Internet sem video esta ficando para tras. E voce?

Esi. volume da C<il.cao INfO mergutha no flash e destaea 0 que ° programa trar de methor na ¥ersao 8: es recursos de video para a internet. A edi~ao apresenta tdtoTiais Que ensinam como montar 0 seu pToprio You Tube e lambem Iraz e~~etiencias de profissionai's ~ue trabalham com 0 sotlw~re. revelandD Iruques e caminhos para Quem quer se aprimorar. o 1IIdeo naG esta mais preso a TV, nam voc~. Garanla 0 seu,

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95 :> ordem nas planilhas 97 > (am 0 numero exato

de celulas

SEGURANI;A

100 > proteger e precise

DICIONARIO 104 :> Universo das ptanilhas

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EQUIPE

ElU';:AO Maria Isabel Moreira EDITORA DE tUnE lara Spina. tAPA (rystran C(U~ Iarte) eceuus (ilu5tfa~ol

COlABORADORES Carlos Machado. Eric Costa

e LUcia Reggiani Itexto), Mondi.at

rntcrmatlca tccnsultcria), claudia otteliflger (di3.grami'l'l;:ao) e Rita Del Manarn (revisao)

DUAS DECADAS DE EXCEL

Excel para Windows completa 20 anos de estrada neste ano. A primeira edi~ao do programs foi apresertada pela Microsoft em 1987. ano em que 0 rnercado de planilhas so contava 1-2-3 - o programa da Lotus detinha nada menos que 70% de participacao, Na epoca, a software produzido pela companhia de Bill Gates tentau seduzir as crnpresas com sua interface grafica e a entao IlOVO recurso aponre-e-clique - alga tao natural para um usuarto de computad or nos dias atuais cuerno respirar. mas uma curiosidade na epoca elm que a mouse era artigo estranho as mesas dos escrit6rios. A acosta da Microsoft foi ceneira. Nesse longo percurso. 0 Excel ganhou recursos na mesma proporcao em que concutsrou adepros. Hoje. e um programa onipreserite nas empresas e numa parcela signiflcativa de residencias.

o lancarncoto que a M krosott fez no in icio deste ano retoma. de certa forma. a fio da meada dessa historia, o Excel 2007 passou por uma repaginada como ha muito anos seus usuanos nao viarn, E a illterface grafica remodelada e 0 primeiro aspecto que chama a atcncao, Quem se acostumau cam as menuse as barras de fer, ramentas tem de sa readaptar ao novo sistema de guias e Iaixas de opcoes que comandarn os novas prograrnas da familia offlce. a ptanuha ai i nelu ida. A M icrosolt diz que as mudancas devem reduzir em are 30% as rnovirncntcs de aponte-e-clique. Um apelo e tanto numa epoca em que .unguern quer perder tempo. Mas voce tem deexperimentar para ver se vai gostar dessa e de tantas ourras atra\oes que a nova versao reserve, A colecao INFO Excel 2007 vai ajudar ~essa descoberta. Bom proveito!

MARIA ISAUiE.l..MOREIRA EOO'QJLII.Di: EXCEL.2001

P"fi1;n;~iI"iI~" Colf-~JL':

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P~"""I't.J:.dil9r:~bI:'!(lCM~ \!1<.e-P'WI.;l'e"~' ~,II;".ud~l); c.la~C~'II)C.,y,!, V1C~·1'1451d~n!>ao.: h;i"1) Mer.de1 Le.!1, MaurQ C~II,~"

Cclllcl110 U~Drill; aetenc Crvll~ (Pre.I~I"l'). ThOm.!l SOu,o C(l,,~~ N"te·I'rn!dErltel.

IoseRI>OIertoGrmo

Cii"'tOf SKnitirio Edi~lrtd. ilt-U.\Oe 1110111...00""1,.: Srd"l!l ~ Dif<l!lOI'oI de l'ubliddaoi;; CO<poIt.tiv .. : n-.C~~t':Il hirt:o

Dnlor~ptrin~ AIeund~C~

Direloracll!~o:s..r.;j'i(~ ~~~'~~Ii':~.kIr1H "lr~I"'~AmI;(..",~~CI1.il

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PUelltUV.ll{ 1)IrrIIlrd,'I'm4.u~MiKI'ID~OIltl"''''I'LI~id~~:~iar;o!'.o;.-oo Oirt~",~PublkJdHHlIiou~~:~XH.m~(lerll!<"l!~~~..::AIto~Ij;"1(W.;o1M!1;-OO u.~6e-N~IrI:ICk'NrU:lo,.J.lhr'eIw..t..{arM~IrirIt.IMIf:l!>l4,.I~~k_o~fW.Q.titnrI:IiI(_ ~~N~~I!./J.io't;M~mc~It.IN~Ih:Ii.~AralW_t«s...eIiftfIIHI,~ua~~lt<Ilr(w..\ll) G4_lt.PtOl+II)l.EJp~I:MWroi(Oit.lCOOld~"'""~COlLlM.O'\m:tlII.J,., ...... (1tIJ'

PLAHUrlMIIHo, ~OHtllOU! Of'U.l.C<I!S

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~lo!deNi:JIbI;6ti:~kr~(jft' .... I.dorJ,bllm.g""'oiel ... bpe<I.!k:~CrAI.l!i4""I'!kEoom~SNrIry~ ~,"cIc~Ol:Clft'lr_~dtMlr\ning;~"~fHI~"'Mib:~~~ (~((I!II(lM«u60J\Wtl"""*,GHoeM~di!~·~:..rrrCU;Utlt"Cio!< ... Utfi~-~as:""'-""","",, WIN.1URA].

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VERSAO ZOO7/DESTAQUES

15 COISAS

I NTERESSANTES SOBRE 0 EXCEL

o CAMINHO DA5 PEDRA5 DOS RECURSOS NDVOS DA SUPERPLANILHA DO OFFICE

paR LUCIA REGGIAN I

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Grarlcos: navos ereuos tridimensionais e de transparencia aprtmoram dtagramas

oftware bom em versao nova parece casa recemreformada. A curiosidade em saber 0 que 0 pes-

seal da obra aprontou e enorme. mas entramos del/agar. observando cada detalhe e aval ianda se 0 service fai

feito direita. A sensa~ao ao come,ar a trabathar com 0 Excel 2007 e semeIhante. Instalados os 605 MB do Offke E rterprise 2007. escarafu nchamos cada canto do Excel e selecionarnos is dos melhores acresomos produzidos pela Microsoft. Acompanhe.

COlECAO IN~O > 7

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Botao Office: no lugar do menu Arquivo

1. PORTA PRINCIPAL

o primeiro choque do usuario ao abrir

o Excel 2007 e a ausencia das barras de menus e ferramemas. Elas foram substtuidas pela Faixa de Op,6es, uma barra equipada com ferramentas que mudam de acordo com a aba selecionada. 0 segundo choque e a ausend a do menu Arq 1I ivo. 0 ponto de partida para erial', abrir. salvar, publiear e imprirnir planilhas e pastas de trabalho do Excel eo bmao office, que abre urn menu com op~6es similares aos do antigo Arquivo. Uma das novidadesdessa ponade entrada e o verifieador de cornpatibilldade. que identifiea recursos nao suportados par versoes ante rio res do Excel. Mas se voce nao abre mao dos icones Ab,'ir e salvar. por exemplo, pode personalizar a barra de acesso rapido, acima das abas da Faixa.

5. G AF cos C ~PRICH \ DOS Revisti;\ e melhorada. a ferramenta de ronstrucao de graticos do Ex-

.. < eOLEcAo INFO

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eel acreseenlou novas erettos tridimensionais e de transparencia aos modelos de sernpre. dando urn asp eel a mais profissional a etes . Da para aplicar efeitos 30, sombras e gradientes com var:os graus de transparer cia ate no preenchimento da area de watieo. Para mudar 0 tipc, 0 layout e as comb ina,oe5 de cores basta urn clique nas opcoes oferecidas pela faixa especifiea da lerrernenta.

4. ovos FORMATOS

os forrnatos-paorao de arquivo mudaram no Excel 2007. saseados em XML. esses novos forrnatos produzern arquivos mars enxutos, veia quais sao eles:

P,asla de nabatbo
casta de Iral}al11o .xlsm
nabuneoa pare
macro
Pasta 'tie t(abal~o Ms~
binana
Mode'o lI;Jt:.:
~~~~a~;gjl!13do. .xllm
uooero do .Xlt
Excel 97·2001
Supl~menlO .~lam 3. HAJA DADOS

Quem reclarnava cas di mens6es das planilt1as do Excel vai nadar de bra,ada na nova versao. 0 nurnero de eolunas salrou de 256 para 16 384, e 0 de nnnas passou de 65 536 para

PlanUhas: mats Hnhas e coumas

1048 576, A largura dacoluna comporta 255caracieres, e a altura da linha vai a 409 pontos. As quebras de pagina passiveis somam 1 026 na horizontal e na vertical. e cada celuta pode canter um total de 32 767 caracteres, 0 tamanho supermegaplus so foi possivel. segundo a Microsoft. gracas aas novos formatos de arculvo e as mudancas nas entranhas do programa.

8.

Ouando se fala em formato de arquiva de layout fixo. facil de compartilhar e imprimir e dificil de modificar, a escolha mais comum e 0 PDF (Portable Document Format, da Adobe). Uma outra opc;ao que estrela no Office 2007 eo formato xPS (XML Paper Specification. da Microsoft). Mas para salvar au exoortar arquivos do Excel em PDF au XPS e precise primeiro instalar a plug-in Save As PDF and XPS, Os 935 KB do suptemento estao disponiveis para download em www.info.abril. com.br/download/4719_shtml. Se

r

preferir. clique no botao Office. aponte para Salvar Como e escolha toealizar suplementos.

2. SPEcAO 0 DOC EN 0

Antes de publicar a planilha na web ou compartilhar, convern verificar se ficou algurna intormacao oculta que nao deve ser acessada por outra pessoa. No Excel 2007. a verificacao e feita pel a insoetor de 00- cumen!os. Para aciona-lo, clique no Batao Office, aoonte Preparar e selecione Inspecionar Documento. a lnspetor verifica se ha cornentanos I' anotacoss, lin has. colunas e planilhas ocultas e inforrnacces pessoars, entre outros itens. e apresenta urn relat6rio do que encontrou.

Inspetor: caca as informa~6es ocuuas

9. MAI5 MODElOS

Mesmo a usuario mais traquejado em Excel vai querer aproveitar as novas model os prontos de planilha que acompanham a versao 2007. Entre as modelos mais uteis esta a pasta

COLECAO I NFll,. Q

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de trabalho orcamento Mensal P<?ssoal, que traz colunas para receitas <? despesas projetadas e rears, dando uma boa medida do acerto ou nao do planejamento. Outro modeto bacana e 0 Controlador de Pr<?ssao SangO mea, feito de encornenda para os hipertens05. Mars modelos estao disporuveis no site da Microsoft. Todos podem ser personalizados e salvos como um modelo novo, so que agora em tres formatos diferentes. como voce viu no item 4 ocsto texto.

6. TRABALHO EM GRUPO

o Excel nao foi teito para 0 trabaino em grupo. mas ganhou recursos uteis para 0 compartilhamento de ar'quivos e 0 controte de altera~6es.

Em grupo: novas recursos aprimoram compartilhamento de arquivos e comroie de aUera<;6es

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10' COLE,AO rNFO

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que a opcao Controlar Altera~oes ao Editar. desmarque as caixas Quando. Autor e Onde. mantenha habilitada a opcao Real,ar Altera,6es na tela e de OK. A planilhaagora rnostra as celulas modificadas em rea Ice. Ao elicar em uma delas. a programa abre um janelinha com 0 nome. a data. 0 horario de quem mexeu ali. 0 dado original e a modificado. I mportante: se alguern comeccu a mexer no ar· quivo antes de voce. uma notificacao aparerera e sera preciso esperar a outre salvar e fechar a pasta de trabalho para voce ver 0 Que loi leito e introduzir as suas mudancas, E passivel restringir 0 acesso aos dadas e proteger 0 arqu iva com senha. A I imitacao do comparti I hamento sao as plarulhas com tabelas. que nao sao abertas em rede.

Margens: ajustes mats facels na hora de Irnprtmtr agora sem a usa do metodo de tentative e erro

7. ACERTO DE MARGENS Aqueles ajustes que voce sempre quis fazer na planilha antes de irnprirnir tornararn-se possiveis na versao 2007. Em vez de ficar d igitando numeros na base da tentativa e erro para ajustar as margens. agora da para tazer as acertos uti I izando op,Bes pre-configuradas. Como? Acione a aba Layout de pagina. clique em Margens e escalha entre a contlguracao personalizada mais recente e as oococs Normal. Larga e Estreita. rarnbem e possivel alterar as q uebras de pagi na sirnplesrnente arrastando-as com a mouse. Na aba Exibi~ao. escolha a opr;ao Visualiza,ao da Ouebra de P;lglna e ponha 0 mouse para trabalhar.

COLE~Ao INFO> i1

1.0.TEXTO EMCOLUNA

tnsertr texro nurna celula e faze-to DCUpar rnals lin has na mesma cotuna ficou bern rnais I,Ieil na encarnacao 2007. Escreva 0 te xto .. acione a aba rntcto

e clique no batao Ouebrar rexro Au- • tomancamenre. Se -

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o texto for lango e Mais 'linhiJ,Sl nova ferramenta far. quebras automaticamente

puder se estender

a celula da coluna vizinha. seleeione as duas ceiures e aeione a bciao Mesclar e cemreuzar. ocs, nao fur cionou? verifique se a celula esra com altura Iixa. No canto esquerdo da planilha. clique no nurnero da linha corn 0 batao di-

.11.. ~o!'! /1.1 r

CONDICIONIll

Urn jeito de celxar a planilha dar 0 seu recad 0 de forma rnais visual e aplicar a rormaracao condicional, que perrnite que 0 valor da velula oenna

reito do mouse, escolha Altura da a sua forma. Com as recorsos de for-

Linha e fa~a a alteracao, mata~ao condicional do Excel 2007,

da para mudar a cor

'Formataf.i._o conditIonal: dados relevanles mais v~siveis de JundO. inserir co-

nes e ale rnesmo (riar urn grafico de barras dentro oas celulas . Par exemplo, voce pede dl?lerminar que o volume sernestral de vendas seja exibido em vermelho se for maior que 90. Para isso, selecione a celula DU urn intervalo

detas. acione a aba Inicio. clique no bo~-~"'__""""'-'"'--'-'-'-"'--~~~"':"==j"~.L'i'iiiiiiii~,:,!!. laO rormatacso con-

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dicional e aponte para Real~ar Regras das Celulas_ sscoiha a regra de cornparacao que desela apl iear. especifique 0 criteria e clique em OK.

12. JlOLAGEM BE • MAIS FACIL Trabalhar com planilhas repletas de linhas e colunas e

Z

.. nYJI

com pi r((lda, u rna Janelasr op~6e5 faciliram trabanio com ptanfthas graodes

vez que as refer en-

gem de cuas planilhas numajanela e alternar janelas.

cias dos dados ficam multo distantes da lntorrnacao. Comparar as dados de planilhas enormes e mais complicado ainda. Para facilitar essas rarefas. 0 Excel incluli novas funeionalidades no grupo ianela. na guia Exibi,ao. E passive I erial' novas janelas do mesrno docurnerno, abrir outra planilha na mesma janela. sincronizar a rola-

13. cELULA COM ESTlLO

o Excel 2007 vem recheado de estuos de celula predefinidos para varios tipos de dados. incturndo os hipartinks. Pal-a mudar a aparencia das cetulas. aoone a menu Inicio e clique na seta do lad a de tstuos de Celula. Experimental' caca eSlilo e sirn-

p.errlmo. basta selecionar uma au mais CE!lu las e passar a cursor sabre 0 modele de psti 10 para visualizar a apli-

h ... Li.U-IP;I!i Jlb-01I -bn

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Estilos: experiments pa(a escolher 0 mais. adequado

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J»'io.WIIV .... .,_ ~~lJ't_] .. ~ ........ :aK·idlSA cacao no ato.

14. Til L.A

TOD4PROVA

Uma planilha. um conjunta de ceturas au varies coniunros

COLE~Ao INFO> 13

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Tabelas: opcao para crasstncar e filtrar

etas SaO escritas em c6digo VBA (Visual Basic for Applications), acabam abrindo portas para os hackers espaIharem virus. Como saber quais n acros sao conli avets> par padrao, a Centro de Confiabilidade do Office 2007 avalia a macro consideran-

do a assinatura digital, 0 certificado e 0 editor Se quiser ajustar as opcoes de seguran<;a da macro, clique no botao Office e escolha opcoes do Exeel. No painel da esquerda, escolha Central de Confiabilidade e clique no botao Configura,6es da Central de Confiabilidade. Na tela seguinte. fiqus com Configuracnes de Macro, marque 0 que deseja habili tar l' clique no botao OK.

de celutas de uma mesma planilha podem ser convertidos em tabela. Nesse formato, fica mais facil analisar, classifiear e filtrar um gruoo de dados em linhas e colunas. Para criar uma tabela. primeiro selecione 0 grupo de cetutas, inrluindo ° cabec;alho. Depois, na guia Inserir, clique no botao Tabela. Se quiser crlar a tabela (am opcoes de estilo, selecione as celutas. acione a guia Inlcio e cli-

que na seta ao lado

do botao Formatar

Como Tabela.

15.MAc~os MAIS SEGURAS Todo mundo concorda que as macros sao 6timos recu,'SOS para auto, matizar tarefas ,'1" petitivas. 0 problema e que, como

Macr05: confiabil idade verificada

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14 < COlECAO JNFO

SUA PLAN I LHA DECARA NOVA

MENUS E QARRAS DE FERFlAMENTAS DAO LUGAR As GUlAS E A FAIXA DE OP~OES NA NOVA INTERFACE

POR MARIA ISABEL MOREIRA

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Interface- remDdelada: usuaries do novo Excel tern de reap render a trabal har

urante anos afio, as aplicativos do pacote Microsoft Office tiveram praticamente a mesma interface. Entre uma versao e DUtra, aparecia u rn novo cornando aqui e ali e os lcones ganhavam um desenho lig€iramente diterente. Mas, em essencia, 0 irnpacto que os usuar.os tin ham ao abrir um programa como 0 Excel era a mesmo - no alto, a barra de menus e, abaixo deia, as oarras de ferramentas e a area

de tr abalho do aplicativo. Bastava abrir um cornando para ser levado com frsquencia para uma caixa de dialogo a tim de escolher novas cocces. Com 0 Office 2007 esta tudo oiterente. as menus e as barras de ferramentas deram lugar as guias e a Faixa de op<;6es - isso para ficar apenas nas rnodif'cacoes mais vislveis. Segundo a Microsoft, as rnudancas visam reduzir em ate 30% o nurnsro de cliques para a execu<;ao de uma mesma tarefa. Nas pri-

COlE~Ao IN·FQ > 15

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Botao office: op~oes do menu Arquivo

meiras tentativas de uso. no entanto. tende-se a perder mars tempo ate encontrar a carntnho para executar urna tarefa. Para tacilitar, veja aqui quais sao as novas elementos da interface do Excel 2007 e como iirar proveito deles.

1. BOTAODOOFFICE

o menu Arquivo sumiu. mas todos as seus cornandos - Abrir. Novo. Salvar. Salva,' Como. trnprirnir. Enviar. Publicar e Fechar - estao reunidos nesse novo elernento da inrartacc. 0 sotao do Office traz ainda algumas novidades. Na op~ao Prepara,-. por excrnplo. encontrase as recu.sos necessarios para aprontar a arquivo cara distribui,,10. como criptografar. inspecionar. restringir permissao. adiclonar assinatura digital au restringila sornente para leitura (op,ao Marcar Como Final).

2. GUlAS

Os antigos menus forarn substitu idos po,' guias organizadas par tarelas. Basta selecionar urna delas para q ue a Faixa de opcoes apresente as ferramentas e os comandos correspondentes, As guias fnicio. lnserir, Layout de Pagina, Formulas. naoos, Revisao e Exibi,ao sao fixas. A Desenvolvedor e ex i bida por pad "aD. mas pode ser ocultada opcionalmeme. A guia fnicio retlne os comandos mais usados. incluindo torrnatacao de fonte e nurneros, alinharnento e edi,ao. Outras guias aparecem de acordo com a ta(efa que esta sendo executada. Sao as chamadas Guias contextuas. Se voce clica na (O'luia de urna tabela. par exemplo. aparece a guia Ferramentas de Tabela. Se inseriu Lima imagem e clicou sobre eta, surge a guia Ferramenta de rrnagern,

3. FAIKA DE OPC;OES

Entra 110 lugar das antigas barras de ferramentas e de algumas caixas de dialogo encomradas ate a versao 2003. Para cada guia aberta hii uma Faixa de opcoes diferente. As ferrarnertas sao organizadas par gru pos ou subtarefas. A Faixa de oocoes tnserir. par exemplo, esta dividida nos grupos Tabelas. nustracoes, Graficos. Links e rexto. Menus e galerias suspensas em alguns icones facilital11 a escolha de cpcoes. Basta clicar no

Infclo

Irrs erir

Layout c e Pagma

Formulas

Guias; 0 novo Excel e os outros aplicauvos do Office abolirarn 05 antigos menus

16 < COLEt:;AO IN~O

V£RS.i.o ZQ07/INTERf:ACE

eatertes: clique na setmha para ver a leque de op~oes

E)tmatltxl;o .Il\".I1~'~"""""·

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leone Barras do subgrupo Gra- 0 conteudo da area de

ficas, par exemplo. pera ver a le- ~ ~ t rabalho do ap I icativo

que de graficos de barras dispo- (Ii 1~~jDlTk>~'tI.Ii.r"'~ entre 10% e 4000/0.

rnveis. Em atgumas srtuacoes, e pos- urn clique no valor de zoom atual

sivel abrir caixas de dialogo como as abre a janela correspondente, que

encontradas nas versoes anteriores. permite, inclusive, a personalizacao

No subgrupo Graficos, por exemplo, do ruvel de ampliacao au reducao.

pode-se eliear na seta ao lado do nome do subgrupo para abrir a caixa de dialogos Grafieos ever todas as upos e desenhos. A faixa pode ser minimizada para aumentar a espaco,

4.

f< R DE FFIlRAIIEI" S

'S!> - PI[>()

POI' padrao, fica na parte superior da janela e inc lui os botces Salvar, Refazer e nestazer. Quem prcterir pode personal tzar essa barra de ferramentas para garantir acesso raprdo aos comandos que considere mais uteis, Essa barra pode ser movida para baixo da Faixa de Opcoes.

5.

o L OOU

Urn prattco controle deslizante. posicionado no canto inferior direito da tela, permite reduz.r au ampliar

11

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Acesso nipido: comandos a mao

Zoom: basta deslizar a berra para + au -

pagina: tres Dp~6e'5 na barre de status

6. ODOS 0 I ~ALI" (;\0

A barra de status do Excel inrlui tambern tres leones para diferentes modos de visualizacao da planilha - Normal, Layout de pagina e Visualizacao de Quebra de pagina.

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Minibarra de Feramentas: etas aosrecem sernpre que urn texto e seleclcnado

COLEC;A.o INFO> 17

VERSAO '2007/1NT[RFACE

7. MINIBARRA DE FERRAMENTAS

Quando um texto em uma o§lula e seleclonaoo. aparece uma pequena barra de ferramentas semitransparenle proxima ao elemenlo selecionado. Basta deslocar 0 mouse para cima dessa barra para que ela ficue tctalmente visfvel e possa ser utthzada. Dutra forma de acessar aMi n Ibarra de Tarefas e selecionar uma celu la ou urn conionto de cetotas e clicar com a botao direito do mouse.

( planl & Plan2 I Plan] • ~)II Nova planlfha: clique no Icons e promo

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Alud. do Mluo.oolt onlt. Eo ce 1 (F 1) Obter iJu~a para un' 0

M rcroscft Office-.

AjudaLde urn clique no canto superior

8. INSERIR PlANILHA

A inser~ao de novas planilhas na Pasta de Trabalho tambern fai sirnplificada. Em vez de clicar em Inserir e selecianar a op~ao Planilha. clique no icane Inserir Planilha ao lado das planilhas exlstentes para que uma nova seja criada.

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18 c caLE~Ao INFO

9. HELP

Naa e precise mais entrar no menu Ajuda e selecionar Ajuda do Microsoft Excel em busca de auxilio. Basta clicar no botao correspondenle. situado no canto superior direito da tela do programa.

DISPENSE 0 MOUSE

Os velhos cornandos de lecfado conti nuam valendo - Ctrl + B para Salvar. ctri + 0 para abrir urn arquivo novo. Ctrl + 1· para trazer para a tela a caixa de dialogos Formatar (elula etc, -, mas quem pretcr ir d igitar em vez de lancar mao do mouse para acionar os comandas c.onta com rnais um recurso.Basta presslonar a teera Ait para que aoareca uma lelra sobrecada guia. Pressio· na a Ietra correspondente a guia.que deseja-abrir para ver. sobre cada cornando da Faixa de opcces, a letra carrespondente. Cljque nela para actonar 0 camanda au abrir um leque de op~oes e escolher a desejada. Fudo sem um clique sequer do mouse.

Ol!,empenho .. rl!gioes.:du: • MiCIO$cft £xcilll

M3.fiUiJ.j,ih§i H·' fi'R·'.

DO JAEITO QU E VOCE PREFERE

PERSONALIZE SUA INSTAlACAO DO EXCEL PARA QUE ElE TRABALHE MAIS AFINAOO COM SEU GOSTO

POR MARIA ISABEL MORE I RA

,.....---, m usuario nunca e igual a outro. Enquanto um gosta de explorar atalhos do teclado. outro prefere percorrer menus para executar a mesma tarefa. Ha psssoas que tiram o maximo partido de um recurso. enquanta outras sao capazes de desprezar 0 mesmo coman do sistematicamente por nao ver nele grande utilidade. Em outras oalavras. oor mais que 05 fabricantes se esforcem para

descobrir como a media das pessoas trabalha e do que precisam na hora de desenhar a interface e decidir sobre 0 funcionamento dos prograrnas n u nca podem deixar de abrir espaco para a personal iza~ao. Boa parte das connguracoes do Excel 2007 concenrra-se em um unico lugar. a caixa de dialogo Opcoes do Excel. que pode ser acessada por meio do batao Microsoft Office. confira. a seguir. como customizar 0 aplicativo .

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Mais usados: categoria de O~6e5 do Excel reline as configurac;6es mars comuns

COLE;:\Ao INFO,. 19

" V~RS.liO Z001/PERSONALlZ"~Ao

CRIE SUAS LlSTAS

DE PREENCHIMENTO

Ha vartas versoes. a Excel rem um recurso de preenchtmenta autornatlco de listas. Se voce usa uma tista com frequencia - as regioss do pais au a rela~aa de filiais da sua empresa, por exemplo -. pode lancar mao desse recurso para ganhar tempo durante a execucao do rrabatho, Clique no batao Edilar Listas Personalizadas na categoria Mais Usados da caixa de d tatogo oo~6es do Excel. Em segu ida. oosicione 0 cursor sabre Nova Lista no quadro a esquerda. No quadro a direita. digite os itens da nova lista. Quando concnnr. clique em Adicionar e em OK. Para usar a lista personalizada, digite urn dos itens da sequencia, posicione 0 mouse no canto inferior direito da celula e, com a batao do mouse pressionado. arreste-e pelo numero de celulas suficiente para completar a serie,

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Em serie: reduza a djgita~ao com ustas de preenchimeruo

20 < COLE~AO I FO

MAIS POPUlAflES

NaO e permitido incluir au exctutr botoes na Faixa de opcoes, mas voce pode tirar a guia nesenvoivedor e. ccnsequenternente. a faixa correspondente. se desejar. clique no batao Office e pressione oocoes do Excel na parte inferior do menu, Na area Op,oes Principais Para a rrabalho Com 0 Excel da categoria Mais usaoos, desrnarque a item Mostrar Guia Desenvolvedor na Faixa de opcoes, Fica incornodado com 0 surgirneruc da Minibarra de Ferra' mentas toda vez que seleciona 0 contetldo de urns celula? Desarive' a, desrnarcanoo a opcao Mostrar Minibarra de Ferramentas Apos Sele,ao. Aproveite para mudar 0 esquema de cores se for do scu gosto - ha as opcoes Azul (padrao). Prateado e Preto - e defin ir se quer a exibi~~o da descncao des recur, 50S em dicas de tela ou se prefere nao exibi-Ias.

Cad a novo arquivo do Excel inclui tres planilhas e penllite a insercao de novas au a rernocao das existentes de acordo com suas necessidades. Mas. e se voce quiser que cada nova pasta de trabatho tenha quatro au cinco planilhas como padrao> Na area Ao Criar Novas Pastas de Trabalho, digiteo numere desejado no campo Inctuir Este Numero de Planilhas. E posslvel ainda mudar a fonte de rexros. 0 tarnanho da fonte eo modo de exibi,ao-padrao de todas as ptanilhas do Excel.

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Recalcular: hi! rr~s opcoes em relal;ao ao calculo de formulas

FORMUI AS E~. CIMA

por padrao, 0 Excel recalcula a pasta de trabalho sempr« que Lim valor que afeta uma formula e modificado. Na maioria das s.tuacoes. esse comportamento eo rnais indicado mesmo. Mas imagine uma pessoa que tenha uma pasta de trabaIho altamente intrincada. na qual cad a alteracao envolva calculos complexos. A cada rnudanca, 0 computador vai fazor uma pausa para executar a operacao, Nesse caso. e melhor abrtr a categoria Formulas da caixa de dialogo Op,6es do Excel para alterar esse e outros parametros. Na area orxoes de Calcu- 10. marque 0 item Manual se preferir atualizar todos os valores e. somente depois, sollctar 0 cakulo. Na segunda opcao (Autornatico, Exceto Pa,'a Tabelas de Dados} por sua vez. 0 programa calcula todas as formulas menos aquelas que estao em tabelas de dad os. Tanto na op,ao manual quanto na automatica com restri<;6es e possivel torcar 0 Excel a executar 0 calcu 10 pressionando as teclas Ctrl + F9. A op,ao Habilitar Calculo Iterativo deve ser marcada somente quando e necessario 0 calculo de referencias eireulares, au seja, um calculo que se refere a seu proprio valor.

W';+ii.f1+f&g;'fi·i d·FtU

o Excel adota como modele a referencia de celula AI, em que as colunas sao nomeadas alfabeticamente e as linhas, numericamente «oiona A. linha I, por exemplol E. possivel, no entanto. mudar a referencia para LlC!. estilo em que tanto as linhas como as colunas tern referenetas nurnericas (linha I. coluna n Para isso. basta marcar 0 item Estilo de Referencia uci na area Trabalhando Com Farmu las. Essa mesma area inclui outros tres itens muito ute is que a maioria das pessoas deve preferir deixa-los habilitados. a primeiro e 0 recurso AutoCompletar Formula, que garante maior rapidez e correcao na entrada de formulas. Outro e a oo,ao usar Nome de Tabelas em Formulas. uma forma de referencia muito mats Simples. A terceira - Usar Fun,oes GetPivotData para Referencias de Tabela Dlnamica - define 0 tipo de reterencla criada para urn celula de tabela dinarnica, Na categoria Formulas de oocoes do Excel Ii possivel ainda definir se a

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Menos enos: ganhe tempo (om a autocorrecao e a autolorrnatarao

COlECAo INFO:.. 21

VERSlo 2007/P.RSONAUZA~O

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Salvar: escolha urn forrnato-padrao para 0 salvarnento de documemos

aplicativo deve fazer a ve"ifica~ao de erros, a cor que usara para indicar as tncorrscoes e as tipos de enos que devem ser relatados.

TEXTOS PERFEITOS

Voce costuma digitar duas iniciais rnaiusculas e quer que a programa corrija automaticamente? Que,' ser avisado quando usar uma palavra repetida? Abra a categoria Revisao de Textos e marque as opcocs correspondcntcs. Para definir autocorre~ao ao digitar. clique no batao oo,6es de AutO(Orre,ao e selecione os itens de seu interesse. estabeleca excecoes e crie suas regras. Aproveite e abra as guias AutoFormata,ao ao Digitar e Marcas Inteligentes para definir outrcs comports mentes do prograrna. Por lim, detina 0 dicionario que sera usado na verifica,ao do texto. Se voce vai escrever em ingles. selecione uma op,030 desse idioma na lista Idioma do

