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Software-Projekt “QW”

First Concept Elaboration


Grundlegende Informationen

Verwendung

• Dieser Bericht dient lediglich interner Verwendung. Etwaige Weitergaben, Veröffentlichungen


oder Teilverwendungen werden nicht gestattet.

Allgemeines

• Dem Projekt wurde zum Mittel der Konzeption der Arbeitsname „QW“ gegeben. Dieser
repräsentiert im Nachfolgenden stets den Namen des Produktes.

• Der Inhalt dieses Papers dient als erster Entwurf einer konzeptionellen Ausgestaltung des
Projektes.
Thematiken

1 Überblick über Komponente und Funktionen

2 Diskussion Anwendungsfälle

3 Kosten und weitere Vorgehensweise


1 Erster Entwurf über
Komponente und Funktionen
Softphone Workflows
Ersatz eines herkömmlichen Effizientere Arbeitsabläufe
Telefons durch Softphone
Möglichkeit seitens der Unternehmen
Klarer USP in Richtung effizientere im Rahmen der Effizientsteigerung
Möglichkeitenfindung seitens der Arbeitsabläufe zu digitalisieren und
Unternehmen ihren Mitarbeitern Papier-Bürokratie zu verringern. Fokus
Home-Office anbieten zu können.
Basis-Software Zusätzliche Digitalisierungsmethode
durch möglichen Abbau klassischer
u.a. auf die Möglichkeit, notwendige
Workflows unabhängig des Arbeits-
platzes verrichten zu können.
Grundstein für Module Hardphones im Office gegeben.

Die Basis-Software soll das Grundgerüst darstellen, das Projects Intranet


unabhängig des modularen Abonnements standardmäßig
implementiert ist.
Projektsteuerung im Team Informationsgestaltung

Keine Konkurrenz zu sich am Markt Möglichkeit, klassische Funktionen


befindenden komplexen PM-Tools. eines Intranets, mit dem Hauptzweck
Fokus auf die Idee, Projekte zu der Informationsgewinnung der
digitalisieren, die normalerweise nicht Mitarbeiter, in einer zentralen
in einem Projektmanagement Tool Anwendung zu bündeln.
festgehalten werden und den
Unternehmen den Vorteil einer
smarten Team-Kommunikation bieten.

PwC
Unterscheidung der Berechtigungen
Übersicht über Profile

Systemadministrator Führungskräfte Normaler Anwender

▪Legt grundlegende ▪erhalten je nach ▪Keine speziellen


Einstellungen fest, die für Organisationsstruktur des Berechtigungen vorhanden
alle Anwender gelten Unternehmens verschiedene ▪Hat seine passende
Berechtigungen Führungskraft für
▪Kann das Programm bis zu
einem gewissen Grad ▪Sehen erweiterte Workflows hinterlegt
selbst konfigurieren Informationen ihrer
Mitarbeiter
▪Sind in Workflows integriert
Grundlegende Informationen

Anmerkungen

• Alle nachfolgenden Entwürfe dienen lediglich als erste Diskussionsbasis. Eine genaue
Modellierung über Funktionen soll gemeinsam erörtert werden.

• Rot geschriebene Inhalte sollten genauer hinsichtlich Machbarkeit und Nutzen untersucht werden.
Erste Übersicht über die Basis-Software
Grober Entwurf benötigter Funktionen

Zielsetzung
Die Basis-Software stellt das Grundgerüst des
Gesamtpaketes, das je nach modularer Beauftragung Dashboard Stammdaten
variiert, dar und muss sich somit flexibel an die
gebuchten Leistungen anpassen können. Textchat
Tracking

▪ In erster Linie soll die Basis-Software ein absolut intuitives


und ansprechendes Dashboard bieten.
Pop-Ups
▪ Die Basis-Software soll die Prozesse im Hintergrund
managen (Implementierung der Organisationsstruktur, der Erster
Stammdaten, …) Überblick
über
▪ Als standardmäßig implementierte Funktion sollte QW einen Funktionen
Textchat beinhalten.
▪ Ein weiterer Fokus liegt auf smartem Tracking und smarten
Auswertungen für Führungskräfte.
▪ Smarte Benachrichtigungen, die sich je nach modularer
Auswahl anpassen, runden die Effizienzsteigerung ab.
Legende Funktionen

Bedarfseinschätzung

• Die genannte Funktion entspricht einem Zusatz, der aus Absatzgründen


keine zwingende Notwendigkeit aufweist, im Rahmen einer schnellen
Implementierung allerdings vorteilhaft wäre.

