CÓDIGO:

SGC-PRO-01
PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE DOCUMENTOS VERSIÓN: 01

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1. OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es detallar la metodología empleada
por VIPLASTIC PERÚ S. A. para el control de la documentación
relacionada con el Sistema de Gestión de Calidad.

2. ALCANCE
Estos requerimientos son aplicables a todas las áreas de VIPLASTIC
PERÚ S. A., cuyos procesos cuentan con un Sistema de Gestión de la
Calidad (SGC).

3. RESPONSABILIDADES

3.1 Representante de la Dirección (RPD):

Es el responsable de controlar, distribuir y asegurar que los documentos
relacionados con el SGC se encuentren disponibles y vigentes.

3.2 Personal de la Organización:

Son los responsables de asegurar la correcta aplicación de estos
requerimientos en las funciones a su cargo durante la elaboración y
manejo de los documentos que integran el SGC.

4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES

 Sistema de Gestión de la Calidad (SGC):

Es aquella parte del sistema de gestión de una organización enfocada

en el logro de resultados relacionados con los objetivos de la calidad
a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de las partes
interesadas.
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 Documento:

Información y su medio de soporte, ejemplo; registro, especificación,

procedimiento, reporte, norma.

 Procedimiento:

Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

 Manual de Calidad:

Documento que especifica el SGC de una organización.

 Documento Interno:

Son documentos elaborados en el desarrollo de actividades propias

dentro de la Organización y que integran el SGC.

 Documento de origen externo:

Medio que contiene información generada fuera del SGC que se utiliza
como apoyo o referencia a las actividades internas, el cual puede ser
de los clientes, proveedores u otras entidades.

 Copia controlada:

Es una copia del documento original autorizado que integra el SGC, la

cual es distribuida y actualizada por el responsable de su elaboración.

 Copia no controlada (sólo información):

Es un documento que fue reproducido del documento original

autorizado, que no está sujeto a cambios y sólo se proporciona para
fines externos del SGC.

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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

 ISO 9000:2005 SISTEMAS DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD – CONCEPTOS

Y VOCABULARIO
 ISO 9001:2000 SISTEMAS DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD - REQUISITOS
 ISO/TC 176/SC 2/N 525R - ORIENTACIÓN ACERCA DE LOS REQUISITOS
DE DOCUMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

6.1 CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS:

6.1.1. Elaboración, revisión y aprobación:

Para la elaboración de los documentos de origen interno, tales como:
manual de calidad, procedimientos, instructivos, especificaciones, y
otros, el Representante de la Dirección se asegura de elaborarlos con
el personal involucrado. Al concluirse la elaboración del documento,
éste es validado por los usuarios con el fin de asegurar que son
congruentes las actividades con el documento y, de ser el caso, realizar
los ajustes necesarios. Antes de ser emitido el documento es aprobado
de acuerdo al ‘tipo de documento’ por una persona responsable (firma
del documento). Dicha responsabilidad se establece en el siguiente
cuadro:

TIPO DE DOCUMENTO ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

POLÍTICA DE CALIDAD Y
Director de Finanzas Director de Finanzas Director de Finanzas
OBJETIVOS
Representante de la
MANUAL DE CALIDAD Coordinador ISO Director de Finanzas
Dirección

Representante de la
PROCEDIMIENTOS GENERALES Coordinador ISO Director de Finanzas
Dirección

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Director o Jefe de
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Quien(es) se designe Quien(es) se designe
Área

INSTRUCTIVOS Quien(es) se designe Quien(es) se designe Jefe de Área

MATRICES Quien(es) se designe Quien(es) se designe Quien se designe

DIAGRAMAS DE FLUJO Quien(es) se designe Quien(es) se designe Jefe de Área

(a)
ESTANDAR DE ARTÍCULO Programador Jefe de Laboratorio Jefe de Laboratorio

ESPECIFICACIONES Quien(es) se designe Quien(es) se designe Jefe de Área

OTROS Quien(es) se designe Quien(es) se designe Jefe de Área

(a)
Para el caso de los estándares de artículo, estos se consideran como
documentos electrónicos cuya data se encuentra dentro del Software
de Gestión de Viplastic Perú, al cual se tiene acceso por medio de un
usuario con sus respectivos privilegios, y por tanto los mecanismos para
su control son particulares, siendo el programador el responsable de su
elaboración y el Jefe de Laboratorio el responsable de su Revisión y
Aprobación, no pudiéndose aplicar los mecanismos descritos a
continuación para documentos físicos.

