Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
PRESENTACIÓN
Dirección General
Presentación 2
iNTRODUCCIÓN 4
PRIMERA SESIÓN
Tablas dinámicas - Esquemas - Subtotal 5
SEGUNDA SESIÓN
Funciones Financieras 53
TERCERA SESIÓN
Herramientas de Análisis de Información 63
CUARTA SESIÓN
Validación - Formularios - Macros 85
Excel, como probablemente ya sepa es el programa de hojas de cálculo
más utilizado en el mundo y es parte del paquete Microsoft Office.
Microsoft comercializó originalmente un p rograma d e Hoja de cálculo
llamado Multiplan en 1982, que se convirtió muy popular en los sistemas
CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus
1-2-3. Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985, y
la primera versión de Windows (numeradas 2-05 en línea con el Mac y con
un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows) en noviem-
bre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para Windows y en 1988 Excel
había comenzado a vender 1 -2-3 y esto ayudó a M icrosoft a alcanzar l a
posición d e los principales desarrolladores d e software para PC. E ste
logro, destronando al rey del mundo del software, solidificó a Microsoft
como un competidor válido y mostró su futuro de desarrollo del software
GUI. Microsoft empujó su ventaja con nuevas versiones regulares, cada
dos años. L a versión actual para l a plataforma W indows e s Excel 14,
también denominada Microsoft Office Excel 2010. La versión actual para
Mac OS X es la plataforma Microsoft Excel 2008.
Gran parte del éxito se debe a que Excel es versátil. El punto fuerte de
Excel es por supuesto la realización de cálculos numéricos, pero también
es muy útil para aplicaciones no numéricas, a continuación mostraremos
algunas de las aplicaciones de Excel.
Procesamiento de Datos Numéricos: crear presupuestos analizar resulta-
dos estadísticos y r ealizar casi cualquier tipo de análisis financiero que
pueda imaginar.
Creación de gráficos: crear una amplia variedad de gráficos que puedan
personalizarse.
Organización de listas: utilizar el diseño de filas y columnas para almacenar
listas con eficiencia.
Acceder a otros datos: importar datos de una amplia variedad de fuentes.
Crear gráficos y diagramas: usar las autoformas y el nuevo SmartArt para
crear diagramas con aspecto profesional.
ESPECIALISTA EN EXCEL
Objetivos
• Realizar operaciones con tablas dinámicas y gráficos dinámicos para crear resúmenes de datos.
• Crear esquemas e inmovilizar paneles para mejorar la visualización de las tablas.
• Utilizar la herramienta subtotal para resumir los datos por grupos.
TABLAS DINÁMICAS
Son tablas interactivas que permiten resumir y analizar los datos procedentes de listas y tablas existentes,
la cantidad de información con la que se trabaja debe ser relativamente grande.
Una tabla dinámica permite modificar el aspecto de una lista de elementos con mayor facilidad, de
manera cómoda y resumida. Además, se puede modificar su aspecto y cambiar de lugar los campos.
Ejercicio 1
La empresa "COMPUTER S.A.", requiere de una aplicación en Excel que le permita solucionar el problema de
resumir sus datos para la toma de decisiones.
5
Centro de Informática - UCH
6. Notará que toda la tabla se ha seleccionado y aparece en Tabla o rango: Empleados!$B$2:$J$22, que
indica el rango de toda la tabla.
7. Aceptar y se mostrará lo siguiente:
6
PRIMERA SESIÓN EXCEL AVANZADO
8. En la ventana anterior arrastre en Etiquetas de fila: Área y ∑ valores: Salario, se mostrará la siguiente
tabla dinámica:
15. Se pide lo siguiente: Filtrar por área y mostrar por empleado la cantidad de días de descanso y
vacaciones.
7
Centro de Informática - UCH
16. Luego arrastre en Filtro de informe: Área, Etiquetas de fila: Apellidos y ∑ valores : Descanso x
enfermedad y días de vacaciones, se mostrará la siguiente tabla dinámica:
17. Se pide lo siguiente: Mostrar por empleado la cantidad de días de descanso, monto de dinero por día
de descanso (monto/24), descuento (cantidad de días de descanso*monto de dinero por día de
descanso).
