Estableciendo un

Sistema Interno de Control

Conceptos básicos y requerimientos para el manejo

ISBN: 978-94-90283-02-5 de un Sistema Interno de Control en la certificación
UTZ CERTIFIED Good Inside

TM

UTZ
CERTIFIED
Good inside

1
 www.utzcertified.org www.solidaridad.nl

Este documento ha sido desarrollado por UTZ CERTIFIED en cooperación con SOLIDARIDAD Coffee Support Network.

Es un ejemplo de cómo se puede establecer y manejar un Sistema Interno de Control (Sistema de manejo calidad,
QMS) para certificarse con el estándar de café de UTZ CERTIFIED. Siempre que se incluyan todos los criterios de UTZ
CERTIFIED para SIC, el documento no remplaza estos requerimientos. Es un EJEMPLO de cómo instaurar un SIC y un
documento guía que en algunos puntos es más específico o puede ir más allá de los requerimientos del protocolo
de certificación UTZ CERTIFIED . No refleja necesariamente la posición de UTZ acerca de SIC. Es un modelo de cómo
incorporar los requerimientos del Código de Conducta UTZ en SIC.

© UTZ CERTIFIED Foundation

ISBN: 978-94-90283-02-5
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Vera Espindola Rafael

Solidaridad Coffee Support Network

Francisco Bustamante
Karugu Macharia

Fotografia: UTZ CERTIFIED

Diseño y diagramación: Claudia Marcela
Montes Hoyos. Colombia.
claudia.montes@gmail.com

Derechos comunes, esta publicación puede ser

impresa o reproducida en su todo o en sus partes, con
fines educativos solamente.

2
 Contenido

Pág.

1 Presentación 5
2 Sistema Interno de Control: Definición 7
3 Organización 9
3.1 Relación contractual 11
3.2 Gestión del grupo 12
4 Miembros del grupo 14
5 Inspección interna 16
5.1 Objetivo 16
5.2 Requerimientos para inspectores internos 16
5.3 Proceso para la inspección interna 17

6 Sanciones y retiro de miembros del grupo 21

7 Capacitación y entrenamiento 24
8 Plan de producción 26
9 Manual de control interno, manejo documental y de
reclamaciones 27
10 Uso del logo UTZ CERTIFIED Good Inside 30
11 Administración de la trazabilidad 31

Anexos Anexo 1 / REGISTRO DE MIEMBROS

Anexo 2 / LISTADO DE MIEMBROS SANCIONADOS O EXCLUÍDOS
35
35
Anexo 3 / REGLAMENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 36
Anexo 4 / SOLICITUD DE INGRESO AL PROGRAMA 44
Anexo 5 / CONTRATO DEL MIEMBRO CON LA ORGANIZACIÓN 45
Anexo 6 / INFORME DE INSPECCIÓN INTERNA 46
Anexo 7 / FICHA DE INFORMACIÓN DEL MIEMBRO 47
Anexo 8 / PLAN DE PRODUCCIÓN 50
Anexo 9 / MANUAL DE CONTROL INTERNO 52
Anexo 10 / FORMULARIO DE RECLAMACIONES 57

3
4
 Presentación
ió

¿Qué entendemos cuando hablamos de Sistemas Internos de Control? Estas tres

palabras se encuentran ligadas a los procesos de las diferentes certificaciones
para café y otros productos. Es más, son una tendencia de la administración
y del mejoramiento continuo. Sin embargo, en el momento en que deseamos
establecerlas y ponerlas en marcha necesitamos una aproximación más clara y
concreta del concepto para estar seguros de cumplir con su alcance básico y
continuar mejorando la organización de los productores de café.

La certificación UTZ también incluye el concepto de Sistemas Internos de

Control (SIC) como parte de la opción de acceso a la certificación de grupos de
productores. Por lo tanto, conscientes de su funcionalidad y ventajas, y de las
dudas que surgen al aplicarlo, se ha elaborado este documento de orientación.

Es muy importante para la Fundación UTZ CERTIFIED comunicar que existen

diferentes niveles de desarrollo en los Sistemas Internos de Control y que del uso
que las organizaciones den a estas herramientas depende el éxito. Así mismo,
siendo éste un concepto común para diferentes tipos de certificaciones, el SIC
respeta la forma en que será aplicado para otras certificaciones. El objetivo de
este documento es mostrar un ejemplo que puede ser mejorado y las diferentes
formas que existen para utilizar los Sistemas Internos de Control. La Fundación
UTZ CERTIFIED invita a mejorar esta propuesta. Los Sistemas Internos de Control
pueden utilizarse sólo para la certificación UTZ o de manera conjunta con otras
certificaciones, de tal manera que representan la mejor opción de mejoramiento
continuo y son un instrumento que facilita el acceso de los productores
organizados a los modelos de certificación de una forma efectiva y a un bajo
costo.

5
Los Sistemas Internos de Control constituyen una herramienta para la gestión
empresarial de los grupos de productores, pero para lograr los objetivos y el
mantenimiento del sistema se deben seguir cuidadosamente los aportes de
organizaciones y personas que han trabajado el tema, e irlo adaptando a las
condiciones y necesidades de cada grupo, asociación o cooperativa.

En el documento se tratan aparte dos temas importantes para el mantenimiento

de los Sistemas Internos de Control, que son la Trazabilidad y la Cadena de Custodia
(Conceptos descritos en la guía de implementación y el Código de Conducta
UTZ CERTIFIED respectivamente), ya que la aplicación correcta y la adecuada
adaptación de estos conceptos a sus organizaciones permitirán optimizar los
recursos y son la clave para las propuestas de mejoramiento continuo que surjan
al interior de las organizaciones de productores.

En este documento se incluyen ideas y ejemplos construidos a partir de las expe-

riencias de diversas organizaciones en una actitud de cooperación y apoyo mutuo.

Registro o Documento. Se propone usar un registro y demostrar el cumplimiento

del punto de control del anexo al Código de Conducta UTZ CERTIFIED. Es
importante aclarar que en esta guía nos referimos a registrar para los formatos
donde se consigna la información que se actualiza cada vez que se realiza la
actividad y que el productor diligencia los documentos correspondientes a
certificados o constancias externas o análisis que se realizan una sola vez.

Por favor, tenga en cuenta que los criterios del SIC son discutidos en el sector. Es
posible que los requerimientos cambien. En este caso, usted encontrará más infor-
mación en la página de UTZ CERTIFIED (www.utzcertified.org).

