Secretaría de

Gestión Pública

Metodología de
Simplificación Administrativa

Noviembre de 2010

Modernizando la gestión del Estado

1
 Información General

Este curso es organizado por la Secretaría de Gestión Pública de la

Presidencia del Consejo de Ministros

Es recomendable tener conocimiento del Marco General de la Simplificación

Administrativa

Mi nombre es Juan Carlos Fahsbender, soy ingeniero industrial y Máster en

Dirección de Empresas. He participado en varios proyectos de simplificación
administrativa en entidades públicas. También hemos participado en la
capacitación de funcionarios en Metodología de Simplificación Administrativa.
He sido funcionario público por cerca de 10 años.

2
 Sumilla

En el contexto del proceso de Modernización de la gestión del Estado,

es necesario que los funcionarios aprendan y desarrollen capacidades
para ejecutar proyectos de Simplificación Administrativa.

En el contexto de la Política y el Plan Nacional de Simplificación

Administrativa, se ha desarrollado una “Metodología de Simplificación
Administrativa”.

Esta metodología, recorre las etapas necesarias, para tener éxito en

un proyecto de Simplificación Administrativa.

Este curso es para aprender de manera práctica, esa metodología.

3
 Unidades didácticas organizadas según la
Metodología de Simplificación Administrativa

Unidad 1
• Presentación de la Metodología de Simplificación
Administrativa, sus objetivos y algunas generalidades

Unidad 2
• Se estudian las etapas de la Simplificación
Administrativa
• Preparatoria
• Diagnóstico
• Implementación
• Monitoreo y evaluación
• Mejoramiento continúo y sostenibilidad
Unidad 3
• Se dan recomendaciones generales, para poder
implementar el proyecto completo en sus respectivas
entidades.

4
 Programación de los contenidos
Unidad Contenido Actividades

1 Necesidad de una Metodología de Simplificación Lecturas complementarias

Administrativa. Examen de unidad
Ámbito de aplicación y alcance.
Objetivo de la metodología.
Concepto de procedimiento administrativo y servicio
prestado en exclusividad.

2 Etapas de las simplificación administrativa: Lecturas complementarias

preparatoria, diagnóstico, Foro
rediseño,implementación,monitoreo y evaluación, Examen de unidad
mejora continua y sostenibilidad.
Tabla ASME-VM.
Diagrama de bloques.
Diagnóstico y rediseños de aspectos complementarios:
legal, equipamiento e infraestructura, recursos
humanos.
3 Recomendaciones, casos y experiencias sobre gestión Lecturas complementarias para
del cambio. elaborar el proyecto
(El profesor dará orientaciones específicas sobre los Proyecto de Simplificación
casos que planteen los participantes, en sus Administrativa
respectivas entidades).
5
 Evaluaciones

Ítem Contenido Peso

1 Examen unidad 1 15%

2 Foro 10%

3 Examen unidad 2 15%

4 Proyecto de Simplificación Administrativa 60%

6
 Secretaría de
Gestión Pública

Lecturas preliminares recomendadas

• Política y Plan Nacional de Simplificación Administrativa

– http://www.pcm.gob.pe/Transparencia/Resol_ministeriales/2010/Politica_y_Plan_Nacional_d
e_Simplificacion_Administrativa.pdf

• Presentación de la Política y Plan Nacional de

Simplificación Administrativa
– http://www.pcm.gob.pe/InformacionGral/sgp/2010/Presentaci%C3%B3n_PNSA.pdf

7
Unidad 1
• Presentación de la Metodología de
Simplificación Administrativa, sus
objetivos y algunas generalidades

8
 ¿Qué es la Metodología de Simplificación
Administrativa?

La Metodología de Simplificación Administrativa es

un proceso a través del cual se busca eliminar
exigencias y formalidades que se consideran
innecesarias en los procedimientos que realiza la
ciudadanía.
Este proceso brinda pautas a las entidades públicas
para la eliminación o simplificación de dichos
procedimientos, utilizando un modelo
estandarizado.

9
 ¿En qué ámbitos se aplica?

La Metodología de SA se aplica a los procedimientos administrativos ,

entendiéndose por éstos al “desarrollo de uno o varios procedimientos con
la finalidad de obtener un servicio o una prestación de la Administración
Pública”.

Se reconocen dos tipos de procedimientos:

Procedimientos administrativos: es un conjunto de actos y diligencias

tramitados ante las entidades, que culminan con la emisión de un acto
administrativo que produce efectos jurídicos individuales o individualizables
sobre intereses, obligaciones o derechos de la ciudadanía.
Servicios prestados en exclusividad: son prestaciones que las entidades se
encuentran facultadas a brindar en forma exclusiva. Los servicios prestados
en exclusividad culminan con el otorgamiento del servicio.

