Analisis de Un Modelo de Descripcion de Perfiles Por Competencias. Trabajo de Gestion

Centro Popular Comercial de Barrancabermeja –CPC- Barrancabermeja.
Especialización en Alta gerencia
Materia:
Gestión del talento humano
Análisis de un modelo de descripción de perfiles por competencias
Alumnos
Kelly garcia Gómez
German andres garcia becerra
Fundacion universitaria del área andina
Bogotá DC
2019
INTRODUCCION
El presente trabajo ha sido elaborado para analizar el modelo de descripción de perfiles por
competencias, para el Centro Popular Comercial Propiedad Horizontal del Municipio de
Barrancabermeja Santander con el propósito de generar un valor agregado en los procesos
de apoyo en el área de la Gestión Contable y Financiera.
En Esta oportunidad en la Gestión Contable y Financiera por competencias en el sector

Privado, Centro Popular Comercial – propiedad Horizontal, se diseñaron cuatro perfiles por
competencias específicas de los cargos del área administrativa, siguiendo estas etapas :
primera etapa el análisis ocupacional de los cargos para definir su propósito ,funciones,
responsabilidades, requisitos, entre otros factores ; se construyeron estrategias a través de
actores claves y entrevistas, manual de Contratación y una segunda etapa donde se
proyectaron los perfiles por competencias de acuerdo a la normatividad vigente que rige la
Propiedad Horizontal, ley 675 de 2001 que regula la Propiedad Horizontal, la normatividad del
Derecho Privado y el reglamento de Propiedad Horizontal.
En síntesis, desarrollamos los perfiles por competencias específicas y consideramos que estos
deben ser revisados con una periodicidad anual teniendo en cuenta los cambios
organizacionales y del entorno.
El diseño de perfiles basados en competencias específicas requirió de un trabajo serio,

dedicado e imparcial; dado que es una herramienta que le permite a las organizaciones tener
una base para identificar qué personas son aptas o no para desempeñar los cargos
establecidos; Así mismo genera valor agregado al trabajo ejercido por los colaboradores y le
permite a la empresa adquirir un mayor índice de productividad laboral e incentivar sus
habilidades. El Proceso de apoyo en el área de la Gestión Contable y Financiera ,tiene la
seria e indispensable labor de aportar a la visión estratégica de la empresa que funciona como
Propiedad Horizontal y gestiona la implementación de los modelos por competencias laborales
con miras al desarrollo de los procesos de Apoyo en el Area de Gestión Contable y Financiera,
como personal calificado, motivado, comprometido y satisfecho; en ellas se centra el
compromiso con el desarrollo integral de cada persona, que conduce a la competitividad
organizacional; así como también al cumplimiento de la misión y a la consolidación a futuro de
un modelo de gestión por competencias que evidencie la integralidad de los procesos.
Este trabajo se llevó a cabo en el Centro Popular Comercial Propiedad Horizontal del
Municipio de Barrancabermeja, propiedad que es del Municipio de Barrancabermeja , pero a
pesar de ser un inmueble del Estado , La Alcaldía Municipal paga una Factura por Concepto
de Cuotas de Administración, y que nació a Raíz de Un Fallo Judicial Proferido Por el Tribunal
Administrativo de Santander , fallando una Acción Popular interpuesta por los Vendedores
informales, ordenando mediante este fallo al Municipio de Barrancabermeja y al
Departamento de Santander Construir un Centro Comercial para reubicar a los vendedores
informales o ambulantes de la Ciudad.
Ante esta situación, se hizo necesario construir, organizar El Centro Comercial, con todo lo
que conlleva su Administración incluyendo el Área de Gestión Contable y Financiera y planteó
un diseño de perfiles basados en competencias específicas, siendo esta área, una de las
principales herramientas fundamentales para determinar a fondo cómo contribuye cada puesto
de trabajo a los objetivos organizacionales. A partir de esta información se elaboraron los
perfiles por competencias específicas de los (número de Cargos) al área administrativa del
Centro Popular Comercial propiedad Horizontal; siendo estos fundamentales para que cada
empleado pueda comprender mejor cuáles son DISEÑO DE PERFILES POR
COMPETENCIAS. 4 las responsabilidades, funciones, conocimientos, características y
experiencias requeridas para cumplir a cabalidad con los requisitos de su cargo.
Áreas funcionales de una empresa:
Las áreas de la empresa siempre serán indispensables, puesto que las actividades más
importantes que se desempeñan para alcanzar los objetivos son precisamente, planteadas y
llevadas a cabo por cada departamento. Generalmente una empresa está formada por al
menos 5 a 6 áreas funcionales básicas: Dirección General, Administración y Recursos
Humanos, Producción, Finanzas y Contabilidad, Publicidad y Mercadotecnia e Informática,
pero puede estar formada por muchas más. El número de áreas de la empresa dependerá
del tamaño de la organización. En las pequeñas empresas las áreas funcionales se
simplifican y se integran unas dentro de las otras. https://www.gestiopolis.com/areas-
funcionales-de-una-empresa/
https://www.gestiopolis.com/areas-funcionales-de-una-empresa/
a partir de las diferentes áreas de una empresa para el presente trabajo se tomó el
área de finanzas y contabilidad como el área o proceso a describir para el dentro del
centro comercial popular y se describirá los diferentes cargos que lo componen y los
perfiles creados para cada departamento y su relación e importancia para la gestión
del área dentro de su esquema de trabajo:
asistencia
administrativa
asistencia
contable y de
gestion area de
tesoreria
presupuesto
contable
area contable
y de cartera
Gráfico de áreas Y/ o procesos del departamento de gestión contable