;1!2 < COLE~AO INFO

Iha em portugues. opte por Port ugu (>5 (Brasil).

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o Excel 2007 salva

arcurvos no novo formato XL5X POl'

padrao, Se as planiIhas que voce crta

sao abertas em ver-

s6es anteriores do programa. no entanto, convern alterar 0 Iorrr-ato habitual pelo XLS. que rr.antern compatibilidade com versiles 97 a 2003. Para fazer essa rnudanca, aora a categoria Salvar da caixa de dialogo opcoes Excel e escolha esse OU outro formato na list a salvar Arquivos Neste Formato. Nessa mesma janela pede-sa habilitar ou desabilitar a op,ao de auto-recuperacao de arquivos e. no primelro caso. 0 intervale de tempo entre urn salvamento e outro. 'rarnbem e possivel definir 0 local-padrao onde 0 Excel salva arquivos ou vai buses-los quando recebe 0 comando Abril'. Por deIinicao. e na pasta Documentos. Se quiser mudar esse destino, escreva o novo endereco ou copie e cole a novo sndsrsco no espaco Local Padrao de Arquivo.

OP~OES AVANI;ADAS

oocoes de edi,ao, coiagem. recorte e c6pia. impressao, exibi,ao e f6rrnulas, entre outros tipos de parametro. estao reunidas na categoria

Avan<;ado. ua uma infinidade de configura<;iies. Vale a pena avaliar (ada item dessa categoria para ver se a aueracao vai fazer diferen,a em seu dia-a-dia. Exemplos? Voce prefere ter todas as janelas na barra de tarefas do windows ou apenas uma? Quantos arquivos deseja manter na lista de documentos recentes? Essas defini<;iies estao na area Exibir dessa categoria. Pretende continuar com o sistema de data 1900 OU mudar para 01904. adotado pelo Excel para Mac? A alteracao esta disponivel na area Ao calcular Essa Planilha de Trabalho. Quer ocultar as barras de

COMO ERA ANTES

Quer que a Barra de Ferramentas de Acesso Rapido volte a configurarao original? Clique em qualquer ferramenta dessa barra com a batao direrto do mouse e selecione Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rapido. Se quiser que a altera,ao se aplique a todos os arquivos. selecicne Para Todos as Documentos (Padraa) no menu Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Riipido no alto. a dire ita. Ou. entao, escolha a planilha para a qual que,' aplicar a mud an~a, Em seguida. clique em Re' definir e. em seguida. em sim para confirmar a restauracao.

Pason.Ib:.1 1),111. dt ftllJo.tNat de MelSo R6plda ""'.

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Mais a mao: menu facilita aneracoes na Barra de rareras de Acesso Rapido

rolagem e as guias para uma planiIha? E so desmarcar os itens cortespondentes em Exibir Op,iies Para Esta Planilha de lrabalho. Na categoria Avan,ado de opcces de Excel ha varlas outras defini,iies irnportantes. como se a programa deve au nao autocornpletar valores em ce!ulas e se val dar zoom quando se usa a batao de rolagem do mouse.

ACESSO RAplDO

A nova Barra de Ferramentas de Acesso Rapido do Excel vem com apenas tres botoes. mas pode ser incrementada com outros. 0 jeito mais simples de fazer isso e clicar no icone Personalizar Barra de Acesso Rapido. representado par uma pequena seta para baixo. e marcar ou desmarcar cornandos na lista. Caso queira acrescentar urn comando que nao ssteja nessa rela,ao. clique na oocao Mais comandos para abrir a caixa de dia-

(OLEI:;AO INFO> 23

logo opcoes do Excel na categoria Personalizar. No menu Escolher Comandos Ern. selecione urn grupo ou subgrupo de tarefas para exibir 05 comandos conesocndentes. Selecione urn a um os comandos que deseja aerescentar a barra e clique em Adiconar. Para excluir um comando, selecione-o "0 paine I d ireito dessa ruesrna janela e pressione Remover. Clique em OK Quando terminer, Para deslocar a barra para baixo da Faixa de a p~oes. marque a opcao correspondente. Ha urna terceira forma de personalizar a barra de acesso rapido. Basta eliear com 0 botao direito do mouse sobre a ferramenta de interesse na Faixa de Opcoes e eS[QIhe,- Adicionar a Barra de Fen-amentas de Acesso Rapido.

SUPlEMENTOS

Assim como outros componentes do Microsoft Office. 0 Excel preci-

TUDO EXPLICADINHO

Reparou que alguns itens da caixa de dlalogo oocoes do Excel tern um pequeno ci,'culo com a letra i ao lado? Sempre que vir esse simbolo. passe 0 mouse sobre 0 item para visualizar uma dica de tela com inforrnacoes 50- b,-e 0 que acontece.a se voce sclecio rar a opcao e para 0 que precisa estar atento ao selecionar a configuracao.

24 e COLE,AO INFO

sa de add-ins para executar algumas tarefas. Para formatar e convener valores para 0 Euro. por exemplo. e necessaria ter terramentas especllicas. Alguns desses program as extras ja vem com 0 proprio Office. Outros podem ser baixados da internet. Voce pods optar por execular os suplernentos sempre que 0 Excel e carregado. mas essa decisao nao e a mais Indicada porque esses recursos consornern memoria e podem tornar a processamento mais lento. Para executar ou parar alguns suplementos, abra Op,6es do Excel e va ate a guia suplementos. No menu Gerenciar, selecione Suplementos do Excel e pressione Ir. Na caixa de dialogo seguinte. marque os addins que deseja executar ou desmarque aquetes que deseja interromper e clique em OK. Caso 0 add-m nao esteja instal ado. 0 programa se oferecera para executar essa tarefa.

STATUS CORRETO

A barra de status do Excel po de exibir uma serie de informa,6es enouanto voce trabalha, alern de deixar a disposicao alguns recursos uteis, como 0 controle des lizante de zoom e as op,oes de visuallzacao da planilha. Gerenciar o que a barra de status deve rnostrar e urna tarefa muito simples. Clique com 0 botao direito do mouse sobre ela e marque OLi des marque os elementos de acordo com suas preferencias.

GR"'FlCOSJILLJ5T11A~Ao

IMPACTO NAS

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APRESENTA~OES

f 0 OU ILUSTRA~AO DE FUNDO PQDEM I?AR TOQUE A MAIS EM REPRESENTAt;:AO GRAFICA POR MARIA ISABEL MOREIRA

raticos por sl s6 Ja fazem grande diferenca quando a Idela e mostrar resultados financeiro5. se-

ries hist6ricas e dados estatisticos. Pouca genre sabe. porern, Que pode melhorar a eficiencia na comunicacao se recorrer a uma imagem que adicione il1forma,ao aos numeros que estao sendo exibidos, Esse novo eiemento e partieularmente uti I em apresenta,6es. quando e imporrante atrair e rete,' a aten,ao da audienc!a.

Adicionar Lima fotografia au ilustra,aa a urn grilfica e mats [,kl I do que se irnagina. Uma vez que as dados foram inseridos na planilha. erie a grafico que julgar mats convemente para a represeruacao nurnerica que tem a rnostrar - no exemplo. elegemos a tipa Barras e sclectonamos 0 subtipo Barras. Quando 0 grafico for criado, clique sobre seu fundo com 0 batao d ireito de mouse e escol ha Formatar Area do Griiflca. Seleclone a categaria Preel1chimento na caixa de dlalo-

Fundo em destaque: irnagens snrquscem as represema.;.oes graficas

COLE<;:Ao INF=O::o 25

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centagem ou. simplesmente. digitanda um valor no campo correspondenteo Desloque a caixa de dialogo para a lado para pader ver a efeito das

Tipos de crafico: colunas e barras sao indicadas para comparar vaiores em· dnerentes r atsgortas

mudancas no proprio grafico e facilitar sua escolha. Quando tiver do seu gosro. clique no botao Fechar.

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go que surglra, se ela nao estiver ahertao e marque a op~ao Preenchimento com Margem au Textura. Clique no batao Arquivo. caso a imagem esteja salva no disco rigido au em outra un idade de armazenamento. Area de Transferencia, caso tenha usado 0 carnando Copiar e jogado a imagem para a Area de transterencia do Windows. au (lipan. se esta interessado em usar uma ilustracao do banco de irnagens do office.

COR .. ONTRASTANTE

Em seguida. ajuste 0 formato das barras e a cor de preenchimento para que se desraquem em rela~aa ao fundo. Clique nas barras com 0 botao direito do mouse e selecione Forma-

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FRENTE E FUNDO

Depois que a imagem fai selecicnada e adicionada ao grafico, fa\a os ajustes para que diagrama e fundo fiquem em harmonia. Sem fechar a caixa de dialoga Formatar Area do Grafico, experimente. por exemplo. aurnentar a porceitagern de .ransoarencia para suavizar a lmagern de segundo plano. usance 0 controle deslizante. aumentanda ponto por

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lIustra~oe5; 0 excel perm ite usar lrnagens de arquivos. area de trarsterencta au banco de cttcarts

26 < [OLE~AO INFO

tar sene de Dados. Para aumentar a largura das barras e acroxirna-tas. por exemplo. abra a categoria Op<;6es de serie e oesnze 0 contrale para rnais perto de Sem Intervala - para reduzir a largura e aumentar a distancia. fa~a a operacao contrarta, Na categoria Forma e passivel mudar 0 formato das barras, A categoria Preenchimento. por sua vez. tern as op<;6es necessanas para a apl ica<;ao de car e eleitos de car nas barras. Se quiser acrescentar ou alterar sam bra. eleito 3D, borda e estilo de borda. explore as categorias corteatas.

FREN E E FUNDO

A legenda nao esta co seu gosro> se preferir rernove-Ia, simplesmente selecione-a e pressione Delete. Se quiser recosktona-ta, clique neta com 0 batao di reuo do mouse. escolha Forrnatar Legenda e marque uma das passibilidades anresentadas. Para acrescentar rotulos ao grafico e tornar rna is clara a idenlifica<;ao dos numeres. clique nas barras com a botao direito e selecione Adicionar Rotulo de Oados. Caso jlligue coovenienIe incluir a inforrnarao da categoria em cada elemento do grafico. clique nele com 0 borao direito do mouse e setedons Formatar Rotulo de Dados. Em Op~6es de ROtulo, marque Nome da Categaria. Para formatar essas inlorrna~6es - alterar cor, fonte, lamanho da fonte, preenchimento e esti- 10 -, clique em urn rotulo para selecionalo e use as ferramentas do grupo Fonte do menu Inicio.

MONTE UMA PIZZA BEM DIFERENTE

Em vez de cotocar a imagem no lu ndo. par que nao usa-la como elernento de preenchimento do proprio gratlco> Paralazer isso, em vez de cucar no fundo e selee ionar For-malar Area do Gralico, marque 0 grafico propriamente duo com a botao direito do mouse e abra Fermatar Serie de Dados. Na categoria Preenchimento, proceda como indicado anteriormente para a adicao de lunda. Antes de sair dessa caixa de dialogo, no entanto. convern usar a opcao Linha 50lida na categoria Cor da Borda e uma cor bem [ontrastante j3 que, dependendo da imagem seteclonada. a contorno dos elementos nao ticara nitido.

iJesempenho da.'iliais

Parte da compo5i~ao; Imagens rarn aem podern ser usadas como etemento de creenchimeruo do gratko

COLE~Ao INFO:> 27

GR.lFICOSfGANTT

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TAREFAS DENTRO DOPRAZO

UM GRliFICO DE GANTT eli A MAl OR FOR<;A Nt! ORA DE' ACOMPANHAR 0 DE5ENVOlVIMENTO DE PROJ£TOS

POR MARIA ISABEL MORE I RA

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lVI Of!

6rafico de Gantt: com urn gratko de barras e posswel acompanhar taretas de projetos

ualquer gerente de projeto sabe como e arduo controlar prazos e recursos" 0 atraso em uma das etapas pade camprameter tad a 0 cronograma e impactar os custos. Se 0 projeto e vultoso, a usa de uma ferramenta como 0 Project pode ser indispensavel. Com trabalhos mais simples. no entanto, 0 Excel da conra

28' (OLE~AO INFO

do recado. possibilitando a cria~ao de um grafico para acompanhar visual mente 0 andamento das tarefas de urn projeto. 0 Excel nao dispce de um gr alico especifico para esse trabalho. conhecido como grafico de Gantt. mas e pcssivel simul ar uma representa,ao desse tipo usando urn grafico de barras empilhadas e tancando mao de alguns pequenos truques.

ENTRADA DE DADOS

Q primeiro passe para criar um graflco de Gantt e entrar com as dados corretamente na planilha. Ela devera canter tres colunas - descricao das tarefas. infcio prevista das atividades e tempo de duracao, A lista de tarefas fica na coluna A. Deixe a ccura AI em branco para que 0 Excel reconheca que a primeira linha contern as names das series e a primeira (0- luna as etiquetas de categoria. A partir da linha 2. liste as tarefas necessaries a execucao do projeto. Na celula B1. escreva Inicio e. a partir da B2. insira as datas em que cada tarefa tem de comecar a ser desenvolvida. Na coluna c. escreva Dura~ao na prtrneira linha e. nas seguintes. indique 0 nurnero de dias estimado para a canclusao de cada etapa.

PJ).RTE O(U TA Concluido 0 preenchimento da tabela. selecione redo 0 coniunro de celulas. abra a guia Inserir e. no grupo de ferrarnerues Grafico. clique na op~ao Barras para abrir a ga-

Formato corretm

a primeiro cuidado

e rnssrlr as ~nforma~oes ria planllha corretarnente

GRAFIC05/GANTT

ieria correspondente. Escolha a segunda oocao - Barras Empilhadas - para que 0 Excel monte 0 grafrco. Clique sabre a legenda e delete-a. ja que ela rnostrara as duas series de dados e uma delas preosa ser omit ida. Em seguida. clique na categoria do eixo vertical - a llsta de tarefas - com 0 botao direito do mouse e selecione Formatar Eixo. Marque a item Categorias Em Qrdem tnversa para apresentar as tarefas em sequencia. CDmecando do tapa. Na area Eixo Horizontal Cruza Em. marque 0 item Na Categoria Maxima. Esse pass a e necessario para que 0 Excel apresente as datas na parte inferior do gr.3fico. Clique em Fechar.

Feilo tsso, clique com 0 botao direito do mouse na serie de dados Data de Inlcio - e a parte mais a esquerda das barras hortzontals - e leve e solte a mouse ate For-

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(OLEI:;A.o INFO" 29

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Datas esccndldas: para Que a gralico

lu ncione e precise s-a-or-oar a parte cas barras relerente as datas de inicio

corresponde a 031 01/2007, no Minimo e 39142, que se refere a 01/03/2007,

no campo Maximo_ Em Unidade Principal, digitamos7 para extbir intervalos de uma sernana. Para habilitar Esses tres campos para a digita~ao dos val ores e necessario marcar ames as opcoes Fixa. Quer mostrar a data em que farmato? Clique na categoria Numero na mesma eaixa de dialogo Farmatar Eixa e eleja Q formato de sua prefen?llcia - no exemplo, optarnos pelo fOl'mato 14/3, Clique em Fe-

matar Serie de naoos. Nessa cal xa de dialogo. defina a sobreposicao de series em 100%, Abra a categoria Preenchimenta e marque a opcao Sem Preenchimellta, Na categoria Cor de Borda, eS(QIha Sem t.inha. Todas essas defini,Des fazem com que a serie de dados Data do lnlclo fique escondida no grat.co e seja possivel simular 0 diagrama de Gantt.

FORMATE AS OATAS

Na sequencia, seleeione 0 eixo horizontal (as datas de inicia propriamente ditasl (am 0 botao direito do mouse e escolha Formatar Eixo. Nos campos Minimo e Maximo voce tera de informal' as datas que daseja mostrar no gratico. 0 problema aqui e que Esses nurneros precisam estar no Formato de data interpretado internamente pe- 10 Excel (veja no quadro Qual e a, data? como descobrir a equivalencia numeric« de uma datal, No exernp!o. digit amos 39085, que

30' COLE,AD INFO

char para sair,

APRIMORE 0 LAYOUT

Para finalizar, dedique alguns mtnutos a formatar 0 gratico para torna-!o ao mesmo tempo rr a.s atraente e mais util, la que 0 oojetivo e acornpanhar visual mente o andamento das taretas. Para mudar a tonte, 0 tamanho da tcnte, a cor e D estilo das tarefas, clique no eixo horizontal e use as fecrarnentas do grupo Fontes da guia Inicio. Para inuementar a apresentacao das barras, clique nelas com a batao direito do mouse, es-

calha Formatar Serie de nados. para 0 grafico de exemplo. usamos as opcoes das categorias Preenchimento e Op<;oes de Serie. Na primeira categoria, selecionames Preenchimento Gradual. Em Cores Predefinidas. optamos POl' Oceano. em Tipo. definirnos Unear e. em COl'. elegemos Amlclaro. Na categoria opcces de Preenchimento. alterarnos a t.argur a de Espacamento para 82% para que as barras ficassem ligeiramente mais largas. Voce pode experimentar outras cornbinacoes e explorar as opcoes nas outras categorias dessa caixa de dialogo ate encontrar 0 layout de grafico que julgue rnais agradavet. Quando concluir, clique em Fechar.

QUALE MESMO

A DATA CORRETA?

Quando voce digita urna data qualquer no Excel. 0 prograrna exibe a i nfOl'll1a,aO na tela. mas. internamente. canverte essa data para uma sequencia nurnenca. Essa sequencia representa 0 ruirnero de dias transcorrtoos desde a data de refen?ncia do pragrama. que e l'de janeiro de 1990. Assim, a data 15 de tevereiro de 2007. por exempla. e representada pela ntlmero 39128. Como chegamos a este nurnero> Simples. Usamos a formula ~DATA.vALOR("15/2/200T) .

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Lavout: explore 05 recursos de torrnatacao para tornar a vtsuattaacao mais etlctanta

COLEc:.Ao INFO:" 31

ANALISE/TA8£LAS DINiMICAS

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AVALIAC::0ES

COMUM SIMPLES CLIQUE

EXPLORE AS TABELAS E 05 GRAFICOS DIN.Q.MI(:OS PARA ESTUDAR RESULTADOS E TOMAR DECISOES

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!!IDo!I~"tabela diFliimh::a: relatonos interativos dos dad os de origem

s relat6rios gerados par sistemas de ERP 110rrnalmente tern como atvo os depar tamentos administrativo e contabil. Pouco

ageis e flex(veis. esses Sistemas de gestae nao conseguem dar conta eticientemente dos relat6rios gerenctats, que mudam com bastante frequencia em fun~ao de novas

32 < COLE(AO INFO

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demandas. Em um momento. pode ser necessaria u m retatorto que aponte a participacao da empresa no mercado nacional. Em outre, uma avaliacao regional. Em algumas slruatoes. sera preciso controruar 0 desempenho de uma marca com concorrerues especificos e. em outras ccasloes, avaliar a cenctracao dos produlOS em diferentes classes socials nas varias regiiies do pais. Tudo em questao de meses au de semanas.

!IIBn" DINAMI(A

o Excel pode rnuito bern dar uma for~a nessa tarefa. Em sua ttsta infindavel de recursos. urn dos destaques do aplirativo da Microsoft sao as tabelas e as graficos dinamicas. os relatorios gerados a partir dessas ferramentas permitem a aprcseruacao de urna mesma base de irforrnacao de diferentes lormas e. a que e mais importanre, em urn tinico docurnento,

Uma tabela dinarnica e uma tabela interativa. utilizada para resumir e analisar dados de uma lista ou tabela jil existente de forma rapida e surpreendente. CoJunas ou lin has de sumanzacao de dados podem ser invertidas automaticamente. cnando novas versees do relatorto em fra~ao de segundos.

Um exernplo dessa funcionalidade? Se voce tsrn um relatorio de vendas por vendedor e por produto,o maximo que consegue fazer em uma taoeta tradicional e

filtrar as colunas. Mas voce nao obtem totals e subtotals nem consegue uma organizacao mais clara das intormacoes. Com urna tabela dinarnica. precisa apenas inverter a posi~ao de colunas e lionas cam 0 auxilio do mouse e - voila! - 0 resulrado desejado esta clscoruvet para consulta. Os dades de origem permanecem intactos. independentemente das altera~6es nas posi,6es das colunas ou lin has realizadas no Relat6rio de rabeta Dil1amica.

DADO!) DE ORIGE

A rabeta dinamica pode tar como fonre dados que residam em uma lista do Excel, varies iotervaios de consouoecao de dados em planitrias criadas no mesmo aplicativo ou outra tabela dinamtca da mesrna pasta de trabau-o, Podem. ainda. estar em uma tabela au arquivo criado em outro aplicativo ou em urn sistema de gerenciamento de banco de dados, como SOL Server, Access, Oracle e svbase. A

FONTES EXTERN AS

Se voce deseja eriar uma tabela dinamica com dados externos. utilize 0 Microsoft Query e os control adores de conectividade de banco de dados (O 0 Be - Open Database connectivity) adequados e defina as fontes de dados que deseja utilizar.

COLE~Ao INFO> l3

Planllha original; dados disp0510S em tormaro de nstas

em branca nesse intervaro de dados e remover todas as formulas de soma. subtotals e filtros da tabela. Para simplificar a aluafila~ao das informar;6es no relata rio. e reeomendavel tarnbem dar urn nome para 0 intervale de dados, Para tazer isso, selecione todo 0 inrerva- 10 de dados. abra a guta Formulas e clique em Definir Nomes, Digite o nome que julgar rnais conveniente no campo correspondente e clique em OK,

vantagem e que e possivel atualizar as intorrnacces de um relat6- rio de taoeta dinamica sempre que lorem teitas modilicar;6es na lonte dos dad os,

PLANILHA ORIGINAL vamos a um exempla concreto. crlamos uma planilha de vendas composta de oito colunas e 120 registros de dados (Iinhas), Para gerarmos um relat6rio de tabela dinarnica a partir desses dados e necessario que eles esteiarn lormatados como lis-

ra. com os titulos .,!tLJ

CRIA~iio DA TAOELA

Em segulda. abra a guia rnsertr, clique no batao Tabela Dlnamica e selecione a opr;ao Tabela Dinamiea novamente para abrir a cai-

das colunas na primeira linha e as res- ,___ ~~;;;;.¢:=:=--(antes contendo uens similares. E importante tambern nao deixar nenhuma linha ou col una

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Crla~~o: 0 Excel mostra como os dados sefao disoostos

34 < COLE~AO INFO

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Definilj;oes: indique 0 intervale E! como sera criada a tabela

xa de dialogo Criar Tabela Dinamica. Como estamos usando uma base de dados oriunda de uma planilha do Excel. vamos marcar 0 item setecionar Uma Tabela ou Intervalo. Em seguida. voce precisa definir qual e a tabela au interva- 10 de dad cs que vai usar. Para nao errar. pressione a tecla F3 e selecione 0 nome que dcu para 0 intervato de dados anteriormenteno exemplo. nomeamos esse intervalo como Vendas - e clique em OK para inseri-lo no campo Nome. Na mesma caixa de dialogo. defina tarnbem se quer criar 0 relatorio em uma nova planilha ou em uma planilha existente e clique em OK. optarnos pela primeira possibilidade.