10
 El problema de los procedimientos
burocratizados
Municipalidad de Miraflores - Proyecto de mejora del Trámite de Licencia de Funcionamiento – Febrero 2010
Diagrama de Flujo – Procedimiento propuesto :Licencia de Funcionamiento para aquellos negocios que requieren inspección Ex Ante
Área técnica de la
Subgerencia de
Informes para empresas Caja Sala de espera Asesor de Servicios Back office de Mesa de Partes Subgerencia de
Comercialización
Comercialización

Inicio
Llama según sistema
ordenador de colas Subgerente revisa
expedientes
individualmente

Escucha al
Empresario espera Empresario espera
Empresario
No ¿Aprueba?

Si
Subgerente prepara
resolución de
¿Sólo desea Evalúa requisitos denegación
informes previos? Subgerente firma
resoluciones
Si

Verifica sistemas
PACO, SGU,AS
400,GISCAT
Subgerente firma
No Licencia de
Recibe información Funcionamiento

¿Dudas?
Abogado prepara
Resolución
Si
Subgerente firma
Consulta al Licencia de
Verifica requisitos de supervisor Funcionamiento
expediente

Imprime resolución
(4 copias)
No
Conserje traslada
Recibe respuesta a su resoluciones y
consulta Licencias de
Funcionamiento a
¿ Es conforme ? Mesa de Partes

Recoge expedientes Imprime licencia

de bandejas (2 ejemplares)
Si
¿Es procedente ?

No
Entrega ticket al Si
empresario
Traslada expedientes Conserje traslada
al área técnica de la expedientes a la
Saca file rojo Subgerencia de subgerencia de
Comercialización Comercialización

No Empresario se
traslada a Plataforma
de Asesores de
Indica al empresario Guarda documentos
Servicios
porqué no es del expedientes en
procedente file rojo

Registra expediente
Prepara entrega de
en el PACO
documentos
determinando el giro

Explica al empresario
porque no es
procedente

Registra datos en el Entrega Resolución y

SGU Licencia de
Funcionamiento y
Certificado de
Defensa Civil o
Fin resolución de
denegación a
empresario
Imprime Stickers

Si
Traslada cargos al
área técnica de la
Pega sticker en el file Subgerencia de
rojo Comercialización

Empresario espera

No
Pega sticker en cargo
del empresario

Realiza el pago de
Licencia de
Funcionamiento Abogado adjunta
Coloca file rojo con
expediente en la cargo de Resolucion y
bandeja Licencia de
Funcionamiento a
expediente

Realiza el pago de
Defensa Civil Cierra expediente con
Indica al empresario el SGU para derivarlo
que pague en Caja a Catastro

Programa fecha de
inspección en ¿Procedió el Fin
Envía mensaje sobre Defensa Civil Certificado de
pago recibido Defensa Civil?

Procedimiento de
Inspección en
Defensa Civil

El personal ( no sólo el usuario) tiene

procesos complejos y engorrosos 11
Tipos de Procedimiento

Ejemplos por tipos de procedimiento

Tipo de procedimiento Ejemplos de Procedimientos

Procedimientos Licencia de funcionamiento para empresas.

administrativos Licencia de construcción.
Permiso de uso de vía pública para colocar desmonte.
Licencia para realizar fiestas patronales (espectáculos
públicos, no deportivos).
Servicios prestados en Servicio de recojo de residuos sólidos.
Servicio de construcción de veredas.
exclusividad

La “simplificación administrativa”, no se limita a los

procedimientos que figuran en el TUPA, sino a todos los que
desarrolla la entidad: por ejemplo el traslado de informes entre
áreas, el pago a proveedores, la compra de insumos, etc.

12
 Normatividad Vinculante

El marco legal de la Metodología de Simplificación

Administrativa está establecido en la Ley
General de Administración, Ley Nº 27444, el DS
Nº 025-2010-PCM y la RM Nº 228-2010-PCM,
que define la Política y el Plan Nacional de
Simplificación Administrativa.

Además existe toda una normatividad, que se

presenta a continuación:

13
 Normatividad Vinculante
• Ley Nº 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo
General. Esta Ley regula las actuaciones de la función
administrativa del Estado y el procedimiento administrativo
común desarrollado en las entidades de la Administración
Pública. Esta norma regula asimismo los principios y demás
aspectos que rigen al procedimiento administrativo.
• Ley Nº 29158 - Ley del Poder Ejecutivo (LOPE). Esta Ley
establece los principios y las normas básicas de organización,
competencias y funciones del Poder Ejecutivo, como parte del
Gobierno Nacional; las relaciones entre el Poder Ejecutivo y
los Gobiernos Regionales y Locales; la naturaleza y requisitos
de creación de las entidades públicas y los Sistemas
Administrativos que orientan la función pública, en el marco de
la Constitución Política del Perú y la Ley de Bases de la
Descentralización. Esta Ley regula el principio de servicio al
ciudadano señalando que las entidades del Poder Ejecutivo
están al servicio de las personas y de la sociedad; actúan en
función de sus necesidades, así como del interés general de
la nación. La LOPE crea dentro de los sistemas
administrativos el Sistema de Modernización de la Gestión
Pública.
• Ley Nº 29060 - Ley del Silencio Administrativo. Esta norma
establece que el silencio administrativo positivo debe ser la
regla en la calificación de los procedimientos administrativos.
• Ley Nº 29091. Esta Ley dispone la publicación obligatoria de
los documentos de gestión en el Portal del Estado Peruano y
en los portales institucionales de las entidades públicas. En el
caso específico de los TUPA, se establece la publicación
obligatoria en el Portal de Servicios al Ciudadano y Empresas
y en el portal institucional de la entidad.
• Decreto Legislativo Nº 1029. Este decreto modifica la Ley
del Procedimiento Administrativo General y la Ley del Silencio
Administrativo.
• Ley Nº 28335 - Ley que crea el Índice de Barreras
Burocráticas de Acceso al Mercado impuestas a nivel
local. Esta norma regula asimismo la competencia de la Ex
Comisión de Acceso al Mercado, hoy Comisión de Eliminación
de Barreras Burocráticas del INDECOPI, para conocer de los
actos de disposiciones de las entidades de la administración
pública a que se refiere el artículo I del Título Preliminar de la
Ley Nº 27444, que impongan barreras burocráticas que
impidan u obstaculicen ilegal o irracionalmente el acceso o
permanencia de los agentes económicos en el mercado o que
contravengan las disposiciones generales contenidas en el
Capítulo I del Título II de la Ley Nº 27444; de conformidad con
lo establecido en el artículo 26º BIS del Decreto Ley Nº 25868
y en normas afines.
• Ley Nº 28996 - Ley de eliminación de sobrecostos, trabas
y restricciones a la inversión privada. Dicha norma señala
que constituyen barreras burocráticas los actos y
disposiciones de las entidades de la Administración Pública
que establecen exigencias, requisitos, prohibiciones y/o
cobros para la realización de actividades económicas, que
afectan los principios y normas de simplificación
administrativa contenidos en la Ley Nº 27444 y que limitan la
competitividad empresarial en el mercado.
• Decreto Supremo Nº 027-2007-PCM. Este decreto define y
establece las políticas nacionales de obligatorio cumplimiento
para las entidades públicas del Gobierno Nacional. La Política
Nº 10 se refiere a la simplificación administrativa.
• Decreto Supremo Nº 079-2007-PCM. Este decreto aprueba
los Lineamientos para elaboración y aprobación de TUPA en
el marco de la Ley Nº 27444 y establece disposiciones para el
cumplimiento de la Ley de Silencio Administrativo. 14
 Normatividad Vinculante
• Decreto Supremo Nº 096-2007-PCM. Este decreto establece
las normas y lineamientos aplicables a las acciones de
fiscalización posterior aleatoria de los procedimientos
administrativos por parte del Estado.
• Decreto Supremo Nº 004-2008-PCM. Este decreto aprueba
el Reglamento de la Ley Nº 29091.
• Decreto Supremo Nº 062-2009-PCM. Este decreto aprueba
el Formato del Texto Único de Procedimientos Administrativos
(TUPA) y establece precisiones para su publicación.
• Decreto Supremo Nº 025-2010-PCM. Este decreto modifica
el numeral 10 del artículo 2° del Decreto Supremo Nº 027-
2007-PCM.
• la V Conferencia Iberoamericana de Ministros de
• Decreto Supremo Nº 064-2010-PCM. Este decreto aprueba
la metodología de determinación de costos de los
procedimientos administrativos y servicios prestados en
exclusividad comprendidos en los Textos Únicos de
Procedimientos Administrativos de las Entidades Públicas, en
cumplimiento del numeral 44.6 del artículo 44 de la Ley N
27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
• Resolución Nº 274-2007/CAM-INDECOPI. Esta resolución
aprueba los Lineamientos de la Comisión de Acceso al
Mercado del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia
y de la Protección de la Propiedad Intelectual (INDECOPI)
sobre Simplificación Administrativa (Actualmente la Comisión
se denomina Comisión de Eliminación de Barreras
Burocráticas).
• 2009.
• Adicionalmente, constituyen documentos de referencia los
siguientes:
• Código Iberoamericano de Buen Gobierno. Aprobado por
la VIII Conferencia Iberoamericana de Ministros de
Administración Pública y Reforma del Estado en Montevideo,
Uruguay, 22 y 23 de junio de 2006. Este Código señala que
se entiende por buen gobierno aquél que busca y
promueve el interés general, la participación ciudadana, la
equidad, la inclusión social y la lucha contra la pobreza,
respetando todos los derechos humanos, los valores y
procedimientos de la democracia y el Estado de Derecho.
• Carta Iberoamericana de la Función Pública. Aprobada por
Administración Pública y Reforma del Estado, Santa Cruz de
la Sierra, Bolivia, 26-27 de junio de 2003.
• Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión Pública.
Aprobada por la X Conferencia Iberoamericana de Ministros
de Administración Pública y Reforma del Estado, San
Salvador, El Salvador, 26 y 27 de junio de 2008.
• Carta Iberoamericana de Gobierno Electrónico. Aprobada
por la IX Conferencia Iberoamericana de Ministros de
Administración Pública y Reforma del Estado, Pucón, Chile,
31 de mayo y 1° de junio de 2007.
• Carta Iberoamericana de Participación Ciudadana en la
Gestión Pública. Aprobada por la XI Conferencia
Iberoamericana de Ministros de Administración Pública y
Reforma del Estado - Lisboa, Portugal, 25 y 26 de junio de
15
 Principios de la Ley Nº 27444, Ley del
Procedimiento Administrativo General

