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Salud y Seguridad Versión: 02
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 OBJETIVO
Asegurar una gestión eficiente de los cambios en las instalaciones, equipos, procesos, materiales, recursos o
programas de Yanacocha que podrían introducir nuevos riesgos o incrementar los riesgos existentes para las
personas, el medioambiente, los grupos de interés y la empresa.

 ALCANCE
Este estándar se aplica a todos los empleados de Yanacocha. No es aplicable a grandes proyectos que son
evaluados por etapas (Stage Gates).

 DEFINICIONES

Cambio
 Cualquier modificación administrativa, física, operativa u organizacional, alteraciones o sustituciones en un
sistema, proceso, planta o equipo, ya sea temporal, permanente o para un propósito de emergencia. El
cambio excluye las reparaciones normales para restaurar la funcionalidad original, el estado y la
configuración del equipo o un sistema que utiliza procedimientos, recursos o componentes idénticos.
También se excluyen aquellos cambios donde se realice el reemplazo o modificación de equipos,
maquinarias o procesos con especificaciones o prácticas similares, que no alteren la funcionalidad o proceso
original.

Especialistas técnicos
 Los Especialistas Técnicos pueden ser ingenieros, técnicos, gerentes de proyecto, supervisores,
superintendentes, diseñadores, especialistas ambientales, especialistas de salud y seguridad, etc. con
conocimiento y experiencia de acuerdo al cambio evaluado.

Gestión del cambio:

 Proceso sistemático que permite la identificación de riesgos generados en las nuevas construcciones o por
la adición, reemplazo o modificación a un programa, instalación, equipo, material, proceso o estructura
organizacional que pueda tener un efecto significativo en las personas, el medio ambiente, los negocios o la
comunidad. Este proceso así mismo permite la identificación y planificación de los controles necesarios para
minimizar los impactos adversos o no intencionales en las partes interesadas y las comunicaciones
necesarias para su evaluación y difusión.

Grupos de interés
 Aquellas personas o grupos de personas que pueden afectar, ser afectados y/o estar interesados en las
actividades de Yanacocha.

Instalación Temporal
 Aquellas personas o grupos de personas que pueden afectar, ser afectados y/o estar interesados en las
actividades de Yanacocha.

Propietario del cambio:

 Persona responsable de gestionar el cambio y para quien se realiza el cambio.

Registro de Gestión del Cambio:

 Herramienta de Prospector que permite registrar las diferentes etapas del proceso de Cambio, como
información relacionada al propósito, evaluación, implementación y seguimiento; las personas que deben ser
notificadas en cada etapa, y la documentación de sustento. La ruta de acceso es
http://myprospector.newmont.com/programs/ims/cm/Lists/Change%20Register/AllItems.aspx

Sponsor
Persona responsable de Yanacocha que autoriza y aprueba el cambio.

 RESPONSABILIDADES

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Gerentes de Departamento
 Liderar el proceso de gestión de cambio y asegurar que se cuente con los recursos necesarios (financieros,
de personal y de tiempo).
 Asegurar la implementación, administración y cumplimiento de este procedimiento antes de implementar los
cambios.
 Hacer el seguimiento del progreso de los cambios dentro del Registro de Gestión del Cambio.

Sponsor
 Aprobar los cambios propuestos por los propietarios del cambio de las áreas bajo su cargo, según el nivel de
aprobación requerido por la Matriz de Gestión de Cambio (Anexo 1).

Especialistas técnicos
 Ayudar en el proceso de Gestión del Cambio en base a su conocimiento técnico y experiencia.
 Contribuir y participar en el proceso de identificación de impactos que generará el cambio y sus controles
respectivos.
 Identificar requisitos técnicos para mitigar los impactos que generará el cambio.
 Contribuir en la verificación del cambio, a fin de que éste sea implementado según lo acordado, autorizado y
diseñado.

Propietario del Cambio

 Aplicar el proceso de Gestión de Cambio de acuerdo al presente estándar para cambios propios de
Yanacocha o los que involucren a las empresas contratistas bajo su cargo.
 Asegurar que se identifiquen y se involucren en el proceso los Grupos de Interés y Especialistas Técnicos
según el cambio propuesto.
 Ingresar la información del Cambio en el Registro de Gestión del Cambio de Prospector.
 Verificar que se sigan los procesos de Gestión de Cambio apropiados y que se completen todas las acciones
y aprobaciones para sus proyectos.
 Comunicar el cambio y sus impactos de manera oportuna a las áreas involucradas.

Área de Salud y Seguridad

 Brindar soporte para el cumplimiento del presente estándar.
 Auditar de manera aleatoria el cumplimiento del estándar.

