Sie sind auf Seite 1von 38
Secretaría de Gestión Pública
Secretaría de
Gestión Pública
Metodología de Simplificación Administrativa Noviembre de 2010 Modernizando la gestión del Estado 11
Metodología de
Simplificación Administrativa
Noviembre de 2010
Modernizando la gestión del Estado
11

Información General

Este curso es organizado por la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo
Este curso es organizado por la Secretaría de Gestión Pública de la
Presidencia del Consejo de Ministros
Es recomendable tener conocimiento del Marco General de la Simplificación
Administrativa
Mi nombre es Juan Carlos Fahsbender, soy ingeniero industrial y Máster en
Dirección de Empresas. He participado en varios proyectos de simplificación
administrativa en entidades públicas. También hemos participado en la
capacitación de funcionarios en Metodología de Simplificación Administrativa.
He sido funcionario público por cerca de 10 años.

Sumilla

En el contexto del proceso de Modernización de la gestión del Estado, es necesario que
En el contexto del proceso de Modernización de la gestión del Estado,
es necesario que los funcionarios aprendan y desarrollen capacidades
para ejecutar proyectos de Simplificación Administrativa.
En el contexto de la Política y el Plan Nacional de Simplificación
Administrativa, se ha desarrollado una “Metodología de Simplificación
Administrativa”.
Esta metodología, recorre las etapas necesarias, para tener éxito en
un proyecto de Simplificación Administrativa.
Este curso es para aprender de manera práctica, esa metodología.

Unidades didácticas organizadas según la

Metodología de Simplificación Administrativa

Unidad 1 • Presentación de la Metodología de Simplificación Administrativa, sus objetivos y algunas generalidades
Unidad 1
• Presentación de la Metodología de Simplificación
Administrativa, sus objetivos y algunas generalidades
Unidad 2
• Se estudian las etapas de la Simplificación
Administrativa
• Preparatoria
• Diagnóstico
• Implementación
• Monitoreo y evaluación
• Mejoramiento continúo y sostenibilidad
Unidad 3
• Se dan recomendaciones generales, para poder
implementar el proyecto completo en sus respectivas
entidades.
4

Programación de los contenidos

Unidad

Contenido

Actividades

1

Necesidad de una Metodología de Simplificación Administrativa. Ámbito de aplicación y alcance. Objetivo de la metodología.

Lecturas complementarias Examen de unidad

Concepto de procedimiento administrativo y servicio

prestado en exclusividad.

2

Etapas de las simplificación administrativa:

Lecturas complementarias

preparatoria, diagnóstico,

Foro

rediseño,implementación,monitoreo y evaluación, mejora continua y sostenibilidad.

Examen de unidad

Tabla ASME-VM.

Diagrama de bloques. Diagnóstico y rediseños de aspectos complementarios:

legal, equipamiento e infraestructura, recursos humanos.

3

Recomendaciones, casos y experiencias sobre gestión del cambio. (El profesor dará orientaciones específicas sobre los casos que planteen los participantes, en sus respectivas entidades).

Lecturas complementarias para elaborar el proyecto Proyecto de Simplificación Administrativa

5

Evaluaciones

Ítem

Contenido

Peso

1

Examen unidad 1

15%

2

Foro

10%

3

Examen unidad 2

15%

4

Proyecto de Simplificación Administrativa

60%

 

6

Secretaría de Gestión Pública
Secretaría de
Gestión Pública

Lecturas preliminares recomendadas

Política y Plan Nacional de Simplificación Administrativa

Presentación de la Política y Plan Nacional de

Simplificación Administrativa

Unidad 1

Presentación de la Metodología de

Simplificación Administrativa, sus objetivos y algunas generalidades

¿Qué es la Metodología de Simplificación

Administrativa?

La Metodología de Simplificación Administrativa es un proceso a través del cual se busca eliminar

exigencias y formalidades que se consideran

innecesarias en los procedimientos que realiza la

ciudadanía.

Este proceso brinda pautas a las entidades públicas para la eliminación o simplificación de dichos

procedimientos, utilizando un modelo

estandarizado.

¿En qué ámbitos se aplica?

La Metodología de SA se aplica a los procedimientos administrativos ,

entendiéndose por éstos al “desarrollo de uno o varios procedimientos con la finalidad de obtener un servicio o una prestación de la Administración

Pública”.

Se reconocen dos tipos de procedimientos:

Procedimientos administrativos: es un conjunto de actos y diligencias

tramitados ante las entidades, que culminan con la emisión de un acto

administrativo que produce efectos jurídicos individuales o individualizables

sobre intereses, obligaciones o derechos de la ciudadanía.

Servicios prestados en exclusividad: son prestaciones que las entidades se

encuentran facultadas a brindar en forma exclusiva. Los servicios prestados

en exclusividad culminan con el otorgamiento del servicio.

