Última modificación: 16 Enero 2018

PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE ANTICIPO PARA GASTOS DE VIAJE Y

SU RESPECTIVA LEGALIZACIÓN PARA TRABAJADORES AL SERVICIO
DEL CLIENTE LG Elaborado por: Área Administrativa

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE GASTOS DE VIAJE Y SU RESPECTIVA

LEGALIZACIÓN TRABAJADORES VINCULADOS CON SALESLAND PARA LA
CUENTA “LG”

A continuación se plantea el procedimiento para los trabajadores de SALESLAND

COLOMBIA S.A.S. vinculados a la cuenta LG y su vigencia a partir de la presentación.

1. Objetivo General

Establecer el procedimiento, normas y condiciones que debe seguir el personal

SALESLAND COLOMBIA S.A.S, que por la naturalidad de su trabajo o labor
encomendada, requiera realizar la solicitud de anticipo y legalización de gastos de
viaje.

2. Objetivos específicos

 Mantener un control estricto de los dineros entregados al trabajador para la

atención del viaje encomendado según sea el caso.
 Establecer reglas básicas de anticipos y legalización de gastos en periodos
determinados.
 Brindar herramientas que agilicen o faciliten dichos procesos de legalización.
 Comunicar al usuario, el manejo claro de los recursos entregados para el
cumplimiento de sus objetivos.

3. Alcance

Esta política aplica para todos los funcionarios que tengan contrato de trabajo con
SALESLAND COLOMBIA S.A.S., prestador de servicios al cliente “LG”, quienes
por circunstancias relacionadas con el desarrollo de su trabajo deban realizar viajes
dentro del territorio nacional.

4. Condiciones Generales

En el siguiente procedimiento se podrán observar los diversos roles que ejecutaran

cada uno de los empleados SALESLAND COLOMBIA S.A.S. y su participación en
el proceso, dichos roles son los siguientes:

 Administrador del proceso: Asistente Administrativo de la cuenta LG

 Aprobador: El Trade Marketing debe pasar su plan de Trabajo incluyendo los
1

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viajes de cada uno de los integrantes de su grupo para que sea aprobado y
poder realizar el respectivo desembolso.
 Usuario: Persona responsable de la legalización del dinero solicitado, teniendo
en cuenta que NO puede pasar el valor del presupuesto aprobado.

5. SOLICITUD DE ANTICIPO

La solicitud de anticipo se deberá realizar y formalizar en el caso de que el usuario

necesite algún tipo de viaje, capacitación o algún tipo de evento relacionado con el
funcionamiento de la empresa y con las labores diarias del Usuario.
En caso de viáticos se debe solicitar al Trade para que sean incluidos en el plan de
trabajo y aprobados en el presupuesto mensual, de necesitar un dinero adicional,
se debe solicitar al Trade para que sea gestionada la aprobación por parte de LG.
Para ello se debe estar al día en legalizaciones.
De acuerdo a lo anteriormente mencionado, es necesario tener en cuenta que la
solicitud de anticipo tiene un formato único, que es enviado con la aprobación de
LG al correo anticiposylegalizaciones@salesland.net
 ¿Qué es lo que necesita? (Viajes, transporte, alimentación y manutención,
otros ¿Cuáles?).
 ¿Cuándo lo necesita? (Días, hora, fecha, duración, mes, etc.)
 ¿Por qué motivo lo solicita? (Nueva ruta, ruta convencional, convención,
apertura de nuevos puntos, etc.

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Adicional a esto se debe tener en cuenta que el usuario por ningún motivo puede
gastar más de lo aprobado en caso de necesitar algún gasto adicional lo debe hacer
autorizar antes de ejecutarlo.
La solicitud será atendida y registrada en el sistema por el Administrador del
proceso, de forma electrónica únicamente cuando es enviada con la aprobación
por parte de LG.

En caso de necesitar algún desembolso adicional se debe solicitar por medio del
siguiente formato, teniendo en cuenta que se debe justificar el dinero que se está
solicitando.

