Créer un publipostage avec Microsoft Word

Cette technique permet de créer un document type et de le fusionner avec une base de données.

Si vous devez créer et envoyer un document à de nombreuses personnes, le publipostage peut vous faire gagner un
temps considérable. En effet, Word va utiliser votre document type et créer automatiquement les documents
personnalisés en allant reprendre les informations inclues dans votre base de données (Excel dans notre cas).

Pour illustrer cette fonction, nous allons créer un document type avec Word et utiliser un fichier Excel comme base
de données. Nous demanderons à Word de créer également les étiquettes qui seront apposé sur l’enveloppe.

Sommaire :
 La base de données
 Création de la lettre type
 Fusion des documents
 Création des étiquettes

I/ La base de données
C'est elle qui servira de source pour votre document. En effet, le but d'un publipostage est de créer de nombreux
documents personnalisés en fusionnant un unique document (la lettre type) avec une base de données. Il est donc
nécessaire d'avoir une source de données avant de créer votre document.

Pour notre exemple, nous allons créer nos documents grâce à des données provenant d'un tableau Excel :

Aperçu du tableau de données :

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II/ Création de la lettre Type

La première chose à faire est de créer votre document en rédigeant les parties qui seront identiques à chaque
courrier (Entête, expéditeur, corps du texte, formule de politesse). C'est ce document qui sera fusionné avec la base
de données.

Pour notre exemple, nous allons créer un document Word :

Aperçu de la lettre type :

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 Les caractères
XXXXXXX remplacent
les Zones qui seront
publipostées.

Maintenant que le document est créé, il faut saisir les champs de fusion (mis sous forme « XXXXXX » dans notre
exemple). Ces champs de fusion seront remplacés par les données de notre tableau Excel lors de la fusion des deux
documents.

Dans cet exemple, nous allons ajouter à notre document les coordonnées de chaque personne. L'objectif est de créer
un courrier par personne.

Dans le détail, les champs utilisés seront :

Le titre et le nombre du correspondant
 Le nom de l’établissement
 L’adresse Correspond à :
Le code Postal et la ville

 Le titre et le statut de la personne concernée en début de lettre ainsi que dans la formule de politesse en fin
de lettre.

III/ Fusion des documents

Maintenant que nos documents sont prêts, nous allons voir en image la procédure à suivre pour créer le
publipostage.
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Dans la lettre type (document Word) :

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 Cliquer :
 Outils
 Lettres et Publipostage
 Fusions et Publipostage …

 La fenêtre suivante apparaît sur le côté droit :

Il y a maintenant 6 étapes à suivre :

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a) Cliquer sur le type de documents à suivre et cliquer sur « Suivante : Document de base ».

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 b) cette fenêtre apparaît :

Choisir la première option

(cochée automatiquement
par le logiciel)

Faire « Suivante »

c) Continuer avec ceci :

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1. Choisir la 1ère option
(cochée automatiquement
par le logiciel) 2. Il faut alors choisir le
fichier Excel préalablement
créé sous forme de base
donnée qui est enregistrée,
pour notre exemple sur la
clé CASDEN.
Ici, le fichier est déjà
présélectionné, en cas de
mauvais fichier cliquer sur
« sélectionner une autre
liste … » et choisir le bon
fichier.

3. Faire « Suivante »

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 d) et on continue :

Le plus simple et rapide

dans notre cas est d’utiliser
la catégorie « Autres
Eléments »

Une fenêtre apparaît qui permettra de

choisir les différents champs que nous
feront apparaître dans notre lettre type.
Il suffira alors de SE PLACER AU
BON ENDROIT sur la lettre et de
double-cliquer sur les champs dont
nous avons besoin ou un clic simple sur
le champ pour le sélectionner et cliquer
sur « Insérer »
NB :
- ne pas oublier de supprimer les
XXXXXX qui ont été créés
pour qu’ils n’apparaissent pas.
- Penser à la mise en forme de la
lettre (mettre un « espace »
entre chaque champs, aller à la
ligne si besoin, etc …)

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A l’issue de cette étape la lettre doit se présenter comme suit avec les champs choisit entre «… » :

Lorsque cette étape est terminée et après avoir vérifié l’exactitude des champs, fermer la fenêtre et cliquer
sur « Suivante : Aperçu de vos lettres » :

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 e) Aperçu de vos lettres :

La lettre apparaît alors avec les champs « réels » qui sont dans notre base de données :

- aperçu de la lettre avec les champs :

La fenêtre qui apparaît sur la droite va donner la possibilité de choisir dans la base de données Excel entre les
différents établissements en fonction d’un critère choisi (civilité, type d’établissement, ville, etc.) :

Vous avez alors le choix entre :

- une recherche par
destinataire
- exclure un destinataire

Il suffira alors
d’exclure
manuellement tel ou tel
chef d’établissement.

Il suffira alors de choisir

les critères de sélection.
Faire « Suivante : Fin de
la fusion» 11
 e) Fin de la fusion :

Cliquer sur « OK » pour imprimer

la sélection publipostée.

Le publipostage est alors terminé.

Pour la réouverture du document, il suffit d’ouvrir le document WORD.

A l’ouverture, il apparaît ce message :

Microsoft reconnaît un publipostage dans le document, par conséquent, il suffit de cliquer sur « oui » et il fera le
lien avec la base de données Excel qu’il faut aller ouvrir :
Cliquer sur les zones entourées de ROUGE :

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Et ainsi de suite, pour retrouver l’emplacement de la base de données Excel…

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La lettre type est maintenant ouverte, pour accéder au publipostage et effectué une nouvelle sélection, il suffira de
suivre à nouveau l’étape « FUSION DES DOCUMENTS » avec :
 Outils
 Lettres et Publipostage
 Fusion des publipostages
 Word vous guidera directement à l’étape 3 :

 Cliquer sur « suivante » jusqu’à l’impression.

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