Actividad no.

Dirección y Control

Presentado a: Olga Lucia Duque Carvajal (Tutor)

Presentado por:

Lorena Pérez Patiño

Diana Marcela Torres Marín

María Eugenia Gómez Marín

Código del curso NRC 28297

Grupo 1

Corporación Universitaria Minuto de Dios Uniminuto

Procesos Administrativos

Administración en Salud Ocupacional

Manizales, Septiembre de 2018

 RESEÑA HISTORICA

En el año 1976, nació como fondo de empleados de la Caja de Compensación Familiar de

Caldas; a partir de marzo de 1998 se transforma en Cooperativa Multiactiva de Servicios
Confamiliares, empresa prestadora de servicios sin ánimo de lucro.

La Cooperativa es una empresa que fomenta el ahorro, concede préstamos, celebra

convenios o acuerdos que beneficien al asociado y a su grupo familiar, atiende servicios de
previsión y solidaridad, promueve actividades recreativas y todas las necesarias para cumplir con
el objeto social.

MODELO DE GESTIÓN IMPLEMENTADO GESTION DE PROCESOS Y PROYECTO

Nuestra organización para el año 2009, se enfocó en empezar con un proceso de

certificación de calidad, que la llevo a tener más posicionamiento y reconocimiento socio-
económico en el mercado, de igual manera, le permitió tener una mejora continua en sus
diferentes procesos, cambiando su cultura no solo del asociado, sino de su grupo de trabajo;
facilitando el cumplimiento de las normas implementadas para tener un resultado óptimo y
requerido por los estándares de calidad; en donde desarrollo los siguientes parámetros para
obtener los reconocimientos anteriormente mencionados:

MISION
Promocionar y ejecutar programas de beneficio social y educativo; facilitar la creación de
empresas y otorgar créditos, contribuyendo al mejoramiento de la calidad de vida de los
asociados y de sus familias.

VISION
En el año 2018 Coopsecon será una empresa de servicios, orientada al mercado con
solidez financiera, no solo para realizar la oportuna gestión de los servicios de la cooperativa,
sino para la adquisición de la infraestructura propia de la organización.

Estrategia que le permitirá tener un mejor posicionamiento en el mercado, mayor

reconocimiento y por ende aumentar su base social.
 POLITICA DE CALIDAD
La cooperativa Multiactiva de servicios Confamiliares “COOPSECON”, ofrece a sus
asociados: programas de beneficio social, otorgamiento de créditos y convenios comerciales para
beneficio de los asociados.

Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales e internos y los definidos en la

Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008.

Buscar la solidez financiera por medio de la oportuna gestión de cartera y el respaldo de

los créditos otorgados.

Garantizar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad.

OBJETIVOS DE SOCIAL

 Ofrecer a los asociados programas de beneficio social (contribuciones y

actividades socioculturales y recreativas).
 Ofrecer a los asociados el otorgamiento de créditos (ordinario, comercial,
promoción, vivienda, salud, educación, microcrédito y avance).
 Ofrecer a los asociados convenios comerciales para su beneficio (otorgamiento
de descuentos).
 Garantizamos el cumplimiento de los requisitos legales e internos y los definidos
en la Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008.
 Buscar la solidez financiera por medio de la oportuna gestión de cartera y el
respaldo de los créditos otorgados.

Estamos enfocados a la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad.

OBJETIVOS CORPORATIVOS
 Lograr posicionar la cooperativa dentro de las primeras en Manizales, por
número de asociados.
 Adquirir una sede propia con mejor ubicación, que nos permita darnos a conocer
en el mercado y a su vez un respaldo financiero.
 Ampliar y convertir nuestra cobertura de servicios, para ofrecer no solo un
servicio de aporte y crédito; sino también un servicio de ahorro y crédito.

VALORES Y OTROS
La cooperativa como pilares fundamentales resalta los siguientes valores:
 Compromiso
  Ética
 Responsabilidad
 Liderazgo

De su equipo de trabajo, en la prestación del servicio el cual se debe realizar de una

manera equitativa y oportuna.