LAYOUT

o resultado e apresentado em uma nova planitha (Plan5. no exemplo). Observe que duas novas guias surglram (Op~oes e Design) para facilitar 0 trabalho com a tabela di-

MnU1!Jd:i4'l"I!.d'IH{W

(APR.CHE NA APRESENTA~AO

Quando a Tabela omarn iea e criada. duas novas guias surgem na tela e permanecem ativas enquanto a tabela dinarmca estiver selecionada. Sao as guias Op~oes e Design. Na prirneira delas voce encontra uma serie de opcces para ajustar as lnrormecoes no seu relat6rio. atualizar a fonte de daoos. ciassificar as dados apresentados, gerar gratico dinamlco, Incluir Campo Calculado. entre outras a~oes. A Guia Design, par sua vez. concentra terrarnentas dedicadas ao aprlmoramento visual, a apresentacao au 0 ocu Ita mento de su btotais e totals, 0 layout e u ma am pia galena de formatos predefi n ldos, Se voce nao gostar de nenhum dos torrnatos prontos pode criar outros com a ajuda de um assistente. E so abrir a galena Estilas de Tabela Dinamica, seleclonar Novo Estilo de Tabela Dinamlca e torrnatar 05 26 elementos da tabela.

Estilos: se nao gcstar dos to-mares prontos. erie um proprio

COLECAO INFO> 35

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que podem ser ute is posteriormenteo Para a area Rotulos de Linha deve ser arrasrado 0

campo do relatcirio que julgar relevan-

te. tnca importante: evite iniciar 0 relatorio com mars de urn campo nesta area. pois isso podera criar uma dificuldade inicial de interpreta~ao do relat6rio. A area R6tulos de Col una e similar II R6tulos de Linha. Nesse caso. e igualmente interessante que ela nao inclua muitos campos para que 0 retatorio nao fique largo e de dilleil entendirnento. Por tim. na area Vatores. devem ficar as campos que podem ser somados no relat6rio. Normalmente, sao os campos com nurneros. Voce pode arrastar pa-

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Campos: arraste os campos para as diterenres areas

narnrca. 00 lade esquerdo oessa planilha voce encontra uma referencia ao local onde a rabsia Oinarnica sera apresentada. e do lado direito, em urn painel de taretas. a lista de campos da tabeta dinamlca. Na parte superior desse painel de tarefas estao os campos da base de dados, que serao utilizados como chaves para a agrupamento das lnformacoes. urn pouco mais abaixo ha quatro caixas Que representam as quatro areas da tabela dinamica.

C ... MIIO!; E AREAS Para a area Filtro de Relal6rio voce arrastara todos os campos sobre os quais nao Ihe interessem as detalhes no rnornento. mas

Filtros de Relat6rio! explore as menus drop-down

36<COLE~AO 'NFO

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Lavout Cliissico:. campos mavidos na propria tabeta

ra essa area um campo com texto. mas. nesse caso. a rabela dinamica apenas con tara as ocorrencias. No exemplo. arrastamos iniciarrnente 0 campo serv.co para R6tulos de Linhas. Faturamento para Val ores e os demais campos para Filtro de Relat6rio. Para tazer essa distribuicao dos campos, sirnplesmente clique sobre seu nome na pane superior do painel direito e. com 0 botao do mouse pression ado. arraste-o ate a area desejada na parte de baixo.

PRIMEIPOS TESTES

Seu Relat6rio de Tabela Oinamica ja esta pronto para ser usado na area esquerda da tela do Excel com todas as informa<;6es resumidas e concentradas no modo solicitado. Observe os campos de quebra de pagina Data, Supervisor, CIIente. (idade. Realizado e Previsto. Eles apresentam amesma funCionalidade que 05 botoes drop-down do AutoFiltro. Teste as

ANALlSf:fTA8nAS PINAMICAS

opcoes disponiveis nesses menus para ver os resultados gerados na tabela dinarnica.

Voce pode redefinir a distribul,ao dos campos na rabera Dinamica simplesmente arrastando os ir dicativos de campos. no painel de tarefas. no lado direito da tela, para outras areas. inve-ter do as poslcces de linhas, colunas e paginas. Oeste modo. pode abter visualiz acoes diferentes com a mesma rabela dinarntca.

Caso que ria alterar as posicoes dos campos diretamente na tabela dinarnica. atrerne para 0 modo t.avout classtco de Tabela oinamica (Permite Arrastar Campos na Grade). Para habilita-!o. clique com o botao dire ito do mouse sobre a Tabela Dinamica. setectone oo,6es de Tabela Oinamica. abra a guia Exibi~ao da caixa de dialcgo e marque 0 item.

NOVAS DEFINIf;OES

Quer lentar um novo retatono com o layout classico? Clique sobre 0 campo Supervisor. que esta no canto superior esquerdo da pianilha e arreste-e ate 0 lado direito do campo service, Ao soltar 0 botao esquerdo do mouse voce tera 0 relat6rio recrganizado. Voce pode €xperimentar 0 tipo de arranjo que desejar. A cad a mudanca, tem um novo relat6rio em rnacs. Oualquer um dos campos da tabe.a dinamica, exceto as campos defillidos em valores. po de

COLE\:AO INFO:o 37

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Agrupamerito l..'ti..fU I
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~lnlckrem: 1,2/11/2005 ]
[2]E!~6z~rem: ~1/1212006 ]
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rrmestres
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~oooms; E:::F:J
~~ Agrupamento reune dados de diferentes rnaneiras

ser trocado de posicao entre as areas de Filtro de Relat6rio, R6tulos de Linha e Rowlos de Col una.

Vamos organizar outra tipo de retator o. Devolva as campos de Supervisor e service para a area Filtro de Relat6rio. Traga para a area de Rotulos de li~ha da Tabela dinamlca 0 campo Data. Podemas criar algumas visiies de agru pam enta de dad as. mesmo aquelas Que nao estavam previstas na base de dados. Selecione qualquer celula do eampo de Data. par

exernplo, e na guia

Intetatividade:

a. cad a alreracao urn novo relatorio

38 < COLE,AO IN~a

-

opcoes. no grupo Agrupar, clique em Agrupar Seler;ao.

DATAS E HORAS

o Excel detecta. automaticamente, que este e um campo data/hera e apresenta as op,iies de agrupamento na caixa de dialogo carrespondente. Os ite ns de data ou de ho ra padem ser agrupados em uma tabela dtnarnica em periodas especlficas. 0 aplicativo setedona as menares e maiores valores entre as itens, confarme indicada na parte superior da calxa. Voce pode selecronar outras itens au eriar seus proprios intervalas se for necessario. Os itens seleoonados devem estar em um formata de data ou hara validos para 0 Excel. Na catxa Iniciar Em, defina 0 primeiro item desejado no grupo e. em Finalizar Em, 0 ultimo item desejada no grupo (au ace.te as sugestiies do prograrna).

Na eaixa de listagem Par, selecione um au rnais periodos de tempo para as itens no grupo. Em NIl-

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rnero de Dias, estabeteca 0 numero de dias desejado em um intervalo (par exemplo. periodos de 10 dias). Esta oocao. no entanto, estara dispon ivel sornente ap6s a sele,~10 da opcao Dias na caixa de listagem Par. Em nosso exemplo, selecionamos 0 agrupamento Meses. Repila 0 procedimento. selecionanoo a agruparnento par Meses e Anos e observe a diteren,a. Para retirar a agrupamento realizado, selecione antes uma celula qualquer que tenha a indicativo de mes ou ano e. na guia op,6es. na grupo Agrupar. clique no botao Desagrupar. Seu retatorio vol· ta a exibir os dados por data de venda e nao mais agrupados.

Rearrange novamente a Tabela Dinamica. de lal modo que 0 campo Supervisor seja tevado para a area R6tula de Linha e 0 Faturamento para Val ores. Mantenha os demais campos em oaglna. Se voce quiser saber qual foi o supervisor que mais vendeu. selecione qualquer uma das celulas que tenha 0 resultado e clique no botao Classiticar do Maior para 0 Menor (guia opcoes. grupo etassificar) e observe 0 resultado.

CAl[ULO

Quando eriamos a rabela dinam} ca. a fun,ao ContNum fOI aplicada nos dados de faturamento. Mas e passive I alterar a ttpo de catcu- 10 para outra tuncao. como Soma ou Media. Se quiser saber 0 total

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HORA DE ATUALIZAR

caso tenha virado 0 rnes ou urn novo neg6eio tenha side techado. voce pode soliotar aatua,Iiza~a(i) dos dados em relaQ8.e ~ origem, No, guia Dp,oes, no grupo Oados. CI ique no bptaa Atualizar, 0 un «o problema e saber como a tabela·de origem fOi nomeada para seu uso no relateriC'l,Eie tabela dinarnica.

Se novos dad os tiverern stdo ins~rid05 na planillra. voce (era de lnforrrrar esses npve's reampes-no rrorne do intervalo antes de pedir a aiualiza~ao. caso tenha simplesmente dado um nome para a planilha de base sem defihir que e UIT) intervale variavel. Neste case, abra a guia Formulas na planil ha de erlgern, clique em Gerenciador de Nomes e. em seguida. no nome do intervalo e em Editar. Mude asrefen?nCias de caluna ou linha que. comp6em 0 novo intervale e clique em OK e em Fechar.

Se a tabela de base e al i mentada constanlemente. no entanto. essa solucao e trabalhosa. D indicado e usar a tun,ao DESLDC na hora de nomear 0 intervale. Dessa forma. a tabela e redimensionada automaticamente quando recebe novas registros, Leia mais sobre a fun,ao DESLDC nos tutoriais Nao Digits, Escolha e De Olho no Trabalho.

COLE~AO INFO> 39

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c"culo: altere a f6rmula usada em campos de val ores

vendido par supervisor. par exempia. selecione uma das celutas Que contenha essa lntorrnacao. clique com a botao direito do mouse e selecione Contiguracoes do Campo de Valor Na caixa de dialogo seguinte. na guia Resumir Par. selecione a fun~ao desejada ~ no caso. Soma. Clique no batao Formato do Numero se quiser alterar a forma como eles serao apresent ados ~ como moeda. par exemplo - e clique em OK.

CRIECAMPOS CALCULAOOS Dutro recurso disponivel na tabela dinamka e a cria,ao de campos calculados. Um campo calcui ado e a resulta-

Desempenho: campo criado na propria tabela dinilmica

40 .e COlE!;AO INFO

do de uma operacao que e feila com base nos valores de outros campos da tabela. par meio da aplica,ao de formulas. Normalmente. esse tlpo de inforrnacao nao esta presente na base de dados e necessitamos dessa intor nacao no relat6rio. NO nosso caso. gostartamos de apresentar a desempenho de vendas de cada supervisor. apresentando urn resultado percentual d.e quanta cada um conseguiu cumprir de sua meta.

Na guia opcoes. no grupo Ferramentas. clique no batao Formulas e. em seguida. na opcao Campo Calculado para exibir a catxa de dialogo mserir Campo Calculado. De um nome para a nova campo - Desempenho. por exerrplo. No campo Formula. digite a seguinte expressao. =Realizado/Prevista. Para escrever a formula voce pede utilizar 0 batao Inserir Campo para reduzir a possibilidade de erros. Clique no batao OK e observe a resultado. Voce acabou

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de criar um campo que indica 0 desempenho de vendas (realizedo contra a previsto). Formate este campo como porcenragem com duas casas decimais. Se quiser. retire depots 0 campo calculado Desernpenho que acabou de crtar, Basta arrastar a indicacao de Desemoenho da area de valores do painel direito da tela para a nsra de campos na parte de cima.

Abordamos apenas alguns dos inurneros recursos oferecidos pe- 10 Excel para a geracao de relat6- rio de tebetas drnarmcas, urna infinidade de outras possibilidades podem ser exploradas. Portanto. a ctca e experimentar. NaO se acanhe em clicar nos varies botces, redefinir a posicoes dos campos e explor ar os comandos que estao a vista. Se nso gostar do resulta do. e so partir para uma nova configura,ao au desfazer as mudancas real izadas com as opcoes Desfazer e Refazer. Nao se csqueca de que as dados de origem continuam intactos.

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Numero: seleclone 0 n po que sera exibido no campo calculado

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DINAMISMO NAS GRAFICOS

Os resuttatios exibidos em tabelas dinarnicas tarnbem podern ser 'apresentados graficamente. Rara criar o.m grafico d1Damko_abm a g~ia op-~6·es da planilba Qm:le estfi criada ajabela dinarnica e selecione Grali-Co Din-ami-Co_ Nasequencia. escoltra 0 tipo de gr<ifico mais oonveniente para exibir as n~mera£ que tern a a,pcesentar e clique em OK~ AssifT:} corno as tabelas .dinamicas. 05 grll:fitos de;'s'i\l. catsgoria sao interativos, mudando de aCG)[80 Gam as altera-

-~oe5 operaC!OfS no pa·inel FilIra de Tabela uinarnica, A forD1ata~ao do graftco 'c!inamico e similar a de-lim gralico conve.ncional. Em o.rtras palavras, e possivel aplicar neles. inclu'sive. 10doS as novos efeilos 3D e de sornbrearnento.

GraficDS din;lmicos: lnterativos como as tabalas

COLECAO INFO> 41

ESTUDE AS POSSI BI LI DADES

EXPLORE AS FERRAMENTAS DE CIENARIOS.

ATINGIR MIETAS IE SOLVER

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Calculo de programa~l!o de produ~Do

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Prod,.l , Pror1l,,.IlQ b Or l,toe
, I , ftI I~ 'lfn , 8000
uu pl.,}duto 5000 .QOO 3000
n ';Our.it~rlC" R$ 4,23 11$ ~.23 RS 4.31
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plan' Clri2 P..wIi CltY'f4 •

Dedsao: ferramenlas de analise ajudarn no planejamento das a~aes

_---- S planilhas eletronicas SaD ideais para anal ises simuladas. A ideia e simp I es. Alteramos valores

em cetutas-chave e a programa reo

taz as calculos. trazendo a cada altera~ao u m resultado que charnamos de cenario. 0 problema e comparar as varies csnarios criados. Geralmen· teo abrimos uma pasta de trabatho

42 e CDLE~Ao INFO

~me do cenirio; Iridal

ANAlISEJSIMULAr;OES

~9~V~~"~'---------

cemirios: adicione 0 cenaric inicial com a ajuda do gerenciador

khoon.1lrc~o

para cada urn ceres. mas essa nao e a meIhor solucao porque acaba tomando m uito espaco em disco e

difkultando a analise em um quadra de resumo. E 0 que acontece 51" altera-

mas as valores? 0 re-

sultado e modificado

e. 51" precisamos analisar diversos cenarios. temos de lembrar qual valor inserimos nas cetulas-chave. Ou seja. a confusao esta rnstataoa.

Para estes cases. e indicado usar um recurso do Excel chamado Gerenciador de Ce narios. Com e I e. cada altera~ao em uma celula-chave pode ser gravada como urn ceriario diferente. recebendo um nome que a identifique. Assirn, e possivel selecionar a nome do renano I" ver rapidamente 0 resultado. A grande vantagem do usa do Gerenciador de cenanos e que a Excel grava todas as intormacoss na mesma pasta de trabalho. permitindo a cria~ao de quantos cenarios forem necessanos para comparar todas as possibilidades. veja. neste tutorial. como aprovsitar esse recursa no Excel 2007 para avaliar cer arios simples. como usar a ferramenta Atingir Metas e como explorar a flexibilidade da ferramenla Solver.

(-O!!!€'flt.!irlo:

Com 0 m!'SmD rndca de ~re5tmento de 2006

Prate~ia [tl~""I4r.ah:rl!:~~ LJQ::ul.ar

DIFERENTES CENARIOS

Em uma pasta de trabalho. ternos uma planilha com calculos para a programa<;ao de producao de tres produtos - A, 8 e C. Nas celulas 89. (9 e 09. a Excel solicitara a entrada de valores com os quais realizara os calculos. NOsso objetivo neste trabalho e verificar quantas pecas devemos produzir para atingir 0 ponto de equilibria. ou seja, alcancar a Lucro Bruto (o2Iula B211 igual a zero. Na Guia nados, no grupo Ferramentas de Dados. clique em Teste de Hipciteses e escolha Gerenciador de Cenarios. Na caixa de dialogo Gerenciador de cenanos. clique no batao Adicionar. Na caixa de d.alogo Adicionar Cenario. digite 0 nome do cer.ario 110 campo correspondente - no 110SS0 caso. demos 0 nome Inicial, No campo Celulas variavets, indique quais sao as celulas que conterao dados variaveis - no exernplo, B9:09. as celulas dedicadas a quantidade de produtos produzidos.

COLEC"AO INFO:. 43

-·'dUB'" i iil!.ii.W

• Identifique - Caso muitos cenarios ten ham de ser criados. escreva na caixa comenrar!o observatces que facilitem sua identifica~ao. como a situacao que esta sendo simulada. a vafia~ao da taxa de juros. cambio. a perspectiva de mercado. nome do solicitante etc. Para facilitar o procedimento de lnclusao do intervalo. arraste-o na planilha e clique no botao OK para que seja exibida a caixa de dialogo vaiores de cenano, observe que 0 Excel traz os enderecos de celulas previamente deli n idos e rnostra OS valores atuais. em zero. Oeixe-os como estao, cuque no botao OK para ter a primeiro cenario gravado. Clique em Fechar para sair da caixa de dialogo Gerenciador de Cenarios,

• 5imula~oe5 - No cenarto denominado Inlcial. temos urn crelutzo indicado na celula 82J. pois nao existe nenhuma producao digitada nas celutas 89. C9 e 09. Observe. em 821. que os valores estao entre parenteses. Fa,a uma tentativa, digitando alguns vatores nas c€lulas 69. C9 e 09 para chegar a uma produ,030 e ajustar 0 luero. Ap6s digitar

• a

lmoJIII'VMlrespill',!I"~MVn'llll:S. f!-~ 0

"'., .

",o. •

valores: no inicio. igllais a 0

44 < COLE\AO INFO

as vatores, repita 0 procedimento indicado anteriormente para a criacao de urn novo cenarlo. Na caixa de dialogo Adicionar CenariO. digite 0 nome para esta nova simula~ao e clique no botao OK. Na caixa Valores de Cenario, clique no botao OK para aceitar as definicoes feitas na planllha. para voltar aos valores iniciais. na caixa de dialogo Gerenciador de cenarios. selecione 0 cenarlo tnicial, clique no botao Mostrar e clique no batao Fechar para ence-rar a caixa de dialogo.

• Novastentativas - Fa~a mais uma tentativa. digitando novos nurneros para aiustar a producao de forma a obter outro resultado. Apos inserir OS val ores. salve este novo cenano. repetindo os procedimentos apresentados. Na caixa de cialogo Adicionar Cenarios. norne.e a sirnula~ao. digitando alga como Tentativa 2. clique no botao OK e. nacaixa Valores de Cenario, clique no botao OK novamente. Na caixa de dialogo Gel'enciador de Cenarios, serecione 0 cenario I niclal. cl ique no botao Mostr ar e em Fechar.

DE OLHO NA META

Como voce deve ter norado, 0 processo de sirnulatao manual (om a Gerenciador de cenarlos e urn tanto trabal hoso. Com certeaa, voce tera de realizar lnumeras tentativas para conhecer a quanti dade de produtos que cevera produzir para attngir 0 ponto de equilibrio dessa pe-

Atinglf meta ~
Qefilir celul.a: B19 "@)
gere velor:
alternando celula: $8$9 ~
OK I [ cerceer I M'etas: quando 0 resultado e conhecido

quena fiLbrica. Mas 0 Excel tern condil;c)es de fazer esse calcuto de forma ainda mats rapida com a recurso Atingir Meta. Por meio desse metoda de analise de dados voce pode manipular uma das variavels da formula para atingir a resultado desejado. 0 Excel utiliza urn metoda interativo para encontrar a solucao, comparando primeiramente a va- 101' ir icial da variavel para venficar se ela produz 0 resultado esperado e. a partir desse valor. tentar outros ate convergir para a solucac. 0 recurso Atingir Metas e interessante quando se sabe de anternao 0 resultado desejado. mas nao se conhece os val ores de entrada necessarios para consegut-!o Sua vantagem e reduzir a perda de tempo com tentativas e erros.

tucro desejado - Na mesma pasta de trabatbo usada com 0 Gerenciador de Cenarios, abra a guia oados, clique em Teste de Hip6teses 110 grupo Ferramentas de Oados e escoIha a opcao Atingir Metas. No campo Defil1ir cE·lula. digite $8$19 au selecione a celula correspondente na

I tt1'.fit1 'P' ; II !U.i;'ii-

planilha. Essa celula exibira 0 Luera sruto do Produto A na planilha de exemplo. NO campo Para Valor, informe a valor que deseja obter - no nosso caso, digitamos 0 [zero) porque desejarnos saber a partir de qual valor obteremos lucre. No campo AIternando Celula, entre (om $B$9 OU selecione na planilha. Nessa celuta. o Excel indicara quanta devera ser produzido para atingir 0 ponto de equilibria do produto. Clique no batao OK para conclulr. A ferramenta Atingir Meta encontra a ponto de equilibria para 0 produto A e exibe as resultados na caixa de dialogo Status do (amanda Atingir Meta. Clique em OK para aeeitar 0 resultado. Siga as mesmos procedimentos para 0 Pl"Oduto 8 e 0 Produto C.

Acerte 0 ntimero - Clique na celula B9. onde deve constar a nurnero de unidades produzidas do Produto A. e observe que a Excel apresenta urn formato de nurnero quebrada. com algumas casas decimais - no exemplo. aparece 0 nurnero 2127.65957446809. Como nao e possivel produzir meia peca, voce tern de acertar essa apresentacao, cor-

AbrIg. Me~ com (I c~luka B 19 encmb'cuune..50~.

V"lor de de:stno: 0

Va~r a'bJaI: Rs.·

status: ccrno de equilibria do produto

COLE(:AO INFO> 4S

M.\:f·'iM!hIM!li,t;,.

tando todos os nurneros incluidos depois da virgula. Fa~a 0 mesmo nas celutas referenres a quantidade de producac do Produto Be do Produto C. Com essas mudancas. a linha Luero Liquido nao apresentara mais um valor igual a zero. mas a I go proximo ctsso.

salve 0 resultado - Em seguida. salve a resuttado como cenarto. Na gu ia Oados. no gru po Ferramentas de Dados. clique em Teste de H ipoteses e escolha Gerenciador de Cenarios, Clique no botao Adieionar e. na eaixa de dialogo Adicionar Cenario. digite um nome para sua analise no cam po correspondente - usamos o nome Atingil' Meta. Na caixa vatores de Cenarlo. clique no botao OK para aeeitar as valores. Na caixa Gerenciador de Cenarios. escoll1a 0 cenario lnicial, clique no botao Mostrar e. em seguida, em Fechar. Nesse rnomento. voc~ tera alguns cenanos em sua plani Iha ativa. E passivel gravar quantos cenarios quiser na mesma pasta de trabalho. Mas. antes de ver um resumo do que foi feito. vamos tenter outra ferramenta.

QUAL E A SOLUt;AO?

A ferrarnenta de anal tse Solver apresenta algumas vantagens em rela~ao ao Atingir Meta. Apesar de oranco e eficiente. 0 recurso Atingir Meta permite manipular apenas uma variavel por vez, enquanto 0 Solver trabal ha com mais de uma vartavel, Essa ferramenta. disponi-

46 < COLE~AO INFO

vel para 0 Excel na forma de um add-in. nao foi desenvolvida pel a Microsoft. Ela e urn produto da empresa Solver (www.salver.comj.

instale a add-in - Para saber se a Solver esta instalado em seu Excel. va ate a guia Dados e. no gru po Analise. verifique se existe a opcao Solver. Em case negative, clique no botao Office e em cccoes do Excel. Abra a categoria Suplementos. No menu Gerenciar. situado na parte inferior da tela. selectone Suplementos do Excel e pressione 0 botao Ir. Marque a oocao Solver na caixa de diatogo seguinte para ativa-la e clique em OK.