Dentro de cada proceso se encontró que se tiene implementado los diferentes perfiles
y cargos para el desarrollo de cada área de la siguiente manera:
•area contable y •area contable y

de presupuesto de cartera
cargo: cargo :
auxiliar auxiliar
contable y de contable y de
presupuesto cartera
cargo :
cargo :
asistencia
administrativa auxiliar de
tesoreria
•area de •area de
asistencia tesoreria
administrativa
Esquema de cargos dentro de cada área y proceso

DISEÑO DE PERFILES POR COMPETENCIAS.
El perfil por competencias está formado por las habilidades y conocimientos que se
requieren para desempeñar un puesto de trabajo, así como los comportamientos y
actitudes que tienen las personas con el mayor desempeño dentro de sus puestos de
trabajo. Esto se traduce tanto a nivel cuantitativo como a nivel cualitativo. Un perfil de
competencias puede responder a qué hace, cómo se hace eso y para qué se hace,
teniendo en cuenta lo que se necesita para el puesto, las condiciones y la cultura de
la empresa. En base a todo esto es en lo que se construye un buen perfil de
competencias que sin duda conseguirá un mayor rendimiento dentro de la empresa en
base a buenas elecciones. https://www.gestion.org/clasificacion-de-las-existencias-
segun-su-funcion/
Para la identificación de estos cargos como primera instancia se observó que se tuvo
en cuenta en La Ley 675 DE 2001 Y EL Codigo Laboral Colombiano, en el cual se
establece el sistema de contratación laboral para empleos del orden Privado. -
Denominación: se revisó el Contrato Laboral y el reglamento de Propiedad del Centro
Comercial y las Actas de Asamblea de Concejo de Administración y de Copropietarios,
que ajusta la planta de personal.
A partir del desarrollo del diseño por competencias se pudo observar el desarrollo de
un modelo en donde se describe los perfiles necesarios para cada área. Se evidencia
que se tuvo en cuenta para el desarrollo de los cargos y perfiles variables como:
 Nombre del cargo

 Misión del cargo
 Descripción general
 Nivel de responsabilidades
 Detalles de funciones
 Perfil – educación
 Responsabilidades
 Características personales
 Habilidades
 Responsabilidades por error
Estas variables se encuentran en un formato en donde se consolida la información de

cada uno de los requisitos para el cargo. Este formato se encuentra dentro de su
manual de funciones, en donde están las diferentes fichas de los perfiles por
competencia para cada cargo. A continuación, se anexará los 4 perfiles del área de
gestión contable analizados en este trabajo, y la elaboración completa del perfil por
competencias:
CENTRO POPULAR COMERCIAL –“CPC Barrancabermeja”
MANUAL DE FUNCIONES MANUAL DE FUNCIONES, RESPONSABILIDADES

