PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, ADQUISISCION, ALMACENAMIENTO Y DISPENSACION

DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

OBJETIVO: Garantizar la adecuada selección, adquisición,

almacenamiento y dispensación de medicamentos y
dispositivos medicos requeridos para la prestación del servicio
de Imagenología.
ALCANCE: El proceso inicia con la evaluación de necesidades del servicio
y finaliza el almacenamiento y la dispensación de los
medicamentos según la normatividad.

AUTORIDAD DEL PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO

RESPONSABLES: Gerente - Asistencial  Auxiliar de enfermería

DEFINICIONES:
Selección de medicamentos: Es un proceso continuo, multidisciplinario participativo, para
asegurar la disponibilidad de medicamentos para un ámbito determinado, basado en
criterios de eficacia, seguridad y costos, a fin de impulsar su utilización racional

DISPENSACIÓN.- Es la entrega de uno o más medicamentos y dispositivos médicos aun

paciente y la información sobre su uso adecuado realizada por el Químico farmacéutico y
el tecnólogo en regencia de farmacia. Cuando la dirección técnica de la droguería, o del
establecimiento autorizado para la comercialización al detal de medicamentos, esté a
cargo de personas que no ostenten título de Químico farmacéutico o tecnólogo en
regencia de farmacia la información que debe ofrecer al paciente versará únicamente
sobre los aspectos siguientes: condiciones de almacenamiento; forma de reconstitución
de medicamentos cuya administración sea la vía oral; medición de la dosis; cuidados que
se deben tener en la administración del medicamento; y la importancia de la adherencia a
la terapia.
EFICACIA. Aptitud de un medicamento para producir los efectos propuestos, determinada
por métodos científicos.

EVENTO ADVERSO. Es cualquier suceso médico desafortunado que puede presentarse

durante un tratamiento con un medicamento, pero que no tiene necesariamente relación
causal con el mismo.

FALLAS DE FUNCIONAMIENTO.Mal funcionamiento o deterioro en las características y/o

desempeño de un dispositivo médico, que pudo haber llevado a la muerte o al deterioro
de la salud.
FÁRMACO. Es el principio activo de un producto farmacéutico

FARMACOEPIDEMIOlOGíA. Es el estudio del uso y efecto de los medicamentos en un

número elevado de personas, empleando los conocimientos, métodos y razonamientos
de la epidemiología, teniendo como componentes los estudios de utilización de
medicamentos y la farmacovigilancia.

FARMACOVIGlLANCIA. Es la ciencia y actividades relacionadas con la detección,

evaluación, entendimiento y prevención de los eventos adversos o cualquier otro
problema relacionado con medicamentos
ADQUISICIÓN: Conjunto de actividades que realiza la institución o establecimiento
farmacéutico que permite adquirir los medicamentos y dispositivos médicos que han sido
incluidos en el plan de compras, con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de
las necesidades de los usuarios o destinatarios.

CLASIFICACIÓN ABC: Análisis del consumo anual de medicamentos de medicamentos y de

su costo para determinar a qué artículos se destina la mayor parte del presupuesto.

RECEPCIÓN: Es la etapa del sistema de suministro de medicamentos, mediante la cual se

hace una inspección físico-Química de las condiciones en que es entregado el producto
por parte del proveedor y se verifica el cumplimiento de los requerimientos acordados en
los términos de referencia de la contratación.

STOCK: Existencias, reserva en el inventario.

PROVEEDORES: Distribuidor mayorista que abastece las necesidades de productos.

REQUISITOS:
REQUISITOS DE ENTRADA:
 listado con las especificaciones de los insumos, dispositivos y medicamentos que
se van a pedir.
 Haber adquirido los insumos, dispositivos médicos y medicamentos
 Verificar los medicamentos , dispositivos médicos y insumos adquiridos
 Contar con existencias de insumos, medicamentos y dispositivos médicos
Para que la condición básica en el proceso de adquisición se realice razonablemente se
requiere una definición clara de lo que se necesita comprar, verificar existencias y
rotación de los insumos, manejando puntos de reposición, valor proyectado de la compra,
asignación presupuestal y modalidad de compra para ajustar si es el caso las cantidades y
valores definidos en la programación

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1. Verificación y selección de medicamentos, cantidades existentes,
requerimientos para suplir las necesidades.

 Se escribirán las faltantes en el formato de solicitud de pedido.