6
 Sistema Interno
terno de
Control: Definición
El Sistema Interno de Control (SIC) es un sistema de gestión de calidad
documentado que administra varios aspectos del Código de Conducta UTZ
CERTIFIED y controla que todos los grupos de productores cumplan con los
requerimientos del Código de Conducta de acuerdo con los procedimientos
2
definidos internamente.

El SIC pretende que los grupos de productores se organicen y de manera

preventiva detecten las fallas o no conformidades de sus sistemas de producción.
También incluye medidas preventivas o correctivas para superar las debilidades
detectadas, antes de la visita del auditor externo de la entidad certificadora
(EC).

El SIC permite la organización de los productores definiendo claramente las

responsabilidades de los miembros individuales y de la organización en su
conjunto. El concepto comprende el adecuado manejo de sus reglamentos,
registros y documentación. Se trata de un sistema con insumos, como información
o reglas de las certificaciones (por ejemplo el Código de Conducta UTZ
CERTIFIED), y realiza procesos internos como inspección interna, capacitación
o manejo del producto. Además de estos procesos internos, el SIC tiene salidas
de información o resultados, que son datos que provienen de las inspecciones
internas y auditorias, y un producto como el café que se comercializa. El SIC
es entonces un sistema documentado de las entradas, procesos y salidas que
sirven como evidencia.

Dentro de las regulaciones para la certificación UTZ se realiza una verificación

de los requisitos para certificar grupos. Este documento se encuentra anexo al
Código de Conducta UTZ CERTIFIED.

ISEAL ha elaborado el término Sistema Interno de Gestión (SIG): Una serie de

procedimientos y procesos documentados que un grupo pondrá en práctica para
garantizar el cumplimiento con los requisitos establecidos. La existencia de un
sistema interno de gestión permite al ente de certificación delegar la inspección
de cada uno de los miembros del grupo en un organismo identificado dentro del
grupo de productores.
Nota: El término “Sistema Interno de Control” se utiliza a lo largo de este documento y
debe considerarse como sinónimo de “Sistema Interno de Gestión”.
7
Los requerimientos mínimos para un SIC son:

La lista de los miembros del grupo.

El contrato o acuerdo entre el productor y el grupo o administración del SIC, es-
pecificando los derechos y obligaciones de cada uno.
El estándar interno del grupo, que es la adaptación interpretada del Código de
Conducta a la situación específica del grupo indicando los puntos de control
aplicables.
El resultado de la inspección interna anual.

El SIC consta de diferentes elementos:

Análisis de la situación de los miembros del grupo identificando riesgos y

manejo.
Procedimientos para recolectar información y documentación que aporta
cada miembro del grupo.
Procedimientos para la inspección interna.

8
 Organización

La organización de los productores es el cimiento para lograr un buen manejo de la

certificación en grupo. El tipo de organización puede variar de acuerdo con las ne-
3
cesidades del momento de los productores, y gracias a esta pueden lograr un mejor
acceso al mercado, el manejo de economías de escala en la comercialización de café
y un mejoramiento productivo y social.

Las organizaciones responden a las necesidades de quienes las forman, así como
evolucionan y deben adaptarse a las condiciones del momento, de manera que
para cada caso el tipo y estructura de la organización puede variar. Esta estructura
depende de aspectos como el tipo de manejo o actividades que se asumen
en grupo, número de asociados y estructura legal determinada en cada país.
Es así como encontramos organizaciones locales que tienen contacto directo
permanente con el productor de nivel regional o nacional.

El grupo deberá tener una estructura definida y documentada y un sistema interno

de gestión con procedimientos establecidos. El alcance y los objetivos del sistema
interno de gestión se deberán definir y el sistema deberá reflejar las características
únicas del grupo. Tanto la administración como los miembros del grupo deben
comprender sus responsabilidades en el seno del grupo.
Nota: Considerando que los marcos jurídicos y las tradiciones varían de manera
significativa, este requisito no significa necesariamente que un grupo tiene que
estar legalmente registrado. Sin embargo, a falta de registro legal, el grupo debe
tener algunos documentos de organización y mostrar su relación con el sistema
interno de gestión. Un grupo puede ser también una empresa privada, productores
contratantes.

El documento básico del SIC es el Estándar Interno, que corresponde a la

interpretación adaptada del Código de Conducta a la situación específica del
grupo, indicando los puntos de control aplicables. El Estándar Interno puede ser
incluido en diferentes documentos de los grupos. Algunos SIC escogen incluir
el Estándar Interno dentro del contrato con el productor, otros establecen un
documento separado que es distribuido a los productores. En el ejemplo de esta

9
guía, el grupo ha decidido incluir los requerimientos para los productores
(Estándar Interno) en el plan de producción.

El organigrama es una herramienta que ilustra cómo funciona el grupo y

cuál es su relación con los productores, también muestra la distribución de
las responsabilidades, indicando quién está a cargo de la inspección interna,
de la asistencia técnica, del mantenimiento de las funciones del Sistema
Interno de Control y del manejo de los procesos de producción y control
de calidad. Para cada función debe existir personal responsable con buena
actitud y responsabilidad, siendo importante que se valoren su experiencia y
habilidades.

Mantener el funcionamiento del Sistema Interno de Control es una función que

requiere atención y responsabilidad, por lo tanto, la persona que asuma esta
función debe conocer y manejar los conceptos del proceso de certificación.
Las actividades de formación o capacitación de estos miembros del equipo
deben ser adecuadas para sus funciones y documentarse para guardar un
historial de su formación y competencia. Es importante incluir a la persona o
departamento responsable de la administración y representación del sistema
(SIC), los inspectores internos y el departamento de asesoría técnica.

Además se debe de asegurar recursos financieros para implementar un buen

funcionamiento del SIC.

En esta Guía usaremos ejemplos de documentación escrita para un supuesto

caso, aunque no son la única vía para redactar las reglas. Son exclusivamente una
orientación, pues la verificación de su funcionalidad y calidad dependen del crite-
rio del organismo de certificación.

Se presenta un ejemplo del reglamento para un Sistema Interno de Control.