El problema de los procedimientos

burocratizados

Municipalidad de Miraflores - Proyecto de mejora del Trámite de Licencia de Funcionamiento Febrero 2010

Diagrama de Flujo Procedimiento propuesto :Licencia de Funcionamiento para aquellos negocios que requieren inspección Ex Ante

Si

Recibe infor

No

 

Área técnica de la

Informes para empresas

Caja

Sala de espera

Asesor de Servicios

Back office de Mesa de Partes

Subgerencia de

 

Comercialización

de Partes Subgerencia de   Comercialización Inicio Llama según sistema ordenador de colas Escucha al
de Partes Subgerencia de   Comercialización Inicio Llama según sistema ordenador de colas Escucha al
de Partes Subgerencia de   Comercialización Inicio Llama según sistema ordenador de colas Escucha al
de Partes Subgerencia de   Comercialización Inicio Llama según sistema ordenador de colas Escucha al
de Partes Subgerencia de   Comercialización Inicio Llama según sistema ordenador de colas Escucha al
Inicio Llama según sistema ordenador de colas Escucha al Empresario espera Empresario espera Empresario No
Inicio
Llama según sistema
ordenador de colas
Escucha al
Empresario espera
Empresario espera
Empresario
No
Subgerente prepara
resolución de
Evalúa requisitos
¿Sólo desea
denegación
informes previos?
Verifica sistemas
PACO, SGU,AS
400,GISCAT
No
mación
¿Dudas?
Abogado prepara
Resolución
Si
Consulta al
Verifica requisitos de
supervisor
expediente
Imprime resolución
(4 copias)
N
o
Recibe respuesta a su
consulta
¿ Es conforme ?
Recoge expedientes
Imprime licencia
de bandejas
(2 ejemplares)
Si
¿Es procedente ?
No
Si
Entrega ticket al
empresario
Traslada expedientes
Conserje traslada
al área técnica de la
expedientes a la
Subgerencia de
subgerencia de
Saca file rojo
Comercialización
Comercialización
Empresario se
traslada a Plataforma
de Asesores de
Guarda documentos
Indica al empresario
Servicios
del expedientes en
porqué no es
file rojo
procedente
Registra expediente
Prepara entrega de
en el PACO
documentos
determinando el giro
Explica al empresario
porque no es
procedente
Registra datos en el
Entrega Resolución y
SGU
Licencia de
Funcionamiento y
Certificado de
Defensa Civil o
Fin
resolución de
denegación a
empresario
Imprime Stickers
Si
Traslada cargos al
área técnica de la
Subgerencia de
Pega sticker en el file
Comercialización
rojo
Empresario espera
No
Pega sticker en cargo
del empresario
Realiza el pago de
Licencia de
Funcionamiento
Abogado adjunta
Coloca file rojo con
cargo de Resolucion y
expediente en la
Licencia de
bandeja
Funcionamiento a
expediente
Realiza el pago de
Cierra expediente con
Defensa Civil
el SGU para derivarlo
Indica al empresario
a Catastro
que pague en Caja
Programa fecha de
¿Procedió el
inspección en
Fin
Certificado de
Envía mensaje sobre
Defensa Civil
Defensa Civil?
pago recibido
Procedimiento de
Inspección en
Defensa Civil

Subgerencia de

Comercialización

Civil Defensa Civil? pago recibido Procedimiento de Inspección en Defensa Civil Subgerencia de Comercialización
en Defensa Civil Subgerencia de Comercialización El personal ( no sólo el usuario) tiene procesos complejos
en Defensa Civil Subgerencia de Comercialización El personal ( no sólo el usuario) tiene procesos complejos
en Defensa Civil Subgerencia de Comercialización El personal ( no sólo el usuario) tiene procesos complejos

El personal ( no sólo el usuario) tiene

procesos complejos y engorrosos

11

Tipos de Procedimiento

Ejemplos por tipos de procedimiento

Tipo de procedimiento Ejemplos de Procedimientos Procedimientos administrativos Licencia de funcionamiento para
Tipo de procedimiento
Ejemplos de Procedimientos
Procedimientos
administrativos
Licencia de funcionamiento para empresas.
Licencia de construcción.
Permiso de uso de vía pública para colocar desmonte.
Licencia para realizar fiestas patronales (espectáculos
públicos, no deportivos).
Servicios
prestados
en
Servicio de recojo de residuos sólidos.
Servicio de construcción de veredas.
exclusividad

La “simplificación administrativa”, no se limita a los procedimientos que figuran en el TUPA, sino a todos los que desarrolla la entidad: por ejemplo el traslado de informes entre

áreas, el pago a proveedores, la compra de insumos, etc.

Normatividad Vinculante

El marco legal de la Metodología de Simplificación

Administrativa

está

establecido

en

la

Ley

General de Administración, Ley Nº 27444, el DS

Nº 025-2010-PCM y la RM Nº

228-2010-PCM,

que define la Política y el Plan Nacional de

Simplificación Administrativa.

Además existe toda una normatividad, que se presenta a continuación:

Normatividad Vinculante

Ley Nº 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo

General. Esta Ley regula las actuaciones de la función administrativa del Estado y el procedimiento administrativo común desarrollado en las entidades de la Administración Pública. Esta norma regula asimismo los principios y demás

aspectos que rigen al procedimiento administrativo.