rorneca os dados - E hora devoltar a planilha de producao, Clique no botao Sblver no grupo Analise da guia Dados. Preencha 0 campo Definil' celuia de Destino com a referenda da celu la que contsra a resultado desejado para a formula - $B$21 no nosso exemplo. que e a celuta que define a tucro Bruto To-

Suplernei1tos: instate 0 Solver

solver: defini~aa de parametres

tal da em prssa, i ncl u indo as tres produtos. Na caixa de opcoes Igual A:, no campo Valor oe. digite 0 (voce pode fazer lima simula~ao para definir qual 0 lucro bruto maximo que pod era conseguir, com as restricoes. selecionando 0 oocao Max). No campo Celulas vartaveis. entre com as celulas que serao modificadas - no nosso caso, $B$9, $C$9 e $ 0$9 - ou selecione na planilha, Se voce dear em Estimar, a Solver insere todas as cetutas fo,-a da formula referenciada pela formula da celula alvo.

Restri~6es - Agora voce deve indicar ao Solver quais sao as restn~6es de prod UC;ao da em presa para que a sirnulacao possa apresentar dadas mais pr6ximos da realidade. Clique no batao Adicionar para abrir a caixa de dialogo Adicionar Restric;ao. No campo Referencia de Celula, informe a celula que contera.a restricao. em Restri,ao, selecione a operacao desejada, e no campo seguinte, digite 0 valor. Mas, antes, vamos verlftcar as restric;6es. Apesar de a produc;ao maxima individual de (ada produto exceder 8 000, a producao maxima da fabrica e de 8 000 unidades. or-

.,;:0'#41' l iiil,BulW

gite, en tao, $8$12 em Referencia de cetuta (na planilha. e a celuta que exibira 0 Total Produzido), selecione a opcao <= (menor au igualJ e digire 8 000 no campo Restric;ao. Feito isso. clique em Adicionar.

A caixa perrnanecera visivel para que voce insira outras restri~6€s. Como a producao tarnbem oao pode ser negativa, informe ao Solver que as celulas B9. (9 e 09 devem ser maior ou igual a zero e cl iq ue em Ad icionar. Por fim, restrinja a produ,ao maxima por produto. comunicando ao Solver que 0 intervalo B9:09 (Produ,aa) deve ser menor ou igual ao I ntervalo 86:06 (Capacidade por produto). Clique em OK para concluir.

Resultados - Na caixa de dialogo Parametms do Solver, voce notara tarnbern a existencia do botao op,oes. Esse batao perm ite efetuar medltlcacces que afetarao a forma de calculo do Solve,', alern de gravar e recuperar model as. Oessa forma. vo-

Res'ri~io: proximidade com a real

Resultados: 0 Solver sugere a soluc;ao

COLE~Ao INFO" 47

ce pod era simular quantas altcrnativas desejar. Clique no botao Resolver e observe como. rapidamente. a Excel encontra uma resposta sat isIatoria. A caixa Resultados do Solver informa que ele encontrou uma solu~ao e voce uodera optar par aceitar a resposta au mante r as valores olgtnals. Clique no batao salvar Cenario e, na caixa de dialogo. Salvar Cenario. d igite Solver au outro nome que julgar conveniente e clique em OK. Dessa forma, iera rna is urn cenario gravado. Depois de gravar 0 ultima cenario. clique no botao OK para fechar a carxa de dialogo Resultados do Solver.

RESUMO DOS CENARIOS

Se voce seguiu as passes anteriores criou uma serie de cenarlos em uma mesma planilha. Para obter urn resumo de todas essas si-nuta,6es. ative a catxa de dialogo Cerenciador de Cenarios e clique no botao Resumir. Em Resumo do Cenario. voce oodera obter 0 resumo do cenario au urn relatorio de tabela dinarnica. Seleciane a primcira op,ao e clique em OK. 0 Excel ira gerar urn retatorio denominado ReSumo do Cenario,

A planilha Resumo do cenario exibe todos as cenanos gravados.

Resumo: detalhes das simura~oes

48 (COLEr;Ao INFO

apresentando os detalhes das sirnulacoes, como a data em que toram criadas. as nomes dos usuarios. os intervalos de celulas e os valores que foram usados em cad a uma delas. alern de uma observa~ao. A planilha Resumo do Cenario e urna planilha como outra qualquer. Se quiser. voce podera somar as colunas de cada cenario. Fa,a is- 50 para observar as valores encontrados em cada sirnulacao.

ANALISES MAIS APRIMORADAS

E possivel tornar 0 trabalho de analise com 0 Excel ainda rnais flexivel e pratico. Como? Use as controles de formu lar io (Guia Desenvolvedor/grupa Controles/lnserir/ContrDles de Formulario) para selecionar 0 obieto que deseja incluir na planilha a fim de facilitar 0 processo de gera,ao dos mais diferentes csnartos.

Outra opcao mais avancada e usar uma tabela de apoio com faixas de val ores para pre~os e custos. Essa tabela teria a varia~ao em fun~ao da quantidade produzida. Nelas. os valores poderiam ser flexibilizadas com uma formula que utiliza os recursos de pesqulsa e referencia do Excel .. como as fun~6es indice/Carresp ou Deslo(.

4.11,.;,'.1.1' ddi.J. •• .i, i.iI9Hfd-

DEPENDE DA

A

(I RCU NST ANCIA

FORMATA<;AO CONDlCI_ONAL GANHA UPGRADE NA NOVA VERSAO DA PLANILHA

POR MARIA ISABEL MOREl RA

veneas np romt,rdQ wrE'Jlrt:iI - drJembro de lOO6
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F:ontG ::J . Formata~o (ondicional: recursos g(afi(OS podem ale dispensar a dssenho de graficos

COLECAO INFO:> 49

curso permits que a formato de uma celula seja alterado de acordo com seu valor. Por meio dele, e possfvel definir, por example, que 0 numero de faturamenta do .'- .... -

DIC4S/FORM4TA~Ao CONDICIONAL

.... -- .... s fas de carteirinha do Excel comemararam quando a Microsoft incorporau a formatacao condk.onal na versao 97. Esse re-

ana aoareca em azul se for maior do que a resultada verificada no ana anterior au em vermelha se ficar abaixo, Mas a tormatacao condicional sempre teve restricccs. A mais seria delas e que seu usa estava lirnitado a Ires regras par ceruta. Capiar e colar par engana um conjunta de celutas em ou-

tro com torrnatacao condldonal> A caracterizacao ia para a espaco. No Excel 2007 esses e outros pontes negativos faram equacianados.

A tormatacao candicianal na nova versao da planilha da Micro·

soft foi tatalmente revista e am-

.!I ~ ... - .... ,

pliada. A restrkao ao nurnero de regras desapareceu par completo e as visualizac;oes baseadas em intervalas de dados, que antes exigiam a uso de f6rmulas. agora estao integradas aa recurso, Alem de

perrnltir a Iorrnatacao par cornparacao, e passivel usar regras de classificar;ao e recursos graficos como barras de dados, iea-

nes e escalas de cores. A

_[J ..... -~ .

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Regras: sere~ao de reg-as de tcrrnatacao

par um menu

~."I·IJ~"",ml'·' ...... 'kI b.a"",

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iB'_ItrIlO r.ou.· 1"t-.

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50 < COLEt;AQ INFO

Compara~ao: defina a regra. €'stabelec;;a 0 valor e escolha 0 rorrnato

il

. .

" " " " " " "

VDlumCCClVl:ndn

Estllo proprio: padrao d.! fo~mata~aD personalizado me~ regras pr'edefin~

aplica~ao da tormatatao condieional e bastante simples. Uma vez selecionada a celula ou 0 coruunto de celulas. abra a guia Inicio e selecione a opcao rcrmatacao Condicional no grupo Estilo. Em seguida. use 0 menu drop-down para selecionar a regra.

COMPARA~Ao

A primeira op~ao do menu Formatacao Condicionai - Real,ar Regras das Celulas - permite destacar celulas corn valores iguais, maiores au menores do que um valor deterrninado ou que fiquem entre dois vateres, E alternativa ainda rsalcar urna sequencia de textc ou valores que sao duplieados. urna vez escolhido o tipo de regra. e precise informar a concicao e eleger tJ m formato. Vamos super que 0 objetivo sera ella-

mar a atencao para as vendas superiores a 500 mil rea is. Oeve-se setectonar Formatacao Candicional/Realcar Regras de Celulas/E Maior do Que e. na caixa de dialogo. escrever 500000 no campo a esquerda. No menu a direita. seteeionar a torrnatacao desejada.

CLA55IFICA~io E MtDIA

5e voce setecionar Regras de prirneiros/ultirnos. por sua vez. tera. em seguida. as opcoes de real,ar os dez prirneiros ou os dez ultirnos hens, os que estao abaixo ou aclrna da media au 05 primeiros all ultirnos valores a partir de uma determinada porcentagem.

CORES, BARRAS OU ICONIlS

A farmala,ao por rneio de barras corordas e ideal para a visuanza-

COl£<;AO INFO:o Sl

OICAS/f=ORMa.TA(:i.O CONDICIONAl

~"'hiIooPo<_~

-- .... ~ ;~.: :=;_~. ~'=:

.... 0;:111: cii~)I:(2 ""~ .. ~- ;l-' ""'.

cao do valor de urna cetuta em rela~ao a outr as. Quan to mais longa a barra. maior a valor. Esse tipo de torrnatacao condicional e uma alternativa interessante aos graficos. As escalas de cores. por sua vez. sao guias visuals para a interpre-

.'F~IICcms<lililM.,..,~ ·'~~o..~IlI~""""'.::J ·''_ __ ~~'.b6'''''Ou>!'hwe<l.lm!6J, ·'~~~""',"~C>.I~~

·,,_ ...... & .... ~ .. dI:tct_""' ... <.._~lIIYj~i

....

1",", _~ ... ~ 1.,1

~of(;':~

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Gr;:ifico: barrss. kones e escala de cores destacam resullados

(a~ao da dis(ribui~ao e da variacao cos oacos. ra os conju ntos de leones servem para rnarcar e classiticar dados em tres OU ci nco categorias diferentes separadas par urn valor limite. Usar esses tres formates e ainda rnais simples. Basta

passar 0 mouse sobre 0 lipo e a estuo para ver instantanearnente sua aplica~aa na cetula au no intervalo de celulas

" "

" " II

" en

"

-"

52 e COLE~AO INFO

selecionados.

PERSONAlIZADO Apesar da grande variedade de farmatos

Personallzado: regras proprlas em vez cas opt;6es predelinldas

condicionais predefinidos. voce pode preferir criar as suas regras. Sem problemas. Escolha a opcao Nova Regra no menu drop-down do batao r-orrnatarao Condicional. As regras pessoais podem ser de diterentes noos, como a forrr.atacao baseada nos valores das celulas, em seu ccnteudo, nos primeiros au ultlrnos valores au que usem uma tormul a que determine quais cenuas devern ser destacadas.

C;ERENC t'MENTO

Quando aplica regras de forrnatacao condicional a uma celula au coniunto de celulas. a Excel armazena as mforrnacoes sabre as regras e a fa 1'matacao escalhida no Gerenciadar de Regras de Formata,ao Condicionat, E possivel usar essa ferramema de gerenciamento, que pode ser actonada par meio do botao Formata<;ao Condicional/oerencar Regras. para criar. eoitar, apagar ou visualizar todas as regras de rorrnatacao

DtCAS/FORMATAc.J,O CONDIc.iONAL

CADE OS REALCES DA PLANILHA ?

Em planilhas grandes e (om layout mais potuldo pade ser dificillocalizar celulas que tenham recebido tormatacac ccnotcrooai. Esse caminho pode ser encurtado (om 0 usa do batao tocauzar e selecionar/Forrnatacao Condicional, disponivel na faixa de opcoes lnlcio. como seu nome indica. a terramenra encontra e destaca as celulas formatadas.

condicianal de uma planilha ou sele~ao. Para excluir uma regra. h;i, um meia alternativa. Clique em rorrmacao Condicional. selecione limpar Regra e escol ha a opcao desejada - cetulas selecionadas. planilha inteira. tabela ou tabela dinarmca.

GertrKJlCk:.fdeRegmcleFarma~C~

~~rarr"'iUMd~'''''lnIlt~~Opar6: SeiK;;';'~ a I

.:JWow· ·]L:'<Qto·· ... ·II:x"""' ... ;J (.J [.J

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::::::: t:::=: ::=:=.::::;,--__ ~ ~I

Cllllilrill~j~i ... ~ ~ -I -W$i:fFW iiil-

"'O<J S-- .1 ~

aerenelamento. tarefas de cria~.io. edj~ao e remo.:;;ao de regras simphficadas

COlE~AO INFO:lo 53

i')'Rti"J?1§!4!M

~

NAOSOBROU

NADA OCULTO?

VASC\..ILHE 0 DOCUMENTO ATRAS DE ITENS QUE VOCE NAO QUER QUE SEJAM VISTOS PELOS OUTROS

POR MARIA ISABEL MOREIRA

P~a prOCUfar 0 documento selecicn5do no decmereo, di~ ern lrt5Pcdon",.

ProiWi~dM~ do Documento II! Inrorma,iiH P~UCHlili

\I!!dK~ ~e M metad~ ocukos (N infOf~ pesmai!: selves rom 0 documento.

Oados ICI"1. Pel':'lDnaliulI;ios

,;,!rilc~ ~e hi d!do!: :w:Ml. per"sonaiiZado;r;; arA"h!Z$J1ad~ eDm este c:br:vmento.

CItbe:,!:6IhD:I e Rodllp~",

Y!lfiflce se M Wotm!l!;6es nos cdoo,-aho§ e rai!p8s do! pJl~UI de tr~bd.ho.

yerlica.a p.a!ta de tf.ab.!lho ~ra determncr se M objet~ Qll(t n.io estio vlsiYelspOfq.Je fOf«T1 tUHnalados «nJO i1 .... ioi .... es , tssc N!!o ind..i cs objd~ «ee-tos pot' aJtrQs oo)etos.

Inspetor! varredura locattza metadados ocuttos eo intorma~Oes pessoals

contece com os melhares profissionais. Voce elabora cuidadosamenIe a plan ilha, confere todas as formulas, revisa os textos, mas. na hora de satvar e enviar 0 ar-

quivo por e-rnail.deixa de e.iminar alguns comentarios e colunas que estavam ocultas e nao deveriam ser do conhecimento de mais nlngusrn. As chances de que lsso ocarra foram reduzidas no Excel 2007. Des-

54 < COLE<;AO INFO

AEMO.;-iO SEM VOLTA E born lembrare no entanto. que. uma vez rernovidos, esses elemen[OS nao serao recuperados. rnesmo que voce use a comando Desfazer. Portanto. se essas informa~6es torern i rnpo rtantes. fa~a u rna c6pia do arquivo

para guarda-l 0 i n- 1;c"'::.:-=":.:-=~=~'--- ~~~_~_~_:b!fWIiiI=;;=,

~uCt:od~~ :;~o Ci~:~ r ..... ::.:, ;.:;:__::.: ........ :;,:' c:=:"'==:=- ... _, -----

clique no batao of- ~~~"" ... _...'.,

fice e salecione Prepar ar/l nspec i 0 nar Documento. Por pacrao, todos 05 itens vern marcados na caixa de dialogo I nspetor de Documentos. Se nao q u lser

de que. e ctaro, voce nao se esquer;a tarnbern de lancar mao do recurso Inspetor de nocumentc.

Essa nova funcionalidade da planilha da Microsoft faz uma varredura na pasta de trabalho em busca de elementos ocuftos e intormacoes pessoais que nao precisarn ou nao devem ser compartilhadas. A lista inclul cornentartos e anotacao a ti nta. marcas de revisao, versoss. conteudo invisfvel. propriedades de documsntos. cabecathos e rodapes. dad as XML e linhas. colunas e oranunas acultas.

_ DI( 1'l'!'{INSP[t_AO

eliminar algurn item. desrnarque-

O. e clique no botao Inspecionar.

Quando COrlClui a verificacao. a Excel apresenta um relat6rio na tela. Nesse surnano, 0 programa marca com urn tique em azul os itens que nao encontrou e com uma exclamacao em vermelho aqueles elementos que estao a most-a e podern ser locanzedos por urn destinatarto mais curiosa. a relat6rio tarnbern traz informa,6es urn pouco rnais detalhadas sabre a ocorrencia. Em Propriedades do Documento. por exernpia. pode informar que 0 cami nho da impressora esta visivel. Ou apontar que ronaces esrao a rnostra na categoria carrespondente Para concluir a preparo do documento. clique no batao Remover Tudo ao lado de cada categoria, Se quiser fazer urna nova inspecao. prcssione 0 botao Reinspecionar.

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o prepare do arquivo

COLE,AO INFO> 55

M.lts.tnk·#'i.j.i.iW

em branco a linha seguinte I' escreva a especificacao de cada item,

'"

NAO DIGITE,

ESCOLHA

DIGITE MENOS NO EXCEL ADICIONANDQ lISTAS DE ITENS A CAIXAS DE COMBINAC;;AO

POR CARLOS MA[HADO

5 caixas de cornbinacao em planilhas do Excel constituem um recurso muito pratico que pou-

cos usuaries utilizarn, Essas catxas - que contsrn uma Hsta de op~5es

- facilitam a elaboracao do docu-

menta quando ha itens que 51' reperern em determinados campos, Entao. em vez de digitar. escolhese uma opcao, Alem disso, as catxas de cornbmacao do Excel sao laceis de usar e nao exigem conhecimento avancado. veja no passoa-passe. a seguir, como utiliza-las em suas planilhas,

LlSTA DE PROOUTOS

Vamos usar corno exemplo uma pianilha para orcarnento de venda com as seguintes coronas. Produto. Pre~o unitano, Quantidade e Total. As caixas de combinacao VaG ser usadas no cam po Produto, A primei ra tarefa e definir 0 ccnteuoo dessas caixas. que sera a lista de produtos disponiveis, Para organizar 0 trabalho, erie essa lista numa planilha separada, Na col una Ada planilha plan2, coloque o titulo, Produtos. na linha L Deixe

S6 c COLE~.aO INFO

OESE HO otl. (AI)(A

volte para a planilha plan!. Nela. tonstrua 0 forrnulario de orcarnento. Agora. varnos incluir as caixas de cornblnacao nas celulas da COl una Produto, Abl'a a guia Desenvolvedor, clique no ootao tnserir, selecione a terramenta Caixa de Cornbinacao e desenhe 0 obieto. Ajuste a caixa para que coincida com as dlmensoes da primeira celula da coluna Produto,

CONTEUDO DA CAIXA

A caixa de cornbinacao esta vazia, Vamos incluir nela a iista de prcdutos, clique com 0 botao direito na caixa de cornb.nacao e. no menu. escolha a opcao Formatar Controle - ou clique no icone Propriedades na ta.xa de op,iies Desenvolvedor. Na caixa Formatar Controle. abra a guia Controle, localize a linha Intervalo de Entrada e clique no campo ao lado. Abra. enrao, a plan2 e selecione toda a Iista. incluindo a linha em branco, 0 campo Intervalo de Entrada e automaticamente

calxa de combinalljio: recurso reduz t.rabalho de digitacao

preenchido com as intorrnacoes necessanas, No nosso caso. ficou Plan2!$ A$2: $A$24. ja que a lista de prcdulOS unna 22 itens. a partir da linha 3.0 objetivo da celula em branco e deixa-ta como a primeia linha da lista. Assim. a usuario pouera escolhe-la quando quiser cancelar a inclusao de lima lmha no on;amento.

(OPIAR E COLAR

(ada linha da col.ina produ[o deve center lima caixa de cornbinacao com o mesmo conteLldo. EntaD. em vez de repetir 0 que fai feito no bloco anterior. vamos par um atalho. Copie a caixa de combmacao. Agora. seleoone a celuta imediatamente abaixo e de a cornando colar. Repita esse processo para todas as linhas.

SALVAR COMO MODELO

Falta. agora. adicionar formulas II col una Valor e formatar as numeros. Alem disso. se voce quiser. pode adicionar a logotipo da ernpresa. endereco etc. urn formutario pa-

DICAS/CONT OLES

ra a apresentacao de orcamentos e a tipo de docurnento para ser utilizado muitas vezes. Portanto. em vez de arrnazena-Io como urn arquivo comum (XLS. das versoes antigas. ou XLSM. da versao atuah, 0 meIhor e salva-Io como urn rnooelo XLTX. XLT - se quiser manter a cornpatibllldade com vers6es ante' riores do Excel - ou XLTM. se estiver usando uma macro. No Excel 2007 e necessario eliear no botao Office. selecionar Salvar corro/outros rorrnaros e escolher a opcao na usta Tipo. 0 rnodeto deve ser salvo na pasta correspondente. Assim. toda vez que voce abrir 0 modelo. tera lim forrnulano em branco, pronto para ser preenchdo.

UM NOVO PROBLEMA

A planilha jii esta pronta. Mas vamos pensar urn poueo. (ada caixa de cornbinacao contern a usta de produtos. que ocupa 0 intervalo de calulas A2:A24 no exemplo. E como ficarao as coisas se a llsta mcorpo-

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Lista: em planllha .a parte, lisle as ·j'tens. prececndcs de uma linha em branco

COLEC;AO INFO" 57

PRODUTOS. NO campo ReferI' a. digite =DESLOC (Plan2!$A$2;O;O; CONT.vALORES(Plan2!$A:$A». De OK. Isso define uma regtao cham ada PRODUTOS. A tuncao CONT.VALORES conta as celulas preenchidas na col una A. DESLOC usa esse mimero para definir 0 intervalo. Agora. em cada caixa de cornomarao da planilha Plant. em vez de urn endere;o (AZ:A24). escreva PROOUTOS. Para facilitar esse trabalho. selecione todas as calxes de uma so vez. (am a tecla Ctrl pressionada. cl ique nas caixas uma a uma. Quando todas estiverem marcadas. abra Desenvolvedor/Propriedades/Conrrote e. no campo mtervalo de Entrada. digite PRODUTOS e clique em OK.

Formolar'ios: ferramenta reunidas na faixa de op~6es ocscovorvedor

rar novas itens. nas celulas A25. A26 etc? Sempre que voce aurnentar a lista, sera obrigado a atualizar 0 endereco dela em cada uma das caixas. Que trabal hac. 0 Excel tern urna fun~ao charnada DESLO[ que pode ajudar a resolver 0 problema.

A SOLu~Ao, EM fESI

o que faz a fun,ao DESLOC? Ela define uma regiao da planilha de forma elastica. Vamos usa-la com 0 recurse de nomear a coluna A da Plan2. Batizaremos essa coluna com o nome PRODUTOS. Mas. ao rnesmo tempo. vamos dizer ao Excel que PRODUTOS nao equivale a toda a coluna A. mas somente ao i nterva- 10 que vai de A2 (a celuta em branco) ate onde a coluna estiver preenchida. Desse modo. vai ser posslvel au mentar a I ista sem precisar mexer nas caixas de comblnacao,

RIGllo AUTOMATICA

A solutao e redefinir 0 intervato da lista de produtos. Para isso, em Plan2. seiecione toda a lista de produtos. incluindo a linha em branco, abra a guia Formulas e clique no batao Definir Nomes. Na caixa Nome. digite

58 < COLE~Ao INFO

MAil EXPANSQIS

Voce pode automatizar mais a planilha, incluindo, par exernplo, uma (0- luna de precos na lista de produtos (Plan2). Assim. quando se escolher urn item, 0 preco aparecera na coluna correspondente. Mas para iS50 e precise manta,' urn esquema oastante criativo ou programer em linguagem VBA.

1

DESLOC: fun~ao permite incluir novas elementos a llsta sem trabaiho extra

ESCOLHA UM FORMATO

VERSAO 2007 SALVA ARQUIV05 EM FORMATO BASEADO EM XML E OFERECE NOVAS POSSIBILIDADES DE COMPARTILHAMENTO

POR MARIA ISABEL MOREIRA

uando chegava a hora de salvar um documen- 10 no Excel 2003, seus usuaries tinham uma sel"ie de opcoes a escolha. Na nova versao. esse leque foi ainda alern. Mais do que a arnpliacao do nurnero de formatos disponiveis, no entanto. a grande di'erenca do

Excel 2007 em relacao a seus antecessores sao 05 formatos de arquivo base ados em XML (Extensible Markup Language) 0 formato- padrao - Pasta de Trabalho do Excel - agora tem a extensao XLSX. Alem dele. a XML e a base do novo formato de arquivos para rnocetos de documentos.

] !:!IOIlC

SoIl". Ullloll .6p1,. do dac,umento

I '" P.~l ... de Tlabllho do El«'I

• SaMlr II p:Qlt~ de troblllfo1a no 10rmetc de ~rqu,,",o ~"d"t'So,

ff~ flit ... de: Tr.abllho H4bljt",dl par. Ma£lD do btel

l]!ll] 511v, J pJ1t-!l de ~rll:lal~o no crmato dt uqulvo com tJUf em XMt ! hablllbdo pari! micro.

~, ~ P"JtJJ de Trfl).llho Illn~'I .. dn f.',el

~ Sa!'.'!! J pa,t.a de trel;!llho em uM tOrf'l'leto (It erqurvo blnflrlo olimuildo par-I umgamrnta I: ).II1v8F.lcnto llIiJldo.

r.J~ Pt.s.t. cSt TrltNJiho do flC(C' "~2DO)

~ Sahl~ urns ,bpla de put. de tubalho toulmefltt comj:)<I!tive:1 rom a Exerl 91·2003.

~ f.Df au IPS

~ Publiul uma c6~hl doll pub! doc tl<:!tJllmo como urn ~JQur,o PDF DUX-PS.

IS:] Q.ulJo, fOII ... tOI

IU\ :~~p~~~~~~ o~~~~~~~,$)~~~;.como P,'HII seteccner entre todo~

COLE~AO INFO::> 59

--

MUiJli';;i.jj"9·M

CONFERINDO A COMPATIBILIDADE

