PN–SGI– 01

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS
08-11-2010
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INDICE

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. RESPONSABILIDAD

4. DEFINICIONES

5. REFERENCIAS

6. MODO OPERATIVO

7. REGISTROS

8. BITACORA DE CAMBIOS

Nota: El presente documento es de exclusiva propiedad de SERTEMAQ LTDA. El

contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceros sin la expresa
autorización del Gerente General.

FECHA NOMBRE FIRMA

REALIZADO POR 30-09-2010 Marco Aldana

REVISADO POR 08-11-2010 Francisco Rojas

APROBADO POR 08-11-2010 Juan Cortes

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1. OBJETIVO.

El objetivo de este procedimiento es establecer la metodología para controlar, aprobar,

identificar, modificar, distribuir y eliminar, los documentos, registros e instructivos del
Sistema de gestión de Integrado, asegurando que las ediciones actualizadas de los
documentos estén disponibles en todos los puntos en que se realizan las operaciones
fundamentales para el funcionamiento efectivo del SGI. Los documentos pueden
corresponder tanto a documentos impresos como documentos electrónicos

2. ALCANCE.

Este procedimiento se aplica a todos los documentos de las áreas de la organización e

incluye los documentos impresos y en medios electrónicos, así como también los
documentos de origen externo que tengan relación o afecten el SGI.

3. RESPONSABILIDADES.

Gerente General
Es el encargado de aprobar la documentación generada por SGI
Representante de la gerencia
Es el encargado de revisar y aprobar la documentación del SGI
 Procedimientos Operativos
 Instructivos de trabajo
Encargado del SGI
 Diseño y elaboración de la documentación del SGI
 Controlar la documentación y datos relacionados con el SGI
 Distribución y disposición de la documentación en los lugares requeridos por el
SGI
 Coordinar la solicitudes de modificación de los documentos hacia el representante
de gerencia
 Realizar las modificaciones de los documentos

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 Comunicar las causas de la NO ACEPTACIÓN de las solicitudes de modificación

 Recuperar y eliminar los documentos obsoletos
 Mantener una copia obsoleta de referencia

4. DEFINICIONES.

Documentos: Corresponde a cualquier información, ya sea electrónica o escrita que

describa, defina, especifique, relate o certifique actividades, requisitos, procedimientos o
resultados.

Documento impreso: Corresponde a toda información que se encuentra en medios

escritos y tangibles

Documento electrónico: Es aquel documento que está compilado en un lenguaje

computacional, ya sea texto, planilla electrónica, base de datos, entre otros.

Documento controlado: Son copias que se mantienen actualizadas o vigentes del

documento original y que llevan en sus primeras páginas un timbre azul de “COPIA
CONTROLADA, FECHA”, y se distribuye según lo indicado en el control de documentos
de SGI

Documento no controlado: Son copias de documentos que se distribuyen solo en fines

de información y no requiere ser actualizados, y se timbran con verde “COPIA NO
CONTROLADA, FECHA”.

Documento obsoleto: Es un documento no valido, o no vigente que se identifica con un

timbre rojo de “DOCUMENTO OBSOLETO”, el cual se guarda por motivos legales o
específicos.

Documento de origen externo: Estos corresponden a documentos como normativos

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nacionales o internacionales, métodos, especificaciones o planos de los clientes.

Control de documentos: Corresponde a un control de documentos que identifica la
condición de revisión vigente de este.
Documento original: Es el documento que lleva las firmas de la persona que elabora,
revisa y aprueba dicho procedimiento y es guardado por el Encargado del SGI

5. REFERENCIAS.
Referencia Norma ISO 9001:2008, Punto 4.2. “Requisitos de la documentación”
Referencia Norma ISO 14.000:2004, Punto 4.4.4 “Control de Documentos”

6. MODO OPERATIVO.
6.1 Elaboración de los documentos
6.1.1 Identificación de lo documentos
La documentación del Sistema de gestión Integrado se identifica mediante los siguientes
datos

 Título del documento

 Numero de revisión, comenzando con el N° 0, e incrementándose la revisión en 1
en caso de modificaciones al documento
 Fecha y firma de las personas responsables de la elaboración, revisión y
aprobación
 Código del documento
 Todos los documentos están paginados, indicando el número total de páginas.
 Se identifica si la copia es obsoleta, controlada y no controlada

6.1.2 Codificación de los documentos

El código de los procedimientos, instructivos y formatos para los registros está

estructurado de la siguiente forma:
Para su identificación, a cada documento se le asignará un código de referencia
dependiendo del área y un número de archivo.