Ley Nº 29158 - Ley del Poder Ejecutivo (LOPE). Esta Ley establece los principios y las normas básicas de organización, competencias y funciones del Poder Ejecutivo, como parte del

Gobierno Nacional; las relaciones entre el Poder Ejecutivo y

los Gobiernos Regionales y Locales; la naturaleza y requisitos de creación de las entidades públicas y los Sistemas Administrativos que orientan la función pública, en el marco de la Constitución Política del Perú y la Ley de Bases de la

Descentralización. Esta Ley regula el principio de servicio al

ciudadano señalando que las entidades del Poder Ejecutivo están al servicio de las personas y de la sociedad; actúan en función de sus necesidades, así como del interés general de la nación. La LOPE crea dentro de los sistemas

administrativos el Sistema de Modernización de la Gestión Pública.

Ley Nº 29060 - Ley del Silencio Administrativo. Esta norma establece que el silencio administrativo positivo debe ser la

regla en la calificación de los procedimientos administrativos.

Ley Nº 29091. Esta Ley dispone la publicación obligatoria de los documentos de gestión en el Portal del Estado Peruano y en los portales institucionales de las entidades públicas. En el

caso específico de los TUPA, se establece la publicación

obligatoria en el Portal de Servicios al Ciudadano y Empresas y en el portal institucional de la entidad.

Decreto Legislativo Nº 1029. Este decreto modifica la Ley del Procedimiento Administrativo General y la Ley del Silencio Administrativo.

Ley Nº 28335 - Ley que crea el Índice de Barreras

Burocráticas de Acceso al Mercado impuestas a nivel local. Esta norma regula asimismo la competencia de la Ex Comisión de Acceso al Mercado, hoy Comisión de Eliminación de Barreras Burocráticas del INDECOPI, para conocer de los

actos de disposiciones de las entidades de la administración

pública a que se refiere el artículo I del Título Preliminar de la Ley Nº 27444, que impongan barreras burocráticas que impidan u obstaculicen ilegal o irracionalmente el acceso o permanencia de los agentes económicos en el mercado o que

contravengan las disposiciones generales contenidas en el Capítulo I del Título II de la Ley Nº 27444; de conformidad con lo establecido en el artículo 26º BIS del Decreto Ley Nº 25868 y en normas afines.

Ley Nº 28996 - Ley de eliminación de sobrecostos, trabas

y restricciones a la inversión privada. Dicha norma señala que constituyen barreras burocráticas los actos y disposiciones de las entidades de la Administración Pública que establecen exigencias, requisitos, prohibiciones y/o cobros para la realización de actividades económicas, que afectan los principios y normas de simplificación administrativa contenidos en la Ley Nº 27444 y que limitan la competitividad empresarial en el mercado.

Decreto Supremo Nº 027-2007-PCM. Este decreto define y

establece las políticas nacionales de obligatorio cumplimiento para las entidades públicas del Gobierno Nacional. La Política Nº 10 se refiere a la simplificación administrativa.

Decreto Supremo Nº 079-2007-PCM. Este decreto aprueba los Lineamientos para elaboración y aprobación de TUPA en

el marco de la Ley Nº 27444 y establece disposiciones para el

cumplimiento de la Ley de Silencio Administrativo.

14

Normatividad Vinculante

Decreto Supremo Nº 096-2007-PCM. Este decreto establece

las normas y lineamientos aplicables a las acciones de fiscalización posterior aleatoria de los procedimientos administrativos por parte del Estado.

Decreto Supremo Nº 004-2008-PCM. Este decreto aprueba el Reglamento de la Ley Nº 29091.

Decreto Supremo Nº 062-2009-PCM. Este decreto aprueba el Formato del Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) y establece precisiones para su publicación.

Decreto Supremo Nº 025-2010-PCM. Este decreto modifica

el numeral 10 del artículo 2° del Decreto Supremo Nº 027-

2007-PCM.

Decreto Supremo Nº 064-2010-PCM. Este decreto aprueba

la metodología de determinación de costos de los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad comprendidos en los Textos Únicos de Procedimientos Administrativos de las Entidades Públicas, en

cumplimiento del numeral 44.6 del artículo 44 de la Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

Resolución Nº 274-2007/CAM-INDECOPI. Esta resolución aprueba los Lineamientos de la Comisión de Acceso al

Mercado del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia

y de la Protección de la Propiedad Intelectual (INDECOPI) sobre Simplificación Administrativa (Actualmente la Comisión se denomina Comisión de Eliminación de Barreras Burocráticas).

Adicionalmente, constituyen documentos de referencia los

siguientes:

Código Iberoamericano de Buen Gobierno. Aprobado por la VIII Conferencia Iberoamericana de Ministros de Administración Pública y Reforma del Estado en Montevideo,

Uruguay, 22 y 23 de junio de 2006. Este Código señala que se entiende por buen gobierno aquél que busca y promueve el interés general, la participación ciudadana, la equidad, la inclusión social y la lucha contra la pobreza,

respetando todos los derechos humanos, los valores y

procedimientos de la democracia y el Estado de Derecho.

Carta Iberoamericana de la Función Pública. Aprobada por la V Conferencia Iberoamericana de Ministros de Administración Pública y Reforma del Estado, Santa Cruz de la Sierra, Bolivia, 26-27 de junio de 2003.

Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión Pública. Aprobada por la X Conferencia Iberoamericana de Ministros de Administración Pública y Reforma del Estado, San

Salvador, El Salvador, 26 y 27 de junio de 2008.

