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Proceso de compras
1. Definición de compras

“El área de compras es la encargada de adquirir los productos, materiales, etc.,

necesarios para que la empresa pueda seguir con sus operaciones con el precio, la
cantidad y, el lugar adecuado, para así asegurar las operaciones de la empresa” (Carreño
Solis, 2011).

2. Importancia de la gestión de compras

Las compras son una tarea muy importante para cualquier empresa, la importancia
se encuentra básicamente en que las operaciones propias del giro del negocio no se
vena paralizadas por falta de materiales, equipos, etc., debido a que no fueron
comprados en su debido momento y afectan directamente a la producción, las
horas/hombre, despachos sin atender, etc.

3. Objetivos del area de compras

a. Encargarse de las compras de la organización, viendo el precio, la calidad y todos los

elementos relacionados con la compra, que sean favorables para la empresa.

b. Mantener el abastecimiento oportuno a la empresa y no dejar desabastecida a la empresa,

evitando que por causa de carestía hubiera paralización en el proceso productivo.

c. Buscar a los mejores proveedores, que cumplan con la calidad exigida por el cliente y la
empresa.

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4. Actividades del área de compras

a. Actividades relacionadas con los materiales comprados:

Investigación en el mercado de materiales idóneos para la operación de la
empresa, buscando e identificando los mejores costos y definiendo la cantidad
a comprar

b. Actividades relacionadas con los proveedores: Una de las tareas más

importantes de compras, es tener una relación fluida con los proveedores para
saber su capacidad de respuesta ante un pedido y, también de la constante
búsqueda de nuevos proveedores para el abastecimiento constante o cuando
surja una emergencia.

c. Actividades relacionadas con la organización: Es tarea básica del área

de compras, tener completa comunicación y fluidez con las otras áreas de la
empresa, atendiendo sus pedidos, sus inquietudes y posibles sugerencias.

d. Proceso de Compras: Para que el proceso de compras no se detenga se

deben seguir estos aspectos:

4.1. LA IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN EN UNA ORGANIZACIÓN

La planificación es muy esencial para la ayuda de una organización en alcanzar y lograr sus
objetivos. Asimismo parte de un proceso que se da inicio con la verificación de las operaciones
actuales de la organización y la identificación de lo que es necesario mejorar operativamente en
los siguientes años. A partir de ahí, la planificación implica el anticipar los resultados que la
organización desea alcanzar y determinar las medidas necesarias para llegar al destino deseado;
el éxito, que se pueda medir ya sea en términos financieros o en relación a metas que incluyen,
por ejemplo ser la organización mejor calificada en la satisfacción del cliente. Por otro lado,
tenemos los factores que son necesarios para el uso de una buena planificación.

a. El Uso Eficiente De Los Recursos

Todas las organizaciones, grandes y pequeñas, tienen recursos limitados. El proceso de

planificación proporciona la información que necesita la alta dirección para tomar decisiones
eficaces sobre la manera de asignar los recursos de manera que le permitan a la organización
de alcanzar sus objetivos. Como segundo factor tenemos.

b. Establecimiento De Metas

Que sirve para fijar metas que desafíen a todos en la organización para luchar por un mejor
rendimiento es uno de los procesos clave del proceso de planificación.

c. Gestión del Riesgo y la Incertidumbre

La gestión de riesgos es fundamental para el éxito de una organización. Incluso las empresas
más grandes no pueden controlar el entorno económico y competitivo que les rodea.

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d. Trabajo En Equipo

La planificación promueve el trabajo en equipo y el espíritu de cooperación, cuando se completa

en plan y se comunica a los miembros de la organización, ya que todo el mundo sabe cuáles son
sus responsabilidades y como otras áreas de la organización dependen de su ayuda y
experiencia con la única finalidad de cumplir las tareas asignadas.

e. Creación de Ventajas Competitivas

La planificación ayuda a las organizaciones a obtener una visión realista de sus fortalezas y
habilidades actuales en relación con los principales competidores.

4.2. Análisis de las necesidades

Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo

encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el área de punto
o sección que requiera un determinado producto.

El organismo de compra efectúa el análisis del pedido, para conocer los antecedentes
del material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, época
adecuada para su recepción entre otros.

Se debe tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se
hacen llegar al organismo encargado a través de un listado que además de contener los
antecedentes del material requerido, también lleva otros datos como son: Ficha de última
compra, Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta.

En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades de tal
modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las compras.
Como una forma de facilitar esta tarea, éste organismo mantiene un fichero o block de
datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a la vez un fichero de
proveedores para cada tipo de material

4.3. Solicitud de presupuestos

Es un documento formal que se presentan a los miembros de la dirección en una
organización empresarial o de otro tipo y se utiliza para seleccionar un proveedor para
comprar productos o servicios para un proyecto, cuando se emite la solicitud de
presupuesto, las respuestas del proveedor se registran en el registro de solicitud de
presupuesto.