Como a nova versao da ptaniIha da Microsoft apresenta uma sene de novldaoes, e esoeraoo que algumas funcionalidades de um arquivo criado com a Excel 2007 sejam perdidas quando ete e salvo no formato de pasta de trabalho antigo. Mas como saber quando isso vai ocorrer? 0 pr6prio programa se encarrega de fazer a checagem par meio do verittcador de Compatibilidade. Ele e acionado sem pre que se tenta salvar uma planilha no formato XLS. Se estiver tudo bem com 0 arquivo. a verificador nem aparece. Quando encontra uma au mats incompatibilidades. ele exibe na tela um relat6rio com as possiveis oerdas e 0 nil mero de ocorrencias. Dependendo do problema. mostra tarnbsrn 0 batao Localizar para que seja pessivel cncontrar onde esta a problerna na pasta de trabalho. Se a opcao carrigir estivcr disponlvel. clique nela para tentar contornar passiveis perdas. A terramenta tam bern pode ser acionada sempre que se deseja conferir a compatibilidade de um arquivo com varsoes anteriores. Clique no batao Office. setectone Prepararl Executar Verificadar de Campatibilidade.

60 < COLE,AO INFO

jIIt-'U«;_~"""""""""UO(.olo""'''''_I)opI>'t. uu tIIl_IIioIoW:IMu"...vt:Ut.t.""J!'!. .... Fti'm~ ':Po.li

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ICt~:'~:It

Compartilharnentoi aroutvos nos fcrmatos PO

o que isso muda? Os arquivos baseados em XML (em tamanhos bem mais reduzidas. pad em ser recuperados sem tantos rrans-ornos e sao mats facill11ente compartilhados, reutilizados e transportadas. Um arquiva do Excel baseado em XML nada mars e do que uma pasta campaciada cantenda arquivos individuais e subpastas com as diversos componentes de Lima planilha. 05 formatos anteriores. cor sua vez, reuniam todas essas inIorrnacoes em um unico arquivo, dificultando seu reaproveitamento par outras apticacces.

uma peculiaridade do nova formato XLSX e que. por questao de segurar ca, ele naa aceita rnacos coma a XLS. Se urna pasta de trabalho criada no Excel 2007 cantiver macros. ela devera ser sal-

da Web scenas para V'isoaliza~Ao

va em outro formato, tarnbern baseado em XML - 0 XlSM au Pas· [a de Trabalho do Excel Habilitada para Macros,

VI;RSOES ANTIGhS

o novo tormato-padrao do Excel e compativel com as vers6es 2003. XP e 2000 por meio do usa de urn pacote de cornpanbtudade. Ou seia, quem tem as versoes antigas da planilha e de outros componentes do Office pooera abrir arquivos no novo formato desde que ienha es· se pacate instaladc em seu cornput ador. Para baixa-Io. visite www.info.abril.com.br/down load/4718,sl1lml, Mas a rnelhcr op~ao para abrir um arquivo criado no novo Excel em versoes antigas e saiva-io como XLS, (leia quedro na pagina ao lado), Se, par outro

lado, voce abrir um arquivo antigo do Excel na vsrsao 2007 esse arquivo sera executado em modo de compatibilidade ale que seja salvo no novo formate-pad rao, 0 modo especial desabilita novas funcoes que nao possam ser exibidas o; converrtdas adequadamente cara as versoes previas, e e indicado na barra de titul 0,

A flexibilidade do Excel 2007 na hora de satvar arquivos nao para at. Uma novidade e a possibilidade de salvar pastas de trabalho como paginas da web para que possarn ser distribuidas e visualizadas em um browser, Urn arquivo do Excel salvo para a web nao e eduavet. mas deixa it rnostra seu conteudo, incluindo a possibilidade de navega~ao pelas di· verses planilhas. Quando salva nesse formato, a Excel cria urn arcuiva com extensao him au html com o contoudo de texto e urna pasta com a mesmo nome do arquivo que rellne as irnagens. Portanto, para distribuir uma pasta de trabalho e necessario enviar as duas partes. talvez. neste caso, a op~ao mais conveniente seja satvar o arquivo em PDF ou em XPS. cots formatos de layout fixo indicados para a compartllharnento de arquivos, Para poder usar esses dois formatos, no entanto, e necessario laze I' 0 download de urn suplemente. que voce enrontra no en· dere~o http://info.abril,(om.br/ download/4719.shtml.

- "

COLE-;Ao l Nr O >' 61

PROJ£T05/rUNc,oNARIOS

DEOLHO NO TRABALHO

UM PLANILHA PARA CONTROLAR/t ESCALA DE TRABALHO DOS FUNCIONARIOS

..... ~:~"fllbctI """'-

T'rabalho: plani~ha ajuda no controte de lolgas, dias. trabathados e cOr'npen5a~oes

ependendo da atividade de uma companhia. eJa precisa organizar rolineiramenre escalas de Irabalho. Para isso. precisa saber exatarnente em que dias cada funcionario vai fazer cornoensacao e em quais vai urar folga. alem de anotar as dias de trabalho normal.

62 < COLE(AO INFO

Essa tareta simples. mas demorada, ooce ser leila com flexibilidade com a planilha que vamos apresentar, Ela e indicada para pequenas empresas que tenham um nurnero restrito de funcionarlos. A planilha pronta, oferecida pela Mondial. poce ser encontrada em www.info.abril.com. br/download/4760.shtml.

TABELA DE FERIA DOS

Para comecar, erie uma planilha de· nominada Feriados na sua pasta de traoauio e monte uma tabeta composta de duas colunas - Feriado e Referencia. Na primeira coluna. cotoque a data e a dia da semana em que calra - por exemplo. Ol/mai/ 2007 - ter. Na segunda. 0 nome do feriado - dia do rrabaino. Para que possa ser usada com referencia de torrnu la. sera necessaria dar um nome para esse lr tervalc de cetulas. Para isso. selecione todo 0 conteudo da tabela, abra a guia Formulas e clique em Oelinir Nome no grupo Nomes Oefinidos. NO campo Nome. d igite Feriados e. no campo Referese A. digite =DESlOC(Feriados! $A$2, O,O;CONTVAlORES(Feria dos! $A:$A)-l,l). Clique em OK para sair da caixa de dia'ogo. A fun~aa DESLOC permite que leriados locals e outras datas comemorauvas sejam inseridos posteriormente na lista e i ncorporados ao conteuoo da formula.

CALENDARIO

Na segunda planilha da pasta de trabalho. denominada AgendaFol· gas. clique em Al e escreva 0 titulo Agenda de Foigas de runctonarios, Na ceiota NI vamos colocar um controle gratorio para a escoIha do ano, No ncsso caso, a tabela permite trabalhar de 2007 a 2020 - ja que nossa tabela de feriados contempla somente esses anos, AO trocar 0 ano de referen-

cia, toda a planilha Eo ajustada automaticamente. Na Guia Desenvolvedor. no grupo Controles. clique no irone tnsertr e localize o objeto sotao de Rota~ao (em Contrale de Formulario, e 0 quarto objeto na primeira linha), Na cetula Nl. desen he 0 botao na di rnensao que julgar convenieme. Feito isso, elique com 0 botao direito do mouse sobre esse objeto e acione a oo~ao Formatar Controle. Selecione a guia Controle nesta caixa de dialogo e. no campo Valor Minimo, indique 2007. Em valor Maximo. digite 2020 - casu queira indicar urn intervalo de dados diferente do apresentado. nao se esqueca de incluir os Ier.ados deste novo intervalo na planilha Feriados. Em Altera~ao Incremental. mantenha o valor I para indicar a variacao de ana toda vez que 0 botao e clicado. Em Vinculo de Celula. inclique Ll. Clique em OK.

MESESDOAND

Apos 0 procedimento acima. selecio· ne as celutas Ll e Ml e abra a goia Inicio. No grupo Alinhamento. clique no ootao Mesclar e Centralizar. For· mate 0 texto como desejado. Agora, defina um nome para essa celula para faeilitar sua identifica,ao, Na guia Formulas. no Grupo Nomes oefinicos, clio ue no botao Gerenciador de Nomes. Na caixa de dlalogo que se· ra exibida. clique no botao Novo e escreva AnoRel no campo Nome. Cli· que nos botoes OK e Fechar.

COLl:~AO INFO ~ 63

PROJETOS/fUNCIONARIOS

=

List.a de feriados: rela~:lo traz todos os leriados no penooc

Os intervalos cos meses devem ser agruoados, e para cada meso voce tem ate 12 !inhas disponiveis para lancar os nomes dos tuncionarios. 0 modelo aplicado para 0 mes de janeiro e 0 mesmo que sera usado nos demais. Entao. nas cetutas A3. AIS. A33. A4S. A63. A7S. A93. AlOS. A123. ABS. A153 e Al6S, clique com 0 oouo direito do rnouse. setecione Formatar Celulas e. na guia Numero. escolha Persona· lizado em caiegorta e mmmm" de "aaaa, na usta Tipo. Se esse tipo nao estiver disponlvel. clique em uma das opcoes. sobrescreva tormato desejado e recle Enter.

Nas celulas que recebern 0 nome do meso e necessaria inserir uma formula para relaciona-tas ao ana indicado no botao de rotacao, A formula e DATA(AnoRef;l:l). onde AnoRef e 0 ana de relerencia que devemos tomar como ponto de partida para a defini~ao da utilizacao do calendarto, e que es-

64 < COL£~"O INr.O

ra sendo alterado pelo batao de rota~ao: 1 indica ames de referencia (para a celula A3. reterenre a janeiro. e L para AIS. fevereiro. e 2 e assim sucessivamente) e 0 segundo

nurnero indica 0 dia da data de referencia. Para esra sirua<;ao. vamos usar I em todas as formulas.

usr» DE FUNCION"RIO<

Abaixo de (ada meso escreva Nome do Funcinnario para identiticar a comeudo da tista. Para que os names das funcional'ios sejam repetidos autornancemerne e novas nomes possam ser inseridos quando houver uma substitui~ao nos quadros da empresa. no primeiro campo de funcionario de Ievereiro (A20). insira a formula ~A5 para copter 0 conteudo da celuta AS do mes de janeiro. Em marco, na celula A35. digite ~A20 para ccpial' 0 conteudo do rnes de tevereiro e assim por dlante.

TRABALHO E !'OLGA

Nas colunas B. C e D ficarao os tres tipos de controte - T. que indica dia de trabatho normal: F que se relere a (algas; e C. comoensacso.

Para que sejam calculados as laocarnantos e letuados em cada di a. sera necessarlo aplicar uma formula em cada coluna. Comecemos pelo rnes de janeiro. N3 celula 85. insira a formula CONT.SE ($F5$ AJ5;B$4). 0 que eta significa? 0 primeiro argumento indica 0 intervato de celulas referentes aos dias do rnes nos quais serao procuradas as ocorrencias de T. ou seja. 0 evemo indicado na celuta B$4. Nas colunas (5 e D5 serao inseridas f6rmulas similares para as eventos F e C. Na ceiura E5. por sua vez. sera apresentada a soma dos eve ntos T. Fee com 0 usa da formula =SOMA(B5:DSl, Concloldas eSS3S operacoes. copie a conjunto de formulas para as demais linhas do rnes de janeiro e para os demais meses do ano. Em cada meso na primeira linha de funcionarlo. cornecando na COl una F. drgite os dias do meso Selecione e copie esse corueudo e cole-o nas linnas reservadas aos dsrnais tunctcnartos.

Vamos colocar agora os dias da semana do rnes de janeiro. Em primetro lugar. selecione 0 lntervato de cetutas de F4 a AJ4 e mude 0 formato de ntlmero. como indica' do anteriormente

'4·j·n,,·W'ii,tgi.I:'_'.jl.?-

des meses. mas. agora. seleclone a tipo ddd ou outro que julgar mais interessante. Feito tsso, clique na ceiuta F4 e insira a formula =$A3 para identifiear 0 mes correspondente. Na celula G4. digile =F$4+1. Para aplicar essa formula aos outros dias do rnes copte 0 ronteudo da celula G4 e. man tendo a tecia sn ift pressionada. selecione as celulas de G4 a AJ4 usance a tecta de direcao e core a conteudo arrnazenado na ar-ea de transferencia. Repita 0 procedimento nos demais periodos do ano. atualiza~do devidamente 05 enderecos das celulas reterentes aos meses. Forrnatacao condicional.

Em seguida. vamos usar 0 recurse de torrnatacao condiclonat para i ndicar os fins de semana corn fundo ctnza e os feriados com amarela. as dlas urets de trabalno perrnanecerao com lundo branco, Para estabslecer se um deterrninado dia do mes Ii um feriado. utiliza-ss a fun,ao CORRESP para procure- 10 na tabeta de feriados. Caso 0 10' calize. a func;ao dara como resposta a linha da tabeta na qual a data se encontra. Se nao existir. retornara #N/D. Por esse motivo. adotames a lunc;ao EERROS.

para as celutas que cornem os nomes

Controle: batao de rOlaC;aO para sele~ao do ano

COLECAo INFO)o £..0::;

.~'W·M'iMfi#f.];fI.

"-u.,;-a

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-- .",. ~ _"!> ..... _olj ot:( ............ ,....... c:=:r:

......... oIo<-iUII ill

P1_' __ i'

calend<irio: de 2Q07 a 2020

Em cada rnes, selecione todo 0 conjunto de dias de todos os funoonanos. Abra a gura Inleic e. no grupo Estilo. clique em Formata· ~ao Condieional e em Nova Regra. Selecione a opcao usar uma F6r· mula para Determinar Quais Celu· las Devem Ser Formatadas e. no campo rormarar valorcs Em Que Esta F6rmuiaE Verdadeira. escreva =EERROS(CORRE SP(F$4;fe riado;O])=FA~SO, Clique em For· matar e em Preenehimento e selecione uma cor - usamos arnarei o-ct aro, se 0 resu Itad 0 da pro' eu r a for pas iti vo. a Iormatacao ccnclcional aplicara nas celulas corraspondentes a esse dia 0 '

formato solicitadc. a mesmo procedimento aplica-se para a segunda re-

gra, que busca a locallzacao des fl· nais de semana. A formula para esta torrnatacao condicional e=OU (DIA.DA .SEM AN A(F$4;1)=7; DIA.DA.SEMANA (F$4;lj=lj. Nes· se caso, estamos tentando saber se o dia da sernana e 1 treterente ao domingo) ou 7 (referente ao sabado). Se 0 resultado for positive, a formata~ao cand icional aplica 0 forrnato solicitado - no exernplo. 0 iu ndo ci nza, Par a lac iii tar a i dent i· fica~ao das [ores. colocamos uma legenda no topo da tabela. Nos me' ses seguintes. aplique as rnesmas forrnu las. substitui nda F$4 pela en· dereco das celulas do pcimeiro dia de cada rues. Em fevereiro e F$19.

OCULTE COLUNAS

Observe que. no tapa da planilha. voee encontra uma estrutura de toplco, que foi aplicada para OCU ltar de forma rapida as tres col unas de centroIe. deixando somente a col una de total IE) visivel Para usar 0 rccurso, selecioneas colunasem questao (no nos-

Meses: especo para:-relali~o de tunoona-tos

66 e COLE~AO INfO

"

I~--

, I

.~'~ .'-JirLJIi-

Dias da semana: formate ddd

SO caso. de B a D) e. na guia Dados. no grupo Estrutura de ropicos, clique em Agrupar. 0 Excel encarrega-se de Fazer 0 restante. Voee pode utilizar esse recurso em qualquer planilha. prinei pal mente aquelas que tenham uma estrutura de soma de valores bern definidos. 0 comando Agrupar pode ser usado varias vezes na mesma tabela. a que conFere grande agil idade na consulta as informacoes, Para concuir 0 trabalho. aplique a formata,ao de fonte. tamanho de Fonte e cor que julgar mats I nteressante nos varies elernentos que cornpoem a tabela.

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condicional: car segundo a res pcsta

PROJETOS/FUNCIONARIOS

FUNC;;.iO DESLOC

A fun~ao DESLOC e de extrema importancia quando um interva- 10 de dados e usado em urna formula e a ideia e que ele possa ser redimenslonado automaticamente para a lnclusao de novas registros. Eo que fizernos nesta planilha com a lista de feriados para garantir a inclusao de datas comemorativas locais. Neste exemplo. usamos a f6rmula =DESLOC(Feria dos! $A$2: O;O;CONT.VALOIlES (Feriadosl$A:$A)-l;l).Feriados!$A$2 e a referencia que sera tomada como ponto de partida para a definicao da area que varnos utilizer, 0 prlrneiro 0 indica o nurne-o de linhas de deslocamenta a parti r da referenda citada e, 0 segundo 0, a de colunas de deslocamento a parti r da reterencia citada. CONT.VALORE5 (Feriadosl $A$A) e a altura indicada pelo nurnero de linhas que se pretenda que a referenda fornecida apresente. Como a numero de linhas e variavel. utilizamos essa funcao para calcular a nurnero de celulas preenchidas na col una A, que e a coluna onde se encontram as datas. 0 nurrero refere-se alargura indicada pelo numsro de colunas que se deseja que a refen?n· cia fornecida apresente - I, no exemplo. [a que usamos apenas as inforrnacoes da col una A.

COLEt:;AO INFO::- 67

PROJETOS/REFORMA

NOCOMANDO DAOBRA

MANTENDO 0 OR4;AMENTO OA REFORMA OU CONSTRUt;AO NA PONTA DO LApIS

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obras em casa: reglstros rigorosos facilitam a gera~ao de relatcrios de analise

barulho da quebradeira i ncomoda e a bagunca rita. Mas quando retormamas au construimos um lrnove], a oonro mats entice e a

comrole das despesas, Di!icilmente ficernes nos gastos previstos e nem sempre conseguimos saber com clareza quais itens consumiram mais dinheiroo Com a planilha que vamos crtar no

68 e COLE~AO INFO

M§-i.i!jl{tb4,j.! i f.-

Apoio: listas usadas na planilha de oaoos

Excel sera posslvel obter dados detaIhados de todas as despesas. lnduindo cornpra de material de constru~ao. pagamento de mao-de-obra. gastos com projeto e a propria compra do terrena. Mas fazer a planilha nao basta. E precise tcr discipl ina para 0 lancarnento de todas as despesas. Quanta rnais sistematica e eficiente for a execucao dessa tarefa. methor sera 0 resultado do relatorio de tabela dlnarnica que 0 Excel vai gerar. Se preferir fazer 0 download da planilha. elaborada pela Mondiallnformatica. visite 0 enderec;o www.info_abril. com.br/download/4760.shtml.

PLANILHA DE APOIO

Neste projeto. vamos criar uma pasta de trabalho com quatro pianilhas - Dados. Relat6rio. Grafico e Apolo. Vamos comecar pela planilha Apaio.

Ela vai receber as listas que servi rao de base para a planilha Dados. Dessa fo rm a. a d igitac;ao das info rmacoes e padronizada. facilitando o orocesso de consolidacao. As lislas estao dispostas lado a lado para simplificar sua manutsncao.

Na primeira Ii n ha estao as etapas do projeto - Terrena. Projeto. Casa. Edlcula. Piscina e Jardirn. A eoluna G vai fiear em branco para que oossa ser acrescentada uma nova etapa posteriormente se houver necessidade. Abaixo de cada u m desses itens estao as tases ou atividades do processo de construcao. Na coluna A (Terreno), llstamos quatro itens {COIll pra, uocumentacao. Ten'aplallagel1l e Topcgrafiaj. l1a B; 5 itens: na C e na D, 17; na E, 14. e na F, 8 (para ver a rela,300 cornpleta, fac;a 0 download da plani I hal. Na coluna H fica a I ista dos be-

COlEt;AO INFO> 69

PflOJETOS/REFORMA

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fj:If!o!I: Et.lOM

f:~ Ptit4d1!l'~

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Nomes: depots de cnar as listas, defina nomes para elas

valida~io de dados. recurso evlta erros de preenchimento

neficiados, au seja, das pessoas para as quais efetuamos oagamentos.

Comece dando urn nome para as etapas. Seleciona as celulas AL:Ft abra a menu Formulas, setectone Definir Nome e, no campo Nome, digite Etapas, Em seguida. clique em Definir Names novamente, escreva Atividades no campo Nome e. no campo Refere-se A, digite a formula =DESlOC( APoio! $A$l:l:CORRESP(Dadosl B2;Eta pas;O)-l;CONT_VAlORES(lN 01 RETO("Apoio!"& ESQU ERDA( EN OERE~O(1;CORRESp(oados!B2;Eta pas;O));2)&":"&ESQUERDA(ENDE RE~O(l;CORRE5P(oados!B2;Eta pas;O));2)))-1;1), Essa formula e necessaria para que novas itens sejam

70 <COLE~AO INFO

inseridos nas listas e tarnbern para que, na planilha de Oados, 0 campo Atividade exiba uma rela~ao de acordo com 0 que foi selecionado na coluna ao lado (Etapas), Com a lista de beneficiados. que €st.3 na COl una H, comece selecionando a partir da linha 2 e proceda da mesma forma usada na norneacao das eta pas,

PLANILHA DE DADOS

Agora. passe para a planilha oados, Essa planilha recebera as lancarnentos das cespesas. Ela tera os seguintes campos, com as respectivos titutos registrados na linha 1. a partir da celula A:

Data - Usados para a anotacao dos dias das despesas. Eles serao a base para a crtacao de u ma linha do tempo. Marque a coluna. clique com a batao direito do mouse, setecione Formatar Celula/Numero/Personalizado e. em Tipo. 0 formato dd/rnrnrn/aaa - ddd.

Etapa· Indicam a q_ue parte da obra os tancarnentos estao vinculados. Nesses campos. adolaremos o recurso de validacao de Dados. usando urna sequencia cr iada no intervalo Al:Fl da planilha Apoio, Para criar as celulas de valida~ao, clique em B2. abra a guia Dados e. no grupo Ferramentas de oados. selecione valida~ao de oados. Em Permitir, escolha ustas e. em Fan, le,o nome que definiu anteriormente para a lista etapas, imedia-

tarnente precedido do sinal ~ (igual) - no nosso mod eto, ~ stapes.

Atividade - OS campos dessa coluna servem para 0 detalhamento da etapa do projeto com 0 objetivo de facililar os tancarnentos e 0 controle das despesas. Tam bern sao controlados pelo recurso de valida~ao de Dados. baseados na nsta de atividades da planilha de apoio. para a qual criamos a formula mencionada anteriormente. Como jii foi dilO. OS dados que serao aoresentados nessa lista na nora do preenchimento rnudarao de acordo com 0 que tiver sido selecianado na coluna Etapas. Repita 0 procedimento anterior. mas certifiquese de iniciar 0 processo de criacao da caixa de valida~ao de dados C2. e is-

50 depois de ja ter selecionado um dos itens da celula 82. Esse proced imento e necessaria para evitar err os.

Parcela - Campos reservados para que se indique a qual parcela se refere 0 pagamento e quantas ainda faltam. Para isso. formate a coluna como Texto e. ao inserir os dados. indique 0 ruimero da parcela alual e 0 total - 2/10. por exemplo.

OescritivD - servern para detalhar

o pagamento. Procure descrever as despesas sempre da mesma forma. Se com prou clmento. escreva essa descricao nesse campo. AD f nal do projeto, voce tera condkoes de saber. par exernplo, cuaoto gastou exatamente com esse item equal e sua par-

RegistroS: informe as d~pesas. preenchendo campos e usando as lis.tas suspensas

COLE,AO INFO> 71

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rabeta dinamica,~ analise dos gastos POI" etapa e par atividade num instanre ...

ticipa~ao porcentual no custo total. Com a aplicacao do recurso de AutoFi Itro voce rambsm pode acornpanhar a evolu<;ao do preco do saco de omenro ao longo do perfodo.

Beneficiado - Aqui entram os fornecedores. Esses campos tarnbern sao controlados pela validacao, e a lista esta na planilha de aooio Substitua-os pelos nomes das pessoas e ernpresas com as quais trabalha.

Qt - AnOte nesses campos a ouantidade do que esta pagando, Pode ser o nurnero de horas ou dias da mao-

72 < COLE~Ao INFO

de-obra do pedreiro. ou a quantidade de sacos de cimento adqui rida.

Pr unitario - Espa~os dedicados ao registro dos valores unitartos do que voce esia pagando.

valor - ESSes campos tem uma formula que multiplica a informa~ao digitada nos campos Qt (Quan(idade) e no campo Pr uoitano (Preco Unitario). Fica =G2·H2. par exern plo. Use-a no prirneiro campo e CDpie para 05 demais.

valor Acum - Nesta col una vamos

PROJITOS/REFORMA

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HrTillnaTotal 57.600,00 TS,71% RS &7.600,DD
Proj.to Roodi 12000,00 16,43-% R$ 12000,00
F'·oIlloTot.1 12.000,00 16.43~4 R$ 1:;3.000.00
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ruaTol.1 1.718,00 2,43% R51.na,OO
SdiCLlII Jorge pedr~ro 88(1,00 '.22% R$ 839.00
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... ' Nova anilllse: e visualizac;;ao par etapa e por farnecedar no momento seguinte