CPC Barrancabermeja – 2011 Y REQUERIMIENTOS DEL CARGO
NOMBRE DE CARGO: FECHA ELABORACIÓN: FECHA APROBACIÓN:

AUXILIAR TESORERIA
AREA DEL CÁRGO: CARGO DEL JEFE INMEDIATO: PAGINAS:
AREA FINANCIERA Y CONTABLE Asistente de Contabilidad y Presupuesto. 4
MISIÓN DEL CARGO
APOYAR LAS LABORES DESARROLLADAS EN EL AREA FINANCIERA Y CONTABLES, MEDIANTE LA

EJECUCIÓN CORRECTA Y OPORTUNA DE LAS LABORES ASIGNADAS QUE PERMITAN ESTABLECER
UNA FUNCIONALIDAD EN LAS ACTIVIDADES DEL CPC COMO APOYO A LA ACTIVIDAD DE LA
ADMINISTRACION.
DESCRIPCIÓN GENERAL
APOYAR EN TODAS LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZCION, ACTUALIZACION Y CONTROL DE LA

INFORMACIÓN CONTABLE Y PRESUPUESTAL QUE SE GENERE, PROPENDIENDO POR EL USO
RAZONABLE Y EFICIENTE DE LOS RECURSOS ECONOMICOS Y FINANCIEROS.
NIVEL DE RESPONSABILIDADES
DEPENDE DIRECTAMENTE DEL ASISTENTE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO Y ES

RESPONSABLE DEL CUMPLIMIENTO EFICIENTE Y EFICAZ DE LAS FUNCIONES ASIGNADAS AL
CARGO.
DETALLES DE FUNCIONES
 1. Elaborar comprobantes de egresos en el sistema e imprimirlos con su correspondiente

cheque en forma oportuna.
 2. Responder por el manejo de chequeras y cheques en forma continua de las distintas

cuentas corrientes, y libretas de ahorros con que cuenta el CPC.
 3. Realizar traslados de fondos por talonarios o por carta de los diferentes bancos y
corporaciones en donde el CPC maneje recursos.
 4. Archivar en forma ordenada numéricamente los comprobantes de egresos.
 5. Mantener de forma actualizada y ordenada el archivo general de la tesorería.
 6. Generar los informes (diarios o semanales) de egresos según requerimientos.
 7. Consignar los cheques a Proveedores según su autorización.
 8. Presentar relación de los pagos oportunamente de las obligaciones del CPC para
autorización de pago.
 9. Cancelar de forma oportuna todas las obligaciones que se generan en la Entidad.
 10. Atender reclamos de los proveedores de bienes y servicios respecto a los pagos.
 11. Tener en cuenta las condiciones de pagos y hacerlo oportunamente con el fin de
ganarnos el pronto pago en las cuentas por pagar.
 12. Hacer entrega anual de los certificados de retención en la fuente aplicada en el año
inmediatamente anterior.
 13. Efectuar los pagos a proveedores de acuerdo con los horarios establecidos para tal
efecto.
 14. Custodiar los talonarios de las chequeras y libretas de los ahorros de la Entidad.
 15. Recibir por parte del mensajero los recibos de comprobantes de egresos, que son
cancelados por éste, verificando el registro de la máquina registradora del Banco, sello o
firma del recibido del pago por parte del Funcionario del Banco o corporación.
 16. Informar al Jefe inmediato cualquier irregularidad presentada en el proceso operativo del
área contable y presupuestal.
 17. Evaluar e implementar procesos operativos para el desarrollo de sus funciones de

forma ágil y eficiente para su cargo.
 18. Presentar sugerencias e inquietudes al Jefe inmediato respecto al normal desarrollo

de las actividades con el único fin de mejorar las condiciones para el desempeño del cargo.
 19. Responder por el flujo constante y oportuno de la correspondencia generada en todas

las comunicaciones internas.
 20. Informar por escrito a su Jefe inmediato el incumplimiento de funciones o

compromisos; a fin de tomar medidas disciplinarias según el caso.
 21. Desempeñar las demás funciones inherentes al cargo y las asignadas por el Jefe
Inmediato, acorde con sus funciones.
PERFIL
 EDUCACIÓN:
 C.A.P. Sena en Secretariado Auxiliar Contable con conocimientos en sistemas contables.
 EXPERIENCIA LABORAL:
 Dos (02) año de experiencia en cargos similares,
 ENTRENAMIENTO:
 Hasta quince días
 ADICIONALES:
 Experiencia en el área contable conocimientos certificados sobre el manejo de Sistemas
Contables (MS – Office.), y presupuestal (Habilidades para trabajar en Equipo).
 A CARGO DE:
Administrador General y/o Asistente de Contabilidad y Presupuesto.
RESPONSABILIDADES
 Debe Apoyar a otras personas