ANEXO 3 - Reglamento del Sistema de Control Interno - SIC

10
La transparencia es la base para controlar el ingreso y la permanencia de los
productores al grupo. Algunas organizaciones formalizan la solicitud de ingreso
al programa aclarando que es totalmente voluntario al igual que lo es su
permanencia. En este aspecto se sugiere realizar una encuesta con información
básica para sondear previamente el nivel de conocimiento y cumplimiento
del productor con el programa UTZ CERTIFIED.

ANEXO 4 - Solicitud de Ingreso al programa

3.1 Relación contractual

ANEXO 5 - Contrato del productor con la organización

El contrato es un documento importante en el sistema, pues formaliza la relación

y alcance de las responsabilidades tanto del productor con el grupo, como del
grupo con el productor.

Dicho contrato debe incluir los siguientes elementos:

Nombre e identificación fiscal del productor.

Dirección de contacto.
Ubicación de la finca individual.
Compromiso de cumplimiento de los requisitos del Código de Conducta
UTZ CERTIFIED.
Compromiso de cumplimiento de los procedimientos documentados del
grupo de productores, sus políticas y consejos técnicos, así como de los
requerimientos de UTZ CERTIFIED.
Sanciones que se puedan aplicar en caso de incumplimiento con los
requisitos de UTZ CERTIFIED.
La aceptación por parte de cada uno de los productores del grupo de la
inspección interna y la auditoria externa.
Plazo y condiciones de terminación del contrato (el productor debe tener
el derecho de terminar el contrato).

Tanto el productor como el grupo deben tener copia del contrato. Su contenido
puede ser más específico o con detalles legales, según el estatus legal
complementario de la relación entre las partes.

11
3.2 Gestión del grupo.
Más que proponer un sistema complejo de gestión para grupo de productores,
UTZ CERTIFIED invita a que las organizaciones de productores apliquen en sus
grupos una filosofía de Gestión. La filosofía de gestión del grupo le permitirá
alcanzar sus objetivos reflejando a un grupo que alcanza y mantiene su
sostenibilidad al cumplir las expectativas de sus miembros y de sus clientes.

Con los sistemas de gestión pretendemos desarrollar cuatro conceptos en

nuestras organizaciones de productores:

t



Mejoramiento continuo.

El mejoramiento continuo brinda la posibilidad de que las organizaciones de

productores y sus miembros deben estar al nivel del mercado, de acuerdo con la
disposición de sus recursos. Para ir un paso adelante de las adversidades venideras
y superar los errores que estancan la eficiencia, se requiere un adecuado Sistema
Interno de Control.

Recordemos de manera general el ciclo

Deming o PHVA, que no es otra cosa
que los pasos lógicos para el control,
detección de problemas, propuesta ACTUAR PLANEAR
de mejoramiento e implementación y
verificación de las mejoras realizadas.

Este ciclo es ampliamente usado en todos VERIFICAR HACER

los tipos de organizaciones en el mundo
como herramienta en el mejoramiento
continuo y búsqueda de la CALIDAD
TOTAL.

Enfoque basado en riesgos.

Para trabajar de la manera más eficiente posible, el SIC tiene que desarrollar un
enfoque basado en riesgos. Esto significa que el SIC debe identificar los riesgos
y definir el manejo de los mismos, lo que incluye:

1. Identificación de todos los riesgos que puedan amenazar la certificación UTZ

o la calidad del producto. Los riesgos se deben identificar en todas las etapas
del proceso de producción (por ejemplo, riesgos a la inocuidad del producto,
deterioro del medio ambiente), y también al nivel del SIC (por ejemplo, riesgos
durante la compra, calidad del control interno, al nivel de la trazabilidad, etc.).

12
2. Desarrollo de un plan de manejo que defina estrategias para minimizar los
riesgos identificados. Las medidas para minimizar los riesgos deben estar
contenidas en el SIC y deberá centrar sus recursos en estas áreas.

3. Capacidad para comprobar si las medidas tomadas han sido minimizado los
riesgos identificados (ver el ciclo PHVA). Se recomienda que el análisis de riesgos
se haga al menos una vez al año.

Enfoque al cliente

Existen dos tipos de clientes:

El cliente interno es el usuario del SIC. Demanda servicios de diagnóstico y

asesoría de administración, gestión ambiental, social y productiva, inspecciones
de cumplimiento del Código de Conducta y de la Cadena de Custodia UTZ
CERTIFIED, y del reglamento interno del grupo. Enfocarse en el cliente interno
permite el mejoramiento de la organización a través del mejoramiento individual
de los miembros.

El cliente externo es a quien se destina el producto y demanda servicios que

ofrece la organización, como, información sobre el producto, calidad produc-
ción, entregas y planificación oportunas, etc.

Si el SIC se construye y se dinamiza con base en sus clientes, tanto internos,

como externos, la utilización de recursos se optimizará y se tomarán decisiones
acertadas. No enfocar los recursos de la organización en el cliente es como tener
los ojos vendados, como dar pasos y avanzar sin saber si es la dirección correcta
o si el recorrido es el más corto.

Trabajo en equipo.

Sin lugar a dudas, si trabajamos en equipo podemos ser más eficientes en

nuestras labores y obtener resultados más rápidos y superiores

El trabajo en equipo debe corresponder a la correcta planificación de actividades

que surge de un diagnóstico inicial. En la estructura del SIC se delimitan bien
las funciones de inspección y de administración del sistema, quienes planifican
las actividades para superar las no conformidades consignadas en el reporte de
inspección interna, forman los equipos de trabajo y asignan fechas y responsables
a cada actividad.

13
 Miembros del grupo

El control de los miembros del grupo, inscritos, certificados o en inducción al

proceso, es una de las responsabilidades del Sistema Interno de Control. Se debe
contar con información precisa y oportuna para saber cuál es la población que
4
se va a controlar.

El registro o lista de productores debe incluir:

Nombre del productor e identificación.
Datos de contacto, (dirección física, dirección postal, teléfono, correo
electrónico, etc.).
Ubicación y área de la finca individual y de los sitios de procesamiento
del café.
Variedad cultivada y manejada en los sitios de procesamiento pos cose-
cha del café.
Fecha de la inspección interna.
Estatus de certificación.