Representado simbólicamente sería de la siguiente forma:

X-ABC-000

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X = letra que identifica el tipo de documento

(M= manual, OP = procedimiento operativo, PN =procedimiento Normativo, IT =
Instructivo, R = registro)
ABC = letras que identifican el alcance del documento (área, SGI = Sistema de gestión
Integrado, DP departamento de Producción)

Codificación de procedimiento
PN o PO AREA/ DPTO/SECC 1, 2,3…
Referencia al área SGI,
Procedimiento del SGI N° de documento
DCD, DP

Codificación de instructivos

IT AREA/ DPTO/SECC 1, 2,3…

Instructivo de trabajo
Referencia al área SGI,
correspondiente al N° de documento
DCD, DP
procedimiento especifico

Codificación de registros
R AREA/DPTO/ SECC 1, 2,3…
Registro de Sistema Referencia al área
N° de documento
Integrado del SGI SGI,DCD,DP
Para los registros de los
Un numero correlativo hace
procedimientos normativos
referencia al correlativo del N° de documento
acompaña a R letra G de
PC normativo referenciado
gerencia

6.1.3 Estructura de los procedimientos

Los procedimientos integrados constan de los elementos que se detallan a continuación:

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Portada del documento

Contiene la siguiente información.
 Logo de la organización
 Título de documento
 Código del documento
 Numero de revisión
 Fecha de elaboración
 Fecha de revisión
 Fecha de aprobación
 Numero de paginas

Contenido
 Tipo de copia: controlada / no controlada al pie de pagina como lo indica el punto 8
del presente documento.
 Cuadro de firmas de los responsables de elaborar y elaborar el documento.
 Paginas del documento.
 Identificadas en encabezado de página.
 Logo de la organización.
 Titulo de documento.
 Código de documento.
 Número revisión.
 Número de páginas

6.1.4 Contenido de los documentos del SGI

Procedimientos e instructivos del Sistema de gestión de Integrado
El gerente general, los jefes de área y la supervisión pueden detectar las necesidades

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de elaborar un procedimiento o una instrucción técnica. El contenido de los

procedimientos asigna las responsabilidades, definiendo quién, cómo y cuando se
desarrollan las actividades de los procesos.
La documentación proporcionará evidencia del buen desarrollo y control de los
procedimientos e instructivos, ya que éstos detallan el método o forma de hacer bien
el trabajo sin necesidad de especificar responsabilidades. Para que un procedimiento
o instructivo se modifique se debe verificar si estos aplican a la tarea a desempeñar
(de acuerdo a la necesidad)

Los procedimientos e instructivos se estructuran según los siguientes puntos:

Objetivo
Establece la finalidad del documento.

Alcance
Define el ámbito al cual es aplicable un documento, reflejando claramente las
excepciones que pudieran tener lugar

Responsabilidad
Define los responsables del modo operativo del procedimiento y la participación en la
elaboración, la introducción de las modificaciones, control, disponibilidad y
almacenamiento. Si no existen responsabilidades debe indicarse NO CONTIENE

Definiciones
Significados de los conceptos relacionados con el proceso. Si no existen indicarse NO
CONTIENE O NO APLICA
Modo operativo
En este punto se incluyen las aclaraciones necesarias para asegurar la comprensión
del procedimiento. En este punto, si fuese necesario, se incluye un diagrama de flujo
que sintetice la secuencia de actividades de las que consta el procedimiento. Si no

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existen diagramas de flujo indicarse NO CONTIENE

Registros
Se indican aquellos registros que se deben generar como demostración o evidencias
de la aplicación del procedimiento o instructivo. Si no existen identificarse NO
CONTIENE

Bitácora de cambios
Descripción de los cambios introducidos en el procedimiento que dan lugar a
revisiones del mismo.

6.2 Control y distribución de la documentación

Se establece que el representante de la gerencia es el responsable del control y
distribución del SGI.
Se considera documento oficial aquel que lleve la firma de aprobación

6.2.1 Modo operativo

Nota 1
El jefe de área o Supervisor canaliza la necesidad de generar un nuevo procedimiento
o de modificar alguno existente mediante una comunicación escrita donde expone el
análisis del requerimiento Solicitud de cambio o modificación de documentación (Debe
existir el registro para dicha solicitud)
Nota 2
El encargado del SGI revisa la necesidad generar o modificar y el efecto que tendrá
sobre los otros procesos del SGI
Nota 3
¿La solicitud es para aplicar una modificación en un procedimiento, o es una nueva
documentación de un proceso?
Si corresponde a una modificación pasa a nota 4. Si es documento nuevo pasa a nota
5.

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Nota 4
El responsable del procedimiento y/o el encargado del sistema lo preparan, de
acuerdo con los criterios establecidos, los requerimientos de la norma ISO 9001: 2008
o la ISO 14.000:2004 y OHSAS 18001: 2007. En caso de los cambios introducidos en
este procedimiento afecten a otros documentos, indicara el proceso de actualización
de este último. Si lo considera oportuno, distribuye una copia para comentarios entre
las diferentes áreas de la organización a los que pudiera afectar el procedimiento

Nota 5
Si la solicitud es para generar un nuevo documento, el encargado del SGI canaliza
hacia el representante de la gerencia la necesidad de designar al responsable para la
elaboración del documento de acuerdo a los requerimientos establecidos.