Carta Iberoamericana de Gobierno Electrónico. Aprobada por la IX Conferencia Iberoamericana de Ministros de Administración Pública y Reforma del Estado, Pucón, Chile, 31 de mayo y 1° de junio de 2007.

Carta Iberoamericana de Participación Ciudadana en la Gestión Pública. Aprobada por la XI Conferencia Iberoamericana de Ministros de Administración Pública y Reforma del Estado - Lisboa, Portugal, 25 y 26 de junio de

2009.

Principios de la Ley Nº 27444, Ley del

Procedimiento Administrativo General

Legalidad

Debido procedimiento

Impulso de oficio

Razonabilidad

Imparcialidad

Informalismo

Presunción de

veracidad

Conducta

procedimental

Celeridad

Eficacia

Verdad material

Participación

Simplicidad

Uniformidad

Predictibilidad

Privilegio de controles posteriores

16

Dudas y respuestas frecuentes, respaldado en la

Ley Nº 27444

Pregunta

Respuesta

Comentario

Pienso que el empresario está mintiendo en la Declaración Jurada

El principio de presunción de veracidad, es obligatorio para al funcionarios público, por tanto, debe creer lo que empresario declara.

Ello no impide la obligación de la fiscalización posterior

Puedo hace el trámite en menos

El principio de Impulso de oficio

Los plazos son máximos, por lo

tiempo que el que indica la Ley Marco

obliga al funcionario a hacer las cosa tan rápido como posible

que es deseable que el trámite se haga en menos tiempo

Puedo solicitar más requisitos

No lo puede hacer, es ilegal.

Puede decidir incluso solicitar

que los que figuran en el TUPA y la Ley Marco de Licencia de

menos requisitos, basado en el principio de razonabilidad y

Funcionamiento

eficacia.

Puedo cobrar diferentes derechos de tramitación, para sujetos

No, es ilegal, afectaría el principio de Uniformidad

El derecho de tramitación, se

calcula de acuerdo al costo que

diferentes

 

implica el hacerlo, no por la

capacidad de pago del sujeto

El plano de zonificación y los

No, es información pública, que

Se recomienda que esté en el

índices de uso, son de uso

debe estar a fácil disposición de

área de informes, mesa de partes

exclusivo del área de Desarrollo Urbano

los administrados. Así lo indica además las Ley Nº 28976

y en el portal electrónico

17

Unidad 2 • Etapas de la Simplificación Administrativa • Preparatoria • Diagnóstico • Rediseño •
Unidad 2
• Etapas de la Simplificación Administrativa
• Preparatoria
• Diagnóstico
• Rediseño
• Implementación
18

Etapas de la Simplificación Administrativa

Etapa

 

Objetivo

Etapa Preparatoria

o

Planificar el proceso a desarrollar y delimitar su

alcance.

Etapa de Diagnóstico

o

Contar con una visión integral de la

problemática del procedimiento y abordar la

estrategia de simplificación con un enfoque

sistémico.

Etapa de Rediseño

o

Simplificar el procedimiento lo más posible,

con la menor cantidad de pasos, recursos y

requisitos, pero manteniendo la seguridad y

control necesario, de tal manera que cumpla

con los objetivos para el que fue creado.

Etapa de Implementación

o

Poner en marcha la propuesta diseñada en la etapa previa.

19

Etapas de la Simplificación Administrativa

Etapas de la Simplificación Administrativa Preparatoria Diagnóstico Rediseño Implementación 20
Etapas de la Simplificación Administrativa Preparatoria Diagnóstico Rediseño Implementación 20

Preparatoria

Etapas de la Simplificación Administrativa Preparatoria Diagnóstico Rediseño Implementación 20

Diagnóstico

Etapas de la Simplificación Administrativa Preparatoria Diagnóstico Rediseño Implementación 20
Etapas de la Simplificación Administrativa Preparatoria Diagnóstico Rediseño Implementación 20

Rediseño

Etapas de la Simplificación Administrativa Preparatoria Diagnóstico Rediseño Implementación 20
Etapas de la Simplificación Administrativa Preparatoria Diagnóstico Rediseño Implementación 20

Implementación

Etapa preparatoria

¿Cuál es el

¿Cuáles son las fases necesarias para

¿Qué resultados se esperan al final de

objetivo de

lograr el objetivo?

 

esta etapa?

 

esta etapa?

 

Planificar el

1. Identificación y Conformación del Equipo

Se cuenta con un equipo responsable,

proceso a

de Trabajo

preparado para llevar adelante el

desarrollar y

proceso.

 

delimitar su

1. Sensibilización de la Entidad

Se cuenta con una entidad consciente

alcance

de la importancia del proceso.

 

1. Identificación y Priorización de los Procedimientos a Simplificar

Se

cuenta

con

una

lista

de

procedimientos

identificados

y

 

priorizados.

 

1. Identificación de los Actores Involucrados

Se ha identificado a los actores relacionados directa e indirectamente

con los procedimientos a simplificar, a

efectos de conocer quiénes pueden ser aliados o no del proceso.

