LA METODOLOGÍA DE LAS

5 ¨S¨+ 1
COMO HERRAMIENTA DE
MEJORA DE LA CALIDAD
Y LA PRODUCTIVIDAD

Ing. Julio Reyna Ramos1

 INTRODUCCIÓN
La educación con la que los padres forman a sus hijos y
estos a su vez a sus descendientes, esta cimentada en el orden
y respeto a si mismos y hacia los demás, sin embargo en
algunos casos no se predica con el ejemplo y esta virtud va
perdiendo fuerza hasta acostumbrarse a ver el desorden y la
suciedad como parte “normal” del entorno, pero bastan solo
unos minutos para reflexionar si esa es la mejor manera de vivir.
¿Cuántas veces se ha invertido demasiado tiempo y dinero en
obtener la copia de un acta de nacimiento, localizar una
herramienta en buen estado, el recibo de la luz o gas cuando se
necesita con urgencia alguno de estos artículos?. Todo debido a
que no se tuvo la precaución de tenerlos en un lugar fijo,
conocido por todos, para ser localizados rápidamente cuando se
requieran; si esto ha sucedido en los hogares, suena lógico que
en el trabajo ocurra algo similar, sobre todo en áreas comunes o
difíciles donde nadie se responsabiliza de conservar la ubicación
y localización de las cosas.
2
Las 5 ¨S¨ + 1 es una herramienta de mejora continua que
debe ser apoyada con el pleno convencimiento y participación
de cada una de las áreas, serán el ejemplo a seguir por toda la
empresa, apoyándose en la manera de aprender haciendo,
deberán facilitar equipos tecnológicos vanguardistas
(computadoras) y hacer una inversión en materiales como:
madera, corcho, revisteros, cintas de colores, etc.

Como resultado se desocuparan muebles (credenzas,

libreros, archiveros, etc.), que se podrán donar o vender, se
abrirán espacios, se localizarán materiales excedentes en los
distintos departamentos y lo mas importante: se reducirán los
tiempos muertos y actos inseguros.

3
 Para que todas las áreas alcancen su nivel óptimo, será
indispensable contar con el apoyo para trabajos de:

- Limpieza.
- Mantenimiento.
- Carpintería
- Taller eléctrico.
- Albañilería, etc.

La creatividad del personal se mostrará de forma natural al

permitirles hacer las cosas de la manera que para ellos sea mas fácil, ya
que son los que mejor conocen sus necesidades en las distintas áreas de
trabajo, esto los hará sentirse orgullosos del cambio en que participan y
la mejor recompensa será el exhibir su departamento como ejemplo para
los demás, por lo que es recomendable se les permita visitar las
diferentes áreas.
Este proceso creará una fuerza natural de mejora continua para
que cuando este funcionando de la manera ideal, se estandarice hasta
volverse una rutina normal de trabajo; como consecuencia llegará a los
lugares de convivencia familiar o social mejorando la calidad personal
4
para adoptarla como una ¨nueva forma de vida¨.
 ANTECEDENTES

Las 5 ¨S¨ + 1 iniciaron en Japón durante los años

60´s obteniendo beneficios tales como:

- Eliminación de desperdicios.
- Reducción de materiales en proceso.
- Incremento en la productividad personal.
- Prevención de accidentes.
- Optimización de espacios.
- Incremento en la aplicación de mejoras.

5
 ¨PROCESO TRADICIONAL¨

MATERIA PRIMA PRODUCTO

PROCESO

DESPERDICIO

 Producción: Sobre/de menos/tarde/antes  Piezas Defectuosas

 Retrabajos.  Transportación Ineficiente
 Tiempos Muertos  Demoras
 Mantenimiento Correctivo  Productos Defectuosos
 Manejo Inadecuado de materiales  Sobre - Inventario
 Falta de creatividad
6
 ¨PROCESO IDEAL¨

MATERIA PRIMA PRODUCTO

PROCESO

DESPERDICIO = CERO

7
 ¿ Que son las 5 ¨S¨ + 1 ?

Es una técnica sugerida por la unión japonesa de científicos e

ingenieros (J.U.S.E.) para complementar las acciones hacia la calidad
total.

¨Es solo la limpieza del terreno para continuar la remodelación de

nuestra casa de la Calidad¨ 8
 ¿ Por qué 5 ¨S¨ + 1 ?
Porque establece el estado mental adecuado en la organización
para mejorar la productividad, asimilación y complementación de
otras herramientas de un Sistema de Calidad Total.