Nota 6
El responsable del documento solicita el cambio o diseña el procedimiento,
considerando las interacciones que presente el proceso a documentar

Nota 7
El responsable del documento prepara el borrador desarrollando el contenido del
procedimiento

Nota 8
El encargado del SGI revisa el borrador del procedimiento comprobando si se aplica la
metodología establecida.
Si esta correcto; aplica nota 9. Si la metodología esta incorrecta vuelve a nota 7

Nota 9
Si detectaran alguna incoherencia en el procedimiento, los jefes de área la
comunicaran al encargado del SGI para su corrección, dando paso al número 10,

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caso contrario, se pasa punto número 11

Nata 10
De existir comentarios al procedimiento de parte de las áreas ejecutoras, encargado
del SGI los incorpora al documento

Nota 11
Una vez modificado el procedimiento, el representante de gerencia aprueba la
metodología, firma documento y lo envía al gerente general para su revisión final si
corresponde

Nota 12
Si el representante de la gerencia no aprueba el documento, vuelve a punto número 7,
para que el encargado del SGI gestione lo indicado. Si aprueba el documento se pasa
a punto número 13

Nota 13
Documento aprobado y firmado es enviado al encargado del SGI para que proceda a
la distribución de copias según pertinencia y retiro de documentos obsoletos
generando el registro correspondiente (Distribución y acuse de recibo), posterior a
ello archivar el original

Nota 14
El encargado del SGI actualiza la lista maestra de control de documentos. Notifica a
aquellos miembros de la organización involucrados la entrada en vigor del nuevo
documento o la nueva revisión de uno. En el punto 8 de cada documento se
encontrará una bitácora de cambios, en el cual se muestran el histórico de
modificaciones, estas se presentan destacadas en el documento mediante el control
de cambios de Word. En caso de que se produzca la anulación de un documento o

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que el nuevo documento sustituya algún otro, lo indicará expresamente en dicha

notificación. Distribuye copias y archiva original documento

6.2.2 Distribución de copias no controladas

Los usuarios consultan los documentos en la colección controlada según su
disponibilidad. Cuando por razones operativas consideren conveniente poseer
fotocopia de un documento de la colección controlada, el gerente general autoriza
fotocopiar, deberá considerarse que esta nueva copia tiene el carácter de “ copia para
información, es decir, NO CONTROLADA”, de modo que cada vez que se vaya a
utilizar el documento el usuario es responsable de asegurar que sigue en vigor

6.3 Control de documentos externos

El encargado del SGI es responsable del mantenimiento, almacenamiento y
disposición de la legislación y normativas actualizadas que sean necesarias al SGI, los
jefes de área debe identificar los documentos externos que utiliza para el control y
desarrollo de los procesos críticos.
El representante de gerencia utiliza para el control de los documentos de origen
externo el registro de lista de maestra de control de documentos y efectúa su
distribución a través del registro Distribución Acuse de recibo, Utilizando los campos
de los registros que sean aplicables.
El encargado del SGI es responsable de identificar las versiones actualizadas y retirar
las versiones obsoletas de los documentos externos para evitar su aplicación, son
destruidos.

6.4 Destino de documentos obsoletos

Los documentos obsoletos se destruirán, frente al encargado del SGI y el Gerente
general o quienes éstos designen previa autorización y venia de ambos. Se emite
acta.

7. Registros

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 Distribución y acuse de recibo (R-SGI-07)

 Solicitud de cambios de modificación de documentos (R-SGI-08)
 Lista maestra de control de documentos (R-SGI-09)

8. BITACORA DE CAMBIOS.

Revisión Fecha del Cambio Fecha de Solicitud de Cambio Asociada

9. ANEXOS
Modelo de pies de página (Copia controlada, copia no controlada)
1.- COPIA CONTROLADA- COPIA NO CONTROLADA

COPIA CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

2.- DOCUMENTO OBSOLETO

Se marcará con un plumón rojo en la primera hoja del documento la palabra

OBSOLETO y se hará una línea con el mismo lápiz de la parte inferior izquierda en
todas las demás hojas.

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DISTRIBUCIÓN Y ACUSE DE RECIBOS

Nombre Responsable Fecha

(R-SGI-07)

Versión
_________________
Firma N°
Fecha de Nombre y Código Nº de la versión Firma de quien
recepción documento documento recepciona y
documento recepcionado devuelto devuelve
documentos

ANEXO 1: FORMATO DE DISTRIBUCION Y ACUSE DE RECIBO

ANEXO 2: FORMATO SOLICITUD DE CAMBIOS DE MODIFICACIÓN DE

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DOCUMENTOS

SOLICITUD DE CAMBIOS DE MODIFICACIÓN DE

R-SGI-09
DOCUMENTOS
No. Nombre de la Documentación Motivo del cambio Fecha Firma
(Autorización)

1.

2.

3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

12.

13.
14.
15.

ANEXO 3: LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

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LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

(R-SGI-09)

CODIGO NOMBRE DEL REV FECHA PROTECCIÓN DISPONIBILIDAD RESPONSABLE TIEMPO ARCHIVO
DOCUMENTO

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