MopbuL 4 Penciptaan, Perolehan, dan Pencatatan Rekod Hani Qonitah, SS, MIMS (Ascords & Archives). = \= renpanutuan anyak aktivitas organisasi yang menghasilkan rekod, tetapi hanya sedikit organisasi yang merekam segala sesuatu yang mereka kerjakan. Komunikasi tertulis menghasilkan rekod, tetapi banyak komunikasi lisan yang tidak menghasilkan rekod Kecuali apabila ada atau dibuat catatan tertulis, Juga banyak tugas-tugas manual dan fisik yang lewat tanpa terekam. Bagaimanapun, cara kerja baru dan teknologi mutakhir membuat rekod lebih mudah diciptakan daripada di masa lalu. Dengan pertumbuhan surat-surat elektronik (e-mail), banyak pesan yang dulu hanya disampaikan secara lisan sekarang bisa ditulis. Perkembangan telepon digital dan voicemail (surat suara) membuat upaya untuk memperoleh pembuktian dari komunikasi telepon jika rekod dibutuhkan, menjadi lebih mudah. Strategi penciptaan rekod membantu untuk meyakinkan bahwa rekod tidak hanya telah memenuhi standar kualitas yang sesuai, tetapi juga bahwa rekod telah dimasukkan ke dalam suatu sistem manajemen rekod yang aman dan efektif schingga kualitas tetap terjaga sepanjang masa. Dalam Modul 4 ini, akan dibahas tentang penciptaan, perolehan, dan pencatatan rekod. Materi modul ini terbagi menjadi tiga bagian. Bagian pertama membahas kebutuhan organisasi untuk menciptakan rekod dan membahas aspek intelektual dan praktis dari pengelolaan rekod mulai dari masa penciptaan ataupun penerimaan. Bagian kedua membahas mengenai prinsip-prinsip dan prosedur untuk mengenali apa yang perlu diperoleh dan pengelolaan perolehan rekod yang sistematis dalam bentuk kertas dan digital, sedangkan bagian ketiga menjelaskan tentang strategi pencatatan atau registrasi rekod.4.2 MANAJEMEN REKGD AKTIF @ Secara umum, setelah mempelajari modul ini diharapkan Anda memperoleh pengenalan formal dari keberadaan rekod di dalam sistem manajemen rekod. Secara lebih spesifik, diharapkan Anda memiliki kemampuan untuk menjelaskan: aktivitas dan transaksi yang menghasilkan rekod; strategi penciptaan rekod; perolehan rekod; berbagai bentuk rekod; berbagai kategori rekod; pencatatan rekod. AvPynye© asipasie/maDUL 4 4.3 KEGIATAN BELAJAR 1 Transaksi yang Menciptakan Rekod ntuk menerapkan strategi kearsipan yang efektif, organisasi harus membuat sistem dan praktik yang memungkinkannya untuk memperoleh rekod yang lengkap dan akurat dari aktivitas bisnis dan operasional mereka. Sistem ini harus mampu meyakinkan bahwa rekod: 1. dapat segera ditemukan bila dibutuhkan; 2. dapat segera disebarkan kepada mereka yang membutuhkan informasi; 3. memenuhi persyaratan sekuritas; 4, disimpan selama jangka waktu tertentu. Sementara tujuan pembuatan strategi kearsipan yang baik adalah untuk berikut ini. 1. Mengawasi jumlah informasi yang dihasilkan. Semakin banyak informasi yang manajer atau pimpinan perlu cermati dan asimilasikan, semakin rumit proses pengambilan keputusan. 2. Memperbaiki efektivitas biaya dari pengolahan informasi. 3. Mengawasi standar penyajian informasi. Standar penyajian mem- pengaruhi tidak hanya efisiensi di mana staf dapat mengasimilasi informasi, tetapi juga citra organisasi di mata Klien atau pelanggannya. 4. Meyakinkan bahwa informasi dapat diperoleh tepat waktu. 5. Mengurangi duplikasi informasi (misalnya produksi sejumlah fotokopi dokumen untuk distribusi). 6. Meyakinkan prosedur yang seragam dari pengolahan rekod. Prosedur dan aturan yang dijelaskan dengan nyata akan memperbaiki tampilan di seluruh tahapan — penciptaan, temu kembali, penggunaan, dan pemeliharaan rekod. 7. Mengendalikan ukuran rekod dan jenis media. Penggunaan ukuran kertas yang berbeda dapat menambah biaya dalam peralatan penyimpanan dan proses reprografis. Penggunaan jenis media yang berbeda-beda, seperti microfische, film roll, kaset, komputer, dan disk, juga akan menambah biaya dalam peralatan dan sistem penyimpanan. Beberapa variasi dalam ukuran rekod dan jenis media mungkin perlu tapi mereka harus dikelola dengan tepat.4.4 MANAJEMEN REKOD AKTIF @ Agar dapat mencapai tujuan-tujuan tersebut di atas dan dengan mempertimbangkan kebutuhan bisnis, sejumlah proses harus diterapkan ke dalam rekod, misalnya sesuai peraturan umum, rekod harus dicatat, diklasifikasikan dan diindeks, dihubungkan (secara fisik dan/atau elektronik) dengan rekod lain yang berkaitan dengan aktivitas bisnis dan operasional yang sama, disimpan dalam media dan lokasi yang sesuai, dibuat menjadi mudah diakses untuk mereka yang memerlukannya, diamankan dari mereka yang tidak berhak untuk mengakses, serta dilacak schingga lokasi rekod diketahui setiap saat. Selain itu, organisasi harus membangun proses untuk meyakinkan bahwa rekod itu sendiri menunjukkan karakteristik dapat diandalkan dan menjadi bukti dari aktivitas bisnis dan operasional. Dalam kaitan dengan strategi Kearsipan, ada beberapa tahap penyusunannya. Tahapan pertama dimulai dengan penciptaan rekod (records creation). Penciptaan rekod adalah kegiatan membuat dan/atau menerima rekod oleh seorang karyawan atau unit kerja dalam satu organisasi. Dalam hal ini penciptaan selalu melibatkan lebih dari satu pihak. Rekod harus diciptakan dan dicatat untuk setiap kegiatan atau paling tidak setiap satu transaksi kegiatan yang melibatkan lebih dari satu pihak. Namun, dalam praktiknya hal ini bergantung pada kebutuhan setiap organisasi. Dalam satu badan korporasi dengan aturan yang ketat yang sifat bisnisnya sensitif misalnya, setiap panggilan telepon dan setiap transaksi lisan dicatat. Namun, di sebagian besar organisasi hal ini dianggap tidak penting atau tidak praktis. Apa pun alasannya, suatu penciptaan dan pencatatan haruslah mencapai tujuan: 1. memenuhi kebutuhan bisnis organisasi di mana rekod dapat memberikan pembuktian dan informasi yang dibutuhkan untuk setiap kegiatan; 2. memenuhi kepentingan para pemangku kepentingan terutama yang mendukung akuntabilitas organisasi pencipta rekod; 3. memenuhi kebutuhan biaya penciptaan, perolehan, dan pemeliharaan rekod, serta risiko yang dihadapi apabila organisasi tidak memiliki tekod tersebut. Untuk mencapai kebutuhan tersebut, organisasi harus memenuhinya dengan melakukan proses analisis atau diskusi dengan pemangku kepentingan yang relevan. Untuk mengenali isu akuntabilitas maka organisasi harus mengkaji persyaratan hukum, peraturan, dan audit, serta© asipasie/MaDUL 4 45 masalah-masalah apa yang bisa menimbulkan litigasi (kasus/sengketa hukum). Dalam berbagai organisasi, keputusan tentang apakah akan menciptakan atau mencatat rekod diserahkan kepada individu atau kelompok kerja. Akan tetapi, praktik ini tidak dianjurkan karena keputusan merupakan masalah kebijakan, baik pada tingkat korporasi atau unit kerja. Untuk dapat mengambil keputusan yang tepat, perlu dibuat suatu penilaian risiko sehingga dapat diperolch bahan pertimbangan yang lengkap baik dilihat dari aspek legal maupun akuntabilitas. Oleh karenanya, seorang pejabat senior manajemen rekod (manajer rekod atau arsiparis utama) haruslah bekerja dengan abli-ahli terkait, seperti ahli legal, risiko, dan kepatuhan (compliance), serta manajer bisnis untuk mengenali proses dan tahapan di mana dan kapan rekod harus diciptakan dan dicatat, Untuk mengenali penciptaan rekod, hal utama yang harus dikenali adalah transaksi kegiatan apa yang terjadi dalam organisasi yang menciptakan rekod. Organisasi atau badan korporasi melakukan berbagai kegiatan dan mendokumentasikannya dalam bentuk rekod. Terdapat berbagai jenis kegiatan transaksi dan operasional kegiatan yang dapat dikenali sebagai aktivitas penciptaan rekod, yaitu sebagai berikut. 