18. Realice los pasos 4, 5 ,6 y 7 mencionados anteriormente.
19. Luego Ficha Opciones, botón Cálculos, [campos, elementos y conjunto], campo calculado:
8
PRIMERA SESIÓN EXCEL AVANZADO
22. Luego Aceptar y notará que en la ventana lista de campos de la tabla dinámica se agregó el nuevo
campo.
23. Repite los mismos pasos para el campo calculado descuento.
24. Luego arrastre en Etiquetas de fila: Apellidos y ∑ valores : descanso x enfermedad, monto x día,
descuento, se mostrará la siguiente tabla dinámica:
25. Se pide lo siguiente: mostrar a los empleados de acuerdo a un intervalo en los sueldo.
26. Realice los pasos 4, 5 ,6 y 7 mencionados anteriormente.
27. Luego arrastre en Etiquetas de fila: Apellidos, Etiqueta de Columna: Salario y ∑ valores: Salario, se
mostrará una tabla dinámica con la información de todos los empleados.
28. En la celda B4, clic derecho y escoger Agrupar.
9
Centro de Informática - UCH
Ejercicio 2
La empresa “Rivera”, requiere de una aplicación en Excel que le permita solucionar el problema de resumir
sus datos para la toma de decisiones.
10
PRIMERA SESIÓN EXCEL AVANZADO
3. Se pide lo siguiente: Una tabla dinámica donde se muestre por productos, vendedor y mes la suma de
ventas y unidades.
4. Seleccione el rango B3:F53 y poner el nombre de Información.
5. Seleccione cualquier celda de la tabla, luego ficha insertar / Tabla dinámica y elige Tabla Dinámica.
11
Centro de Informática - UCH
7. En la sección Tabla o rango escribe: Información, es el nombre de la tabla que se realizo en el paso 4.
8. Aceptar.
9. Se mostrará la siguiente ventana:
12
PRIMERA SESIÓN EXCEL AVANZADO
12. Se puede apreciar que el nombre de los vendedores se ubican dentro los productos, impidiendo ver la
información mas ordenada y compacta.
13. Vamos a cambiar el aspecto de la tabla dinámica.
14. Seleccione cualquier celda de la tabla dinámica.
15. Seleccione la ficha Diseño / Diseño de informe y Mostrar en formato tabular.
13
Centro de Informática - UCH
Ejercicio 3
La universidad “UCH”, requiere de una aplicación en Excel que le permita solucionar el problema de resumir
sus datos para la toma de decisiones.
14
PRIMERA SESIÓN EXCEL AVANZADO
3. Se pide lo siguiente: Una tabla dinámica donde se muestre por carrera, curso y mes la suma de alumnos
matriculados y el monto total.
4. Seleccione el rango B3:F30 y poner el nombre de Resumen.
5. Realice hasta el paso 8 del Ejercicio 2.
6. Luego arrastre los campos a las siguientes secciones.
15
Centro de Informática - UCH
16
PRIMERA SESIÓN EXCEL AVANZADO
Ejercicio 4
La empresa “OSORES S.A.”, requiere de una aplicación en Excel que le permita solucionar el problema de
resumir sus datos para la toma de decisiones.
3. Se pide lo siguiente: Una tabla dinámica donde se agrupe por mes y tipo la cantidad de documentos
emitidos y la suma de las ventas realizadas.
4. Seleccione el rango B3:H23 y poner el nombre de Datos.
5. Realice hasta el paso 8 del Ejercicio 2.
6. Arrastre los campos a las siguientes secciones.
17
Centro de Informática - UCH
18
PRIMERA SESIÓN EXCEL AVANZADO
10. Se puede notar que se muestran las fechas y no se agrupan por mes.
11. Clic derecho en la celda A5, se mostrará lo siguiente:
19
Centro de Informática - UCH
20
PRIMERA SESIÓN EXCEL AVANZADO
Gráficos Dinámicos
Un informe de gráfico dinámico representa gráficamente los datos de un informe de tabla dinámica
(informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como
registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel.).