FORMATO DE SOLICUD ANTICIPO

N OMBRE
CEDU LA
CELU LAR
CIU DAD
VALOR SOLICITADO
MOTIVO
FECHA IN ICIO VIAJE
FECHA FIN VIAJE
CATEGORIA
AU TORIZADO POR

En el formato anteriormente presentado el usuario podrá diligenciar la información

respectiva y así redactar sus necesidades de una manera fácil.

5.1. Conceptos cubiertos en los gastos de viaje

Para el usuario a quien ya le autorizaron el anticipo de gastos se le cubrirán los

siguientes conceptos:
 Alojamiento
 Alimentación
 Transporte aéreo.
 Transporte Terrestre

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No se contempla el pago de valores a terceros a fin de justificar o gastar la totalidad

del valor consignado como anticipo. Todo gasto adicional no contemplado o gasto
de representación debe ser autorizado previamente y por escrito.

5.2. COMO RADICAR LA SOLICITUD DE ANTICIPO

Cada colaborador enviara a su líder el plan de trabajo, para que este sea
incluido dentro del presupuesto del mes que aprueba LG, en el caso de
Promotores, supervisores e In house será enviado a los Trade Marketing de
cada regional, capacitadores lo enviaran a su líder de Formación para que
sea incluido y aprobado dentro del presupuesto del mes de la categoría.

5.3. Valores autorizados para anticipos gastos de viaje a nivel nacional

CARGOS
CONCEPTO
ADMINISTRATIVOS

Alimentación Por Día $ 50.000

Refrigerios $ 7.000
Hotel ($ x noche)
$150.000 Máximo.
Zona Norte
Hotel ($ x noche)
$150.000 Máximo.
Zona Centro
Hotel ($ x noche)
$90.000 Máximo.
Zona Sur

Teniendo en cuenta la anterior tabla, es preciso tener en cuenta lo siguiente:

 La zona norte será desde la Guajira hasta Córdoba.

 La zona centro será desde Antioquia hasta Quindío (se incluyen zona norte del
Valle del Cauca y zona norte del Tolima).
 La zona sur será desde Cauca hasta Amazonas (se incluyen zona sur del Valle
del Cauca y zona sur del Tolima

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5.4. PARA TENER EN CUENTA:

 No se acepta por ningún motivo que dentro de los soportes de legalización

se envíen gastos por conceptos diferentes a los que están previamente
autorizados como son alimentación, transporte o alojamiento. Ejemplo: No se
aceptan conceptos como consumo de mini bar en hotel, servicio de lavandería,
alimentación no autorizada a terceros, servicio a la habitación, compra de
elementos que no sean de trabajo etc.
 No se aceptarán nuevas solicitudes de anticipo hasta que no se hayan
legalizado viajes anteriores.
 La solicitud de tiquetes aéreos de debe hacer con 12 días de anterioridad con el
fin de cotizar y comprar con mejores precios
 Toda multa por retraso, pérdida de vuelo o carga adicional deberá ser
asumida por el usuario.
 Solo se hará la reservación de hoteles en ciudades principales o
intermedias si llega la solicitud con 5 días anteriores al viaje (Bogotá,
Villavicencio, Cúcuta etc.), para pueblos, corregimientos o ciudades aledañas no
principales (Sogamoso, chía, chigorodo, etc.), se enviara el dinero para la reserva
de hotel en el anticipo
6. Legalización de gastos de viaje

El solicitante del anticipo de gastos de viaje, es responsable de diligenciar el formato

de “legalización de gastos de viaje” (imagen 1), anexando cada una de las
facturas o recibos de soporte originales (NO SUMAR VALORES) .