1. Keputusan dan Komitmen Lisan Keputusan yang dicapai atau komitmen atau transaksi kegiatan lainnya yang dibuat secara lisan (orang per orang, melalui telepon atau dalam konferensi). 2. Keputusan dan Rekomendasi Segala keputusan yang menjadi pertanggungjawaban organisasi. 3. Rapat a. Peraturan untuk melakukan rapat atau praktik-praktik standar yang relevan, harus menyatakan jenis rekod yang dibuat untuk rapat tersebut. b. Keputusan yang dibuat dalam rapat dan harus memasukkan salinan agenda dan seluruh dokumen yang dianggap sebagai hasil rapat. 4. Draft dan Versi Pengembangan kebijakan, draft (hasil sementara). 5. Kasus Preseden Rekod yang berkaitan dengan suatu kasus yang menjadi suatu preseden harus didokumentasikan melalui pemberian kode standar dalam sistem kearsipan.4.6 MANAJEMEN REKOD AKTIF @ 6. Tindakan individu Catatan singkat terbara akan memadai untuk memenuhi akuntabilitas yang berkaitan dengan tindakan ratin. 7. Rekod korespondensi ‘Tukar-menukar korespondensi, apakah dikirim melalui pos, faksimile atau email merupakan cara mendasar di mana organisasi_ melakukan bisnis dengan organi si lain dan dengan orang lain di luar organisasi. Pengelola rekod harus mengenali berbagai jenis transaksi kegiatan- kegiatan yang merupakan proses penciptaan rekod dalam organisasinya. Hilangnya rekod hasil transaksi kegiatan menjadikan rekod yang dihasilkan organisasi menjadi tidak lengkap sehingga tidak semua kegiatan dapat terekam. Setelah mengenali transaksi kegiatan, selanjutnya dapat dimulai pencatatan rekod ke dalam sistem kearsipan organisasi. Berikut ini adalah kelompok rekod yang dibuat untuk melakukan transaksi kegiatan atau tercipta sebagai hasil transaksi Kegiatan, yang terjadi dalam suatu organisasi berdasarkan proses kegiatannya yaitu sebagai berikut. Rekod —administratif: dokumentasi__prosedur, formulir, dan korespondensi. 2. Rekod keuangan: laporan, formulir, dan korespondensi terkait. 3. Rekod proyek: korespondensi, catatan, dokumentasi perkembangan pekerjaan yang terkait ke proyek tertentu. 4. Rekod kasus: rekod klien, rekod pegawai, asuransi, berkas kontrak, dan hukum. Semua jenis rekod yang tercipta ini harus dicatat atau dibuat registrasinya di dalam suatu sistem kearsipan sesuai dengan tingkatannya, yaitu tingkatan item, file (berkas), folder atau seri rekod. Setiap tingkatan kelompok rekod nantinya harus berbeda kode pengenalnya.ASIP4318/MODUL 4 47 s => 2) Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! Untuk memperoleh rekod yang lengkap dan akurat dari aktivitas bisnis dan operasional maka perlu dibuat strategi penciptaan rekod. Dikaitkan dengan kegiatan Anda, transaksi apa saja yang menghasilkan rekod? Dari berbagai rekod yang Anda hasilkan dalam pertanyaan di atas, coba kelompokkan rekod-rekod tersebut menurut kelompoknya. Apa saja yang masuk kategori Rekod administratif, Rekod keuangan, Rekod proyek, dan Rekod kasus? Petunjuk Jawaban Latihan 1) 2) Kenali transaksi-transaksi yang menghasilkan rekod. Kategori rekod berdasar kelompok penciptaannya. ae Penciptaan rekod adalah kegiatan membuat dan/atau menerima rekod oleh seorang karyawan atau unit kerja dalam satu organisasi. Dalam hal ini, penciptaan selalu melibatkan lebih dari satu pihak. Rekod harus diciptakan dan dicatat untuk setiap kegiatan atau paling tidak setiap satu transaksi kegiatan yang melibatkan lebih dari satu pihak. Terdapat berbagai jenis transaksi kegiatan-kegiatan yang dapat dikenali sebagai aktivitas penciptaan rekod, yaitu keputusan dan Komitmen lisan, keputusan dan rekomendasi, rapat, draft dan versi, asus preseden, tindakan individu, serta rekod korespondensi. Pada akhirnya akan tercipta kelompok rekod sebagai hasil transaksi Kegiatan yang terjadi dalam suatu organisasi berdasarkan proses kegiatannya yang dikenal sebagai Rekod administratif, Rekod keuangan, Rekod proyek, dan Rekod kasus.4.8 MANAJEMEN REKOD AKTIF @ Zz TES FORMATIF DP Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1» Betta ini yang termasuk dalam penciptaan rekod adalah .. pembuatan rekod oleh penciptanya penerimaan rekod dari pihak lain baik internal maupun eksternal organisasi CC. penerimaan rekod oleh penciptanya D._ penciptaan rekod oleh penciptanya 2) Berikut adalah transaksi yang menghasilkan rekod, kecuali .... ‘A. kasus preseden B. tindakan individu C. daftar absen D.. keputusan rapat 3) Rekod yang tidak termasuk rekod kasus adalah rekod .. mahasiswa B lien C._pasien D. formulir 4) Cara mendasar di mana organisasi melakukan bisnis dengan organisasi lain dan dengan orang lain di luar organisasi adalah melalui .... A. korespondensi B._kontrak hukum C. memorandum of understanding (MoU) D. keputusan rapat 5) Rekod pegawai jika dikelompokkan akan termasuk ke dalam kelompok rekod .... A. administratif B. keuangan CC. kasus D. proyek Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini, Hitunglah jawaban yang benar. Kemndian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1.© asipasie/mapuL 4 4.9 Jumlah Jawaban yang Benar eee Jumlah Soal ‘Tingkat penguasaan = 100% Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% =cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%, ‘Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang belum dikuasai.4.10 MANAJEMEN REKGD AKTIF @ KEGIATAN BELAJAR 2 Strategi untuk Memperoleh (Capturing) Rekod erkembangan komputer dan teknologi komunikasi yang sangat pesat dalam dekade terakhir ini, di satu sisi memberi keuntungan terhadap organisasi, tetapi di sisi lain juga membuat tugas pemeliharaan dari pembuktian aktivitas bisnis yang lengkap dan akurat menjadi semakin sulit. Mayoritas rekod yang dihasilkan dari kegiatan bisnis dan operasional saat ini adalah dalam bentuk elektronik. Namun, masih banyak juga rekod yang dihasilkan dalam berbagai sistem dan mungkin disimpan dalam berbagai media, termasuk kertas. Rekod-rekod ini dengan mudah disalin (copy) dan dialihkan dari satu media ke media lainnya schingga berbagai versi rekod mungkin saja disimpan dalam berbagai media dan pada berbagai lokasi (misalnya dalam file/berkas kertas, dalam direktori atau folder terpasang on line) atau dalam basis data arsip berbentuk rape. Konsekuensinya, organisasi harus membuat strategi pengelolaan rekod dalam berbagai media dan sistem, menggunakan aturan bisnis, serta menjalankan prosedur dan kontrol lainnya dengan mempertimbangkan karakteristik khusus dari berbagai media dan sistem tersebut. Mengingat bahwa organisasi masa kini, baik lembaga pemerintah maupun perusahaan swasta berada pada masa peralihan dari penggunaan kertas ke media elektronik yang pada akhirnya menciptakan rekod dalam berbagai media penyimpanan dan sistem maka beberapa pedoman dan standar internasional mengeluarkan persyaratan agar rekod-rekod tersebut dapat diperoleh di dalam sistem manajemen rekod untuk dapat mempertahankan pembuktian. Persyaratan rekod yang telah disepakati secara profesional adalah sebagai berikut. A. REKOD HARUS PATUH (COMPLIANT) Rekod harus patuh dengan persyaratan kearsipan yang timbul dari aturan dan lingkungan akuntabilitas di mana organisasi beroperasi. Organisasi juga harus memahami, baik di tingkat korporasi maupun program, tentang persyaratan akuntabilitas yang ditimbulkannya dan pengaruhnya terhadap© asipasie/maDUL 4 4.41 kearsipan. Karyawan juga harus memahami bagaimana caranya mereka harus patuh terhadap persyaratan itu. Dalam hal ini, perlu diberikan pelatihan berkala untuk para karyawan agar mereka senantiasa mengingat dan menerapkan berbagai persyaratan tepat pada waktu yang sudah ditentukan. Jika persyaratan kearsipan untuk setiap fungsi bisnis dari organi