 DECRIPCIÓN

LINEAMIENTOS DEL ESTANDAR

 Todo cambio permanente, temporal o de emergencia debe ser registrado en el Prospector, siguiendo los
pasos que se indican a continuación:

Paso 1: Propósito del Cambio

 Describir la situación y el estado actual del problema o proceso que se propone cambiar (nuevas
instalaciones, modificaciones o cambios a las instalaciones, equipos, materiales, procesos, sistemas,
programas o recursos de Yanacocha, incluye cambios influenciados por factores externos a la empresa).
Identificar por qué se propone ese cambio.
 Describir la propuesta del cambio. Identificar qué áreas y departamentos de la operación serían impactados.
 Objetivo de este cambio. Identificar cómo esto ayudará a la mejora de la compañía
 Identificar a las partes interesadas internas y externas asociadas a un cambio y programar la fecha para el
envío de la información a los interesados.

Paso 2: Evaluación Inicial de los Impactos

 Utilizando la Matriz de Gestión de Cambio (Anexo 1) Identifique el nivel de riesgo del cambio propuesto para
definir la jerarquía de aprobaciones y las personas involucradas en la evaluación del impacto.
 Convocar a una reunión para realizar la evaluación inicial de los impactos del cambio con la participación de
las partes interesadas relevantes. Los cambios de nivel bajo y medio pueden incluir miembros dentro de un
equipo o departamento, mientras que los impactos altos y extremos pueden necesitar involucrar a las partes
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interesadas de otros departamentos.

 La evaluación debe enfocarse en los impactos conocidos y/o potenciales que surjan del cambio. Como parte
de esta evaluación, el equipo debe considerar las categorías de impacto y los tipos de impacto como se
muestra en las listas siguientes:

Tipos de Impacto (Áreas):

 Medio Ambiente
 Exploración
 Relaciones Externas
 Salud
 Legal
 $ Pérdida operacional
 Producción
 Costo del proyecto
 Cronograma del proyecto
 Seguridad
 Security

Categorías de impacto:
 Presupuesto / plan de negocios
 Contratistas / Proveedores
 Costos / Recursos
 Diseño de ingeniería
 Medio ambiente
 Herramientas de equipamiento
 Interesados externos
 Instalaciones / Servicios
 Legal / Permisos / Compromisos
 Materiales / productos químicos / subproductos
 Estructura organizativa / listas
 Programas / Procesos / Procedimientos
 Software
 Entrenamiento
 Otro

 Registrar los impactos del cambio y controles relacionados.

 Para el diseño definitivo del cambio, los elementos que deben considerarse, en caso aplique, serán:
 Lecciones aprendidas de evaluaciones de riesgo y cambios previos
 Alcance del trabajo, planos (para estructuras permanentes y temporales PCS-IN-PR-014),
especificaciones, documentos contractuales
 Identificaciones de riesgos y evaluaciones de riesgos adicionales a medida que el plan se desarrolla
 Permisos y aprobaciones requeridos
 Requisitos legales aplicables y compromisos voluntarios
 Recursos necesarios: finanzas, tecnología, equipo, material, personas (experiencia, habilidades,
capacidades, etc.)
 Actualizaciones de administración de contratos según sea necesario
 Necesidad de revisar o desarrollar nuevos procedimientos
 Capacitación requerida
 Identificación de las personas que requieren información durante la vida del proyecto y cómo se
entregará la comunicación
 Controles operacionales que se utilizarán en Salud y Seguridad, Medio Ambiente y otras normas
relevantes.
 Planes de respuesta a emergencias: identifique qué podría salir mal y medidas de contingencia
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 Monitoreo e inspección - para verificar la calidad del trabajo, equipo, materiales

 Registros relevantes
 Requisitos de auditoría y revisión durante y después del proyecto: lecciones aprendidas
 Aspectos de control de procesos y sistemas de seguridad automatizados: sensores, PLCs o
similares, actuadores, pruebas y mantenimiento preventivo
 Los bypass (también denominados jumpers o puentes) de los sistemas de control de procesos,
sistemas de seguridad automatizados o interlocks.
 Otros
 Después de la evaluación, se concluirá si el cambio es aprobado, rechazado o requiere controles
adicionales. Los controles aprobados deberán ser ingresados en el sistema Cintellate.

Paso 3: Implementación del Cambio

 El plan de implementación deberá ingresarse o adjuntarse en el Registro de Gestión del Cambio de
Prospector y comunicarse a todas las partes interesadas pertinentes para garantizar que se implementen los
controles necesarios. Se debe hacer seguimiento para identificar cualquier desviación.
 Se implementará un plan de comunicación de los cambios, para generar conciencia y entendimiento por
parte de los interesados o impactados. Se deben evaluar los casos, basados en los riesgos, en que se
requiera entrenamiento de los interesados o impactados.
 El trabajo relacionado con el cambio se gestiona como para cualquier proyecto, con planes y cronogramas,
responsabilidades declaradas y recursos asignados.
 El área o empresa asignada para el proceso de construcción o ejecución del cambio deberá contar con la
constancia del Propietario del Cambio (correo generado por el sistema al completar el tercer paso), y el
número de registro en el sistema para poder iniciar su trabajo.

