ESTIMACION DE COSTOS, INGRESOS Y PRESUPUESTOS

1. COSTOS
Estimar los Costos es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los
recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. Las
estimaciones de costos son una predicción basada en la información disponible en un
momento determinado. Incluyen la identificación y consideración de diversas
alternativas de cálculo de costos para iniciar y completar el proyecto. Para lograr un
costo óptimo para el proyecto, debe tomarse en cuenta el equilibrio entre costos y
riesgos, como hacer en lugar de comprar, comprar en lugar de alquilar, y el intercambio
de recursos.
Por lo general, las estimaciones de costos se expresan en unidades monetarias (dólar,
euro, yen, etc.), aunque en algunos casos pueden emplearse otras unidades de medida,
como las horas o los días de trabajo del personal para facilitar las comparaciones,
eliminando el efecto de las fluctuaciones de las divisas.
Las estimaciones de costos deben refinarse durante el transcurso del proyecto para
reflejar los detalles adicionales a medida que éstos se conocen. La exactitud de la
estimación del costo de un proyecto aumenta conforme el proyecto avanza a la largo de
su ciclo de vida. Por consiguiente, la estimación de costos es un proceso iterativo de
fase en fase. Por ejemplo, un proyecto en su fase de iniciación puede tener una
estimación aproximada de orden de magnitud (ROM) en el rango de ±50%. En una etapa
posterior del proyecto, conforme se cuenta con más información, las estimaciones
pueden reducirse a un rango de ±10%. En algunas organizaciones, existen pautas sobre
cuándo pueden efectuarse esos refinamientos y cuál es el grado de exactitud esperado.
Los costos se estiman para todos los recursos que se asignarán al proyecto. Esto
incluye, entre otros, el personal, los materiales, el equipo, los servicios y las
instalaciones, así como categorías especiales tales como el factor de inflación o el costo
para casos de contingencia. Una estimación de costos es una evaluación cuantitativa
de los costos probables de los recursos necesarios para completar la actividad.