• Legalidad • Celeridad
• Debido procedimiento • Eficacia
• Impulso de oficio • Verdad material
• Razonabilidad • Participación
• Imparcialidad • Simplicidad
• Informalismo • Uniformidad
• Presunción de • Predictibilidad
veracidad • Privilegio de controles
• Conducta posteriores
procedimental 16
 Dudas y respuestas frecuentes, respaldado en la
Ley Nº 27444
Pregunta
Pienso que el empresario está
mintiendo en la Declaración
Jurada
Puedo hace el trámite en menos
tiempo que el que indica la Ley
Marco
Puedo solicitar más requisitos
que los que figuran en el TUPA y
la Ley Marco de Licencia de
Funcionamiento
Puedo cobrar diferentes derechos
de tramitación, para sujetos
diferentes
El plano de zonificación y los
índices de uso, son de uso
exclusivo del área de Desarrollo
Urbano
Respuesta
El principio de presunción de
veracidad, es obligatorio para al
funcionarios público, por tanto,
debe creer lo que empresario
declara.
El principio de Impulso de oficio
obliga al funcionario a hacer las
cosa tan rápido como posible
No lo puede hacer, es ilegal.
No, es ilegal, afectaría el principio
de Uniformidad
No, es información pública, que
debe estar a fácil disposición de
los administrados. Así lo indica
además las Ley Nº 28976
Comentario
Ello no impide la obligación de la
fiscalización posterior
Los plazos son máximos, por lo
que es deseable que el trámite se
haga en menos tiempo
Puede decidir incluso solicitar
menos requisitos, basado en el
principio de razonabilidad y
eficacia.
El derecho de tramitación, se
calcula de acuerdo al costo que
implica el hacerlo, no por la
capacidad de pago del sujeto
Se recomienda que esté en el
área de informes, mesa de partes
y en el portal electrónico
17
Unidad 2
• Etapas de la Simplificación Administrativa
• Preparatoria
• Diagnóstico
• Rediseño
• Implementación

18
 Etapas de la Simplificación Administrativa

Etapa Objetivo
Etapa Preparatoria o Planificar el proceso a desarrollar y delimitar su
alcance.
Etapa de Diagnóstico o Contar con una visión integral de la
problemática del procedimiento y abordar la
estrategia de simplificación con un enfoque
sistémico.
Etapa de Rediseño o Simplificar el procedimiento lo más posible,
con la menor cantidad de pasos, recursos y
requisitos, pero manteniendo la seguridad y
control necesario, de tal manera que cumpla
con los objetivos para el que fue creado.

Etapa de Implementación o Poner en marcha la propuesta diseñada en la

etapa previa.
19
Etapas de la Simplificación Administrativa

Diagnóstico Rediseño

Implementación
Preparatoria
20
 Etapa preparatoria
¿Cuál es el ¿Cuáles son las fases necesarias para ¿Qué resultados se esperan al final de
objetivo de lograr el objetivo? esta etapa?
esta etapa?
Planificar el 1. Identificación y Conformación del Equipo Se cuenta con un equipo responsable,
proceso a de Trabajo preparado para llevar adelante el
desarrollar y proceso.
delimitar su 1. Sensibilización de la Entidad Se cuenta con una entidad consciente
alcance de la importancia del proceso.
1. Identificación y Priorización de los Se cuenta con una lista de
Procedimientos a Simplificar procedimientos identificados y
priorizados.
1. Identificación de los Actores Involucrados Se ha identificado a los actores
relacionados directa e indirectamente
con los procedimientos a simplificar, a
efectos de conocer quiénes pueden ser
aliados o no del proceso.
1. Elaboración del Plan de Trabajo del Se cuenta con un plan de trabajo que
Proyecto de Simplificación contiene el detalle de las actividades a
realizar, los responsables, los tiempos
estimados y los recursos necesarios.
21
 Identificar de procedimientos a eliminar

