63000D26 PDF

UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y
CONTADURÍA PÚBLICA
PROPUESTA DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS APLICADO

AL PROCESO DE CUENTAS POR COBRAR-COBROS DE LA EMPRESA
GLOBAL CONTROL C.A.
AUTORAS
BRACAMONTE, YOSELIN
CARBALLO, MARIADELA
GARCÉS, YOLANDA
BÁRBULA, AGOSTO DE 2003.

INTRODUCCIÓN
Toda empresa en algún momento necesita documentar el trabajo que realizan los empleados
para poder responder a situaciones de absoluto desconocimiento debido a la ausencia de
herramientas necesarias para solventar dificultades. Es por ello, que los manuales
representan un medio de comunicar las decisiones de la administración concernientes a la
organización, normas, políticas y procedimientos en las diferentes áreas de la empresa y, su
diseño, tiene la finalidad de mantener informado al personal de los cambios existentes.
Ahora bien, por ser el manual una vía para simplificar el trabajo de los empleados, además
de garantizar la eficiencia operativa, es un recurso necesario para cualquier empresa tanto
del ramo industrial como comercial. En el caso de Global Control, C.A., empresa en
estudio, surge la necesidad de diseñar un manual de normas y procedimientos en el proceso
de cuentas por cobrar-cobros para que los empleados que allí laboran puedan conocer aun
más las actividades, funciones y normas que deben seguir, para así, omitir errores e
irregularidades en las operaciones.
En tal sentido, surge el análisis de la problemática en el proceso de cuentas por cobrar-

cobros de la empresa Global Control, C.A. debido a que este proceso se considera
fundamental para incrementar los ingresos y así maximizar el valor del negocio.
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema

En toda organización es indispensable la documentación de las actividades que desempeñan
sus empleados, sobre todo en las áreas más importantes en donde se desenvuelve la
empresa. Es por ello que, al transcurrir el tiempo y las exigencias del entorno, los manuales
se han convertido en un instrumento imprescindible para una empresa que busque mantener
el control adecuado de las operaciones. Los manuales de acuerdo a la definición del autor
Catacora (1997:74): “son documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados
para documentar y comunicar los procedimientos contables y no contables. Consiste en la
organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados bajo el esquema
de una especie de libro actualizable”.
De allí que, en cualquiera de sus modalidades, los manuales sean necesarios dentro de la
organización ya que sirven de guía para la ejecución de las tareas de los empleados, la
evaluación de la eficiencia operacional, y además, permiten que las personas que laboran en
la organización conozcan sobre los objetivos, políticas, normas, procedimientos, funciones
y autoridad que rigen dentro de la misma. En
adición, puede decirse que los manuales permiten sistematizar los procedimientos que
emplea una empresa para organizar la información de forma tal que se agilice el trabajo,
evitando así, que la información sea redundante.
Toda gran organización, generalmente, cuenta con un manual de normas y procedimientos

que permite un mayor control en sus operaciones, y por ende, una mayor eficiencia en la
ejecución de los procesos; sin embargo, hay que reconocer que en los casos de las medianas
y pequeñas empresas son pocas las que cuentan con este instrumento de organización
debido a que generalmente éstas son manejadas por sus propios dueños, los cuales
consideran que poseen el control de la misma, sin tomar en cuenta que al transcurrir el
tiempo pueden incrementar el número de actividades, y por ende, las transacciones.
La incorporación de los manuales de normas y procedimientos en la etapa inicial
permitirán a las empresas documentar sus procesos, políticas, normas y procedimientos,
también servirán para ejecutar las tareas de los empleados, evaluar la eficiencia
operacional, comunicar cualquier cambio que ocurra en la misma y ejecutar las operaciones
de una manera más eficaz sin pérdida de tiempo donde cada persona conozca la labor que
debe desempeñar, sus responsabilidades y su nivel de autorización.
En el caso específico, Global Control, C.A., pequeña empresa, dedicada a la compra y

venta de equipos de seguridad industrial, la cual se incorporó en el mercado a partir del año
1.998, carece formalmente de políticas, normas y procedimientos en el proceso de cuentas
por cobrar-cobros ya que existe diversidad de criterios entre sus empleados en cuanto a la
concesión y fijación de créditos y cobranzas, por lo que corre el riesgo de tener
desviaciones en sus operaciones; de allí que las decisiones que se tomen podrían no ser las
más adecuadas para su gestión. La diversidad de criterios, propia de la incertidumbre,
pudiera afectar el control interno que ayuda a salvaguardar, autorizar, contabilizar las
transacciones y juzgar su eficiencia, pudiendo ocasionar que las actividades financieras y
contables no logren la optimización de los recursos y no cumplan con las metas previstas
por la empresa.
La mayoría de las transacciones de la empresa que están relacionadas con el área de ventas,
se realizan a crédito, por lo que una cobranza efectiva es fundamental ya que de ésta
dependen los ingresos, afectando directamente el flujo de efectivo, y por ende, el
cumplimiento de las obligaciones a corto plazo.
Por lo indicado anteriormente, se hace necesario la incorporación de un manual de normas

y procedimientos en el área de cuentas por cobrar-cobros, con la finalidad de proporcionar
un control de operaciones adecuado, planificar los recursos y documentar los procesos que
realiza la empresa, evitando así, la diversidad de criterios aplicados en el proceso,
garantizando la comunicación efectiva.
1.2 Formulación del Problema
¿En que medida el diseño de un manual de normas y procedimientos aplicado al proceso de

cuentas por cobrar-cobros resulte de apoyo a la gestión contable-administrativa de la
empresa Global Control, C.A.?
1.3 Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Proponer un manual de normas y procedimientos aplicado al proceso de cuentas por cobrar-

cobros que resulte de apoyo a la gestión contable-administrativa de la empresa Global
Control, C.A.
Objetivos Específicos
Describir el proceso de cuentas por cobrar-cobros existente, con el propósito de identificar

los procedimientos que permiten mantener un adecuado control y registro contable en la
empresa.
Categorizar el control interno en el proceso de cuentas por cobrar-cobros con la finalidad de

evaluar el diseño de control de la empresa.
Diseñar un manual de normas y procedimientos aplicado al proceso de cuentas por cobrar-
cobros que sirva de apoyo a la gestión contable-administrativa de la empresa Global
Control, C.A.
Justificación
Esta investigación se fundamenta en la necesidad de Global Control, C.A. de poseer un

manual de normas y procedimientos en el área de cuentas por cobrar-cobros que permita
lograr la mejor eficiencia de sus operaciones y, cuantitativamente, tener adecuadamente
registradas las transacciones de la empresa. Adicionalmente, debido a la necesidad de la
empresa de unificar criterios utilizados para realizar operaciones, surge el diseño de un
manual que permita informar a los empleados sobre las políticas, normas y procedimientos
de la empresa en el área de cuentas por cobrar-cobros, para así, mitigar posibles errores e
irregularidades dentro de la misma.
Por otra parte, el entorno laboral que debe enfrentar el egresado de la profesión de
contaduría Pública, demanda una mayor capacidad intelectual y velocidad de respuesta, por
ello, este manual de normas y procedimientos representará un instrumento que resultará de
apoyo o elemento clave para enfrentar con éxito el mercado laboral con amplios
conocimientos en el campo de la contabilidad, induciendo a sentir especial preocupación
por adquirir mayores aptitudes en su desempeño profesional, para que los logros sean más
fructíferos y con mayor reconocimiento, ofreciendo una ventaja comparativa y competitiva
con respecto a otros profesionales.
CAPITULO II
Marco teórico
2.1 Reseña Histórica de Global Control C.A.

Global Control, C.A., fue fundada el 7 de mayo de 1998, teniendo como base el
mercado de servicios en el área de instrumentación y control de procesos los cuales son
ampliamente utilizados en las diferentes plantas, con el fin de aumentar la eficiencia en el
procesamiento de los productos industriales, aplicando la automatización y la medición de
las diferentes variables de control, tales como: presión, temperatura, flujo, nivel, pH,
conductividad, etc. Sin embargo, dicha compañía tiene por objeto la distribución,
compra, venta de equipos de ingeniería eléctrica, ensamblaje de equipos, aparatos,
instrumentos, suministros de equipos industriales, es decir todo lo necesario para la
industria.
2.1.1 Visión:
Constituirse en una empresa altamente desarrollada en tecnología, la cual ofrezca

soluciones óptimas a las industrias en el campo de la instrumentación y control de procesos
2.1.2 Misión:
Suministrar equipos de alta tecnología y confiabilidad a sus clientes, de tal forma que los
usuarios puedan producir eficientemente y con la calidad óptima, los productos que sus
plantas industriales ofrezcan al mercado venezolano y extranjero.
2.1.3 Propósito de la Empresa
Vender y mercadear los productos y equipos en el área de proceso, instrumentación,

detección de gases tóxicos y combustibles, para las compañías en el área industrial.
2.1.4 Estructura Organizacional

La empresa cuenta con una organización de tipo lineal con estructura funcional y
responde al sentido tradicional de la jerarquía, reflejando así los cargos y responsabilidades,
las cuales se encuentran bien definida en la empresa. De acuerdo a lo expresado, Global
Control C.A., está conformada de la siguiente manera:
Director General: La dirección general de la empresa está a cargo del dueño de la

empresa, el cual es la máxima autoridad y tiene la suprema dirección y poder de decisión
sobre todo los aspectos concernientes a la empresa.
Gerente de Administración: Tiene como función planificar y dirigir la correcta

administración de los recursos financieros, manejando con criterio conservador y racional
los bienes de la empresa.
Coordinador de Venta: Tiene como función coordinar los resultados concernientes a las
ventas, corregir cualquier desviación, diseñar un plan de mercadeo e implementar las
acciones necesarias para lograr la colocación de los productos en el mercado.
Vendedor /Cobrador: Es aquel que tiene la relación directa con el cliente, a fin de
mantener o aumentar las ventas del producto, obtener información sobre el comportamiento
de los clientes y el descubrimiento de nuevas necesidades y, rinde cuentas al coordinador
de ventas sobre las acciones tomadas.
Auxiliar Contable: Se encarga registrar de manera oportuna las transacciones de la

empresa y le rinde cuenta al gerente de administración sobre el trabajo realizado.
Encargado de Almacén: Se encarga de recibir y despachar la mercancía, así como

verificar el buen estado de la misma.
Secretaria: Se encarga de realizar el trabajo exigido por la gerencia.

2.2 Antecedentes de la Investigación
Los antecedentes de la investigación se desarrollan a través del estudio y consulta de

distintos trabajos de grado y de ascenso, las cuales, a nuestro juicio, guardan relación con la
presente investigación, por sus valiosos aportes para la realización de la misma . Entre ellos
se encuentran los siguientes:
Bello y Herrera (2001), en su trabajo titulado “Propuesta de un Modelo para el

Mejoramiento Administrativo-Contable en el Departamento de Cuentas por Cobrar de la
Empresa Tornillos Carabobo C.A”, trabajo de grado presentado ante la Universidad de
Carabobo, propusieron un manual de normas y procedimientos para simplificar y
estandarizar los procesos en el departamento de cuentas por cobrar. Con la realización de
este manual los investigadores llegaron a la conclusión de que las normas y procedimientos
estructurados para cada departamento permiten evaluar y corregir las fallas para lograr así
los objetivos propuestos. Este estudio está relacionado con la presente investigación,
porque permitió considerar que al no estar definidos con claridad los procesos
administrativos, ocurren retardos y errores innecesarios en la ejecución de las tareas
designadas y, al mismo tiempo, pudieron establecer evidenciar lo importante que es
optimizar y mejorar progresivamente las funciones y los mecanismos que hacen posible la
toma de decisiones oportunas y correctas.
Parra (2000), en su “Propuesta de un Método de Control de las Cuentas por Cobrar de la

Empresa Purina de Venezuela, C.A”, trabajo de grado presentado ante la Universidad
Bicentenaria de Aragua, propuso un método de control de las cuentas por cobrar para lograr
eliminar y reducir al máximo los diversos problemas que afectaban al departamento de
crédito y cobranza, considerando que de esta manera se incrementaría la confiabilidad en
los informes, las cuentas del mayor, los estados de cuenta de clientes y, por ende, los
estados financieros. A través de esta investigación dicho autor llevó a cabo registros
oportunos de manera que pudieran suministrarle a la gerencia o a cualquier ente,
información confiable en el momento requerido. Por otra parte, llegó a la conclusión de que
las funciones del personal que labora en el departamento de crédito y cobranza debían estar
bien definidas para que puedieran estar orientadas al logro de los objetivos de la
organización. Este trabajo de grado tiene relación con la investigación ya que propone una
forma de mejorar el crédito y cobranza por medio de registros oportunos que permitan
regular el otorgamiento de créditos y evitar que se concedan de una manera irracional, para
poder así suministrar información confiable.
Maurera y Ovalles (2000), en su investigación titulada, “Evaluación del Sistema de

Facturación Aplicado a la Empresa Dart de Venezuela C.A. y sus Implicaciones en el Ciclo
de Ingresos y Cuentas por Cobrar”, trabajo de grado presentado ante la Universidad de
Carabobo, tuvieron como objetivo principal realizar una evaluación del sistema de
facturación y sus implicaciones en el ciclo de ingresos y cuentas por cobrar, de manera que
permitiese establecer las fortalezas fundamentales que genera el sistema de facturación. A
través de este estudio llegaron a la conclusión de que el nuevo sistema de facturación
permitía a la empresa controlar directamente las operaciones relacionadas con el ingreso
por ventas y cuentas por cobrar, generando así un incremento en el volumen de las
mismas. La investigación aporta ideas de cómo un sistema de facturación puede mejorar
las ventas y el ciclo de cobranzas ya que optimiza los procesos que están relacionados con
el registro y la revelación de información que se requiere para que los créditos sean
concedidos a una cartera de clientes que cumplan con las condiciones que se exigen
ayudando a la toma de decisiones gerenciales.
Daboin (1999), en su “Propuesta para Optimizar el Manejo, Control y Organización de las

Cuentas por Cobrar de la Empresa Comercial Musso”, trabajo de grado presentado ante la
Universidad Bicentenaria de Aragua, determinó que las deficiencias en el manejo de las
cuentas por cobrar han provocado un incremento elevado de los costos administrativos
relacionados con la gestión de cobros, afectando la situación económica de la empresa
comercial Musso por ser su principal fuente de recursos financieros, ocasionando por lo
tanto la necesidad de dirigir un esfuerzo a crear y seguir un control para el manejo
adecuado de las carteras de los clientes. El aporte que ofrece este trabajo de grado se
vincula directamente con la presente investigación, debido a que su propuesta está
orientada a mejorar los procesos de concesión de créditos que influyen directamente en una
cobranza efectiva.
Rivera (1997), en su trabajo titulado “propuesta de un Sistema de Procedimientos

Contables a través de los Principios de Contabilidad de Aceptación General en la Empresa
Transporte de Punto Fijo C.A”, trabajo especial de grado presentado ante la Universidad
Bicentenaria de Aragua, tuvo como objetivo mejorar el proceso contable existente en la
empresa Transporte de Punto Fijo C.A. y al mismo tiempo permitir tanto a la gerencia
como a los usuarios contar con información financiera confiable. De acuerdo a la
investigación que se reseña, permitirá en este estudio reflejar la importancia que tiene para
cualquier organización el contar con normas y procedimientos contables que contribuyan al
adiestramiento del personal con respecto a las funciones, deberes y responsabilidades
inherentes al cargo que ocupan.
Oliver (1996), en la investigación titulada “Propuesta para el Control y Organización de las

Cuentas por Cobrar de la Empresa Magnetic Flex”, trabajo presentado ante la Universidad
Metropolitana, realizó una descripción y análisis del control y organización de las cuentas
por cobrar, en la cual llegó a la conclusión de que para mantener operativa la empresa y,
que ésta permaneciera sana financieramente, debía implementar una serie de medidas
tendentes a controlar los procesos administrativos de la misma, específicamente de todas
las áreas intrínsecamente relacionadas con las cuentas por cobrar. Este trabajo es
considerado de gran valor a la presente investigación, debido a que permite visualizar de
una manera clara los diversos controles que pueden ser aplicados para hacer más efectivo el
control de las cobranzas.
2.3 BASES TEORICAS
2.3.1 Organizaciones como Sistema