• Die genannte Funktion entspricht einem Bedarf seitens der


Unternehmen und sollte nach Möglichkeit unter Beachtung des
Entwicklungsaufwandes implementiert werdne.

• Die genannte Funktion entspricht einem klaren USP und ist somit
notwendigerweise und unabhängig der zugrunde liegendenen
Entwicklungszeit zu implementieren.

PricewaterhouseCoopers GmbH WPG


Smartes Dashboarding

1 Aufbau und Funktionsweise 3 Bedarfseinschätzung

Das Dashboard dient als zentrale Landing-Page der Software. Es soll


intuitiv alle Informationen eines Mitarbeiters bündeln und klar
hervorheben, was seit seiner letzten Ansicht neu ist oder was ggf.
einer Aktion seinerseits bedarf.

• Übersicht über aktuelle/neue Aufgaben (to-dos)


• Übersicht über aktuelle Projekte
• Übersicht über letzte Chats
• Übersicht über aktuelle/neue Workflows 4 Kommentar
• Direkte Möglichkeit direkt im Dashboard zu interagieren (to-dos
verteilen, Chat eröffnen, Status eines anderen sehen, etc.)

Ansicht variiert beispielsweise für Führungskräfte und zeigt


gesonderte Informationen an. Beispiele:

• Wie viele meiner Mitarbeiter sind online?


• Feed: Wer wurde in anderen Abteilungen eingestellt?

PricewaterhouseCoopers GmbH WPG


Stammdaten

1 Aufbau und Funktionsweise 3 Bedarfseinschätzung

Erörterung während der Projektphase welche Stammdaten erfasst und


in welcher Art und Weise publiziert werden sollen.

Anpassungen müssen sich flexibel gestalten lassen hinsichtlich


modularen Abonnements (bspw. Zusatz-Stammdaten für Workflows
notwendig).

Teilweise Berechtigung zur Änderung von Stammdaten auf Seiten des


einzelnen Anweders, teilweise auf Seiten der Führungskraft und 4 Kommentar
teilweise auf Seiten des Systemadministrators.

PricewaterhouseCoopers GmbH WPG


Textchat

1 Aufbau und Funktionsweise 3 Bedarfseinschätzung

Der Textchat sollte sich an klassischen und bereits bestehenden


Textchats, z.B. Skype oder Google Hangouts, orientieren.

• Textmessages
• Emojis
• Bilder/Videos/Dokumente versenden
• Gruppenkonversationen
• „Online“, „Offline“, „auf Dienstreise“ und „Zuletzt online“ Funktion
• Zentrales Archiv, das einem Mitarbeiter alle empfangenen 4 Kommentar
Bilder/Videos/Dokumente anzeigt

Der Textchat sollte sich durch den Systemadministrator seitens des


Kundens einstellen lassen.

• Sollen Nachrichten archiviert werden? Falls ja, wie lange?


• Soll das Versenden von Bildern/Videos/Dokumenten erlaubt sein?

PricewaterhouseCoopers GmbH WPG


Benachrichtigungen

1 Aufbau und Funktionsweise 3 Bedarfseinschätzung

Einstellung kann individuell festgelegt werden.

Anwender erhält Pop-Ups über neue Chats, Aufgaben, Workflows oder


sonstige Benachrichtigungen.

Bspw. erhält er auch Benachrichtigungen, wenn eine Deadline für eine


Aufgabe oder ein Projekt näher rückt.

4 Kommentar

PricewaterhouseCoopers GmbH WPG


Tracking

1 Aufbau und Funktionsweise 3 Bedarfseinschätzung

Information darüber, von wo aus der Mitarbeiter gerade arbeitet.

MA ist online @ Office Frankfurt


MA ist online @ Office München
MA ist online @ Home-Office
MA ist online @ Geschäftsreise: Singapur.

Vorgesetzte können Statistiken entnehmen, von wann bis wann ihre


Mitarbeiter jeweils online waren. 4 Kommentar

QW startet [Customizing durch Systemadministrator möglich] i.d.R.


automatisch beim Start von Windows und arbeitet auch im
Background weiter, insofern das Fenster geschlossen wird.

Ggf. Idle-Tracking?