2. ESTIMACIÓN DE COSTOS E INGRESOS

Los costos e ingresos sumados a la programación de la producción para la actividad (la
escala de la operación) determinan la rentabilidad de las actividades generadoras de
ingreso, así como, la necesidad de contar con subsidios o con tasas cubiertas por los
usuarios, en el caso de los proyectos no dirigidos a la generación de ingresos.
A pesar de que las evaluaciones de mercado, la tecnología y la sostenibilidad deben
haber provisto la mayor parte de estos parámetros (precios del producto, costos de
inversión, etc.), en este punto todavía no se cuenta con un conocimiento total de los
distintos parámetros.
Un paso inicial importante es verificar y clasificar los costos. Las previsiones iniciales
acerca de los costos de los distintos componentes de la inversión se deben revisar;
además, los costos de la inversión, de la operación y los gastos generales, requieren
cada uno un tratamiento diferente.
 2.1. Verificación y clasificación de costos
La esencia del proceso de evaluar una inversión destinada a la generación de ingresos
se asienta en comparar los beneficios generados con los costos requeridos. Por
definición, solamente aquellos proyectos en los que los beneficios son mayores que los
costos, merecen implementarse. Esto es cierto incluso en el caso de inversiones no
destinadas a la generación de ingresos, proyectos sociales, medioambientales, o de
apoyo a la producción - conocer los costos es un prerrequisito para calcular el valor de
la inversión que se está considerando realizar y para calcular la cantidad necesaria
anualmente para cubrir los gastos de operación.
Para los proyectos destinados a la generación de ingresos es necesario estimar tanto
los costos de inversión como los distintos costos e ingresos que se generan de la
operación de proyecto.
Es fácil que un solicitante, lleno de entusiasmo acerca de su propuesta, subestime los
costos de un proyecto o que los asigne a la categoría equivocada; y esto cause errores
en el cálculo de los requerimientos de financiamiento. El proceso de preparación de un
perfil de proyecto en el campo pone poco énfasis en la verificación de costos - los
mejores estimados son aceptables cuando se trabaja al nivel del perfil. Por lo tanto,
como primera tarea en el proceso de formulación y evaluación, los solicitantes y su
asesor deben examinar los costos previamente identificados, a fin de:
 Determinar si los costos iniciales se han asignado a las categorías correctas
(inversión inicial, reemplazo de los ítems de inversión, operaciones anuales,
gastos generales);
 Desglosar los costos generales en sus componentes específicos, v.g. desglosar
el costo general estimado de un edifico en componentes como: preparación del
terreno y acceso al mismo; los cimientos, la construcción por metro cuadrado;
acabados (eléctricos y de plomería); mobiliario, etc.;
 Identificar los costos no incluidos anteriormente, v.g. asistencia técnica,
capacitación, requerimientos legales o sanitarios, mitigación del impacto
ambiental, mejora de vías de acceso;
 Verificar la validez de los costos a utilizarse en el contacto directo con los
vendedores, transportadores, ingenieros y otros especialistas del área.
Los diferentes costos de un proyecto se pueden desglosar en tres categorías
principales:
a) Las inversiones y su reemplazo periódico:
b) Los costos de producción (que por lo general varían según la escala de la
manufactura);
c) Los costos o gastos generales (que generalmente no varían a consecuencia de los
cambios en la magnitud de la producción).
A continuación, se presenta una descripción breve de cada una de las categorías de
costos.
 3. El PRESUPUESTO
Según Burbano y Ortiz (2004) un presupuesto es un es la estimación programada, de
manera sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por
un organismo en un periodo determinado. También dice que el presupuesto es una
expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la
administración de la empresa en un periodo, con la adopción de
las estrategias necesarias para lograrlos.
Por otra parte, la Asociación de Educación Radiofónica de Ecuador (2007) lo define
como una plan integrador y coordinado que expresa en términos financieros con
respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un
período determinado con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.
Pere, N. (2000) sostiene que un presupuesto es un plan detallado en el que figuran
explícitas tanto las previsiones de ingresos como las necesidades de adquisición
y consumo de recursos materiales y financieros para un determinado período
de tiempo.
Muñoz Amato (1999) señala que es un plan de acción expresado en términos
financieros. Conjunto de decisiones que van a determinar los propósitos de
una empresa y los medios para lograrlos, incluyendo las disposiciones de los recursos
materiales y humanos, las formas de organización, los métodos de trabajo y las
medidas de tiempo, cantidad y calidad.
Por último, Allen y Rachlin (2001) definen el presupuesto como el resultado de
un proceso gerencial que consiste en establecer objetivos, estrategias y elaboración de
planes que forman parte del proceso de administración.
Las definiciones anteriores nos permiten aseverar que un presupuesto es un plan que
nos permite controlar los ingresos y gastos de una organización para sus metas y
objetivos en un período determinado de tiempo.
3.1. FINALIDAD DEL PRESUPUESTO
Varios ejemplos de la utilización de presupuesto, puede ser el caso de un(a) jefe(a)
de familia que mensualmente estima el monto de sus entradas y del uso que dará a las
mismas con el fin de mantener un control sobre sus ingresos, gastos e inversiones ya
que de lo contrario gastaría todo lo que gana desmedidamente y no podría establecer
prioridades en el hogar. En las empresas los presupuestos cumplen la
misma función señalada anteriormente, claro está que el proceso de presupuestación
en las empresas tienen diversos niveles de complejidad pero se orientan por el
mismo objetivo.
Las finalidades de los presupuestos son las siguientes:
* Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.
* Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.
* Coordinar y relacionar las actividades de la organización.
* Lograr los resultados de las operaciones periódicas.
 3.2. FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS
La función principal de un presupuesto es el Control Financiero de la organización, sin
embargo su utilidad depende, en gran medida, de la propia dirección de la empresa u
organización. Sin embargo, de manera ideal se espera que un presupuesto proporcione
lo que sigue a continuación:
* Una herramienta analítica, precisa y oportuna.
* La capacidad para pretender el desempeño.
* El soporte para la asignación de recursos.
* La capacidad para controlar el desempeño real en curso.
* Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos.
* Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros.
* Capacidad para emplear el desempeño pasado como guía o instrumento
de aprendizaje.
* Concepción comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del presupuesto
anual.
3.3. IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS
Lozano y Otros (2001) señalan, al respecto los siguientes aspectos:
* Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: Utilitaristas (compañías
de negocios), no- utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales,
conglomerados) y pequeñas empresas.
* Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las
operaciones de la organización.
* Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en
unos límites razonables.
* Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y
direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
* Facilitan que los miembros de la organización.
* Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de
acción.
* Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución
de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma
de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.
* Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las
necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan
asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria.
 CASO PRACTICO COSTOS ESTIMADOS