Las empresas están conformadas por un conjunto de personas que realizan actividades
coordinadas bajo una estructura de autoridad, con la finalidad de lograr un objetivo en el
cual todos directa o indirectamente han convenido y, al mismo tiempo, han obligado a una
relación bilateral con el medio, ya que de él se extraen los recursos humanos, financieros,
técnicos y materiales, y combinarlos mediante varios procesos que posteriormente regresan
al medio en forma de bienes o servicios. En este sentido, Maldonado y Olivo (1987:21)
definen a la empresa como: “Un ente económico en donde se combinan los factores
productivos personas, capital y trabajo, que tiene un objetivo específico, que puede ser
producir bienes o servicios capaces de satisfacer necesidades colectivas”.
Por su parte, Klisberg ( Citado en Thielen 1995:18), define a la organización como: “Una
institución social en el seno de la cual existe un sistema de actividades, coordinadas
conscientemente y posee una estructura, la cual es relativamente estable en el tiempo,
tiende hacia determinados fines y es incidida e incide sobre el medio ambiente”. De
acuerdo a esto, en una organización se distinguen los siguientes elementos: un grupo de
personas que persiguen determinados fines, un conjunto de actividades coordinadas
conscientemente, un conjunto de relaciones formales e informales que se dan dentro de una
estructura y una interacción mutua con el entorno.
Toda organización, para realizar sus actividades en forma adecuada, necesita

sistemas de trabajo orientados a lograr una coordinación integral de todos sus elementos; es
por ello que una organización es considerada como un sistema que recibe y genera
información, la cual es procesada o utilizada por alguna persona o entidad para el logro de
sus objetivos.
En este sentido, Mendoza (1996:4) define a un sistema como: “Un conjunto de elementos
interrelacionados, que dentro de un ambiente determinado cumple una función específica, y
tiene un objetivo establecido”. Se puede decir, entonces que las organizaciones son
sistemas, ya que de acuerdo con Tur. (1998:2), “En los negocios un sistema es el medio de
coordinar las personas, las actividades, los materiales y las máquinas para llevar a cabo los
objetivos de la empresa, es un medio de traducir las decisiones administrativas en
resultados”.
2.3.2 Control Interno
El control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable;

es por ello que mantener una adecuada estructura del control interno es responsabilidad de
la gerencia. En adición, si éste es eficiente ayudará a la organización a lograr los objetivos
que se ha propuesto. A esto se refiere Poch, (1989:290), cuando afirma que: “El control
interno es una función de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar y preservar los
bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad en
cuanto a obligaciones no autorizadas así como también sus operaciones”.
En relación a los objetivos del control interno, Catacora (1997:24), señala como
principales “Proteger los activos, asegurar registros contables completos y exactos,
fomentar la eficiencia operacional, estimular el cumplimiento de las políticas”. Asimismo,
indica que los objetivos generales conducen, a su vez, a objetivos específicos del control,
siendo estos últimos los siguientes:
Integridad: Permiten asegurar que se registren todas las transacciones en el período al cual
corresponden.
Existencia: Permiten asegurar que solo se registren operaciones que afecten a la entidad.
Exactitud: Establecen que las operaciones deben registrarse por el valor que realmente
representan.
Autorización: Establecen límites al inicio, continuación o finalización de una operación
contable con base en políticas y procedimientos establecidos.
Los objetivos del control interno intentan proveer a la gerencia de una seguridad
razonable, más no absoluta, de que los activos valiosos y móviles están protegidos contra
pérdidas por uso o disposición no autorizadas y que las operaciones son realizadas con
autorización de la gerencia y registradas de acuerdo a principios de contabilidad
generalmente aceptados. Al respecto, la Federación de Colegios de Contadores Públicos de
Venezuela, en sus estatutos, define los controles administrativos y contables como sigue:
El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organización los

procedimientos y registros que se refieren al proceso de decisiones conducentes a la
autorización de transacciones para la gerencia. Tal autorización es una función de la
gerencia directamente asociada con la responsabilidad de realizar los objetivos de la
organización y es el punto de partida para establecer el control contable de las
transacciones.
El control contable comprende el plan de organización y los procedimientos que se
refieren a la protección de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros.
Es responsabilidad de la gerencia establecer y mantener un sistema de control interno

adecuado, el cual debe estar bajo su continua supervisión para determinar que está
funcionando tal como se dispuso. El control interno es la base sobre la cual descansa la
confiabilidad de un sistema contable y el grado de fortaleza del mismo. Este determinará si
existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros
sean confiables o no. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control
interno poco confiable representa un aspecto muy negativo dentro de un sistema contable.
Las condiciones bajo las cuales se mantiene la fortaleza del sistema en su totalidad, son:
Competencia del personal (políticas y procedimientos que tiene una empresa para
contratar, supervisar y entrenar al personal); Delimitación de responsabilidades (basada en
la segregación de actividades para los empleados); Establecimientos de niveles de
autorización (establece que las operaciones deben ser autorizadas por un funcionario
competente); Segregación de funciones (un empleado o departamento no puede realizar
funciones que por naturaleza sean incompatibles); Conciencia de control (actitud de la alta
gerencia y los empleados hacia el control interno); Canales de comunicación ( medios que
la gerencia utiliza para conocer sus objetivos, políticas, normas y procedimientos).
Para que un control funcione debe existir el compromiso frontal entre los miembros de la
organización de respetar y hacer cumplir las políticas previamente establecidas. Se deben
cumplir estas condiciones, ya que todas son imprescindibles para que el sistema del control
interno funcione, aunque la forma en que se aplica se adapte a las características
particulares de cada organización.
Es necesario considerar que el sistema de control interno juega un papel fundamental en el

proceso de crédito y cobranza, ya que éste consiste en custodiar, velar y evaluar los medios
por los cuales se ejecutan actividades o programas para obtener un efectivo rendimiento de
las expectativas planteadas. La estructura de control interno de una empresa está
conformada por una serie de componentes interrelacionados que trabajan conjuntamente
para el logro de los objetivos. Cualquier empresa por muy pequeña que sea, puede
implementar estos componentes, los cuales permitirán una organización adecuada para cada
operación.
Estos componentes son de necesario estudio y consideración, razón por la cual Mantilla
(2001:5) puntualiza la existencia de cinco componentes fundamentales, que son:
Ambiente de control. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los
valores éticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofía y el estilo de operación
de la administración.
Valores de riesgos. Es la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la
consecución de los objetivos, constituyendo una base para determinar cómo se deben
administrar los riesgos.
Información y comunicación. Todo el personal debe recibir un mensaje claro de parte de
la alta gerencia respecto a qué actividades de control deben tomarse seriamente. Deben
entender su propio papel en el sistema de control interno.
Monitoreo. Los sistemas de control interno deben monitorearse, proceso que valora la
calidad del desempeño del sistema en el tiempo. Es realizado por medio de actividades de
monitoreo ongoing.
Para que una organización pueda lograr los objetivos que persigue con el sistema de control
interno, es necesario que estos cinco componentes se cumplan, por lo que se debe fomentar
la conciencia de control entre los empleados de la entidad, fortaleciendo los valores éticos;
también se debe estar preparado para asumir los riesgos a que está sujeta toda entidad como
el riesgo que se deriva de una venta a crédito, estableciendo actividades de control como
aprobaciones, revisiones de desempeño operacional, autorizaciones e informar a los
empleados de su importante función en el sistema de control interno y del trabajo que
desempeña. Por supuesto, evaluar la efectividad del sistema del control interno aplicado
para detectar las deficiencias del mismo y adaptarlo a las necesidades y a los cambios,
asegurando de esta forma su continuo funcionamiento.
2.3.2.1 Categorías del Control Interno
Muchos controles encajan en categorías específicas de acuerdo con similitudes

sobre cómo se llevarían a cabo las pruebas del diseño, las cuales se agrupan en los
siguientes controles:
Autorización: La autorización incluye la aprobación de las transacciones ejecutadas de

acuerdo con las políticas y los procedimientos generales o específicos de la gerencia, y el
acceso a los activos y registros de acuerdo con las y los procedimientos generales o
específicos de la gerencia.
Revisión de la Gerencia: La revisión de la gerencia es una revisión efectuada por alguien

que no sea quien haya preparado el documento que analiza y supervisa las actividades
desempeñadas. En muchos casos, es un gerente que revisa el trabajo de un subordinado. Sin
embargo, no está limitado a eso. Puede incluir compañeros de su entorno laboral que
revisen mutuamente su trabajo.
Conciliación: Una conciliación es un control diseñado para comprobar si dos partidas

guardan consistencia.
Segregación de Funciones: La separación de las funciones y las responsabilidades de

autorizar las transacciones, registrar las transacciones y mantener la custodia para evitar
que los individuos estén en una posición que les permita tanto cometer como ocultar un
error o irregularidad.
2.3.3 Ciclo de Ingresos y Cuentas por Cobrar

El ciclo de ingresos y cuentas por cobrar comienza con la orden de compra del
cliente, seguido por una cadena de sucesos que conducen a la contabilización de los
ingresos. A la orden de compra del cliente debe seguirse la producción, entrega,
transferencia del título de propiedad del producto y finalmente el análisis y registro del
ingreso.
El propósito del ciclo de ingresos y cuentas por cobrar es controlar, procesar y

registrar las operaciones de ventas desde la realización de la orden de venta hasta su cobro.
El monto del ingreso se cuantifica en la factura, el cual sirve de soporte para registrar la
obligación de pago que posee el cliente con la empresa, y realizar el registro en libros de las
cuentas por cobrar. Al respecto, Catacora (1997:216), expresa que “Las cuentas por cobrar
son reclamaciones o derechos contra clientes y terceros que provienen de actividades de
negocio de la empresa. En otras palabras son ingresos que no han recibido en efectivo
todavía”.
El control interno sobre los ingresos y cuentas por cobrar tiene el objeto de hacer un
seguimiento a los pedidos que realizan los clientes, controlando la salida de los inventarios,
asegurando que todas las ventas sean facturadas y registradas inmediatamente con precios
autorizados, además de recibir oportunamente los pagos mediante un seguimiento
apropiado de las cuentas por cobrar.
A continuación, la figura muestra cómo el autor describe el ciclo típico de negocios para
una empresa:
EFECTIVO
Cobranzas en Pagos en
Efectivo Efectivo
CUENTAS POR COBRAR CUENTAS POR PAGAR
Facturas/Ventas Adquisiciones
/Pagos
INVENTARIOS
SERVICIOS
2.3.4 Procesos de Créditos
2.3.4.1 Políticas de Créditos
Antes de que la empresa inicie sus ventas a créditos debe crear políticas para la aprobación
de los mismos, de manera que todas las solicitudes de créditos sean revisadas bajo un
mismo esquema y con los mismos parámetros. Según Gitman (1986:305),: “....las políticas
de crédito de una empresa establecen lineamientos para determinar si se otorga un crédito a
un cliente y por cuánto se le debe conceder”. Después que una empresa establece sus
políticas de otorgamiento de crédito debe velar por el cumplimiento de las mismas, debido
a que una aplicación no adecuada de una política puede conducir a resultados no deseados.
Para establecer las políticas de concesión de créditos se deben tomar en consideración un
conjunto de factores que permitan determinar la posibilidad de cobro o nivel de
incobrabilidad de una cuenta por cobrar. Estos factores varían de acuerdo al tipo de
empresa y a sus condiciones. Los factores considerados para establecer las políticas de
créditos son los siguientes:
Nivel de liquidez: La existencia de dinero en efectivo o que esté disponible, es un

elemento importante para establecer las condiciones de créditos globales, por cuanto las
cuentas por cobrar se miden en función del tiempo, de modo que no se comprometa la
ejecución de los planes de inversión y se tenga a disposición los recursos que se requieren.
Nivel de incobrabilidad aceptado: Ninguna empresa se encuentra exenta de sufrir el no

pago por parte de sus clientes, que puede estar ocasionado por la quiebra de los mismos, la
desaparición de los compradores o la actitud deliberada de ellos de no cumplir con los
pagos. Los registros históricos y análisis estadísticos, pueden precisarse en un momento
determinado para analizar el efecto de la incobrabilidad que tiene el flujo de efectivo de la
empresa, para así poder decidir entre políticas crediticias vigentes y las alternativas de
cambio que se ven afectados por la disminución porcentual de la incobrabilidad de las
ventas a créditos.
Tipos de producto: Las políticas de crédito varían según, los productos de consumo final,
bienes de capital o bienes intermedios. Los plazos definidos para el pago, necesariamente
tienen que ser de acuerdo al tipo de producto que se está vendiendo y el precio del mismo,
para esto suele aplicarse el criterio de la proporcionalidad entre el precio y el plazo, es
decir, que a mayor precio de un producto es mayor el plazo para cancelar las deudas y
viceversa.
Volumen de comercialización: El volumen de la compra es un factor determinante para

establecer las facilidades de pago, ya que se debe dar un tratamiento preferencial a los
clientes fuertes que formulan pedidos basados en altas cantidades de insumos o productos.
El volumen va relacionado con la disminución de gastos administrativos por pedido, en este
caso existe una relación inversamente proporcional entre el tamaño o la cantidad de pedidos
y los gastos administrativos por cada pedido.
Políticas de crédito de los productores: Es preciso que los plazos otorgados a los
compradores sean similares o inferiores a los establecidos por los proveedores; esto con la
finalidad de poder garantizar los flujos líquidos que cubran los compromisos de pagos, en
caso contrario las empresas se verán afectadas por problemas de liquidez que pueden
solucionarse acortando los plazos o recurriendo a créditos que cubran las brechas
registradas entre los desembolsos y las captaciones de recursos monetarios.
Investigaciones de clientes potenciales: Las organizaciones en muchos casos dedican

esfuerzos al estudio de las solicitudes de crédito, prestando especial atención en la
evaluación de riesgo, generalmente se consideran las siguientes características del cliente
tentativo: Trayectoria empresarial, organización, métodos comerciales, capacidad para
respaldar las deudas de acuerdo con la situación financiera y el valor de los activos que
puedan ofrecer una garantía de los créditos a extenderse.
2.3.4.2 Normas y Condiciones de Crédito.
Es necesario que la empresa tenga presente, al conceder el crédito, que el cliente

cumpla con ciertas condiciones que puedan de una manera asegurar aunque no del todo, la
confiabilidad en el mismo. De acuerdo a Gitman (1982:294), las normas de crédito: “Son
los criterios básicos para la concesión de un crédito a un cliente. Aspectos como la
reputación crediticia, referencias de crédito, períodos de pago promedio y ciertos índices
financieros, proporcionan una base cuantitativa para establecer y reforzar los patrones de
crédito”.
Por tal razón es igualmente importante considerar ciertas condiciones, tal y como
afirma Gitman (1982:303), al expresar que “Las condiciones de crédito de una empresa
especifican y determinan de manera objetiva y precisa los términos de pagos estipulados
para todos los clientes que operan a crédito”.
Los elementos que conforman las condiciones de crédito, deben estar claramente definidos
entre las partes, constituyendo estos un aspecto fundamental dentro de la transacción
crediticia. Los elementos de las condiciones de crédito, según Van Horne (1997:405), son
los siguientes:
Período de crédito. Es la cantidad de tiempo total durante el cual el crédito es prolongado
a un cliente para pagar una cuenta. Este período por lo general es de 30 días.
Período de descuento por pronto pago. Es el período durante el cual se puede aprovechar
un descuento por pronto pago. Por ejemplo, en la condición de 3/10 neto 30 días, es decir,
el cliente obtiene un descuento del 3 por ciento si paga dentro de los 10 días siguientes a la
iniciación del crédito.
Descuento otorgado. Es una reducción porcentual en el precio de compra o de venta que se
toma en cuenta por el pronto pago de una factura. Es un incentivo para que los clientes
paguen las facturas de una forma oportuna.
Con relación a este aspecto, el autor ha determinado que cada empresa u

organización establece el período del pronto pago de acuerdo a sus necesidades y
particulares. Las condiciones de crédito deben ser definidas claramente, ya que permite que
los clientes sepan cuál es el tiempo en que deben cancelar.
2.3.4.3 Análisis de Crédito
Una vez que la empresa ha establecido sus normas de crédito, debe desarrollar
procedimientos para evaluar las solicitudes de crédito. La empresa no sólo debe determinar
la solvencia de un cliente, sino también estimar la cantidad máxima de crédito que se le
puede otorgar. Con esta información la empresa puede establecer una línea de crédito
fijando la cantidad máxima que puede adeudarle un cliente. Las líneas de crédito se
establecen para evitar la necesidad de comprobar el crédito de un cliente importante cada
vez que éste efectúa una compra de crédito.
Existen varias formas de obtener información crediticia del cliente solicitante para
determinar si se le otorgará el crédito o no. Principalmente, se debe comenzar con
investigación al solicitante, para lo cual el departamento de crédito de la empresa inicia el
proceso evaluativo requiriéndole que llene varias solicitudes que precisen informes y
referencias financieras y crediticias. Al analizar la solicitud la empresa recauda información
respecto al comportamiento del cliente con respecto a los pagos. Las principales fuentes de
información crediticia son las siguientes:
Los Estados Financieros: Estos le son requeridos al solicitante del crédito para así poder
analizar su situación de liquidez, actividad, endeudamiento y utilidades por lo cual debe
presentar los estados financieros más recientes. Los estados financieros auditados son
factor indispensable para los solicitantes que desean realizar compras de grandes
volúmenes a crédito.
Verificación bancaria: Es posible que la empresa obtenga información crediticia del banco
solicitante. Sin embargo, este tipo de información puede resultar insuficiente, a menos que
el solicitante ayude a la empresa a su consecución, lo cual puede ser una solución, ya que el
banco del solicitante no puede revelar información del saldo de sus cuentas o de los
préstamos que se le han otorgado sin el consentimiento del solicitante.
Intercambios directos de información crediticia: Este proceso consiste en obtener

información, por parte del solicitante, de referencias donde anteriormente ha realizado
compras a crédito para luego investigar cómo ha resultado la forma de pago de éste. Esta
información, por lo general, es obtenida sin problemas por parte de la organización, ya que
también puede necesitar información crediticia de otros de clientes.
Análisis de la información crediticia: Los estados financieros y el renglón del mayor de

cuentas por pagar de un solicitante de crédito, pueden utilizarse para calcular su plazo
promedio de pago. Esta cifra puede compararse con las condiciones de crédito que la
empresa ofrece actualmente. En el caso de clientes que solicitan líneas de crédito
considerables, debe realizarse un análisis detallado de las razones o índices de liquidez,
operatividad, endeudamiento y rentabilidad de la empresa que está solicitando el crédito a
través de sus estados financieros.
Para evaluar el riesgo del crédito, la administración debe considerar las cinco C del
crédito, las cuales son consideradas factores importantes en la concesión del crédito y en la
determinación del monto de inversión que estemos dispuestos a incurrir en las ventas a
crédito.
Carácter: El factor moral del cliente es lo más importante de la evaluación del crédito para
el cumplimiento de la obligación.
Capacidad: Juicio subjetivo y visual del potencial económico del cliente.
Capital: Posición financiera, en especial, el capital tangible de la empresa.
Colateral: Representado por los activos que el cliente puede ofrecer como garantía del
crédito.
Condiciones: Análisis de las tendencias económicas generales de la empresa o incidencias

que pueden afectar la capacidad del cliente para cumplir con sus obligaciones.
Una empresa puede realizar muchas ventas, superar a sus competidores si está
dispuesta a conceder libremente volumen y plazos, pero en definitiva, créditos de esa
naturaleza pueden terminar con dicha empresa, si no dispone de los controles adecuados.
Después de haber analizado la situación del cliente tomando en cuenta los puntos antes
mencionados, se procede a la aceptación o rechazo de la solicitud de crédito; en caso de
otorgar el mismo, se establecerán ciertas condiciones de crédito de acuerdo a las políticas
de la empresa que deberán ser establecidas de la forma más adecuada.
2.3.5 Procesos de Cobranzas