inserir outra tormula que acumula o valor total gasto na sua obra. ssta sendo utilizada a fun~ao subtota I e nao a lun~ao Soma para apresentar 0 resultado. Caso fosse aplieada a lun~ao Soma. ao ativar 0 reo curso do AutoFiltro. 0 catcuto apresemado estaria errado, uma vez que a fun~ao Soma Iaz a somat6ria de todas as linhas do intervalo. inclu· sive das ocu Itas. enq uanto a fun~ao Subtotal realiza 0 procedimento 50' mente das linhas visiveis da plani· Iha. Na celula J2. digitamos a f6rmu· la =SUBTOTAL(9;$1$2:12l e aplicamos seu conteudo para as demais

cetulas da eoluna. Nessa planilha, aplicamos a todas as colunas a oo~ao AutoFiltro. que permite a sele~ao de inforrnacoes especificas para consulta OU organlzacao das intormacces. Clique em uma celula da linlla de titulo da tabeta, abra a guia Dados e selecione Fillro.

Como essa planilha tem de ser fie· .Ivel para reeeber cuantas entradas de dados lorem necessaries. vamos usar 0 conceito de area dinamica para que seja redi mensionada autornaLieamente. Na guia F6rmulas. clique em Definir Nome. de 0 nome sconados e. no campo Refere'se A. digite a

COLE(AO INFO' 73

PROJETOS/R£fORMA

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Graficos dinamicos: crtedos com um simples clique a partir ria tabela dinamlca

f6,'mu la =DESLOC(Dados!$A$l;O:O:

CONT.VALORES(Dados!$A:$Aj; CONT.VALORES(Dados!$1:$1)}. Preencna a olanilha com os desembolsos que voce ja realizou para poder passar para 0 passe seguime.

RfLlTORIO E G FICO

A planilha Relat6rio conrern a tabela dinarnica criada a partir dos dados da planilha Dados. E per mete dela que voce tera uma serie de intcrmacces e relat6rios 50- bre as despesas da sua obra. Para criar essa tabela dinarnica, selecione uma das celulas de dado preenchida e. na guia lnserir; no

74 e COLE~Ao INFO

grupo raoetas. clique no botao Tabela Dinamica. Siga as instrucoes para para a criacao e 0 uso de tabetas d.namtcas na materia Avaliacoes com urn Simples Clique da oagina 32. Nao se esqucca de usar o BcoDados como intervalo das intormacces que serao consohdadas. as dados inseridos na planiIha Dados nao sao automaticamente atua izados no relat6rio de tabela dinarnica, A menos que voce solicite. Quando ccnctulr qualquer atteracao e quiser que ela se reflita no relat6rio, clique no batao Atualizar Tudo do grupo Conexoes da guia Formulas.

Caso queira tornar a atualizacao autornatica, inclua uma pequena rotina VBA (Visual Basic for Applications) para executar esta a,ao todas as vezes que ativar a planilha. Para incluir o c6cligo. tecle All + FlI para abrir 0 ambiente de desenvolvimento em VBA. No painel Projeto.localize a pasta de trabalho corn suas planilhas e, na sequenca, a planilha Relat6rio. Com um d u plo cliq ue nesse i ndicatiyo. urn novo painel sera aberto a direita. Nesse painel. digite:

Private Sub Worksheet_ActivateO pivotTables("TabDin").Refresh Table

End Sub

Com apenas esta llnha de comando, todas as vezes que voce ativar a planilha Relat6rio. a tabela dinarnica sera atualizada. Outro ponto irnportante e que voce devera gravar esta pasta de trabalho com uma nova extensao para permitir a utilizacao de macros - no caso do Excel 2007 e a extsnsao XLSM,

Para erial' 0 grafico dinarnico, basta eliear em uma das celulas de dados da tabela dinamica e teclar Fll. Automaticamente.o Excel abre outra planilha para exibir 0 grafico, Voce pode alterar 0 tipo de diagrama. abrindo a guia Design. e no grupo Tipo. cticando no botao Alterar Tipo de GrMico,

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COLEC;Ao INFQ>75

aplicauvo baseado em um banco de dados. 0 objetivo.

gou nova quantidade de um determinado prod uta. em quanto se va-

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ATENTOAO ESTQQUE DOMESTICO

CRIE UMA APLlCA(:AO PARA ACOMPANHAR AS COMPRAS E o CONSUI\iIO NA DESPENSA DE SUA CAS A

Estoque em dla: todas as compras e gastos devem ser devidamente anotados

s tarefas de controle de nesse caso. e acompanhar todas

estoque sao realizadas. as rnovlrnentacoes. determinando

normalmente por um quem solicitou 0 que. quando che-

76 e COLE,AO INfO

_Q.i .• i;t.,jg.i:".t.Ii,.ijf,i,t.Ulji

lorizou 0 estoque etc. Somente com a flexibilidade de uma aplicacao baseada em banco de dades e possivel ter todo esse COIltro.e. No Excel e possivel criar controles de estoque mais simples. porern bastante eflcientes.

Neste tutorial vamos mostrar urn controle de estoque dornesttco que inclui um recurso bastante util: a gera,iio de listas de comeras para levar ao supermercado. Vamos usar a pasta de trabalho comrole_estoque.xlsx. que voce pode baixar no endereco www.info. abrtl.ccm.br/download/azsz. shtml. Ela fOi elaborada pela Mondial Informatica.

Com essa pasta de trabalho, voce pcdera controlar 0 que consta no estoque da sua casa. a que foi comprado durante 0 rnes (com a possibilidade de lan,ar ate cinco novas cornnras ao longo do rnes) e 0 que fOi gasto no perfodo, indicando. dia a dia, as produtos retirados da despensa. Essa pasta de trabalho tem tres planilhas: Movirnentarao, Lista e Apoio.

P ANILHA MOVIMENTAfi:Ao

A planilha Movimenta,ao e a foIha principal do projeto. Nela devern ser feitos os tancarnentos e 0 controle des produtos. contern 05 seguintes campos:

Mes Ref - Celula (om recurso de validacao de dados para a sele,aa do mes de referencia. Tam-

oern vai indicar. na usta dos dias do rnes, na cor cinza (utilizando as recursos de formatacao condiciorial da planilha), as finais de semana. para facilitar a sua referencia de lancarnsnto das infarmacoes de consumo

Item - Indica 0 nurnero do item em questao,

Embl - Embalagem do produto: unidade, caixa. pacote, litro etc.

Produlo - Descri<;iio do item.

Este campo. assim como as dois anteriores, pode ser alterado pe- 10 usuario.

Saldo Anterior - Aqui, voce Indica 0 saldo do rnes anterior

EntL._EntS - Campos para 0 registro de ate cinco entradas de produtos ao longo do meso

Total Entradas - A plarulha soma as entradas feitas ao longo do rnes, A base e a fun,ao SOMA. Exemplo: SOMA(E3:13). Cuidado ao alterar essa formula. Uma mudanca indevida pode prejudicar cornpletarnente 0 funcionamento da pasta de trabalho.

1 _ .. 31 - Dias do mes, 1105 quais voce deve anorar as quantidades de produtos retirados da despensa. E importante ser sistematico nessa anoracao,

COLE~AO INFO=-77

PROJET05/CONTIIOLE DE ESToqUE

uma usta de produtos. com 0 seu saldo atual. e indica. com base no estoque-padrao, cuantas unidades voce tera de comprar de cada produto. Caso voce queira. podera utilizar as colunas a direita (a partir de G) para montar uma lista com as mel hares precos dos produtos. Desta forma voce pode fazer uma estimativa de gastos antes das compras. Por firn, vem a planllha Apoio. Ela e uma folha auxiliar com a hsta dos meses e serve de base para a validacao dos dados na planilha Movlmenla~ao.

Movimenta-rio; registro do consume atualiza total de estoque ria lista de mercado

Total Utilizado - Esse campo soma todas as quantidades consurnidas de cada produto ao longo do meso A fun,ao e: SOMA(K3:A03). que acumula as retiradas do dia 1 ao dia 31.

Saldo Final - Este espaco mos tra a condicao atual do estoque. Corresponde a soma do saldo iriicial (Col una 0) com as entradas do rnes (Cotuna J)' menos os valores de safda (Coluna AP). A formula final e =03+ J3-AP3.

LlSTA E APOJO

A planilha lista esta integrada a planilha Movimenta,ao. Ela exibe a lista de compras para ser levada ao supermercado. Apresenta

78 < COLE\,AO INFO

o CONTROU EM A"iio

Vamos agora vel' como funciona a aplicacao na pratica. Comecemos pela planilha Apoio porque dela

PROJETOS/COMTROLE DE ESroQl,IE

Lista de compras: total do estcque e campo para orientar nova campra

dependerao alguns procedimenlos em Movimenta~ao, a folha de calculo principal. Apoio contern uma lista de meses. de janeiro de 2007 a janeiro de 2020. As celulas dessa couna estao farmatadas com a padrao personalizado "rnrnm/aa", que da as tres primeiras letras do nome do rnes e a ana em dois dfgitos. Exempla: jan/a? Vamos charnar essa coluna de ListaMeses. Para isso. va a guia F6rmula, no grupo Nomes Definidos e clique no batao Defioir Nome. Em cirna, escreva ListaMeses, Clique no batao Adicianar e. embaixo. inclua a seguinte f6rmula:=DESLO(Apoio!$A$2;O;O; (ONT.vALORES(Apoio!$A:$AJ-l;l) Esta formula usa a fun~ao DES-

LOC. que vai permitir a sxpansao au redu~ao da lista de meses sem que voce precise tazcr rnudancas na definicao de ListaMeses,

Na planilha Movimenta,ao. voce indica 0 rnes de referencia e digita todos os produtos que ceseja cantrolar. A usta esta preparada para ate 60 produtos. Caso sua lista seja maier, basta copiar as f6rmulas e formatas para as celulas abalxo, veja agora como per a controle em acao,

passemos a planilha Mavimenta,ao Nessa planilha esta aplieada, em duas regi6es. a estrutura de topicos do Excel, para ocultar ou exibir rapidamente as colunas de lancarnentos de cornpr as do mes (colunas de E are I) e as lan-

COLEc;,AO INFO> 79

PROJETOS/CONTROL£ DE ESTOqUE

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camentos das saidas (de K ate AD). Para aplicar a estrutura de topicas. selecione as cctunas que deverao apresentar esse comportamento (clique na letra de primeira col una e arraste ale a ultima). Em seguida. abra a guia Dados e. no grupo Estrutura de T6picos. clique no botao Agrupar. A estrutura de topicos e aplicada autornaticamente. Para ocultar ou mostrar as coronas de entrada. simplemente clique nos botces - (menos) ou + (mais), respectivamente.

v·allda~iio; se 0 me, for digltedo errado. o programa ecusa

da para rnostrar 0 me. e 0 ano. Para trocar 0 mss. digite a data inicial do periodo desejado. Observe: se voce

digitar 01/01/2000. a planilha vai apontar urn erro. 15- so acontece porque jan/2000 nao faz parte da lista de meses da planilha Apoio. que comeca ern 2007. Para obter essa vatldacao. seleclone (1 e passe a guia Dados. No bloco Ferrarnentas de Dados. clique em Valida~ao de Dados. Surge uma caixa de dlalogo, No campo Permilir. escolha usta. E em Fonte. digite :listaMeses. [om isso. a Excel 56 vai aceitar a digita,aa de vatores presentes em LislaMeses. ou seja. a coluna de dados da planilha Apoio.

VALlOAI;AO

A celula do rnes de referenda (janlOl. por exemplo. ) contern, na verdade. a data do primeiro dla do mes (OIl 01/2007). fermata-

Flna.ls de semanas dias (eah;ados com formala-;ao condicional

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80 < COLE~AO INFO

virnentacao. Para fazer isso, mantenha apertada a tecla Ctrl e. com a mouse. selecione a guia M ovimenta,ao_ na parte inferior da tela. e arrasts-a para a posicao que desejada. Tenha 0 cuidado de soltar primeiro 0 botao do mouse e depots a tecla Ctrl, Somente dessa forma a planilha sera copiada, easo contrario. voce vai mover a planilha.

Falta apenas falar sobre a ptanilha usta. As colunas Itens. Embl. e Produto sao cooias. cetu!a a celula. do que existe na planilha Movi mentacao. Assi m, a eel uta (3 (ontern a formula =Movimenta,ao!C3. Na coluna Esloque-Padrao. voce deve indicar os valores que considera ideais para manter na despensa. A coluna Estoque Atual traz os val ores da COl una Saldo Final

da planilha principal. Por fim_ 0 campo Quantidade Para Comprar relaciona Estoque Atual e EstoquePadrao. A diferen,a entre as dois da a quanto de cad a prod uta deve ser com prado. No case de 0 ts-

toque Atual ser - .-~-- •. -- _. -".- ... ~ maier que 0 Padrao.

Com a rr.udanca do meso a planilha Movimenta~ao indica os finais de semana em verde-claro. Para

isso, setectone todas as celulas cor-

respondentes a datas (0 retangu- 10 de K3:AO) e. na guia Inieio. gru-

po Estilo. clique em Formata,ao Condicional e selecione Nova Re-

gra. Na lista Seleeione urn Tipo de Regra. escolha a ultima opcao - usar Uma Formula Para Determi-

nar Quais O~lulas Devem Ser For-

rnatadas. Em seguida. digite a seguinte formula no campo que surgira: =OU(DIA.DA.5EMANA(K$2;1) =7;DIA.DA.5EMANA(K$2;1)=1l. Cli-

que em Formatar e setectone a cor de preenchimento de sua preferencia. Assim. se a data corresponder a um final de semana no roes

selecionado. a celuta exibira a cor de fundo definida.

VARIOS ME5ES

Na mesma pasta de trabalho voce pod era ter diversos meses sob controle. Basta duplicar a planilha Mo-

PROJETOS/COrcTROL D£ £SToqu&

Planilha Apoio:

base para a valida.;ao da entrada dos meses

a quantidade a ser com prada e. obvtamente. zero. Basta imprimir a planilha USIa e levala ao supermercado na proxima cornpra.

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COLE,AO INFO> 81

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FINANC;AS SEMPRE EM DIA

UMA PLAI')1ILHA FINANCEIRA AJUDA A MANTER 0 EQUILIBRIO ENTRE RECEITAS E DESPESAS

POR MARIA ISABEL MOREIRA

ace [a teve a impressao de que nao fez nenhum grande desembolso, mas

seu sarar.o mal chegou ao final do mes? Quando isso aeontece. a pergunta e inevltavel: onde foi que gastei meu dinheiro? FreqOentemente. e a soma de pequenas despesas que da essa desequiIi brada no orcarnento, Quer ver so? Gastar 1,80 real em um cafezlnho nao carece nada absurdo. mas se voce tamar duas xicaras par dia, ao f m de u m m es tera gasto 108 reais 56 com esse item. Eo mesmo com o chocolate depots do atrnoco. 0 choppinho no linal do expediente, as idas ao cinema ... Para saber com precisao para onde esta indo seu salario. a melhor saida e montar urn controle financeiro.

Comece abrindo 0 Excel para iniciar uma nova planilria. Clique na cetula Al e digite um titulo que a descreva - Contrale Financeiro 2007 ou Or~amento 2007. por exemplo. Formate 0 titulo de modo a conferir a ele urn visual de destaque. No exemplo, clicamos no titulo. abrimos a guia InleiO e

82 < CoLE,Ao INFO

IIlM ~j),tt Ill .. It"'

or-e;amento: 0 registro cuidadoso das receitas e despesas permite anausar com prsctsao 0 tluxo do otnhetro

selecionamos a fonte Arial Rounded MT Bold e a tamanho 16 no grupo de ferramentas Fontes.

Na .lnha 3, partmdo da corona

B. digite os meses do ano, Para facititar. use a recurso de autopreenchimento do Excel, Digite Janeiro - ou Jan, se preferir -, posicione a cursor no canto inferior direito da celuta e, com 0 batao do mouse presstonado, arraste a cursor are a celula M3. Para facilitar seu trabaIho durante a constru~ao da plaruI ha, taca u ma tormatacao basi [a do texto, coloca n do- 0 em nsgrito.

RECEITA5 LI!iTADA5

Em segurda, comece a prccnche : a col una A. onde Iicarao as catsgorias de receitas e despesas. Na celula A4. digite Receitas e destaque esse texto, aumentando a tarnanho da fonte e apncando negrito - usarnos a fonte Calibri, tamanho 14, Na sequencia, liste os tipos de receita. Usamos apenas sararto e Outras Receitas. mas voce pade lnrluir ttens que tenham a ver com sua realidade, como divrdendos. aluguets, pro-Iabcre. pensao au Dutra fonte de rendimenta. Para completar, reserve urna celula para Total de Receitas.

RELA~O DE DE!iPE5AS

Em seguida., inclua urn titulo Despesas e aplique nele a mesma tormata~ao usada em Receitas. Divida as despesas em sobcaregortas. cada uma com seu respectivo to-

tal. Essa e a forma rnaistar i I de perceber quais despesas impactam mais seu orcarnecto. Neste exempia, vamos dividir OS gastos em moradia, alimenta~ao. transporte, sadde, educa,ao, lazar. vestuano e cuidados pessoais e obrigacoss financelras, Inclua tarnbern a categoria Outras para registrar as despesas que nao se enquadrem em nenhum outre grupo. Digite. entao. Moradia logo abaixo de Despesas. Em seguida, relacione tad as as rtens referentes a essa subcategoria, Nes' te exemplo, incluirnos aluguel, condominia, agua, energia eletrica, gas, telefone. internet. TV a cabo, rnanutencao. segura e impastos e taxas, Repetimos a mesma operacao para as dernais subcategorias. Para realcar a tltulo de cada subcategoria, aplicamos negrito. Se 0 nome de alguma categcna ficoli maier que a largura da celula, clique na divisao das colunas na linha de referencia para que ela se ajuste auto maticarn ente.

RELAC;:.lO DE DE5PE!iA!i

Como tadas as celulas da oianuna conterao valores monetarios. selec.one a taixa de celulas dedrcadas as receitas (de 85 a M7 no exemoro), clique com a batao direito do mouse sabre a sele<;ao e escolha Formatar Celulas no menu de COI1- texto, libra a guia NUlTleros e. na lista categoria. selecione Maeda. No campo srmboro. escolha a op,ao Nenhuma. Repita a operacao

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F6rmulas: use 0 autopreenchtmeruo de formulas para calcular todos as totals -

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para as cetulas na area de Oespesas - 610 a M60. no nosso caso.

cALCULOS

Listadas todas as categonas e subcategorias de despesas e receitas, e hora de delinir os rorais parciais. Comecemos pelas re(eitas. Na celula Total de Receitas referente ao prirneiro mes da sua planilha - B7 neste exemplo -. abra a guia F6rmulas e clique no botao AutoSoma para que 0 Excel insira a fun~ao =SOMA. seguida de um narentese. Mantendo 0 botao do mouse prcssionado. selecione as celulas que vso conter os valores a serem sorr aocs - no caso_ 85 e 66 - e pressione Enter. Outro jeito r ap} do de inserir uma funcao no Excel Z007 e clicar na celula, digital' o simbolo = e as primeiras letras do nome da tuncao. Feito iSSD. 0 Excel abre uma lista de fun,6es. Use as teclas de dire,ao do teclado para mover 0 cu rsor ale a op-

84 < COLE\AO INFO

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,aD desejada. de urn ouolo clique com 0 mouse para inserir a formula e complete como explicado anteriormente. Para repetir a formula nos de-

mars m eses. selecione a ceiuia que a contern. posicionI' 0 mouse no canto inferior direito e, com 0 batao do mouse pressionado. arraste para as celulas segu i ntes. Repita a operacao para criar a soma em cada total das subcategorias de despesas.

Agora e 0 momento de definir a torrnuta para calcular a despesa total. No fim da lista de despesas. dei)(e uma linha em branco e repita a sequencia de meses para facilitar a visualizacao das informa,lies. Na primeira coluna da linha de baixo. escreva Total de Despesas Na celula ao lado. logo abaixo do mes de janeiro. escreva a tormula =SOMA e as referencias de cada celula que contern os totats das subcategorias de despesas. Para nao correr 0 risco de errar na digita(io. selecione cetula a ce!u la e digite 0 sinal: (ponte e virgula) apos cada selecao. Quando concluir. digite ) (sirnbolo de fecharnento de parentese) e pressione

a tecta Enter. Copie a formula para os demais meses como indicado anteriormente.

5ALDO P051TIVO OU NEGATlVO Para saber se voce terminou 05 meses no azul au no vermelho e quanta sobrou au faltou em (ada penodo e preciso acrescentar u m ultimo cakulo. Logo abaixo da lin ha Total de Despesas. escreva Resu Itados. Na primeira celula a direita. referente a Janeiro, escreva a simbolo = (igual). seguido imediatamente da reterencia da celula em que esta a total de receuas. 0 simbolo - (menos) e a total de despesas, Na planilha de exernpio, a f6rmula digitada foi =67-663.

Para concluir, use 0 recurso de formata~ao condicional para mostrar em vermelho as resultados negativos e em azul os saldos positivas. Selecione as cetulas que vao canter as valores de resultado. abra

a guta Inicio e clique na opcao rormara~ao Condicional no grupo de ferramenlas Estilo. No menu que se abrira. seleeione Real<;ar Regras de Celulas e. em seguida. E Menor Do Que. 0 pri-

'4+Ji;"Wj.j.i¥·' QS.Jiu_

meiro campo deve center a valor 0,00 e. no segundo, abra a usia selecione a op,ao Texto Vermelho e clique em OK. Em seguida. clique novamente em Formata,ao Condicional. selecione novamente Realcar Regras de Celulas e escalha. dessa vez. a opcao E Maior Do Que. Novamente, 0 pr irneiro campo deve ter a valor 0.00. Como no segundo nao existe a op~ao rexro Azul predefinida. selecione Formato Personalizado para abrir a caixa de dialogo rormatar Celulas. Clique no menu Cor para abrir a galeria e selecionar 0 tom de azul de sua preterencla. Clique em OK duas vezes para concluir,

FORMATA~O

Defi nida a tormatacao concioonal, sua planilha esta pronta para ser preenchida. An tes disso, porern, voce pade malhorar 0 layout para tornar mais eficiente a visualizacao das

Mo.ada: del.ina..aM!:2ata\ao da •• Iwla par.ala<ilita,ra enl[ada

i1e- val ores nos CclmpO:s7!: ~ ~

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COLE,Aa INFO> 85

"ROJETOS/OR~MENTO

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(or de fundo: 0 uso de cores diferentes para (ada categoria facilita a visualiza~~o

queta Alinhamento para abrir a caixa de dtalogo Formatar Celulas e abra a guia aorda, Em Predefini-

inforrnacoes. Uma boa pedida e usar uma cor de fundo diferente para cada categorla. Para cornecar, selecione a canjunto de celulas da categoria Receitas, abra a guia lnicio. clique na pequena seta ao lado do batao Preenchimento para abrir a galena de cores. Com a novo recurso de pre-visualizacao de formata,ao, a medida que voce passa 0 mouse pelas cores pode avaliar 0 efeito na tabela. Escolha a cor de preenchimento quejulgar mars conveniente. Repita a operacao para cada categoria de despesas e para o quadro de resultados.

Para inserir urn contorno na planllha e as lin has divlsorias, caso seja do seu inreresse. se.ecione a tabela. abra a guia IniciO. clique

no iniciador de caixa de dialogo na eti-

Contorno.!,: defin'l~ao de boreas

e outro-recurso de

for.lTlata~aD

"_,

-- 3

r;iies, selecione Contorno, escolha urn estilo de linha, urna cor e as boreas que pretenda adicionar. Em seguida. selecione Inlerna em predefini<;oes e taca as demais aiustes de acordo com seu gosto pessoaL Clique em OK para conciolr. Para deixar a label a rnais limpa, e passivel rarnbern setecionar toda a linha que contern as names das categorias e subcategortas. clicar no batao Mesclar celulas e selecianar urna opcao de alinhamento - usamos a alinhamento a esqcerda. Salve a trabalho. Se quiser economizar tempo. taca a download da planilha de exernplo ern ttp.tnto.abrtl.com.br/azse.sntmt.

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Ii<;lIlOl ~I.SJ

86 e COLEC:AO INFO

PROJETOSIPLANE..lAMENTD