1. Elaboración del Plan de Trabajo del

Se cuenta con un plan de trabajo que

Proyecto de Simplificación

contiene el detalle de las actividades a realizar, los responsables, los tiempos

estimados y los recursos necesarios.

 
 

21

Identificar de procedimientos a eliminar

Aquellos que no generen valor para el interés público y la sociedad así como para la

ciudadanía.

Aquellos que no estén alineados con los

procesos operativos o de realización de la

entidad.

Aquellos que no cuenten con un marco jurídico.

Aquellos que no hayan sido utilizados en un período igual o mayor a un año

Entre los procedimientos que no han sido

eliminados, se procede a priorizar aquellos con los

que se iniciará la simplificación administrativa.

¿Qué procedimientos priorizar?

Aquellos que presentan una alta frecuencia de uso en comparación con

los demás procedimientos de la entidad.

Aquellos solicitados por población considerada de alta prioridad para el Estado en razón a su vulnerabilidad y/o para la Entidad en razón a su misión.

Aquellos que tienen un efecto significativo en una o varias áreas de

actividad económica.

Aquellos que sean más costosos para los ciudadanos, derivados del pago

de derechos, de los documentos que se tengan que presentar y de otros costos asociados a su gestión.

Aquellos con respecto a los cuales la ciudadanía presenta el mayor número de quejas.

Es importante elegir bien el primer procedimiento pues la simplificación de

éste puede implicar el inicio más o menos favorable de un proyecto de

reforma y modernización más ambicioso y los primeros pasos

influenciarán positiva o negativamente en los siguientes

Etapa de diagnóstico

¿Cuál es el objetivo

¿Cuáles son las fases?

¿Qué resultados se esperan al final de esta etapa?

de esta etapa?

Contar con una visión integral de la

1. Caracterización del Procedimiento y

Se cuenta con una descripción detallada del procedimiento a simplificar.

problemática del

Herramientas a utilizar

procedimiento y abordar la estrategia de simplificación con

1. Diagnóstico Legal

Se ha identificado cuál es el conjunto de normas que rigen el procedimiento actual y analizado cuáles deben modificarse o derogarse.

un enfoque sistémico.

1. Diagnóstico de

Se cuenta con información detallada sobre la infraestructura y equipamiento utilizado para llevar a cabo el procedimiento.

Equipamiento e

Infraestructura

 

1. Diagnóstico de Costos

Se cuenta con información sobre costos directos identificables y

costos directos no identificables del procedimiento.

1. Mapeo de las Capacidades

Se ha identificado las capacidades del personal involucrado con

de los Recursos Humanos

el procedimiento para poder aprovechar sus habilidades en el proyecto de simplificación.

1. Presentación de Resultados

Se cuenta con el respaldo del Comité Directivo para iniciar la simplificación.

al Comité de Dirección del

Proyecto de Simplificación

 

24

Caracterización del Procedimiento y

Herramientas a utilizar

Recorrido físico de inicio a fin del procedimiento.

Entreviste a los funcionarios.

Revise el TUPA y el MAPRO.

Construcción de la Tabla ASME-VM, que permite

listar y caracterizar detalladamente, cada una de las actividades que conforman un procedimiento.

Elaboración del Diagrama de Bloques, que ilustra

gráficamente el procedimiento mostrando en flujo las actividades que éste comprende.

Haga un recorrido al procedimiento

Haga un recorrido al procedimiento 26

Recopile los documentos que participan, registre

lo que sucede en cada área, y tome tiempo

Paso

Actividad

Área

Tiempo

los documentos que participan, registre lo que sucede en cada área, y tome tiempo Paso Actividad
los documentos que participan, registre lo que sucede en cada área, y tome tiempo Paso Actividad

27

Construcción de la Tabla ASME-VM

La tabla ASME-VM permite registrar ordenada y secuencialmente las actividades

que se han encontrado a lo largo del “recorrido físico” y que conforman el “procedimiento”. También permite registrar características de cada una de estas

actividades: área, tiempo, recursos y calificación del tipo de actividad.

Para completar la tabla ASME-VM, primero se prepara una hoja de papel, con

líneas verticales y horizontales, tal como se ve en la figura. Esta hoja sirve para

registrar secuencialmente, cada una de las actividades que se identificaron

durante el “recorrido” del procedimiento, siendo cada ítem un “paso”.

Las actividades se van anotando con el verbo en infinitivo, por ejemplo: llamar,

preguntar, escuchar, registrar, firmar, marcar, orientar, etc.

Tabla ASME-VM

Tabla ASME-VM : Caso 02 - Actual

         

Contador de Recursos

   

Identificador de Recursos

   

Tipo de actividad

 

Tipo de valor

Paso

Actividad

Área

Tiempo

     

Opera

Revisi

Trasla

Esper

Archiv

VA

Control

SVA

 

Recursos Humanos

 

Recursos identificables

 

Recursos no identificables

 

ción

ón

do

a

o

minutos

Técnico I

Técnico II

Secretaria

Gerente

Cuaderno

Papel bond

Movilidad

Bolígrafo

Reparación de PC´s

PC´s

Energía eléctrica

1

Recepcionar expediente

Mesa de partes

5

1

                   

x

       

1

   

2

Revisar los requisitos

Mesa de partes

5

1

                     

x

       