AREAS DE LA ORGANIZACIÓN POR PROCESOS

PROCESOS ESTRATEGICOS: Gestión Administrativa, Gestión Financiera.

PROCESOS MISIONALES: Ingreso de Asociados, Otorgamientos de Créditos, Planificación

de Actividades, Contribuciones de los Asociados, Retiro de los asociados.

PROCESOS DE APOYO: Gestión del recurso humano, Administración de los proveedores.

FUNCIONES POR AREA Y SU CARACTERIZACIÓN

Gestión administrativa (Gerente Encargado)

 Realizar convenios que beneficien a los asociados

 Administrar los recursos de la cooperativa
 planear, organizar, ejecutar y controlar las diferentes actividades con los comités
 Desarrollar fuentes de comunicación interna y externa que faciliten la información al
asociado.
 Estrategias de mercadeo.
 Estar a la vanguardia con la competencia.

Análisis:

Teniendo en cuenta la gestión que realiza el gerente, quien debe ser líder de la organización,
tiene en su área unas características que propician el buen desarrollo de la organización como es
la de establecer métodos de utilización racional de los recursos, y proporcionar elementos que
llevan a cabo el control, cumplen con el objetivo social de laorganizacion.

Gestión financiera
 Elaboración de presupuestos (contadora)
 Presentación de balances y estados financieros (contadora).
 Se realiza un informe de bancos (Tesorera)
 Contabilización (contadora)
 Desembolsos de créditos (Tesorera)

Análisis:
Las características que realiza la gestión financiera, cumplen con los procedimientos que toda
organización debe realizar ya que esta permite saber cómo se encuentran los ingresos,
cumpliendo así con el objetivo social ya que administra y controla de una forma adecuada los
aportes de los asociados, permitiendo la estabilidad y solides de la misma.

PROCESOS MISIONALES

Ingreso de los asociados

 Revisar documentos del formulario y radicarlo (Asistente Administrativa).

 Aprobar la solicitud en reunión de Consejo (Consejo de Administración).
 Registrar e Informar al solicitante su aprobación o negación (Asistente Administrativa).
 Cancelar cuota de afiliación y aportes. (tesorera)
 Realizar curso de cooperativismo 20 horas (Asistente Administrativa).

Análisis:
Estos procesos de ingreso que realiza la organización permiten un mejor orden, control y manejo
adecuado de los datos de los Asociados, permite que cada uno cumpla con el debido proceso y
que a su vez no genere dificultad en el momento del ingreso, cumpliendo con el objetivo social
de tener una buena selección que ayude al crecimiento y al éxito proyectado, se debe tener en
cuenta que se encuentra entre los procesos misionales ya que una de los objetivos es el
crecimiento de la organización y este se genera con los ingresos de asociados y con el buen
procedimiento que se realiza para hacerlo posible.
 Otorgamiento de Créditos (Secretaria, Auxiliar de Cartera y tesorera)

 Llevar 3 meses en la cooperativa y estar al día en sus obligaciones

 Tener el curso de economía solidaria.
 Diligenciar una solicitud de crédito y radicación de este.
 Estudio de capacidad de pago, de aportes y de crédito.
 Aprobación del crédito.
 Realizar crédito en el sistema.
 Desembolso del crédito

Análisis:
El otorgamiento de créditos es uno de los beneficios más llamativo para el Asociado, los
procedimientos que se realizan y que pasan por varias dependencias, permiten que su aprobación
tenga éxito para la totalidad de Asociados permitiendo cumplir con el objetivo social de la
organización, es un proceso misional ya que el otorgamiento de créditos fuera de que permite
tener una buena solides financiera también actúa en beneficio de los asociados y en la mejora de
calidad de vida de los mismos.