 Igualmente si se requiere un insumo, medicamento o dispositivo nuevo se
ingresa a la solicitud de pedido.
 Se le entrega la solicitud a la Auxiliar Administrativa.
 Se llama para hacer la cotización (Distribuidores).
 Cuando se tiene la cotización
 El gerente selecciona el distribuidor al cual se le va a realizar la compra.
 Se realiza el pedido ya sea por teléfono o directamente en el establecimiento.
 Cuando llegue el pedido la Auxiliar Administrativa verifica que el pedido
llegue bien embalado y que se haya conservado durante el viaje.
Si el pedido se compra directamente al distribuidor se verifica su empaque en el
momento.
2. VERIFICACIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS
Garantizar la calidad de los insumos, medicamentos y dispositivos adquiridos y evitar
posibles daños de los mismos.
 Confrontar los dispositivos médicos, medicamentos e insumos solicitados con
la factura y/o remisión del pedido que llegan.
 Verificar que los empaques se encuentren en buen estado.
 Verificar fechas de vencimiento, lote y registros de INVIMA.
 Ingresar los dispositivos al formato de listado de dispositivos con los siguientes
datos: nombre genérico o marca del dispositivo, presentación comercial,
registro sanitario, vida útil si aplica y clasificación de acuerdo al riesgo. (ver
formato DM)
 Ingresar los medicamentos al formato de listado de medicamentos con los
siguientes datos: principio activo, forma farmacéutica, concentración, lote,
registro sanitario, fecha de vencimiento y presentación comercial.
 Se realiza fármaco vigilancia y tecno vigilancia por medio de la página del
invima.
Nota: Devuelva los insumos que no reúnan los requisitos solicitados (cantidad,
calidad, vencimiento, registro invima) y solicite reposición (por escrito)
inmediatamente.
 PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS:
Insumos, medicamentos y dispositivos médicos verificados y registrados para su
control.

Registros:
Formato de medicamentos y dispositivos médicos con la descripción detallada como
lo establece el decreto 2200 de 2005 y la resolución 2003 de 2014. Registro de kardex
entrada y salida de los medicamentos y dispositivos.

3. ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

 Almacenar según las especificaciones dadas por el fabricante.

 En el mueble se almacenan los dispositivos y medicamentos según
especificaciones dadas por el fabricante.
 Se lleva control de temperatura y humedad en el sitio de almacenamiento con
un termo higrómetro.
 El control de temperatura y humedad se debe registrar en el formato
respectivo en la mañana o en la tarde. (ver formato Control de Temperatura y
Humedad)

PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS:

Conservación y eficacia de los medicamentos y dispositivos médicos al momento de
utilizarlos.

Registros:

Formato de Control de temperatura y humedad en el sitio de almacenamiento de los

medicamentos y dispositivos médicos.

4. DISTRIBUCIÓN Y DISPENSACION DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MEDICOS E

INSUMOS

 La Auxiliar Administrativa entrega al personal asistencial los insumos,

medicamento y dispositivos médicos de acuerdo al requerimiento de la
actividad. Según los pacientes programados diariamente en el servicio.
 Se rotula teniendo en cuenta: fecha, responsable, nombre del producto, lote,
fecha de vencimiento.
 Luego se le dará disponibilidad para el uso.
 Garantizar la Existencia de los mismos en el área de almacenamiento de
dispositivos médicos y medicamentos

Fechas de vencimiento y Control de medicamentos y dispositivos médicos.

 No realiza venta directa de medicamentos ni de dispositivos médicos a los pacientes,
estos son de uso exclusivo para la institución en los procedimientos de imagenología
requeridos. (Estudios contrastados).

5. DEVOLUCIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

El objetivo es garantizar el no uso de insumos, medicamentos y dispositivos vencidos

y /o en mal estado.
 Revise una vez a la semana las fechas de vencimiento en el registro de
medicamentos y dispositivos.
 Si detecta algún medicamento o dispositivo vencido notifique a la
gerente.
 la Auxiliar se encargara de la disposición final ya sea devolución a los
distribuidores o se desecharan en una bolsa roja con su respectiva acta
de devolución y destrucción de los medicamentos y/o dispositivos para
que la empresa recolectora de residuos hospitalarios le dé el manejo
adecuado.
 Antes de entregar los medicamentos a la empresa recolectora de
residuos de debe destruir su empaque original.
Es recomendable evitar contacto directo con el medicamento y/o dispositivo vencido.

PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS:

Control y devolución de medicamento y/ o dispositivo vencidos o en mal estado a los
distribuidores o empresa de recolección de residuos hospitalarios y similares.

REGISTRO DOCUMENTAL: registro de medicamentos y dispositivos médicos, registro

control de temperatura y humedad, kardex.
6 RIESGOS INHERENTES DEL PROCESO:

 Falla en la solicitud, solicitud equivocada de medicamento, paciente equivocado.

 Facturación de medio de contraste a paciente equivocado.
 No se cuenta o no hay stock del medio de contraste para la Administración del
medicamento.
7. ACTIVIDADES DE VERIFICACIÓN

 Se revisará el medicamento que se va a dispensar corresponda al solicitado y

caja correspondiente.

 Revisión de las fechas de vencimiento de los medicamentos y dispositivos

médicos. Todo medicamento con 30 días a su vencimiento no será usado, este se
descartara y se dejara en cuarentena.

 Se verificará que las condiciones de transporte de medicamentos garantice la

protección de las condiciones ambientales, de la manipulación y permitan el uso
rápido, fácil y seguro del contenido.

8. SEGUIMIENTO Y FARMACOVIGILANCIA

Se hace el seguimiento al proceso de recepción, almacenamiento y distribución,

de medicamentos y dispositivos médicos. En los procedimientos contrastados se
utilizan solo dos medicamentos (Ultravist y Gadovist) el cual son adquiridos al
mismo proveedor (Bayer). Estos son de alta rotación mensual, no son
semaforizados, sin embargo son revisados permanentemente en la recepción y
entrega.

Se realiza Farmacovigilancia a los medicamentos usados de acuerdo al programa.

Se realizan las consultas de los registros y se reportan los incidentes o eventos
adversos al Invima.