Cada organización dedicada a la compra y venta de productos terminados posee
cuentas por cobrar, por lo tanto, es necesario que cada organización tenga políticas
adecuadas para el otorgamiento de créditos y a su vez para las cobranzas, tomando en
cuenta que las políticas de créditos influyen directamente sobre las ventas. Las políticas
referentes a la administración de las cuentas por cobrar implican encontrar un equilibrio
entre el riesgo y el rendimiento. Al respecto, Brito (1996:333), define las cuentas por
cobrar como: “Derechos legítimamente adquiridos por la empresa, la cual llegado el
momento de ejecutarlos o ejercerlos, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra clase de
bienes o servicios”.
Dentro de una organización generalmente las funciones de facturación y cobranzas, así

como la supervisión y control de los canales de distribución y mercadeo, están cubiertas por
el sistema de ventas, el cual es la base para la realización de actividades de un negocio. En
la facturación y cobranzas es necesario tener separada las principales funciones: La
facturación segregada de los cobros. Un sistema de facturación es diseñado con el objetivo
de manejar, controlar, organizar y programar las operaciones de venta de la organización.
Un sistema de cobranzas permite controlar el proceso de cobros a través del registro y

mantenimiento de las cuentas por cobrar. En este sentido, se pueden mencionar , en primer
lugar, como funciones del sistema de facturación, las siguientes: Control de los precios de
cada producto, clasificación de productos por grupos o subgrupos, emisión de presupuesto,
definición de condiciones de pago, control de pedidos de clientes, emisión de facturas y
recibos, emisión de las órdenes de entrega, análisis de la gestión de venta y facturación,
actualización de inventarios y actualización de saldos de clientes. En segundo lugar, entre
las funciones del sistema de cobranzas, se pueden destacar: registro de las cuentas por
cobrar bajo diferentes condiciones de cobros e intereses o formas de financiamiento,
seguimiento de los procesos de cobranzas, cálculo de comisiones de vendedores, análisis de
cobranzas, emisión de notas de crédito y débito, actualización de saldos y control de gastos
de cobranzas.
2.3.5.1 Políticas de Cobranzas
Debe existir un adecuado estudio de las políticas de cobro, ya que puede suceder
que la administración sea demasiado estricta al fijar las condiciones de ventas, al conceder
los créditos y al cobrar las cuentas vencidas, aumentando innecesariamente los costos del
área de crédito y cobranzas perjudicando las ventas, ya que mucho de éstos clientes podrían
realizar sus compras a otras empresas.
En este orden de ideas, Gitman (1982:307), define las políticas de cobranza de la

manera siguiente:
Son procedimientos adoptados para cobrar las cuentas cuando éstas vencen. La eficacia de
tales políticas puede evaluarse parcialmente considerando el nivel de gasto por cuentas
incobrables. Dicho nivel depende no sólo de las políticas de cobro, sino de aquellas en que
se basa el otorgamiento de un crédito.
No obstante, se puede ser tan liberal en estos aspectos, que podrían ocasionar tanto
la pérdida de liquidez como el incremento de las cuentas malas, lo cual se refleja como un
castigo a las cuentas por cobrar porque origina que los ingresos que pudieran obtenerse con
las ventas se vean afectados de forma negativa por estas situaciones.
2.3.5.2 Procedimientos de Cobranzas
Las políticas de cobranza están constituidas por los siguientes procedimientos

normalmente adoptados:
Notificación por escrito: Consiste en esperar cierto número de días posteriores al
vencimiento de una cuenta por cobrar. La empresa envía una carta recordando al cliente su
adeudo y si no hace caso a dicha comunicación, se envía otra más exigente.
Llamadas telefónicas: Si las notificaciones por escrito no dan ningún resultado, el Gerente
de Crédito de la empresa puede llamar al cliente y exigirle el pago inmediato, a menos que
el cliente presente alguna explicación adecuada, para así poder convenir prorrogar el
período de pago.
Visitas personales: El envío de su cobrador, o incluso de un vendedor a requerir el pago

del cliente puede ser un procedimiento de cobro muy eficaz, ya que el pago podría
realizarse en el acto.
Agencias de cobranzas: La empresa puede transferir las cuentas incobrables a una agencia
o a un abogado para que se encarguen de ellas. Normalmente los honorarios por estas
gestiones son altos y la empresa podría recibir menos del 50 por ciento del importe de las
deudas así cobradas.
Recurso legal: Es la medida más estricta en el proceso de cobranza y representa una opción
antes de utilizar una agencia de cobros. Este procedimiento puede obligar al deudor a
declararse en bancarrota, reduciéndole así la posibilidad de futuros negocios con él y la
posibilidad del no pago de los adeudos.
2.3.5.3 Provisión para Cuentas Incobrables
Toda empresa cuando vende mercancía a crédito, corre el riesgo de que una parte de
esas cuentas o efectos para cobrar no sean cobrados. Siendo esta una realidad, la alternativa
que queda es la de prever la posibilidad de que parte de los créditos dados no podrán ser
cobrados a su vencimiento. En relación a la provisión, Brito (1996:89), la define como: “
La parte de las cuentas y efectos por cobrar que la empresa estima que no serán cobrados”.
Algunos métodos para calcular ese estimado en el cual se creará la provisión son, entre
ellos:
Análisis de antigüedad de saldos de cuentas y efectos por cobrar: Este método consiste en
analizar el estado de atraso en los pagos o cancelaciones en que se encuentra cada uno de
los clientes, así como la lentitud en la que van cancelando. Este análisis será más efectivo si
se consideran varios períodos y se realiza un estudio comparativo del cual obtendremos las
tendencias normales y anormales de nuestros créditos.
Porcentaje sobre el saldo de cuentas y efectos por cobrar: Se basa este método en aplicar un
determinado porcentaje al saldo que existe en cuentas y efectos por cobrar en ese momento,
dicho porcentaje está sustentado en el promedio de pérdidas reales ocurridas en años
anteriores. Esto significa, que si en años anteriores se ha venido perdiendo un determinado
porcentaje de cuentas y efectos por cobrar, es de esperarse que, de no presentarse factores
distorsionadores, en el próximo ejercicio económico se perderá un porcentaje igual.
Porcentaje sobre las ventas a crédito: Este método es parecido al anterior, la diferencia
radica en que el porcentaje de pérdidas se calcula en base a las ventas a crédito realizadas
en el ejercicio contable, en vez de hacerlo sobre el saldo de cuentas y efectos por cobrar que
existen al finalizar dicho ejercicio. Ya que cada empresa conoce aproximadamente el
promedio de pérdidas en sus ventas a créditos, el cual se calcula en base al promedio que se
obtiene del porcentaje que se aplicará a las ventas a crédito realizadas dentro del período.
Se recomienda aplicar este método al final de cada mes ya que al aplicarlo al final del
período no guardaría una relación justa entre las ventas y los créditos pendientes en ese
momento.
2.3.6 Manuales y Procedimientos

A la medida que las empresas van creciendo, van estableciendo normas y pautas acerca de
cómo llevar a cabo el trabajo de los empleados o del personal que labora dentro de la
organización. En tal sentido, una empresa establece procedimientos a seguir para regular la
actuación de todos los empleados. Los procedimientos generalmente son aplicables a las
decisiones y acciones que llevan a cabo de manera rutinaria.
Los procesos se descomponen en una serie de procedimientos, los cuales según Melinkoff
(1990:28), consisten en “La realización de una serie de labores en forma organizada y
guardando una sucesión cronológica en la manera de realizar esas labores”. Por su parte,
Poch (1989:49), expresa que los procedimientos representan “…un ciclo de operaciones
que afecta generalmente a diversos empleados que trabajan en sectores distintos, y que se
establece para asegurar el tratamiento uniforme de todas las operaciones respectivas”.
Para establecer un procedimiento se deben identificar las operaciones importantes,

necesarias, ordenándose en secuencia, en concordancia lógica con el proceso y de acuerdo
con los objetivos y resultados que esperan lograr. La creación de manuales y
procedimientos juegan un papel importante en el logro de los objetivos de la organización,
ya que estos representan un medio de comunicar las decisiones de la administración,
concernientes a organización, políticas y procedimientos.
Los manuales son de gran utilidad como herramienta para el manejo y planificación de los
recursos organizacionales, sean estos recursos humanos o materiales. A esto se refiere
Alvarez (1999: 23), cuando establece que “…los manuales son una de las herramientas más
eficaces para transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la
tecnología acumulada hasta ese momento sobre un tema”. Los manuales surgen como una
respuesta para reflejar el trabajo realizado por los empleados en algún tipo de instrumento
organizacional. Es por ello que a través de los manuales se plasman todas las actividades,
de tal forma que cualquier empleado debidamente autorizado puede tener acceso y conocer
dicha información.
2.3.6.1 Clasificación de los Manuales
Una organización debe contar con los siguientes manuales: Manual de calidad, de
políticas y procedimientos, de organización, de métodos, así como otros requeridos por la
naturaleza específica de cada negocio. Para Rondón (1992:87), los manuales se clasifican
principalmente:
Según la materia que traten. Organización, descripción de cargos, normas y políticas,

contabilidad y procedimientos.
Según el alcance que tengan. Para una unidad administrativa en particular o parte de ella;
para varias unidades o para la empresa en su totalidad.
Según su actividad. Está referida al campo de aplicación.
Otra clasificación de los manuales en el contexto de la organización es la siguiente: Manual

de sistemas, métodos y procedimientos, que a su vez se clasifica en: Específicos de técnicas
y de actividades, Manuales genéricos, de organización, de políticas, de normas y
procedimientos y Manual de sistemas computarizados, que se clasifican en: manual de
usuarios, de operación de documentación, de sistemas, de procesos, de salidas.
2.3.6.2 Ventajas de los manuales en la organización.
Con la implantación de manuales se elimina la duplicidad de funciones, permite que se

realice una revisión constante de políticas normas y procedimientos que se están llevando a
cabo y establecer cambios en la misma cuando así se requiera, facilita la auditoria interna
de las políticas, permite que exista un solo criterio en la ejecución de las actividades y en la
aplicación de las políticas, permite que la información fluya a todo lo largo de la
organización, facilita al empleado nuevo la ubicación de sus labores, de las políticas a que
estará condicionado. Mediante el manual se utiliza menos tiempo entrenando al personal
nuevo.
2.3.6.3 Componentes del manual.
Al diseñar un manual se deben considerar diversos aspectos, lo cual requiere un estudio de

las partes que lo integran, siendo éstas las siguientes:
Encabezamiento. Nombre de la empresa, departamento, secciones, dependencias en las

cuales se llevará a cabo el procedimiento descrito, título donde se señala el contenido,
finalidad, alcance y áreas de aplicación, índice o tablas de contenido que deben incluir la
clasificación de los elementos del manual.
Cuerpo del manual. Descripción de las tareas y actividades que conforman el

procedimiento la cual debe contener claramente quiénes, cuándo, cómo y con qué
recursos y tecnologías se realizarán las actividades o tareas; resumen que será utilizado
cuando el manual sea muy extenso el cual se elabora con los aspectos más relevantes que
se describen; glosario de términos en cual se hace referencia a las definiciones y
explicaciones de vocablos técnicos y/o científicos contenidos en el manual.
Final del manual. Anexo y apéndices que serán utilizados como complemento para explicar
algunos aspectos importantes del manual que así lo ameriten; fecha de emisión del
procedimiento con la finalidad de determinar su tiempo de vigencia; nombre de la entidad
que fue responsable de la elaboración del manual y todo su contenido.
De acuerdo a lo que señala Hendrick (1990:180), los manuales deben contener las
siguientes partes fundamentales:
Prólogo. Se presenta en forma resumida el propósito fundamental del manual.

Introducción. Se le debe dar respuestas a las siguientes interrogantes ¿De qué se trata?,
Cómo se investigó?,¿Qué se encontró?,Qué actitud asumió el autor?,¿Cuál es la
conclusión?,¿Qué se recomienda?.
Carta de organización de alta Dirección. En esta carta el ejecutivo que preside la
organización explica la forma de organización, amplitud de la centralización o
descentralización y la relación entre el personal.
Gráfico divisional o departamental. Se refiere a la presentación de las organizaciones
considerándolas como una forma de organización indicando las principales funciones y
relaciones de la actividad administrativa o de las funciones encargadas de ellos.
Descripción del trabajo. Se describirán en forma de resumen las funciones de cada
miembro de la estructura señalado en el punto anterior.
2.3.6.4 Fases para la elaboración de un manual.
Las fases que deben ser consideradas en la realización de un manual son las
siguientes:
Definir los procedimientos del sistema especificando los departamentos y los asuntos.
Jerarquizar los procedimientos de acuerdo a su importancia y estimar el tiempo de duración

para la elaboración del manual.
Determinar las necesidades que tiene el personal directivo.
Presentar a la Dirección de la organización un cronograma de actividades.
Investigar detalladamente la situación de la organización mediante entrevistas.
Considerar las restricciones tanto positivas como negativas.
Registrar la información recaudada en los formularios o formas impresas, ya que ésta

ofrece orientación, homogeneidad y frecuencia en las operaciones de la organización.
El espacio físico puede favorecer o entorpecer las actividades del analista, puesto que
constituye el ambiente donde se desarrolla la mayor parte de las actividades.
El analista, antes de comenzar su trabajo, debe convencer al personal del propósito que
van a desarrollar, ya que de esto depende el éxito o el fracaso del trabajo.
2.3.7 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)
Los PCGA son doctrinas que sirven de explicación a las actividades corrientes de
una empresa y como guía en la selección de los procedimientos o convencionalismos
aplicados por los contadores públicos en el ejercicio de su profesión.
2.3.7.1 Principio de Realización Contable:
Las operaciones que una entidad efectúa con otros participantes en la actividad
económica son cuantificadas por la contabilidad en términos monetarios, de manera que
deben reconocerse oportunamente en el momento en que ocurran y registrarse en los libros
contables. Por eso es importante conocer bajo cuáles circunstancias se reconoce un ingreso
o un gasto.
2.2.7.2 Principio de Revelación Suficiente:
La información contable presentada en los estados financieros debe contener en

forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y la
situación financiera de la entidad; por lo mismo, es importante que la información
suministrada estén debidamente fundada.
2.4 MARCO CONCEPTUAL
Competitividad: Mantenerse en el mercado con una posición estratégica sostenible en el
tiempo.
Debilidad: Aspecto interno cuyo nivel de operación está por debajo de las normas usuales
de funcionamiento.
Efectividad: Capacidad para lograr los objetivos de un negocio.
Eficacia: Capacidad de logro resultando del empleo racional de los recursos y manejo
adecuado del mismo.
Estrategias: Esquemas que contienen la determinación de los objetivos o propósitos de la

empresa y los cursos de acción a seguir, para alcanzar los objetivos, tomando en cuenta las
restricciones y oportunidades del medio ambiente.
Estructura organizacional: Aquella que proporciona la estructura conceptual mediante la

cual se planean, ejecutan, controlan y monitorean sus actividades para la consecución de los
objetivos globales.
Fortaleza: Aspecto interno de la empresa cuyo nivel de operación supera las normas
usuales de funcionamiento.
Lineamientos Estratégicos: Instrucciones generales que permiten transitar de la situación

