Proyecto Compras y Aprovisionamiento 1

Proyecto Grupal
Compras y Aprovisionamiento grupo 23

Rodríguez Chaux Farley Gonzaga – código: 1611022879

Hidalgo Vargas Oscar Giovanny
Lagos Pena Edwin Giovanny
Vera Suarez Cristhian Giovanny
Cediel Villamil Ana Gabriela
Velásquez López Luis Guillermo
– código: 532570187
– código: 1711025631
– código: 1721022423
– código: 1711024056
– código:1521023584

Tutor

Tatiana Moreno Duarte

Institución Universitaria Politécnico Gran Colombiano

Investigación Formativa
Colombia 2019
Proyecto Compras y Aprovisionamiento 2

Contenido
Introducción .................................................................................................................................................. 3
Objetivo General ........................................................................................................................................... 4
Justificación ................................................................................................................................................... 5
Metodología .................................................................................................................................................. 6
Diagnóstico de la Situación Problemática ..................................................................................................... 7
Desarrollo de la metodología para la solución de la problemática de la empresa. ........................................ 9
1.Analizar el sistema operacional, ............................................................................................................. 9
2.Observar las causas que generaron el paro de los cañeros ..................................................................... 9
3. Coordinar inventario............................................................................................................................ 10
4.Determinar estrategias .......................................................................................................................... 10
5.Elaboración de las recomendaciones .................................................................................................... 10
Criterios de Evaluación ............................................................................................................................... 11
Bibliografía.................................................................................................................................................. 12
Proyecto Compras y Aprovisionamiento 3

Introducción

La logística es un factor determinante en el éxito o fracaso de cualquier organización y/o empresa

ya que de ella dependen todos y cada uno de los procesos que componen su estructura.

Teniendo en cuenta lo anterior, la gestión de “COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO” juega

un papel definitivo en el proceso logístico de una empresa ya que de esta depende la adquisición
de productos y/o materiales que se requieren para que la empresa desarrolle de manera eficiente su
proceso comercial asegurando continuidad y competitividad de manera estable durante todas las
temporadas del año, sorteando eficientemente posibles problemas que puedan surgir por
fenómenos ajenos a la empresa.

Por otra parte, la gestión de COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO en su proceso también

debe asegurar cantidad, calidad, stocks, rotación, costos etc., es decir que un buen proceso en la
gestión de COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO asegura la fluidez en el desarrollo
comercial.

Visualizando la gran importancia que tiene la gestión de COMPRAS Y

APROVISIONAMIENTO dentro de una empresa; en el desarrollo del presente trabajo veremos
cómo la empresa ENCUADERNADORA SA logra sortear de manera exitosa su problema de
abastecimiento de papel, materia prima fundamental para la elaboración de sus productos y que
debido a un problema de abastecimiento de su proveedor “papelitos” la empresa está pasando por
un periodo de crisis en su producción en la temporada más alta del año con alto riesgo de no cumplir
a sus clientes, dejando el camino para que su competencia más fuerte “china” se fortalezca
comercialmente en COLOMBIA, ya que estos dependen de otras fuentes de abastecimiento de
materias primas.
China actualmente es una de las principales potencias industriales del mundo, afectando de manera
directa la empresa colombiana, es por esto que dependemos del profesionalismo en gestión para
fortalecer la industria colombiana y hacer frente a la hegemonía china y otras industrias.

Por lo anterior invitamos a nuestros lectores a desarrollar una visión de negocio con alternativas y
soluciones reales para la empresa ENCUADERNADORA SA, y con esto fortalecer nuestros
conocimientos profesiones para hacer frente a situaciones como la de la empresa en estudio que es
muy común en la industria colombiana donde siempre dependemos de proveedores para la
ejecución de nuestros procesos comerciales.
Proyecto Compras y Aprovisionamiento 4

Objetivo General

 Estudiar el problema de abastecimiento de materia prima de la empresa

ENCUADERNADORA SA, para generar alternativas de solución que permitan sortear
con éxito la problemática actual, determinando una solución a largo plazo,
transformando esta debilidad en una fortaleza que evite problemas futuros.
Proyecto Compras y Aprovisionamiento 5