Paso 4: Evaluación del Cambio

 Se requiere que el propietario del cambio supervise, revise y documente la finalización de las acciones
dentro del plan de implementación en el Registro de Gestión del Cambio. Se revisará el estado de los
proyectos para garantizar que las acciones se hayan completado y que los controles implementados para
administrar el cambio sean efectivos.
 Una vez completado el cambio debe evaluarse para identificar si fue exitoso; es decir, si se obtuvieron los
resultados esperados y los controles propuestos han sido efectivos, registrando comentarios y lecciones
aprendidas. El seguimiento se llevará a cabo después de 90 días de haber implementado el proyecto.

 FORMATOS / REGISTROS ANEXOS

 Registro de Gestión del Cambio http://myprospector.newmont.com/programs/ims/cm/SitePages/Home.aspx

 DOCUMENTOS ASOCIADOS Y/O DE REFERENCIA

 NEM-IMS-STA-013 Management of Change Standard
 NEM-IMS-GDL-013 Management of Change Guideline

 ANEXOS
 Anexo 1: Matriz de Gestión de Cambio

Elaborado Revisado Control Aprobado

Juan Salazar Fernando Guerrero Sandra Pajares Isidro Oyola

01.04.19 08.04.19 15.04.19 22.04.19

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SALUD Y SEGURIDAD ANEXO 1: MATRIZ DE GESTIÓN DE
CAMBIO
Calificación de impacto NIVEL 1 NIVEL 2
BAJO MEDIO
Cambios del Site / Regionales ¿A qué equipo impacta el Departamento o parte de la
Equipos o Grupo de Trabajo
cambios o causa interés? operación
Sponsor Líder del Equipo / Supervisor Superintedente
Comunicación Discusión durante las reuniones del equipo / Discutido y enviado por
reunión de seguridad. correo electrónico a (los)
Departamento(s).
Tiempo de comunicación antes de hacer cambios Según sea necesario para garantizar que Mínimo 1 semana para
cada persona en el equipo esté al tanto del asegurar que todos los
cambio. empleados del
departamento estén al
tanto del cambio.
Documentación para el cambio Hojas de reuniones del equipo con firmas o Grabar en CMS, hojas de
registro del Supervisor electrónicamente reuniones del equipo con
firmas.
Ejemplos del Site / Regionales Cambiar a un trabajador a un nuevo horario Cambios a un
de guardia para cubrir una deficiencia en el procedimiento de trabajo o
número de personal SOP que afecta a un
departamento.
Cambio de tamaño en la
chancadora primaria que
afecta a los departamentos
de Procesos y Minas, pero
no a toda la operación.
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NIVEL 3
ALTO
Todo la Operación
Miembro de SLT
Discutido en reuniones del
equipo y enviado por correo
electrónico a todo el
personal de la operación
Mínimo 2 semanas para
asegurar que todos los
empleados estén al tanto
del cambio.
Registre en CMS, hojas de
reuniones del equipo con
firmas, el equipo de
liderazgo del site dan
conformidad a la hoja de
aprobación.
Implementación de un
nuevo sistema de seguridad
de acceso al lugar.
Cambios en el
procedimiento de empleo
comunitario.
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Cambio relacionado
con el desarrollo de
NIVEL 4 NIVEL 5 capital
ALTO EXTREMO
Cambio (s) de nivel regional A todas las regiones
Proceder de acuerdo a lo establacido en los procesos de Stage Gate
Miembro de RLT Equipo Regional de Liderazgo
Discutido en la (s) reunión (es) Comunicación regional del
del equipo del Departamento y Sponsor del ELT y discutido en
por correo electrónico en toda la reuniones del equipo de liderazgo.
región. Evaluar la necesidad de involucrar
Evaluar la necesidad de involucrar agencias regulatorias o
a la Comunidad / Grupos de gubernamentales
Interés externos.
Mínimo 2 semanas para asegurar Mínimo 2 semanas para asegurar
que todos los empleados estén al que todos los empleados estén al
tanto del cambio. tanto del cambio.
Registre en CMS, hojas de Registre en CMS, hojas de
reuniones del equipo con firmas, reuniones del equipo con firmas,
Departamento y Gerentes Liderazgo regional da
Generales dan conformidad a la conformidad a la hoja de
hoja de aprobación. aprobación.
Cambios en un documento de Cambio de los planes LOM que Expansión del molino
Región o SOP que afecta a impactan el proceso y otras áreas de Procesos.
múltiples operaciones, funcionales, así como los planes Proyecto de Central
departamentos y funciones. de desmantelamiento y cierre. Eléctrica
Construcción de un cruce a Reducción de la mano de obra. Proyecto de extensión
desnivel sobre un camino del TSF.
público. Instalación de Planta
de tratamiento de
agua.