 Se requiere atención y cuidado permanente para realizar el trabajo.
 Tiene responsabilidades por el manejo de la información confidencial del CPC.
 Responsable de los siguientes bienes: Muebles y enseres, equipos de oficina.
 Velar por el estricto cumplimiento de las normas, procedimientos y funciones asignadas.
 De las decisiones tomadas, propias del cargo.
 Tener pleno conocimiento de la información relacionada con las normas que rigen el CPC y
la ley para la propiedad Horizontal.
CARACTERÍSTICAS PERSONALES
 ÉTICA Y LEALTAD CON LA EMPRESA

 HONRADEZ
 ORGANIZACIÓN
 CUMPLIMIENTO
 AGILIDAD Y RAPIDEZ
 BUENAS RELACIONES INTERPERSONALES.
 BUENA PRESENTACIÓN PERSONAL
MANUAL DE FUNCIONES CPC Barrancabermeja. – AUXILIAR CONTABLE Y CARTERA CPC

Elaboró ING. EDGAR VERGARA PRADA
HABILIDADES
 Mental: Resuelve problemas relativamente complejos, planea el trabajo en línea general.
 Manual: Se requiere un normal grado de habilidad para la ejecución de las labores, requiere
habilidad en el manejo de Hardware y Software, y MS-Office.
RESPONSABILIDADES POR ERROR
 EL CARGO EXIGE UN ALTO GRADO DE ATENCION Y CUIDADOS PERMANENTES AL REALIZAR

LAS LABORES Y LA MAGNITUD PROBABLE DE DAÑO ES GRAVE.
ELABORO: ___________________________CARGO: ______________________________
MANUAL DE FUNCIONES MANUAL DE FUNCIONES, RESPONSABILIDADES

CPC Barrancabermeja – 2011 Y REQUERIMIENTOS DEL CARGO

AUXILIAR CONTABLE Y CARTERA
AREA FINANCIERA Y CONTABLE Asistente de Contabilidad y Presupuesto 5
MISIÓN DEL CARGO
APOYAR LAS LABORES DESARROLLADAS EN EL AREA FINANCIERA Y CONTABLES, MEDIANTE LA

EJECUCIÓN CORRECTA Y OPORTUNA DE LAS LABORES ASIGNADAS QUE PERMITAN ESTABLECER
UNA FUNCIONALIDAD EN LAS ACTIVIDADES DEL CPC COMO APOYO A LA ACTIVIDAD DE LA
ADMINISTRACION.
APOYAR EN TODAS LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZCION, ACTUALIZACION Y CONTROL DE LA

INFORMACIÓN CONTABLE Y PRESUPUESTAL QUE SE GENERE, PROPENDIENDO POR EL USO
RAZONABLE Y EFICIENTE DE LOS RECURSOS ECONOMICOS Y FINANCIEROS.
DEPENDE DIRECTAMENTE DEL ASISTENTE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO Y ES

RESPONSABLE DEL CUMPLIMIENTO EFICIENTE Y EFICAZ DE LAS FUNCIONES ASIGNADAS AL
CARGO.
 1. Apoyar a Controlar y garantizar el cobro y recaudo oportuno de la cartera.
 2. Apoyar en organizar y verificar notas debito numéricamente por vigencias con los
soportes de las órdenes de pago.
 3. Digitar y listar los extractos bancarios y órdenes de pago.
 4. Enviar correspondencia y hacer seguimiento a los bancos de acuerdo al resultado de

