ESTE DOCUMENTO NÃO PODE SER COPIADO, REPRODUZIDO OU DIVULGADO ,EM PARTE OU INTEGRALMENTE, SEM O EXPRESSO E

TREINAMENTO – DE HEUS
(ANDROID)
PRÉVIO CONSENTIMENTO POR ESCRITO DO VEXPENSES.

Aplicativo prático que permite tirar foto de recibos e

fazer todo o processo de reembolso de despesas
diretamente do celular!
Primeiro Acesso
Vamos ao passo a passo de seu primeiro acesso no VEXPENSES:
I. Sua empresa decidiu utilizar o VEXPENSES. Legal! Não precisa se cadastrar, ok? Sua empresa já realizou
seu cadastro.
II. Primeiramente, acesse o VExpenses pela web no endereço https://app.vexpenses.com/. Não é
necessário criar uma nova conta, pois já fizemos o cadastro para você. Preencha seu e-mail corporativo
e a senha que sua empresa cadastrou.
III. Depois que acessar seu VExpenses WEB, basta clicar em “Configurações” e “Mudar Senha” para escolher
sua nova senha.
IV. Baixe o VExpenses em seu celular, disponível para Android e iOS . Depois de baixar o app em seu celular,
clique indicando que você já possui uma conta e faça login utilizando o mesmo e-mail e senha de seu
cadastro WEB.
V. Caso você tenha alguma dúvida sobre o funcionamento do VExpenses, acesse nosso material por meio
deste link: https://app.vexpenses.com/settings/documento-politicas

OBS.: Caso você esqueça sua senha e perca acesso a sua conta, acesse a área de login do site e clique em “Esqueceu sua senha?”

Confidencial 2
Processo Macro

Os relatórios de despesas têm a função de

agrupar suas despesas.
1) Crie um Relatório Sempre que você for prestar contas, a primeira
coisa a se fazer é criar um relatório.

2) Insira despesas e Conforme você for criando as despesas, pode ir

lançando nos relatórios criados no passo 1.
percursos

Depois que o relatório de sua prestação de contas

3) Envie seu relatório estiver com todas as despesas, basta enviar seu
para aprovação relatório para aprovação.

Confidencial 3
1) Criação de Novo Relatório
1) Toque no botão de inserção 2) Toque em Novo Relatório

Confidencial 4
1) Criação de Novo Relatório
3) Preencha os dados de seu relatório

Descrição: Preencha com o motivo

da prestação de contas RDV – SETEMBRO2018 Centro de Custo: Escolha o centro
de custo padrão do relatório. Caso
alguma despesa dentro do relatório
tenha um outro centro de custo, não
tem problema, você poderá indicar
Adiantamento: Não será utilizado. na despesa
Não preencher.
Projeto: Preencha o padrão do CNPJ
mais usado. Poderá ser alterado na
despesa
Anotações: Coloque detalhes
adicionais, se necessário

Confidencial 5
2.a) Despesas com cartão

Dia útil seguinte

ao gasto

Confidencial 6
2.b) Despesa de Reembolso - Intelliscan
1) Toque em Intelliscan no 2) Selecione na próxima tela
menu lateral direito a opção “Intelliscan”

O Intelliscan é uma ferramenta que

reconhece os caracteres do seu
recibo automaticamente.

Funciona assim: quando você

tira uma foto pelo Intelliscan, o
VExpenses cria uma despesa
automaticamente para você já
preenchendo 3 campos:
estabelecimento, data e valor.

Confidencial 7
2.b) Despesa de Reembolso - Intelliscan
3) Tire uma foto do recibo
1- Enquanto a leitura está sendo feita, a sua
despesa ficará com o status “Intelliscan”.
2- Após a leitura, a sua despesa estará
preenchida com os dados captados e você
poderá visualizá-la em seu painel de
despesas.
3- Você deverá clicar na despesa lida e
preencher os demais dados (conforme
página 7).
4- Caso não seja possível realizar a leitura,
você será notificado que não foi possível
efetuar o reconhecimento, e o status será
modificado para “Recibo não identificado”,
de forma que você possa preencher os
campos manualmente se desejar ou
realizar novamente a operação.
Confidencial
DICAS PARA TIRAR A FOTO DO RECIBO:
A. O Intelliscan não reconhece os dados de
recibos com dados escritos à mão. Por isso,
neste caso, já insira diretamente como uma
despesa manual (página 7).
B. Tire a foto sempre na vertical e confira se
ela ficou nítida. Caso julgue melhor tirar uma
nova foto, clique em “Repetir” no canto
superior esquerdo e fotografe novamente.
Quando estiver pronto para enviar, clique em
“Ok”.
C. Para leitura dos recibos, todos os 3 dados
da notinha devem estar visíveis:
(i) Nome do estabelecimento;
(ii) Data;
(iii) Valor.
8
2.a) Inserção de Despesa Manual
1) Toque em “Nova Despesa”
no menu lateral direito
Imagem: Tire uma foto do recibo ou selecione da
biblioteca do seu celular

