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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL CDA LAS MOTOS DE BUCARAMANGA

1. INTRODUCCIÓN.

El Sistema de Gestión Documental (SGD) es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas


para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, para permitir la
recuperación y correcto uso de la información, además de homogenizar y controlar el tiempo de
conservación de los documentos dentro de una institución, aplicando principios de
racionalización y economía.

Con la expedición de la resolución 61583 de 2016 de la Superintendencia de Puertos y


Transporte, inicia el proceso de vinculación a la tendencia de estandarizar el proceso de gestión
documental dentro de las entidades vigiladas por las misma.

2. COMPONENTES DEL SISTEMA

Los componentes del Sistema de Gestión Documental se integrarán al Sistema de Gestión del
CDA LAS MOTOS DE BUCARAMANGA S.A.S, mediante la creación de un proceso nuevo
denominado PROCESO DOCUMENTAL, y sus componentes serán los siguientes:

HERRAMIENTAS
FORMATOS
DE CONSULTA

VALIDACIÓN Y
PROCEDIMIENTOS
SEGUIMIENTO

POLITICAS
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2.1. POLITICAS

Se denominará políticas del


SGD, las normas definidas en

Componentes
la fase de planeación para la
estructuración global del
Reglamento Interno
sistema, con lo cual se busca de Archivo
homologar la normatividad
vigente frente a los recursos y
elementos dispuesto por el
CDA LAS MOTOS DE
Programa de
BUCARAMANGA S.A.S Gestión Documental

Tabla de Valoración
Documental

Tablas de Retención
Documental

2.2. PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos serán los


elementos detallados para la
Componentes

realización de las diferentes


actividades por parte de los
funcionarios del CDA LAS
MOTOS DE Procedimiento Documental-
BUCARAMANGA S.A.S., en Gestión
cumplimento y concordancia
de las políticas documentales,
estos pueden incluir:
Procedimientos, Guías, Procedimiento Documental -
Instructivos. Central

Guia de Condiciones
Medioambientales de
Archvo
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2.3. FORMATOS

Los formatos del SGD,


reflejaran las evidencias Formato Cuadro
recopiladas y recolectadas, Clasificación Documental
dentro de las diferentes
actividades del SGD, los

Componentes
Formato Correspondencia
cuales plasmaran los registros
Enviada
necesarios para el
seguimiento y control
Formato Correspondencia
Recibida

Formato Tabla de
Retención Documental

Formato Tabla de
Valoración Documental

Formato Unico de
Inventario Documental

2.4. HERRAMIENTAS DE CONSULTA

Dentro de los registros


recopilados se identificarán los
Componentes

entregables necesarios para la


correcta recuperación de la
información del Fondo
documental por medio de las
Herramientas de consulta,
para el funcionamiento del
SGD, como mínimo se deberá
Base de datos
aplicar los Inventarios Documental
Documentales; podemos
desarrollar otras herramientas
como Cuadro de Clasificación
Documental, Índices, Base de
Cuadro de Clasificación
Datos de Series y Subseries, Documental
Guías, entre otros.
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2.5. VALIDACIÓN Y SEGUIMIENTO

Como todo sistema de


gestión el SGD en un

Componentes
elemento dinámico y de
continuo mejoramiento, es
por lo cual que dentro de las
actividades de
implementación y control
será necesario la evaluación
y actualización según sea
reflejado en las necesidades
del CDA LAS MOTOS DE Analisis de Contexto
BUCARAMANGA S.A.S.
Documental
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3. CICLO DEL SGD.

El sistema de Gestión documental dentro del CDA LAS MOTOS DE


BUCARAMANGA S.A.S, tendrá un enfoque de regulación mediante
el seguimiento y control de los diferentes elementos que lo componen.

Sus componentes deberán estar enfocados siempre dentro del ciclo


vital de los documentos:

• 1. Planeación
• 2. Producción
• 3. Gestión y trámite
• 4. Organización
• 5. Transferencia
• 6. Disposición de documentos
• 7. Preservación a largo plazo
• 8. Valoración