sudah dikenali maka peraturan dan prosedur kepatuhan untuk setiap fungsi tersebut haruslah dibuat dan dimasukkan ke dalam proses bisnis. Sebagai contoh, Undang-undang mengenai Dokumen Perusahaan Nomor 8 Tahun 1997, di dalamnya dinyatakan bahwa rekod keuangan harus disimpan selama-lamanya 10 tahun. Dalam hal ini, perlu dibuat suatu proses dan prosedur bagaimana caranya agar organisasi mematuhi aturan perundang- undangan ini, seperti berapa lama rekod keuangan disimpan di unit kerja sebagai rekod aktif, kapan rekod tersebut dapat ditransfer ke unit kearsipan untuk disimpan sampai masa retensinya selesai atau bahkan apabila perlu masa retensinya diperpanjang setelah mempertimbangkan nilai hukum yang terkandung di dalamnya. B. REKOD HARUSLAH MEMADAI (ADEQUATE) Rekod haruslah tepat atau sesuai dengan tujuan apa rekod disimpan. Karena itu, inisiatif utama akan didokumentasikan secara ekstensif, sementara tindakan administratif didokumentasikan dengan informasi yang minimum yang diketahui. Hal ini dilakukan karena memang harus ada bukti yang memadai tentang pelaksanaan kegiatan bisnis yang dapat dipertanggungjawabkan. Aturan-aturan dan prosedur-prosedur, baik pada tingkat perusahaan maupun fungsi bisnis (unit kerja), perlu dikembangkan untuk mengendalikan jumlah perincian yang dicatat untuk kegiatan-kegiatan atau. transaksi- transaksi tertentu. Semua aturan dan prosedur tersebut harus dimuat dalam Buku Pedoman Praktik atau prosedur dokumentasi lainnya dan harus menguraikan langkah-langkah yang harus dilakukan pada setiap kegiatan, termasuk titik di mana perlu disiapkan dokumentasi, tujuannya, audiensinya, dan formatnya. Jenis pendekatan seperti ini menjamin diciptakannya jenis dan jumlah dokumentasi yang tepat, sebagai bukti yang diperlukan untuk menunjukkan bagaimana kegiatan bisnis atau operasional telah dilaksanakan.4.42 MANAJEMEN REKGD AKTIF @ C. REKOD HARUS LENGKAP (COMPLETE) DAN BERMAKNA (MEANINGFUL) Suatu rekod tidak hanya harus mengandung isi, tetapi juga informasi struktural dan kontekstual yang diperlukan untuk mendokumentasikan suatu transaksi atau operasional. Rekod haruslah seperti berikut. 1. Informasi Struktural Suatu rekod harus dirancang format fisiknya (jika ada) dan hubungan antara bagian-bagian data yang membentuk rekod harus tetap utuh. 2. Informasi Kontekstual Rekod yang diciptakan dan digunakan dalam organisasi bisnis maupun pemerintahan, harus menampakkan seluruh rekod termasuk proses bisnis atau operasional di mana suatu transaksi menjadi bagiannya, dan pihak-pihak yang terlibat di dalamnya. 3. Informasi Bermakna Rekod harus mampu menciptakan hubungan kontekstual, artinya rekod harus memberikan informasi yang dibutuhkan untuk memahami dengan benar suatu transaksi, baik bagi yang menciptakan dan yang menggunakan- nya, Haruslah dimungkinkan untuk mengidentifikasi suatu rekod dalam konteks kegiatan-kegiatan atau fungsi-fungsi bisnis yang lebih luas. Selain itu, hubungan antara rekod yang mendokumentasikan serangkaian kegiatan harus dipelihara; tanggal (dan waktu jika diperlukan) dari suatu transaksi harus selalu menjadi bagian dari suatu rekod. Sejauh mungkin, pengumpulan informasi struktural dan kontekstual tentang rekod harus dilakukan secara otomatis melalui sistem kontrol. Sebagai contoh, sistem mungkin mencatat perincian tentang sejarah rekod, seperti pencipta dokumen, tanggal penciptaan dan perubahan, identifikasi mengenai siapa yang telah menyalin (membuat copy), melihat dan membuat perubahan atas dokumen, nomor versi, dan tanggal-tanggal. Melalui hubungannya dengan sistem lainnya, sistem mungkin mencatat informasi tentang posisi dan tanggung jawab pegawai yang mengerjakan dokumen tertentu, serta informasi tentang kegiatan atau transaksi bisnis yang akhirnya menghasilkan dokumen-dokumen. Sebagai contoh, adanya suatu© asipasie/mopUL 4 4.13 terobosan solusi yang bermanfaat yang telah dilakukan oleh organisasi, adalah menghubungkan sistem manajemen rekod dengan sistem sumber daya manusia (SDM). Solusi ini memungkinkan mereka memiliki akses informasi langsung mengenai pencipta dokumen dari sistem manajemen rekod atau partisipan lain dalam suatu kegiatan bisnis (posisi dalam organisasi, peranan dalam kegiatan bisnis, keterampilan, proyek-proyek terdahulu, kualifikasi). Solusi lain yang juga sudah dibuat adalah koneksi antara satu sistem manajemen rekod dengan basis data pelanggan yang mendokumentasikan informasi, seperti rincian pelanggan, pekerjaan yang telah dilakukan untuk pelanggan, kontrak, dan tagihan. Dengan koneksi ini, dokumen dapat dilihat dalam konteks hubungan organisasi dengan kegiatan yang menghasilkan penciptaan dokumen. Alat-alat lain yang dapat dimanfaatkan untuk mencatat rekod yang Iengkap dan bermakna, tetapi masih memerlukan masukan secara manual dari pencipta dokumen serta kepatuhan terhadap peraturan dan prosedur adalah sebagai berikut. 1. Formulir Bagi banyak kegiatan bisnis, formulir mempunyai peranan_penting dalam mencatat rekod transaksi secara lengkap dan tepat. Teknologi telah mengubah secara besar-besaran cara organisasi menghasilkan, menyebarluaskan, dan menggunakan formulir. Penggunaan formulir secara on-line tumbuh secara cepat sebagai cara untuk mempercepat pengumpulan informasi, mengurangi beban kerja untuk melakukan data entry, mengurangi jumlah kertas yang perlu disimpan, dan secara umum mempermudah pengolahan informasi. Ketepatan yang lebih tinggi dicapai dengan menyusun formulir sehingga pertanyaan-pertanyaan harus dijawab dengan urutan yang telah ditentukan, ruas (field) tertentu diwajibkan, dan default dapat diambil dari file data umum untuk individu atau _kelompok khusus yang melengkapi formulir. Informasi mengenai manajemen formulir disediakan dalam Lampiran A. 2. Pembuatan Profil (Profiling) Ketika menciptakan suatu dokumen melalui suatu sistem manajemen atau sistem pengolah kata, pencipta dokumen mungkin menyajikan suatu layar profil di mana informasi penting diberikan sesuai dengan peraturan bisnis perusahaan atau tata prosedur kerja lembaga publik. Ruas (field) yang4.44 MANAJEMEN REKGD AKTIF @ wajib mungkin termasuk nama dokumen, jenis dokumen, Klasifikasi yang menghubungkan suatu dokumen dengan dokumen lain, cara membuat indeks, tanggal retensi untuk akses on-line, tanggal pemusnahan berdasarkan jadwal pemusnahan, dan nama manajer penanggung jawab kegiatan tersebut. Mungkin ditetapkan pula default (tabel pilihan) untuk kelompok-kelompok dokumen yang berkaitan dengan suatu kegiatan bisnis sehingga memudahkan tugas melengkapi layar profil. 3. Pedoman Gaya (Style) Dokumen Pedoman gaya (style) dokumen biasanya dipersiapkan dan digunakan oleh organisasi untuk dokumen yang menggunakan pengolah kata. Akan tetapi, pedoman ini dapat dikembangkan juga untuk jenis dokumen lainnya. Pedoman ini dirancang untuk menjamin konsistensi cara penyajian informasi kepada khalayak yang menjadi sasaran, baik di luar maupun di dalam organisasi, serta membantu menjamin agar semua informasi struktural dan kontekstual yang perlu telah dicatat. Pedoman gaya (style) dokumen mungkin termasuk informasi tentang bentuk huruf yang harus digunakan dalam sistem pengolah kata. Mungkin juga termasuk aturan mengenai tata bahasa, tanda-tanda baca, ketentuan penamaan dokumen, dan protokol pemberian alamat. Gaya (style) harus disebarluaskan kepada staf sebagai bagian dari pedoman umum prosedur Kantor atau dapat diterbitkan sebagai dokumen tersendiri atau bagian dari pedoman korespondensi. Program orientasi pegawai harus memasukkan materi tentang pentingnya penggunaan gaya (style) ini. Kemampuan pencipta dokumen untuk mengomunikasikan informasi secara tepat sangat penting bagi keberhasilan transaksi bisnis dan juga menjamin rekod lengkap dan bermakna. Bagi banyak orang kemampuan menulis yang buruk merupakan hambatan besar untuk mencapai promosi; sementara bagi yang lainnya yang telah mencapai tingkatan manajemen, keterampilan menulis yang buruk bisa jadi merupakan beban bagi organisasi. Oleh karenanya, peluang untuk perbaikan harus diberikan dengan suatu cara yang tidak mengancam, misalnya melalui teknik-teknik, seperti lokakarya dan program pendidikan perorangan. Selain itu, harus ada tindak lanjut yang terstruktur bagi masing-masing anggota staf untuk memastikan tercapainya tujuan pendidikan.