las conciliaciones bancarias.
 5. Ayudar con la conciliación de todas las cuentas bancarias del CPC.
 6. Archivar los extractos bancarios con su respectivo soporte de conciliación.
 7. Verificar las consignaciones realizadas en los bancos identificando los conceptos de

pagos.
 8. Recibir, revisar y codificar facturas.
 9. Elaborar notas contables relacionadas con sus actividades.
 10. Entregar al Auxiliar de tesorería facturas para pago.
 11. Elaborar relación por descuentos a terceros (nómina)
 12. Hacer registros para contabilizar ingresos y gastos por movimientos internos.
 13. Generar y revisar certificados de Rete IVA cuando sean solicitados.
 14. Elaborar informes finales de estado de cartera con información detallada del cliente, si
existe un software de cartera sólo se debe solicitar un reporte e imprimirlo sobre el estado
de los clientes y su morosidad para ser enviado mensualmente al administrador general
para la toma de decisiones.

 15. Archivar informes, facturas y correspondencia de cartera.
 16. Efectuar la provisión de cartera.
 17. Elaborar facturas de ventas de acuerdo con los plazos y convenios establecidos.
 19. Atender, presentar y elaborar informes según los requerimientos o solicitudes por parte
de Administración.
 13. Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo del CPC
 14. Responder por el flujo constante y oportuno de la correspondencia generada en las

comunicaciones interna.
 15. Responder ágil y confiable las inquietudes e información requerida por funcionarios
internos y externos de la entidad.
 16. Cumplir las órdenes e instrucciones que imparta el Administrador general, según lo
disponga las normas correspondientes, los estatutos, y el reglamento interno de la entidad.
 18. Evaluar e implementar procesos operativos para el desarrollo de sus funciones de

forma ágil y eficiente para su cargo.
 19. Presentar sugerencias e inquietudes al Jefe inmediato respecto al normal desarrollo

de las actividades con el único fin de mejorar las condiciones para el desempeño del cargo.

 21. Informar por escrito a su Jefe inmediato el incumplimiento de funciones o compromisos

por parte del personal a su cargo; a fin de tomar medidas disciplinarias según el caso.

PERFIL
 EDUCACIÓN:
 C.A.P. Sena en Secretariado Auxiliar Contable con conocimientos en sistemas contables.
 ENTRENAMIENTO:
 ADICIONALES:
 Experiencia en el área contable conocimientos certificados sobre el manejo de Sistemas
Contables (MS – Office.), y presupuestal (Habilidades para trabajar en Equipo).
 A CARGO DE:
Administrador General y/o Asistente de Contabilidad y Presupuesto.
RESPONSABILIDADES

 ÉTICA Y LEALTAD CON LA EMPRESA

 HONRADEZ
 ORGANIZACIÓN
 CUMPLIMIENTO
 AGILIDAD Y RAPIDEZ
 BUENAS RELACIONES INTERPERSONALES.
 BUENA PRESENTACIÓN PERSONAL
MANUAL DE FUNCIONES CPC Barrancabermeja. – ASISTENTE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO CPC

HABILIDADES
 Mental: Resuelve problemas relativamente complejos, planea el trabajo en línea general.
 EL CARGO EXIGE UN ALTO GRADO DE ATENCION Y CUIDADOS PERMANENTES AL REALIZAR

LAS LABORES Y LA MAGNITUD PROBABLE DE DAÑO ES GRAVE.
ELABORO: ___________________________CARGO: ______________________________
MANUAL DE FUNCIONES MANUAL DE FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y

CPC Barrancabermeja - 2011 REQUERIMIENTOS DEL CARGO
ASISTENTE DE CONTABILIDAD Y
PRESUPUESTO
AREA FINANCIERA Y CONTABLE Administrador General 5
MISIÓN DEL CARGO
DESARROLLAR LOS REGISTROS CONTABLES GARANTIZANDO EL BUEN MANEJO Y CONSERVACIÓN DE LA

INFORMACIÓN, Y VERIFICAR LA EJECUCION PRESUPUESTAL PARA CUMPLIR LAS METAS EN LAS
INVERSIONES Y DESARROLLAR UN ESTRICTO CONTROL DEL GASTO EJECUTADO COMO APOYO A LA
ACTIVIDAD DE LA ADMINISTRACION.