9
 ¿ Cuáles son las 5 ¨S¨ + 1 ?
1 S´SEIRI IDENTIFICAR, CLASIFICAR LO NECESARIO
S ELECCIONAR Y ELIMINAR LO INNECESARIO.

DEFINIR UN LUGAR PARA CADA ARTICULO NECESARIO

2 S´SEITON
DE FÁCIL ACCESO Y MANTENERLO SIEMPRE EN SU
O RDENAR LUGAR.

MANTENER SIEMPRE LIMPIA NUESTRA ÁREA DE

3 S´SEISO
TRABAJO, MAQUINAS, EQUIPOS, HERRAMIENTAS E
L IMPIAR INSTALACIONES.

DEFINIR LOS PROCEDIMIENTOS PARA MANTENER LAS 3

4 S´SEIKETSU
PRIMERAS ¨S¨ Y ELEVAR EL NIVEL DE APLICACIÓN DE
E STANDARIZAR CADA UNA.

5 S´SHITSUKE RESPETAR LOS PROCEDIMIENTOS ACORDADOS

S EGUIR EL ESTANDAR (MEJORAR CONTINUAMENTE).

+1 SHIKARI
APLICAR LAS 5 ¨S¨ EN NUESTRA PERSONA.
C ALIDAD PERSONAL

10
 RESISTENCIAS

¿ Qué tan importante puede ser ?

¿ Para que limpiar si se vuelve a ensuciar ?

¨Mi sistema de archivo es un desorden, pero yo se mi propia forma de

llevarlo¨ 11
 Beneficios directos de las 5 ¨S¨ + 1
Seguridad Eficiencia

- Menos accidentes - Mayor productividad

- Menos ausentismo - Mayor energía Positiva
5S+1
Calidad Eliminación de
Desperdicios
- Satisfacción de clientes
- Velocidad de respuesta y - Mantenimiento preventivo
de mejora - Sugerencias de mejora
-

12
  Es elegir o escoger, entre
todos los artículos existentes del
1S área de trabajo, los que se
Seleccionar consideren necesarios para
realizar eficientemente las labores.

13
 Antes de la aplicación se debe
1S tener evidencias tales como:
fotografías, registros de
Seleccionar existencias y registros de lo que
se va a retirar del área.

- Personales
CLASIFICAR: - Necesarios
- Innecesarios

Actuar en el - Evitar desperdicios

Plan de acción origen: - Concentrar los
desperdicios

Sala de exhibición – Área de trabajo

14
 ¨Mantener sólo lo necesario
1S para efectuar mejor el trabajo¨
Seleccionar
 Separar lo que sirve de lo que no
sirve y desechar lo que no sirve.

 Aprovechar aquellos materiales que

se puedan rehusar.

 De lo que sirve, separar lo necesario

de lo innecesario.

 Definir un lugar en el área para

poner ¨temporalmente¨ lo que no
necesito pero que puede servir a
alguien.
15
 1S “ Decidir qué se hará con las
Seleccionar cosas innecesarias “

 ¨ Definir en la planta un lugar (centro de acopio, almacén

general, papelería o compras) para enviar las cosas que ya no se
necesitan, pero indicando la condición en que se encuentra el
articulo:

- Deteriorado - Cosas en exceso

Describir falla Sirve pero no se necesita

16
 Una vez seleccionado lo necesario
1S se puede clasificar por frecuencia
Seleccionar de uso:

COLOCAR EN BODEGA

ES POSIBLE
QUE SE USE
COLOCAR EN COLOCAR JUNTO
BODEGA O ARCHIVO A LA PERSONA
ALGUNAS DOCUMENTOS CADA
VECES MUEBLES HORA
AL AÑO HERRAMIENTAS
EQUIPOS
ARTÍCULOS, ETC.
ALGUNAS VARIAS
VECES VECES
AL MES AL DIA
COLOCAR EN VARIAS VECES COLOCAR CERCA
OTRA ÁREA POR SEMANA DE LA PERSONA

COLOCAR EN EL ÁREA 17
 1S
Seleccionar
BENEFICIOS

 Abrir espacio.

 Eliminar desperdicios.

 Destacar artículos obsoletos.

 Reducir inventarios.

 Mejorar distribución de recursos.

18
 2S ¨UN LUGAR PARA CADA
COSA Y CADA COSA EN SU
Seleccionar LUGAR¨

Colocar o distribuir las cosas en el lugar que les

corresponde, mantener esa ubicación con adecuada disposición de
las cosas, para que estén listas en el momento que se soliciten.

