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PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIALES Y SERVICIOS

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO Y ALCANCE ............................................................................................ 3

2. RESPONSABLES ...................................................................................................... 3

3. DEFINICIONES ......................................................................................................... 3

4. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ................................................................... 4

5. DOCUMENTOS ......................................................... Error! Bookmark not defined.

6. FORMATOS .............................................................. Error! Bookmark not defined.

7. CONTROL DE REGISTROS ..................................................................................... 7

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1. OBJETIVO

Describir los pasos para efectuar la gestión de compra de los materiales, repuestos,
insumos y servicios, que inciden en la calidad y en la seguridad del servicio que
TECNITRANSPORTES presta a sus clientes externos, teniendo en cuenta los
requerimientos del cliente y del Sistema Integral de Gestión.

2.0 ALCANCE

Este procedimiento tiene cómo alcance todas las compras realizadas por
TECNITRANSPORTES S.A.S.

2. RESPONSABLES

Gerente: Es responsable de garantizar los recursos necesarios para la compra de

insumos, materiales y servicios requeridos para la Operación. Aprueba las compras de
productos críticos para Bodega cuando estos no se compren por consecuencia a una
requisición sino para inventario.

Coordinador Logístico: Es responsable de controlar en todas las etapas el proceso de

compras, tiene autoridad para aprobar las compras requeridas para la operación de
Tecnitransportes provenientes de la Requisición recibida.

Coordinador de Operación: apoyan la gestión de compra cuando sea necesario,

con autorización del coordinador del proceso de compras y almacén

Coordinadores de procesos: son responsables de realizar las requisiciones de

materiales y/o servicios al proceso de compras

RECURSOS:
La gerencia destina recursos económicos, Tecnológicos y de Talento Humano para
la ejecución del Proceso de compras.

3. DEFINICIONES

Cliente: Se define como clientes internos y

clientes externos a la organización, entendiéndose a los primeros como parte de la
cadena de producción y/o provisión del servicio, y a los segundos como los
consumidores finales o intermedios.
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Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio.

Proveedor crítico: Persona o entidad que nos proporcionan insumos, repuestos,

equipos y servicios que generan gran impacto sobre la prestación del servicio de la
organización (proveedores de repuestos para maquinaria y equipo, dotación, epp y
equipos subcontratados).

Contratista: Persona a la que se le encarga la realización de una obra o servicio por

contratación

Subcontratista: Es el encargado de realizar la obra o servicio que le encarga el

contratista

4. FRECUENCIA
Cada vez que se realicen compras en Tecnitransportes S.A.S.

5.1 Tipos:
Para compras especiales se definirán en criterios de seguridad, Calidad y ambiente que
requieran de acuerdo al servicio o producto requerido.

SERVICIOS AMBIENTALES DE RECOLECCIÓN DE RESPEL: Cuando se requiera el servicio

de Recolección de RESPEL, se solicitará el certificado de recolección en donde se especifique
el tipo de residuo y la cantidad de lo que se realice y se verificaran las Licencias Ambientales de
transporte y disposición final.

SERVICIOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Siempre q se contrate un servicio de salud Ocupacional se verificará que cuenten con Licencia
en salud ocupacional vigente, y que tenga el alcance para el tipo de servicio que se solicite.

4.2 Excepciones
Las adquisiciones o pagos de los siguientes ítems no serán controlados por el
proceso de compras en las etapas de: Requisición, Orden de compra e inspección
de Compras, se realizarán pagos desde caja menor o bancos.
Para el caso de:
 Pago o contrataciones de servicios públicos domiciliarios de la base, será de
responsabilidad de Tesorería. Y se cancelará por caja menor.
 Pagos de las obligaciones financieras será responsabilidad del proceso de
Gerencia.
 Para la adquisición de todo tipo de pólizas será responsabilidad del proceso de
Gerencia.
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 Los convenios realizados por la empresa en cabeza del proceso de gestión

humana o SSTAC, como son: vigilancia, ocupacionales, gimnasio, servicio
funerario y cualquier otro que genere este proceso.

 Los Exámenes médicos ocupacionales, En vez de emitir Orden de compra se

emite remisión de exámenes médicos que es válido para facturación por parte
del proveedor.

5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

5.1 Generalidades.

 Para garantizar la compra efectiva de maquinaria, vehículos, materiales, repuestos,

insumos, suministros y servicios que influyen directamente en la calidad y
seguridad, TECNITRANSPORTES se compromete a los siguientes principios.
 Siempre se cumplirá con los requisitos expresados por el cliente interno o su
equivalente, a través de la requisición de materiales y/o servicios.
 Se asegurará que los proveedores y/o contratistas cumplan con los requisitos
registrados en la orden de compra u orden de servicio.
 Se asegurará de subcontratar los servicios con entes especializados, que tengan
la competencia y cumplan con los requisitos legales para la prestación del
servicio.