en la que se encuentra la empresa, hacia la situación deseada que se haya planteado.
Monitoreo Ongoing: Término técnico que significa estar actualmente en proceso, que se
está moviendo continuamente hacia adelante, es lo que también se denomina c tiempo real.
Planeación: Proceso de hacer proyectos donde se concretan ideas acerca de los grupos de
interés claves.
CAPITULO III
Marco metodológico
3.1 Nivel de Investigación
Definido por Arias (1999:46) como el grado de profundidad con el que se aborda un
objeto o fenómeno, se trata de una investigación de tipo descriptiva, ya que el diseño del
manual de normas y procedimientos objeto de estudio, exigió un previo análisis acerca de
una problemática caracterizada por la carencia formal de políticas, normas y
procedimientos en el proceso de cuentas por cobrar-cobros, desde el otorgamiento de
crédito hasta la realización de las cobranzas, permitiendo evitar el inadecuado control de las
operaciones, la diversidad de criterios aplicados en el proceso y, por ende, fallas en el
control interno, ocasionando que las actividades financieras y contables logren la
optimización de los recursos y las metas previstas.
Al respecto, Hernández, Fernández y Baptista (1998:71), expresan que “Los estudios

descriptivos sirven para analizar cómo es y se manifiesta un fenómeno y sus componentes”,
es decir, la investigación descriptiva busca la medición precisa del fenómeno.
3.2 Diseño de Investigación.
Concebido por Arias (1999:48), como la estrategia que utiliza el investigador para
responder a la problemática planteada, el diseño adoptado para lograr los objetivos
propuesto es el de una investigación de campo, presentado bajo la modalidad de proyecto
factible.
Es de campo la investigación porque según dicho autor este diseño implica “... la
recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin manipular o
controlar variable alguna”. Asimismo, se presenta bajo la forma de proyecto factible porque
se persigue “... la elaboración de un modelo operativo viable, o una solución posible a un
problema de tipo práctico para satisfacer necesidades de una institución o grupo social”, tal
como expresa el Manual para la Elaboración de Trabajo de Grado de Maestría y Tesis
Doctorales de la UPEL (1998:7).
Siendo el caso que la propuesta del referido manual, obedeció a un diagnóstico de procesos
operativos realizado a partir de información proveniente de la realidad que vive dicha
empresa y que, en adición, sobre la base de ese diagnóstico se ejecutó su diseño como
alternativa de solución a la problemática planteada.
3.3 Población y Muestra
Definida por Morles (citado en Arias, 1999:49) como “... el conjunto para el cual
serán validadas las conclusiones que se obtengan: elementos o unidades (personas,
instituciones o cosas) a las cuales se refiere la investigación”, la población en estudio
estuvo conformada por el personal que labora en el área de cuentas por cobrar-cobros,
conformando en total una nómina de seis (06) trabajadores, entre los cuales se encuentran:
Director General, Coordinador de Ventas, Gerente de Administración, Auxiliar de
Contabilidad, Vendedor y Secretaria.
De la población antes descrita se escogió una muestra de tipo no probabilística o dirigida,

atendiendo a la tipología expuesta por Hernández y otros (1998:226) quienes manifiestan
que en las muestras de esta categoría “... la elección de los sujetos no dependen de que
todos tengan la misma probabilidad de ser elegidos, sino de la decisión de un investigador o
grupo de encuestadores”.
Siendo de esta manera, la muestra seleccionada estuvo conformada por los seis (06)
trabajadores antes referidos, ya que, por una parte, se trata de una empresa pequeña, y, por
otra, estos trabajadores están involucrados con el área de cuentas por cobrar-cobros. En
conclusión, la muestra es igual a la población.
3.4 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Las técnicas de recolección de datos, argumenta Arias (1999:53) “... Son las
distintas formas o maneras de obtener la información ...”. Atendiendo a esta definición y a
su tipología, se seleccionó como técnica de recolección de datos la encuesta en sus dos
modalidades: Cuestionario y Entrevista.
Los instrumentos o medios materiales para recolectar la información, en consecuencia, son

un formato de cuestionario y una guía de entrevista. El Cuestionario diseñado sirvió para
describir el proceso de cuentas por cobrar-cobros existente, y categorizar el control interno
del proceso de cuentas por cobrar-cobros para evaluar el diseño de control. Este consta de
veintiséis (26) ítems o preguntas cerradas, es decir, con respuestas predeterminadas, pero
admitiendo diversas categorías de respuesta: Dieciséis (16) dicotómicas, o sea, con dos
alternativas: “si” y “no”, y diez (10) con un escalamiento tipo lickert de cinco grados de
actitud: “totalmente de acuerdo”, “parcialmente de acuerdo”, “ni de acuerdo, ni en
desacuerdo”, parcialmente en desacuerdo” y “totalmente en desacuerdo”. (Ver anexo A).
La guía de entrevista se diseñó para reforzar el conocimiento del proceso de la empresa.
Esta guía consta de ocho (08) preguntas abiertas dirigidas específicamente al Director
General- propietario de la empresa. (Ver anexo B).
3.5 Validez
La validez, expresan Hernández y otros (1998:236) “... se refiere al grado en que un

instrumento mide la variable que pretende medir”, a tal efecto se estableció la evidencia
relacionada con el contenido, razón por la que ambos instrumentos fueron evaluados por
dos (02) expertos en el área de estadística y en sistemas y procedimientos contables, los
cuales dieron su aprobación de forma escrita. (Ver anexos C y D).
3.6 Confiabilidad
La confiabilidad, según Hernández y otros (1998:235), “... se refiere al grado al que

su aplicación repetida al mismo sujeto u objeto produce iguales resultados”. De esta manera
se calculó la confiabilidad del cuestionario mediante la aplicación del Coeficiente Alfa de
Cronbach, utilizando el programa SPSS for Windows versión 7.5.
Conviene destacar que para el cálculo de la confiabilidad del cuestionario, se aplicó dos
veces el referido coeficiente. La primera aplicación se realizó para aquellas preguntas cuya
forma de respuesta es “SI” y ”NO”, las cuales se codificaron con dos (2) y en un (1) punto
respectivamente. El resultado obtenido : ∝= 0,66 se considera satisfactorio. ( Ver Anexo
E).
La segunda aplicación fue para las preguntas cuyo modo de respuesta se fundamentó en un
escalamiento tipo likert, las cuales se codificaron con valores del uno (1) al cinco (5),
siendo el resultado: ∝= 0,85, considerado altamente satisfactorio. (Ver Anexo F).
En conclusión, el instrumento es significativamente confiable.
CAPITULO IV
Análisis de los datos e interpretación de los resultados.
Cuando se aplicó la encuesta, se registraron y graficaron los resultados de datos

obtenidos, lo que significó un apoyo importante para interpretar los datos de una manera
sencilla. La representación gráfica es un complemento de la representación tabular, por lo
que, en las gráficas los datos se plantean en términos de magnitudes visualmente
interpretables , reconociendo hechos y relaciones difíciles de interpretar en
concentraciones estadísticos.
A continuación se presentan los resultados arrojados por las encuestas realizadas al

personal del área de cuentas por cobrar-cobros de la empresa Global Control C.A.
Item 1
¿Existen políticas para la concesión de créditos y la realización de las cobranzas?
Cuadro 1: Políticas para la concesión de créditos y realización de las cobranzas
Alternativa N° de personas Porcentajes

Si 2 33%
No 4 67%
No respondieron 0 0%
TOTAL 6 100%
Fuente: Bracamonte, Carballo y Garcés (2003).
Gráfico 1: Políticas para la concesión de créditos y realización de las cobranzas
0%
33% Si
No
No Respondieron
67%
Los resultados permiten evidenciar que la empresa no posee políticas para la concesión de
créditos y realización de las cobranzas, esto se debe a que la misma no tiene políticas por
escrito, ocasionando diversidad de criterios por parte del personal, razón que justifica el
diseño del manual objeto de estudio
Item 2
Siendo afirmativa la respuesta anterior. ¿La fijación de créditos y cobranzas están acorde
con los objetivos de la empresa?
Cuadro N° 2 : Fijación de crédito y cobranzas

Obtención N° de personas Porcentajes
Si 2 33%
No 0 0%
TOTAL 6 100%
Gráfico N° 2: Fijación de crédito y cobranzas
33%
Si
No
No Respondieron
67% 0%
La evidencia empírica indica que una minoría respondió afirmativamente sobre el hecho de
que la fijación de créditos y cobranzas está acorde con los objetivos de la empresa, sin
embargo el 67% del personal no respondió, es por ello, que este resultado es un reflejo de
la incertidumbre que existe entre los miembros del personal por no poseer normas que
permitan un tratamiento uniforme de las tareas.
Item 3
¿Existen políticas establecidas para la fijación de los límites de créditos?
Cuadro 3: Políticas para la fijación de los límites de créditos

Si 5 83%
No 1 17%
TOTAL 6 100%
Gráfico 3: Políticas para la fijación de los límites de créditos
17% 0%
Si
No
No Respondieron
83%
Los resultados estadísticos revelan la existencia de políticas para la fijación de los límites
de créditos, esto se debe a la cotidianidad laboral y al conocimiento básico de los
empleados en relación con los procedimientos, más no por la existencia de políticas
escritas. No obstante los procedimientos seguidos por la empresa se incorporarán en las
normas administrativas para la elaboración del manual.
Item 4
La empresa otorga descuentos por pronto pago a sus clientes:
Cuadro 4: Otorgamiento de descuentos por pronto pago

Totalmente de acuerdo 1 17%
Parcialmente de acuerdo 3 50%
Ni de acuerdo, ni en desacuerdo 2 33%
Parcialmente en desacuerdo 0 0%
Totalmente en desacuerdo 0 0%
TOTAL 6 100%

Gráfico 4: Otorgamiento de descuentos por pronto pago
"Totalmente de
acuerdo"
100%
"Parcialmente de
80% acuerdo"
60%
"Ni de acuerdo, ni
en desacuerdo"
40% "Parcialmente en
20% desacuerdo"
"Totalemente en
0% desacuerdo"
Los resultados permiten evidenciar de manera favorable que la empresa concede

descuentos por pronto pago a sus clientes para incentivarlos a que cancelen antes del plazo
establecido y así disminuir en cierto grado las cuentas por cobrar clientes. No obstante,
considerando el 33% que manifestó no estar claro en cuanto al otorgamiento de descuento
por pronto pago, deja entrever la necesidad de un manual donde estén claramente definidos
los procedimientos
Item 5
Los descuentos por pronto pago son otorgados a los clientes que no han cancelado su
factura en el plazo establecido:
Cuadro 5: Descuentos por pronto pago a clientes sin cancelar facturas

TOTAL 6 100%
Gráfico 5: Descuentos por pronto pago a clientes sin cancelar facturas

"Totalmente de
acuerdo"
100%
"Parcialmente de
80% acuerdo"
60%
"Ni de acuerdo, ni
en desacuerdo"
20% desacuerdo"
"Totalemente en
0% desacuerdo"
La evidencia empírica indica de manera favorable que la empresa no otorga descuentos por
pronto pago a clientes que no cancelan sus facturas en el plazo establecido, esto se debe a
que la empresa no considera conveniente incentivar a clientes que no otorgan beneficios a
la misma, de allí la necesidad de incorporarlo al manual.
Item 6
La empresa contiene procedimientos específicos para hacer la solicitud de crédito:
Cuadro 6: Procedimientos específicos para la solicitud de crédito

TOTAL 6 100%
Gráfico 6: Procedimientos específicos para la solicitud de crédito

"Totalmente de
acuerdo"
100% "Parcialmente de
80% acuerdo"
"Ni de acuerdo, ni
60%
en desacuerdo"
20% desacuerdo"
"Totalemente en
0% desacuerdo"
Fuente: Bracamonte, Carballo y Garcés (2003)
Los resultados estadísticos revelan que la empresa no posee conocimientos de los

procedimientos específicos para hacer la solicitud de crédito, lo que ocasiona una
diversidad de criterios en cuanto al procedimiento a realizar.
Item 7
¿Se realiza un análisis de la situación financiera del cliente antes de otorgarle el crédito?
Cuadro 7: Análisis de la situación financiera del cliente
Si 6 100%
No 0 0%
TOTAL 6 100%
Gráfico 7: Análisis de la situación financiera del cliente

0%
Si
No
No Respondieron
100%
Los resultados permiten evidenciar que la empresa si realiza un análisis de la situación

financiera del cliente antes de otorgarle el crédito, permitiendo determinar tanto la
solvencia como la estimación de la cantidad máxima de crédito que se le puede otorgar al
cliente, garantizando la cancelación oportuna de las facturas y de esta manera, mantener un
flujo de efectivo acorde con las necesidades de la empresa.
Item 8
La empresa hace un seguimiento de los créditos otorgados:
Cuadro 8: Seguimiento de los créditos otorgados

TOTAL 6 100%
Gráfico 8: Seguimiento de los créditos otorgados

"Totalmente de
100% acuerdo"
"Parcialmente de
80% acuerdo"
"Ni de acuerdo, ni
60%
en desacuerdo"
desacuerdo"
20% "Totalemente en
0% desacuerdo"
La evidencia empírica indica favorablemente que la empresa hace un seguimiento de los

créditos otorgados, para así poder verificar que el cliente está cumpliendo con los
lineamientos establecidos por la empresa, de allí la necesidad que sea incorporado en el
manual.
Item 9
La empresa otorga créditos a clientes que tienen facturas vencidas:
Cuadro 9: Otorgamiento de créditos a clientes con facturas vencidas

TOTAL 6 100%
Gráfico 9: Otorgamiento de créditos a clientes con facturas vencidas

"Totalmente de
100% acuerdo"
"Parcialmente de
80% acuerdo"
60%
"Ni de acuerdo, ni
en desacuerdo"
desacuerdo"
20% "Totalemente en
0% desacuerdo"
Los resultados estadísticos revelan de manera favorable que la empresa no otorga créditos
a clientes que tienen facturas vencidas, debido a que la misma no considera beneficioso
concederles créditos a clientes insolventes lo que permite prever futuras pérdidas en cuentas
incobrables, lo cual será incorporado en el manual.
Item 10
¿La gestión de cobranza se lleva a cabo utilizando medios que se consideran convenientes
como: llamadas telefónicas, fax, recordatorios o visitas?
Cuadro 10: Gestión de cobranza

Si 6 100%
No 0 0%
TOTAL 6 100%
Gráfico 10: Gestión de cobranza

0%
Si
No
No Respondieron
100%
La evidencia empírica indica que la gestión de cobranza realizada por la empresa se lleva a
cabo por medio de llamadas telefónicas, fax, entre otros, permitiendo cobrar de una u otra
forma las cuentas vencidas o no pagadas por el cliente.
Item 11
¿Se realiza el análisis de antigüedad de saldo de cuentas por cobrar a clientes?
Cuadro 11: Análisis de antigüedad de saldos

Si 6 100%
No 0 0%
TOTAL 6 100%
Gráfico 11: Análisis de antigüedad de saldos

0%
Si
No
No Respondieron
100%
Los resultados estadísticos revelan que la empresa realiza un análisis de antigüedad de

saldo a los clientes, lo que permite conocer las facturas vencidas para su adecuado análisis,
de tal manera, de que se pueda determinar su posible cobro, en caso contrario, crear la
provisión para facturas de cobro dudoso.
Item 12
¿Se envían mensualmente estados de cuenta a todos los clientes?
Cuadro 12: Estados de cuenta de los clientes.

Si 0 0%
No 6 100%
TOTAL 6 100%
Gráfico 12: Estados de cuenta de los clientes.

0%
Si
No
No Respondieron
100%
La evidencia empírica indica que la empresa no envía estados de cuenta a sus clientes, por
lo tanto, se genera la necesidad de establecer normas que permita establecer controles en la
empresa.
Item 13
¿Se utilizan recibos de cobro para las cancelaciones realizadas por los clientes?
Cuadro 13: Recibos de cobros para las cancelaciones realizadas por los clientes
Si 0 0%
No 6 100%
TOTAL 6 100%
Gráfico 13: Recibos de cobros para las cancelaciones realizadas por los clientes
0%
Si
No
No Respondieron
100%
La evidencia empírica indica que la empresa no utiliza recibo de cobros, esto se

debe a que la misma no posee este formulario y no lo considera necesario, ya que cuenta
con un formato denominado relación de cobranza diaria, el cual controla las cobranzas
efectuadas diariamente.
Item 14
La empresa resguarda la documentación que soporta las cuentas por cobrar para evitar que
se extravíen facturas:
Cuadro 14: Resguardo de la documentación soporte

. TOTAL 6 100%
Gráfico 14: Resguardo de la documentación soporte

"Totalmente de
100% acuerdo"
"Parcialmente de
80% acuerdo"
60% "Ni de acuerdo, ni
en desacuerdo"
desacuerdo"
20%
"Totalemente en
0% desacuerdo"
Los resultados estadísticos revelan de manera muy favorable que la empresa

resguarda la documentación que soporta el proceso de cuentas por cobrar, evitando la
alteración y extravío de la misma. Sin embargo, el 33% que manifestó tener incertidumbre
hace pensar en la necesidad de incorporar normas para salvaguardar la documentación.
Item 15
Se encuentran segregadas las funciones de los empleados en las actividades relacionadas
con el área de cuentas por cobrar-cobros (aprobación de créditos, facturación, manejos de
las cuentas por cobrar y registros contables):
Cuadro 15: Segregación de funciones

TOTAL 6 100%
Gráfico 15: Segregación de funciones

"Totalmente de
100% acuerdo"
"Parcialmente de
80% acuerdo"
"Ni de acuerdo, ni
60%
en desacuerdo"
desacuerdo"
20% "Totalemente en
desacuerdo"
0%
Los resultados estadísticos revelan que la empresa posee una adecuada segregación
de funciones en las actividades referidas al área de cuentas por cobrar-cobros. Sin embargo,
el 33% manifestó incertidumbre por lo que se hace necesario incorporar este aspecto en el
manual para lograr un tratamiento uniforme en las tareas.
Item 16
¿El personal encargado de registrar las ventas también gestiona las cobranzas?
Cuadro 16: Registros de las ventas

Si 0 0%
No 6 100%
TOTAL 6 100%
Gráfico 16: Registros de las ventas

0%
Si
No
No Respondieron
100%
Los resultados estadísticos revelan que el personal encargado de registrar la venta

no es el mismo que realiza la gestión de cobranza, pudiéndose observar la existencia de
segregación de funciones. No obstante, en vista de la inexistencia de un manual de normas
y procedimientos, se hace necesario normalizar los procedimientos para fortalecer el
control interno.
Item 17
¿El personal encargado de registrar los cobros también gestiona las cobranzas?
Cuadro 17: Registros de cobros

Si 0 0%
No 6 100%
TOTAL 6 100%
Gráfico 17: Registros de cobros

0%
Si
No
No Respondieron
100%
Los resultados estadísticos revelan que el personal encargado de registrar los cobros
no es el mismo que realiza la gestión de cobranza, pudiéndose observar la existencia de
segregación de funciones. Sin embargo, se hace necesario incorporar dicho proceso al
manual de normas y procedimientos.
Item 18
¿La empresa cuenta con un representante legal que se encargue de las cuentas por cobrar
morosas?
Cuadro 18: Representante legal de la empresa.