La solicitud de presupuesto. Se utiliza normalmente para requisitos pequeños o únicos

en los que no se necesita un contrato. Una vez recibidas y analizadas todas las
respuestas, la solicitud de presupuesto se adjudica al proveedor ganador y se crea
automáticamente una orden de compra, el registro de solicitud de presupuesto contiene
datos que los proveedores necesitan para decidir una respuesta, incluyendo los
materiales necesarios y el presupuesto estimado. Cuando la solicitud de presupuesto se
adjudica a un proveedor se crea una orden de compra.

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4.3.1. Objetivos de los presupuestos

● Ayuda a la administración en la eficiencia al planear y controlar
● Servir de mecanismo coordinador entre las diferencias instancias de la estructura de la
organización y sus actividades
● Facilita la toma de decisiones
● Permite la formulación. De programas de ventas, costos, gatos, utilidades y el control
sobre ellos.

4.4. Evaluación de las ofertas recibidas

Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir

cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una buena selección
del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como:

 Precio
 calidad del material
 condiciones de pago
 descuentos
 plazos de entrega
 confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc.

Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el "precio" es
la referencia más importante en la selección de los proveedores.
La investigación de los proveedores básicamente es una estadística del mercado que
permite verificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un material requerido.

La tarea de selección y elección de proveedores la hace el organismo de compras y

tiene como base la comparación entre los posibles proveedores.
De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigación permite una comparación
de los diversos proveedores calificados, mientras que la selección es una decisión sobre
cuál será el escogido para proveer el material requerido.

4.5. Negociación de las condiciones

Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado, el organismo de compras

empieza a negociar con él la adquisición del material requerido, dentro de las
condiciones más adecuadas de precios y pago. La atención y cumplimiento de las
especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega, deben
ser asegurados en la negociación.

La negociación es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cómo se hará la
emisión de la orden de compra al proveedor. La Orden de Compra es un contrato formal
entre la Empresa y el Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realizó la
negociación, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptación implica cumplir con
todas las condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el responsable de las
condiciones y especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que el
proveedor debe estar plenamente informado de todas las cláusulas, pre-requisitos y
criterios exigidos por la Empresa, los procedimientos de recepción del material, los
controles y especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la compra sea
legalmente valido.

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¿Qué es la Negociación?, Se le da este nombre a los contactos entre el organismo de

compra y el proveedor para reducir las diferencias y llegar a un término medio; cada
parte cede un poco para que ambos se beneficien.

4.6. Solicitud de Pedido

Una solicitud es una orden de Compras con el fin de obtener una cantidad concreta de
material en la fecha de entrega estipulada mediante pedidos o contratos a largo plazo.

Es cuando una empresa solicita a un proveedor para que éste le suministre los productos
que le son solicitados. Ya que, cuando una empresa necesita normalmente, envía una
solicitud de mercancías o documento (pedido) al proveedor o suministrador de las
mismas.

a. Pedido Normal
Suele ser encargos que se hacen un periodo corto de tiempo. Son pedidos reducidos
para cubrir una semana, un mes o una temporada.

b. Pedido De Reposición
Sale del almacén y se hace con la finalidad de reponer mercancía cuando están cerca
de tocar el stock mínimo fijado por la empresa.

c. Pedido Programado
Son aquellos que la entrega se fracciona en varias entregas al cabo del año, de esta
forma se reducen costes de gestión y costes de adquisición.

d. Pedido Extraordinario
Es aquel que sea se necesita con la mayor rapidez, ya sea por un exceso de demanda
o de pronto empleo. Estos pedidos suelen descontarse de pedidos que ya están hechos.

5. PEDIDO ABIERTO
Son aquellos pedidos que son aproximados pero aún no tiene obligación de compra. Por
ejemplo una cantidad aproximada, pero a la llegada de la temporada pedirá la cantidad que
más se acerque a la realidad de su consumo.

4.7. Seguimiento De Su Pedido

4.7.1. Seguimiento De Pedidos En El Área De Logística

A través del personal especializado en origen, en colaboración con las áreas de
producción y calidad del fabricante, se desarrollan programas de control de fabricación y
calidad.

Gestión de Compras realiza el seguimiento del pedido en sus distintas fases para velar
por el cumplimiento de entrega establecidas.

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4.7.2. Los estados en los pedidos

A. Recibido
El pedido ha sido recibido por el sistema, pero que aún no ha sido procesado por el
equipo de gestión de pedidos. Recibirá un correo electrónico para confirmar que se ha
recibido el pedido.

