GUIA PARA EL TALLER/LA SIMULACION/ EL JUEGO DE ROLES/

ESTUDIO DE CASO

Proceso:Gestión de la Formación Profesional Integral

SIG Procedimiento:Ejecución de la Formación Profesional Integral

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1. DATOS GENERALES

Programa de Formación: Técnico Asistencia en Organización de Archivos

Proyecto de la Formación Organización archivística del fondo documental de la Alcaldía de
Profesional: Neiva.
Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad
Competencia:
vigente y políticas institucionales.
Identificar las agrupaciones documentales en la estructura
Actividad de Aprendizaje:
orgánica.
Evidencia de Desempeño y/o Producto:
• Cuadro de Clasificación Documental.
Criterios de Evaluación:
• Aplica los principios archivísticos para la clasificación documental, de acuerdo con la estructura
orgánico-funcional, las Tablas de Retención Documental, las normas y la legislación vigente.
• Aplica las agrupaciones documentales de la Organización, según la estructura orgánico-funcional de la
empresa.
• Elabora el cuadro de clasificación documental, de acuerdo con los principios archivísticos.
Duración de la evaluación:
3 horas

Nombre del Aprendiz (a) en formación:

No. de ficha: 1906178
Centro de formación: SENA
Regional:
Nombre del Instructor(a): NAIROBY FLOREZ CERQUERA

2. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO:

• Realice las actividades requeridas de acuerdo a las orientaciones dadas en el presente taller.
• Analice el material entregado por su instructor, consulte la bibliografía recomendada y a través de
internet.

3. CONTENIDO y/o SITUACIÓN DESCRIPTIVA:

• Analice el siguiente Estudio de Caso.

• Diseñe el organigrama, diferencie las secciones y subsecciones en color diferente.
• Codifique las secciones y subsecciones en el organigrama.
 Conforme series y subseries, de acuerdo con las funciones para cada unidad administrativa y
ordénelas alfabéticamente. Codifique las series y subseries.
• Plasme la información anterior en un cuadro de clasificación documental.
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I. Con la siguiente información del Colegio El Mundo de los Niños:

• Identifique el Fondo Documental.

• Elabore el Organigrama y codifique las secciones y subsecciones.
• Al frente de cada función, escriba la serie y/o subserie.

FUNCIONES SERIES Y SUBSERIES

RECTORÍA
Creada mediante Resolución 005 de enero 2000
 Evaluar junto con el Comité Evaluador, las  Actas (serie)
acciones de formación impartida por el
Colegio.
 Actas comité evaluador (subserie)
 Identificar y elaborar los proyectos  Proyectos
institucionales.  Proyectos institucionales
 Divulgar información de interés para los

alumnos.
 Programar las reuniones del Consejo  Actas
Académico cada vez que se requiera.  Actas consejo académico
 Contratar la adquisición de bienes y servicios,  Contratos (serie)
así como la prestación de servicios
 Contratos de bienes y servicios
personales, según la necesidad requerida por
la Institución.  Contratos de prestación de servicios
 Informe
 Rendir informe sobre planeación y ejecución
 Informe de planeación
de actividades.
 Informe de ejecución
 Rendir informe general semestral al  Informe
Ministerio de Educación.  Informe General sementral
COORDINACIÓN ACADÉMICA
Creada mediante Resolución 006 de enero 2000.
 Aportar información para elaborar los planes
 Coordinación académica(serie)
de capacitación para profesores.
 Programar las reuniones de los diferentes
 Bienestar al alumnado (serie)
Comités Pedagógicos de las diferentes áreas.
 Rendir informe bimensual de planeación y
 Coordinación académica (serie)
ejecución de actividades.
BIENESTAR AL ALUMNADO
Creada mediante Resolución 007 de enero 2000
 Estructurar y desarrollar programas de  Estructura y desarrollo
bienestar para el alumnado.  Programa bienestar alumno
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 Propiciar integración de los estudiantes a

 Bienestar al alumnado (Serie)
través de convivencias.
 Rendir informe sobre la ejecución de  Informe
actividades planeadas al alumnado.  Informe Actividades del alumno
SECRETARÍA
Creada mediante Resolución 008 de enero 2000.
 Registrar el ingreso de alumnos, de
conformidad con los requerimientos 
establecidos.
 Elaborar y mantener actualizada la
 Secretaría (serie)
información de los estudiantes.
 Mantener actualizadas las respectivas
historias laborales de los funcionarios del  Secretaría (serie)
plantel.
 Gestionar la documentación recibida y
 Secretaría (serie)
producida por la institución.
 Administrar y controlar la documentación
 Coordinación académica (subserie)
que posee la unidad administrativa.
 Administrar y controlar la existencia y estado
de los diferentes equipos, muebles y enseres  Coordinación académica (subserie)
de la institución.
 Rendir informe sobre planeación y ejecución
 Secretaría (serie)
de actividades.
 Realizar eliminación documental, según la
 Secretaría (serie)
disposición de las TRD.
CONTABILIDAD Y FINANZAS/SECRETARÍA
Creada mediante Resolución 020 de enero 2001.
 Contabilizar ingresos y egresos de la
 Contabilidad y finanzas (subserie)
institución.
 Tramitar oportunamente los pagos que
contrae la institución, por compromisos  Contabilidad y finanzas (subserie)
adquiridos con otras entidades.
 Mantener los saldos al día, de las diferentes
cuentas corrientes Bancolombia y Citibank  Contabilidad y finanzas (subserie)
que maneja la institución
 Rendir informe sobre planeación y ejecución
 Contabilidad y finanzas (subserie)
de actividades.
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II. Ahora tome el listado de series y subseries (discrimine las subseries pertenecientes a cada serie), y
colóquele al frente su Procedencia, es decir, la sección que las produjo o donde nacieron.

FONDO: _COLEGIO EL MUNDO DE LOS NIÑOS___________________

PROCEDENCIA
SERIES Y SUBSERIES
(Sección/Subsección)
 Secretaría (serie)
 Coordinación académica (subserie)
 Contabilidad y finanzas (subserie)
 Bienestar al alumnado (serie)
 Contabilidad y finanzas (subserie)
 Consejo académico (subserie)














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III. Ordene alfabéticamente el listado de series y subseries; y codifique.

CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE

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IV. Elabore el cuadro de clasificación documental.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

FONDO DOCUMENTAL: ____________________________________________________________________

CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIES CÓDIGO SUBSERIES

V. Guarde el cuadro de clasificación documental como evidencia en su portafolio.

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BIBLIOGRAFÍA

 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de Clasificación Documental. Bogotá D.C. 2001. p. 29.
ISBN 958-9298-80-X
 LÓPEZ HERNÁNDEZ, Mary Luz. Clasificación Documental. Medellín: SENA. 2003. 42 p.

4. EVALUACIÓN:

Observaciones:
_____________________________________________________________________________

Recomendaciones:
_____________________________________________________________________________

Juicio de Valor:
_____________________________________________________________________________

Observaciones del evaluado:

______________________________________________________________________________

Ciudad y Fecha:
Instructor (a):___________________________________________________

Aprendiz(a):____________________________________________________