19
UNA FORMA DE HACERLO ES:

- Definir un nombre común para cada clase de articulo.

- Asignar el lugar para cada articulo, tomando en cuenta la
frecuencia de uso.
- Identificar los artículos por alfabeto, numero, tamaño, color o
algún otro indicador.
- Colocar etiquetas visibles y código de colores.
- Decidir como ordenar las cosas tomando en cuenta que sean
fáciles de sacar y devolver a su lugar de origen y localizar por
cualquiera (auto explicativo).
- Disponer de indicadores visuales para conocer quien tomo algún
articulo (tarjetas con nombre personal).
- Asignar indicador visual para conocer los máximos y mínimos;
así mantener la cantidad necesaria y elaborar requisiciones a
tiempo (punto de reorden).
- Etiquetar puertas, escritorios, archiveros, y cualquier otro
mueble.
20
 2S
Ordenar ¨BENEFICIOS¨

 Eliminar tiempo de búsqueda.

 Prevenir desabasto.

 Mejorar la seguridad.

 Minimizar errores.

 Aumentar la velocidad de respuesta.

 Incrementar la velocidad de mejora.

21
 ¨ELIMINAR SUCIEDAD, DEFECTOS
O IMPERFECCIONES, DEJAR LOS
3S ARTÍCULOS LUSTROSOS,
BRILLANTES, QUITAR IMPUREZAS
Limpiar Y CONTAMINACIONES¨.

Un sitio sucio y desordenado; es un lugar inseguro que puede

provocar un accidente y llegar a afectar la calidad de producto.

22
 ¨EL ÉXITO EN LA LIMPIEZA DE
3S UNA EMPRESA DEPENDE DE LA
Limpiar ACTITUD DE SU PERSONAL¨

Las 3 etapas de la limpieza:

- Área Individual.
- Áreas comunes.
- Áreas difíciles.

23
 PROCEDIMIENTOS PARA EFECTUAR UNA
OPERACIÓN DE LIMPIEZA

- Reconocer las áreas, equipos y mobiliario que deban ser limpiados,

corregidos o reparados.

- Identificar el tipo de ¨limpieza¨ que se va aplicar (cepillar, sacudir,

pintar, remodelar, iluminar, ventilar, etc.)

- Generar ordenes de trabajo según se requieran.

- Describir los métodos y materiales a utilizar.

- Determinar las frecuencias de aplicación.

- Designar responsables para ejecutarla.

- Enunciar responsables para verificar su realización.

24
- Si durante el proceso de limpieza se detecta
cualquier desorden o desviación, identificar
las causas y establecer acciones preventivas.
.
- Diseñar un programa de limpieza, (diario y
periódico) con un cuadro de tareas para cada
lugar específico.

- Comprobar que los responsables de ejecución

y verificación mantengan el nivel logrado
(puede ser rotativa su designación).

- Designar a un responsable para los equipos

que lleguen a utilizar varias personas (puede
ser por periodos).

- Indicar líneas de demarcación y asegurarse

de que no haya áreas sin responsables.

25
 3S
BENEFICIOS
Limpiar

- Prevenir accidentes y enfermedades.

- Disminuir reparaciones costosas.

- Tomar acciones correctivas inmediatas.

- Tener un lugar impecable de trabajo.

- Prevenir contaminaciones en los procesos.

- Prolongar la vida útil de las instalaciones

y equipos.

26
 DEFINIR POR ESCRITO, LOS
4S PROCEDIMIENTOS Y NORMAS,
PARA CONSERVAR Y MEJORAR
Estandarizar LO APLICADO EN LAS TRES
PRIMERAS ETAPAS.

Seleccionar

Ordenar

Limpiar

27
 ELABORAR POR DEPARTAMENTO,
EL MANUAL DE LAS
4S APLICACIONES EN 5 ¨S¨ + 1, QUE
CONTENGA LO SIGUIENTE:
Estandarizar

5 ¨S¨ + 1

- Evidencias de las condiciones anteriores.

- Distribución general de área, mobiliario y equipos.
- Descripción de cada área y mobiliario.
- Identificación de cada documento y articulo. 28
- Identificación de todo lo existente en el área por orden
alfabético.
- Descripción de los controles visuales, etiquetas, código de
colores, punto de reorden, control de préstamo, etc.
- Procedimientos de limpieza.
- Descripción de funciones y responsabilidades.