Achtung: Im späteren Verlauf hierfür Compliance-Check notwendig

PricewaterhouseCoopers GmbH WPG


Erste Übersicht über Modul: Softphone
Grober Entwurf benötigter Funktionen

Zielsetzung
Das Softphone soll Unternehmen den Vorteil bieten,
ihren Mitarbeitern auch im Home-Office eine smarte Softphone Telefonbuch
Kommunikationsmöglichkeit zu bieten.
Anrufbeant- Weiterleitung
Zudem bestehen Rationalisierungsmöglichkeiten worter
durch den Abbau klassischer Hardphones am
Arbeitsplatz.
Geräte- Ansagen
auswahl einsprechen
▪ Funktionsweise tendenziell über VOIP Erster
Überblick
▪ Automatische Konfiguration der passenden Nummer(n) des über
Mitarbeiters in den Stammdaten Funktionen
Lautstärke
▪ Fragestellung: Umgang mit Unternehmen, die eine einzelne
Telefonnummer haben, auf die mehrere zugreifen sollen?
▪ Funktionen rechts eingeblendet
Erste Übersicht über Modul: Workflows
Grober Entwurf benötigter Funktionen

Zielsetzung
Workflows, die sonst i.d.R. noch nicht oder nur durch
separate Anwendungen digitalisiert sind, anhand Reisekosten- Stunden-
smarter Strukturen zu vereinfachen. abrechnung buchung

Geschäfts- Urlaubs-
anträge
▪ Hauptaugenmerk liegt an der Pflege der reisen

Organisationsstruktur des Unternehmens


▪ Fragestellung: automatische Implementierung möglich bei Gehalts- Genehmigun
riesigen Unternehmen? abrechnung gen
Erster
▪ Lediglich ein erster Vorschlag rechts zu sehen Überblick
über
Sinnvoll wäre es hier, zunächst erstmal die
Funktionen
Hintergrundarbeit zu verrichten. Im späteren Verlauf
der Entwicklungszeit könnten ggf. Unternehmen
hinzugezogen werden, um den genauen Bedarf
ermitteln zu können.
Erste Übersicht über Modul: Projects
Grober Entwurf benötigter Funktionen

Zielsetzung
Projekete, die sonst nicht digital abgebildet werden,
sollen nun in einer smarten Übersicht bearbeitet
werden können.

▪ Beispiele: Weihnachtsfeier planen, Pitch Kunde XY,


Produktion Auftrag XY, Einstellungsprozess Job XY, …
▪ Mehrere Mitarbeiter können in das Projekt hinzugezogen
werden
▪ Einzelne Meilensteine werden mit Deadlines und
Zuständigkeitsperson markiert
▪ Status lässt sich intuitiv bearbeiten
▪ Dokumente lassen sich beifügen

- Raum für Diskussion -


Erste Übersicht über Modul: Intranet
Grober Entwurf benötigter Funktionen

Zielsetzung
Klassische Intranetfunktionen können nun in einer
Lösung integriert werden.

▪ Hauptaugenmerk liegt auf der Verbreitung von News,


Katinenplänen, Mitarbeiterevents, etc.
▪ Pflege erfolgt durch zuständige, vom Systemadministrator
berechtigte, Personen.

- Raum für Diskussion -


2 Diskussion Anwendungsfälle
Entwurfsplanung
Fragestellungen

Erstmalige Einrichtung

• Wie werden Benutzer zunächst eingerichtet? Kann eine Schnittstelle mit SAP aufgebaut werden,
um Stammdaten auszulesen und automatisch Benutzer einzurichten?

• Kann ein Single-Sign-On verwendet werden?

• Wie wird vorgegangen, wenn Unternehmen keine personalisierten Benutzer-Accounts haben?

• Wie pflegen wir dahinterstehende Logik ein? Sprich Organisationsstrukturen?

• Ein Unternehmen kauft einen neuen PC, wie kann QW eingerichtet werden?

• Schnittstelle mit SAP möglich für eingepflegte Daten in Workflows?

• Wie wird gesichert, dass keine missbräuchliche Verwendung erfolgen kann?

• Wie erfolgt der Login zu der mobile app? Im Falle (nicht) personifizierter Android/IOS Benutzer?
3 Projektvorgehen
und erste Kosten
Fragestellungen

Kosten / Projektvorgehen

• Welche Kosten fallen für die ersten Schritte der Entwicklung an?

• Soll ggf. eine Landing-Page illustriert werden?

• Werden bereits angefertigte Grafiken benötigt?

• Werden bereits Server bzw. Testumgebungen benötigt?

• Wie erfolgt auf technischer Sicht das Projektvorgehen?

Notwendigkeit der Anschaffung eines (FTP-) Servers zur Ablage von Daten.