ANEXO 1 - Registro de productores

La lista de los miembros del grupo contiene el estatus de certificación (por

ejemplo: El productor alcanzó el requerimiento del estándar UTZ CERTIFIED), el
cual se establece durante la inspección interna (ver Capítulo 5) y se aprueba o
sanciona posteriormente. Por lo tanto, aunque la lista de miembros se establece
durante la inscripción de los productores, ésta sólo se puede completar luego
de la primera ronda de inspección interna. La lista de los miembros del grupo
necesita actualizarse al menos una vez al año para que esté al día y refleje los
hallazgos de la inspección interna.

Es importante tener claro el lugar de ubicación de la unidad productiva o

de contacto con el productor. Se debe elaborar un mapa de ubicación de las
unidades productivas y de procesamiento, dejando claras las indicaciones de
acceso, puntos de ubicación, zonas de procesamiento e instalaciones. Esto ayuda
a los técnicos o inspectores internos y da claridad y orientación a los auditores.

14
Se puede elaborar un mapa con la localización general de cada finca indicando
su código y con la delimitación de la finca o de las plantaciones. El mapa tam-
bién puede indicar la localización de las fincas no certificadas vecinas, los cami-
nos y principales características topográficas.

Manejo de un mapa con la ubicación de las unidades productivas y de procesa-

miento

ANEXO 7: Ficha de información del productor

El conocimiento de los productores incluye el registro y manejo de su información

de identificación y otros aspectos técnicos que permitan un mejor conocimiento
para el SIC. Se recomienda manejar una ficha por productor como parte de la
información que debe conservarse de cada uno. Este registro debe contener la
información básica del caficultor, un mapa individual de la finca y otros aspectos
de manejo del cultivo, haciendo énfasis en el volumen estimado de producción,
aspecto que debe ser revisado bajo declaración del productor y con verificación
de las condiciones productivas de la finca. Esta ficha debe archivarse en carpetas
individuales junto con las copias de los contratos, reportes de ventas, inspeccio-
nes y recomendaciones para cada productor del grupo.

Manejo de información de cada productor en carpeta

individual

15
 Inspección interna

5.1 Objetivo 5
La labor de inspección interna está a cargo de la organización, a través de
inspectores capacitados y competentes. Esta labor se realiza para detectar las
fallas a tiempo y recomendar los ajustes y correcciones con anticipación y bajo la
responsabilidad del SIC. La inspección interna prepara al grupo de productores
para tener éxito en la verificación de la auditoria (externa).

El SIC debe seleccionar a sus inspectores internos. Esta función puede ser
desarrollada por los mismos productores que visitan e inspeccionan a otros
miembros del grupo, por personal de la organización o por proveedores externos
de este servicio. En todos los casos, si existe más de un inspector interno, se debe
mantener un programa de formación y evolución que incluya capacitación en
campo para asegurar la consistencia y calidad de la metodología. Esta formación
y actualización debe también considerar aspectos de manejo de las últimas
normas y regulaciones de la certificación.

5.2 Requerimientos para inspectores internos

El SIC asigna un inspector capacitado y competente interno para realizar las
inspecciones internas de los cada uno de los miembros del grupo.

A continuación, se transcribe parte del capítulo 4.4 y 4.5 correspondiente al

Protocolo de Certificación UTZ CERTIFIED versión 2009:

El inspector interno debe estar calificado para realizar inspecciones internas a todos
los miembros del grupo y del Sistema Interno de Control (SIC) de la organización.
Los Inspectores Internos deben ser competentes para su labor. Es responsabilidad
de los administradores del grupo determinar las competencias necesarias de sus
inspectores internos y también brindarles capacitación. La administración del grupo
debe archivar los registros de estudios, capacitación, habilidades y experiencia.

16
Los inspectores internos nuevos deben recibir la capacitación adecuada antes de
realizar sus labores.

A los inspectores internos no debe permitírseles realizar actividades que puedan

afectar su independencia, imparcialidad o confidencialidad.

Los inspectores internos deben desempeñar las siguientes funciones:

Elaborar un plan de inspección interna (El plan de inspección puede ser hecho
por el coordinador del SIC).
Recolectar las evidencias de la visita a la finca: visuales, entrevistas, revisión
de registros, etc.
Elaborar los reportes de inspección de cada productor y del SIC.

Uno de los aspectos de atención y control en la labor de inspección interna es

evitar conflictos de interés. En el grupo, algunos de los miembros y el personal
del SIC ejercen diversas funciones, por lo tanto es importante la transparencia
en cada función y la clara identificación de los inspectores internos, quienes
no pueden realizar labores que afecten su independencia o imparcialidad. Un
inspector interno no puede examinar a un productor con el que tiene vínculo
familiar o relación de negocios. Además, se recomienda que los inspectores
internos no sean al mismo tiempo asesores o extensionistas del productor que
inspeccionan. Sólo en casos justificados podrán inspeccionar a esos mismos
miembros, como por ejemplo, cuando la administración del grupo garantiza y
monitorea la neutralidad del inspector interno.

Se debe dar prioridad a los temas de acuerdo con los requisitos primordiales y
el grado de desarrollo del potencial de inspectores internos. Si bien es cierto,
es complicado encontrar grupos con inspectores que cumplan con todos los
requisitos, su preparación debe ser un proceso de formación y de mejora continua
dentro del grupo.

5.3 Proceso de inspección interna

La inspección interna se realiza en dos niveles:

Auto-inspección (nivel central de organización): Es un análisis que se

realiza para establecer el nivel de cumplimiento actual en comparación con los
requerimientos del Código de Conducta. El documento que se debe usar para la
auto-inspección es la Lista de Verificación de UTZ CERTIFIED. Este análisis se debe
realizar en escritorio y entregar a la Entidad Certificadora (EC) y sirve como punto
de partida para el diagnóstico actual de un grupo.

17
A nivel de unidades productivas fincas se debe verificar que los productores
cumplan con el Código de Conducta UTZ CERTIFIED. Esta labor debe efectuarse
para todos los miembros del grupo, por lo menos una vez al año, utilizando
la herramienta básica de la Lista de Verificación del Código de Conducta UTZ
CERTIFIED. Las inspecciones deben llevarse a cabo en diferentes épocas del año
y no ser tan regulares como para hacerse previsibles. Cuando el SIC verifique y
justifique que algunos puntos de control no son cumplidos por la administración
central o que no son aplicables, se puede contar con una lista de verificación
simplificada con las condiciones que deben verificarse en la región.

El Sistema Interno de Control debe definir un procedimiento para revisar los

resultados de la inspección interna y las acciones que se tomen respecto a los
hallazgos encontrados.