Descrição: Razão social/Estabelecimento

Valor: Coloque o valor do gasto

Tipo: Escolha a categoria da despesa

Data: Coloque a data do gasto

Relatório: Selecione o relatório da despesa ou deixe ela

avulsa (deixe o campo vazio)

Centro de custo: Selecione o centro de custo

Forma de Pagamento: Dinheiro

Reembolsável: Será preenchido de acordo com a forma

de pagamento (nunca alterar manualmente)

Projeto: Selecionar o CNPJ da alocação da despesa

Anotações: Principal motivo/justificativa da despesa.

Ex. Relacionada à viagem, projeto ou cliente.

Confidencial 9
2.c) Inserção de Percurso por GPS
1) Toque no botão de inserção 2) Toque em Novo Percurso 3) Selecione “GPS”

Confidencial 10
2.c) Inserção de Percurso por GPS

Clique em “Iniciar” para que o

Quando chegar em seu
VExpenses comece a registrar
destino, clique em “Parar”
seu percurso

Confidencial 11
2.c) Inserção de Percurso por GPS

Descrição: Preenchimento não

obrigatório
Quilometragem: Número de
quilômetros percorridos no trecho
Valor do KM: Preenchido
automaticamente pela empresa

Valor Total: Fórmula automática

Data: Preenchida automaticamente

Confidencial 12
2.e) Inserção de Percurso por mapa
1) Toque no botão de inserção 2) Toque em Novo Percurso 3) Selecione “Mapa”

Confidencial 13
2.e) Inserção de Percurso por mapa
1) Selecione as paradas e
clique no ícone destacado

Confidencial 14
2.d) Inserção de Percurso Manual
1) Toque no botão de inserção 2) Toque em Novo Percurso 3) Selecione “Manual”

Confidencial 15
2.d) Inserção de Percurso Manual
Descrição: Preenchimento não
obrigatório
Valor do KM: Preenchido
0,75
automaticamente pela empresa
Confidencial
Imagem: Tire uma foto do recibo ou selecione da
biblioteca do seu celular
Pré Cadastrado: Verifique se sua empresa
cadastrou esse percurso. Caso não, prossiga com o
preenchimento
Quilometragem: Número de quilômetros
percorridos no trecho
Valor Total: Fórmula automática
16
3) Envio de um relatório para aprovação
TELA INICIAL 3) Toque em um relatório para
1) Toque no menu no canto exibir os seus detalhes e
esquerdo superior 2) Clique em Relatórios
gerenciá-lo

Junho

Maio

Abril

Confidencial 17
3) Envio de um relatório para aprovação
5) Selecione a opção “Enviar p/
4) Clique em “Enviar Relatório”
aprovação”

Há diferentes status possíveis para

Material de escritório
um relatório:

- ABERTO: em edição
- ENVIADO: aguardando aprovação
- APROVADO: já aprovado
- REPROVADO: já reprovado
- REABERTO: já foi reprovado e
agora está aberto para edição
- PAGO: já aprovado e pago

Esta interface também permite:

- Editar/Excluir Relatório;
- Agrupar despesas;
- Enviar relatório para seus
aprovadores.

Confidencial 18
Gerindo seus relatórios
1) Caso você queira ver todas as interações 2) Tudo o que tiver ocorrido com o
que aconteceram com seu relatório, clique relatório estará registrado
no botão destacado

Confidencial 19
Seu relatório foi reprovado. E agora?
2) Selecione “Reabrir Relatório”
1) Clique no relatório reprovado
para poder editá-lo

Caso você tenha um relatório

reprovado, você poderá reabrir o
relatório e fazer as edições
necessárias e enviá-lo novamente
para aprovação.

Depois de reaberto o relatório,

você consegue editá-lo para fazer
as alterações solicitadas pelo seu
aprovador. Depois, basta enviá-lo
novamente para aprovação, como
você está acostumado.

Confidencial 20