ORGANIZAR, ACTUALIZAR Y CONTROLAR LA INFORMACIÓN CONTABLE Y PRESUPUESTAL QUE SE GENERE,

PROPENDIENDO POR EL USO RAZONABLE Y EFICIENTE DE LOS RECURSOS ECONOMICOS Y FINANCIEROS.
DEPENDE DIRECTAMENTE DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL, TIENE MANDO DIRECTO SOBRE LAS

AUXILIARES DE TESORERIA, CONTABLE Y CARTERA, ES RESPONSABLE DEL CUMPLIMIENTO
EFICIENTE Y EFICAZ DE LAS FUNCIONES ASIGNADAS AL CARGO. ORGANIZA Y COORDINA EL
PROCESO DE DESARROLLO DEL SISTEMA CONTABLE DE LA ENTIDAD, AJUSTADO A LAS NORMAS
DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADA. RESPONDE POR LA ACTUALIZACIÓN
PERMANENTE DEL PLAN ÚNICO DE CUENTAS, LA CORRECTA CODIFICACIÓN Y GRABACIÓN CON EL
FIN DE PRESENTAR OPORTUNA Y EFICAZMENTE LA INFORMACIÓN CONTABLE DE LA ENTIDAD.
CONTROLA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS A CRÉDITO, DE LA RECUPERACIÓN DE LA
CARTERA. RESPONDE POR LA COORDINACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL EFICAZ REGISTRO
CONTABLE, PARA LO CUAL CONTROLA LA ADECUADA CODIFICACIÓN AJUSTADA AL PLAN ÚNICO
DE CUENTAS, VERIFICA LOS RESULTADOS GENERALES DE LOS COMPROBANTES DE
CONTABILIDAD Y SU INCORPORACIÓN AL SISTEMA. ELABORA COMPROBANTES DE AJUSTE,
CORRECCIONES REQUERIDAS, CONCILIACIONES PERIÓDICAS DE INFORMACIÓN CONTABLE,
FINANCIERA Y DE TESORERÍA Y RESPONDE POR LA CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS SOPORTES
DE LA CONTABILIDAD. EJECUTA EL CONTROL PREVIO PRESUPUESTAL, DE ACUERDO A LAS
CUENTAS QUE LO REQUIERAN.
 1. Coordinar las funciones de las actividades de los auxiliares y proyectar su realización.
 2. Organizar de forma segura el manejo de la información contable, garantizando su

actualización y fidelidad en las mismas.
 3. Mantener una efectiva organización, guiar, supervisar y administrar todas las actividades
Contables y presupuestales asegurarse que estas se desarrollen de acuerdo con las
políticas y objetivos de la entidad.
 4. Responder por que la información contable de la entidad este registrada al día.
 5. Establecer mecanismos para el registro de novedades en el manejo Contable y

presupuestal de inversiones, activos fijos, y demás movimientos contables que se
presenten.
 6. Apoyar en la elaboración los estados financieros de propósito general y especial.

 7. Coordinar y verificar el registro de ejecución presupuestal consolidada, parcial.
 8. Verificar arqueos de la facturación que realiza en la entidad.
 9. Coordinar la elaboración y revisión de las Declaraciones de tributarias.
 10. Apoyar en la elaboración y control del presupuesto anual de ingresos y egresos de la

entidad
 11. Coordinar el seguimiento de cartera y cuentas por pagar.
 12. Atender, presentar y elaborar informes según los requerimientos o solicitudes por parte
de Administración.

 15. Responder ágil y confiable las inquietudes e información requerida por funcionarios
internos y externos de la entidad.
 16. Cumplir las órdenes e instrucciones que imparta el Administrador general, según lo
disponga las normas correspondientes, los estatutos, y el reglamento interno de la entidad.
 18. Evaluar e implementar procesos operativos para el desarrollo de sus funciones de forma
ágil y eficiente para su cargo.
 19. Presentar sugerencias e inquietudes al Jefe inmediato respecto al normal desarrollo de

las actividades con el único fin de mejorar las condiciones para el desempeño del cargo.

 21. Informar por escrito a su Jefe inmediato el incumplimiento de funciones o compromisos

por parte del personal a su cargo; a fin de tomar medidas disciplinarias según el caso.