Los hallazgos de la inspección tienen que ser documentados en un informe de la

inspección interna. El informe de la inspección interna incluye los acciones correctivas
en caso que el miembro cuenta con no-conformidades.

La administración del grupo tomará anualmente una decisión sobre la

situación de cada uno de los miembros del grupo. Esta decisión se basará tanto
en las inspecciones internas como en otra información pertinente. Deberá
implementarse medidas de seguridad a efectos de asegurar que los inspectores
internos no puedan ser influenciados indebidamente en sus conclusiones por la
administración o los miembros del grupo.

Para el ingreso de un nuevo miembro al grupo se practica una inspección interna a

la finca previa a su inclusión en la lista de productores registrados de UTZ CERTIFIED.
Es importante recordar que el número de miembros y el área de producción o
el volumen de producción pueden crecer hasta en un 10% bajo la autonomía del
Sistema Interno de Control, sin que exista obligación de realizar una nueva auditoria
(externa). Si el crecimiento es mayor, se debe solicitar una auditoría a la Entidad
Certificadora.

Esto es conforme el Protocolo de Certificación UTZ CERTIFIED versión 2009,

capítulo 6.7. Cambios en el alcance de la información de la certificación.

Anualmente sólo puede adicionarse al certificado hasta un 10% de miembros nuevos

en un grupo de productores, por medio del registro de los miembros adicionales y su
volumen de producción con la EC sin tener necesariamente una auditoría física de la
EC. Si el aumento en el número de miembros de un grupo de productores es superior
al 10% en un año, se requiere durante ese año una auditoría adicional del SIC y de
la raíz cuadrada del número de productores nuevos, antes que pueda añadirse la
expansión al certificado existente.

18
 Independientemente del número de nuevos miembros de un grupo de productores
en un año, si el grupo en general aumenta el área de producción en más del 10%
en un año, se requiere durante ese año una auditoría adicional del SIC y de la raíz
cuadrada del número de productores nuevos, antes que pueda añadirse la expansión
al certificado existente.

ANEXO 6 - Informe de inspección Interna

El Sistema Interno de Control realiza una verificación de todos los miembros del grupo, la inspección externa se hace revisando la
documentación del SIC, la cualificación del personal del SIC y reinspeccionando un número representativo de los miembros del grupo.

19
 Inspección de punto de compraventa y manejo
Inspección de puntos de compra

Producción y Compraventa Almacenamiento

Almacena
Al miento
i Procesamiento
Proc
Proces
esam
amiie
ient
nto
to
procesamiento en finca
Bajo la supervisión del Sistema Interno de Control
verificación de compraventa y manejo de producto
a cargo del Sistema Interno de Control

Exportación
Expo
xport
rtac
tació
ión
ión

INSPECCIÓN INTERNA: Consiste en la revisión formal de la documentación y los procesos

establecidos y requeridos para el cumplimiento del Código de Conducta, los cuales se revisan
directamente en el campo o en los lugares donde los documentos y los procesos se están ejecutando.
En esta revisión, se debe verificar el cumplimiento o incumplimiento para establecer acciones
correctivas y, de preferencia, se debe realizar en una etapa previa a la auditoría (externa).

En las fincas individuales, esta inspección debe ser realizada por la persona designada como
responsable de la implementación o a través de un tercer contratado que no debe de ser miembro
de la EC contratado para la certificación.
En el caso de los grupos de productores, el SIC debe establecer el procedimiento para la realización
de dicha inspección de tal forma que no se tengan conflictos de interés por parte de los inspectores
internos.
AUTO-INSPECCIÓN DEL GRUPO: Es un análisis que se realiza para establecer el nivel de
cumplimiento actual en comparación con los requerimientos del Código de Conducta. El documento
que se debe usar para la auto-inspección es la Lista de Verificación de UTZ CERTIFIED. Este análisis se
debe realizar en escritorio y entregar a la EC y sirve como punto de partida para el diagnóstico actual
de un grupo. Este documento no sustituye la inspección interna.

Tenga en cuenta que la lista de verificación de la inspección interna puede ser adaptada al grupo.
La autoinspección que sólo se realiza una vez para el grupo completo se hace usando la Lista de
Verificación original de UTZ CERTIFIED.

20
 Sanciones y retiro
de miembros
os
ANEXO 3 - Reglamento del sistema interno de control - SIC

ANEXO 2 - Listado de miembros sancionados o excluidos 6

El SIC debe tener definido el manejo de los incumplimientos y de las acciones
correctivas. Estos aspectos pueden establecerse con un reglamento particular o
formar parte del Reglamento de Control Interno.

Las sanciones establecidas en el Reglamento de Control Interno deben ser

claras y del conocimiento del productor a partir del momento en que inicia su
relación con el grupo. Cuando haya que aplicar una sanción, debe seguirse el
procedimiento indicado para comunicar de manera clara y oportuna la decisión
de la administración del Sistema Interno de Control. Las sanciones deben
documentarse con la información de cada productor y este mismo estatus y la
razón se describe de manera clara en la lista de miembros del grupo.

Los miembros del grupo tienen derecho a apelar conclusiones relativas a

incumplimientos.

Para obtener el certificado, el miembro tiene que cumplir con los requerimientos
del Código de Conducta y dicha estructura de cumplimiento.

La siguiente estructura viene del Código de Conducta UTZ CERTIFIED versión

2009:

El Código de Conducta consiste en 175 puntos de control divididos en 11

capítulos, los cuales siguen el orden de las diferentes etapas del cultivo y
producción del café.

21
 La estructura del Código de Conducta incluye una estructura de mejoramiento
continuo y es basada de lo siguiente:

Existen dos tipos de puntos de control:

1. Puntos de control obligatorios (sombreados en verde)

2. Puntos de control adicionales (sin sombrear)

Existe una columna separada desde el año 1 al 4.

Se indica claramente qué puntos de control obligatorios deben cumplirse
y en qué año. Por ejemplo, existe una columna separada para evaluar el
cumplimiento desde el año 1 hasta el 4. Debido a la estructura, el titular
del certificado puede conocer cuáles puntos de control se convierten en
obligatorios el año siguiente.

t

Puntos de control obligatorios: Desde el año 1 hasta el año 4 el número

de puntos de control obligatorios se aumenta. Esto significa que el número de
puntos de control requeridos para la certificación se aumenta cada año por parte
(grupo de capítulos). Esto se indica claramente en las columnas del año 1 al 4.

t


1VOUPT
EF
DPOUSPM
BEJDJPOBMFT Además de los puntos de control obligatorios,

debe cumplirse con un número definido de puntos de control adicionales (no
sombreados) cada año.

