mayo de 2013, en
http://www.freedigitalphotos.net/