¨Un estándar debe colocarse en un lugar visible, y

debe ser fácil de entender¨

TORNO E-400
Código – 007000 ABC
Volteo – 800 mm.
Potencia – 4 Kw.
Bancada – 2500 mm.
Año – 2006
29
 POR EJEMPLO, EN UNA AULA
4S DE CAPACITACIÓN AL
Estandarizar TERMINO DE LA SESIÓN EL
INSTRUCTOR DEBE:

 Dejar limpio el pizarrón.

 Retirar las hojas usadas del
rotafolio.
 Devolver el equipo utilizado
a su lugar.
 No dejar nada sobre la mesa
y acomodar las sillas.
 Verificar que no quede
ningún objeto que no sea del
aula.
 Apaga la luz. 30
 4S BENEFICIOS
Estandarizar

Definir por escrito el como mantener lo

logrado.

Facilitar el mantenimiento preventivo.

Asegurar criterios iguales de aplicación.

Emplear sistemas auto explicativos.

Mejorar la comunicación.

Disminuir el tiempo de búsqueda.

Elegir adecuada toma de decisiones. 31

 5S ¨MANTENER LO
Seguir estándares LOGRADO¨

 Implica que todo el personal cumpla con lo establecido, y

se actualice lo descrito en el manual de aplicaciones.
Para lograr esto se necesita:

32
 5S
Seguir estándares
¨DISCIPLINA¨

¨DISCIPLINA¨ ] Usar los estándares establecidos.

] Mostrar empatía hacia los demás.

] Establecer procedimientos estándares de trabajo.

] Compartir la técnica de ¨Aprender haciendo¨.

33
 5S
Seguir estándares “COMPROMISO”

] Las personas comprometidas demuestran persistencia en el logro

de sus fines

] Compromiso = Entusiasmo.

] Diferencia entre un ambiente de apariencia favorable y uno

realmente óptimo.

34
 5S
BENEFICIOS
Seguir estándares
 Formar hábitos en el
cumplimiento de
estándares.

 Fomentar el respeto hacia

los demás.

 Sustentar el trabajo en
equipo.

 Compartir la persistencia
en el logro de objetivos. 35
 + 1 = Ser+ ¨MEJORAR
Calidad Personal COMO
PERSONA¨

 Usar las 5 ¨S¨ en lo personal.

36
 + 1 = Ser+ 1S = Seleccionar
Calidad Personal

Evaluar el equilibrio en cada área del desarrollo integral.

¿Qué tengo? ¿Qué me falta? ¿Qué debo eliminar?

Área Área
Familiar Laboral
Área
(Individual)
Física Mental
Emocional
Área Área
Pareja Social
37
 + 1 = Ser+ 1S = Seleccionar
Calidad Personal

Lo que sirve: Lo que No sirve:

 Lectura
 Tomar alcohol sin
 Ejercicio medida
 Virtudes  Impuntualidad
 Comunicación  Fumar
 Paseos – diversión  Mentiras
 Alimentación  Drogas
Balanceada  Abuso de la TV.

38
 + 1 = Ser+
BENEFICIOS
Calidad Personal

o Promover un desarrollo integral.

o Optimizar el potencial humano.

o Compartir estos logros a la gente que

se encuentra constantemente a nuestro
alrededor.

o Conocer y aceptarse a si mismo.

39
 2S = ORDENAR
+ 1 = Ser+ ¨UN ESPACIO Y UN
TIEMPO PARA CADA
Calidad Personal ACTIVIDAD Y CADA
ACTIVIDAD EN SU
MOMENTO¨

Área Actividades Prioridad Beneficios

- Hábitos alimenticios. a)
FÍSICA - Ejercicios. b) SALUD
- Descanso - Relajación c)

a)
Control
b)
- Seguridad
c)
EMOCIONAL - Concepto de si mismo EQUILIBRIO
d)
- Autoestima
e)
- Pasatiempos-Distracción

- Hábitos de estudio a)
OPTIMIZAR
MENTAL - Habilidad intelectual b)
POTENCIAL
- Interés por conocer (cultura) c)
40
Área Actividades Prioridad Beneficios

- Metas Personales
a)
- Desarrollo de
LABORAL b)
habilidades AUTORREALIZACIÓN
c)
- Demostrar la
creatividad

- Tiempo a)
(Calidad-Cantidad)
FAMILIAR b)
- Interacción RELACIONES EN ARMONÍA
- Cooperación c)

- Comunicación a)
PAREJA
- Interdependencia b) RECIPROCIDAD,COMPLEMENTO

- Respeto y cortesía
SOCIAL - Aceptación por
a)
b) INTERACCIONES ADECUADAS
otros

DESARROLLO INTEGRAL
41
PARA JERARQUIZAR LAS PRIORIDADES DE MEJORA SE
DEBE CONSIDERAR LO SIGUIENTE:

a) Plan de acción por prioridad

¿Qué haré?
¿Cuándo?
¿Dónde?
¿A qué hora?

b) Fijar periodo de seguimiento.