6.2 PLANEAR

Cuando en alguno de los procesos se requiera un insumo, material, servicio etc, los
Lideres de Proceso con código de Acceso (Administrador/Coordinadores) emitirán al
Coordinador Logístico una requisición por medio del programa SYSCOM, con las
especificaciones requeridas.

El Coordinador Logístico verificará existencia de la requisición en Bodega si hay

existencia de lo solicitado en el requerimiento se procede a la entrega del mismo y no
se ejecuta el proceso de compras.

En caso de que no haya existencias de inventario en Bodega de lo descrito en la

requisición se procede a verificar en el listado de Proveedores para realizar la orden de
compra según las especificaciones descritas en la requisición.
Si según lo solicitado en la requisición no hay un proveedor establecido para realizar la
compra se procede a ejecutar el procedimiento de Selección, Evaluación y control a
Proveedores de insumos y servicios. P-CA-03 antes de empezar el proceso de compras
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Cotización: a nuestros proveedores aprobados no se les exigirá cotizaciones

específicas para las compras ya que anteriormente en el proceso de selección y
evaluación se ha establecido su confiabilidad y que sus precios son competitivos.

6.3 HACER

El Coordinador Logístico emite la Orden de Compra desde el Programa SYSCOM

ingresando con su código, de acuerdo a las especificaciones de la requisición recibida.

La orden de compra puede describir una cantidad mayor a la solicitada en la

requisición para tener inventario disponible en Bodega. Estas no requerirán autorización
Gerencial siempre y cuando no sobrepase 10 SMLV.

Cuando se emita una orden de compra sin que haya una requisición de materiales,
insumos y servicios esta debe ir aprobada por la Gerencia.

EL Coordinador Logístico envía la Orden de compra al proveedor aprobado en medio

físico o magnético.

El Proveedor envía a la base o entrega a quien realice la compra lo descrito en la Orden

de Compra junto con la factura o remisión.

6.4 VERIFICAR

8.2.1 Criterios
Los Criterios que se verificarán en la compra del insumo o servicio serán:

- Cantidad Solicitada/Oportunidad: Revisar si el producto ha sido entregado de

acuerdo a la cantidad solicitada o el servicio de ha realizado en el tiempo pactado
- Referencia/Cumplimiento: Revisar si los productos o servicios adquiridos cumplen
con las especificaciones definidas en la orden
- Empaque/Resultados Revisar el estado de los empaques/ El servicio realizado fue
satisfactorio.
- Estado General/ Seguimiento Revisar que no existan fisuras, defectos de
fabricación, etc/ Verificar la calidad del servicio.
- Otros: En este espacio se pondrán condiciones específicas q deben cumplir algunos
productos que por su naturaleza deben ser inspeccionados en detalle.

Cuando una inspección evidencia que un producto (solo aplica para productos) no
cumple con las especificaciones requeridas por nosotros como compradores se
procederá a realizar la devolución al cliente para su reposición del mismo producto que
cumpla con las mismas características iniciales de compra, si el proveedor no tiene la
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capacidad, se buscara en el listado de proveedores quien más nos pueda suministrar el

producto y se le solicitara a la mayor brevedad posible.

Cuando una inspección a un servicio, después de recibirlo evidencia que no cumplió

con las expectativas de nosotros como compradores del mismo, se dejara evidencia, se
le comunicará al proveedor por medio de formatos propios o del proveedor la
insatisfacción, y servir como soporte para la evaluación del mismo.

ACTUAR:
El proceso de compras establece indicadores de cumplimiento y eficacia en donde se
medirá el desempeño del proceso de acuerdo a los indicadores del proceso de compras
se realizará Acciones Correctivas a las No Conformidades levantadas cuando no se
cumplan los objetivos del proceso.

6. CONTROL DE REGISTROS

CONTROL DE CAMBIOS
Reestructuración del procedimiento
4
para su mejora.
Se incluyen ítem 1.12 criterios de
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compras ambientales
Se actualizan los documentos, se
2 23/08/2016
cambió firma del documento
1 21/06/2013 Se actualizan los documentos
0 12/04/2013 Creación de documento
Elaboró Revisó Aprobó

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____________ ______________
Oscar Rosado
Paula Forero Carlos Julio Diaz
Coordinador Lógistico
Coord. HSEQ Gerente