1

 

3

Firmar el cargo al ciudadano

Mesa de partes

5

1

       

1

 

1

     

x

       

1

   

4

Esperar que haya una cantidad N de expedientes

Mesa de partes

120

                           

x

     

1

 

Trasladar al Jefe de Plataforma de atención al

                                         

5

público

Mesa de partes

5

1

x

1

6

Recepcionar expediente

Plataforma de atención al público

5

 

1

         

1

     

x

       

1

   

7

Esperar hasta que pueda revisar el expediente

Plataforma de atención al público

60

                           

x

     

1

8

Registrar expediente en cuaderno de cargos

Plataforma de atención al público

5

 

1

   

1

   

1

     

x

       

1

   

9

Revisar los requisitos

Plataforma de atención al público

5

 

1

   

1

   

1

       

x

       

1

 

10

Esperar que haya una cantidad N de expedientes

Plataforma de atención al público

120

                           

x

     

1

11

Derivar a la Secretaria de Gerente B

Plataforma de atención al público

10

 

1

                     

x

   

1

   

12

Registrar expediente en cuaderno de cargos

Secretaria de Gerente B

5

   

1

 

1

   

1

     

x

         

1

 

13

Trasladar expediente al despacho del Gerente B

Secretaria de Gerente B

5

   

1

                   

x

       

1

14

Esperar hasta que pueda revisar el expediente

Gerente B

300

                           

x

     

1

15

Escribir proveido indicado que no le corresponde

Gerente B

5

     

1

 

1

 

1

     

x

       

1

   

16

Recoger expediente del despacho del Gerente B

Secretaria de Gerente B

5

   

1

       

1

     

x

       

1

   

17

Registrar expediente en cuaderno de cargos

Secretaria de Gerente B

5

   

1

 

1

   

1

     

x

         

1

 

18

Traslar expediente al Jefe de Plataforma de atención

Secretaria de Gerente B

5

   

1

                   

x

   

1

   

19

Registrar expediente en cuaderno de cargos

Plataforma de atención al público

5

 

1

   

1

   

1

     

x

         

1

 
 

Esperar hasta que haya una cantidad N de

                                         

20

expedientes

Plataforma de atención al público

120

x

1

21

Trasladar a la Secretaria de Gerente C

Plataforma de atención al público

5

 

1

                     

x

   

1

   

22

Registrar expediente en cuaderno de cargos

Secretaria de Gerente C

5

   

1

 

1

   

1

     

x

         

1

 

23

Trasladar expediente al despacho del Gerente C

Secretaria de Gerente C

5

   

1

                   

x

   

1

   

24

Esperar hasta que pueda revisar el expediente

Gerente C

300

                           

x

     

1

25

Resolver

Gerente C

5

     

1

 

3

 

1

     

x

       

1

   

26

Recoger expediente del despacho del Gerente C

Secretaria de Gerente C

5

   

1

               

x

       

1

   

27

Registrar expediente en cuaderno de cargos

Secretaria de Gerente C

5

   

1

 

1

           

x

         

1

 
 

Trasladar expediente al Jefe de Plataforma de

                                         

28

atención

Secretaria de Gerente C

5

1

x

1

29

Registrar expediente en cuaderno de cargos

Plataforma de atención al público

5

 

1

   

1

   

1

     

x

         

1

 
 

Esperar hasta que haya una cantidad N de

                                         

30

expedientes

Plataforma de atención al público

120

x

1

31

Traslar expediente a Mesa de Partes - Ventanilla 3

Plataforma de atención al público

5

 

1

                     

x

   

1

   

32

Entregar documento al ciudadano

Mesa de partes

5

1

       

1

 

1

     

x

       

1

   

33

Registrar expediente en cuaderno de cargos

Mesa de partes

5

1

     

1

   

1

     

x

       

1

   
   

Total

1275

6

8

10

2

9

6

0

                 

17

8

29

8

Diagrama de Bloques

Caso Licencia de Funcionamiento

Tabla ASME-VM : Caso 05 - Licencia de funcionamiento - actual

         

Contador de Recursos

   

Identificador de Recursos

   

Tipo de actividad

 

Tipo de valor

Paso

Actividad

Área

Tiempo

     

Oper

Revisi

Trasla

Espe

Archi

VA

Control

SVA

Recursos Humanos

Recursos identificables

 

Recursos no identificables

 

ación

ón

do

ra

vo

                   

Energía

minutos

Vigilante

Técnico I

Técnico II

Papel bond A4

Folder manila

Movilidad

Bolígrafo

Reparación de PC´s

PC´s

eléctrica

1

Informar sobre la ubicación de mesa de partes

Vigilancia

3

1

                 

x

       

1

   
 

Informar a usuario requistos y llenado de

                                       

2

formatos

Mesa de partes

5

1

x

1

3

Facilitar formulario para fotocopias

Mesa de partes

1

 

1

 

1

           

x

       

1

   

4

Revisar requisitos

Mesa de partes

5

 

1

 

1

   

1

       

x

       

1

 

5

Recepcionar expediente

Mesa de partes

1

 

1

   

1

         

x

       

1

   

6

Registrar expediente en cuaderno de cargos

Mesa de partes

3

 

1

       