Si 6 100%
No 0 0%
TOTAL 6 100%
Gráfico 18: Representante legal de la empresa.

0%
Si
No
No Respondieron
100%
Los resultados estadísticos revelan que la empresa cuenta con un representante legal, el cual
interviene cuando es necesario en los asuntos legales, defendiendo los intereses de la
empresa.
Item 19
¿Los formularios que utiliza la empresa para respaldar sus operaciones están debidamente
prenumerados?
Cuadro 19: Formularios de la empresa

Si 6 100%
No 0 0%
TOTAL 6 100%
Grafico 19: Formularios de la empresa

0%
Si
No
No Respondieron
100%
Los resultados estadísticos revelan que la empresa posee formularios prenumerados, los
cuales permiten mantener un control adecuado de la documentación, evitando así, posibles
riesgos de fraude.
Item 20
La empresa posee formularios para la solicitud de créditos:
Cuadro 20: Formularios para la solicitud de créditos

TOTAL 6 100%
Gráfico 20: Formularios para la solicitud de créditos

"Totalmente de
100% acuerdo"
"Parcialmente de
80% acuerdo"
"Ni de acuerdo, ni
60%
en desacuerdo"
desacuerdo"
20% "Totalemente en
0% desacuerdo"
Los resultados estadísticos revelan de manera favorable que la empresa posee formularios
para la solicitud de créditos, lo que permite realizar un análisis de la situación financiera del
cliente, determinando la solvencia del mismo para posteriores créditos. Sin embargo, no se
desestima el 33% que presenta incertidumbre; razón por la cual debe normalizarse.
Item 21
¿La empresa utiliza un sistema automatizado para la realización y registro de sus

operaciones?
Cuadro 21: Registro automatizado de las operaciones

Si 6 100%
No 0 0%
TOTAL 6 100%
Gráfico 21: Registro automatizado de las operaciones

0%
Si
No
No Respondieron
100%
Los resultados estadísticos revelan que la empresa utiliza un sistema automatizado para el
registro de las operaciones, el cual permite agilizar el proceso del registro de las cuentas por
cobrar-cobros. Esto representa una ventaja al momento de la propuesta del referido manual
ya que no requiere de gran inversión en tecnología.
Item 22
¿Los registros contables se realizan oportunamente?
Cuadro 22: Registros contables oportunos

Si 6 100%
No 0 0%
TOTAL 6 100%
Gráfico 22: Registros contables oportunos

0%
Si
No
No Respondieron
100%
Los resultados estadísticos revelan que los registros contables se realizan oportunamente, lo
cual garantiza que las partidas en los estados financieros esten correctamente presentados.
Item 23
¿ Se concilian mensualmente las cuentas por cobrar cliente con la cuenta control del mayor
general?
Cuadro 23: Conciliación de las cuentas por cobrar

Si 6 100%
No 0 0%
TOTAL 6 100%
Gráfico 23: Conciliación de las cuentas por cobrar

0%
Si
No
No Respondieron
100%
Los resultados estadísticos revelan que la empresa concilia mensualmente las cuentas por
cobrar con la cuenta control del mayor general, lo cual permite corregir cualquier
irregularidad que afecte los resultados en los estados financieros. De allì la necesidad de
incorporarlo como normas en el manual.
Item 24
¿ Se realizan registros contables sobre las devoluciones de mercancía?
Cuadro 24: Devolución de mercancía

Si 6 100%
No 0 0%
TOTAL 6 100%
Gráfico 24: Devolución de mercancía

0%
Si
No
No Respondieron
100%
Los datos empíricos demuestran que la empresa realiza registros contables de las
devoluciones de mercancía, permitiendo realizar la devolución correspondiente al
proveedor, además de presentar el saldo de las cuentas por cobrar de clientes actualizadas.
Item 25
La empresa realiza estimaciones para las cuentas incobrables:
Cuadro 25: Estimaciones para las cuentas incobrables

TOTAL 6 100%
Gráfico 25: Estimaciones para las cuentas incobrables

"Totalmente de
100% acuerdo"
"Parcialmente de
80% acuerdo"
"Ni de acuerdo, ni
60%
en desacuerdo"
desacuerdo"
20% "Totalemente en
0% desacuerdo"
Los resultados empíricos evidenciaron de manera desfavorable que la empresa no tiene

conocimientos en base a estimaciones para las cuentas incobrables, esto se debe a que
generalmente sus cobranzas son efectivas, sin embargo, es necesaria incorporarlo dentro del
manual para que el personal pueda desenvolverse a futuro ante esta situación.
Item 26
La empresa realiza el cobro de intereses moratorios sobre las facturas ya vencidas:

Cuadro 26: Intereses moratorios sobre facturas vencidas
TOTAL 6 100%
Grafico 26: Intereses moratorios sobre facturas vencidas

"Totalmente de
100% acuerdo"
"Parcialmente de
80% acuerdo"
"Ni de acuerdo, ni
60%
en desacuerdo"
desacuerdo"
20% "Totalemente en
desacuerdo"
0%
Los resultados empíricos evidenciaron que la empresa realiza el cobro de intereses

moratorios sobre facturas vencidas, por lo que obliga a los clientes a efectuar el pago
correspondiente en el plazo establecido. Sin embargo, el 33% del personal manifestó
incertidumbre por lo que se hace necesario la incorporación del manual.
4.1 Descripción del proceso de cuentas por cobrar-cobros de la empresa Global
Control, C.A.
En base a la entrevista realizada al Director General y, al cuestionario aplicado, se procedió

a describir el proceso realizado por la empresa para identificar los procedimientos
realizados que permitan mantener un control y registro contable adecuado. Para ello, se
obtuvo lo siguiente:
En la empresa el proceso de cuentas por cobrar-cobros se inicia con la orden de compra o

solicitud de pedido, que incluye las especificaciones de la condición de venta, la cual puede
ser de contado o a crédito. Cuando la condición de venta es a crédito se realiza un estudio
para el otorgamiento y aprobación del crédito a través de una carta y solicitud de crédito
que debe contener los datos del cliente. Las personas autorizadas para fijar los límites de
crédito son el coordinador de ventas y el director general.
Global control vende a crédito a empresas reconocidas, en caso contrario la venta es
realizada de contado. Para la concesión de créditos se toma en consideración la frecuencia
de ventas y el record de pago de los clientes. Los créditos a nuevos clientes son otorgados
cuando estos han comprado regularmente a contado o tienen reconocimiento a nivel
nacional e internacional; el límite de crédito establecido para estos clientes es generalmente
inferior en relación a los que ya están registrados previamente. Para determinar éste límite,
la empresa ya ha analizado previamente los requerimientos específicos solicitados para el
crédito como referencias bancarias, referencias comerciales y referencia de créditos
anteriores.
Ahora bien, con respecto a la realización de las cobranzas, el cliente debe realizar el
depósito en el número de la cuenta bancaria de la empresa y en el caso de que el cliente no
pueda efectuar ésta operación, se envía a personal encargado de realizar el cobro
personalmente (vendedor/cobrador).
4.2 Categorización del Control Interno del proceso de Cuentas por Cobrar-Cobros de la
empresa Global Control C.A.
Una vez analizados los resultados obtenidos a través de la aplicación de los

instrumentos, se procedió a evaluar el diseño de control interno de acuerdo con las
siguientes categorizaciones de control:
Autorización: En la empresa las autorizaciones y/o aprobaciones son realizadas por el

Director General, quien es el propietario de la empresa, asegurándose así de que se
estén cumpliendo los requisitos establecidos y al mismo tiempo que sean adecuados.
Revisión de la Gerencia: Por ser Global Control, C.A. una empresa pequeña, la
mayoría de sus transacciones son revisadas y analizadas por el Gerente de
Administración y el Coordinador de Venta, previo trabajo realizado por sus
subordinados, lo cual garantiza un mejor control en sus operaciones.
Conciliación: La empresa concilia el auxiliar de cuentas por cobrar con el mayor
general, adicionalmente, las facturas canceladas por el cliente por medio de depósito
bancario son cotejados con el estado de cuenta bancario, lo cual garantiza un
adecuado control en las operaciones.
Segregación de funciones: En la empresa existe una segregación de funciones adecuada

ya que las responsabilidades designadas a cada uno de los empleados que allí laboran
son pertinentes, es decir que la persona encargada de autorizar y registrar las
transacciones es la adecuada, evitando de esta manera que los individuos estén en una
posición que les permita cometer u ocultar un error o irregularidad.
CAPITULO V
Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos de Cuentas por Cobrar-Cobros

para la Empresa Global Control, C.A.
Presentación
5.1 Justificación de la propuesta:
El manual es una guía que ayuda en el entrenamiento de nuevos empleados y su

preparación para realizar metódicamente el trabajo, disminuyendo el margen de
irregularidades que se pueden presentar durante el proceso por desconocimiento de las
actividades.
La propuesta tuvo como finalidad sentar las bases para subsanar la problemática existente
en Global Control, C.A., definiendo las normas y regularizando los procedimientos que se
llevan a cabo en el área de cuentas por cobrar-cobros para lograr un tratamiento uniforme
de las tareas, fortalecer el control interno, reducir las dificultades para entrenar a los
empleados, disminuir la duplicación del trabajo y evitar la inconsistencia de
procedimientos, entre otros.
5.2 Estructura:
El manual de normas y procedimientos para las cuentas por cobrar-cobros, estará

compuesto por:
Introducción: Breve definición del manual, el personal a quien está dirigido y su utilidad.
Objetivos: Describe la finalidad del manual.
Aspectos Generales: Se especifica el alcance del manual, los usuarios y plan de revisión al
cual debe someterse.
Normas Administrativas: Son las especificaciones técnicas implementadas por el manual,

el cual describe cada una de las variables en estudio.
Políticas contables: Definición de normas, sistema de valoración o decisión que sirven de

guía y regulación de los registros contables de las transacciones de la empresa
Procedimientos y Flujogramas: Describe las operaciones del personal con respecto a las
actividades que se realizan en el área de cuentas por cobrar-cobros.
Formularios: Pieza de papel impresa, que contiene datos fijos y espacios para hacer
llenada con información variable necesaria para el área de cuentas por cobrar-cobros o
suministrada por la misma.
Anexos: Descripción de la simbología utilizada en los flujogramas, leyenda de los mismos.
G.C.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Asunto Indice General Pag. N° 1 de 105
Capitulo Fecha de vigencia

CAPITULO I
Introducción
Objetivos del manual
Aspectos generales
Definición de términos básicos
CAPITULO II
Misión y visión de la empresa
Objetivo general y específicos
Políticas
Organigrama
Aprobado por: Revisado por:
N° de revisión Fecha de ultima revisión Sustituye Pág de
G.C.

CAPITULO III
Normas administrativas
Evaluación de clientes
Otorgamiento del crédito
Otorgamiento de descuentos
Cobranzas
Análisis de antigüedad de saldos
Devolución de mercancía
Políticas contables
CAPITULO IV
Procedimientos, flujogramas y asientos contables
Ventas a crédito
Cobros de ventas a crédito
G.C.

Otorgamiento de descuento
Análisis de vencimiento de las cuentas por cobrar
CAPITULO V
Formularios
Nota de entrega
Factura
Nota de crédito/débito
Solicitud de crédito
Relación de cobranza diaria
Solicitud de pedido

G.C.
Asunto Indice de Flujograma Pag. N° 4 de 105
Venta a crédito
Cobro de venta a crédito
Vencimiento de cuentas por cobrar

G.C.
Asunto Introducción Pag. N° 5 de 105
Capitulo I Fecha de vigencia
El presente manual establece las normas y procedimientos generales de cada una de

las actividades que se realizan en la unidad de cuentas por cobrar- cobros con relación a las
operaciones de otorgamiento de crédito, cobros, emisión de notas de créditos y débitos,
estados de cuentas y análisis de vencimiento de las cuentas por cobrar. Adicionalmente,
contiene lineamientos y recomendaciones de una manera sistemática de las medidas que
debe adoptar la empresa para aplicar las normas y procedimientos en el área de cuentas por
cobrar-cobros y de su obligatorio cumplimiento por parte del personal encargado.

G.C.
Asunto Introducción Pag. N° 6 de 105
La implantación del manual de normas y procedimientos es una guía para la

presentación clara de la descripción del sistema de cuentas por cobrar-cobros que permite
satisfacer en mayor grado las necesidades actuales de la empresa. Este manual sólo será útil
si las normas y procedimientos aquí descritos se aplican eficientemente en las operaciones
diarias de la empresa.
Este manual de normas y procedimientos debe ser revisado cuidadosamente por

aquellos usuarios que estén vinculados directa o indirectamente con el área de cuentas por
cobrar-cobros y por cualquier empleado debidamente autorizado.
G.C.
Asunto Objetivos del Manual Pag. N° 7 de 105

Establecer las normas generales para el buen desempeño del trabajador en el área de
cuentas por cobrar-cobros.
Facilitar de manera formal y entendible información actualizada.
Establecer los procedimientos de todas las operaciones que se realizan en el área de cuentas
por cobrar-cobros.
Establecer flujogramas de las diferentes operaciones a realizar.
G.C.
Asunto Aspectos Generales Pag. N° 8 de 105

Alcance: este manual está orientado a establecer los parámetros que deben seguir los
usuarios del área de cuentas por cobrar-cobros para el registro y control de las operaciones
involucradas.
Usuarios: Se han definido dos grupos de usuarios:

Usuarios Directos: Son todas aquellas unidades que intervienen directamente en el proceso:
Director General, Coordinador de Ventas, Vendedores y/o Cobradores y Secretaria.
Usuarios Indirectos: Son todas aquellas unidades a las que el sistema le suministra
información: Gerente de Administración y Auxiliar de Contabilidad.

G.C.
Plan de revisión: El presente manual de normas y procedimientos debe revisarse cada vez
que se modifiquen las normas y/o políticas administrativas, oficiales o legales que obliguen
a una revisión o modificación de las mismas.
Instrucciones para el Manejo y Modificaciones: Los manuales generalmente se realizan en

papel, y se archivan en carpetas de aros de hojas intercambiables para facilitar la
actualización de aquellos capítulos o procedimientos que sufran modificaciones. Es
importante señalar que el manual será modificado por personal autorizado y no podrá salir
de las instalaciones de la empresa.
El manual se ha dividido en cinco (05) capítulos: El primer capítulo presenta los

aspectos generales del manual, el capítulo dos (02) presenta información general de la
empresa y los tres (03) capítulos siguientes describen los detalles

G.C.
correspondientes a cada procedimiento involucrado en el proceso de cuentas por cobrar-

cobros. Cada página está debidamente identificada con el nombre del procedimiento
tratado.
Se incluye un recuadro para indicar en cada hoja la fecha en que se inicia la

aplicación o vigencia de cada uno de los procedimientos. Si se reemplaza un capítulo o parte
de él debe indicarse la fecha en que se esta dejando sin efecto.

G.C.
Visión: Constituirse en una empresa altamente desarrollada en tecnología, la cual ofrezca

soluciones óptimas a las industrias en el campo de la instrumentación y control de procesos.
Misión: Suministrar equipos de alta tecnología y confiabilidad a sus clientes, de tal forma
que los usuarios puedan producir eficientemente y con la calidad óptima, los productos que
sus plantas industriales ofrezcan al mercado venezolano y extranjero.
G.C.
Asunto Definición de Términos Pag. N° 12 de 105

Crédito: Derecho de disponer de un dinero ajeno o de retrasar el pago de cantidades
debidas, por un plazo de tiempo, a cambio de un interés.
Cliente: Denominación dada a las personas naturales o jurídicas quienes de una forma
constante o esporádica compran bienes o servicios a una empresa o sociedad.
Descuentos concedidos: Bonificaciones o rebajas sobre el precio habitual de la venta de un

producto que la empresa concede a sus clientes o deudores.
Devolución: Restitución de una cosa a la persona que la poseía con anterioridad.
Factura: Documento que el vendedor entrega al comprador, garantizando que el segundo ha

realizado una compra por el importe reflejado en el mismo.
G.C.
Asunto Definición de Términos Pag. N° 13 de 105

Asignación: Utilización de los recursos de la empresa para conseguir un fin determinado,

eligiendo entre las diferentes alternativas, aquel uso que se considere más adecuado para la
consecución de un resultado optimo en función del objetivo marcado.
Archivo: Lugar donde se guarda el soporte de las operaciones mercantiles que realiza la
empresa y que justifican los asientos contables.
Autorización: Documento por el cual se concede permiso a alguien para desarrollar alguna
actividad.
Cuentas por cobrar: Representadas por documentos mercantiles ordinarios no garantizados

(facturas), las cuales representan derechos de la empresa sobre terceras personas,
generalmente proviene de las ventas a crédito que realiza la empresa.
G.C.