En la Parte 2 (capítulos 3 – 9) y en la Parte 3 (capítulos 10 – 11) el número

de puntos de control adicionales que deben cumplirse, difieren de acuerdo al
sistema de producción.

El período para las acciones correctivas lo determina el SIC. Cuando se aplica una
sanción de retiro, debe retirarse el producto. Este procedimiento debe ser claro
y operativo, para verificar la efectividad de su funcionamiento y debe someterse
a prueba una vez al año.

Como complemento de estos aspectos, incluimos la transcripción del capítulo

6.8 del Protocolo de Certificación UTZ CERTIFIED referentes los incumplimientos
y la Entidad Certificadora.

Los EC deben contar con sistemas en el sitio para identificar el incumplimiento

del Código de Conducta o de la Cadena de Custodia, tal y como se describe a
continuación. Un productor o un grupo organizado de productores puede ser
suspendido, cancelado o advertido por el cumplimiento de los puntos de control
obligatorios y/o adicionales y/o con los acuerdos contractuales con UTZ CERTIFIED.

22
1. Incumplimiento de un punto de control obligatorio: el titular del certificado debe
reportar el incumplimiento de un punto de control obligatorio a la respectiva EC. La
organización debe tomar las acciones apropiadas para corregir el incumplimiento.

a. Si la EC detecta que el productor no reportó el incumplimiento, la EC envía

una advertencia escrita solicitando el cumplimiento del respectivo punto de
control en un período no mayor a 6 semanas. Si durante este tiempo no se han
tomado acciones correctivas y la EC no las ha observado, la EC debe suspender
inmediatamente a la organización por un período de 3 meses. En caso de
numerosos incumplimientos de los puntos de control obligatorios detectados
por la EC, ésta puede decidir la suspensión definitiva del productor. Mientras el
productor está suspendido, la organización no puede vender su producto como
certificado. El producto que haya sido negociado y cosechado antes de la fecha de
suspensión sigue considerándose UTZ CERTIFIED. Antes de finalizar el período de
suspensión, la EC debe auditar de nuevo la organización. Si se detecta de nuevo
el incumplimiento en el mismo punto de control, se cancela el certificado de la
organización y ésta no puede solicitar nuevamente la certificación por un año.

b. Si la organización reporta el incumplimiento a la EC y sus clientes y toma acciones

correctivas, la EC organiza una auditoría, para comprobar el cumplimiento de las
acciones correctivas, no después de 6 semanas del reporte del incumplimiento.
Durante este período, la organización sigue considerándose certificada y puede
vender su producto como tal. Al final del período de acciones correctivas la EC
debe inspeccionar de nuevo la organización para comprobar el cumplimiento
del punto de control obligatorio. Si se detecta de nuevo el incumplimiento en el
mismo punto de control, la organización es suspendida y no puede vender su
producto como certificado.

2. Incumplimiento de un punto de control adicional: Si la EC detecta durante

la auditoria o si el productor o grupo de productores reporta el incumplimiento
(definitivo) del número solicitado de puntos de control adicionales, se aplican las
mismas medidas usadas para el incumplimiento de un punto de control obligatorio.

La Entidad Certificadora debe registrar toda suspensión, cancelación o advertencia

e informar a UTZ CERTIFIED oportunamente. La organización debe informar a los
clientes de UTZ CERTIFIED sobre la situación de cualquier suspensión. Si la suspensión
lleva a la pérdida de la certificación, el estado de la organización en el portal de
miembros UTZ CERTIFIED será “no certificado” y no aparecerá de nuevo en la página
web y en portal de miembros.

23
 Capacitación y
entrenamiento

La capacitación es uno de los componentes más importantes para un buen ma-

nejo del grupo de productores y de la certificación. El Sistema Interno de Control
debe contar con un plan de capacitación y ejecutarlo, el cual debe incluir la for-
7
mación de inspectores internos y la capacitación a productores.

EL objetivo fundamental del plan de capacitación es proporcionar las herramien-

tas para que el productor pueda aplicar lo aprendido. Esto justifica la combina-
ción de la capacitación con las condiciones reales del productor y el seguimiento
constante de la práctica de los conocimientos adquiridos.

En estos aspectos, las organizaciones deben ser creativas para poner en práctica
las buenas metodologías para el trabajo con adultos y motivación hacia el cam-
bio de conducta. Las capacitaciones deben adaptarse al nivel de lenguaje, edu-
cación y conocimientos del grupo de productores. Pueden ser impartidas por
empresas privadas, servicios gubernamentales o no gubernamentales, si existe
un servicio cercano a la finca u organización.

Cada caficultor necesita recibir como mínimo una capacitación inicial (o una
prolongada sesión de asesoría) en prácticas de Manejo Integrado de Cultivo. La
participación y contenido de las capacitaciones debe ser documentada. Los cafi-
cultores deben ser conscientes de los requerimientos de certificación y se deben
familiarizar con los métodos apropiados de producción.

Los planes de capacitación pueden incluir temas de cobertura general y requeri-

mientos para la certificación, así como temas específicos dirigidos a los produc-
tores identificados con determinadas carencias de capacitación en producción,
buenas prácticas agrícolas o manejo de calidad de café.

Dos aspectos fundamentales que deben ser tenidos en cuenta en el plan de

capacitación, tanto para productores como para formación de inspectores
internos, son la filosofía de gestión para el grupo apoyada en tres principios

24
fundamentales de la calidad total: enfoque al cliente, mejora continua y
trabajo en equipo, y la garantía de calidad como principios de la trazabilidad
y estandarización de procedimientos, de manera que se pueda unificar en los
aspectos más relevantes la manera de trabajar propuesta por UTZ CERTIFIED a
nivel de las realidades, necesidades, fortalezas y limitantes del grupo. En estos
aspectos, el Código de Conducta demanda evidencia documentada y visual
o comprobación en campo.

Los temas de manejo de grupo, reglamento interno y programación de

inspecciones se deben manejar también en el plan de capacitación mencionado.
El Código de Conducta UTZ CERTIFIED puede ser usado como referencia y análisis
de los requerimientos de capacitación de diferentes puntos de control y para
considerar un plan básico de capacitación.