6.1.2. Formato de los Procedimientos:

Los procedimientos del SGC referidos a control de documentos, control
de registros, control de productos no conformes, acciones correctivas,
acciones preventivas, auditorías internas, etc., deben tener el
siguiente formato:

1. Objetivo
2. Alcance
3. Responsabilidades
4. Abreviaturas y definiciones
5. Documentos de referencia (si aplica)
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6. Descripción del Procedimiento

7. Diagrama de Flujo (si aplica)
8. Indicador de efectividad (si aplica)
9. Registros (si aplica)
10. Anexos (si aplica)

Cada página de los procedimientos está identificada en el encabezado

con el nombre y código del procedimiento respectivo, así como el
número de versión.
Asimismo en el pie de página se encuentra un cuadro que indica la
fecha de vigencia, así como los responsables de la elaboración, revisión
y aprobación según corresponda.
Las actualizaciones del manual de procedimientos se realizan a
solicitud de cualquier empleado de VIPLASTIC PERÚ S. A. a través de su
propuesta, la cual luego de ser elaborada es revisada por el RPD y
aprobada por quien corresponda.

6.1.3. Distribución, Comunicación y Difusión:

Una vez autorizado el primer documento se indica la ‘Versión 01’. El
Representante de la Dirección identifica a las funciones involucradas
del procedimiento, en la lista de distribución para su repartición con el
fin de asegurar que el documento esté disponible para las personas
correspondientemente involucradas.
La distribución es realizada personalmente por el Representante de la
Dirección, en donde se da una explicación sobre el manejo y
funcionamiento del documento distribuido, para asegurar su
implantación.
Todas las copias de los documentos distribuidos son identificadas en su
primera página con la leyenda “COPIA CONTROLADA”.

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Su distribución se realiza a través de la ‘lista de distribución’, en donde

se registra a quienes reciben la copia distribuida, la fecha, el nombre y
nivel de revisión del documento a distribuir.
Cuando sea requerida una copia del documento para fines de consulta
por funciones externas a nuestra organización, esta copia es
identificada en todas sus páginas con la leyenda “COPIA NO
CONTROLADA”. Asimismo, para los casos en que se realicen ‘auditorías
internas’ se entregarán copias no controladas.

6.1.4. Control del Documento Original:

Al concluirse la distribución y difusión del documento, el documento
original con la Lista de Distribución los conserva el Representante de la
Dirección, así como su respaldo electrónico.

6.1.5. Control de documentos recibidos por los responsables de los

procesos:
a. A los responsables de cada proceso

Todos los documentos controlados que integran el SGC recibidos por los
responsables de los procesos, son agrupados en carpetas y se elabora un
índice para cada carpeta con el fin de facilitar su manejo y
disponibilidad.

b. De la disponibilidad de los documentos

La ubicación de las carpetas es potestad de los Jefes de Área, los

mismos que deberán asegurar que el emplazamiento permita su
correcta conservación y accesibilidad.

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6.1.6. Cambios a los documentos:

Cuando por alguna razón la versión actual de los documentos requiere
ser modificada, el Representante de la Dirección o el Coordinador ISO
elaborará el borrador considerando el número subsiguiente del nivel de
versión actual, y debe asegurarse que sean revisados y autorizados
antes de ser emitidos y distribuidos por las mismas funciones que
originalmente realizaron esta actividad, de acuerdo a los lineamientos
establecidos en las secciones anteriores.

a. Identificación de cambios:

 Texto de párrafos

Los cambios realizados a los documentos son identificados en el

documento original con formato de letra cursiva y en negrita,
además de trazar una línea al lado del párrafo.

