DOCUMENTACION CREVEZA ANDINA DE COLOMBIA S.A.

OBJETIVOS
 Coordinar y controlar las actividades y procedimientos que se realicen dentro la empresa
de documentos.
 Controlar la seguridad de documentacion de la empresa, con datos personales de
nuestros colaboradores y de la misma compañía.
 Organizar los datos y documentacion de la compañía.
 Garantizar un uso adecuado de los datos personas de la empresa
 Evitar la filtracion de informacion de la compañía a otras personas o empresas.

POLITICA DE GESTION DOCUMENTAL:

Cerveza Andina de Colombia adopta Política de Gestión Documental
desarrollando una eficiente, ágil, efectiva, oportuna y correcta gestión de los
documentos e información generada, cumpliendo con las normas y metodologías
vigentes para construir un sistema documental accesible dentro de la compañía
que garantice el correcto funcionamiento durante el desarrollo de los procesos
administrativos y productivos, a través de una apropiada planificación en la
administración de los documentos, manteniendo la integridad, autenticidad,
veracidad y fidelidad bajo parámetros técnicos de organización, seguridad,
conservación y disposición, facilitando el acceso a la documentación, priorizando
la transparencia de las actuaciones administrativas y la preservación de los
documentos.
De la siguiente manera, Cerveza Andina de Colombia:
 Conformará los archivos atendiendo el ciclo vital de los documentos y los
principios archivísticos de procedencia y orden original.
 - Fortalecerá su sistema de gestión documental mediante la formulación,
aprobación, publicación e implementación de documentos para la
correcta gestión documental.
 Adoptará los principios generales que rigen la función archivística.
 Propenderá por el cumplimiento de los principios del proceso de gestión
documental.
 Garantizará la apropiada conservación, preservación y disposición de los
documento para su consulta en cualquier medio de soporte en que éste se
encuentre.
 Establecerá responsabilidades cada área o dependencia, respecto a la
conformación, organización, Clasificación, custodia de los expedientes y
documentos de archivo en el ciclo vital.
  Acogerá los criterios, normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva el
correcto manejo de la gestión documental de nuestra organización.

Alta Dirección
La alta dirección del área o entidad establecerá la política de gestión documental
y verificará su integración con el resto de las políticas de la organización.
Los responsables de los procesos, de apoyo, de evaluación y control
Todos los responsables de procesos misionales, de apoyo, de evaluación
y control, aplicarán la política de gestión documental al interior de la
compañía y garantizarán la aplicación de la política en cada uno de los
procesos. Verificarán la difusión y entendimiento de la política de gestión
documental y de los procedimientos relacionados entre todo el personal a
su cargo, para que conozcan las normas que afecten el desarrollo de sus
funciones. Así mismo, los responsables de procesos, de apoyo, de
evaluación y control determinarán sus necesidades en cuanto a periodos
temporales de utilización de la información, cantidad de series y criterios
de selección y eliminación de documentos, contribuyendo así a la
elaboración de las normas de conservación de las series documentales
que son fruto de los procesos que gestionan.