Ejercicio 5
Trabaje con el libro computer.
21
Centro de Informática - UCH
4. Luego arrastre en Campos de leyenda (series): Área, ∑ valores: Salario, se mostrará lo siguiente:
5. Para mostrar los valores en cada barra, seleccione en el grafico, Ficha Presentación – Etiquetas de datos
y se mostrará lo siguiente:
22
PRIMERA SESIÓN EXCEL AVANZADO
23
Centro de Informática - UCH
ESQUEMAS
Un esquema es un resumen preciso que refleja los conceptos más importantes o de mayor trascendencia
del documento esquematizado. En Excel, los datos que se van a incluir en un esquema deben estar en un
rango, donde cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene información similar, y no contiene filas
ni columnas en blanco.
Ejercicio 6
La empresa Norteamérica "Slender S.A.", requiere de una aplicación en Excel que le permita agrupar las
ventas realizadas en cada una de sus empresas que están en diferentes países.
24
PRIMERA SESIÓN EXCEL AVANZADO
3. Seleccione cualquier celda de la tabla, luego clic en la ficha Datos – Agrupar, Autoesquema.
25
Centro de Informática - UCH
5. Para borrar seleccione cualquier celda de la tabla, luego clic en la ficha Datos – Desagrupar, Borrar
esquema.
Agrupar – Desagrupar
Permite agrupar datos de acuerdo a una característica establecida, logrando de esta manera poder
totalizar una información requerida.
Ejercicio 7
La empresa "Taca S.A.", requiere de una aplicación en Excel que le permita agrupar las ventas realizadas.
26
PRIMERA SESIÓN EXCEL AVANZADO
4. Seleccione las celdas: B3: F6, luego ficha Datos / Agrupar, se mostrará la siguiente ventana:
5. Cree un grupo por Total de empleado, entonces hacer clic en el botón Aceptar.
6. Seleccione las celdas: B8: F11, en la ficha datos / agrupar / aceptar.
7. Realice los pasos anteriores la hoja quedará de la siguiente manera:
27
Centro de Informática - UCH
NOTA
El mismo procedimiento es para agrupar por columnas lo único que debe alterar en el cuadro agrupar,
la opción columnas.
SUBTOTAL
Cuando se selecciona un área de datos, es posible agruparla automáticamente por categorías dentro
de sus campos y además realizar cálculos sobre ellas que resuman toda la categoría. Por ejemplo, si manejas
unos datos mensuales, te puede interesar que se añadan resúmenes semanales. Los resultados de los mismos
se llaman subtotales.
Ejercicio 8
La empresa "Consorcio S.A.", requiere de una aplicación en Excel que le permita mostrar dos subtotal por las
ventas realizadas en cada país y el promedio.
Realice los siguientes pasos:
1. Abrir un libro nuevo de Excel.
2. Cambie el nombre: Hoja1 x Registros y cree la siguiente tabla:
28
PRIMERA SESIÓN EXCEL AVANZADO
29
Centro de Informática - UCH
Ejercicio 9
La empresa "Elektra S.A.", requiere de una aplicación en Excel que le permita mostrar los subtotales por
marca y categoría donde se visualice suma de precio, contar, máximo y mínimo.
30
PRIMERA SESIÓN EXCEL AVANZADO
31
Centro de Informática - UCH
32
PRIMERA SESIÓN EXCEL AVANZADO
33
Centro de Informática - UCH
34
PRIMERA SESIÓN EXCEL AVANZADO
35
Centro de Informática - UCH
Texto en Columna
Esta herramienta permite separar el texto de un conjunto celdas según el carácter de separación que se
establezca.
Ejercicio 10
Se tiene una aplicación en Excel donde se requiere separar el nombre según un conjunto de registros.