Asunto Objetivos Pag. N° 14 de 105
General
Vender y mercadear los productos y equipos en el área de proceso, instrumentación,
detección de gases tóxicos y combustibles, para las compañías en el área industrial.
Específicos
Mercadear productos a empresas que sean solventes con la finalidad de mantener un flujo de
caja suficiente, que permita satisfacer las operaciones de la empresa.
Vender a corto plazo el volumen presupuestado.

G.C.
Asunto Políticas Pag. N° 15 de 105
Capitulo II Fecha de vigencia
Políticas
Representar productos y equipos que posean una alta tecnología en el campo de
instrumentación y control de procesos.
Representar maquinarias industriales que ofrezcan ventajas económicas y de calidad
competitiva.
Disponer del recurso humano capacitado técnicamente para brindar las ventajas de los
productos y servicios en el mercado venezolano.
Ofrecer los equipos y servicios con la rapidez suficiente para cubrir las demandas de
emergencia de los usuarios.

G.C.
Asunto Organigrama de la Empresa Pag. N° 16 de 105
Capitulo II Fecha de vigencia

DIRECTOR
GENERAL
SECRETARIA
COORDINADOR GERENTE DE
DE VENTAS ADMINISTRACION
AUXILIAR DE
CONTABILIDAD
ENCARGADO VENDEDOR/
DE ALMACEN COBRADOR
NOTA: No indica niveles jerárquicos.


G.C.
Asunto Normas Administrativas Pag. N° 17 de 105
Capitulo III Fecha de vigencia
Evaluación de clientes
Objetivo: Establecer mecanismos necesarios para obtener la mejor información sobre la
capacidad de cancelación de los clientes, de tal manera de determinar la condición de venta.
Responsables: Director General, Coordinador de Ventas, Vendedores y/o Cobradores
Formularios que intervienen: Solicitud de pedido

Las condiciones de ventas son:
1.1 Ventas de contado: Están dirigidas a aquellos clientes nuevos no reconocidos nacional e
internacionalmente y a todos aquellos clientes recurrentes que así lo soliciten.

G.C.
1.2 Ventas a crédito: Están dirigidas a aquellos clientes que cumplan con las normativas
establecidas en el otorgamiento de crédito. Las facturas vencen a los 30 días de la entrega
de la mercancía, cualquier excepción deberá ser autorizada por el Director General.
Otorgamiento de crédito:
Objetivo: Evaluar la capacidad crediticia de los clientes.
Responsables: Coordinador de Ventas y Director General.
Formularios que Intervienen: Carta de solicitud del crédito y Solicitud del crédito.

G.C.
Normas específicas:
Clientes registrados: Al tomar la solicitud de crédito para un cliente previamente registrado,

se debe examinar los siguientes aspectos: Código del cliente, nombre del propietario o razón
social, denominación comercial, dirección fiscal, condiciones de pago, número de facturas
vencidas, límites de crédito y estados financieros auditados (anual).
El vendedor debe tener presente que cada cliente tiene un límite de crédito asignado,
por lo tanto, la solicitud debe estar ajustada al límite establecido. Sin embargo, cuando el
cliente tenga facturas vencidas deberá ser notificado que su solicitud no será procesada hasta
que la factura vencida sea cancelada.
G.C.

Clientes nuevos: Son considerados bajo esta categoría aquellas empresas que son
reconocidas a nivel nacional y/o internacional, los cuales deben llenar la solicitud de crédito,
cumpliendo los siguientes requisitos para el otorgamiento del mismo: Registro mercantil
certificado, estados financieros auditados, copia del RIF, el NIT y de la cédula de identidad
del representante legal, referencias bancarias, comerciales y de créditos anteriores. No
se dará curso a ninguna solicitud que esté incompleta, por lo que deberán ser devuelta
directamente al coordinador de ventas.
Si el cliente no cancela la primera factura de acuerdo a la condición de venta establecida, la

aprobación de vender a crédito de dicho cliente se retira sin considerar los resultados de la
investigación crediticia.
G.C.

Autorización para fijar los límites de crédito: Los límites de crédito deben ser revisados por
el coordinador de ventas y aprobados por el Director General.
Límite de crédito a clientes nuevos hasta 20 U.T.
Límite de crédito a clientes Registrados de 20 U.T. hasta 70 U.T.
Suspensión del crédito: Se suspende el crédito por las siguientes razones: Tener una factura
vencida pendiente de pago por más de 30 días, el cliente no califica para obtener el crédito
bajo las normas de la empresa, el estado de cuenta del cliente refleja uno o varios cheques
devueltos pendientes de reponer por màs de 15 días, la cuenta del cliente se encuentra en
litigio, la cuenta del cliente se encuentra en la lista de cuentas incobrables.
G.C.

No se deben enviar pedidos para ser entregados a clientes con facturas pendientes de pago
fuera de los plazos señalados o pedidos que retrasen el crédito fijado al cliente sin la previa
autorización del Director General, tampoco de aquellos clientes que tengan saldos
pendientes y cuyas facturas hayan sido regresadas al Coordinador de Ventas.
Los clientes cuyos saldos fueron considerados incobrables, no pueden volver a recibir
crédito de la empresa.
Otorgamiento de descuentos:
Objetivo: Incentivar a los clientes a incrementar sus volúmenes de ventas y cancelar sus
facturas antes del plazo establecido.
Responsables: Gerente de Administración y Director General
Formularios que intervienen: Notas de crédito

G.C.
Los descuentos otorgados por la empresa deben ser determinados por el Gerente de
Administración y aprobados por el Director General con base a las siguientes políticas:
Descuentos por volumen: Este descuento se otorga cuando el proveedor de la empresa
concede descuentos por volumen, el cual será aplicado bajo las mismas condiciones al
cliente.
Descuentos por pronto pago: Entre 1,5 % y 2 %, para aquellos clientes que cancelen antes
de la fecha límite de pago.
Cobranzas:
Objetivo: Establecer los mecanismos necesarios para un mejor control sobre las
cancelaciones efectuadas por los clientes, abonos o pagos anticipados.

G.C.
Responsables: Vendedor/cobrador, Gerente de Administración y Secretaria.
Formularios que intervienen: Relación de cobranza, notas de crédito.
Normas específicas:
Cobros directos: Los clientes que realizan las compras sin intermediarios (vendedores)
deben efectuar el depósito correspondiente a la cuenta bancaria asignada por la empresa y
suministrar la información a través de FAX.
Cobros a través de vendedores/cobradores: En el caso de que el cliente no pueda hacer el

depósito, la empresa debe enviar a un cobrador plenamente identificado, y éste al recibir el
cheque de gerencia debe depositarlo al numero de cuenta bancaria de la empresa.

G.C.

Los cheques emitidos como forma de pago, deben presentar correctamente el nombre de la
empresa, la fecha y la cantidad a cancelar. El vendedor debe cobrar sólo en cheque de
gerencia.
Diariamente la Secretaria debe efectuar una relación de cobranzas que posteriormente será
enviada al Gerente de Administración para su revisión y verificación con la documentación
que lo soporta.
Análisis de antigüedad de saldos:

Objetivo: Establecer los mecanismos necesarios que permitan determinar aquellos saldos
vencidos y por vencerse, permitiendo así, agilizar el proceso de las cobranzas.

G.C.
Responsables: Gerente de Administración.
Formularios que Intervienen: Ninguno.
El Gerente de administración debe analizar mensualmente el saldo de las cuentas por cobrar
a clientes con la finalidad de determinar aquellos saldos vencidos y por vencerse,
permitiendo así, agilizar el proceso de las cobranzas.
Para todas aquellas facturas pendientes de cobro con más de cuarenta y cinco (45) días
vencidos, la empresa debe determinar las causas de cada uno de los atrasos, indicando si por
su conducta se puede recuperar el importe de los mismos y el tiempo aproximado; en caso
de ser incobrable, o que considere que sólo se puede cobrar por vía legal deberá crearse
provisión para cobro dudoso.
G.C.

Objetivo: Establecer los mecanismos necesarios que permitan un adecuado control de las
devoluciones de los clientes.
Responsables: Encargado de Almacén y Gerente de Administración.
Formularios que Intervienen: Notas de créditos.
La empresa acepta devoluciones de mercancía con defectos de fabricación provenientes

del proveedor.
G.C.
Asunto Políticas Contables Pag. N° 28 de 105

Las ventas a crédito deben reconocerse oportunamente en el momento en que ocurran y

registrarse en la contabilidad, cuantificándose razonablemente en términos monetarios. A tal
efecto, se consideran realizados para los fines contables, las ventas efectuadas a terceros
cuya transferencia de la propiedad de la mercancía se haya realizado.
Las cuentas por cobrar que la contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de
efectivo que se afecten. Estas cifras deben modificarse en el caso de que ocurran eventos
posteriores que las hagan perder su significado, aplicando los métodos de ajustes aceptados
por los principios de contabilidad que en forma sistemática preservan la equidad y la
objetividad de la información contable.
La estimación para cuentas de cobro dudoso se determina como resultado del estudio
individualizado de cada deudor y la experiencia acumulada de pérdida
G.C.

Asunto Politicas Contables Pag. N° 29 de 105
en cuenta por cobrar. Cuando se aplique el juicio profesional, debe optarse por la que
menos optimismo refleje, previendo posibles pérdidas y no anticipando ganancias; pero
observando en todo momento que la decisión sea equitativa para los usuarios de la
información contable, haciendo uso del ejercicio de la prudencia.
Las normas para la elaboración de Estados Financieros ajustados por efecto de la inflación (
DPC N° 10 ) establece que la metodología de precios constantes, las cuentas por cobrar por
ser una partida monetaria se expresan a la fecha del último balance general a su valor
nominal. Las cuentas por cobrar de fechas anteriores se presentan a su valor respectivo,
pero reexpresados al dividir esos valores entre el índice de precios a la fecha respectiva y
multiplicarlos por el índice de cierre.

G.C.
Asunto Ventas a Crédito Pag. N° 30 de 105
Capitulo IV Fecha de vigencia
Responsable Acción
Vendedor/cobrador Recibe la orden de compra del cliente, a

través de FAX, llenando el formulario de
pedido en original y copias (duplicado y
triplicado), los cuales deben estar
debidamente firmados por el cliente en señal
de compromiso. En caso de no recibir la
orden de compra por parte del cliente, el
vendedor se dirige a las instalaciones del
cliente para recibir su pedido.
Envía la solicitud de pedido (original,
duplicado y triplicado) del cliente al
Coordinador de Ventas

G.C.
Responsable Acción
coordinador de ventas.
Recibe la solicitud de pedido del vendedor.
Examina las condiciones del cliente a través
de la evaluación de los siguientes aspectos:
Código del cliente, nombre del propietario o
razón social, denominación comercial,
dirección fiscal, condiciones de pago,
número de facturas vencidas, límites de
crédito y estados financieros

G.C.
Responsable Acción
auditados (anual). En caso de ser un cliente

nuevo, recibe la carta de solicitud de
crédito del cliente y posteriormente el cliente
llena el formato de solicitud de crédito,
anexando los siguientes requisitos para el
otorgamiento del mismo: Registro mercantil
certificado, estados financieros auditados,
copia del RIF, el NIT y de la cédula de
identidad del representante legal, referencias
bancarias, comerciales y de créditos
anteriores. Una vez evaluados los

G.C.
Responsable Acción
recaudos y establecidos los

límites de crédito, se envían
al Director General para su
aprobación.
Recibe y verifica que la solicitud esté
firmada por el Coordinador de Ventas en
señal de revisión.
Director General Aprueba la solicitud de crédito, enviando
nuevamente dicha solicitud al coordinador de
ventas. En caso de no ser aprobada la
solicitud de crédito (ver normas

G.C.
Responsable Acción
administrativas-suspensión del
crédito), se notifica al cliente.
Recibe la solicitud de crédito aprobada y
Coordinador de Ventas envía el triplicado del pedido firmado en
señal de aprobación al encargado de almacén
como notificación de un despacho futuro y,
el duplicado, al vendedor como soporte de la
factura a realizar, archivando el original en
numeración correlativa y relacionándolo en
el listado de pedidos pendientes.
Recibe el triplicado del pedido
Encargado de Almacén

G.C.
Responsable Acción
aprobado por el coordinador de

ventas como notificación de un
despacho futuro.
Recibe el duplicado del pedido aprobado por
el coordinador de ventas para su posterior
facturación.
Vendedor/Cobrador Procede a elaborar la factura (original y tres
copias), que posteriormente se envían al
coordinador de ventas para su revisión y
aprobación.

G.C.
Responsable Acción
Coordinador de Ventas Revisa y aprueba la factura y, posteriormente

es enviada al vendedor.
Recibe la factura aprobada del Coordinador
de Ventas.
Notifica al encargado de almacén la hora y
Vendedor/Cobrador día en que la mercancía va a ser trasladada al
cliente.
Prepara la mercancía para la entrega al
cliente, previa notificación del vendedor.

G.C.
Responsable Acción
Transcribe la nota de entrega en original y

copias (duplicado y triplicado), el original y
duplicado es entregado al vendedor,
archivando temporalmente el triplicado.
Recibe la nota de entrega (original y
duplicado por el encargado de almacén).
Traslada la mercancía hasta las instalaciones
del cliente, conjuntamente con la
factura
Vendedor/Cobrador

G.C.
Responsable Acción
(original y copias) y nota de

entrega (original y duplicado),
quedándose el cliente con el
original de la nota de entrega y el
duplicado de la factura.
Envía al encargado de almacén el duplicado
de la nota de entrega.
Recibe el duplicado de la nota de entrega y la
archiva en orden numérico acompañado del
pedido y del triplicado de la nota de entrega.

G.C.
Responsable Acción
Vendedor/Cobrador Archiva el original de la factura

temporalmente, debidamente sellada y
firmada por el cliente en señal de aceptación,
hasta la cancelación de la misma. El
triplicado se archiva en el correlativo y envía
el cuadruplicado de la factura al auxiliar de
contabilidad para el registro
correspondiente.

G.C.
Responsable Acción
Auxiliar de Contabilidad En base al cuadruplicado de la factura,

debidamente sellada y firmada por el cliente
en señal de recepción, realiza los registros
correspondientes (ver sección de asientos
contables).

G.C.
Asunto Flujograma Pag. N° 41 de 105
Ventas a Crédito
Director General Coordinador de Vendedor/Cobrador Encargado de Auxiliar de Cliente
Ventas Almacén Contabilidad
C A
INICIO
3 Encarga el pedido
Examina las Si Recibe via FAX, Solicitud1 Al vendedor
condiciones O/C llena la de Pedido
Solicitud 1 del cliente solicitud de
de Crédito No pedido
B
Aprobada Prepara Mercancía
Solicitud 1 Se dirige a las
instalaciones del a Entregar
de Crédito
cliente Recibe
B Mercancía con
1 Facturas
A Nota de 1 Y Notas de Entrega
Solicitud 11 22
Entrega 3
de Pedido 22 3
Factura 1
Solicitud 11 Aceptada 2 3
de Pedido 22 4
Aprobada 3
Factura 1
2
3
4
C Nota de 11
Entrega 22
Aceptada
Traslada la
mercancía a las
Factura 1
Aprobada 2
instalaciones del D
3 cliente
4

G.C.
Ventas a Crédito
Director General Coordinador de Vendedor/Cobrador Encargado de Auxiliar de Cliente
Ventas Almacén Contabilidad
D
Nota de 21 1
Factura 4
Entrega 32
Aceptada Aceptada
Recibe Factura
y Nota de
Auxiliar
Entrega Aceptadas
Cuentas
por
Cobrar
Factura 11
Aceptada 32 4
Nota de 21
Entrega 32
Aceptada

G.C.
Asunto Asientos Contables-Ventas a Crédito Pag. N° 43 de 105
--------------X-------------
Cuentas por Cobrar Clientes xxx

Costo de Ventas xxx
IVA (débito fiscal) xxx
Ventas xxx
Inventario xxx

G.C.
Asunto Cobros de Ventas a Crédito Pag. N° 44 de 105
Responsable Acción
Cliente Deposita en el número de cuenta bancaria el

monto correspondiente de las facturas
pendientes de pago a Global Control C.A.
Envía por FAX el voucher correspondiente al
depósito junto con el número de las facturas
canceladas y, en caso de ser agente de
retención, el soporte de retención de IVA
correspondiente.