DEFINICION DE DOCUMENTO:
Los documentos de archivo son el subproducto documental de las actividades que
desarrolla el hombre y son conservados a largo plazo por su valor testimonial.
Un documento es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una
persona física o jurídica, una institución, asociación, etc., que puede ser de
carácter público o privado, realizan como consecuencia del ejercicio de sus
actividades y funciones y que podrá ser plasmado en una unidad de información
que observe cualquier soporte, papel, cinta, disco magnético, película y fotografía,
con el objeto de preservarlo en el tiempo en caso de necesitarlo para presentarlo
como prueba, recuerdo o legado a alguien.
Tipos de documentos:
CERTIFICADO En este documento una autoridad da fe de un hecho o
de una circunstancia administrativa a requerimiento del
interesado. Generalmente es extendido por un
Secretario con el visto bueno del Presidente o del
Director.
ACTA En ella se da cuenta de determinados hechos o
circunstancias. Es frecuente que sirva para dejar
constancia de deliberaciones y acuerdos que se adoptan
por parte de un colectivo, una asamblea, etc. Debe ser
aprobada por la mayoría de los asistentes. Si existe
alguna discrepancia, se muestra en una diligencia.
Son típicas las actas notariales.
CIRCULAR Orden, carta o aviso por el que una autoridad se dirige a
órganos inferiores para transmitirles una directriz. Debe
ser breve y sencilla.
OFICIO Se emplea para la comunicación entre distintas
administraciones o departamentos. Si estos pertenecen
a un mismo órgano o entidad se denomina nota interior.
SALUDA En este documento una autoridad invita a algún acto
protocolario.
DECLARACIÓN Este documento puede acompañar a una solicitud para
JURADA (O que conste su veracidad.
PROMETIDA)
CURRÍCULUM Documento que acompaña a una solicitud o instancia
VITAE para que consten los méritos del demandante de un acto.
En él aparecen las titulaciones, cursos o experiencias de
quien argumenta a su favor.
CARTA Es la misiva que se dirige a una administración
COMERCIAL normalmente privada y que contiene una demanda,
oferta, modificación, etc. La actividad a que se refiere
está regulada por el Derecho Mercantil.
INFORME Puede pertenecer al ámbito científico-técnico, como es
el caso del informe médico. Puede referirse también al
terreno administrativo cuando informa acerca de una
operación comercial.
ANUNCIO En este texto, una autoridad o administración publica
expone informaciones de interés general, como
subastas, convocatorias, etc.
ACUERDO Resolución que se adopta en las reuniones colegiadas,
tribunales, comunidades o juntas. Pueden incluirse en
las actas o redactarse por separado. Los más
transcendentes son los que toman los Consejos de
Ministros.
CONTRATO Texto que recoge un pacto o un convenio entre dos
personas, colectivos o instituciones (que son las partes
contratantes), que se comprometen al cumplimiento de
una serie de obligaciones. Son muy frecuentes, por
ejemplo, los de compraventa.
OBLIGACIÓN Documento notarial o privado en que se reconoce una
deuda y se promete su cumplimiento. Su contenido se
sustenta en el Derecho Civil o Mercantil.
ESCRITURA Documento público en el que el notario da fe de
otorgamiento, permiso, etc, por parte de una persona o
un colectivo a favor de otra persona o colectivo. Se
inscribe en el Derecho Notarial.
CARTA DE PAGO Documento privado en el ámbito del Derecho civil. El
acreedor reconoce en ella haber recibido en parte o
totalmente lo que se le debía.
RECLAMACIÓN Con este documento elevamos una queja sobre alguna
actuación administrativa. Se dirige a la autoridad que
gobierna en la institución a la que se dirige.
PODER Documento en el que consta la cesión o concesión de la
capacidad que una persona da a otra para que pueda
actuar en su nombre. Si se hace ante notario tiene mayor
fuerza resolutiva.
El que recibe el poder es el apoderado y el que lo
confiere poderdante.
 CODIFICACION DE DOCUMENTOS
Se realiza para la identificacion de documentos, realizar una codificación es una
tarea necesaria para gestionar los distintos departamentos de la organización, los
proyectos y los servicios que ofrece. Además, dicha codificación de los
documentos es muy importante para la norma ISO 9001 2015.

En nuestra empresa utilizaremos, LOGO DE LA EMPRESA (en la parte superior),

CODIGO, VERSION, FECHA, (en la parte superior derecha), y REALIZO, VERIFICO,
APROBO (en la parte inferior).