B. Transferido
El pedido ha sido transferido al almacén y que sus productos están siendo recogidos y
preparados para ser enviados.

C. Enviado
El pedido ha abandonado el almacén y que actualmente está en manos del transportista
o ya ha sido entregado por este.

D. Devolución Recibida
Este es un estado adicional que aparecerá en el caso de que haya decidido devolver su
pedido. Indicará que la devolución ha sido recibida y aceptada.

E. Pedido Completado
Este estado se indica cuando el pedido ya en manos del comprador y en su almacén.

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ÍNDICE

1. Definición de
compras………………………………………………………………pg 01

2. Importancia de la gestión de
compras………………………………………………………………pg 01

3. Objetivos del area de

compras…………………………………………….........................pg 01

4. Actividades del área de compras………………........................pg 02

a. Actividades relacionadas con los materiales

comprados……………………………………………………………...pg 02
b. Actividades relacionadas con los
proveedores………………………………………………………….....pg02
c. Actividades relacionadas con la
organización……………………………………………………………pg 02
d. Proceso de Compras……………………………………………………pg 02

4.1. La Importancia De La Planificación En Una

Organización………………………………………………….pg 02

a. El Uso Eficiente De Los Recursos………………………pg 02

b. Establecimiento De Metas………………………………..pg 02
c. Gestión del Riesgo y la Incertidumbre……………….pg 02

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d. Trabajo En Equipo…………………………………………pg 03
e. Creación de Ventajas Competitivas ………………….pg 03

4.2. Análisis de las necesidades…………………………..pg 03

4.3. Solicitud de presupuestos ……………………………pg 03
4.3.1. Objetivos de los
presupuestos……………………………………pg 04
4.4. Evaluación de las ofertas
recibidas………………………………………………….pg 04

4.5. Negociación de las

condiciones……………………………………………...pg 04

4.6. Solicitud De Pedido…………………………………….pg 05

a. Pedido Normal…………………………………………pg 05
b. Pedido De Reposición………………………………..pg 05
c. Pedido Programado…………………………………..pg 05
d. Pedido Extraordinario……………………….……….pg 05
4.7. Seguimiento De Su Pedido……………………………pg 05

4.7.1. Seguimiento De Pedidos En El Área De

Logística………………………………………….pg 05
4.7.2. Los Estados En Los Pedido…………………..pg 06
a. Recibido…………………………………………..pg 06
b. Transferido……………………………………….pg 06
c. Enviado…………………………………………...pg 06
d. Devolución Recibida……………………………pg 06
e. Pedido Completado…………………………….pg 06

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Bibliografía

Origen
Año Autor (es) Título Tipo de artículo
(País)

GESTION LOGISTICA
Bogotá , 2016 LUIS ANIBAL. INTEGRAL: las mejores
Libro
MORA GARCIA practicas en la cadena de
Colombia abastecimiento (2a ed.).

España Introducción a la gestión

'Mónica Míguez de stocks: El proceso de
2010 Pérez y Ana Isabel control, valoración y
Bastos Boubeta ' gestión de stocks Manual

España
Logística inversa en la
2012 gestión de la cadena de
Domingo Cabeza suministro Libro

Logística integral: la
España 2007 Julio Juan Anaya gestión operativa de la Libro
Tejero empresa

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Introducción

El presente trabajo de investigación tiene como objetivo principal brindar una mejora en la
gestión logística, Para el logro del objetivo citado se procedió a realizar una descripción y
evaluación de los procesos de compras.

Para lo cual se realizó un estudio para ver la situación actual de los procesos de compras, que
los usuarios necesitan, al igual que un estudio de tiempos en horas/hombre. A partir de los
problemas encontrados, se puede dar una propuesta de mejora para la gestión logística.

En los procesos de compras se propone un procedimiento adecuado para las diferentes

actividades de compras, y propuesta de formatos adecuados para los documentos que se
utilizan, Finalmente, después del estudio de horas/hombre, se puede precisar que se pierde
mucho tiempo en el despacho de los materiales, porque no se tiene un correcto orden desde las
compras, hasta el almacenaje.

Siendo el problema principal que no se tiene control de las compras, no se tiene infraestructura
adecuada para el almacenaje y procedimientos adecuados.

Como solución se propone procedimientos y sistema documental adecuados para la gestión

logística, creación de un sistema de codificación y propuesta de compra de un equipo que ayude
en la recepción y despacho.

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Trabajo monográfico de
procesos de compras
Curso : Producción

Docente : J.Castillo

Ciclo : I

Turno : Nocturno

Alumnos :

 Fernandez Vasquez , diego raul

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