Todo el personal con responsabilidades dentro del funcionamiento del SIC

debe tener el entrenamiento y la capacitación necesaria de acuerdo con sus
funciones. Las capacitaciones a inspectores, administradores y técnicos deben
ser documentadas y registradas en sus expedientes individuales.

25
 Plan de producción
ón
(Parte de las reglas de producción del estándar interno)

8
ANEXO 8 - Plan de producción

Para los grupos de productores de café UTZ CERTIFIED es recomendable proporcionar

a los agricultores un Plan de Producción. Si el plan de producción es el estándar
interno del grupo, entonces éste es un documento obligatorio.

Este plan incluye:

Descripción de las medidas apropiadas de fertilización.

Lista de fertilizantes permitidos con las instrucciones de uso.
Descripción de las medidas de control de plagas.
Métodos de Manejo Integrado de Plagas que se aplicarán.
Almacenamiento de insumos.
Instrucciones sobre uso de pesticidas.
Lista de los productos fitosanitarios permitidos con todos los detalles de
uso (en términos que puedan ser entendidos por los productores).
Instrucciones sobre manejo de cosecha y poscosecha.
Lineamientos sobre bienestar para los trabajadores.
Otros aspectos de manejo ambiental, manejo de semillas y material de
siembra.

En el plan pueden incluirse los aspectos que, a criterio de la organización, sean de

manejo técnico para todo el grupo y también comentarios particulares para el plan
de producción específico de un miembro del grupo.

El plan de producción es también una herramienta de planeación, ya que puede

incluir la visualización de las actividades programadas para el manejo de la finca y
define las épocas más apropiadas para la realización de las labores. Sobre este mis-
mo plan se puede planear el mejor momento para la inspección interna, de acuerdo
con las labores que se anticipan para un mes determinado.

26
 Manual de control interno, manejo
documental y reclamaciones

ANEXO 9 - Manual de Control Interno

9
El manual de control interno contiene los procesos operativos relacionados con
el Código de Conducta. Este documento puede incluir aspectos sobre manejo
del SIC, organización y administración de la certificación.

También puede contener información relevante sobre procesos de acopio, ma-

nejo de producto, trazabilidad y manejo de la cadena de custodia. Su contenido
debe revisarse periódicamente para que esté acorde con los cambios del Código
de Conducta y con otras normas o regulaciones bajo el sello UTZ CERTIFIED.

Este documento debe estar a disposición de todos los públicos interesados,

como productores, administradores del SIC, clientes, organismos certificadores o
la Fundación UTZ CERTIFIED.

En el desarrollo de sus funciones, el SIC debe prestar atención al manejo

de documentos y su actualización. Por la importancia de cada uno de estos
documentos internos, se debe contar con un mecanismo de revisión y aprobación
de las versiones.

La redacción de documentos tales como contratos y estándares internos que los

miembros del grupo deben comprender deberá ajustarse a su idioma y nivel de
comprensión.

En el manual del control interno habrá una descripción de los procesos operativos
más comunes como los siguientes:

Funciones, responsabilidades y competencias de los empleados, las personas

elegidas y los comités.

Procedimiento para la aprobación de nuevos miembros y toma de decisiones

con base anual sobre la situación de cada miembro en el grupo.

27
 Requisitos en torno a los registros del grupo y de los miembros del grupo.

Procedimiento para inspecciones internas.

Procedimiento para sanciones y apelaciones.

Para un manejo administrativo de estos documentos se debe de incluir:

Versión.
Fecha de emisión.
Paginación apropiada.
Encargado(s) de elaboración.
Aprobación del contenido.

Cuando se emite una nueva versión de un documento del SIC o para sus asociados,
deben recuperarse o destruirse las versiones previas de los documentos en blanco
no utilizados. Estos procedimientos deben estar escritos con clara identificación
de las personas a cargo de la aprobación y distribución. Se debe contar con copias
de las versiones vigentes.

Las actividades de control interno se deben registrar y, junto con los documen-
tos del proceso de certificación, deben guardarse por un período mínimo de dos
años, o según lo requieran las legislaciones locales.

La información debe permanecer en un medio original y de acceso legible.

Las nuevas tecnologías permiten un manejo de información en sistemas de
información con la ayuda de programas tecnológicos. En este caso puede
manejarse información a gran escala y detalle, para lo cual es importante mantener
copias de respaldo y así evitar la pérdida total de información (información
electrónica).

ANEXO 10 - Formulario de reclamaciones

ANEXO 9 - Manual de control interno

La administración del grupo deberá atender los conflictos de interés reales y

potenciales a tono con su escala y condiciones. Las personas deberán revelar
cualquier posible conflicto de interés y deberán abstenerse de involucrarse en
el trabajo o en las discusiones o decisiones en el proceso del sistema interno de
gestión que tengan relación con su posible conflicto.

28
El manejo correcto de las reclamaciones es de gran importancia para brindar
un adecuado servicio al cliente y a otros interesados, y es un componente del
verdadero autocontrol y mejoramiento continuo. El análisis de las reclamaciones
contribuye a mejorar la calidad del producto y la relación de la organización
con sus asociados, clientes y proveedores. Del análisis de las reclamaciones
se originan acciones preventivas o correctivas que se deben aplicar con su
respectivo seguimiento. La gestión de reclamaciones es una función que se
identifica con el administrador del SIC. Pueden emplearse formatos donde se
maneje la información completa, desde la recepción, análisis y respuesta, hasta
el seguimiento a las acciones correctivas que genera el reclamo.

El procedimiento para el manejo de reclamaciones debe estar escrito documen-

to independiente o ser uno de los componentes del Manual del Control Interno
(como se realizó en el ejemplo).

La organización propietaria del certificado es la responsable de que sus

productores cumplan con el Código de Conducta, de las regulaciones de la
Cadena de Custodia y del manejo de SIC, a pesar de que algunas de las funciones
de procesamiento sean realizadas por subcontratistas o proveedores de servicios.
Por esto, el propietario del certificado es quien debe poseer los procedimientos
para seleccionar los subcontratistas y registro de las labores realizadas por ellos,
y de su historial y competencias. Las relaciones con subcontratistas que incluyan
servicios deben estar formalizadas mediante contratos o su equivalente legal
(como órdenes de servicio, facturas de compra, etc.). Las tareas que desempeñan
los subcontratistas deben de estar conforme el Código y demás requerimientos
de UTZ CERTIFIED y con las internas de la organización de productores.