CODIFICACION DE DOCUMENTOS DE CERVEZA ANDINA DE

COLOMBIA S.A.S
NOMBRE DE
INICIALES AREA DE PROCEDIMIENTO INICIALES CORRELATIVO RESULTANTE FECHA
DOCUMENTO
CARTAS CA GERENCIA GENERAL GEG 1 CAGEG1 30/07/2019
CARTAS CA AREA ADMINISTRATIVA AAD 1 CAAAD1 30/07/2019
CARTAS CA AREA RECURSOS HUMANOS ARH 1 CAARH1 30/07/2019
CARTAS CA AREA PRODUCCION APR 1 CAAPR1 30/07/2019
CARTAS CA AREA COMERCIAL ACO 1 CAACO1 30/07/2019
CARTAS CA DTO TALENTO HUMANO DTH 1 CADTH1 30/07/2019
CARTAS CA DTO NOMINA DNO 1 CADNO1 30/07/2019
CARTAS CA DTO ASISTENCIA DAS 1 CADAS1 30/07/2019
CARTAS CA DTO CONTABILIDAD DCO 1 CADCO1 30/07/2019
CARTAS CA DTO PRODUCCION DPR 1 CADPR1 30/07/2019
CARTAS CA DTO CONTROL DE CALIDAD DCC 1 CADCC1 30/07/2019
CARTAS CA DTO COMERCIAL Y MERCADEO DCM 1 CADCM1 30/07/2019
CARTAS CA DTO SERVICIO AL CLIENTE DSC 1 CADSC1 30/07/2019
DOCUMENTOS DO GERENCIA GENERAL GEG 1 DOGEG1 30/07/2019
DOCUMENTOS DO AREA ADMINISTRATIVA AAD 1 DOAAD1 30/07/2019
DOCUMENTOS DO AREA RECURSOS HUMANOS ARH 1 DOARH1 30/07/2019
DOCUMENTOS DO AREA PRODUCCION APR 1 DOAPR1 30/07/2019
DOCUMENTOS DO AREA COMERCIAL ACO 1 DOACO1 30/07/2019
DOCUMENTOS DO DTO TALENTO HUMANO DTH 1 DODTH1 30/07/2019
DOCUMENTOS DO DTO NOMINA DNO 1 DODNO1 30/07/2019
DOCUMENTOS DO DTO ASISTENCIA DAS 1 DODAS1 30/07/2019
DOCUMENTOS DO DTO CONTABILIDAD DCO 1 DODCO1 30/07/2019
DOCUMENTOS DO DTO PRODUCCION DPR 1 DODPR1 30/07/2019
DOCUMENTOS DO DTO CONTROL DE CALIDAD DCC 1 DODCC1 30/07/2019
DOCUMENTOS DO DTO COMERCIAL Y MERCADEO DCM 1 DODCM1 30/07/2019
DOCUMENTOS DO DTO SERVICIO AL CLIENTE DSC 1 DODSC1 30/07/2019
ACTAS AC GERENCIA GENERAL GEG 1 ACGEG1 30/07/2019
ACTAS AC AREA ADMINISTRATIVA AAD 1 ACAAD1 30/07/2019
ACTAS AC AREA RECURSOS HUMANOS ARH 1 ACARH1 30/07/2019
ACTAS AC AREA PRODUCCION APR 1 ACAPR1 30/07/2019
ACTAS AC AREA COMERCIAL ACO 1 ACACO1 30/07/2019
ACTAS AC DTO TALENTO HUMANO DTH 1 ACDTH1 30/07/2019
AC DTO NOMINA DNO 1 ACDNO1 30/07/2019
ACTAS AC DTO ASISTENCIA DAS 1 ACDAS1 30/07/2019
ACTAS AC DTO CONTABILIDAD DCO 1 ACDCO1 30/07/2019
ACTAS AC DTO PRODUCCION DPR 1 ACDPR1 30/07/2019
ACTAS AC DTO CONTROL DE CALIDAD DCC 1 ACDCC1 30/07/2019
ACTAS AC DTO COMERCIAL Y MERCADEO DCM 1 ACDCM1 30/07/2019
ACTAS AC DTO SERVICIO AL CLIENTE DSC 1 ACDSC1 30/07/2019
MEMORANDOS ME GERENCIA GENERAL GEG 1 MEGEG1 30/07/2019
MEMORANDOS ME AREA ADMINISTRATIVA AAD 1 MEAAD1 30/07/2019
MEMORANDOS ME AREA RECURSOS HUMANOS ARH 1 MEARH1 30/07/2019
MEMORANDOS ME AREA PRODUCCION APR 1 MEAPR1 30/07/2019
MEMORANDOS ME AREA COMERCIAL ACO 1 MEACO1 30/07/2019
MEMORANDOS ME DTO TALENTO HUMANO DTH 1 MEDTH1 30/07/2019
MEMORANDOS ME DTO NOMINA DNO 1 MEDNO1 30/07/2019
MEMORANDOS ME DTO ASISTENCIA DAS 1 MEDAS1 30/07/2019
MEMORANDOS ME DTO CONTABILIDAD DCO 1 MEDCO1 30/07/2019
MEMORANDOS ME DTO PRODUCCION DPR 1 MEDPR1 30/07/2019
MEMORANDOS ME DTO CONTROL DE CALIDAD DCC 1 MEDCC1 30/07/2019
MEMORANDOS ME DTO COMERCIAL Y MERCADEO DCM 1 MEDCM1 30/07/2019
MEMORANDOS ME DTO SERVICIO AL CLIENTE DSC 1 MEDSC1 30/07/2019
CIRCULARES CI GERENCIA GENERAL GEG 1 CIGEG1 30/07/2019