© asipasie/MoDUL 4 4.15 4. Template Template mendukung pedoman gaya (style) dokumen dan memungkinkan penciptaan dokumen menjadi lebih mudah dan konsisten. Template dapat diberikan kepada semua jenis dokumen penting yang dihasilkan dalam suatu organisasi (seperti surat, tagihan, faksimile, memorandum, nota, agenda, notulen, laporan). Aplikasi bisnis, seperti pengolah kata dan sistem manajemen dokumen dapat diatur agar supaya pemakai dapat memilih satu template untuk menciptakan dokumen. 5. Surat Formulir Surat formulir merupakan alat bantu yang berguna untuk situasi di mana tanggapan standar tidak memadai. Surat formulir ini bisa saja telah dicetak terlebih dahulu atau yang lebih umum, dibuat sebagai daftar kata pada suatu sistem pengolah kata. Surat formulir juga bisa diformat terlebih dahulu agar dapat digabungkan dengan suatu daftar nama dan alamat untuk keperluan pengiriman surat. 6. Surat Panduan dan Paragraf Memberikan panduan surat-surat dan paragraf mengenai hal-hal yang biasa ditangani dalam suatu organisasi akan cukup bermanfaat, Surat panduan dan paragraf memberikan saran-saran dan tanggapan atas surat-surat rutin, yang berarti korespondensi dapat ditangani pada tingkatan yang lebih rendah dalam organisasi daripada sebelumnya. 7. Aturan mengenai Penamaan Aturan penamaan, baik untuk dokumen elektronik maupun folder dan direktori di mana dokumen disimpan merupakan alat bantu penting untuk menjamin agar rekod menjadi lengkap dan bermakna. Untuk dapat difungsikan dengan baik, diperlukan aturan untuk mengontrol di mana dokumen harus diberkaskan (misalnya dalam server suatu unit bisnis atau dalam harddisk masing-masing pegawai) dan di mana folder dan direktorinya. Aturan penamaan dan penyimpanan file akan mempermudah pengambilan dokumen dan menghubungkan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan tertentu. Dalam aturan itu juga bisa disebutkan di mana menempatkan nama dokumen pada berbagai dokumen yang berlainan, seperti laporan, memorandum, dan surat. Juga mungkin terdapat aturan yang mengharuskan4.16 MANAJEMEN REKGD AKTIF @ nomor versi, tanggal, bahkan waktu, dan ditempatkan pada beberapa jenis dokumen, seperti laporan keuangan. Penting diperhatikan bahwa aturan mengenai penamaan dan penyimpanan file mungkin tidak terlalu penting dalam organisasi_yang menggunakan suatu sistem manajemen dokumen berdasarkan basis data yang dapat dicari. Pengambilan dokumen dapat berupa rentang elemen menurut kebutuhan perusahaan dan nama dokumen mungkin berupa tanda pengenal numerik yang sederhana. 8. Aturan mengenai Pemeliharaan Dokumentasi Aturan lain untuk menjamin informasi struktural dan kontekstual telah dicatat adalah aturan mengenai pemeliharaan dokumentasi. Sebagai contoh, untuk menjamin agar rekod disimpan secara utuh dan merupakan rekod kegiatan bisnis yang tepat, pegawai yang bertanggung jawab atas kegiatan tertentu bersama-sama dengan staf bagian rekod, juga dapat diberi tanggung jawab untuk: a, menciptakan suatu file (kertas dan/atau elektronik) pada saat memulai suatu kegiatan dan semua dokumen yang berhubungan dengan kegiatan tersebut disimpan dalam file itu; b. semua draft dan nota file dihilangkan dari file setelah kegiatan selesai (tergantung kepada kebijakan organisasi); c. semua dokumen diberi nama sesuai dengan aturan pemberian nama atau diberi istilah dan kategori informasi lain yang sesuai; d. ditetapkan periode retensi_ untuk sekelompok dokumen yang berhubungan dengan kegiatan itu, sesuai dengan kebijakan pemusnahan dokumen perusahaan. Aturan-aturan itu dapat menyebutkan bahwa penyelia (supervisor) suatu kegiatan harus menandatangani semua tugas pemeliharaan dokumentasi yang telah dilaksanakan. Salah satu strategi yang bermanfaat bagi organisasi untuk menjamin agar semua langkah dalam suatu kegiatan telah dilaksanakan, termasuk langkah dokumentasi adalah dengan menggunakan formulir pelaksanaan pekerjaan. Satu formulir terpisah dapat dirancang untuk setiap kegiatan bisnis utama dalam organisasi dan kemudian dibuat daftar semua langkah penting dalam kegiatan - apakah sudah ditandatangani oleh tingkat otoritas yang sesuai.© asipasie/maDUL 4 4.17 9. Pedoman untuk Pengelolaan Pesan-pesan Surat Elektronik Surat elektronik telah memberi manfaat dalam memperlancar arus informasi yang cepat dan mudah dalam organisasi, dan antara organisasi dengan dunia Iuar. Akan tetapi, e-mail juga menimbulkan kesulitan bagi organisasi yang mencoba memastikan agar organisasi memiliki rekod kegiatan-kegiatan bisnis yang lengkap. Kajian atas organisasi tertentu sering menunjukkan bahwa sekurang-kurangnya sebagian manajer dan staf lainnya menggunakan e-mail untuk mengomunikasikan informasi berhubungan dengan kegiatan bisnis tertentu. Jika informasi itu di komunikasi sebagai lampiran dari suatu pesan surat elektronik, masalahnya lebih mudah ditangani Karena lampiran tersebut telah disimpan sesuai dengan aturan mengenai filing dan pencetakan dokumen. Masalah-masalah yang berkaitan dengan e-mail adalah tentang berikut a, Bagaimana memutuskan pesan apa yang harus disimpan? b. Siapa yang harus memutuskan, pengirim atau penerima? c. Sampai sejauh mana informasi harus disimpan? d. Apakah setiap pesan harus disimpan?? e. Atau hanya informasi-informasi penting mengenai masalah yang sedang ditangani? f. Atau sejumlah informasi akhir jika komunikasi mengenai masalah itu dianggap telah tuntas? Siapa yang bertanggung jawab menyimpan informasi? Apakah harus dicetak atau disimpan dalam satu file bersama-sama dengan informasi lain mengenai masalah bisnis atau apakah harus disimpan secara elektronik sesuai dengan aturan mengenai_ file elektronik? i, Atau solusi yang agak ekstrim, apakah semua pesan surat elektronik yang dimonitor oleh staf rekod semuanya harus di file? re Pengembangan pedoman untuk menangani pesan surat elektronik menjadi semakin penting karena surat elektronik semakin banyak digunakan untuk mengomunikasikan informasi bisnis, bukan hanya internal, tetapi juga antara organisasi dengan pelanggannya dan dengan pihak-pihak lainnya. Keberhasilan penerapan pedoman sebagian besar tergantung pada sejauh mana efektivitas pimpinan unit rekod meyakinkan staf akan pentingnya mencatat informasi. Hambatan utamanya adalah adanya pandangan bahwa4.18 MANAJEMEN REKGD AKTIF @ informasi yang dikirim melalui e-mail bersifat pribadi, tidak resmi dan rahasia. Sulit bagi para pegawai untuk menerima bahwa jika informasi itu berkenaan dengan pekerjaan mereka, informasi ita menjadi bagian dari memori perusahaan dan perlu dipertimbangkan untuk dipertahankan seperti informasi bisnis lainnya. Tambahan pula, pedoman sangat membantu jika sistem surat elektronik itu sendiri dirancang sedemikian rupa sehingga mudah dan cepat bagi pemakai untuk menyimpan pesan-pesan pada lokasi yang sesuai atau untuk mencetaknya, tergantung pada kebijakan mengenai filing. Sayangnya, dalam banyak sistem, menyimpan dokumen ke dalam lokasi yang tertentu cukup memakan waktu, misalnya pesan-pesan perlu dipotong (cut dalam program pengolah kata) dan ditempatkan (paste dalam program pengolah kata) menjadi dokumen-dokumen. Bagi organisasi-organisasi dengan sistem surat elektronik yang sepenuhnya terintegrasi dengan suatu sistem manajemen dokumen, seharusnya prosesnya lebih mudah untuk menyimpan dokumen. Sistem surat elektronik seharusnya memiliki pilihan untuk menyimpan pesan dan lalu menyajikan layar profil untuk mencatat (membuat registrasi) pesan tersebut ke dalam sistem manajemen dokumen. 