G.C.
Responsable Acción
Secretaria Recibe por FAX el voucher del depósito

validado por el Banco junto con la
documentación soporte exigida por la
empresa.
Procede a llenar el formato de relación de
cobranzas diarias con dicha documentación.
Notifica al vendedor/cobrador las facturas
canceladas por el cliente.
Entrega el original de las facturas canceladas,
previa notificación de la secretaria.
Vendedor/Cobrador
Aprobado por: Revisado por

G.C.
Responsable Acción
Cliente Recibe el original de la factura.
Secretaria Envía al Gerente de Administración, la

relación de cobranzas diarias con los soportes
correspondientes (depósitos, copias de las
facturas firmada por el cliente en señal de
recepción y soporte de retención del IVA).

G.C.
Responsable Acción
Gerente de Administración Recibe de la secretaria la relación de

cobranza diaria y verifica contra la
documentación soporte.
Revisa y aprueba la adecuada aplicación de
descuentos por pronto pago.
Envía la relación de cobranza diaria, firmada
en señal de revisión y aprobación al Auxiliar
de Contabilidad.

G.C.
Responsable Acción
Auxiliar de Contabilidad Recibe de Gerente de Administración la

relación de cobranza diaria con los soportes
correspondientes, para realizar los registros
en el sistema (ver sección de asientos
contables).
En caso de no efectuar el depósito, debe
notificar a la empresa para que éste envíe a
Cliente un vendedor/cobrador plenamente
identificado.

G.C.
Responsable Acción
Entrega cheque de gerencia al

vendedor/cobrador, correspondiente al monto
de las facturas a cancelar.
Recibe el cheque de gerencia del cliente,
Vendedor/Cobrador verificando que presente correctamente el
nombre de la empresa, la fecha y la cantidad
a cancelar.
Entrega la factura original correspondiente al
monto cancelado.

G.C.
Responsable Acción
Cliente Recibe el original de la factura.

Vendedor/Cobrador Deposita el cheque de gerencia en la cuenta
bancaria de la empresa.
Entrega el depósito bancario, debidamente
validado por el banco a la secretaria junto
con la copia de la factura cancelada.
Recibe el voucher del depósito junto con las
copias de las facturas canceladas.
Secretaria

G.C.
Responsable Acción
Solicita por vía telefónica, en caso de ser el

cliente agente de retención, el soporte de
retención del IVA correspondiente para ser
enviada por FAX.
Envía por Fax el soporte de retención del
IVA correspondiente a las facturas
Cliente canceladas.
Recibe el soporte de retención del IVA
correspondiente por FAX.
Secretaria

G.C.
Responsable Acción
Procede a llenar el formato de relación de

cobranzas diarias.
Envía al Gerente de Administración, la
relación de cobranzas diarias con los soportes
correspondientes (depósitos, copias de las
facturas firmada por el cliente en señal de
recepción y soporte de retención del IVA).

G.C.
Responsable Acción
Gerente de Administración Recibe de la secretaria la relación de

cobranza diaria y verifica contra la
documentación soporte.
Revisa y aprueba la adecuada aplicación de
descuentos por pronto pago.
Envía la relación de cobranza diaria, firmada
en señal de revisión y aprobación al Auxiliar
de Contabilidad.

G.C.
Responsable Acción
Auxiliar de Contabilidad Recibe del Gerente de Administración la

relación de cobranza diaria con los soportes
correspondientes, para realizar los registros
en el sistema (ver sección de asientos
contables)

G.C.
Cobros de Ventas a Crédito

Gerente de Vendedor/Cobrador Auxiliar de Secretaria Cliente
Administración Contabilidad
A B
C D Si En N° de cuenta
Deposita bancaria de la
Depósito empresa
Recibe el cheque de No
gerencia, entrega la
factura original y Notifica a la
realiza el depósito Mayor empresa para que
Auxiliar Mayor de Solicita por vía envíe un cobrador
Cuentas Bancos telefónica el soporte identificado
de retención para ser
1 por Cobrar enviada por fax
Relación de Deposito
Cobranza Diaria
Cheque de
Aprobado
Gerencia
B
Relación de
Cobranza Diaria
A
D
Deposito
C
Envía por fax el

voucher del deposito,
N° facturas
canceladas y soporte
de retención de IVA

G.C.
Asunto Asientos Contables-Cobros de Ventas a Pag. N° 56 de 105

Crédito
---------------X---------------
Banco xxx
IVA Retenido de cliente xxx
Descuento por Pronto Pago xxx

G.C.
Asunto Devolución de Mercancía Pag. N° 57 de 105
Responsable Acción
Cliente Devuelve la mercancía.

Recibe la mercancía del cliente.
Encargado de Almacén Revisa que la mercancía presente defecto de
fabricación. En caso contrario no procede la
devolución, regresando la mercancía a las
instalaciones del cliente.
Realiza informe de recepción en original y
copia (duplicado), el original lo archiva y,
envía el duplicado al Coordinador de

G.C.
Responsable Acción
ventas, firmado y sellado en señal

de recepción.
Recibe y revisa el duplicado del informe de
recepción, sellada y firmada por el encargado
Coordinador de Ventas del almacén.
Archiva el duplicado en la carpeta del cliente.
Notifica al Gerente de Administración a
través de un memorandum, para la
realización de la nota de crédito.

G.C.
Responsable Acción
Gerente de Administración Elabora la nota de crédito en base al

memorando recibido. La nota de crédito se
elabora en original y tres copias, el original
se entrega al cliente, el duplicado se archiva
en la carpeta del cliente, el triplicado se
archiva en el correlativo y el cuadruplicado
se envía al Auxiliar de Contabilidad.

G.C.
Responsable Acción
Auxiliar de Contabilidad Realiza el registro contable en el sistema, con

base en la nota de crédito (cuadruplicado) por
la devolución efectuada por el cliente (ver
sección de asientos contables).

G.C.
Devolución de Mercancía
Gerente de Coordinador de Ventas Auxiliar de
Encargado de Almacén Cliente
A
Elabora la nota de Devuelve la
Recibe
crédito en base al mercancía
Mercancía del Cliente
Memorandum C
recibido Nota de 2
Recepción B
Firmada Si Tiene Defecto de Nota de 4
Mercancía
Nota de 1 fabricación, se Crédito
Crédito 2 realiza la nota de Nota de 1
3 No
4 recepción Crédito
Mayor
Tiene defecto de Auxiliar
B fabricación, se
Notifica a través de devuelve a las Cuentas
Memorandum para instalaciones del por Cobrar
cliente
elaboración de nota
C de crédito
Nota de 1
2
Recepción
Recepción de
la mercancía

G.C.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS
Asunto Asiento Contable-Devolución de Pag. N° 62 de 105

Mercancía
---------------X---------------
Inventario xxx
Devoluciones de Venta xxx
Costo de Venta xxx
Cuentas por Cobrar Comerciales xxx
IVA (débito fiscal) xxx

G.C.
Asunto Otorgamiento de Descuento Pag. N° 63 de 105
Responsable Acción
Gerente de Administración Determina los descuentos de los clientes

con base a las políticas y normas
establecidas. El descuento, es reseñado en
la relación de cobranzas diarias.
Envía al Director General la relación de
cobranzas diarias, la cual indica los
descuentos que aplican de acuerdo a las
políticas y normas establecidas.

G.C.
Responsable Acción
Director General Recibe del Gerente de administración la
relación de cobranzas diarias con los
descuentos determinados.
Aprueba los descuentos de los clientes con
base a las políticas y normas establecidas.
Envía la relación de cobranzas diarias con los
descuentos aprobados al Gerente de
Administración
G.C.

Responsable Acción
Gerente de Administración Recibe del Director General la relación de

cobranzas diarias con los descuentos
aprobados.
Envía a la Secretaría la relación de cobranzas
diarias con los descuentos aprobados para la
emisión de las notas de crédito
correspondientes.
Recibe la relación de cobranzas diarias con
los descuentos aprobados para la emisión de
Secretaria las notas de crédito correspondientes.

G.C.
Responsable Acción
Elabora la nota de crédito con base a la

relación de cobranzas diarias recibido del
Gerente de Administración. La nota de
crédito se elabora en original y tres copias, el
original se entrega a el cliente, el duplicado
se archiva en la carpeta del cliente, el
triplicado se archiva en el correlativo y la
última copia se envía al Auxiliar de
Contabilidad.

G.C.
Responsable Acción
Auxiliar de Contabilidad Con base en la nota de crédito por descuento,

se realiza el registro contable en el sistema
(ver sección de asientos contables en Cobros
de ventas a crédito).

G.C.
Otorgamiento de Descuento
Director General Gerente de Auxiliar de Secretaria Cliente
A
1 Determina los descuentos de los
Relación de clientes con base a las políticas y B
Cobranza Diaria normas establecidas. El descuento, Nota de 1
es reseñado en la relación de Nota de 1 Crédito
cobranzas diarias. 2
Mayor Crédito 3
Auxiliar 4
Cuentas
1 por Cobrar
Relación de
Cobranza Diaria
Relación de 1
Cobranza Diaria B
Aprobada
Relación de 1
Cobranza Diaria
Aprobada

G.C.
Asunto Asiento Contable-Otorgamiento de Pag. N° 69 de 105

Descuento
.
---------------X---------------

Descuentos por Pronto Pago xxx
Banco xxx

G.C.
Asunto Devolución de Cheques Pag. N° 70 de 105
Responsable Acción
Secretaria Recibe el corte de cuenta del Banco y revisa

la existencia de cheques devueltos, los cuales
son notificados a través de memorandum al
Gerente de Administración.
Elabora la nota de débito (original y tres
copias), en base al memorandum recibido,
Gerente de Administración el original la entrega al cliente, el
duplicado se archiva en carpeta
del cliente, el triplicado se

G.C.
Asunto Devolución de Cheques Pag. N° 71 de 105
Responsable Acción
archiva en el correlativo y la última

copia se envía al Auxiliar de
Contabilidad.
Auxiliar de Contabilidad En base a la nota de débito por devolución de
cheques, realiza el registro contable en el
sistema (ver sección de asientos contables).

G.C.
Devolución de Cheques
Secretaria Gerente de Auxiliar de Cliente
Mayor A
Notifica devolución Recibe memorandum
y elabora la nota de Auxiliar
de cheques a través
debito Cuentas por
de memorandum
Cobrar
Nota de 1
Débito
Nota de 1
Débito 2
3
4

G.C.
Asunto Asiento Contable-Devolución de Cheques Pag. N° 73 de 105
.
---------------X---------------

Descuentos por Pronto Pago xxx
Banco xxx
+
G.C.
Asunto Análisis de Vencimiento de las Cuentas Pag. N° 74 de 105

por Cobrar
Responsable Acción
Gerente de Administración Verifica el vencimiento de saldos del auxiliar

y del mayor auxiliar de las cuentas por
cobrar clientes.
Efectúa un estudio individual de aquellos
clientes con facturas vencidas por mas de 45
días, indicando en un reporte las causas del
vencimiento y la porción que debe incluirse
en las cuentas incobrables.

G.C.

por Cobrar
Responsable Acción
Envía el reporte de análisis de saldos al

Director General para su evaluación y
aprobación.
Director General Recibe y analiza el reporte de análisis de
saldos.
Aprueba y envía el reporte de análisis de
saldos al Gerente de Administración.

G.C.

por Cobrar
Responsable Acción
Gerente de Administración Recibe el reporte de análisis de saldos
aprobado por el Director General y emite
nota de débito a los clientes morosos por
concepto de intereses moratorios y otros
gastos si los hubiere.
Elabora la nota de débito en original y tres
copias, el original la entrega al cliente, el
duplicado se archiva en carpeta del cliente, el
triplicado se archiva en el correlativo y la
última copia se envía al Auxiliar de
Contabilidad.
G.C.

por Cobrar
Responsable Acción
Auxiliar de Contabilidad Con base a la nota de débito (cuadruplicado)

realiza el registro contable en el sistema (ver
sección de asientos contables).

G.C.
Análisis de Vencimiento de
las Cuentas por Cobrar
Gerente de Auxiliar de Cliente

Director General
B
C
Mayor Nota de 1
Auxiliar Débito
Cuentas
Reporte de 1
por Cobrar
Análisis de
Saldos Auxiliar Mayor
Aprobado Cuentas Cuentas
por Cobrar por Cobrar
Efectúa un estudio individual de

aquellos clientes con facturas
vencidas por mas de 45 días,
indicando en un reporte las causas del
vencim iento y la porción que debe
incluirse en las cuentas incobrables.
Reporte de 1
Análisis de
Saldos

G.C.
Análisis de Vencimiento de
las Cuentas por Cobrar
Director General Gerente de Auxiliar de Cliente

Nota de 1
Débito 2
3
4
B
C

G.C.
Asunto Asiento Contable-Análisis de Vencimiento Pag. N° 80 de 105

de las Cuentas por Cobrar
---------------X---------------
Gasto por Cuenta Incobrable xxx

Provisión para Cuentas de Cobro Dudoso xxx

G.C.
Asunto Formularios Pag. N° 81 de 105
Capitulo V Fecha de vigencia

Instructivo de presentación
Nombre: Nota de entrega
Composición: original, duplicado y triplicado
Presentación: talonario prenumerado
Tamaño: oficio o carta
Distribución: como sigue:
Original: Vendedor
Duplicado: Archivo (Almacén)
Triplicado: Archivo (Almacén)
Objetivo: Es el documento que respalda la mercancía entregada al cliente, indicando la

cantidad y descripción de la entrega realizada.

G.C.
Asunto Formularios Pag. N° 82 de 105

Instructivo de llenado
Nota de Número de prenumeración del talonario

entrega:
Razón social: Nombre de la persona natural o jurídica
Dirección fiscal: Domicilio del representante legal
RIF: Número del RIF del cliente
NIT: Número de NIT del cliente
Condiciones Ventas al contado, Ventas a crédito (anticipo 30%)

de pago:
Fecha de
emisión: La fecha en que se realiza la operación
Orden de
entrega: Número correspondiente a la orden.
Orden de
compra: Número de la orden de compra solicitada por el cliente
G.C.
Asunto Formulario Pag. N° 84 de 105

Nombre: Factura
Composición: original, duplicado y triplicado
Distribución: como sigue
Original: Cliente
Duplicado: Vendedor
Triplicado: Auxiliar de Contabilidad
Objetivo: Es el documento que acredita al comprador los gastos diversos y el total o las
cantidades correspondientes a los impuestos que la operación pueda devengar.

G.C.

Factura: Número de prenumeración del talonario

de pago:
Fecha de
Orden de
entrega: Número de la orden de entrega correspondiente
Orden de
compra: Número de la orden de compra solicitada por el cliente.

G.C.

Nombre: Nota de crédito
Composición: original, duplicado, triplicado y cuadruplicado
Original: Cliente
Duplicado: Archivo
Triplicado: Archivo
Cuadruplicado: Auxiliar de Contabilidad
Objetivo: Controlar los valores que se abonan al cliente por concepto de devoluciones y
diferencia en los precios.

G.C.

Nota de crédito: Número de prenumeración del talonario

de pago:
Fecha de
Orden de
entrega: Número de la orden de entrega correspondiente.

G.C.

Nombre: Nota de débito
Composición: original, duplicado, triplicado y cuadruplicado
Original: Cliente
Duplicado: Archivo
Triplicado: Archivo
Cuadruplicado: Auxiliar de Contabilidad
Objetivo: Controlar los valores que se debitan al cliente por concepto de cheques devueltos y
diferencia en los precios.

G.C.

Nota de dédito: Número de prenumeración del talonario

de pago:
Fecha de
Orden de
G.C.

Nombre: Solicitud de crédito
Composición: original
Original: Coordinador de Ventas
Objetivo: Indica al cliente los requisitos exigidos para la obtención de créditos requeridos
por la empresa y permite presentar el formato de solicitud de crédito para su llenado.

G.C.

Capital : Indica en números el capital suscrito

suscrito Bs.
Capital : Indica en números el capital pagado

Pagado Bs.
Crédito solicitado: Indica en números el crédito solicitado en letras

en letras
Crédito solicitado: Indica el monto del crédito solicitado en bolívares

en Bs.
Condiciones: Indica las condiciones de pago que se solicita

de pago
Días de crédito: Indica los días de crédito que desea le sean concedido
Cuentas por Señala el nombre de la empresa o persona a cobrar la factura

Cobrar a:
Factura A: Señala el nombre de la empresa a quien se le factura el material
Zona: Indica la zona comercial a donde pertenece la empresa o cliente

G.C.

Indique razones: Señala las razones por las cuales la empresa debe restituirle el crédito
para reapertura suspendido
de crédito
Dirección de: Señala la dirección donde se debe realizar la entrega del material
entrega
Factura A: Señala el nombre de la empresa o persona a quien se le factura el

Material
Ref. comerc: (1)la dirección/(2) El no. de telf./fax
Empresa/Cia/ Indica el nombre de la empresa para la obtención del crédito

Banco
Solo para uso de crédito y cobranza
Vendedor: Señala el nombre del vendedor que realiza el contacto con el cliente
Código: Señala el código de la zona comercial asignada al vendedor
Clase de cliente: Señala el tipo de cliente
Revisión de: Indica si la revisión de documentos fue realizada

documentos
Observaciones: Se indica cualquier aspecto importante referente a la

solicitud/ampliación o reapertura del crédito
G.C.

Solicitud/ampliación: Indica si el crédito será concedido o no, o si se concede la
o reapertura ampliación o reapertura del crédito.
Firma del cliente: Firma de la persona responsable para la solicitud del crédito
Firma del: Firma del vendedor responsable de la solicitud de crédito

Vendedor
Aprobado por: Firma de la persona que aprueba el crédito al cliente

G.C.