FACULDADE GARANTIDA

PLANEJE OS ESTUDOS DOS FILHOS COM ANTECEDENCIA E EVITE FUROS NO ORt;AMENTO

POR ~RIC COSTA

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pla,nejamenlo: catculos e stmutacoes de irwestlmentcs em poucos cliques

r--- .... S preens das mensalidades de faculdades podem fazer um furo mes___ -' mo em or,a.mentos bem azeitados. Para quem iii q uer planejar 0 pagamento da facu Idade dos fi-

lhos, montamos urna planilha simples que catena 0 valor que d€v€ ser poupado todo meso com base no tempo de faculdade e numa, estrrnativa de gastos mensais com as estudos. vela como montar e usar essa planilha.

COLE~Ao INFO> 87

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~D Format~r,celulas: vartas fef.rilm~n.1q_S rej.J nldas-rta mestne catsa de:afalogq

FORMATA.;A,O E FORMULA

Abra 0 Excel I' cl ique em B2. DigitI' 0 titulo Planejamento de tnvestlrner:o para Faculdade. Selecione 0 interva- 10 de celulas B2 a F2, clique nele com o botao direito do mouse I' escolha Formatar [elulas. Depois. passe it guia Alinhamento. Escolha. em Horizontal, a opcao Centro e marque 0 item Mesclar cetulss. oepots. va a guia Fonte e escolha 14 na caixa Tamanho. Par lim. na guia Borda. clique no botao Contorna. Pressiane OK para confirmar as altsracoes.

Selecione as celulas de B3 a F15.

Abra a gu ia I nicia e. no grupo Fonte. clique na seta ao lado do batao Cor de Preenchimento para abrir a galeria e selecionar uma COl' de fundo - usamos Verde-Agua, ~nfase 5. Mais Claro 60%. Depois. clique na seta ao

88 < (OLE,Ao INFO

lada do batao Borda Inferior. sclecione a op\ao Mais Bordas I' clique no botao Contorno e em OK para confirmar. Digite nes celu I as C4. (6, CS. ClO e [13. respectivamente. Tempo de Aplica,ao (Anos), Rendimenlo Medio, Tempo de Faculdade (Anos). Mensalidade Estimada e Investimento Mensa!. Aplique negrito na celula [13. Ajuste a largura da col una C.

o proximo passe e formatar 05 campos de entrada. Clique em D6 com 0 botao dretto do mouse e escolha Formatar Celulas. Abra a guia Numero. selecione a op\ao Porcentagem e clique em OK. Fa,a 0 mesmo na celula DlO, mas, nesse caso, selcctone a opcao Moeda no menu categoria.

Pal'a diferenciar 0 valor calculado do investirnento mensal em nossa

plani I ha, varnos usar urna car de fundo difsrente. Para isso, selecione as celulas C13 e Dl3 e, seguindo as instrucoes anteri ores para mudar a cor de lunda. selecione outra CDr de preenchimento - esco.hemos branco, Se prefem. clique no botao Cor da Fonte para eleger urna cor drterente para esse intervalo de cslulas. Aproveite para selecionar os intervalos (4 e D4, (6 e 06. (8 e D8 e ClO e DID e aplicar eontorno como indio cado anteriormente. Nassa planilha tem apenas uma formula. que e grandinha. clique na celula 013 e tecie a texto =PPGTO(06;1;04'12;0;VPlD6;: 08'12;010;0;0)), seguido de Enter. A fun~ao P PGTD caicu la 0 valor cos pagamentos mensais para atingir determinado montante nurn tempo definido. Associada II fun~ao VP (valor

-Q.i.t'i'·U. g i·':j'f.i8'i:i'iM

presente), que catcuta 0 montante para efetuar uma serie de pagarnentos de valor fixo durante um perio· do predelin ida. temos a lormu la para estimar a i nvestimento mensal.

NAPRATICA

Para estimar 0 investirnento mensai. eomece tee lando. em 03, 0 tempo da apl iea,aa (em anos) antes do comeco da laculdade. Par exemplo. se seu Ii I ho rem 3 anos. poderiamos considerar 0 tempo de lnvesnrnento em 15 anos. uepots, indique, em D5, a rendimento media da aplica,ao. Aqui, vale a pena ser eonservador e usar urn fndice um pouco abaixo do que e praticad 0 no mercado para evuar surpresas. Em 08. escreva 0 tempo estirnado para a conclusao oa tacuidade. Por lim. em OlO. digite a esti-

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Atingir meta: slmulacao para chegar ao tempo de mvestnnento a partir de valor fixe

mativa de gastos rnensais. Aqui. pode ser interessante incluir passiveis gastas corn livros, transports etc. Apos tedar tude, 0 valor estimado de aplica,ao aparece no cam po Dl3.

o recurso A(ingir Meta do Excel e uma mao na roda para fazer outros calculos com a planilha. Um exemplo e estimar quantas anos de aplicacao serao necsssartos com um investimento fixo. Por exemplo. corn ulna aplica~ao mensal de I 000 reais. em quanta tempo sera. acumulado dlnheirc suliciente para financiar uma faculdade de 5 anos com custo de 2 000 reais por rnes? Para obter a resposta, escreva 0 rendimento em D6. 0 nurnero 5 em D8 e 20DO em DlO. Abra a guia Dados e. no grupo Ferramentas de Dados. clique no botao Teste de Hipoteses e selecione Atingir Meta,. Clique no campo ao la-

90 < (OLE~Ao INFO

do de Delinir Celula e depos em Di3. Digite 0 nurnero lOOO em Para Valor. Clique em Altemando celula e. depots. em D4. Pressione 0 botao OK e veja a rssposta: cerca de 7 anos,

Dutra oocao interessante de usa do recurso Atingir Meta e calcular 0 valor possivel da mensalidade com base em um investimento predelinido. Por exemplo, investindo 1 000 reais durante 10 anos, quanto e possivel gastar par mes durante os cinco anos de facu Idade? Para isso. tecte lO ern 04. 0.5% em D6 eo numero 5 em D8. Abra a guia nados novamente e sclecione Atingir Metas. Clique no campo Oefinir Celula e oeoots em 013. Digite 1000 em Para Valor. Clique no campo Altemando Celula e. depois. em DID. Presslone 0 botao OK e tenha 0 resultado. Poderao ser gastos R$ 3 168.25 par meso

M·ii;.fi;;{i4-j;1;it~i.M

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EM PRESTI MOS

CONTROLADOS

USE UMA PLANILHA PARA ESTIMAR 0 VALOR DE CADA PAGAMENTO E OS JUROS TOTAlS DE UM FINANelAMENTO POR ERIC CO,,,

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1- A G H
~ (alwia de. financiamento
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4 ValorflMndado RS 20.000,00
S Ta~" de .kJrCt$ Mern:,,1 ~-
Pr810 (em mi!"!;es. a~ 360) 10
2 Dawlnldal (dd/mm/aa~ 2O/4flOO7
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r# Pagamltn~men!111 "$ ,6;,,,6
" NUm~ro de p<lpm ... ntcs 10
13 Total dejuroo RS I) SlJ,60
I~ cnee total do ffnarKlamento rtS 26.5J3.60
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16 17 ~I""'l,~~ ""'''I:nI~1

stnenelamentcr calcule 0 valor de (ada parcela e ate 0 montante de juros

m smpresttrno pode ser uma boa para lugir dos jura> pesados do ca rtao de crsdito OLi do cheque especial. Voce vai pagar juros muito altos, mas nao tao aterrortzantes como nos outros casas. Para estimar 0 valor de cada paga-

mente. elaboramos uma planilha que indica inclusive 0 montant€ de juros desernbolsados.

Vamos come~ar a planilha ulando seu titulo, Assirn, digite na celula Bl a texto catcuro de Financia· mente. seguido de Enter. Oepois. selecione novamente Bl. abra a guia

COLE~Ao INFO> 91

M,iiilt'@'4;iil·'3i.M

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Inicio e clique na seta ao lado do botao Tamanho da Fonte. no grupo Fonte. para selccionar urna tonte maior - usamos tamanho 16. Se preferir. mude tarnbsrn a fonte 0" a cor da fonte e aplique negrito. usando outros comandas disponivcls no mesmo grupo de ferralllentas. Agora. selecione 0 intervalo de celulas que vai de Bt a Fl. No

grupo Alinhamento. clique no botao Mesclar e Centralizar.

ENTRAOAS E FORMATAI;AO

A seguir. vamos montar a se~ao da planilha que recebera os dados 50- bre 0 emprestimo. Comeee sclecionanda as celulas de B3 a F8. Clique no botao Mais Bordas no grupo Fonte da taixa de opcocs Inicio. Selecione um estilo de linha, uma cor e clique no botao Contorno. Para confirmar todas as alteracoes no visual das celutas. clique em OK.

E hora de digitar as campos de entrada. Teele. sntao. nas celulas de (4 a (7, os textos Valor Financiado. Taxa de Juras Mensal. Prazo (em meses, ate 360) e Data trucial (dd/rnm/aaaa). Note que as textos tecladas vao ultrapassar as trontetras das cetulas. Para corriglr isso, de um duplo clique na separacao das colunas CeO na 11-

nha de referencia

OI~~Qca.tI':dIfoIn~~~~do« •• i)ara~~"""H"'iSII;l.01F~o~. tidI:~~~~Qm'''''~eoMlo~·lr~.c.~~'''ZW''Ip,r.:o::601r~o:I!I(I.!I:to r...~e:spoo:fi::.wsp<'uoslsl:_ ....... """"""Os""'''''''''' """tma<t_~ ~oIil!llldM peIoos ,nq..~SnOoflsl",,'DpIII''''''''

92 < COLE~.ao INFO

de colunas para que a largura da coluna se ajuste automaticamente.

o proximo passo e formatar as celulas que receberao os dados de entrada do e-npr estirno, Para isso, selecione as cetuias de D4 a

Numeros: formate oe campos de acoroo roij"J o"CQDteM.o

M·'tiJflMiQ;Jii'i$t.M

Deflnl~io de nome.: ;~<frta~r~N~o~me~-;:::==::-_---======~I'1l~~I:I:l=; trabalno com t6r(l1Ulas:t

fica mais simples Home:

Escopo:

Comentario:

07. Clique com a batao direito do mouse na sele~ao e es-

colha a item Forma-

tar ceruras. Na guia Preenchimento. escolha uma cor clara. Oepois. pressio-

ne 0 botao OK para

confirmar. 5e qotser

destacar ainda rna is esse bloco, coloque linhas de contorno. A seguir. selecione a cetula D4. clique com 0 botao dire ito do mouse e selecione rorrnatar ((·Iulas. Abra a guia Numero. selecione. em Caregoria. a item Maeda. Clique em OK para confirmar. Repita 0 processo para a cetula D5. escolhendo Poreentagem em Categoria. e para 07. optando por Data - seleclone a tipo 14/03/01 para comerdir com a que esta indicado no titulo da entrada.

getere-se 0,1:

FOCO NOS RESULTADOS

oeoots de montar a se~~10 de entrada. devemos criar a area reservada a apresentacao dos resu.ta. dos. Nela. calcularemos 0 valor de (ada pagamento rnensal, alem do total de juros e do custo do Financiarnentc. Comece selecionando as celutas de 810 a F15 e formate a bloco como leito anteriormenteo Em seguida. digite os seguin-

I velcr _Financi.do
[ Pasta de T, ebeloc ~I
[ .1
I =Planll$D$4 [~]
OK II CMI(elar I tes textos nas cetutas C11 a C14:

Pagamento Mensaf. Nurner o de Pagamentos. Total de Juras e Custo Total do Financiamento. ueoois. selecione as celutas de Dll a 014 e aplique a mesma forrnatacao usada no bloco 04 a 07. Selecione a celt la 011 clique nela com a batao direito do mouse e cscolha Formatar Celulas. Abra a guia Numero e selecione Maeda na lista Categoria. Repita a mesma procedimento com as celulas 013 e 014.

Para facilitar a definicao das formulas neste tutorial. vamos atribuir names as celulas de entrada. Clique na celula 04. Acesse a guia Formulas e. no grupo Names Oeflnidos. clique em DeFinir Nome. Na janela que vai apar ecer. tecle . no campo Names. a texto valcrFinanciado. Repita esse procedimento para as ceiulas 05 a 07. digitando. respectivamente. os names raxan.ros. Prazo_Mes€s e Data_lnicia. Sera precise Fazer a procedi-

(OlEc:Ao !NFO)o 93

DICAS/EMPAEsTIMO

Controle de nomes: derinit;oes reunidas no gerenciador

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~- ~ .. J -w.;ro:lt;(11.Jur .••
-...JT-II<it~ ',- -Ff.inlltof$ P.a«."' ...
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_.j1>trib..J'r~ ~"" .:s:e(~.ab)'kNn;lol,.
_]~~-~ Rt20-00Q.OO ~111O$A mento tarnbern para os campos de resultados. Para as cetulas de 012 a 014, de os names

NlIm_Pagamentos. rotalJuros e Custo_Total.

Alem de permitir a atribulcao de

nomes para ceiulas, 0 Excel pode dar apelidos a f6rmulas. Para criar o prirneiro apelido, clique no botao oefinir Nome novarnente. No campo Nome, digite Pagamento_Mensal. No campo Refere-se A. digite =-PGTO(Taxa_Juros; Num_ Pagamentos; Valor_Financiado). Pressione 0 botao OK para criar 0 apelido. Repita a me srna opera,ao para cada urn dos itens da tabela a seguir:

Jur05

IPGTO(Ta.l(a_juros:Pagarne nto_Num:

Num.p.a.gamE!'nlos.:valor Fi

nanoado) -

principal

PPGTOnil:O:;l_.JIJ(Os;pagame ntojcurn:

Num_pasalT1enIOS:Vator Fi

nanciado! _

rudcjareenchldo

"SE(\IaIO(.Financiado~Ta): a Juros=prazo Mes.es~ O-ata_lnicio;.oio)

94 e COLE,AO INFO

HORA DAS FORMULAS

Agora. vamos digitar as f6rmulas para calcular os dados resultantes do ernprestirno, como valor de cada pagamento mensal. Para isso, escreva, na celula 012. 0 texto =SE (Tudo_ Preenchido;Prazo_Meses;"") e tecle tnter. Oepois. na celula 011, digite =SE[Tudo_preenchido;Pagamento_Mensal;""). Em 014, entre com =SE[Tudo_preenchido;ARRED (Pagamento_Mensal;2)·Num_Paga mentos.''"). Por fim. em 013. digite =SE(Tudo_Preenchido;Custo_Total Valor_Financiado;""). Com isso. a planilha ja consegue cakutar 0 valor da presta,ao mensal do emprestirno. assim como seu cuSIO total. Vamos simular urn emprestimo de 20 mil reais. com taxa de juros de 5.5% ao rnes, a serem oagos em dez prestacocs. Para iS50. tecle 20000 em 04,5,5% em 05, 10 em 06. e de uma data in icral para a primeira prestacao, como 20/04/2007. Neste exemplo, a prestacao mensa I sera de R$ 2 653.36.

ORDEM NAS PLANI'LHAS

UMA SEQUENCIA DE COMANDOS PARA ORGANIZAR ALFABETICAMENTE AS PLANILHAS DE UMA PASTA

uem costuma usar varies planilhas do Excel numa mesma pasta pode orga__ "'--_ nza-Ias por ordem atfabetica, Esse comando nao existe no aplicativo da Microsoft. mas uma macro pode dar conta do recado.

Abra a pasta que deseja organizar. Ab,'a a guia Desenvolvedor e clique no batao Visual Basic no lado esquerdo, navegue ate a pasta Modulos. Se nao estiver visuauza-ido essa pasta. clique no item EstaPasta_ de_Trabalho com 0 botao direito. selecione Inserir/M6dulo. De urn duplo clique em Modu- 101 no lado esquerdo. Na [aneta it di reita. d igite 0 cod igo a segu.r. Se prctcri-. copie e cole a texto que ssta disponivel em www.info.abri!. com.br/download/ 4686.shtml.

orc;lem I[er.la~ r(I;;ICiQ organi2~ as planilhas alf:abeticamente·emlima pasta de rrabano

Su b OrdenarO

Dim N As Integer Dim M As Integer

Dim FirstWSToSort As Integer Dim LastWSToSort As Integer Dim sortuescendmg A.s Boolean

Sortoescendi ng = False

If ActiveWindow.selectedSheets. (ount = 1 Then

FirstWSToSort = 1

LastWSToSort = Worksheets.Count Else

COLE~lio INFO> 95

,,'._-_._ --= sultadoacionandoas

~;;;;_.' 1_ ..... ." ... r_ ~ ... '--."." r~ ......... .., ...... , _ .......

• ~,,;!,': _ .. ~IM ., l"~. "110" ~:I;;;-)< Lti .. ,<11.(011 __ teclas Or! + Shift + a

-"!- :":~m.-¥f""""" ~It=·_l(c~ 31- UiJ::oJ letraescolhida.

I ~:I=~.:'

;;t'!'::;!::7~

-

MM.t;.t.;W

with ActiveWindow.Selected Sheets

For N = 2 To .Count

If .ltem(N . I).lndex <> .ltem(N).lndex -I Then

MsgBox "56 se podem ordenar planilhas adjacentes"

Exit Sub

End If NextN

FirstWSToSort = .Item(l).Index lastWSToSort = .ltem(.Count).

Index

End With End If

For M = FirslWSToSort To LastW SToSort

For N = M To LastWSToSorl

If sortDescending = True Then If UCase(Worksheets(N).Name) > UCase(Worksheets(M).Name) Then Worksheets(N).Move Before:=Worksheets(M)

End If

Else

If UCase(Worksheets(N).Name) < UCase(Worksheets(M).Name) Then Worksheets(N). Move se-

..... 'J.L .. U3Tu:Jo,nL .

~.,. ' .. ~ ... TflIu l ~

........ ~......,.,......_lw _

fore:=Worksheets(M) End II

End If

Next N

Next M

End Sub

Em resume. essa macro vertflcara s€ todas as planilhas selecionadas sao vizinhas. 5e nao lorern, ele mostrara _a mensagem de erro "56 se podern ordenar planilhas adjacentes". nepais dessa verifica~ao. a metoda Move Belo,'e sera usado para mover as planilhas quando for necessaria. ate que todas estejam em ordern atfabetica. Copiado 0 codigo, feche a janela e volte a planilha principal. Para executa. a macro. abra a guia Desenvo I vedor, pressione a botao Macros. selecione a oocao oroenar e cI ique em Executar.

Se quiser erial' UI11 atalho pa,'a a macro. clique no botao Macro/oocoes e escolha uma tecta de acesso raprdo - no nosso caso. seleclonarnos 0 - e fomeca uma descricao para a macro. se desejar. Feche

a janela e confira o re-

"R.!l..J

II ..... ~ ..... ...., ... ~ •••• " ......... " ••• ~ ... ~ ...... , .. • •• II:I·I'<I:...·'-L

'-_,"'l<>!1.n - "'nl<ll ' •• ~.'"'.

~'L. ~01 ..... >_._ ~,_:"O •••

r •• "-ITI.o.~,

96 < COLEt;AO INFO

M,t',\3,,+u:t.i·'+?j,'i.J,IU.H3J M

,

COM 0 NUMERO

EXATO DE

,

CELULAS

COMO RE5TRINGIR AS BARRAS DE ROLAGEM DE UMA PLANllHA OU DE TODA5 AS PLANILHAS DE UMA PASTA

POR MARIA ISABEL MOREIRA

F52 j;.
H
onldtJ!!oUdt nO.nil &10.011 11.1111 0,110 D,IID '.00 .... 0.0.
n 1IQ1edi!'t:tKIltt.rill
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" Co:lnfUMtIJP:a~I..,.,rnFt(l ~7D,IlCl <r.iU.OQ )31.~Q
~:~ I .. ~erlr '." ee.eo
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~1 M!io-d:c-~b
~e. P'n:fihm:.s d !~Uo""r~N'(Opi~'_. 100.00 ul!'.n
;~~~ E~IDlI (QOIgQ D.OO S50,OO
~~!t~rPllnllh~ '.OJ
Sl~'YJ (:clno;;~" "0,00 l.n6".~9 0,(10 .. , .... D.DO .,'
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~::I~ ~OoIlI;IIr '00 7SJlO
::~ 20,00 ~20,OO
H"~!.~ llhl:l~n"'T:o-~u ~J fUJlIIIn! 74.00 a9S,OO 0,00 O,lJb a,C1C1 D." D.'
'00," 13 Ijft!IEI -

• Em uma 50 planilha: Clique cam 0 botao di eito co mous.e"e' selecione Exibir Codigo

s barras de rolagem horizontal e vertical sao fundamentais durante a trabalho com planiIhas extensas para que possamos nos deslocar entre as celulas [om maior facilidade. Mas em planilhas

reduzidas. em que todas as informacoes sao exibidas na mesma tela. 0 rec.rso e dispansavel. Para a maioria das pessoas nao faz dlterenca ter a rolagem disponivel sem restricao em nenhuma situacao, mas se voce quiser travar as barras par

COLE~AO INFO)o 97

MfMi.f.hi.!.'·jitj·ii+"·';;t-

~Mk~YlSl.lala.;ic-ContrDlf.finan«!to..d,;",

~ 8t-.l ..... 0) ,d~r &i.l;r ,","fir F,irm""". Q.pu..- ~uttr E-, .. m.nt .. ~! .. r .. nto$ 1.n~. AiJldl H!!I!!i·Q ,,->:tl..l""" •• ~...: :!!O ... "" .... iii

le;Jltrir

~po-rw!rlll.liw ... .E.qJod., '''l'''''''''''

Geral: para que funcione ern toda a pasta. erie a macro em E~taPasta_de_Trabalho

algu m motivo tera de recorrer a tria<;030 de uma macro. ja que 0 Excel nao oferece nenhum meio de controla-Ias Ie posslvel apenas ocultalas. marcando as opcoes coresrondentes na categoria Avancaca de opcoes do Excel).

A macro. a seguir, criada pela oz Grid.corn, lirnitara a area de rolagem apenas as celulas que carregam dados. mais uma coluna e uma linha em branco. Ou seia, se voce prccisar ampliar a planilha nao tera nenhuma dificuldade. Clique com 0 botao direito do mouse na pasta para a qual deseja restringir as barras de rolagem na barra de status do Excel e selecione Exi bir C6digo. No janela em branco do painel it direita. digite as mformacocs a segu i r. Se preferi r. visite 0 endereco www.info.abril.com.br/down load/47S8.shtml para obter 0 texto

98 < COLE,Ao INFO

que devera ser copiado e colado no ed ltor do Visual Basic.

Private Sub Worksheet.5electionChan· ge(6yVal Target AS Range)

Dim LastColumn As Integer

Di m LastRow As Long

If WorksheetFunction.CountA(Cells) >0 Then

'Search for any entry, by searching backwards by Rows.

LastRow = Cells.Find(what:~"·", After:=[A11. _ searchOrder:=xIByRows, _ Searc h Direct ion r=xl P revious),

Row

If LastRow <> 65536 Then LastRow = LastRow + 1

'Search for any entry, by searching

Visual Basic quando concluir.

backwards bV [01 umns.

tastcot umn = [ells.Find(What:="·", After:=[A1j, _

SearchOrder: =X I ByColum ns, _ SearchOi recti 0 n:=xl prev! ous).

Column

If tastcotumn <> 256 Then Last Column = tastco.umn ei

Me.5croliArea = Range(Cells(l, 1), Cells(LastRow, LastColumn)). Address

Else

Me.ScroliArea = "" End If

End Sub

RESTRIt;AO GERAl

A macro aprsssntada anteriormen· te altera 0 ccrnportanento das barras de rolagern horizomal e vertical ape~as na planilha seteoonaca. Se voce quiser aplicar esse oadrao a rodas as planilhas de urna pasta de trabamo tera de proceder de modo urn pouco diferente. Abra a editor do Visual Basic, rticando com 0 botao direita em uma planilha e selecionarido a opcao Exibir C6digo - au. se preterir, abra a guia Desenvolvedar e p ressione a batao Visual Basic. Clique com a batao d ireita do mouse no item EstaPasta_de.Traba' )ho no painel a esquerda (e a item com 0 icone do Excel) e selecione Exibir C6digo. Digite 0 c6digo a seguir au ccpie a texto disponivel em www.info.abril.com.brldownl03d/ 47S9.shtml para a [anela aberta no painel a direita. Saia do editor do

it ,.'34+fi+w¥ti.!j."i'·!6JW

Private Su b Workbook_SheetSelection Change(BvVal Sh As object, BvVal target AS Range)

Dim t.astcoturnn As Integer Dim lastRow As Long

Dim lastCell As Range

If Worksh eetFunction .CountA(Sh.

Cells) > 0 Then

'Search for any entry, bv searclling backwards by Rows.

LastRow Sh.Cells.Fi nd]

What:=""', ilfter:=Sh.Cells(1, I), _ .

Search Order:=~1 ByRows, _ Search Direction;=xl Pre' vious).Row

If LastRow <> 65536 Then Last Row = LastRow • I

'Search for any entry, by sear· ching backwards bv Columns.

LastColumn = Sh.Cells.Finrf] What:="*", After:=Sh.Cells(l, 1), _ SearchOrder:=xl ByColumns,. SearchD irection:,=xIP reo vious).Col urn n

If LastColumn <> 2S6 Then Last Column = t.astcoturnn + 1

S h.ScroliArea = Range( [ells(l, 1), cettsu.asraow, lastColumn)). Address

Else

S h.ScroliArea = .. " End If

End Sub

caLE~Aa INFO. 99

WU3:'·'.i,I&

,

PROTEGER E

PRECISO

VEJA COMO RESTRINGIR 0 ACESSO A PlANILHAS, PASTAS DE TRABAlHO E MACROS

POR MARIA ISABEL MORE I RA

j~OYQ

Py_bhc~r

Ptep~UII 0 do(umt-nt'o Pill. disbibui(.io

-:::- f.!OP,ltdiillC-3i .

~ exit" e edit!: crcpnecaces d~ p.a$U at tJ1balho, ccmc lil;l..IIO, Auror e P~~~lIrM-ch~~.

_:) ~:~,~~:: ~:::::::~o, centes au lntolma~"es ~tuo~1s Mil

p~s~ ce tr':'!H 1-0 .

. ~ CriptCHjlf.t .. r Do(u""tnto

~f Aull'u:nt( e Jr:Qu'/Jn~, d~ 1=l;a,lt~ ee tl"llbal~a IIdldon~ndo (1Ipto;nflb .

.). ArllJjnnllt ,,""-' A!"in.ilIUI. Oil)!tll

__Q G~r~l'1b::.:I integlld~de d\l pO!o~1i ee trab~lho. <ldi,ion~ndo \Am;) ~1'In/Jtura digrnllnmr..el.

~ ~ E'xttU:ai Veliil("dol' dr: '-Qlllp.libijlid.a.dil::

~ Procure rewncs oata 0$ quail nlo h~ ,u~ort~ mI! vtrsl5ts enterlotes do f):c,~I.

Criptograna e final: duas opc;oes de seguranca que estaa no menu Preparar

A nreocupacao com a seg~ran,~ das informacoes nao passa lange do universe das plan i-

Ihas. A cada nova versao. 0 Excel aprimora um oouco rnals esses recurses. Na edi,ao 2003. par exemplo, incorporou a Gerenciameolo de Direilos de Informa,ao. service indicado ao usa corporativo que e

cobr ado a parte e resrringe permissiies ao comeuoo de arquivos. inctuindo reenvio. tmoressao, copia e edi~ao. A versao 2007 metnorou alguns recursos de seguranca das versiies anteriores e introdu zi u novas. A prOle~ao de pi anil has e pastas de Irabalho nao e novidade. Mas a edi~ao 2007 estende a funcionalidade as macros.