10. Rekod dalam Sistem Informasi Bisnis Mengembangkan aturan-aturan dan kontrol untuk mencatat rekod dalam sistem informasi bisnis, seperti sistem akuntansi, sistem sumber daya manusia, dan sistem informasi pelanggan adalah rumit. Aturan dan kontrol adalah cara untuk menjamin agar sistem memiliki fungsi pelaporan (reporting) yang melekat serta mencatat rekod, termasuk informasi straktural dan kontekstual yang relevan sebanyak mungkin. Laporan dapat disimpan dalam kertas, media elektronik atau format mikrofilm. Dengan cara apa pun laporan itu disimpan, laporan mungkin perlu disertai dengan informasi penjelasan lebih lanjut tentang sistem itu sendiri untuk menjelaskan jenis rekod, maksud dan tujuannya, fungsi di dalam sistem, dan hubungannya dengan rekod lain. Jika pembuatan rekod kemudian diikuti dengan penghapusan rekod tersebut dari sistem, penyimpanan rekod dengan cara ini memiliki keterbatasan Karena berarti informasi tidak dapat lagi dimanipulasi_ untuk analisis lebih lanjut. Beberapa organisasi internasional kearsipan telah bekerja keras selama beberapa tahun terakhir untuk mengatasi masalah pengelolaan rekod elektronik dalam sistem informasi bisnis. Solusi yang dihasilkan adalah© asipasie/mopUL 4 4.19 mengembalikan beban kewajiban kepada badan-badan pemerintah untuk memelihara perangkat keras dan sistem yang diperlukan schingga memungkinkan akses terhadap rekod jika diperlukan. Sebagian besar informasi bisnis elektronik dan sistem komunikasi tidak dirancang dengan mempertimbangkan kebutuhan penyimpanan rekod. Oleh kkarena alasan inilah maka perlu diterapkan kontrol dalam sistem informasi untuk menjamin pencatatan rekod secara lengkap. Konsekuensinya, para vendor sistem informasi bisnis perlu melengkapi fungsi penyimpanan rekod pada sistem mereka. D. REKOD HARUS KOMPREHENSIF Rekod yang komprehensif harus mendokumentasikan ruang lingkup bisnis organisasi secara lengkap. Rekod harus dibuat untuk semua transaksi bisnis di mana dibutuhkan pembuktian dalam segala jenisnya. Analisis atas fungsi-fungsi bisnis dan kegiatan-kegiatan organisasi dan pengembangan suatu skema klasifikasi bisnis merupakan proses penting dalam mengidentifikasi setiap celah dalam praktik penyimpanan rekod organisasi. E. REKOD HARUS AKURAT Rekod yang akurat harus secara tepat menggambarkan transaksi yang didokumentasikannya. Aturan-aturan bisnis dan kode perilaku mengharuskan pegawai agar membuat rekod yang menggambarkan transaksi yang mereka dokumentasikan secara akurat. Proses dan sistem bisnis harus dirancang supaya mudah atau bahkan mungkin otomatis, membuat rekod transaksi yang akurat. Aturan-aturan dan kontrol untuk menjamin agar rekod akurat harus melihat kebutuhan bisnis dari dua sudut. Pertama, kebutuhan organisasi untuk mengembangkan kode perilaku, termasuk ketentuan tentang kewajiban para pegawai untuk membuat rekod kegiatan-kegiatan bisnis yang menjadi tanggung jawab mereka secara akurat. Kedua, kebutuhan untuk menyiapkan ‘kontrol sistem yang menjamin pencatatan dan pemeliharaan informasi secara akurat. Kebutuhan terhadap informasi yang bermutu tinggi termasuk informasi yang akurat, harus menjadi pertimbangan dalam evaluasi, pemilihan, dan pemeliharaan sistem yang sedang dilakukan. Sebagai contoh, organisasi perlu4.20 MANAJEMEN REKGD AKTIF @ merasa yakin bahwa sistem informasi mereka berfungsi dengan baik dan tidak menyebabkan hilang atau rusaknya data. Jika organisasi melakukan peningkatan (upgrade) atas sistem mereka (baik upgrade dalam bentuk versi baru suatu produk ataupun seluruh produk baru di mana perlu dilakukan konversi data atau dokumen) maka organisasi itu perlu memastikan bahwa mereka dapat mengakses rekod mereka sebelumnya tanpa terjadi kehilangan atau kerusakan informasi, termasuk informasi kontekstual yang dicatat dengan rekod. Mencoba menciptakan Kembali rekod dengan menggunakan suatu sistem yang telah diganti menyebabkan kesulitan yang terus-menerus bagi organisasi. File data atau dokumen mungkin masih disimpan, tetapi sering kali perangkat keras, program atau bahkan dokumentasi perangkat Iunak telah hilang. Mungkin sebagian informasi dalam file masih dapat diakses, tetapi sulitnya mengambil rekod secara akurat dan utuh adalah masalah yang mungkin tidak dapat diatasi. Tingkat keakuratan yang dibutuhkan merupakan suatu masalah penting bagi organisasi yang menerapkan teknologi untuk mengubah informasi dari bentuk digital menjadi bentuk teks. Sistem perangkat lunak yang digunakan dalam bidang ini, seperti sistem Optical Character Recognition (OCR) dan Intelligent Character Regocnition (ICR) belum lagi mencapai tingkat akurasi 100% dalam proses konversi. Jika dibutuhkan akurasi total (misalnya memproses formulir tulisan tangan yang mengandung informasi yang penting bagi kegiatan bisnis) maka fasilitas sistem untuk melakukan edit perlu di evaluasi secara cermat. Perlu pula ditetapkan prosedur operasional untuk menjamin agar editing dilakukan sesuai dengan standar yang diperlukan. F. REKOD HARUS OTENTIK Otentik maksudnya adalah harus dapat dibuktikan bahwa rekod mewakili informasi yang dibuat oleh pencipta rekod. Sistem pemeliharaan rekod harus beroperasi agar supaya rekod yang dihasilkannya dapat dipercaya dan otoritatif atau dibuat oleh pihak yang berwenang untuk melakukannya. Selain itu, harus dapat dibuktikan bahwa sistem pemeliharaan rekod beroperasi secara normal pada saat transaksi sedang didokumentasikan melalui rekod. Pencipta rekod yang berwenang dan peranan mereka dalam kegiatan bisnis, juga harus didokumentasikan dan diperbaharui.© asipasie/maDUL 4 4.21 Kemampuan untuk membuat hubungan antara transaksi bisnis dengan para partisipan dan peranan mereka dalam organisasi merupakan kemampuan yang sangat penting dalam menentukan keotentikan rekod. Juga perlu ada kebijakan yang jelas dalam organisasi tentang tingkatan-tingkatan otoritas yang diperlukan bagi transaksi dan kegiatan tertentu dan bagaimana cara memperoleh dan mendokumentasikan otorisasi tersebut. Untuk transaksi-transaksi yang diproses secara elektronik, cara memperoleh otorisasi masih merupakan masalah bagi para pimpinan atau manajer. Cara pemecahan yang umum adalah dengan menetapkan kebijakan bahwa salinan (copy) transaksi yang relevan harus dicetak dan disimpan bersama dengan tanda tangan asli. Beberapa organisasi tidak menganggap tanda tangan digital yang ada dalam sistem adalah sah secara bisnis dan hukum. G. REKOD TIDAK DAPAT DIGANGGU GUGAT (INVIOLATE) Rekod harus disimpan secara aman untuk mencegah terjadinya akses yang tidak sah, pengubahan atau penghilangan. Tidak ada satu pun informasi dalam rekod yang dapat dihapus, diubah atau dihilangkan jika transaksi yang didokumentasikan telah terjadi. Jika ditambahkan informasi kepada rekod kertas yang sudah ada, misalnya dengan memberi penjelasan tambahan, (penambahan ini benar-benar merupakan bagian dari transaksi baru) maka informasi yang ditambahkan harus ditandatangani dan diberi tanggal. Untuk menjaga keaslian rekod elektronik, perubahan-perubahan, dan penambahan- penambahan harus dapat dikenali melalui jejak audit (audit trail), Dilarang menambahkan informasi baru pada suatu rekod agar rekod tetap tampak asli. Organisasi yang telah melakukan migrasi rekod dengan perubahan teknologi perlu memastikan agar bukti tetap dipelihara otentik dan akurat. Aturan-aturan dan kontrol tentang persyaratan akses adalah sama pentingnya bagi organisasi apa pun. Aturan dan kontrol tersebut menjadi semakin penting karena banyak organisasi menerapkan sistem yang memungkinkan akses jarak jauh terhadap jaringan mereka. Kontrol pengamanan mungkin membutuhkan banyak tenaga dalam pelaksanaan dan pemeliharaannya, tergantung kepada kecanggihan cara pengamanan dari sistem tertentu, Meskipun begitu, aturan-aturan bisnis, prosedur operasional, dan kontrol sistem harus diterapkan. Tujuannya adalah agar seperti berikut.4.22 MANAJEMEN REKGD AKTIF @ 1. Hanya partisipan yang berwenang dalam suatu kegiatan saja yang dapat melakukan edit dokumen dan data berhubungan dengan kegiatan tersebut. 