Ejercicio # 1

Manufacturas La estimada c.a es una empresa departamentalizada, con dos

departamentos en el área de producción, teniendo saldos iniciales de productos en proceso
para el mes de octubre del año 200X. A continuación se presenta la siguiente información:

Producción en Unidades DPTO. A DPTO. B

En Proceso Inicial 1.600 200
Terminadas y Transferidas 3.400 1.800
En proceso Final 1.000 1.800

Todas las unidades en proceso se encuentran 100% en cuanto a materiales y 50% con
respecto a los costos de conversión. El inventario inicial de productos terminados es de
100 unidades. Se vendieron 1.200 unidades en el mes.

Costos Unitarios Estimados DPTO. A DPTO. B

Materiales 50 ____
Mano de Obra 40 44
Costos Indirectos de Fabricación 30 18
Total 120 62

Costos Incurridos en el mes DPTO. A DPTO. B

Materiales 145.600 ____
Mano de Obra 111.600 130.000
Costos Indirectos de Fabricación 68.200 52.000

Se requiere:
Informe de Costos Estimados
Contabilización por el método parcial, real y uniforme.
Estado de costo de producción y venta estimado y real.
 SOLUCIÓN

Paso Nº 1

Realizar el informe de costos estimados para ambos departamentos:

Departamento A:

1.-Costo del Producto en Proceso Inicial al costo estimado.

Materiales 1.600 x 50 Bs. = 80.000Bs.

Costo de Conversión 800 x 70Bs. = 56.000Bs.

Total 136.000Bs.

Nota: Hay que recordar que el costo real del mes anterior pasa a ser el costo estimado
para el próximo período.

2.-Producción Equivalente departamento A, tomando en cuenta el Método PEPS de

inventario.

Materiales Costos de Conversión

Terminadas y Transferidas 3.400 3.400

En proceso final: 1.000

1.000 x 50% 500

Menos Proceso Inicial

1.600 x 50% 1.600 800

Producción equivalente 2.800 3.100

3.-Costos del Período:
Estimado Real Variación

Materiales ( 2.800 x 50) 140.000 145.600 (5.600)

Mano de Obra (3.100 x 40) 124.000 111.600 12.400

Costos Indirectos (3.100 x 30) 93.000 68.200 24.800

Total variación 31.600

4.-Cálculo de la Variación Unitaria:

Estimado Real Variación

Materiales 50 (145.600/2.800) 52 (2)

Mano de Obra 40 (111.600/3.100) 36 4

Costos Indirectos 30 (68.200/3.100) 22 8

Costos Unitarios 120 110 10

5.-Costo del Producto en Proceso Final:

Estimado Real Variación

Materiales (1.000 x 50) 50.000 (1.000 x 52) 52.000 (2.000)

Mano de Obra (500 x 40) 20.000 (500x36) 18.000 2.000

Costos Indirectos (500 x 30) 15.000 ( 500 x 22) 11.000 4.000

Total 85.000 81.000 4.000

Departamento B:

1.-Producción Equivalente:

Costos de Conversión
Terminadas y transferidas 1.800

Proceso final (1.800 x 50%) 900

Menos Proceso Inicial ( 200 x 50%) 100

Total Producción Equivalente 2.600

2.-Costo del producto en proceso Inicial:

Materiales (Dpto. Anterior) 200 unidades x 120Bs.@ 24.000

Mano de Obra Y C.I.F 100 unidades x 62Bs. = 6.200

Total Proceso Inicial 30.200

*Producción Efectiva 100 unidades x 70 Bs. 7.000

Total Costo Real del Proceso Inicial 37.200

Los 120 Bs. del costo unitario total proviene del costo unitario total transferido del
Dpto.A al Dpto.B

* Las unidades en proceso inicial, deben terminarse en este período, por lo que al costo
del inventario inicial, debe agregársele, el costo del período actual de mano de obra y de
carga fabril, puesto que en este departamento no se incorporan materiales a la producción.

