FORMATO

Código:
DESCRIPCIÓN DE CARGO
PERTENECE AL PROCESO SELECCIÓN DE Vigencia:
PERSONAL Versión No.

I. IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL ANALISTA DE COMPRAS
CARGO:
AREA A LA CUAL GERENCIA ADMINISTRATIVA
PERTENECE
PROCESOS A  Apoyo administrativo del área de adquisiciones
DESARROLLAR:  Elaboración de informes del área adquisiciones
CARGOS QUE LE Nombre de los cargos
REPORTAN:  Ninguno
II. PERFIL OCUPACIONAL
EDUCACION: Bachiller, Técnico o tecnólogo en carreras administrativas o carreras afines.
La formación académica se podrá homologar con experiencia.
FORMACION Y  Conocimiento en Ofimática
CONOCIMIENTOS  Preparación de documentos, redacción y presentación
TECNICOS:  Conocimiento en materiales electrónicos
 Conocimientos básicos en Salud Ocupacional y Seguridad Industrial.
EXPERIENCIA 2 años
TOTAL LABORAL:
OTRAS  Capacidad para trabajar bajo presión.
HABILIDADES:

COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
COMPETENCIA DEFINICIÓN 1 2 3 4 NA
Ser capaz de trabajar con otros de manera coordinada,
para la consecución de una meta común, anteponiendo el
TRABAJO EN interés colectivo sobre el individual; generando relaciones
X
EQUIPO entre los asociados, ya sea de la misma área o de otra,
donde prevalezca un clima de cooperación y confianza que
permita lograr exitosamente los objetivos de la compañía.
ORIENTACIÓN A Capacidad para alcanzar y cada vez que sea posible,
LOS superar los resultados previstos y ejecutando sus acciones X
RESULTADOS con criterios de calidad, oportunidad y eficiencia.
Capacidad de escuchar, hacer preguntas, expresar
COMUNICACIÓN conceptos e ideas en forma efectiva y analizando todos los X
elementos que intervienen.
Capacidad para adecuarse a situaciones nuevas o
ADAPTACIÓN AL cambiantes, reaccionar positivamente, y aceptar, entender
X
CAMBIO o introducir nuevos puntos de vista cuando la situación lo
precise.
Capacidad para conocer y comprender las necesidades y
ORIENTACIÓN AL expectativas de los clientes, y orientar a la solución de
X
CLIENTE sus requerimientos y/o problemas de manera oportuna y
adecuada.

COMPETENCIAS ESPECIFICAS
COMPETENCIA DEFINICIÓN 1 2 3 4 NA
Capacidad para influir y guiar las acciones de un
individuo o grupo hacia la consecución de una visión
LIDERAZGO X
común y compartida, obteniendo el apoyo y compromiso
hacia el logro de metas.
 FORMATO
Código:
DESCRIPCIÓN DE CARGO
PERTENECE AL PROCESO SELECCIÓN DE Vigencia:
PERSONAL Versión No.

Capacidad de generar soluciones para atender con

SOLUCIÓN DE
efectividad los inconvenientes que se presentan en la X
CONFLICTOS
organización.
Capacidad de generar estrategias de desarrollo integral
DIRECCION Y para los trabajadores con el objetivo de conseguir un alto
X
DESARROLLO desempeño que garantice el logro de los resultados
requeridos.
Es la acción de desarrollar a personas, otorgándoles
capacidad de actuación para que en ellos se genere un
EMPODERAMIENTO alto sentido de la responsabilidad, del riesgo, del X
compromiso y la asunción de posiciones de mayor
liderazgo, contribución e impacto organizacional.
Capacidad para programar de forma lógica y ordenada
PLANIFICACIÓN Y
las acciones a seguir, asignando los recursos para lograr X
ORGANIZACIÓN
resultados.
Habilidad para detectar y aprovechar las oportunidades,
presentar recursos, ideas y métodos novedosos y
INICIATIVA X
concretarlos en acciones y soluciones que contribuyan al
mejoramiento continúo de la calidad y la rentabilidad.
III. DESCRIPCION DEL CARGO
MISION DEL CARGO
Coordinar y optimizar los recursos para el desarrollo del área de Adquisiciones con el fin de lograr la
satisfacción del cliente y dando cumplimiento a las políticas y procedimientos definidos por la
compañía. Apoyar a la Gerencia Administrativa en lo referente a las compras programadas,
garantizando que los insumos, suministros y servicios solicitados por las diferentes dependencias,
sean cotizados bajo las mejores condiciones económicas y de calidad, y que su entrega sea oportuna,
con el fin de brindarle a las áreas solicitantes un eficiente cumplimiento del servicio.

PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO

PRINCIPALES
PROCESOS EN LOS ACCIONES QUE REALIZA EN EL PROCESO
QUE INTERVIENE
1. SUB PROCESO DE  Cuidar los equipos y recursos de propiedad de SITCOM o de terceros
ADQUISICIONES Que estén a su cuidado y/o manejo.
 Cotizar los suministros requeridos por las áreas solicitantes.
Generar el pedido de los suministros requeridos por los solicitantes a los
proveedores.
 Coordinar y realizar el seguimiento a las entregas.
 Revisar y analizar las requisiciones recibidas en el Subproceso
de adquisiciones, valorizarlas y presentarlas al Gerente
Administrativo, para su respectiva aprobación.
 Actualizar diariamente el estado de las solicitudes que se encuentran
registrados en el cuadro de control para facilitar su seguimiento, como
también permitir el cálculo y análisis del tiempo de servicio.
 Solicitar cotizaciones vía telefónica, escrita o consultar negociaciones
previas en igualdad de condiciones (calidad, marcas, plazos de pago,
etc.) a proveedores locales, y nacionales, con el fin de garantizar la
información necesaria para la presentación solicitudes gerente
Administrativo
 Realizar cada vez que sea necesario los cuadros comparativos para
apoyar las negociaciones.
 FORMATO
Código:
DESCRIPCIÓN DE CARGO
PERTENECE AL PROCESO SELECCIÓN DE Vigencia:
PERSONAL Versión No.

 Generar los pedidos de solicitudes y programaciones aprobadas,

coordinando con los diferentes proveedores la fecha de entrega
 Realizar seguimiento de la entrega de pedidos a la Coordinación de
Logística de Recursos Físicos, de manera oportuna y bajo los
requerimientos exigidos
 Realizar las demás funciones asignadas por su jefe inmediato, de
acuerdo a las necesidades de la empresa
 Consultar la existencia de mercancía solicitada por los clientes en lo
referente a cantidades y especificaciones de acuerdo al requerimiento
descrito en la solicitud
 Hacer recepción de facturas de proveedores, verificando que la remisión
tenga el sello de recibido y los productos y cantidades.
 Llevar un registro actualizado de precios y materiales
 Recepción y tramites de compra de tiquetes
 Realizar cotizaciones para presentación de ofertas de licitación en apoyo
al área comercial.
 Registro de proveedores seleccionados
 Tramite de pago de transportes
 Tramite de transporte aéreo de la compañía
 Consecución de proveedores de transporte de carga
 Programar el presupuesto del área
 Recepción y legalización de facturas y validación
 Demás funciones asignadas por el área a quien reporta
3. RECURSOS  Mantener en perfectas condiciones de aseo y funcionamiento sus
UTILIZADOS elementos y equipos de trabajo.
 Organizar el puesto de trabajo y sus alrededores.
 Verificar que los elementos de trabajo estén en buen estado.
 Cumplir las normas disciplinarias de acuerdo con las directrices
organizacionales.
4. INFORMACION  Verificar el cumplimiento de las metas trazadas para las actividades de
GENERADA Y los proyectos por el cliente en cuanto a calidad y programación de
ACTUALIZADA actividades.
 Presentar informes mensuales a la Gerencia Administrativa relacionados
con la ejecución de los proyectos.
5. HSE  Cumplir con la normatividad vigente y de las políticas de la compañía en
materia de salud ocupacional, seguridad industrial y protección
ambiental.
 Participar activamente en la implementación de los programas del
Sistema Integrado de Gestión.
 Cumplir con el programa de salud ocupacional establecido por la
organización.
 Controlar el uso adecuado y permanente de elementos de protección
asignados.
 Asistir y promover los espacios de formación y capacitación en HSE
establecidos por la compañía.
6. CALIDAD DE  Conocer y aplicar las directrices de la organización y de su proceso.
PROCESOS  Participar en la elaboración de las directrices relacionadas con el proceso
que lidera.
 Proponer cambios y ajustes a las directrices relacionadas con el proceso
 Participar en la elaboración de planes y programas relacionados con su
proceso
 Generar acciones para el mejoramiento continuo de la operación.
 FORMATO
Código:
DESCRIPCIÓN DE CARGO
PERTENECE AL PROCESO SELECCIÓN DE Vigencia:
PERSONAL Versión No.

 Cumplir con los procedimientos y políticas de la compañía.

 Asistir a los espacios de formación y capacitación establecidos por la
organización
 Asegurar mediante su gestión el logro de la política de calidad.

CONTACTOS
CONTACTO PROPOSITO FRECUENCIA
INTERNO
TECNOLOGIA Solución de problemas del sistema Permanente

CALIDAD Soporte de Procesos Permanente

CONTACTO PROPOSITO FRECUENCIA

EXTERNO
CLIENTES  Atender las solicitudes de los proveedores Permanente
 Planear y coordinar el desarrollo de las
solicitudes
PROVEEDORES  Hacer seguimiento a los proveedores Permanente
TOMA DE DECISIONES
DECISIONES QUE Ninguna
TOMA POR SI MISMO:

DECISIONES QUE Todas las que no apliquen en el área anterior.

REQUIEREN
APROBACIÓN:
CONDICIONES DE TRABAJO

Remitirse a la descripción del Sub proceso -------------------- Realizar Exámenes Médicos

ELEMENTOS DE Remitirse al procedimiento descripción del Sub proceso --------------Entregar

PROTECCION Elementos de Protección Personal
PERSONAL