29
 Uso de logo
UTZ CERTIFIED - Good Inside

10
El uso de la marca UTZ CERTIFIED Good Inside, que se emplea en sacos de café o
contenedores para café certificado, debe ser documentado y estar de acuerdo
con las condiciones especificadas en los Requerimientos para el Uso del Logo
UTZ CERTIFIED Good Inside1 disponibles a petición con
communications@utzcertified.org.

El grupo de productores debe controlar el uso de la marca en sus ventas y en los

productos comerciales en que se utilice.

1 Actualmente este documento sólo esta en inglés

30
 Administración de
la trazabilidad
La trazabilidad es uno de los aspectos más importantes en los mercados, por
esto, UTZ CERTIFIED la considera como uno de los componentes principales de
su certificación. 11
La trazabilidad consiste en una serie de procedimientos claros que permiten co-
nocer el origen, ubicación y trayectoria de un producto, como el lote de café, a lo
largo de la cadena de suministro. Este procedimiento puede aplicarse en cual-
quier momento mediante el uso de herramientas que manejen correctamente el
producto y el adecuado registro de la información, lo que hace posible el segui-
miento desde su origen hasta el cliente y viceversa. Este proceso se puede realizar
partiendo del origen del producto al sitio de consumo (trazabilidad descendente
o “aguas abajo”) o inversamente si se trata de un producto en su lugar de destino
y se quiere rastrear de dónde viene (trazabilidad ascendente o “aguas arriba”).

Las reglas para el manejo de la trazabilidad de café UTZ CERTIFIED se encuentran

en el documento denominado Cadena de Custodia y se incluye en el Código de
Conducta UTZ CERTIFIED para los productores. La Cadena de Custodia requiere
que el café certificado UTZ se procese, almacene y transporte separado del café
no-certificado. Cada organización en la cadena de café debe tener un sistema de
separación física y administrativa del café certificado UTZ. Ésta es la única manera
de asegurarle al comprador final un lote de café UTZ CERTIFIED.

Se obtiene trazabilidad a través de una combinación de prácticas a nivel de

la finca, del grupo o lugar de acopio del producto y del beneficio o lugar de
procesamiento. Para los productores los requiremientos de Cadena de Custodia
estan integrados en el Código de Conducta.

La administración del grupo será responsable de las ventas de los productos

certificados hasta e incluyendo la etapa final de la cadena de producción a cargo
del grupo. Los miembros del grupo solamente pueden vender sus productos
certificados si éstas ventas son aprobadas por el SIC y el SIC documenta y controla
la trazabilidad de estos productos.

31
Trazabilidad física
El productor necesita estar seguro de que la planta donde procesa el grano tiene
un sistema de registro que controla que el café certificado UTZ nunca sea mezclado
físicamente con otro tipo de café durante la recepción, despulpado, tanques de
fermentación, patios de secado, secadoras, trillado o almacenamiento. La planta
de procesamiento debe mantener registros y estar en capacidad de establecer
los propietarios del café certificado UTZ durante cualquier etapa del proceso.

Se deben tomar muestras del café anunciado y despachado por el productor o

grupo de productores y guardarlas en caso de futuros reclamos. Los sacos que
contienen café certificado UTZ deben estar claramente marcados para evitar
mezclar los productos. Se recomienda usar el logotipo UTZ CERTIFIED Good
Inside. Los sacos o cualquier tipo de contenedor con café UTZ CERTIFIED pueden
ser de un color particular, llevar número o código, identificación adherida,
marca impresa, o cualquier otro distintivo para diferenciarlos de los demás.
UTZ CERTIFIED Good Inside es una marca registrada y sólo puede ser utilizada
por los miembros certificados UTZ CERTIFIED para designar el café certificado y
diferenciarlo del que no lo está.

Es importante que el café de un productor o grupo de productores pueda ser

fácilmente identificable mediante el uso de un logotipo o marca impresa en el
saco de fique o de yute.

Se deben utilizar registros de almacenamiento para identificar el tipo de café in-

gresado (cereza, pergamino o verde (oro)), fecha, cantidad de ingreso y egreso
del producto, documento de pesado, número de factura comercial, métodos y
nombre del transporte utilizado y destino del producto.

Es posible usar la misma área de almacenamiento para todo el café, tomando en

cuenta que debe existir una clara división, visible o física para los diferentes tipos
de café.

Esta separación se hace con identificación de áreas por cada tipo de café. Tam-
bién se puede separar el café en el tiempo, usando la bodega sólo para café cer-
tificado y, luego de procesado, usar la misma bodega para café no certificado o
viceversa.

Trazabilidad administrativa
Se usan registros adaptados a cada negocio particular que realiza la operación
certificada. Estos deben revelar completamente todas las actividades y transac-
ciones de la operación certificada con suficiente detalle para que sean compren-
didas y auditadas en cualquier momento.

32
Los registros deben estar firmados por los representantes de las áreas
correspondientes. Se deben llevar para las siguientes etapas:

1. Cosecha.
2. Procesamiento húmedo y seco.
3. Almacenamiento.
4. Despacho a beneficiaderos externos.
5. Distribución a la cooperativa o comprador.
6. Registro del volumen almacenado y despachado.
7. Registro de los anuncios de venta.
8. Registro de almácigos o viveros.
9. Registro de labores de campo.

Los productores o grupos son responsables por su café desde la cosecha hasta
que es enviado al comprador. Por lo tanto, todas las partes deben mantener re-
gistros de trazabilidad. Ésta se logra cuando todos los eslabones de la cadena
manejan el producto con las precauciones de identificación y separación, lo cual
se complementa con un adecuado registro de información.

En caso de usar un beneficiadero o procesamiento externo para el servicio y la

venta, es responsabilidad del productor propietario del certificado que su café
tenga los controles y separación suficientes para asegurar que efectivamente es
el que entregó al beneficiadero.

La responsabilidad de estos aspectos, como los anuncios de venta y proporcionar

la información de UTZ CERTIFIED debe estar claramente identificada y asignada.
La persona responsable debe estar en capacidad de explicar y demostrar
cómo funciona el sistema de trazabilidad en todos los procesos del cultivo y
procesamiento del café.

33