Justificación

La economía de un país depende en gran medida de su capacidad industrial, de su tecnología,

inversión, apertura de mercados exteriores, educación entre otros, pero enfocándonos en uno
de sus pilarles más importantes que es la industria, esta puede ser fuerte o débil y su fortaleza
o debilidad depende del nivel de profesionalismo con que se maneje.
Dentro de una empresa que forma parte del gran mundo empresarial de un país y que puede ser
grande o pequeña existe un particular esquema de manejo, ya que todas las empresas son
diferentes así pertenezcan al mismo sector comercial, pero del cómo se maneje dependerá su
éxito o fracaso, y es Aquí donde entra a ser protagonista la logística, que dentro de la empresa
hace que todos los procesos de principio a fin tengan una sinergia que permita que todos los
engranajes que la conforman funcionen de manera adecuada y justa para dar los mejores
resultados.
Dentro de la logística de una empresa encontraremos la gestión de COMPRAS Y
APROVISIONAMIENTO, cuya importancia es enorme dentro de los procesos logísticos ya
que es la encargada de adquirir los productos y/o materias primas en el momento adecuado,
transporte adecuado, cantidad adecuada, costos óptimos, manejo de inventario eficaz, rotación
entre otros.
Como vemos COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO es un factor dentro de la logística
empresarial de la cual no se puede prescindir, ya que es gran parte de la columna vertebral del
esquema comercial de la empresa.
Todo lo que hemos hablado respecto a compras y aprovisionamiento lo veremos reflejado y
valorado dentro del proceso de análisis y búsqueda de soluciones ante el problema de
suministro de materias primas que tiene la empresa ENCUADERNADORA S.A, la cual por
fallos en abastecimiento y falta de previsión ante eventos ajenos a la empresa, ahora tiene serios
problemas de producción por el incumplimiento de su proveedor lo que afectaría directamente
sus resultados financieros y pérdida de mercado.
Como vemos en el párrafo anterior si no se le da el nivel de importancia que representa
COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO dentro de la empresa haciendo de este un
departamento fuerte, las consecuencias pueden ser catastróficas.
Debido a todo lo anterior, el seguimiento durante el desarrollo de la solución efectiva en
COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO para la empresa ENCUADERNADORA S.A es
vital ya que dibuja estrategias efectivas ante una crisis de abastecimiento que puede ser útil
para cualquier empresa.
Proyecto Compras y Aprovisionamiento 6

Metodología

Teniendo en cuenta que somos los presidentes de la compañía y que de nuestra decisión final
depende el futuro de la empresa ENCUADERNADORA SA., el método a seguir para la solución
del problema es el siguiente:

1. Analizar el sistema operacional, en volumen, mantenimiento y consumo de producción,

para concluir reducción de costos, antes, durante, y después del paro, generando síntesis.
2. Observar las causas que generaron el paro de los cañeros, que son los que abastecen de
materia prima a nuestro proveedor, teniendo en cuenta las negociaciones pactadas,
visualizando a futuro posibles réplicas de la situación.
3. Coordinar inventario para un buen impacto en el ciclo de abastecimiento (síntesis)
controlando niveles de stock, recepción, sistemas de almacenaje, manipulación de material,
layout.
4. Determinar estrategias haciendo énfasis en las ventajas y desventajas de la organización
para el abastecimiento de la materia prima, según las necesidades de cada área para cubrir
la exigencia actual, que se proyecten como solución futura ante acontecimientos similares.
5. Elaboración de las recomendaciones para la empresa basados en la solución definida.
Proyecto Compras y Aprovisionamiento 7

Diagnóstico de la Situación Problemática

Con el fin de interpretar de manera clara la problemática de la empresa ENCUADERNADORA

S.A, haremos un breve resumen y diagnóstico de su situación:
Por falta de cumplimiento del estado a Asocaña, los cañeros decretaron paro el 18 de dic 2008,
afectando directamente al principal fabricante de papel del país ““papelitos” proveedor de la
empresa” reduciendo su producción, por esto el proveedor del proveedor de la encuadernadora
entro en paro.
LA ENCUADERNADORA diseña, produce y distribuye papelería escolar que son cuadernos
argollados, cuadernos cosidos, empastados, grapados, agendas, blocks, libretas, pastas de argolla,
carpetas escolares, colores de madera, lápices de grafito, libros de contabilidad, sobres para
correspondencia.
Tiene presencia directa en doce países: (México, Guatemala, El Salvador, Costa Rica, Colombia,
Panamá, Venezuela, Ecuador, Perú, Brasil, Puerto Rico y República Dominicana) y cuenta con tres
plantas de producción (Colombia, México, Brasil).
Sus principales materias primas son el Cartón y el Papel, los cuales representan un 10% y 80%
respectivamente sobre el costo final de sus productos
Sus principales competidores están en china y tienen gran tecnología en maquinaria que les
garantiza velocidad de producción y es el país donde se encuentra el mayor crecimiento en la
industria del papel.
En América latina LA ENCUADERNADORA es líder en su portafolio. Los competidores de la
región son: Anota, Fabio-Castillo, etc.
La encuadernadora atiende la demanda nacional de dos temporadas:
calendario “A” fabricación de agosto a enero, calendario “B” de mayo a julio,
y la demanda internacional de países como: Venezuela, México, Ecuador, Perú y Panamá los cuales
se fabrican principalmente en el periodo comprendido entre agosto y enero.

