GOBERNACIÓN DEL TOLIMA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

MACROPROCESO: CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS

INFORME DE SUPERVISION
INFORME DETALLADO DE EJECUCION DE ACTIVIDADES

1. RESUMEN TECNICO EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO OBLIGACIONES CO

1.1 RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA O COOPERANTE

RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL POR

ACTIVIDADES DESARROLLADAS EVIDENCIA
PARTE DEL CONTRATISTA

Se constituyeron las garantias contractuales, se Acta de legalización del contrato

1, Cumplir con las obligaciones del contrato.
firmo Acta de inicio de fecha 06 de mayo de 2019. N°0897 del 06 de mayo de 2019.
En el presente periodo se programo 1
capacitacion por la ETC. Capacitacion de riesgos
en seguridad social el 07/06/2019 . 28/08/2019
CAPACITACION EQUIPO DE APOYO A LA
SUPERVISION. 29/08/2019- CAPACITACION
EQUIPO DE APOYO A LA SUPERVISION.
2. Asistir a las capacitaciones programadas por la ETC planillas de asistencias a las
CAPACITACION
cuando sea necesario. capacitaciones programadas
EQUIPO DE APOYOPAE- 12/09/19
CAPACITACION
EQUIPO PAE DE APOYO A LA SUPERVISION
27/09/19

Se realizarón visitas tecnicas a comedores y de

infrastructuras a diferentes sedes de
Instituciones.MUNICIPIO PALOCABILDO- I.E.
TECNICA AGROINDUSTRIAL LEOPOLDO
GARCIA - SEDE LA AEGELIA,I.E. PLAYA RICA-
SEDE LOS ARAYANES. MUNICIPIO DE ROVIRA-
I.E. FRANCISCO DE MIRANDA-SEDE
PRINCIPAL,SEDE- LAURA MARIA ZARATE
GIL.SEDE- MARCO MANUEL RUIZ. MUNICIPIO
DE PIEDRAS.I.E. TECNICA FABIO LOZANO Y
LOZANO- SEDE PRINCIPAL,SEDE- FRANCISCO
3. Realizar mensualmente como mínimo catorce (14)
DE PAULA SANTANDER,SEDE-MANGA DE LA
visitas efectivas de seguimiento en las Instituciones Formato de verificación para
CEIBA,I.E. DOIMA SEDE- RINCIPAL. MUNICIPIO
Educativas en los Municipios de ORTEGA,CHAPARRAL, comedores escolares del Programa de
DEL ESPINAL.I.E. PATIO BONITO SEDE-
SAN ANTOIO y en los demás Municipios del Departamento Alimentación Escolar-PAE, Ración
PRINCIPAL,I.E. TECNICA GUASIMAL SEDE-
del Tolima donde se requiera, bajo las orientaciones preparada en sitio y Ración
PRINIPAL,I.E. TECNICA SAN LUIS GONZAGA
técnicas y las especificaciones impartidas por el supervisor Industrializada.
SEDE- PRINCIPAL,SEDE- ICCE. I.E.RAFAEL
en coordinación con el profesional del Equipo PAE Formato de verificación Gramajes para
URIBE URIBE SEDE-GERMAN
designado, en relación con el control de la preparación y comedores escolares del Programa de
HUERTASCOMBARIZA. MUNICIPIO DE
suministro de alimentos preparados en sitio e Alimentación Escolar-PAE, Actas de
LERIDA.I.E. TECNICA ARTURO MEJIA
industrializados entregados por el operador y las Infraestructura de cada sede visitada.
JARAMILLO SEDE- EL SABROSO,I.E.TECNICA
condiciones en que se transportan los alimentos, de
COLOMBO ALEMAN SCALAS SEDE-PRINCIPAL.
acuerdo a los ciclos de menú aprobados.
SEDE- REPUBLICA DE FRANCIA.MUNICIPIO DE
AMBALEMA.I.E. NICANOR VELASQUEZ ORTIZ
SEDE-EGIDIO PONCE.I.E.GONZALO JIMENEZ
DE QUESADA SEDE- SANTA LUCIA.