CIRCULARES CI AREA ADMINISTRATIVA AAD 1 CIAAD1 30/07/2019
CIRCULARES CI AREA RECURSOS HUMANOS ARH 1 CIARH1 30/07/2019
CIRCULARES CI AREA PRODUCCION APR 1 CIAPR1 30/07/2019
CIRCULARES CI AREA COMERCIAL ACO 1 CIACO1 30/07/2019
CIRCULARES CI DTO TALENTO HUMANO DTH 1 CIDTH1 30/07/2019
CIRCULARES CI DTO NOMINA DNO 1 CIDNO1 30/07/2019
CIRCULARES CI DTO ASISTENCIA DAS 1 CIDAS1 30/07/2019
CIRCULARES CI DTO CONTABILIDAD DCO 1 CIDCO1 30/07/2019
CIRCULARES CI DTO PRODUCCION DPR 1 CIDPR1 30/07/2019
CIRCULARES CI DTO CONTROL DE CALIDAD DCC 1 CIDCC1 30/07/2019
CIRCULARES CI DTO COMERCIAL Y MERCADEO DCM 1 CIDCM1 30/07/2019
CIRCULARES CI DTO SERVICIO AL CLIENTE DSC 1 CIDSC1 30/07/2019
REGISTROS RE GERENCIA GENERAL GEG 1 REGEG1 30/07/2019
REGISTROS RE AREA ADMINISTRATIVA AAD 1 REAAD1 30/07/2019
REGISTROS RE AREA RECURSOS HUMANOS ARH 1 REARH1 30/07/2019
REGISTROS RE AREA PRODUCCION APR 1 REAPR1 30/07/2019
REGISTROS RE AREA COMERCIAL ACO 1 REACO1 30/07/2019
REGISTROS RE DTO TALENTO HUMANO DTH 1 REDTH1 30/07/2019
REGISTROS RE DTO NOMINA DNO 1 REDNO1 30/07/2019
REGISTROS RE DTO ASISTENCIA DAS 1 REDAS1 30/07/2019
REGISTROS RE DTO CONTABILIDAD DCO 1 REDCO1 30/07/2019
REGISTROS RE DTO PRODUCCION DPR 1 REDPR1 30/07/2019
REGISTROS RE DTO CONTROL DE CALIDAD DCC 1 REDCC1 30/07/2019
REGISTROS RE DTO COMERCIAL Y MERCADEO DCM 1 REDCM1 30/07/2019
REGISTROS RE DTO SERVICIO AL CLIENTE DSC 1 REDSC1 30/07/2019
MANUALES MA GERENCIA GENERAL GEG 1 MAGEG1 30/07/2019
MANUALES MA AREA ADMINISTRATIVA AAD 1 MAAAD1 30/07/2019
MANUALES MA AREA RECURSOS HUMANOS ARH 1 MAARH1 30/07/2019
MANUALES MA AREA PRODUCCION APR 1 MAAPR1 30/07/2019
MANUALES MA AREA COMERCIAL ACO 1 MAACO1 30/07/2019
MANUALES MA DTO TALENTO HUMANO DTH 1 MADTH1 30/07/2019
MANUALES MA DTO NOMINA DNO 1 MADNO1 30/07/2019
MANUALES MA DTO ASISTENCIA DAS 1 MADAS1 30/07/2019
MANUALES MA DTO CONTABILIDAD DCO 1 MADCO1 30/07/2019
MANUALES MA DTO PRODUCCION DPR 1 MADPR1 30/07/2019
MANUALES MA DTO CONTROL DE CALIDAD DCC 1 MADCC1 30/07/2019
MANUALES MA DTO COMERCIAL Y MERCADEO DCM 1 MADCM1 30/07/2019
MANUALES MA DTO SERVICIO AL CLIENTE DSC 1 MADSC1 30/07/2019
INSTRUCTIVOS IN GERENCIA GENERAL GEG 1 INGEG1 30/07/2019
INSTRUCTIVOS IN AREA ADMINISTRATIVA AAD 1 INAAD1 30/07/2019
INSTRUCTIVOS IN AREA RECURSOS HUMANOS ARH 1 INARH1 30/07/2019
INSTRUCTIVOS IN AREA PRODUCCION APR 1 INAPR1 30/07/2019
INSTRUCTIVOS IN AREA COMERCIAL ACO 1 INACO1 30/07/2019
INSTRUCTIVOS IN DTO TALENTO HUMANO DTH 1 INDTH1 30/07/2019
INSTRUCTIVOS IN DTO NOMINA DNO 1 INDNO1 30/07/2019
INSTRUCTIVOS IN DTO ASISTENCIA DAS 1 INDAS1 30/07/2019
INSTRUCTIVOS IN DTO CONTABILIDAD DCO 1 INDCO1 30/07/2019
INSTRUCTIVOS IN DTO PRODUCCION DPR 1 INDPR1 30/07/2019
INSTRUCTIVOS IN DTO CONTROL DE CALIDAD DCC 1 INDCC1 30/07/2019
INSTRUCTIVOS IN DTO COMERCIAL Y MERCADEO DCM 1 INDCM1 30/07/2019
INSTRUCTIVOS IN DTO SERVICIO AL CLIENTE DSC 1 INDSC1 30/07/2019
 FORMA DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS.
En CERVEZA ANDINA DE COLOMBIA S.A.S, vamos a implementar el sistema
de archivo de la siguiente forma:

REFERENCIA REFERENCIA REFERENCIA RERERENCIA

ALFABETICO CRONOLOGICO GEOGRAFICA ALFANUMERICA

Hojas de vida Actas Direcciones Documentos contables

Referencias Cartas Rutas Doc.S.G-S.S.T
laborales
Contratos Circulares Proveedores Garantias
Memorandos Manuales Nomina
Curriculum Informes Plan de trabajo
Minutas Escritura
Reclamacion Obligacion
Anuncio Oficio

FORMA DE RETENCION
Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales,
colgando de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás
de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la
identificación de lo que allí se conserva.
Utilizaremos este sistema de organización vertical ya que tenemos una facilidad
a la hora de búsqueda de documentos de nuestros clientes en la parte contable.
ESTRUCTURAS DE FORMATOS PARA LOS DOCUMENTOS DE CAC S.A.S
A continuacion presentaremos los formatos que se implementaran en nuestra organizacion:

CODIGO:
MANUAL
VERSION:

FECHA:

PROCESO:

NUMERO ACTIVIDAD AREA DESCRIPCION RESPONSABLE

 MEMORANDO
CODIGO VERSION FECHA

PARA: NOMBRE Y APELLIDO

CARGO

DE: Jefe

FECHA: DD/MM/AA

ASUNTO: _____________________________

TEXTO
__________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_

Atentamente,

JONNY EFERSON PEÑA POSADA

GERENTE
 CERVEZA ANDINA DE COLOMBIA S.A.S
ACTA REUNIÓN
6 de agosto de
FECHA 2019 VERSION 1 CODIGO ACGEG1

ASISTENTES
N° NOMBRES CARGO FIRMA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

TEMAS TRATADOS
 1

COMPROMISOS DE ESTA REUNIÓN

FECHA MAXIMO CUMPLIDO
N° ASUNTO RESPONSABLE DE
CUMPLIMIENTO SI/NO

OBSERVACIONES

FIRMA GERENTE FIRMA SUB GERENTE FIRMA DE QUIEN REALIZA

 CODIGO: REDTH1
REGISTRO DE CAPACITACION R.H VERSION: 1
FECHA:30/07/2019

N° NOMBRE APELLIDOS DOCUMENTO CARGO FIRMA

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
NOMBRE:
CAPACITADOR:
FIRMA:
CIRCULAR

Cl. 9 #7-77, Chía, Cundinamarca

3127944831 - 8650893
Sirwisa&kajwi@CervezaAndina.com.co

30 de julio de 2019

Asunto:

Para:

Por medio de la presente se les informa que

________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
___________________________________________________________

(Agregar información que considere complementaria)

________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
___________________________________________________________

Sin más por el momento agradezco su atención y quedo a sus órdenes para cualquier duda de la
presente pudiera surgir.

Un cordial saludo,

_________________________
Jonny Eferson Peña Posada
Gerente General
 Cl. 9 #7-77, Chía, Cundinamarca
3127944831 - 8650893
Sirwisa&kajwi@CervezaAndina.com.co

30 de julio de 2019

Estimado destinatario:

Nos encanta el aspecto de este diseño de fondo tal como es. Pero puede agregar su propio toque
personal en muy poco tiempo.

Hemos creado estilos que le permiten aplicar el formato que ve en esta carta con un solo clic. En la
pestaña Inicio de la cinta de opciones, consulte la Galería de estilos para ver todos los estilos
usados en esta carta.

En la pestaña Insertar encontrará otras herramientas aún más fáciles de usar con las que podrá
agregar hipervínculos o insertar comentarios.

Un cordial saludo,

Su nombre
Título
Correo electrónico
 LUGAR DE ARCHIVO
Lo vamos a archivar en gabinetes de metal ya que prevenimos que tenga
humedad y prevenimos el daño de los documentos de nuestros clientes.
 Almacenan una gran cantidad de documentos, clasificadores, discos
duros, etc. Incluso sirven para guardar carpetas o cualquier material bajo
llave.
 Ayudan a ordenar el ambiente y clasificar los proyectos. De esta forma,
cualquier trabajador puede dirigirse directamente a la carpeta que desea sin
tener que buscar en todas ellas.
 Dependiendo del espacio que se disponga se puede comprar un
archivador u otro, se adaptan a la estructura de la oficina.