3.-Costos del período

Estimado Real Variación

Dpto. Anterior (3.400 x 120) 408.000 380.400 27.600

Mano de obra ( 2.600 x 44 ) 114.400 130.000 (15.600)

Costos Indirectos (2.600 x 18) 46.800 52.000 (5.200)

Total 569.200 562.400 6.800

4.-Variación Unitaria

Estimado Real Variación

Mano de Obra 44 (130.000/2.600) 50 (6)

Costos Indirectos 18 (52.000/ 2.600) 20 (2)

Total 62 70 (8)

5.-Costo del Inventario Final de Productos en Proceso

Estimado Real Variación

Dpto. Ant. (1800 x 120) 216.000 (1.800 x110) 198.000 18.000

Mano de Obra ( 900 x 44) 39.600 ( 900 x 50) 45.000 (5.400)

Costos Indirectos (900 x 18) 16.200 (900 x 20) 18.000 1.800

Total 271.800 261.000 10.800

2.-Demostración del costo real transferido y vendido

Costo Estimado Costo Real Variación

Departamento A ( 3.400 Unidades)

1er. Lote. 1.600 Unidades:

Inv. Inic. P.P. Mat. 1.600 x 50 = 80.000

Inv. Inic. C.C 800 x 70 = 56.000
 136.000
Prod. Efectiva ( 800 x 58) 46.400

1.600 x 120 = 192.000 Total 1.600 unidades 182.400 9.600

2do. Lote 1.800 Unidades:
1.800 x 120 = 216.000 (1.800 unid. X 110) 198.000 18.000

408.000 Total costo transferido DPTO. B 380.400 27.600

DEPARTAMENTO B ( 1.800 unidades)
3er. Lote 200 unidades
Dpto. Anterior 200 x 120 = 24.000
Inv. Inc. Prod. P. CC 100 x 62 = 6.200
30.200
Producción Efectiva. 100 x 70 = 7.000
Total 3er. Lote 37.200

200 x 182 = 36.400 4to. Lote 1.600unidades: (800)

1er.lote Dpto. A 1.600unid. 182.400
Prod. Efectiva 1.600 x 70 112.000 294.400
1.600 x 120= 192.000 9.600
1.600 x 182 = 291.200 Total transferencia al A.P.T 331.600 (12.800)
327.600 (4.000)

Notas:
1. La producción efectiva presentada en el Dpto. A, corresponde a los costos reales
del período, incurridos para terminar las unidades en proceso inicial. Los 58Bs.
de costo unitario, es la suma de los costos unitarios de mano de obra y carga fabril
reales del período solamente, puesto que en cuanto a materiales se incorporaron
al inicio de la producción en un 100%
2. La producción efectiva presentada en el Dpto. B, corresponde a los costos reales
del período, incurridos para terminar las unidades en proceso inicial en cuanto a
mano de obra y carga fabril. Los 70Bs. de costo unitario corresponde a la suma
de los costos unitarios reales de mano de obra y carga fabril ( 50Bs. + 20Bs.)

Demostración del costo vendido.

Costo Estimado Costo Real Variación

COSTO DE VENTA ( 1.200 unidades)

100 x 182 = 18.200 1er. Lote 100 x 182 = 18.200 ………….

200 x 182 = 36.400 2do. Lote ( 200Unds.) = 37.200 (800)

3er. Lote 294.400

Menos Inv. Final
900 x 182 = 163.800 Prod. Terminados (700 x 180 )126.000
168.400 (4.600)
218.400 Total 223.800 (5.400)