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LEGALIZACIÓN DE LEGALIZACION SOLICITADO

DD MM AA

NOMBRE: DESTINO:

CEDULA: CATEGORIA

FECHA DE LEGALIZACIÓN COMPAÑÍA

CIUDAD CELULAR:

VALOR ANTICIPO
(LEGALIZACIÓN DE ANTICIPOS)
( EL VALOR QUE SE
Valor del anticipo sobre el que se va a legalizar :
DESEMBOLSO)
RELACION GASTOS DE VIAJE Y OTROS

FECHA DE GASTO CONCEPTO BENEFICIARIO NIT VALOR

VALOR APROBADO PARA ALOJAMIENTO Y
MANUNTENCION
Alojamiento y manutención
( TENER EN CUENTA LOS VALORES APROBADOS
PARA CASA ZONA )

Transporte Aéreo

VALOR APROBADO PARA AEREOS

Pasajes Terrestres

VALOR APROBADO PARA PASAJES TERRESTRES

Taxis y Buses

VALOR APROBADO PARA TAXIS

(Tener en cuenta la ciudad)

Otros o Gastos Adicionales (gastos para capacitaciones entre otros) VALOR APROBADO

TOTAL GASTOS $ -
DEBE SER IGUAL AL VALOR DESEMBOLSADO

A REEMBOLSAR O A DESCONTAR AL EMPLEADO VALOR APROBADO, SI EL VALOR ES MAYOR DEBE EXISTIR EL CORREO
Cuenta por pagar a funcionario $ - DE APORBACION.
Cuenta por cobrar a funcionario $ -
ESTE VALOR DEBE ESTAR EN CEROS, YA QUE SE DEBE LEGALIZAR EL
Firma del funcionario que recibe.:_______________________________________ Cargo _________________________________________________ 100% DEL VALOR DESEMBOLSADO O EN SU DEFECTO MENOS.
Declaro mediante el presente párrafo, que recibí por parte de SALESLAND COLOMBIA S.A.S. La cantidad de dinero señalada en la parte superior del formato, en calidad de anticipo para gastos de viaje (capacitaciones, ruta

de viaje, apertura de punto de venta etc.) y que en el evento de no legalizar tal anticipo de dinero en los cinco días (no hábiles), con el formato debidamente diligenciado y los soportes pertinentes o en caso de finalización de mis

funciones (Terminación de contrato, despido, abandono de cargo, etc.), autorizo a SALESLAND COLOMBIA S.A.S. Me sea descontado de mi salario, prestaciones sociales, vacaciones, bonificaciones, comisiones e

indemnizaciones, de conformidad con lo dispuesto para tal evento en los artículos 59, numeral 1. Del Código Sustantivo del Trabajo.

Autorizado por:
Nombre y Firma del Jefe Inmediato Revisado -Tesorerìa

Director Financiero
Director Financiero

Imagen 1

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En el formato anteriormente presentado el usuario podrá diligenciar la información

respectiva y así redactar sus necesidades de una manera fácil, teniendo en cuenta
lo siguiente:
1. Legalización de anticipos: Sera necesario verificar que en el encabezado del
formato diga “Legalización de anticipos” con el fin de evitar equivocaciones.
2. Valor legalización: En esta casilla se deberá especificar el valor total del
anticipo que fue desembolsado.
3. Relación de gastos de viaje y otros: Se deberá diligenciar el concepto (para
que se usó el dinero), Fecha, beneficiario, NIT, Valor, según sea el ítem, así
mismo alimentación, manutención, transporte aéreo, transporte terrestre, taxis,
buses etc.

6.1. TIEMPOS Y FORMAS PARA RADICAR LA LEGALIZACIÓN

Presentación de forma Original de la legalización

Se podrá enviar el formato de “legalización de anticipos” (ver imagen1) a la

dirección cra 16ª N° 84-63 Barrio Country, con sus respectivos soportes
(facturas, recibos, tiquetes, etc.), a nombre de Fernanda Beleño para esto se
tendrá máximo diez días (calendario) después de haber recibido el
anticipo, si el usuario no realiza la legalización en el tiempo acordado el valor
del anticipo, le será descontado en la siguiente nómina. Es obligatorio enviar
los soportes (facturas, recibos, tiquetes, etc.) originales y organizarlos
adecuadamente, pegándolos sobre hojas (de preferencias recicladas), según
su orden cronológico, de no realizar la legalización será descontado de la
siguiente Nomina