siempre bajo la supervisión del coordinador de

zona y coordinador del Departamento, donde se
realizó revisión, verificacion y control del estado
de la materia prima, producto de la preparación y
suministro de los alimentos preparados en sito e
industrializado en cada comedor escolar.
4. Generar evidencias en cada una de las visitas Registro fotográfico, registro
realizadas a los comedores de las instituciones educativas Se diligenció los Formatos de registro fotografico, documental de cada Sede de las
acompañadas de registro fotográfico, actas de supervisión, se realizó las entregas de los documentos y Instituciones Educativas visitadas, las
y los demás documentos que se generen durante la evidencias dentro de los términos establecidos. respectivas Actas de visita, Gramaje e
realización de la visita. Infraestructura,

5. Realizar las visitas portando los elementos de

se cuenta con Tapaboca, gorro, bata y guantes en
protección requeridos (tapaboca, gorro, bata y guantes) Los registros fotograficos
cada una de las visitas asignadas
para la manipulación de alimentos.

6. Dejar en las Instituciones Educativas copia de las actas

de supervisión aplicadas y de los documentos que se se entrega a la persona encargada de la Sede
Actas diligenciadas
generen durante la visita, los cuales deberán tener fecha y visitada la copia del Acta de Visita a comedor
hora de visita.

7. Enviar vía correo electrónico al operador dentro de las

24 horas siguientes a la realización de la visita la Se procedió a enviar via correo electronico las
correos electronicos enviados
correspondiente acta, a fin de que estos realicen los actas de visita al operador
correctivos a que haya lugar.

En original Formatos de verificación

8. Entregar semanalmente los documentos físicos Se prosedió hacer entrega a Ing Maria Alejandra
para comedores escolares del
generados durante las visitas y los archivos fotográficos al Garzon de los formatos originales por cada visita
Programa de Alimentación Escolar-
profesional designado del equipo de apoyo a la supervisión del Programa de Alimentación Escolar-PAE:
PAE: Ración preparada en sitio y
para surtir el proceso de carga al DRIVE (máximo los días Ración preparada en sitio, Ración Industrializada,
Ración Industrializada, Formato de
lunes); documentos que deberán ser entregados de Formato de verificación Gramajes, Actas de
verificación Gramajes, Actas y copia
manera organizada, clara, precisa y sin tachones ni Infraestructura, Actas y copia de los registros
registro fotográfico y documental.
enmendaduras. fotograficos y documentales.

9. Utilizar y responder por los elementos entregados para

entrega de elementos al supervisor del
el desarrollo de la actividad, los cuales a su vez deberán Se prosedió a entregar los elementos a cargo
contrato
ser devueltos en las mismas condiciones a la terminación para el desarrollo de las funciones
del contrato.
 Se motivo la conformación y actualización del
10. Socializar en los municipios asignados la importancia
comite de alimentación Escolar PAE en cada sede
de la conformación de las veedurías ciudadanas para el
educativa motivando la participación ciudadana,
seguimiento del programa de alimentación escolar de Se entregó en fisico
las directrices establecidas en el articulo 2
conformidad a lo establecido en la Resolución 29452 de
numeral 7 anexo 4 de la resolucion 29452 de
2017.
2017

En original Formatos de verificación

11. Coadyuvar en las I.E visitadas en la conformación y para comedores escolares del
Se prosedió hacer entrega de los formatos
funcionamiento de los Comités de Alimentación Escolar Programa de Alimentación Escolar-
originales por cada visita del Programa de
bajo las directrices establecidas en la Resolución 29452 de PAE: Ración preparada en sitio y
Alimentación Escolar-PAE: PS, RI, Gramaje,
2017, una vez conformado el Comité deberá entregar Ración Industrializada, Formato de
formatos de infraestructura, Actas y copia de los
copia de la respectiva acta al profesional designado del verificación Gramajes, Actas y copia
registros fotograficos y documentales.
equipo PAE. registro fotográfico y documental.,
Actas de Infraestructura.

12. Coadyuvar en la recopilación de información jurídica,

gestión social, financiera y técnica, entregando los Durante la ejecucíón de las actividades se
se entrega informe de recopilacion de
soportes o evidencia recolectada al profesional designado recopilo informacion juridica, gestion social y
informacion al equipo PAE
del equipo PAE para la realización de los diferentes financiera al equipo PAE
informes solicitados por el ETC.