• Aquellos que no generen valor para el interés

público y la sociedad así como para la
ciudadanía.
• Aquellos que no estén alineados con los
procesos operativos o de realización de la
entidad.
• Aquellos que no cuenten con un marco jurídico.
• Aquellos que no hayan sido utilizados en un
período igual o mayor a un año

22
 Entre los procedimientos que no han sido
eliminados, se procede a priorizar aquellos con los
que se iniciará la simplificación administrativa.
¿Qué procedimientos priorizar?
– Aquellos que presentan una alta frecuencia de uso en comparación con
los demás procedimientos de la entidad.
– Aquellos solicitados por población considerada de alta prioridad para el
Estado en razón a su vulnerabilidad y/o para la Entidad en razón a su
misión.
– Aquellos que tienen un efecto significativo en una o varias áreas de
actividad económica.
– Aquellos que sean más costosos para los ciudadanos, derivados del pago
de derechos, de los documentos que se tengan que presentar y de otros
costos asociados a su gestión.
– Aquellos con respecto a los cuales la ciudadanía presenta el mayor
número de quejas.
– Es importante elegir bien el primer procedimiento pues la simplificación de
éste puede implicar el inicio más o menos favorable de un proyecto de
reforma y modernización más ambicioso y los primeros pasos
influenciarán positiva o negativamente en los siguientes
23
 Etapa de diagnóstico
¿Cuál es el objetivo ¿Cuáles son las fases? ¿Qué resultados se esperan al final de esta etapa?
de esta etapa?

Contar con una visión 1. Caracterización del Se cuenta con una descripción detallada del
integral de la Procedimiento y procedimiento a simplificar.
problemática del Herramientas a utilizar
procedimiento y
1. Diagnóstico Legal Se ha identificado cuál es el conjunto de normas que rigen el
abordar la estrategia procedimiento actual y analizado cuáles deben modificarse o
de simplificación con derogarse.
un enfoque sistémico.
1. Diagnóstico de Se cuenta con información detallada sobre la infraestructura y
Equipamiento e equipamiento utilizado para llevar a cabo el procedimiento.
Infraestructura

1. Diagnóstico de Costos Se cuenta con información sobre costos directos identificables y

costos directos no identificables del procedimiento.

1. Mapeo de las Capacidades Se ha identificado las capacidades del personal involucrado con
de los Recursos Humanos el procedimiento para poder aprovechar sus habilidades en el
proyecto de simplificación.

1. Presentación de Resultados Se cuenta con el respaldo del Comité Directivo para iniciar la
al Comité de Dirección del simplificación.
Proyecto de Simplificación
24
 Caracterización del Procedimiento y
Herramientas a utilizar

 Recorrido físico de inicio a fin del procedimiento.

 Entreviste a los funcionarios.
 Revise el TUPA y el MAPRO.
 Construcción de la Tabla ASME-VM, que permite
listar y caracterizar detalladamente, cada una de las
actividades que conforman un procedimiento.
 Elaboración del Diagrama de Bloques, que ilustra
gráficamente el procedimiento mostrando en flujo
las actividades que éste comprende.

25
Haga un recorrido al procedimiento

26
Recopile los documentos que participan, registre
lo que sucede en cada área, y tome tiempo

Paso Actividad Área Tiempo

27
 Construcción de la Tabla ASME-VM

• La tabla ASME-VM permite registrar ordenada y secuencialmente las actividades

que se han encontrado a lo largo del “recorrido físico” y que conforman el
“procedimiento”. También permite registrar características de cada una de estas
actividades: área, tiempo, recursos y calificación del tipo de actividad.

• Para completar la tabla ASME-VM, primero se prepara una hoja de papel, con
líneas verticales y horizontales, tal como se ve en la figura. Esta hoja sirve para
registrar secuencialmente, cada una de las actividades que se identificaron
durante el “recorrido” del procedimiento, siendo cada ítem un “paso”.

• Las actividades se van anotando con el verbo en infinitivo, por ejemplo: llamar,
preguntar, escuchar, registrar, firmar, marcar, orientar, etc.
28
 Tabla ASME-VM
Tabla ASME-VM : Caso 02 - Actual

Contador de Recursos Identificador de Recursos Tipo de actividad Tipo de valor

Paso Actividad
Opera Revisi Trasla Esper Archiv
Área Tiempo VA Control SVA
Recursos Humanos Recursos identificables Recursos no identificables ción ón do a o

minutos Técnico I Técnico II Secretaria Gerente Cuaderno Papel bond Movilidad Bolígrafo Reparación de PC´s PC´s Energía eléctrica