42
 + 1 = Ser+
Calidad Personal BENEFICIOS

 Optimizar el tiempo
personal y el de los
demás.

 Actuar efectivamente.

 Respetar a los demás.

 Mejorar la
administración de las
actividades.
43
 + 1 = Ser+ 3S = Limpiar
Calidad Personal

Limpiar mi ambiente de vida es:

¡ HACER LAS COSAS!

Poner en marcha el plan de acción, respetando prioridades,

lugares y tiempos asignados; actuando en cada una de la áreas. 44
 + 1 = Ser+ BENEFICIOS
Calidad Personal

 Mejorar la salud
individual y colectiva.
 Favorecer el desarrollo y
estabilidad emocional.
 Incrementar la
satisfacción personal.
 Cumplir con las metas y
objetivos.
 Mejorar las relaciones
interpersonales.
45
 + 1 = Ser+ 4S = Estandarizar
Calidad Personal

ESPECIFICAR EN SU PLAN DE ACCIÓN (EJEMPLOS).

5 hrs. En promedio por semana de ejercicio muscular.

Jugar algún deporte una vez a la semana.
Alimentación basada en carbohidratos y fibra.
Grasas y carnes rojas en pocas cantidades.
Café máximo tres tazas por día.
Mínimo de refresco embotellados.
Un litro de agua diario.

REALIZAR UN COMPROMISO POR ESCRITO, DEFINIENDO

LOS PREMIOS Y/O CASTIGOS A EJECUTAR.
46
 5S = Seguir Estándares
+ 1 = Ser+
Calidad Personal

EVALUAR CONSTANTEMENTE SU MEJORA, MODIFICANDO O

HACIENDO LOS AJUSTES NECESARIOS PARA SU
CUMPLIMIENTO.

P lanear H acer V erificar A ctuar

A P
M V H
E A P
T V H
A A P
S V H
MEJORA CONTINUA

T I E M P O
47
 CONCLUSIONES GENERALES

 Las 5 ¨S¨ + 1 son todo un reto.

 Lograr que este programa funcione, implica que todos participemos

con un verdadero espíritu de trabajo en equipo.

 Las normas que se establezcan deben hacerse respetar.

 Los cambios que se pueden lograr con la aplicación de las 5 ¨S¨ + 1

son altamente visibles.

 Si no hace nada, nada mejorará.

 Nos facilitará implementar otras herramientas de la Calidad Total con

éxito.
48
¨LA EMPRESA PODRÁ TENER LOS
RECURSOS SUFICIENTES PARA
MODERNIZAR EN EL SENTIDO
FÍSICO, PERO SI NO SE
ESTRUCTURA EN EL ORDEN
HUMANO, JAMÁS ALCANZARÁ EL
PROCESO DE MODERNIZACIÓN¨

49
 METODOLOGÍA DE APLICACIÓN

 Capacitar en 5 ¨S¨ + 1.
 Definir un proyecto individual.
 Tomar evidencias de las condiciones antes de la
aplicación.
 Poner el ejemplo con su aplicación y auditarlo.
 Definir coordinadores generales y departamentales.
 Capacitar a coordinadores.
 Aplicar el sistema en las áreas de los coordinadores y
auditar.
 Capacitar a los demás (apoyándose en lo ya realizado
por otros departamentos).
 Establecer compromisos de proyecto por equipo.
50
 Aplicar las 4 primeras ¨S¨.
 Implantar el programa de . auditorias en trabajos por
equipo.
 Mostrar los cambios logrados.
 Fomentar el intercambio de experiencias.
 Dar reconocimiento a mejoras de aplicación.
 Generar compromisos del segundo, tercer proyecto y
los que sean necesarios por equipo, sin olvidar ¨el ser
más¨.
 Detectar desviaciones y tomar medidas correctivas
para mejorar la aplicación del sistema.

51
FIN

52