2. _Jika versi akhir suatu rekod telah dibuat, rekod itu tidak dapat diubah. 3. Jika karena suatu alasan tertentu, perlu diberi tambahan_ penjelasan, tambahan itu perlu diotorisasi dan diberi tanggal. 4. Dalam kasus dokumen elektronik, harus dibuat akses jejak audit terhadap dokumen. 5. Akses yang tidak sah terhadap komputer dicegah. ‘Tindakan-tindakan yang dilakukan termasuk peraturan yang melarang pegawai meninggalkan komputer yang masih aktif tersambung kepada sistem atau yang mengandung informasi rahasia dalam harddisknya jika tidak ada pekerjaan yang dilakukan dalam waktu yang telah ditetapkan, dapat log off secara otomatis. 6. Penggunaan media penyimpanan mempunyai perlindungan terbaik terhadap pemalsuan dan kerusakan. 7. Akses terhadap rekod kertas dan rekod lain yang memiliki bentuk fisik hanya diberikan kepada orang yang berwenang. Tindakan-tindakan yang dilakukan mungkin termasuk penggunaan sistem pengaman dalam ruang file, lemari yang dikunci, peraturan yang melarang staf meninggalkan file di dalam mobil atau lokasi yang rawan, dan peraturan yang melarang staf memberi akses terhadap rekod kepada orang yang tidak berwenang. Peraturan-peraturan seperti ini mungkin termasuk dalam kode perilaku organisasi yang mencakup semua aspek perilaku profesional. = LATIHAN => Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Mengapa rekod harus diawasi perolehannya? 2) Apa saja syarat-syarat perolehan rekod ke dalam sistem manajemen rekod? 3) Agar suatu rekod menjadi lengkap (complete) dan bermakna (meaningful) maka peraturan dan prosedur apa saja yang harus dipatuhi penggunaannya?© asipasie/maDUL 4 4.23 4) Masalah-masalah apa saja yang timbul untuk memperoleh email ke dalam sistem manajemen rekod? 5) Sebutkan aturan-aturan dan kontrol untuk menjamin agar rekod akurat! Petunjuk Jawaban Latihan 1) Masa peralihan dari penggunaan kertas ke media elektronik menghasilkan rekod dalam berbagai media penyimpanan dan sistem. 2) Persyaratan agar rekod-rekod dapat diperolch di dalam sistem manajemen rekod dan dipertahankan pembuktiannya. 3) Kepatuhan (compliance) terhadap peraturan dan prosedur perolehan rekod. 4) Surat elektronik menjadi semakin penting karena semakin banyak digunakan untuk mengomunikasikan informasi bisnis. 5) Kode tingkah laku dan Kontrol sistem yang menjamin pencatatan dan pemeliharaan informasi secara akurat. Rie Mayoritas rekod yang dihasilkan dari kegiatan bisnis dan operasional saat ini adalah dalam bentuk elektronik. Namun, banyak juga rekod yang dihasilkan dalam berbagai sistem dan mungkin disimpan dalam berbagai media, termasuk kertas. Konsekuensinya, organisasi harus membuat strategi pengelolaan rekod dalam berbagai media dan sistem, menggunakan aturan bisnis, menjalankan prosedur dan kontrol lainnya dengan mempertimbangkan karakteristik khusus dari berbagai media dan sistem. Untuk dapat mempertahankan pembuktian dalam sistem manajemen rekod maka rekod yang diperoleh harus memenuhi persyaratan-persyaratan, yakni patuh (compliant), memadai (adequate), lengkap dan bermakna (complete and meaningful), komprehensif, akurat, otentik, dan tidak dapat diganggu gugat (inviolate).4.24 MANAJEMEN REKOD AKTIF @ Zz TES FORMATIF 2 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Agar memenuhi persyaratan yang lengkap dan bermakna, suatu rekod tidak hanya harus mengandung isi, tetapi juga informasi berikut ini, kecuali .... informasi straktural pencipta rekod informasi kontekstual hubungan kontekstual paeP 2) Buku pedoman praktik atau prosedur dokumentasi lainnya yang menguraikan langkah-langkah yang harus dilakukan pada setiap kegiatan merupakan salah satu cara untuk meyakinkan bahwa persyaratan rekod berikut ini terpenuhi, yaitu patuh akurat otentik memadai pop 3) Memberi profil rekod (profiling) dan pemberian nama merupakan salah satu cara untuk memenuhi persyaratan rekod yang .... ‘A. lengkap dan bermakna B. akurat C. tidak dapat diganggu gugat D. komprehensif 4) Mengembangkan kode tingkah laku dan menyiapkan kontrol sistem yang menjamin pencatatan dan pemeliharaan informasi adalah salah satu cara untuk menjamin rekod yang diperoleh .... lengkap dan bermakna akurat tidak dapat diganggu gugat komprehensif paeP>© asipasie/MoDUL 4 4.25 5) Di bawah ini adalah aturan-aturan bisnis, prosedur operasional dan kontrol sistem untuk menjamin rekod yang tidak dapat diganggu gugat, kecuali .... ‘A. hanya partisipan yang berwenang dalam suatu kegiatan saja yang dapat melakukan edit dokumen dan data berhubungan dengan kegiatan tersebut B, _jika versi akhir suatu rekod telah dibuat, rekod itu tidak dapat diubah C. jika karena suatu alasan tertentu, perlu diberi tambahan penjelasan, tambahan itu tidak perlu diotorisasi dan diberi tanggal D. dalam kasus dokumen elektronik, harus dibuat akses jejak audit terhadap dokumen Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2. Jumlah Jawaban yang Benar Jumlah Soal Tingkat penguasaan = 100% Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80- 89% =baik Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 3. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian yang belum dikuasai.4.26 MANAJEMEN REKGD AKTIF @ KEGIATAN BELAJAR 3 Pencatatan (Registrasi) Rekod A. PENGERTIAN PENCATATAN (REGISTRASI REKOD Pencatatan adalah tahap terakhir dalam rangkaian perolehan rekod. Apabila tidak ada pencatatan maka informasi dari rekod tidak terekam dalam sistem manajemen rekod. Sebagai bagian dari proses perolehan (capture record), rekod perlu dibuatkan catatan sebagai tanda pengenal formal mengenai keberadaan rekod di dalam sistem manajemen rekod. Tanda pengenal ini biasanya merupakan sebuah masukan (entry) berupa sejenis catatan, baik di atas kertas maupun dalam suatu basis data. Unsur penting dalam membuat catatan suatu rekod adalah tanda pengenal tunggal yang membedakan rekod tersebut dengan rekod-rekod lain di dalam sistem. Tanda pengenal tunggal tersebut biasanya berbentuk kode numerik (angka) atau alfanumerik (gabungan huruf dan angka), Metode- metode penyusunan kode ini akan dibicarakan dalam Modul 7. Tujuan pemberian tanda pengenal adalah untuk mengidentifikasi setiap rekod bagi mereka yang mengoperasikan dan menggunakan sistem ini, dan menyediakan alat yang mudah dan tidak rancu untuk dikutip baik dalam pembicaraan maupun tulisan, Dalam sistem kertas, tanda pengenal juga digunakan untuk menentukan lokasi berkas dalam lemari kabinet atau rak. Dalam sistem clektronik, tanda pengenal berfungsi mengidentifikasi rekod dalam sistem perangkat lunak. Pencatatan (registrasi) berhubungan erat dengan koleksi metadata. Registrasi. memberikan peluang untuk membuat klasifikasi rekod dan memberinya nama yang menggambarkan isi dan konteks rekod. Biasanya nama melengkapi tanda pengenal dalam bentuk kode, tetapi jika tidak digunakan tanda pengenal berbentuk kode, nama itu sendiri merupakan tanda pengenal tunggal. Registrasi juga merupakan peluang untuk mengumpulkan informasi yang lebih Iuas tentang rekod. Kegiatan ini termasuk metadata tentang proses registrasi itu sendiri, yang meliputi tanggal registrasi rekod dan perincian tentang orang-orang yang membuat registrasi atau diberi wewenang untuk membuat registrasi.