13. Informar con la debida prontitud al profesional

Durante la ejecucíón de las actividades se ha
designado del equipo PAE, las dificultades e
informado de manera oportuna inconsistencias llamadas y mensajes de WhatsApp
inconsistencias encontradas en el trabajo de campo a fin
encontradas
de tomar los correctivos a que haya lugar.

14. Presentar con oportunidad y calidad la información informes detallados y con informacion clara y
Informes entregados a la ETC
solicitada por la ETC veraz solicitada por la ETC

15. Atender las PQR generadas cuando estas requieran de se atiende las PQR mediante visita a los
Copia de las actas de reuniones
visita establecimientos que las han generado

16. Atender los casos de atención prioritaria que haya lugar

y presentar los respectivos soportes y evidencias Informar de inmediato al supervisor algun caso de se informo mediante llamada telefonica
requeridas atencion prioritaria y mediante acta de visita a comedores

17. Establecer comunicación permanente con el supervisor

del contrato del PAE liderado por las ET, para verificar la no se ha establecido informacion permanente con el
No Aplica
concurrencia de la Prestación del Servicio en las supervisor del contrato
Instituciones Educativas.

18.Firmar el acta de inicio de común acuerdo con el acta de inicio del contrato 0897 del 10
supervisor, una vez se haya contratado el operador del se firmo acta de inicio el dia 06 de mayo del 2019 de abril del 2019
Programa De Alimentación Escolar.

19. Guardar la suficiente reserva profesional sobre la

información que se obtenga en desarrollo de las Se ha tenido reserva profesional No Aplica
actividades realizadas.
20. Responder por la calidad de los servicios prestados. informes sin enmendaduras No Aplica

21. Cumplir con las obligaciones frente al Sistema de

estar al dia en las obligaciones del sistema de planilla de seguridad social mes
Seguridad Social Integral, de acuerdo a lo previsto por la
seguridad social vencido
Ley 1150 de 2007 y demás normas vigentes.

22. Presentar informe al supervisor técnico del contrato,

sobre el cumplimiento de las obligaciones, para la Se presento informe al supervisor del contrato Informe de supervision
realización del respectivo pago.

23. Las demás que la Entidad estime conveniente para

garantizar el cumplimiento de las obligaciones pactadas.
Se ha tenido reserva profesional No Aplica
 RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL POR
ACTIVIDADES DESARROLLADAS EVIDENCIA
PARTE DEL CONTRATANTE

Al contratista se le entrega toda la

1. Poner a dsiposión del contratista los bienes y información existente para continuar cada Documento físico en la oficina de
lugares que se requieran para la ejecución y entrega una de las etapas de los procesos que se permanencia o solicitud de
del objeto contratado. llevan a cabo desde el área de permanencia prestamo de carpetas.
de la secretaría de educación

Se designo supervisor del contrato y se tiene

2. Una vez se surta el proceso de contratacion
interlocución permanente, el contratista firma
estatal , asignar al supervisor , a través de quien la Contrato 0897 del 06 de mayo
el acta de inicio el 06 de mayo de 2019 con
gobernación mantendrá la interlocución permanente 2019 y acta de incio.
la supervisora del contrato 0897 del 10 de
y directa con el Contratista.
abril de 2019

Siempre que se requiere algún documento o

3. Ejercer el control sobre el cumplimiento del
informe de algún proceso que se lleva a
contrato a traves del supervisor designado para el
cabo desde el área de permanencia, el Información documentada.
efecto, exigiendole la ejecución idónea y oportuna
contratista lo presenta opotunamente a la
del objeto a contratar.
supervisora del contrato.

4. Adelantar la gestión necesaria para el

reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias
El contratista presenta toda la información
y garantias a que hubiere lugar para lo cual el Procesos de área de permanencia
sobre la ocurrencia de hechos
supervisor dará aviso oportuno a la gobernación, actualizado.
constitucionales.
sobre la ocurrencia de hechos constitutivos de mora
o incumplimiento.

5. Pagar al Contratista de forma pactada y con

Se realiza el presente anexo para el informe Informe de supervición para el
sujeción a las disponibilidades presupuestales y de
correspondiente al presente pago. respectivo pago.
PAC previstas para el efecto.