La principal materia prima del proveedor de la ENCUADERNADORA SA que es “papelitos” es

el bagazo de la caña de azúcar, amigable con el medio ambiente, desecho de la industria azucarera,
biodegradable y reciclable, es utilizado como materia prima para la obtención de celulosa, papel,
cartón, explosivos, tablas o moldes.
Proyecto Compras y Aprovisionamiento 8

El 15 de septiembre de 2008 se anuncia por los medios de comunicación el paro de cortadores de

caña del cauca, valle del cauca y Risaralda, Lo anterior por las malas condiciones laborales de los
trabajadores del sector.
Primer paso: se realiza una reunión el 17 de septiembre de 2008, 7:15 am, donde se comenta la
situación junto con el ejecutivo de “papelitos”, donde argumenta que no puede proveer las
cantidades solicitadas debido al paro, solo tiene stock para 15 días más, pero puede proveer de su
molino dos que no hizo paro, solo que en cantidades menores que no suple la necesidad.
Segundo paso: segunda reunión el 18 de septiembre de 2008, 9:00 am, se dijo que la capacidad
del molino dos es de solo 135 ton/sem en ancho 64.5 cm y 320 ton/sem en ancho 124.5 cm, la
necesidad es de 545 ton/sem y 1.280 ton/sem respectivamente, los inventarios de papel al día de
hoy: 1600 ton de ancho 124,5 cm y 430 ton de ancho 65,2 cm; para los cuadernos Grandes papel
de ancho 65.2 cm. Con el inventario más las entregas normales de “Papelitos” las próximas dos
semanas, y las 135 ton que nos abastecerá el Molino dos semanalmente, el faltante es de 195ton a
la semana cuarenta. Proyectando la misma situación durante las próximas ocho semanas el déficit
es de 3.335 toneladas para la semana cuarenta y seis, las cifras de los Cuadernos Medianos y
Pequeños de igual forma en la proyección de las ocho semanas siguientes el faltante es de 6.840
toneladas.
Tercer paso: como presidentes de la compañía y de acuerdo al diagnóstico de la situación
problemática debemos dar la mejor solución teniendo en cuenta que no sabemos hasta cuando se
extenderá el paro.
Resumen diagnóstico:
1. El paro es indefinido y de acuerdo a la situación que lo genero es posible que en un futuro
vuelva a suceder.
2. El proveedor Papelitos no tiene más opciones de abastecimiento de materia prima y es el
principal del país.
3. El proveedor Papelitos no tiene la capacidad ante la situación de proveer de materia prima
a la ENCUADERNADORA S.A.
4. El inventario actual es insuficiente para superar la crisis.
5. El inventario actual más la capacidad del proveedor Papelitos no es suficiente para superar
la crisis.
6. Está en peligro la producción para dar cumplimiento a los clientes.
7. Nuestra debilidad es una oportunidad de la competencia de fortalecerse.
8. Dentro de la empresa no se había visualizado que esta situación pudiese ocurrir.
9. El personal que está en cargos de toma de decisiones y gestión de COMPRAS Y
ABASTECIMIENTO no cuentan con la debida experiencia.
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Desarrollo de la metodología para la solución de la problemática de la empresa.

Como hemos visto la situación de la ENCUADERNADORA S.A no es la mejor, siendo muy

crítica por su importancia a nivel del impacto negativo que puede generar en el futuro comercial
de la empresa.
por esta razón de manera urgente como presidentes de la compañía debemos llevar a cabo la
formulación de las alternativas que hemos definido para dar solución al problema de hoy y para un
futuro; visualizando que la situación puede repetirse generando una nueva crisis de igual o mayor
proporción.
Todo proceso debe ser lógico y secuencial, ya que, para lograr efectividad en su impacto en la
solución del problema, la estrategia por aplicar debe ser la más acertada, lógica y eficiente con base
en el desarrollo de una metodología que nos lleve a ella.
Por lo anterior se ha definido la siguiente metodología así:
1.Analizar el sistema operacional, en volumen, mantenimiento y consumo de producción, para
concluir reducción de costos, antes, durante, y después del paro, generando síntesis.
De acuerdo al sistema actual manejado en la ENCUADERNADORA SA para la compra de
materia prima, está basado en pedidos para abastecimiento semanal de acuerdo a la necesidad del
departamento de producción; lo que no está generando inventario de reserva ante eventualidades
teniendo en cuenta las pocas alternativas de abastecimiento del país, pero por otro lado a nivel de
costos no se está generando inversión en grandes inventarios.
Otra limitante es el espacio para almacenamiento ya que de acuerdo a su demanda mensual
requeriría de 2.180 toneladas de papel de 64.5 cm y 5.120 toneladas de papel de 124.5 cm, si
tenemos en cuenta que cada bobina de papel pesa alrededor de 800kg; para un abastecimiento
mensual necesitaríamos 9.125 bobinas sumando las dos referencias, si tenemos en cuenta que una
bobina desplegada puede medir 20.000 metros, el espacio que ocupa cada bobina en su ancho es
alrededor de 0.8 metros, con lo cual se debería destinar un espacio 8000 metros cuadrados
aproximadamente solo para el almacenamiento de esta materia prima.
 Por lo anterior la primera alternativa planteada sería una integración vertical hacia atrás
teniendo en cuenta los anteriores argumentos con lo cual podremos fortalecer la cadena de
abastecimiento buscando también ampliar el portafolio de oferta de nuestra empresa hacia
otros sectores.