36
PRIMERA SESIÓN EXCEL AVANZADO
7. Seleccione siguiente.
8. Se mostrará la siguiente ventana:
Separadores: marcar Coma (debido que es el carácter que separa el apellido y el nombre).
9. Siguiente
37
Centro de Informática - UCH
Evitar Duplicados
Esta herramienta permite borrar registros duplicados que se encuentren en un conjunto de celdas.
38
PRIMERA SESIÓN EXCEL AVANZADO
Ejercicio 11
Se tiene una aplicación en Excel donde se requiere borrar aquellos registros repetidos.
8. Aceptar.
9. Se mostrará lo siguiente:
39
Centro de Informática - UCH
Inmovilizar Paneles
Navegar por una hoja de cálculo grande y compleja con miles de celdas puede ser a veces un verdadero
reto. El problema es que, a medida que avanza hacia abajo, las etiquetas de las columnas y las filas dejan de
ser visibles, por lo que es difícil saber a qué se refieren los datos que está observando. Mediante el comando
Inmovilizar paneles de Excel, puede asegurarse de que determinadas filas y columnas queden visibles mientras
avanza por la hoja de cálculo.
40
PRIMERA SESIÓN EXCEL AVANZADO
Ocultar Ventanas
Esta herramienta permite ocultar las hojas y el libro actual, logrando así dar seguridad a la información que
se maneja.
Ejercicio 1
Se requiere ocultar un libro.
41
Centro de Informática - UCH
3. Se mostrará lo siguiente:
Dividir
Esta herramienta permite ver varias partes distintas de un libro a la vez.
Ejercicio 2
Se requiere dividir una hoja de un libro.
42
PRIMERA SESIÓN EXCEL AVANZADO
3. Se mostrará lo siguiente:
HIPERVÍNCULOS
Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, en una
intranet o en internet. Cuando haga clic en la celda que tiene el hipervínculo Microsoft Excel abrirá el archivo
almacenado en la ubicación del vínculo.
Ejercicio 1
La empresa SAMSUNG requiere de una aplicación en Excel que permita mostrar las ventas realizadas por
cada empleado en los diferentes meses.
Para ello cuenta con 10 libros (cada uno almacena las ventas de los empleados en los diferentes meses) y un
libro de Excel donde la hoja DATOS contiene los nombres y apellidos de los empleados y los 12 meses, al hacer
clic en un mes determinado se debe abrir el libro correspondiente al empleado y se activara la hoja del mes
seleccionado.
43
Centro de Informática - UCH
44
PRIMERA SESIÓN EXCEL AVANZADO
45
Centro de Informática - UCH
21. Aceptar
22. Realice los pasos 14 hasta 20, cambiando el mes según cada empleado.
23. La tabla quedará de la siguiente forma:
46
A. La empresa "HERMANOS TRUJILLO S.A." requiere de una aplicación en Excel que le facilite el proceso
de resumir sus datos para la toma de decisiones.
47
3. Guarde el archivo con el nombre: Hermanos.
B. La empresa "LA ÚNICA COMO TU S.A." requiere de una aplicación en Excel que le facilite el proceso de
resumir sus datos para la toma de decisiones.
48
6. Guarde el archivo con el nombre: La única.
49
AUTOEVALUACIÓN
A. AutoFiltro
B. Grafico dinámico
C. Tabla dinámica
A. Datos
B. Insertar
C. Fórmulas
A. Falso
B. Verdadero
A. Verdadero
B. Falso
A. Datos
B. Insertar
C. Fórmulas
50
8. Si tenemos en una celda ANA, SOTO, AYALA y necesitamos crear la columna nombre, apellido paterno y
apellido materno que realizamos
A. Texto en columnas
B. Separar texto
C. Separar en columnas
A. Datos
B. Insertar
C. Vista
A. Verdadero
B. Falso
C B A A - - A B B B
9 10 8 7 6 5 4 3 2 1
51