© asipasie/moDUL 4 4.27 Registrasi kadang-kadang dianggap sebagai suatu proses yang hanya berhubungan dengan berkas kertas. Akan tetapi, sesungguhnya registrasi juga merupakan bagian penting dari sistem rekod elektronik. Registrasi dapat terjadi pada setiap tingkatan kelompok, yaitu dokumen individual, berkas atau folder, dan seri rekod semuanya dapat dibuatkan catatan. Registrasi pada tingkat berkas penting jika rekod kertas akan dikelola di dalam sistem manajemen rekod yang efektif dan baik. Selain itu juga terdapat beberapa sistem elektronik dan sistem kertas yang mencatat setiap item (satuan). B. MENCATAT REKOD DI TINGKAT ITEM (SATUAN) Setiap satuan kertas dapat dibuat catatannya pada saat diterima atau pada saat akan diberkaskan. Dalam sistem pencatatan yang terpusat, tanda pengenal tunggal diberikan untuk setiap satuan yang diterima; sedangkan rincian tentang pengirim dan tanggal diterima dicatat dalam satu sistem pencatatan atau basis data (database). Surat-surat keluar, dan item-item lain yang diciptakan di dalam organisasi dibuatkan catatan masing-masing pada saat satu copy disisipkan ke dalam berkas. Sebelum adanya komputerisasi, surat masuk sering dibuatkan catatan dalam buku spiral atau buku induk, berbentuk tabel dalam baris dan kolom, serta disimpan berdasarkan urutan waktu/kronologis. Isi dari berkas juga dapat didaftar per satuan pada sampul berkas atau pada selembar kertas yang dilekatkan pada berkas. Catatan dan daftar ini merupakan tindakan pengamanan yang berguna, tetapi cukup memakan waktu untuk mencarinya. Jika memungkinkan, dapat digunakan satu basis data atau paket perangkat lunak (software) manajemen rekod untuk membuat catatan rekod kertas. Registrasi pada tingkat item (satuan) memudahkan pencarian setiap dokumen sehingga memungkinkan adanya kontrol yang sangat baik. Meskipun demikian, registrasi rekod kertas pada tingkat satuan biasanya memerlukan banyak tenaga meskipun menggunakan basis data, sering kali ditolak karena dianggap tidak praktis. Dalam sistem rekod elektronik, registrasi pada tingkat satuan adalah penting. Hal ini juga mudah dilakukan, bahkan banyak dari proses ini yang dilakukan secara otomatis, di mana perolehan (capturing) dan pencatatan dapat dilakukan secara bersamaan. Sebagai contoh, ketika beberapa satuan disimpan dalam aplikasi Electronic Records Management, tanda pengenal tunggal berbentuk kode dapat diberikan oleh aplikasi itu tanpa si pemakai4.28 MANAJEMEN REKGD AKTIF @ perlu melakukan tindakan apa-apa. Input (entry) dari pemakai hanya diperlukan jika pencarian metadata tidak dapat dilakukan secara otomatis oleh komputer. Pencatatan juga memberikan peluang untuk mengesahkan_berbagai satuan. Rekod kertas mungkin perlu ditandatangani atau distempel jika ini belum dilakukan pada tahap penciptaan. Rekod elektronik mungkin memiliki tanda tangan digital, penanda digital atau stempel waktu yang dilakukan untuk melindungi keabsahannya. C. MEMBUAT KLASIFIKASI UNTUK ITEM YANG BARU ‘Terdapat 2 kegiatan utama yang berhubungan dengan klasifikasi ketika administrator rekod berbicara tentang klasifikasi, yaitu kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan perancangan skema klasifikasi ataupun kegiatan- Kegiatan penerapan skema klasifikasi untuk rekod tertentu. Ketika rekod diperoleh (captured) maka akan diambil salah satu tindakan, apakah membuat klasifikasi baru atau menetapkan klasifikasi dari skema yang sudah ada untuk rekod. Kadang-kadang penciptaan, pencatatan, dan Klasifikasi__terjadi bersamaan, yaitu jika suatu rekod yang diciptakan lalu dituliskan ke dalam sebuah buku besar maka rekod itu dicatat dan diklasifikasikan pada saat rekod diciptakan. Akan tetapi, umumnya suatu rekod berdiri sendiri pada saat penciptaannya dan hanya ketika dicatat rekod tersebut terhubung dengan akumulasi lebih besar dari rekod yang sudah ada. Dalam sistem kertas, pencatatan suatu satuan tergantung pada cara memasukkannya ke dalam suatu berkas. Klasifikasinya memerlukan dua langkah, yaita menentukan berkas yang tepat dan memastikan agar rekod ditempatkan di sana. Satu hal perlu diingat bahwa dalam pencatatan rekod terdapat langkah yang bersifat intelektual dan langkah yang bersifat fisik. Pencatatan intelektual berkaitan dengan isi rekod, baik subjek atau masalah, sedang pencatatan fisik adalah penempatan fisik rekod dalam susunan kearsipan. Keduanya merupakan unsur penting pencatatan rekod. Untuk menemukan berkas yang benar dari satuan tertentu, pertama-tama perlu diketahui proses yang berhubungan dengan satuan itu, untuk menemukan seri rekod yang berhubungan. Skema klasifikasi dapat digunakan untuk menentukan seri yang sesuai dan untuk memastikan susunan berkas di dalamnya. Menemukan berkas tertentu yang diinginkan© asipasie/MoDUL 4 4.29 biasanya memerlukan pengetahuan tentang susunan berkas dalam suatu seri (apakah disusun berdasarkan kegiatan, subjek atau ciri tertentu ataupun tahapan dalam suatu proses) dan dari item yang akan diberkaskan. Jika skema menunjukkan suatu satuan di berkas berdasarkan kegiatan tertentu, satuan itu harus diperiksa untuk mencari kegiatan yang berhubungan dengannya. Beberapa satuan telah memiliki tanda pengenal tertentu di dalam berkas di mana disimpan materi yang berhubungan dengan kegiatan yang sama. Satuan ini mungkin diberi tanda ‘referensi Anda’ pada sebuah surat masuk atau sebuah nomor pada formulir pesanan. Jika tidak, perlu dicari dokumentasi sistem rekod (khususnya, indeks berkas atau basis data) untuk melihat apakah satuan baru itu merupakan kelanjutan dari kegiatan yang lalu. Jika ya, suatu berkas harus ada Jangkah selanjutnya, yaitu menemukannya agar supaya satuan baru dapat dilampirkan. Kegiatan ini dapat menjadi pekerjaan yang melelahkan. Banyak organisasi menyerahkan pekerjaan ini dan tergantung kepada pegawai rendahan untuk meneari berkas kertas dan melampirkan satan yang baru masuk kepada berkas tersebut. Padahal pekerjaan pegawai tersebut, sebenarnya tidak sekadar memeriksa indeks. Sebagai contoh, dalam hal berkas pelanggan/klien, Pegawai yang bertugas mungkin perlu memeriksa alamat atau tanggal lahir untuk memastikan perbedaan antara satu pelanggan dengan pelanggan lainnya. Juga perlu mengetahui aturan mengenai urut- urutan di mana kertas akan disusun dalam suatu berkas. Mungkin diperlukan pengawasan terhadap prosedur pekerjaan, untuk menjamin agar setiap satuan dilampirkan pada berkas yang benar dan dengan susunan yang benar. Masalah yang sama akan timbul jika salinan surat-menyurat keluar atau rekod lain yang diciptakan dalam organisasi diserahkan kepada pegawai untuk di berkas. Oleh karenanya, mencatat tanda pengenal yang relevan pada setiap satuan sebelum dikirim ke berkas adalah praktik yang baik dan perlu dilakukan bagi pencipta rekod. Kegiatan mencatat tanda pengenal ini akan mempercepat pekerjaan berkas dan membantu menjamin satuan itu disimpan dalam berkas yang tepat. Selain itu, juga memastikan bahwa satuan dapat disimpan Kembali dalam berkas dengan benar jika satuan-satuan itu kemudian