6.Tranmitar diligentemente las apropiaciones

El contratista requirio el registro
presupuestales que se requiera para solventar las
presupuestal, certificacion presupuestal, acto Procesos de área de permanencia
prestaciones patrimoniales que hayan surgido a su
contratual y acta de inicio para la respectiva actualizado.
cargo como consecuencia de la suscripción del
suscripción del contrato.
contrato.

7. Solicitar y recibir información técnica respecto del Al contratista se le entrega toda la Documento físico en la oficina de
bien o servicio y demás del Contratista en desarrollo información existente para continuar cada permanencia o solicitud de
del objeto contractual. una de las etapas de los procesos. prestamo de carpetas.

CONCLUSIONES:

Ha cumplido durante el presente período, en lo pertinente, con el objeto, obligaciones, compromisos y/o requisitos esta
en mención y en los documentos adicionales que hacen parte integral del mismo.

Por lo anterior, se da el visto bueno para realizar el pago correspondiente.

NOMBRE(s) DEL SUPERVISOR(es) : MARIA CRISTINA CARDONA ARIAS

FIRMA:
CIÓN DEL TOLIMA CODIGO:
GRADO DE GESTIÓN FOR-CB-013

ATACION DE BIENES Y SERVICIOS VERSIÓN: 03

DE SUPERVISION Vigente desde:

E EJECUCION DE ACTIVIDADES 20/08/2015

CUMPLIMIENTO OBLIGACIONES CONTRACTUALES

ES DEL CONTRATISTA O COOPERANTE

MECANISMO DE OBSERVACIONES Y
VERIFICACION RECOMENDACIONES

Dirección de
Contratacion y
Ninguna
Dirección de Cobertura
Educativa.

Dirección de
Contratacion y
Ninguna
Dirección de Cobertura
Educativa.

Dirección de
Contratacion y
Ninguna
Dirección de Cobertura
Educativa.
Dirección de
Contratacion y
Ninguna
Dirección de Cobertura
Educativa.

Dirección de
Contratacion y
Ninguna
Dirección de Cobertura
Educativa.

Dirección de
Contratacion y
Ninguna
Dirección de Cobertura
Educativa.

Dirección de
Contratacion y
Ninguna
Dirección de Cobertura
Educativa.

Dirección de
Contratacion y
Ninguna
Dirección de Cobertura
Educativa.

Dirección de
Contratacion y
Ninguna
Dirección de Cobertura
Educativa.
Dirección de
Contratacion y
Ninguna
Dirección de Cobertura
Educativa.

Dirección de
Contratacion y
Ninguna
Dirección de Cobertura
Educativa.

Dirección de
Contratacion y
Ninguna
Dirección de Cobertura
Educativa.

Dirección de
Contratacion y
Ninguna
Dirección de Cobertura
Educativa.

Dirección de
Contratacion y
Ninguna
Dirección de Cobertura
Educativa.

Dirección de
Contratacion y
Ninguna
Dirección de Cobertura
Educativa.

Dirección de
Contratacion y
Ninguna
Dirección de Cobertura
Educativa.

Dirección de
Contratacion y
Ninguna
Dirección de Cobertura
Educativa.

Dirección de
Contratacion y
Ninguna
Dirección de Cobertura
Educativa.

Dirección de
Contratacion y
Ninguna
Dirección de Cobertura
Educativa.
Dirección de
Contratacion y
Ninguna
Dirección de Cobertura
Educativa.

Dirección de
Contratacion y
Ninguna
Dirección de Cobertura
Educativa.

Dirección de
Contratacion y
Ninguna
Dirección de Cobertura
Educativa.
 MECANISMO DE OBSERVACIONES Y
VERIFICACION RECOMENDACIONES

Oficina permanencia. Ninguna

Oficina de
contratación y Ninguna
permanencia.

Oficina de
Ninguna
permanencia.

Oficina de
Ninguna
permanencia.

Oficina de
contratación y Ninguna
permanencia.

Oficina de
contratación y Ninguna
permanencia.

Oficina de
Ninguna
permanencia.

bjeto, obligaciones, compromisos y/o requisitos establecidos en el acto contractual

al del mismo.

diente.

ONA ARIAS