2.Observar las causas que generaron el paro de los cañeros, que son los que abastecen de materia
prima a nuestro proveedor, teniendo en cuenta las negociaciones pactadas, visualizando a futuro
posibles réplicas de la situación.
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Una vez analizadas las causas del paro de cañeros que es la organización a la que pertenece el
proveedor de nuestro proveedor, hemos concluido que se debe básicamente al incumplimiento del
estado ante exigencias de los derechos de la clase obrera y teniendo en cuenta el historial de
incumplimientos del gobierno ante reclamaciones de diferentes gremios del país a través de los
años, hay una posibilidad muy alta de un nuevo paro con igual o más impacto negativo.

•De acuerdo a esto la segunda alternativa es la búsqueda de nuevos proveedores que

fortalezcan el portafolio y opciones de abastecimiento aplicando el modelo “justo a tiempo
de los proveedores”, (casarse con un solo proveedor genera muchas debilidades en la
producción); por otro lado, nos enfocaremos en la importación, ya que la problemática
comentada en este punto afecta a todos los proveedores que podamos tener en Colombia
por lo que la debilidad no sería superada del todo.
3. Coordinar inventario para un buen impacto en el ciclo de abastecimiento (síntesis) controlando
niveles de stock, recepción, sistemas de almacenaje, manipulación de material, layout.
. La reingeniería de los procesos es vital en cualquier área; ya que, debido a la evolución del
mercado, las tecnologías y las necesidades de las personas obliga a estar a la vanguardia para no
quedar obsoletos o inoperantes ante un mercado cambiante.
 Para la tercera alternativa ofrecemos la centralización de compras y reestructuración de
operaciones que nos permita fortalecer la cadena de valor y con esto hacernos más fuertes
visualizando nuevas oportunidades de negocio.

4.Determinar estrategias, haciendo énfasis en las ventajas y desventajas de la organización para el

abastecimiento de la materia prima, según las necesidades de cada área para cubrir la exigencia
actual que se proyecten como solución futura ante acontecimientos similares.

 La alternativa que planteamos en esta parte de nuestro análisis es un estudio tipo DOFA
donde aclaramos el panorama buscando hacer una radiografía de la situación actual,
visualizando tanto el terreno firme como el movedizo aclarando el camino a una estrategia
certera y aplicando un sistema MRP (planeamiento de recursos de manufactura de acuerdo
al plan maestro de producción).

5.Elaboración de las recomendaciones para la empresa basados en la solución definida.

 Es parte de la estrategia entregar el esquema y las recomendaciones del caso a las directivas
de la empresa que son quienes liderarán el proceso y de esto dependerá que la solución
aplicada se refleje en los resultados dentro de los tiempos trazados.
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La evaluación de los resultados son los que finalmente aprueban o desaprueban la estrategia
definida para la solución del problema que enfrenta en el momento la
ENCUADERNADORA S.A quien depende de esta para continuar siendo una empresa
exitosa.

Criterios de Evaluación
Los criterios de evaluación que tendremos en cuenta para definir la solución estratégica más
conveniente que solucione la crisis por que pasa en este momento la ENCUADERNADORA SA,
serán las siguientes:
1. Efectividad en el ciclo de abastecimiento.
2. Coherencia en procesos de compra.
3. Costo vs beneficio, mantenimiento, abastecimiento y stock de seguridad.
4. Impacto “negativo y positivo” según estadísticas en la supervisión y evaluación.
5. Crecimiento empresarial.
6. Fortalecimiento comercial.
7. Crecimiento en la participación del mercado control y venta.
8. Tiempo para la observación de resultados.
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Bibliografía

 https://www.aprendum.cl/curso-de-logistica-de-compras-y-aprovisionamientos/
 https://www.asimpres.cl/noticias/la-situacion-del-mercado-del-papel-en-el-mundo/
 https://poli.instructure.com/conversations#filter=type=inbox
 https://comofuncionaque.com/que-es-la-metodologia/
 http://126-142.blogspot.com/2013/03/diagnostico-de-necesidades-sociales.html
 https://www.grandespymes.com.ar/2018/07/02/diagnostico-estrategico-organizacional-2/