dicabut dari berkas. Jika kertas-kertas yang baru akan ditambahkan kepada suatu berkas yang masih digunakan, kertas itu dapat disimpan dalam folder sementara sampai orang yang meminjam mengembalikan berkas. Alternatif lainnya, kertas tersebut dapat diserahkan kepada peminjam jika perlu disertai dengan lembar penanda untuk berkas yang berhubungan.4.30 MANAJEMEN REKOD AKTIF @ Dalam sistem digital, tidak ada upaya fisik atau terjadi penundaan yang berhubungan dengan folder elektronik. Pegawai berkas tidak diperlukan karena pencipta rekod dapat melakukan pekerjaan berkas sendiri. Akan tetapi, tetaplah penting untuk mengklasifikasikan rekod dengan benar. Apa pun media yang digunakan, peranan unit manajemen rekod adalah untuk menjamin agar semua staf yang bertanggung jawab melakukan klasifikasi rekod memahami aturan mengenai klasifikasi dan melaksanakannya dengan benar. Staf yang bertanggung jawab melakukan klasifikasi_ dianjurkan mencari saran ahli dari unit manajemen rekod jika timbul keraguan. D. MENCATAT BERKAS ATAU FOLDER BARU Berkas atau folder yang baru harus dibuka jika dibutuhkan, misalnya ketika suatu kegiatan dimulai atau ketika seorang pelanggan, pemasok atau topik baru muncul. Ketika suatu berkas baru dibuka, berkas tersebut dicatat, yaitu dengan diberi tanda pengenal, ditetapkan klasifikasinya, dan ditambahkan rincian pada daftar kontrol, indeks atau basis data yang sesuai. Jika berkas dalam bentuk kertas maka berkas itu harus dikonstruksi fisiknya, yaitu dengan mengambil sampul berkas dari persediaan dan memberi label yang diperlukan, sebelum satuan yang relevan dimasukkan ke dalamnya. Kebanyakan paket perangkat lunak manajemen rekod dapat membuat label untuk sampul berkas berdasarkan informasi yang dimasukkan ketika berkas dicatatkan. Sering kali diperlukan kontrol untuk memeriksa apakah berkas yang sejenis telah ada sebelumnya. Sebagai contoh, sebelum satu berkas baru dibuka, indeks harus diperiksa atau ditanyakan mengenai data pribadi pelanggan untuk diperiksa apakah mereka telah terdapat dalam data organisasi dengan nama yang lain. Dalam beberapa organisasi, permohonan untuk membuka suatu berkas baru harus mendapat izin dari penyelia atau unit manajemen rekod, untuk mencegah berkas ganda dan menjamin agar rekod diklasifikasikan dengan benar. Sebaiknya mekanisme pemberian izin dibuat tidak terlalu rumit agar staf tidak berusaha menghindarinya. Terlepas dari masalah bentuk fisik dan pemberian label pada berkas, prosedur-prosedur ini dapat dilakukan paralel dengan sistem digital yang menggunakan folder. Beberapa aplikasi perangkat Iunak memiliki fasilitas tambahan untuk pengendalian penciptaan folder, seperti permohonan untuk pemberian izin folder yang baru dikirim secara elektronik kepada pejabat© asipasie/mapUL 4 4.31 yang berwenang atau permohonan itu akan menjalani validasi secara otomatis untuk memeriksa apakah folder yang sejenis telah ada sebelumnya. Dalam sistem campuran, folder elektronik dan berkas kertas mungkin perlu dicatatkan bersamaan. E. MENCATAT SERI BARU Suatu seri rekod dicatat jika seri tersebut ditambahkan ke skema Klasifikasi yang sudah ada. Suatu permohonan untuk membuat seri baru menandakan bahwa suatu proses telah dimulai dalam organisasi. Setiap sistem manajemen rekod memiliki prosedur pengelolaan permohonan seperti itu dan menjamin bahwa seri baru hanya diciptakan apabila benar-benar terdapat kebutuhan akan seri baru, Selain itu, perlu ditetapkan aturan-aturan mengenai bagaimana menganalisis suatu proses baru dan siapa yang berwenang membuat perubahan atas skema Klasifikasi. = LATIHAN => Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Sebutkan bentuk-bentuk tanda pengenal tunggal dalam sistem pencatatan rekod! 2) Apa saja tujuan pencatatan (registrasi) rekod dalam sistem kertas dan elektronik? 3) Dalam kelompok rekod apa saja dapat dilakukan pencatatan? 4) Jelaskan manfaat pencatatan item (satuan) rekod! 5) Bagaimana cara mencatat seri baru? Petunjuk Jawaban Latihan 1) Numerik dan alfanumerik. 2) Identifikasi rekod dan penentuan lokasi fisik. 3) Mem (satuan), berkas atau folder, dan seri. 4) Memudahkan pencarian dan kontrol. 5) Ditambahkan ke skema klasifikasi yang sudah ada.4.32 MANAJEMEN REKOD AKTIF @ RANG KU MAN Perlu dibuatkan catatan sebagai tanda pengenal formal mengenai keberadaan rekod di dalam sistem manajemen rekod berupa tanda pengenal tunggal yang berbentuk kode numerik (angka) atau alfanumerik (gabungan huruf dan angka). Tujuan pencatatan adalah untuk mengidentifikasi setiap rekod dalam sistem elektronik dan menentukan lokasi berkas dalam lemari kabinet atau rak untuk rekod kertas. Registrasi dibuat di setiap tingkatan kelompok, yaitu dokumen individual, berkas atau folder, dan seri rekod. Registrasi pada tingkat item (satuan) memudahkan pencarian setiap dokumen schingga memungkinkan adanya kontrol yang sangat baik. Berkas atau folder yang baru harus dibuka jika dibutuhkan, yaitu dengan diberi tanda pengenal, ditetapkan klasifikasinya, dan ditambahkan rincian pada daftar kontrol, indeks atau basis data yang sesuai. Seri rekod yang baru ditambahkan ke skema klasifikasi yang sudah ada setelah melalui proses yang diizinkan oleh pihak yang berwenang membuat perubahan atas skema klasifikasi. SF ves ronmarie 2 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Di bawah ini yang tidak termasuk tanda pengenal unik dalam pencatatan rekod adalah kode .... A. nama B. numerik C.alfanumerik D. _pengenal tunggal 2) Tujuan utama dari sistem pencatatan rekod adalah .... ‘A. mengubah skema klasifikasi B. memberi label rekod CC. mengidentifikasi keberadaan rekod D. memudahkan pengembalian rekod© asipasie/mapUL 4 4.33 3) Apabila satu kelompok rekod baru perlu dibuka dalam sistem pencatatan maka dilakukan tindakan berikut ini, kecuali .... A. memberi tanda pengenal B. menetapkan klasifikasinya CC. mengubah skema klasifikasi D. menambahkan pada indeks 4) Pencatatan dilakukan untuk setiap kelompok rekod di bawah ini, kecuali .... A. item (satuan) B. subseri C. seri D._ berkas atau folder 5) Sebelum adanya komputerisasi, surat masuk sering dibuatkan catatan dalam buku .... A. catatan B. agenda C. arian D. spiral/buku induk Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 3 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 3. Jumlah Jawaban yang Benar Tingkat penguasaan = x 100% ices Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% 80 - 89% 10 - 19% <70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan modul selanjutnya. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 3, terutama bagian yang belum dikuasai.4.34 MANAJEMEN REKGD AKTIF @ Kunci Jawaban Tes Formatif Tes Formatif 1 Tes Formatif 2 Tes Formatif 3 1) B 1) B DA 2c 2) D He 3) D 3) A 3) ¢ 4) A 4) B 4B 5) Cc 5) Cc 5) D© asipasie/maDUL 4 Klasifikasi Pencatatan (registrasi) 4.35 Glosarium identifikasi yang sistematis dan penyusunan aktivitas bisnis dan/atau rekod ke dalam kategori tertentu. berdasarkan _konvensi, metode, aturan prosedur yang logis yang disajikan dalam satu sistem klasifikasi. tindakan pemberian tanda pengenal unik untuk rekod atau entri dalam satu sistem.4.36 MANAJEMEN REKGD AKTIF @ Daftar Pustaka International Standard Organization 15489.1: (2001). Records Management: Part 1: General. International Standard Organization 15489.2: (2001). Records Management: Part 2: Guidelines. Kennedy, Jay and Cherryl Schauder. (1998). Records Management: A Guide to Corporate Recordkeeping. Melbourne: Longman. Shepherd, Elizabeth and Geoffrey Yeo. (2003). Managing Records: A Handbook of Principles and Practice. London: Facet Publishing.