La Contabilidad como sistema de información para la toma de decisiones

Por lo general la contabilidad puede ser percibida sólo como sinónimo de

numerosos cálculos, que tienen como fin el cumplimiento de las obligaciones
legales, tal es el caso de la declaración de impuestos. A pesar de que la
contabilidad es reconocida actualmente como una de las herramientas más
importantes que ayudan a la gestión empresarial, es muy frecuente encontrarnos
como muchos dueños y gerentes de empresas, no le dan la importancia que
merece a la contabilidad en la planificación y la toma de decisiones, dejándose
llevar únicamente por las experiencias de otras empresas ó por opiniones
personales subjetivas.

En una época de declive desde el punto de vista económico, como el actual, en

el que se experimenta lo que técnicamente se puede considerar como una
recesión, hay que hacer uso más que nunca, de herramientas que nos permitan
hacer una proyección lógica de la situación económica, financiera y patrimonial
de una compañía, analizar su evolución y realizar evaluaciones comparativas en
el tiempo y respecto de otras empresas. La contabilidad para muchos es
percibida como una herramienta a utilizar en el mundo de los negocios, la cual
nos proporciona información útil que debería influir directamente en la toma de
decisiones de una empresa.

Desde nuestro punto de vista, actualmente en nuestro país no creemos que se

pueden encontrar recetas mágicas en la contabilidad, para el éxito de una
organización, sin embargo, esto no quiere decir que las empresas no deban
intentar utilizar esta herramienta para aumentar su competitividad y mitigar los
efectos de la coyuntura desfavorable.

En líneas generales podemos definir la contabilidad como: una técnica, de las

Ciencias Sociales, que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio de
las empresas y de los individuos, con el fin de servir en la toma de decisiones y
control, presentando la información, previamente registrada, de manera
sistemática y útil para las distintas partes interesadas. La contabilidad de una
empresa puede ser llevada de manera manual o computarizada.

La contabilidad se dio origen en épocas muy remotas cuando el hombre se veía

obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no
bastaba para guardar la información requerida. Se ha demostrado a través de
diversos historiadores que en épocas como la egipcia ó romana, se empleaban
técnicas contables que se derivaban del intercambio comercial.

En pocas palabras la contabilidad tiene las siguientes funciones:

 Proporcionar una imagen numérica de lo que sucede en la vida y en la

actividad organizacional.
 Registrar y controlar las transacciones de la organización con exactitud y
rapidez.
 Fuente variada, actualizada y confiable de información para la toma de
decisiones.
 Proteger los activos de la organización mediante mecanismos que
evidencien en forma automática y oportuna la malversación de fondos o
sustracción de activos.
 Explicar y justificar la gestión de los recursos.
 Preparar estados financieros.

Ahora bien, el enfoque de la contabilidad que permite planificar todo lo que se

quiere llegar a ser en un futuro, es decir, los planes a largo plazo y tomar
decisiones, es lo que se denomina Contabilidad Gerencial. La contabilidad
suministra a los gerentes información necesaria para las operaciones diarias y
también para la planeación a largo plazo.

Los objetivos de la Contabilidad Gerencial, como ya dijimos son entregar a los

altos ejecutivos de la empresa la información como herramienta necesaria para
una correcta y acertada toma de decisiones que le permitan lograr las metas,
objetivos y misiones de su responsabilidad, como también controlar las
responsabilidades del personal a su cargo en el logro de los objetivos de la
empresa y efectuar las correcciones necesarias en forma oportuna.
La Contabilidad gerencial, uno de los sistemas de control formalizado por
excelencia, puede ser utilizado para facilitar el proceso de control a través de la
elaboración y confección del presupuesto (proceso de planificación) y del cálculo
y análisis de las desviaciones (proceso de evaluación). Para ello es necesario
conocer cuál es el resultado de cada una de los centros que componen la
empresa. Mediante la formulación de los objetivos y la elaboración de los
presupuestos se señala cuál es el comportamiento hacia el que deben orientarse
los miembros de la organización y se motiva para su logro (control a priori). Por
otro lado, mediante el análisis de desviaciones se evalúa si este comportamiento
ha sido congruente con los objetivos establecidos (control a posteriori).

De todo lo anterior, se deduce que la contabilidad de tipo gerencial funciona a su

vez como una importante herramienta de control y planificación estratégica.
Sucede que estimula en la mayoría de ocasiones un empleo más eficiente u
óptimo de los recursos de la empresa y mayores grados de sinergia entre los
distintos ámbitos o departamentos de esta.

En otro orden de ideas y como objetivo fundamental de este ensayo es

importante mencionar, que el proceso en la toma de decisiones en las
organizaciones tiene especial importancia, por cuanto el éxito y el cumplimiento
de las metas están asociadas con la calidad de las decisiones que tomen los
gerentes ó directivos.

En este sentido, podemos decir que la información juega un rol relevante en esta
toma de decisiones, es por esto que el Sistema de Información económico
financiero constituye uno de los principales pilares de las empresas, su misión
es proveer de la información adecuada de todos los niveles de ella,
principalmente en apoyo de las decisiones Gerenciales. La contabilidad forma
parte del sistema de información de la empresa y cumple un rol relevante en su
funcionamiento.