1

     

x

         

1

 

7

Registrar expediente en hoja de trámite

Mesa de partes

2

 

1

 

1

   

1

     

x

         

1

 

8

Esperar que recojan los expedientes

Mesa de partes

60

                         

x

     

1

9

Derivar expediente a rentas

Mesa de partes

5

 

1

                   

x

   

1

   

10

Recepcionar expediente

Rentas

5

 

1

               

x

           

1

11

Registrar en cuaderno de cargos

Rentas

2

 

1

       

1

     

x

         

1

 

12

Derivar a Dirección de Rentas

Rentas

2

 

1

                   

x

   

1

   

13

Esperar hasta que Director pueda revisarlo

Rentas

30

                         

x

     

1

14

Revisar requisitos

Rentas

5

   

1

               

x

       

1

 

15

Emitir proveído

Rentas

1

   

1

2

     

1

1

1 x

         

1

   

16

Derivar a catastro para inspección

Rentas

4

   

1

                 

x

   

1

   

17

Recepcionar expediente

Catastro

1

 

1

               

x

       

1

   

18

Registrar expediente en cuaderno de cargos

Catastro

2

 

1

       

1

     

x

         

1

 

19

Inspeccionar establecimiento

Catastro

20

   

1

5

 

2

1

     

x

       

1

   

20

Informar a rentas sobre inspección

Catastro

10

   

1

10

   

1

1

1

1 x

         

1

   

21

Recepcionar informe

Rentas

1

 

1

               

x

       

1

   

22

Registrar informe

Rentas

2

 

1

         

1

1

1 x

           

1

 

23

Derivar a Dirección de Rentas

Rentas

2

   

1

                 

x

   

1

   

24

Esperar hasta que Director pueda revisarlo

Rentas

30

                         

x

     

1

25

Revisar informe

Rentas

3

   

1

               

x

       

1

 

26

Proveer para cobrar y emitir licencia

Rentas

2

   

1

2

   

1

     

x

       

1

   

27

Informar al usuario

Rentas

5

   

1

             

x

       

1

   

28

Girar boleta de venta

Rentas

2

   

1

       

1

1

1 x

         

1

   

29

Recepcionar dinero

Caja

2

   

1

             

x

       

1

   

30

Contar dinero

Caja

1

   

1

             

x

       

1

   

31

Adjuntar copia de boleta de venta a expediente

Rentas

1

 

1

 

1

           

x

       

1

   

32

Elaborar licencia

Rentas

1

 

1

       

1

1

1

1 x

         

1

   

33

Derivar licencia a Dirección de Rentas

Rentas

3

   

1

                 

x

   

1

   

34

Derivar licencia a Alcaldía para firma

Rentas

5

   

1

                 

x

   

1

   

35

Recepcionar licencia

Alcaldía

1

 

1

               

x

         

1

 

36

Esperar hasta que asesor pueda firmar

Alcaldía

300

                         

x

     

1

37

Firmar

Alcaldía

5

   

1

     

1

     

x

       

1

   

38

Derivar licencia firmada a Dirección de Rentas

Alcaldía

3

 

1

                   

x

   

1

   

39

Recepcionar licencias

Rentas

1

 

1

               

x

       

1

   

40

Entregar licencia a usuario

Rentas

2

   

1

             

x

       

1

31

 
 

TOTAL

539

1

19

16

23

1

2

 

26

9

5

Caso Licencia de Funcionamiento

Caso Licencia de Funcionamiento 32

32

Etapa de rediseño

¿Cuál es el objetivo de esta

¿Cuáles son las fases?

 

¿Qué resultados se esperan al

etapa?

 

final de esta etapa?

 

Simplificar el procedimiento lo más posible, con la menor cantidad de pasos, recursos y requisitos, pero manteniendo la seguridad y control necesario, de tal manera que cumpla con

1. Análisis del Procedimiento

 

Se ha analizado el procedimiento y detectado qué actividades son innecesarias.

1. Rediseño

 

Se cuenta con el esbozo del nuevo procedimiento.

1. Modificación o Elaboración del

 

Se cuenta con una norma legal que

los objetivos para el que fue

Marco Normativo que regule el

documente el procedimiento

creado.

Procedimiento Rediseñado

rediseñado.

 

1. Propuesta de Acondicionamiento de

Se cuenta con una propuesta de

la Infraestructura y el Equipamiento

acondicionamiento de la infraestructura y

del equipamiento que ayude a la simplificación del procedimiento.

1. Propuesta de Rediseño de Costos

Se

cuenta

con

el

costeo

del

nuevo

procedimiento.

 

1. Propuesta de Fortalecimiento de Capacidades

Se cuenta con un plan de capacitación para que los administradores del proceso adquieran mayores y/o nuevos

conocimientos y habilidades necesarios

para operar el nuevo procedimiento.

 

1. Presentación al Comité de Dirección del Proyecto de Simplificación

Se cuenta con la aprobación y retroalimentación del Comité Directivo de

la propuesta de simplificación.

 

1. Elaboración de la Propuesta Final

 

Se cuenta con la nueva propuesta

elaborada.