1 Recepcionar expediente Mesa de partes 5 1 x 1

2 Revisar los requisitos Mesa de partes 5 1 x 1

3 Firmar el cargo al ciudadano Mesa de partes 5 1 1 1 x 1

4 Esperar que haya una cantidad N de expedientes Mesa de partes 120 x 1

Trasladar al Jefe de Plataforma de atención al
5 público Mesa de partes 5 1 x 1

6 Recepcionar expediente Plataforma de atención al público 5 1 1 x 1

7 Esperar hasta que pueda revisar el expediente Plataforma de atención al público 60 x 1

8 Registrar expediente en cuaderno de cargos Plataforma de atención al público 5 1 1 1 x 1

9 Revisar los requisitos Plataforma de atención al público 5 1 1 1 x 1

10 Esperar que haya una cantidad N de expedientes Plataforma de atención al público 120 x 1

11 Derivar a la Secretaria de Gerente B Plataforma de atención al público 10 1 x 1

12 Registrar expediente en cuaderno de cargos Secretaria de Gerente B 5 1 1 1 x 1

13 Trasladar expediente al despacho del Gerente B Secretaria de Gerente B 5 1 x 1

14 Esperar hasta que pueda revisar el expediente Gerente B 300 x 1

15 Escribir proveido indicado que no le corresponde Gerente B 5 1 1 1 x 1

16 Recoger expediente del despacho del Gerente B Secretaria de Gerente B 5 1 1 x 1

17 Registrar expediente en cuaderno de cargos Secretaria de Gerente B 5 1 1 1 x 1

18 Traslar expediente al Jefe de Plataforma de atención Secretaria de Gerente B 5 1 x 1

19 Registrar expediente en cuaderno de cargos Plataforma de atención al público 5 1 1 1 x 1

Esperar hasta que haya una cantidad N de
20 expedientes Plataforma de atención al público 120 x 1

21 Trasladar a la Secretaria de Gerente C Plataforma de atención al público 5 1 x 1

22 Registrar expediente en cuaderno de cargos Secretaria de Gerente C 5 1 1 1 x 1

23 Trasladar expediente al despacho del Gerente C Secretaria de Gerente C 5 1 x 1

24 Esperar hasta que pueda revisar el expediente Gerente C 300 x 1

25 Resolver Gerente C 5 1 3 1 x 1

26 Recoger expediente del despacho del Gerente C Secretaria de Gerente C 5 1 x 1

27 Registrar expediente en cuaderno de cargos Secretaria de Gerente C 5 1 1 x 1

Trasladar expediente al Jefe de Plataforma de
28 atención Secretaria de Gerente C 5 1 x 1

29 Registrar expediente en cuaderno de cargos Plataforma de atención al público 5 1 1 1 x 1

Esperar hasta que haya una cantidad N de
30 expedientes Plataforma de atención al público 120 x 1

31 Traslar expediente a Mesa de Partes - Ventanilla 3 Plataforma de atención al público 5 1 x 1

32 Entregar documento al ciudadano Mesa de partes 5 1 1 1 x 1

33 Registrar expediente en cuaderno de cargos Mesa de partes 5 1 1 1 x 1

Total 1275 6 8 10 2 9 6 0 17 8 29 8
Diagrama de Bloques

30
 Caso Licencia de Funcionamiento
Tabla ASME-VM : Caso 05 - Licencia de funcionamiento - actual
Contador de Recursos Identificador de Recursos Tipo de actividad Tipo de valor
Paso Actividad Oper Revisi Trasla Espe Archi
Área Tiempo VA Control SVA
Recursos Humanos Recursos identificables Recursos no identificables ación ón do ra vo
Energía
minutos Vigilante Técnico I Técnico II Papel bond A4 Folder manila Movilidad Bolígrafo Reparación de PC´s PC´s eléctrica
1Informar sobre la ubicación de mesa de partes Vigilancia 3 1 x 1
Informar a usuario requistos y llenado de
2formatos Mesa de partes 5 1 x 1
3Facilitar formulario para fotocopias Mesa de partes 1 1 1 x 1
4Revisar requisitos Mesa de partes 5 1 1 1 x 1
5Recepcionar expediente Mesa de partes 1 1 1 x 1
6Registrar expediente en cuaderno de cargos Mesa de partes 3 1 1 x 1
7Registrar expediente en hoja de trámite Mesa de partes 2 1 1 1 x 1
8Esperar que recojan los expedientes Mesa de partes 60 x 1
9Derivar expediente a rentas Mesa de partes 5 1 x 1
10Recepcionar expediente Rentas 5 1 x 1
11Registrar en cuaderno de cargos Rentas 2 1 1 x 1
12Derivar a Dirección de Rentas Rentas 2 1 x 1
13Esperar hasta que Director pueda revisarlo Rentas 30 x 1
14Revisar requisitos Rentas 5 1 x 1
15Emitir proveído Rentas 1 1 2 1 1 1 x 1
16Derivar a catastro para inspección Rentas 4 1 x 1
17Recepcionar expediente Catastro 1 1 x 1
18Registrar expediente en cuaderno de cargos Catastro 2 1 1 x 1
19Inspeccionar establecimiento Catastro 20 1 5 2 1 x 1
20Informar a rentas sobre inspección Catastro 10 1 10 1 1 1 1 x 1
21Recepcionar informe Rentas 1 1 x 1
22Registrar informe Rentas 2 1 1 1 1 x 1
23Derivar a Dirección de Rentas Rentas 2 1 x 1
24Esperar hasta que Director pueda revisarlo Rentas 30 x 1
25Revisar informe Rentas 3 1 x 1
26Proveer para cobrar y emitir licencia Rentas 2 1 2 1 x 1
27Informar al usuario Rentas 5 1 x 1
28Girar boleta de venta Rentas 2 1 1 1 1 x 1
29Recepcionar dinero Caja 2 1 x 1
30Contar dinero Caja 1 1 x 1
31Adjuntar copia de boleta de venta a expediente Rentas 1 1 1 x 1
32Elaborar licencia Rentas 1 1 1 1 1 1 x 1
33Derivar licencia a Dirección de Rentas Rentas 3 1 x 1
34Derivar licencia a Alcaldía para firma Rentas 5 1 x 1
35Recepcionar licencia Alcaldía 1 1 x 1
36Esperar hasta que asesor pueda firmar Alcaldía 300 x 1
37Firmar Alcaldía 5 1 1 x 1
38Derivar licencia firmada a Dirección de Rentas Alcaldía 3 1 x 1
39Recepcionar licencias Rentas 1 1 x 1
40Entregar licencia a usuario Rentas 2 1 x 1 31
TOTAL 539 1 19 16 23 1 2 26 9 5
Caso Licencia de Funcionamiento