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FACTURA
Obligatoriedad de exigir factura de venta o documento equivalente con las siguientes
condiciones:

 Denominar expresamente "Factura de Venta"

 Emitir a nombre de SALESLAND COLOMBIA S.A.S.
 Servicios NIT: 900.491.296-3.
 Dirección: Carrera 16 A N. 84 -63
 Identificación del vendedor o de quien presta el servicio: Nombre o razón social
y NIT que deben estar pre-impresos en la factura.
 Identificación del adquiriente: SALESLAND COLOMBIA S.A.S. NIT.
900.491.296-3 Numeración consecutiva.
 Fecha de expedición.
 Descripción específica o genérica de los artículos vendidos.
 Valor Total de la operación.
 Identificación del impresor.

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 Calidad de Agente retenedor de IVA. (Régimen Común, Régimen Simplificado o

Gran Contribuyente)
 Verificar que este la dirección, teléfono y ciudad.

6.2. PARA TENER EN CUENTA

 En el caso de que no se presente dichos soportes para la legalización del

anticipo (facturas, tiquetes, recibos etc.), los gastos del anticipo solicitado, serán
descontados de la nómina de quien lo solicita.
 Todo valor a favor del empleado le será reembolsado siempre que haya sido
autorizado con anterioridad, se le consignara en su cuenta al usuario.
 Para el reintegro de un valor sobrante del anticipo se deberá registrar en el
formato “Formato de reintegro de valor sobrante en efectivo” dicho valor
debe ser consignado a nombre de SALESLAND COLOMBIA S.A.S. en las
siguientes cuentas bancarias:

 DAVIVIENDA S.A. CUENTA DE AHORROS NUMERO (009400782208)

 BANCOLOMBIA CUENTA CORRIENTE NUMERO (17811681921)

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FORMATO DE REINTEGRO DE VALOR SOBRANTE EN EFECTIVO

FECHA DE REINTEGRO
NOMBRE
CIUDAD
FUNCIONARIO
CODIGO DE EMPLEADO
AREA

FECHA DESCRIPCION VALOR

QUIEN REINTEGRA AUTORIZADO POR

Dicho reembolso se deberá consignar dentro de los cinco días (no hábiles) de
legalización, o de lo contrario será descontado de la siguiente nómina del empleado,
conforme está autorizado.
 Toda legalización que se reciba debe estar debidamente soportada contra el
anticipo que se ha solicitado con anterioridad, NO se admiten legalizaciones de
gastos sin previa solicitud de anticipo.
 Se recomienda hacer una planeación de sus actividades y con base en estas y
las tarifas establecidas solicitar el correspondiente anticipo.
 Para soportar los transportes municipales: Ya sean (taxi, bus, Uber,
Transmilenio etc.), los valores deben soportarse con recibos de caja menor,
razonablemente justificados.
 Soportar debidamente gastos de transporte intermunicipal: (El soporte de
los gastos de transporte intermunicipal es el "PASAJE O TIQUETE" expedido
por la empresa trasportadora.

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VIAJE Y SU RESPECTIVA LEGALIZACIÓN PARA TRABAJADORES
AL SERVICIO DEL CLIENTE LG

 Soportar debidamente gastos de alimentación: El soporte de los gastos de

alimentación es la factura expedida por el restaurante, en caso de que el
restaurante no expida factura se diligenciará un recibo de caja anotando
claramente el nombre, cédula, dirección, fecha y el teléfono del propietario,
adjuntando copia del RUT del establecimiento.
 No enmendar, tachar, borrar o repisar documentos: Los documentos que
vengan en estas condiciones o les hayan aplicado corrector, "NO SE
ACEPTARAN". Y serán descontados de su legalización.
 Las legalizaciones de todo el personal (promotores, In house, supervisores y
capacitadores) deben ser entregadas para que los Trade Marketing de cada
regional las firme y sean enviadas a Bogotá, en el caso de las Trade Marketing
las legalizaciones serán firmadas por el coordinador de la cuenta, cuando
lleguen a Bogotá.

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