 

33

Caso Licencia de Funcionamiento Preguntas sobre las actividades y su secuencia:

¿Por qué la actividad 3 indica que se debe facilitar un formulario para que sea fotocopiado,

cuando la norma indica que los formularios son de libre disponibilidad para la ciudadanía?

¿Por qué se realiza la actividad 6, si la 7 también es una actividad de registro del expediente?

Si hubiera un sistema de procedimiento documentario, no sería necesario realizar la

actividad 10.

¿Por qué se realiza la actividad 14, si en la actividad 4 ya se revisaron los requisitos?

¿Por qué se realiza la actividad 11, si en la actividad 5 ya se recepcionó el expediente, lo que quiere decir que está todo completo?

En la actividad 16, se deriva a “Catastro”. Sin embargo, si la derivación se hubiera dado

desde la actividad 9, en lugar de derivar el procedimiento a “Rentas”, se hubieran evitado las

actividades 10 a 15.

Si hubiera un sistema de procedimiento documentario, no sería necesario realizar la

actividad 17.

¿Por qué el informe de la inspección, actividad 21, se ejecuta en lugar de derivarlo a la

Dirección de Rentas (actividad 23)? De esa forma se evitaría la actividad 22.

¿Por qué la Licencia de Funcionamiento se deriva a “Rentas” para su entrega, en lugar de

enviarla a “Mesa de Partes” para evitar que la ciudadanía vaya a diferentes dependencias?

¿Quiere decir que se evitarían estas actividades?

34

Caso Licencia de Funcionamiento Preguntas sobre las actividades y su secuencia:

Si la inspección del establecimiento está a cargo de “Catastro”, ¿Por qué el expediente va a

“Rentas”?

¿Por qué es el departamento de “Rentas” el que elabora la licencia, si no interviene en el procesamiento real de la misma, al sólo recibir y derivar el expediente?

¿Por qué “Rentas” tiene esta función, cuando la emisión de Licencias de Funcionamiento es

más una actividad ligada a áreas de Desarrollo Económico Local, Comercialización o

similares?

¿Por qué se deriva a la alcaldía la firma de la Licencia de Funcionamiento cuando podría hacerlo un funcionario de menor rango? Ello pone en duda si realmente se deben realizar las actividades 34,35, 36, 37 y 38.

¿Para qué se inspecciona el establecimiento, si la Ley Nº 28976 indica que basta la declaración jurada de la ciudadanía y la verificación de la zonificación?

¿Para qué la inspección del establecimiento? Si lo que se trata de verificar es que el

establecimiento se ubica en una zona permitida, esto se puede hacer mirando en un plano

de la ciudad desde la primera orientación. Esto puede hacerse desde la actividad 1 ó 2.

El plano de zonificación se podría colocar en el portal electrónico de la municipalidad, para que la ciudadanía pueda verificar los tipos de negocios permitidos según zonas, sin necesidad de ir hasta la municipalidad para preguntar al respecto.

35

Caso Licencia de Funcionamiento - Simplificado

Paso

Actividad

 

Área

Preguntar al usuario sobre el tipo de

Mesa de

1

establecimiento

partes

Mesa de

2

Observar con el usuario el plano de zonificación Llenar el formulario de DJ de Licencia de

partes

Mesa de

3

Funcionamiento Llenar el formulario de DJ de cumplimiento de

partes

Mesa de

4

condiciones de seguridad en DC

partes

Mesa de

5

Llenar la boleta de venta o factura

partes

Mesa de

6

Derivar el expediente a caja

partes

7

Esperar que toque el turno de atenderlo

Caja

8

Llamar al administrado

Caja

9

Recepcionar dinero Anotar número de boleta o factura en el

Caja

10

formulario

Caja

11

Esperar que recojan los expedientes

Caja

12

Derivar expediente a Comercialización

Caja

Comercializ

13

Recepcionar el expediente

ación

Comercializ

14

Imprimir formato de licencia de funcionamiento Trasladar a la Jefatura de comercialización para la

ación

Comercializ

15

firma

ación

Esperar hasta que Jefe de Comercialización pueda

Comercializ

16

firmar

ación

Comercializ

17

Firmar

ación

Comercializ

18

Derivar licencia firmada a mesa de partes

ación

Mesa de

19

Recepcionar el expediente

partes

Mesa de

20

Entregar licencia de funcionamiento al usuario

partes

 

TOTAL

Tabla ASME-VM : Caso 05 - Licencia de funcionamiento - Simplificada

Contador de Recursos

Recursos Humanos

Recursos identificables

Identificador de Recursos

Recursos no identificables

Tipo de actividad

Revi

sión

Trasl

ado

x

x

x

x

Esp

era

x

x

x

Tipo de valor

VA Contr

ol

SVA

Tiemp

o

minut

os

3

5

3

3

3

2

15

2

1

1

1

60

3

5

1

120

5

3

1

2

239

Ope

raci

ón

Arch

ivo

Vigilante

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Técnic

o I

1

1

1

1

1

1

0

1

1

1

1

0

1

1

1

0

0

1

1

1

16

Técnic

o II

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

1

0

0

1

2

Papel

bond A4

0

0

1

1

1

0

0

0

0

1

0

0

1

1

0

0

0

0

1

0

7

Folder

manila

0

0

0

0

0

0

0