32
 Etapa de rediseño
¿Cuál es el objetivo de esta ¿Cuáles son las fases?
etapa?
Simplificar el procedimiento lo 1. Análisis del Procedimiento
más posible, con la menor
cantidad de pasos, recursos y
requisitos, pero manteniendo la 1. Rediseño
seguridad y control necesario,
de tal manera que cumpla con 1. Modificación o Elaboración del
los objetivos para el que fue Marco Normativo que regule el
creado. Procedimiento Rediseñado
1. Propuesta de Acondicionamiento de
la Infraestructura y el Equipamiento
1. Propuesta de Rediseño de Costos
1. Propuesta de Fortalecimiento de
Capacidades
1. Presentación al Comité de Dirección
del Proyecto de Simplificación
1. Elaboración de la Propuesta Final
¿Qué resultados se esperan al
final de esta etapa?
Se ha analizado el procedimiento y
detectado qué actividades son
innecesarias.
Se cuenta con el esbozo del nuevo
procedimiento.
Se cuenta con una norma legal que
documente el procedimiento
rediseñado.
Se cuenta con una propuesta de
acondicionamiento de la infraestructura y
del equipamiento que ayude a la
simplificación del procedimiento.
Se cuenta con el costeo del nuevo
procedimiento.
Se cuenta con un plan de capacitación
para que los administradores del proceso
adquieran mayores y/o nuevos
conocimientos y habilidades necesarios
para operar el nuevo procedimiento.
Se cuenta con la aprobación y
retroalimentación del Comité Directivo de
la propuesta de simplificación.
Se cuenta con la nueva propuesta
elaborada. 33
 Caso Licencia de Funcionamiento
Preguntas sobre las actividades y su secuencia:

• ¿Por qué la actividad 3 indica que se debe facilitar un formulario para que sea fotocopiado,
cuando la norma indica que los formularios son de libre disponibilidad para la ciudadanía?
• ¿Por qué se realiza la actividad 6, si la 7 también es una actividad de registro del
expediente?
• Si hubiera un sistema de procedimiento documentario, no sería necesario realizar la
actividad 10.
• ¿Por qué se realiza la actividad 14, si en la actividad 4 ya se revisaron los requisitos?
• ¿Por qué se realiza la actividad 11, si en la actividad 5 ya se recepcionó el expediente, lo
que quiere decir que está todo completo?
• En la actividad 16, se deriva a “Catastro”. Sin embargo, si la derivación se hubiera dado
desde la actividad 9, en lugar de derivar el procedimiento a “Rentas”, se hubieran evitado las
actividades 10 a 15.
• Si hubiera un sistema de procedimiento documentario, no sería necesario realizar la
actividad 17.
• ¿Por qué el informe de la inspección, actividad 21, se ejecuta en lugar de derivarlo a la
Dirección de Rentas (actividad 23)? De esa forma se evitaría la actividad 22.
• ¿Por qué la Licencia de Funcionamiento se deriva a “Rentas” para su entrega, en lugar de
enviarla a “Mesa de Partes” para evitar que la ciudadanía vaya a diferentes dependencias? 34
¿Quiere decir que se evitarían estas actividades?
 Caso Licencia de Funcionamiento
Preguntas sobre las actividades y su secuencia:

• Si la inspección del establecimiento está a cargo de “Catastro”, ¿Por qué el expediente va a

“Rentas”?
• ¿Por qué es el departamento de “Rentas” el que elabora la licencia, si no interviene en el
procesamiento real de la misma, al sólo recibir y derivar el expediente?
• ¿Por qué “Rentas” tiene esta función, cuando la emisión de Licencias de Funcionamiento es
más una actividad ligada a áreas de Desarrollo Económico Local, Comercialización o
similares?
• ¿Por qué se deriva a la alcaldía la firma de la Licencia de Funcionamiento cuando podría
hacerlo un funcionario de menor rango? Ello pone en duda si realmente se deben realizar las
actividades 34,35, 36, 37 y 38.
• ¿Para qué se inspecciona el establecimiento, si la Ley Nº 28976 indica que basta la
declaración jurada de la ciudadanía y la verificación de la zonificación?
• ¿Para qué la inspección del establecimiento? Si lo que se trata de verificar es que el
establecimiento se ubica en una zona permitida, esto se puede hacer mirando en un plano
de la ciudad desde la primera orientación. Esto puede hacerse desde la actividad 1 ó 2.
• El plano de zonificación se podría colocar en el portal electrónico de la municipalidad, para
que la ciudadanía pueda verificar los tipos de negocios permitidos según zonas, sin
necesidad de ir hasta la municipalidad para preguntar al respecto.
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 Caso Licencia de Funcionamiento - Simplificado
Tabla ASME-VM : Caso 05 - Licencia de funcionamiento - Simplificada
Contador de Recursos Identificador de Recursos Tipo de actividad Tipo de valor
Paso Actividad Ope Trasl
Tiemp Contr
Área raci Revi ado Esp Arch VA SVA
o ol
Recursos Humanos Recursos identificables Recursos no identificables ón sión era ivo
minut Técnic Técnic Papel Folder Reparación de Energía
os Vigilante o I o II bond A4 manila Movilidad Bolígrafo PC´s PC´s eléctrica
Preguntar al usuario sobre el tipo de Mesa de
1establecimiento partes 3 0 1 0 0 0 0 x x
Mesa de
2Observar con el usuario el plano de zonificación partes 5 0 1 0 0 0 0 x x
Llenar el formulario de DJ de Licencia de Mesa de
3Funcionamiento partes 3 0 1 0 1 0 0 1 x x
Llenar el formulario de DJ de cumplimiento de Mesa de
4condiciones de seguridad en DC partes 3 0 1 0 1 0 0 1 x x
Mesa de
5Llenar la boleta de venta o factura partes 3 0 1 0 1 0 0 x x
Mesa de
6Derivar el expediente a caja partes 2 0 1 0 0 0 0 x x
7Esperar que toque el turno de atenderlo Caja 15 0 0 0 0 0 0 x x
8Llamar al administrado Caja 2 0 1 0 0 0 0 x x
9Recepcionar dinero Caja 1 0 1 0 0 0 0 x x
Anotar número de boleta o factura en el
10formulario Caja 1 0 1 0 1 0 0 x x
11Esperar que recojan los expedientes Caja 1 0 1 0 0 0 0 x x
12Derivar expediente a Comercialización Caja 60 0 0 0 0 0 0 x x
Comercializ
13Recepcionar el expediente ación 3 0 1 0 1 0 0 1 x x
Comercializ
14Imprimir formato de licencia de funcionamiento ación 5 0 1 0 1 0 0 1 1 x x
Trasladar a la Jefatura de comercialización para la Comercializ
15firma ación 1 0 1 0 0 0 0 x x
Esperar hasta que Jefe de Comercialización pueda Comercializ
16firmar ación 120 0 0 0 0 0 0 x x
Comercializ
17Firmar ación 5 0 0 1 0 0 0 x x
Comercializ
18Derivar licencia firmada a mesa de partes ación 3 0 1 0 0 0 0 x x
Mesa de
19Recepcionar el expediente partes 1 0 1 0 1 0 0 1 x
Mesa de
36x
20Entregar licencia de funcionamiento al usuario partes 2 0 1 1 0 0 0 1 x x
TOTAL 239 0 16 2 7 0 0 17 0 3
Caso Licencia de Funcionamiento - Simplificado

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 Caso Licencia de Funcionamiento - Comparativo
Indicadores Actual Simplificado Diferencia
Pasos 40 20 -20
Áreas 6 3 -3
Tiempo 529 239 -290
Vigilante 1 0 -1
Técnico I 19 16 -3
Técnico II 16 2 -14
Papel bond 23 7 -16
Folder manila 1 0 -1
Movilidad 2 0 -2
Bolígrafo 10 5 -5
Reparación PC´s 5 0 -5
PC 5 1 -4
Energía eléctrica 5 1 -4
VA 26 10 -16
Control 9 0 -9
SVA 5 3 -2 38