La contabilidad como sistema de información trata de reunir datos de

naturaleza contable y procesarlos utilizando un sistema adecuado de
procesamiento; crear y mantener archivos contables y producir información
contable que sea útil a distintos usuarios. los datos utilizados para la confección
 del sistema de información contable surgen de los llamados documentos o
comprobantes comerciales, los cuales son las constancias escritas de las
operaciones que efectúa la empresa, las mismas pueden ser:

 De origen interno: son emitidos por la propia organización. Pueden ser:

- De uso interno: son emitidos por la propia organización, es decir los emite la
organización para que sean utilizados dentro de la, propia organización, es decir
no son enviados a persona u organización fuera de la misma.
- De uso externo: son destinados para personas u organizaciones fuera de la
misma. Estos últimos son emitidos en más de un ejemplar para que el original le
quede al destinatario y el duplicado a la organización.
 De origen externo: son los emitidos por otras organizaciones o personas y llegan
a la organización para dar cuenta de determinadas operaciones.

Entre los documentos comerciales de uso más frecuente podemos encontrar los
siguientes: factura, ticket, recibo, remito, nota de débito, nota de crédito,
resumen de cuenta, cheque, pagaré y boleta de depósito bancaria.

Para ampliar la información anterior podemos decir que los documentos

comerciales tienen las siguientes funciones:

Sirven de constancia de las operaciones realizadas: de ahí su denominación de

comprobantes, por cuanto comprueban lo que se ha efectuado, por ejemplo, en
una compra se emite una factura que comprueba quien es el comprador, quien
es el vendedor y la fecha de operación. Sirven como información de las
operaciones efectuadas: adecuadamente archivadas, pueden ser consultadas
en cualquier momento para recordar aspectos de la operación. Sirven de base
los registros contables: todas las operaciones dan lugar a anotaciones en
determinados libros, llamados libros o registros contables. En estos libros se
anota en la mayoría de los casos de acuerdo a los datos que surgen de los
documentos comerciales. Facilitan la tarea de fiscalización y control fiscal:
algunos comprobantes deben tener el diseño y contenido establecido por la para
evitar la evasión fiscal, es decir el ocultamiento de las operaciones para eludir
el pago de impuestos. Los comprobantes deben estar adecuadamente
archivados, es decir guardados de manera ordenada para que puedan ser
localizados cuando se los necesite. Estos archivos pueden ser agrupados según
 criterios diferentes: Por orden cronológico, numérico ó alfabético. También es
posible combinar estos archivos, por ejemplo: se archivan todas las facturas por
orden cronológico y dentro de las que correspondan a cada día por orden
numérico.

Así mismo, en este punto es necesario mencionar las características principales

del Proceso Contable, el cual es un Sistema de Información que conlleva las
operaciones que realiza la empresa desde el inicio de su actividad hasta una
fecha determinada llamada fecha de cierre de ejercicio, terminando todo con la
emisión de un informe contable a la fecha de cierre.

Durante este período se hacen anotaciones en los libros de contabilidad en base

a los comprobantes comerciales. Este proceso consta de tres etapas:

 INICIO: el inicio del proceso puede ocurrir en dos circunstancias:

ü cuando se constituye la empresa: que es el momento donde el dueño o dueños
hacen el aporte de capital. ü cuando el negocio ya está constituido, en este caso
el inicio del proceso contable será cuando comienza un nuevo período
económico.
 OPERACIONES: son las transacciones que realiza la empresa con motivo de
sus negocios. Podemos distinguir entre: ü Operaciones ordinarias: son las que
la empresa u organización hace todos los días: comprar, vender, cobrar o pagar.
ü Operaciones extraordinarias: son las operaciones que realiza de vez en
cuando, por ejemplo, comprar un inmueble, distribuir las ganancias entre los
socios.
 CIERRE: es el momento en que se termina un periodo contable y se procede al
cierre del ejercicio dando lugar a los informes contables. La fecha de cierre debe
ser fijada en el momento del inicio del negocio (generalmente el 31 de diciembre
de cada año) y debe mantenerse lo largo del tiempo.

Todo lo anterior resalta la relevancia que en la actualidad está adquiriendo la

contabilidad gerencial, que ha pasado de ser solo una herramienta auxiliar a ser
un instrumento eficaz, a través del cual, además de obtener información
relevante para la toma de decisiones, se puedan canalizar instrumentaciones
precisas tendentes a garantizar el éxito de la empresa.
En conclusión, la contabilidad hoy en día y para todas las empresas forma un
papel importante en el control, planeación y en la toma de decisiones porque es
gracias a ella y que actúa como un sistema de información, es que nos daremos
cuenta en lo que gastamos nuestro capital económico y como nuestros
productos o servicios dejando ganancia o perdidas. La contabilidad mientras
esté clara y correcta, brinda a la gerencia de la empresa su estado actual lo cual
permitirá decidir en que deben mejorar y cómo hacerlo, así el gerente tomara la
dirección de la empresa.