Planificación de actividades (comité de bienestar y personal de coopsecon)

 Identificar evento a desarrollar.
 Planificación del evento.
 Evaluación de propuestas y cotizaciones.
 Divulgación de evento
Inscripción y Ejecución del evento

Análisis:
En la planificación de actividades se realizan unas características y procedimientos que cumplen
con el propósito de dar un buen beneficio a los asociados y su núcleo familiar y que este sea de
calidad, ya que uno de los objetivos es que estos puedan tener actividades de esparcimiento,
recreación, educación entre otros.
 Ofrecer contribuciones a los asociados (comités de educación, bienestar, empleados)
 Entrega y revisión de documentos para solicitud de contribución.
 Diligenciar el formato de las contribuciones solicitadas
 Estudio y aprobación de las contribuciones
 Desembolso y entrega de contribuciones.

Análisis:
Las características y requisitos que se realizan para que el Asociados obtenga el beneficio de las
contribuciones, permiten tener un control y buen manejo para que todos puedan obtener el
beneficio y que este sea a corto tiempo, cumplen con el objetivo social ya que ayuda a la mejora
de calidad de vida de los asociados y su grupo familiar.

Retiro de los asociados (Asistente administrativa, gerente, consejo de administración y

tesorera, asistente de bienestar)
 Presentar carta de retiro del asociado y radicación de esta.
 Estudio de retiro por parte de gerencia.
 Aprobación por parte del consejo de administración.
 Desembolso o acuerdo de pago.

PROCESOS DE APOYO
Gestión talento humano (bolsa de empleo, sicóloga, gerente)
 Selección de recurso humano
 Pruebas sicológicas y entrevista
 Entrevista con el gerente y contratación.
 Solicitud de examen médico de admisión
 Firma del contrato
 Capacitación o entrenamiento y Evaluación de desempeño.

Análisis:
La gestión que realiza el área de talento humano, es de gran apoyo para la organización ya que
permite seleccionar un buen grupo de trabajo con las características que cada área requiere para
el buen funcionamiento y el cumplimiento del objetivo social del mismo, es fundamental para el
desarrollo social y el trabajo en equipo ya que gestiona, motiva y ayuda a retener a los
colaboradores y que se logre la ejecución de las estrategias. Cada uno de los pasos da la facilidad
para que la gestión se cumpla a cabalidad.

Administración de los proveedores.(asistente administrativa, gerente y tesorera)

 Identifica las necesidades de compra.
 Solicitud de compra y evaluación de esta.
 Selección de proveedor.
 Aprobación del pedido requerido
 Pago a realizar.

RESULTADOS OBTENIDOS

El implementar la certificación de calidad, le permitió a la Cooperativa, organizar sus

procesos, diferenciarlos y caracterizarlos asignando funciones, responsabilidades y personal
encargado, el cual debe tener un perfil para cada cargo, con el fin de no generar re-procesos y
respetar las actividades de cada puesto de trabajo, sin dejar a un lado los objetivos comunes
de la organización.

Estamos orgullosos de haber cumplido con los objetivos propuestos, ya que mediante las
diferentes estrategias que hacen que no solo sea sustentable, permitiendo un crecimiento en
nuestra cultura empresarial y en nuestras políticas con la responsabilidad social.

La Cooperativa busca estar en una mejora continua, teniendo presente las necesidades,
gustos, competencias, oportunidades que nos lleven a ser cada día los mejores y marcar
nuestra diferencia en el servicio ofrecido hacia nuestros asociados.
 VENTAJAS Y DESVENTAJAS
Ventajas
 La organización, estandarización e implementar nuevos procesos.
 Reconocimiento y capacidad de innovación en la organización.
 Captación de nuevos clientes, satisfacción en el servicio.
 Mejoras continuas

Desventajas
 Más exigencia laboral
 Implica un mayor presupuesto para realizar las modificaciones necesarias.
 Tiempo de adaptación al cambio de los colaboradores y asociados.

Bibliografia

coopsecon. (s.f.). COOPSECON. Recuperado el 05 de 08 de 2018, de http://coopsecon.com/