 Texto de cuadros

Para el caso de los cambios efectuados en textos de cuadros de

los documentos, se empleará las letras del mismo tamaño y
mismo tipo, pero aplicados con negrita.

b. Distribución, comunicación y difusión de los documentos

modificados:

La distribución y difusión del documento modificado es realizada

siguiendo los lineamientos anteriores, el Representante de la Dirección
será el responsable de identificar si se requiere o no una reunión de
difusión, o si sólo se notifica verbalmente la razón del cambio a los
involucrados en los procesos modificados. Esto dependerá de la
magnitud e importancia de los cambios.
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El Representante de la Dirección se asegura de retirar los documentos

obsoletos durante la distribución y difusión: Posteriormente son
destruidos, a excepción del documento original, el cual es identificado
en todas sus páginas con la leyenda “OBSOLETO”; dicho control es
aplicado a la lista de distribución del documento obsoleto.
El Representante de la Dirección conserva el documento original
obsoleto y el documento original actualizado, las copias distribuidas son
controladas de acuerdo a los lineamientos antes referidos.
Sólo se conserva el respaldo electrónico del documento actualizado y
conserva el documento obsoleto (papel) con revisión anterior, las
demás revisiones son destruidas.

6.1.7. CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO

a. Responsable de la identificación, distribución y control

El Representante de la Dirección es el responsable de identificar los

documentos de origen externo, tales como normas técnicas, normas
legales, especificaciones o regulaciones, así como de identificarlos en
la lista de documentos externos con el nombre y nivel o fecha de
revisión o edición de dicho documento. Del mismo modo, consulta con
el responsable del área o proceso, a que ‘personas/funciones’ se les
distribuirá copias.

b. Cambios en los documentos externos

Cuando existan cambios, el responsable del ‘control de documentos’

(Representante de la Dirección) se asegurará de sustituir los
documentos obsoletos y de actualizar la lista de documentos, así como
de conservar e identificar los obsoletos de acuerdo a los lineamientos
descritos anteriormente.
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REGISTROS:

 Lista de Distribución de Documentos Internos. SGC-FOR-01

 Lista de Distribución de Documentos Externos. SGC-FOR-02
 Lista Maestra de Documentos Internos. SGC-FOR-03
 Lista Maestra de Documentos Externos. SGC-FOR-04

ANEXOS:

6.2 Anexo 1: Lista de Distribución de Documentos Internos.

LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS

ELABORÓ: FECHA:

Nombre del Versión Receptor

Función Nombre / firma
documento

SGC-FOR-01

6.3 Anexo 2: Lista de Distribución de Documentos Externos.

LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS

RESPONSABLE: FECHA:

Nombre del Vigencia Distribución

Función Nombre y firma
documento

SGC-FOR-02

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6.4 Anexo 3: Lista Maestra de Documentos Internos.

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS

DPTO /AREA
ITEM DOCUMENTO CODIGO VERSIÓN
RESPONSABLE

SGC-FOR-03

6.5 Anexo 4: Lista Maestra de Documentos Externos.

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS

NOMBRE DEL ÓRGANO FECHA DE MODO DE

OBSERVACIONES
DOCUMENTO EMISOR VIGENCIA ACTUALIZAR

SGC-FOR-04

6.6 Anexo 5: Estructura de la codificación de los documentos del sistema

de calidad.
El código del documento está constituido de tres partes:
AAA-BBB-XX
Donde:
Primera parte (AAA): Departamento / Área de la Empresa.

CONTROL DE EMISION
AREA AAA FECHA:
ELABORADO REVISADO APROBADO
ALTA DIRECCIÓN DIR
GESTIÓN DE LA CALIDAD SGC
CONTROL DE CALIDAD CCA
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PROCEDIMIENTO:
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HUECOGRABADO HGR

LABORATORIO LAB
LOGISTICA LOG
MANTENIMIENTO MAN Segunda parte (BBB): Tipo de
PRODUCCION PRD
PROGRAMACIÓN PRG
Documento.
RECURSOSAREA
HUMANOS REH BBB
SISTEMAS
POLITICA DE CALIDAD SIS
POL
TECNICA
MANUAL DE CALIDAD TEC
MAN
VENTAS
PROCEDIMIENTOS VEN
PRO
INSTRUCTIVOS INS
MATRICES MAT
DIAGRAMAS DIA
ESPECIFICACIONES ESP
FORMATOS FOR
OTROS OTR
Tercera parte (XX): Correlativo
EJEMPLO DE CODIFICACIÓN:
SGC-PRO-01: Procedimiento de Control de Documentos.
La versión del documento se especifica dentro del formato de éste, en
un recuadro inferior al código.

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