Ensayo de aplicación de tablas de retención documental

En Colombia contamos con una serie de normas que busca regular el almacenamiento y
organización de los documentos en todas las empresas en el año 2000 la legislación de la
ley 594 esta ley dice establecer las reglas y principios generales que regulan la función
archivística del estado y entidades privadas y que cumplen funciones públicas.

En nuestro país las empresas no cuentan con el personal capacitado para ejercer las
funciones archivísticas a pesar de que la ley estipula que el manejo del archivo debe ser
tratado por el personal calificado y con formación específica y con dedicación.

TRD: son instrumento archivístico que permiten la normalización de la gestión

documental, el ciclo vital de los documentos y los archivos de gestión, e históricos de las
entidades. Esta normatividad se encuentra en el artículo 24 de la ley general del archivo
que obliga la realización de la tabla de retención documental.

Los archivos Colombianos se han sometido a grandes cambios debido a las nuevas
tendencias que surgen con el paso del tiempo, exigiendo así una serie de estructuras y
procesos definidos que permitan un adecuado uso de la información, oportuna y que sirva
como apoyo para la toma de decisiones. Por lo tanto el proceso de descripción
documental se debe realizar de una forma clara y precisa siendo necesaria la utilización de
herramientas estandarizadas pertinentes que faciliten la identificación, localización y
recuperación de la información. Actualmente para las dos primeras fases de los archivos la
mayoría de las entidades del estado utilizan herramientas de descripción: como el
formato único de inventario, el cual permite una descripción general de los documentos,
siendo una herramienta de control y localización que no tiene los aspectos requeridos
para realizar una descripción según la teoría archivística. Esta debe ser detallada y
completa a fin de facilitar el acceso y recuperación de la información; siendo necesario
complementarla con otras herramientas que apliquen niveles de descripción más
detallados, basados en las normas existentes para este proceso que permiten un análisis
de los datos y contenidos de una forma unificada.