Nombre: Relación de Cobranza Diaria
Composición: original
Presentación: hojas sueltas
Original: Auxiliar de Contabilidad
Objetivo: Llevar el control de las cobranzas efectuadas por cada uno de los vendedores.
Fecha: Indica el día, mes y año en que se realiza la relación de las cobranzas
Factura No.: Se coloca el número de la factura que canceló el cliente o corresponde al

abono efectuado.
Cliente: Señala el nombre del cliente que realiza la cancelación o abono.
Descuento: Se coloca el % de descuento concedido sobre la factura.

G.C.
Depósito No.: Se indica el número de la planilla de depósito efectuado por el deudor.
Cheque No.: Indica el número de cheque correspondiente a la cancelación del cliente
Banco: Indica el nombre del banco al cual pertenece el cheque recibido.
Observaciones: Señala algún aspecto importante sobre las cobranzas.
Elaborado por: Indica el nombre de la persona que elaboró la relación de cobranza
Recibido por: Indica el nombre de la persona que recibe la relación de cobranza para su
procesamiento.

G.C.

Nombre: Solicitud de pedido
Composición: original y triplicado
Original: Coordinador de Ventas

Duplicado: Vendedor/Cobrador
Triplicado: Encargado de Almacén
Objetivo: Es el documento que indica la cantidad y descripción de mercancía que la empresa

solicita para satisfacer los requerimientos del cliente.
Solicitud Número de prenumeración del talonario

de pedido:

G.C.

de pago:
Fecha de
Orden de
G.C.
Asunto Anexos Pag. N° 104 de 105

SIMBOLOGÍA
INICIO
DOCUMENTO
LÍNEA DE FLUJO
DECISIÓN
OPERACIÓN
G.C.
Asunto Anexos Pag. N° 105 de 105

INSPECCION
LIBRO MAYOR AUXILIAR
ARCHIVO TEMPORAL
ARCHIVO PERMANENTE
5.3 ANÁLISIS DE LA FACTIBILIDAD

Antes de elaborar la propuesta es necesario realizar un estudio para determinar que
tan factible es la solución planteada al problema, y demostrar que los procedimientos
propuestos en el proceso de cuentas por cobrar-cobros son técnica, económica y
psicosocialmente viables.
El análisis de estos aspectos permitirá conocer cuáles son los recursos con que
cuenta la empresa para la implantación del manual, al igual que, proporcionará información
de la inversión que debe hacer la misma y, al mismo tiempo, conocer cuáles son las
opiniones del personal que está directamente involucrado en el proceso, en relación al
rechazo o aceptación de la implantación del mismo.
Para realizar el estudio de la factibilidad es necesario entrevistar al personal que de

una u otra forma está involucrado en el proceso de cuentas por cobrar-cobros, para así
conocer la tecnología existente y la que deberá utilizarse, para la implantación, desarrollo y
mantenimiento del manual y, algo muy importante, el impacto social que generará entre los
usuarios.
A continuación se explican cada una de los puntos que conforman el análisis de

factibilidad :
Factibilidad Técnica: Este estudio consiste en evaluar la tecnología existente en una

organización con la finalidad de conocer si la misma es suficiente para la posterior
implantación del diseño propuesto. La empresa cuenta con dos (2) computadoras las cuales
poseen el sistema Saint para realizar los registros contables, además de ello éstas poseen
internet para revisar directamente los depósitos emitidos por los clientes y así poder
otorgarle sus pedidos, es decir, la empresa posee la tecnología adecuada para la
implantación del manual, es por ello, que el presente proyecto si puede contar con la
factibilidad técnica.
Factibilidad Económica: La inversión en el cual se deberá incurrir para la adquisición de
los recursos necesarios para complementar los requerimientos del nuevo proyecto, será
medida en función de los beneficios que obtendrá el área de cuentas por cobra-cobros de la
empresa en estudio. Sin embargo, la empresa posee manuales en otras áreas, es por ello que
el desarrollo e implantación de ésta propuesta no representa en dinero mayor inversión, por
lo que, la organización esta dispuesta a incurrir en los costos necesarios para lograr la
optimización del área y, a mediano plazo, contribuir a un mayor y mejor control en cuanto a
procedimientos se refiere.
Es importante señalar que el adiestramiento lo hará personal autorizado por el Director

General una vez presentada la propuesta; es por ello que no existirán gastos relevantes para
esta actividad, además de ello, la empresa cuenta con recursos tecnológicos, por lo que no
se incurrirán en gastos elevados para la implantación del mismo en este ramo. En el
desarrollo de esta propuesta el beneficio que se obtendrá, una vez realizada la inversión,
será de carácter intangible porque aunque no se podrá medir de manera económica,
contribuirá con la optimización del proceso; es por ello que el proyecto es económicamente
factible.
Factibilidad Psicosocial: A través de la entrevista aplicados a los empleados que están

involucrados en el área de cuentas por cobrar-cobros se pudo constatar que no existe
rechazo alguno para la implantación del manual debido a que reconocen la necesidad de
tener los procedimientos escritos del área, lo que permitirá a la empresa a incrementar su
productividad. Por lo ya expuesto el diseño propuesto para el área de cuentas por cobra-
cobros, será positivo y en consecuencia psicosocialmente factible.
CONCLUSIONES
Hoy en día debido a los cambios acelerados de nuestra economía, las empresas
pequeñas y medianas se han visto en la necesidad de fortalecerse internamente para poder
asumir los cambios que hace más difícil la supervivencia de la misma. El mercado
venezolano se hace cada vez más pequeño y exigente, por lo que las empresas de este ramo
se ven en la necesidad de ser más competitivos y capaces de identificar, crear y sostener
ventajas competitivas.
Aunque la empresa Global Control, C.A se encuentra dentro del renglón de empresas
pequeñas, posee operaciones importantes con grandes empresas del sector industrial, por lo
que su expansión podría ser significativa y evidente a mediano plazo. Sin embargo, la
incorporación del manual en el proceso de cuentas por cobrar-cobros en estos momentos es
importante ya que permite mantener un adecuado control en los procesos para la captación
eficiente del efectivo, y por ende, el cumplimiento de sus obligaciones a corto plazo.
Ahora bien, este manual le permite a la empresa presentar de manera ordenada los
procedimientos que cada empleado debe efectuar dentro del proceso, y de esta manera,
registrar las operaciones de manera correcta y oportuna. Cabe destacar que el ciclo de
cuentas por cobrar es parte fundamental para las operaciones diarias de todas las
organizaciones, lo que hace necesario establecer medidas de control para la protección de
todas las operaciones.
Tomando como fundamento los objetivos de la investigación, los cuales sirvieron de guía
para el diseño del manual de normas y procedimientos aplicado al proceso en estudio,
además de dar respuesta a la gerencia sobre el control interno existente.
Por estas y otras razones se describió el proceso de cuentas por cobrar-cobros de la

empresa, en la cual se identificaron los procedimientos existentes para mantener un control
y registro contable adecuado, además, se categorizó el control interno del proceso en
estudio lo cual permitió evaluar el diseño de control, y así, se diseñó un manual de normas
y procedimientos aplicado al proceso de cuentas por cobrar-cobros de la empresa que
resultase de apoyo en la gestión contable administrativa.
Finalmente, puede decirse que este manual de normas y procedimientos es el comienzo de

la eficiencia operativa y de la comunicación efectiva en la empresa.
RECOMENDACIONES
En base a una series de situaciones detectadas y analizadas mediante la aplicación

de los instrumentos de recolección de datos , se recomienda a la Gerencia de la empresa
Global Control C.A., lo siguiente:
Utilizar el Manual de Normas y Procedimientos aplicado al proceso de cuentas por cobrar-

cobros propuesto, con la finalidad de alcanzar un eficiente cumplimiento de las actividades
y operaciones realizadas por los trabajadores que laboran en esta área, y así lograr que los
objetivos de la organización se lleven eficientemente.
Actualizar el manual cuando se considere necesario o cuando existan cambios en las

normas administrativas y legales.
Evaluar el control interno de manera periódica con la finalidad de evitar errores e

irregularidades en las operaciones de la empresa.
Delegar mayores responsabilidades a los empleados para agilizar el proceso en las
operaciones de la empresa.
Aprovechar los datos estadísticos que genera el sistema SAINT relacionados con los días
promedios de pago, de manera que permitan obtener un mejor control interno.
Utilizar el formulario de recibo de cobro con la finalidad de incrementar el control existente

por medio de una mejor evidencia de la cobranza efectuada, así como, el cumplimiento del
control interno.
Hacer un seguimiento de los saldos por vencer de las cuentas por cobrar para identificar
posibles riesgos de incobrabilidad de las facturas.
Automatizar la facturación a través del módulo de ventas del sistema SAINT, de manera
que facilite los registros contables.
BIBLIOGRAFÍA
ARIAS F. (1999). El Proyecto de Investigación. 2° Edición. Caracas: Episteme.
BELLO, M. Y HERRERA, Y. (2001). Propuesta de un modelo para el

Mejoramiento administrativo-contable en el departamento de cuentas por
Cobrar de la empresa Tornillos Carabobo, C.A. Universidad de Carabobo.
BRITO, J (1996). Contabilidad Básica e Intermedia. 3° Edición: Ediciones Centro

de Contadores.
CATACORA, F (1997). Sistemas y Procedimientos Contables. Caracas: Editorial

Mc Graw Hill de Venezuela.
CEPEDA, G (1997). Auditoria y Control Interno. Bogotá: Mac Graw Hill.
DABOIN, D (1999). Propuesta para optimizar el manejo control y organización

de las cuentas por cobrar de la empresa Comercial MUSSO. Trabajo de
Grado no publicado. Universidad Bicentenaria de Aragua, Maracay.
FEDERACIÓN DE COLEGIO DE CONTADORES PUBLICOS DE VENEZUELA

(2002). Declaración de Principios de Contabilidad (DPC) de Aceptación
General en Venezuela Tomo I. Fondo Editorial del Contador Público de
Venezuela.
GITMAN, L (1982). Fundamento de la Administración Financiera. México:

Harla.
GRACIA DE THIELEN, L (1995). Introducción a la Teoría Administrativa.

3° edición. Valencia, Venezuela: Alfa.
HENDRICK, R (1990). Gerencia Moderna. 2° Edición. Sao Paulo: Moderna.
HERNÁNDEZ, R., Fernández, C. y Baptista, L. (2001). Metodología de

Investigación. 2° Edición. México. Editorial Mc Graw Hill.
HOLMES, A (1992). Auditoria: Principios y Procedimientos. 2° Edición Tomo I.

México: Limusa.
MAURERA, S. Y OVALLES, A. (2000). Evaluación del sistema de facturación

aplicado a la empresa Dart de Venezuela, C.A. y sus implicaciones en el ciclo
de ingresos y cuentas por cobrar. Trabajo de Grado sin publicar .Universidad de
Carabobo, Valencia.
MANTILLA, S. (2000). Control Interno. Estructura Conceptual Integrada. 2°

Edición. Bogotá: Ecodiciones..
MENDOZA, M (1996). Sistemas y Procedimientos, Nuevas Tendencias a la

Contaduría: Caracas.
MELINKOFF, R (1990). Los Procesos Administrativos. Caracas: Contexto

Editores.
OLIVER, A. (1996).Propuesta para el control y organización de las cuentas por

Cobrar de la empresa Magnetic Flex . Trabajo de Grado sin publicar.
Universidad Metropolitana.
OLIVO, M. Y MALDONADO R. (1987). Estudio de la Contabilidad General.

Valencia: Tatum.
PARRA, Y (2000). Propuesta de un método de control de las cuentas por cobrar

de la empresa Purina de Venezuela, C.A. Trabajo de Grado no publicado.
Universidad Bicentenaria de Aragua.
POCH, R (1989). Manual de Control Interno. España.
RINCÓN, C. y COLMENARES (1997). Políticas de control interno y

procedimientos contables de las cuentas por cobrar. Trabajo de ascenso.
Universidad de Carabobo, Valencia.
RIVERA, N. (1997). Propuesta de un sistema de procedimientos contables a

través de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en la
empresa Transporte de Punto Fijo, C.A. Trabajo de Grado no publicado.
Universidad Bicentenaria de Aragua
RONDON y Asociados (1992). Evaluaciones de Procesos Administrativos. Buenos

Aires: Universitaria Argentina.
TUR, J. (1988). Diseño y Operación de Sistemas Administrativos Contables. 22°

Edición.
UPEL.(1998). Manual de Trabajos de Grado, de Especialización y Maestría, y

Tesis Doctorales. 2° Edición. Caracas: FEDUPEL
VAN HORNE, J. Administración Financiera. 10° Edición. Editorial Prentice-Hall,

Hispanoamericana, S.A.

63000D26 PDF

Hochgeladen von

Dokumentinformationen

Originaltitel

Copyright

Verfügbare Formate

Dieses Dokument teilen

Dokument teilen oder einbetten

Freigabeoptionen

Stufen Sie dieses Dokument als nützlich ein?

Sind diese Inhalte unangemessen?

Copyright:

Verfügbare Formate

63000D26 PDF

Hochgeladen von

Copyright:

Verfügbare Formate

UNIVERSIDAD DE CARABOBO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

PROPUESTA DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS APLICADO

BÁRBULA, AGOSTO DE 2003.

En tal sentido, surge el análisis de la problemática en el proceso de cuentas por cobrar-

Planteamiento del Problema

Toda gran organización, generalmente, cuenta con un manual de normas y procedimientos

En el caso específico, Global Control, C.A., pequeña empresa, dedicada a la compra y

Por lo indicado anteriormente, se hace necesario la incorporación de un manual de normas

1.2 Formulación del Problema

¿En que medida el diseño de un manual de normas y procedimientos aplicado al proceso de

1.3 Objetivos de la Investigación

Proponer un manual de normas y procedimientos aplicado al proceso de cuentas por cobrar-

Describir el proceso de cuentas por cobrar-cobros existente, con el propósito de identificar

Categorizar el control interno en el proceso de cuentas por cobrar-cobros con la finalidad de

Esta investigación se fundamenta en la necesidad de Global Control, C.A. de poseer un

2.1 Reseña Histórica de Global Control C.A.

Constituirse en una empresa altamente desarrollada en tecnología, la cual ofrezca

2.1.3 Propósito de la Empresa

Vender y mercadear los productos y equipos en el área de proceso, instrumentación,

2.1.4 Estructura Organizacional

Director General: La dirección general de la empresa está a cargo del dueño de la

Gerente de Administración: Tiene como función planificar y dirigir la correcta

Auxiliar Contable: Se encarga registrar de manera oportuna las transacciones de la

Encargado de Almacén: Se encarga de recibir y despachar la mercancía, así como

Secretaria: Se encarga de realizar el trabajo exigido por la gerencia.

Los antecedentes de la investigación se desarrollan a través del estudio y consulta de

Bello y Herrera (2001), en su trabajo titulado “Propuesta de un Modelo para el

Parra (2000), en su “Propuesta de un Método de Control de las Cuentas por Cobrar de la

Maurera y Ovalles (2000), en su investigación titulada, “Evaluación del Sistema de

Daboin (1999), en su “Propuesta para Optimizar el Manejo, Control y Organización de las

Rivera (1997), en su trabajo titulado “propuesta de un Sistema de Procedimientos

Oliver (1996), en la investigación titulada “Propuesta para el Control y Organización de las

2.3 BASES TEORICAS

2.3.1 Organizaciones como Sistema

Toda organización, para realizar sus actividades en forma adecuada, necesita

2.3.2 Control Interno

El control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable;

El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organización los

Es responsabilidad de la gerencia establecer y mantener un sistema de control interno

Es necesario considerar que el sistema de control interno juega un papel fundamental en el

Muchos controles encajan en categorías específicas de acuerdo con similitudes

Autorización: La autorización incluye la aprobación de las transacciones ejecutadas de

Revisión de la Gerencia: La revisión de la gerencia es una revisión efectuada por alguien

Conciliación: Una conciliación es un control diseñado para comprobar si dos partidas

Segregación de Funciones: La separación de las funciones y las responsabilidades de

2.3.3 Ciclo de Ingresos y Cuentas por Cobrar

El propósito del ciclo de ingresos y cuentas por cobrar es controlar, procesar y

2.3.4 Procesos de Créditos

2.3.4.1 Políticas de Créditos

Nivel de liquidez: La existencia de dinero en efectivo o que esté disponible, es un

Nivel de incobrabilidad aceptado: Ninguna empresa se encuentra exenta de sufrir el no

Volumen de comercialización: El volumen de la compra es un factor determinante para

Investigaciones de clientes potenciales: Las organizaciones en muchos casos dedican

2.3.4.2 Normas y Condiciones de Crédito.

Es necesario que la empresa tenga presente, al conceder el crédito, que el cliente

Con relación a este aspecto, el autor ha determinado que cada empresa u

2.3.4.3 Análisis de Crédito

Intercambios directos de información crediticia: Este proceso consiste en obtener

Análisis de la información crediticia: Los estados financieros y el renglón del mayor de

Capacidad: Juicio subjetivo y visual del potencial económico del cliente.

Capital: Posición financiera, en especial, el capital tangible de la empresa.

Condiciones: Análisis de las tendencias económicas generales de la empresa o incidencias