PERFIL
 EDUCACIÓN:
 Tecnólogo Universitario en contabilidad con experiencia y conocimientos contables y/o
estudiante de séptimo semestres de contaduría pública con conocimientos en sistemas
contables.
 Tres (03) año de experiencia en cargos similares,
 ENTRENAMIENTO:
 ADICIONALES:
 Experiencia en el área contable y presupuestal (Habilidades para trabajar en Equipo)
 A CARGO DE:
Administrador General
RESPONSABILIDADES

 ETICA Y LEALTAD CON LA EMPRESA.

 INICIATIVA.
 ORGANIZACIÓN.
 CRITERIO Y JUICIO PROFESIONAL
 PUNTUAL Y CLARO EN SUS CONCEPTOS
 AGILIDAD MENTAL Y BUENA COMUICACION
 ESTABILIDAD EMOCIONAL.
MANUAL DE FUNCIONES CPC Barrancabermeja. – ASISTENTE ADMINISTRATIVO CPC

HABILIDADES
 Mental e Iniciativa: Con frecuencia apoya decisiones importantes y resuelve problemas no

tan complejos, planea el trabajo en línea general.
 EL CARGO EXIGE UN MEDIANO GRADO DE ATENCION Y CUIDADO EN LAS LABORES A REALIZAR,
 EL GRADO DE MAGNITUD DE RESPONSABILIDADES ES MEDIANO.
ELABORO: ___________________________CARGO: ______________________________
MANUAL DE FUNCIONES MANUAL DE FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y

CPC Barrancabermeja - 2011 REQUERIMIENTOS DEL CARGO
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
RECURSOS HUMANOS Y FISICOS Administrador General 1 DE 4
MISIÓN DEL CARGO
COADYUVAR A LA ADMINISTARCION GENERAL EN LA PLANEACION, ORGANIZACION, COORDINACION Y

SUPERVISION DE LOS RECURSOS HUMANOS, FINANCIEROS Y MATERIALES CON QUE CUENTA EL CPC, A FIN
DE PROPORCIONAR OPORTUNAMENTE LOS SERVICIOS ADMINISTRATIVOS QUE SE REQUIERAN PARA EL
DESARROLLO DE LAS FUNCIONES SUSTANTIVAS DE CADA DEPENDENCIA MANEJAR LA DOCUMENTACIÓN
CORRESPONDENCIA E INFORMACIÓN, ASÍ COMO ORIENTAR A LOS TRABAJADORES Y CLIENTES FRENTE A
SUS INQUIETUDES FORMULADAS RESPECTO A SUS BENEFICIOS DE FORMA EFICIENTE Y EFECTIVA
EJECUTAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL ÁREA, APLICANDO LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DEFINIDOS, ELABORANDO DOCUMENTACIÓN NECESARIA, REVISANDO Y REALIZANDO CÁLCULOS, A FIN DE
DAR CUMPLIMIENTO A CADA UNO DE ESOS PROCESOS, LOGRAR RESULTADOS OPORTUNOS Y GARANTIZAR
LA PRESTACIÓN EFECTIVA DEL SERVICIO.
DEPENDE DIRECTAMENTE DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL TIENE MANDO INDIRECTO SOBRE LA

SECRETARIA Y ES RESPONSABLE DEL CUMPLIMIENTO EFICIENTE Y EFICAZ DE LAS FUNCIONES ASIGNADAS
AL CARGO
 1. Redactar y transcribir la correspondencia de la administración general como

comunicaciones externas e internas.
 2. Clasificar, organizar y custodiar la documentación allegada a la administración general
como también la que expide ésta.
 3. Velar por la correcta y oportuna tramitación de los asuntos de orden administrativo que
son sometidos a consideración de su superior inmediato.
 4. Realizar los trámites necesarios para gestionar la adquisición de activos, repuestos y
equipo menor que se requieren, llevar el control de los movimientos del inventario asignado
al personal y velar por el buen estado y mantenimiento del mismo.
 5. Manejar el fondo de caja menor, que cubre todos los gastos menores de la institución a
excepción.
 6. Manejar y controlar el pedido de papelería y de cafetería en general.
 7. Apoyar con el seguimiento y controlar los diversos contratos de servicios públicos o
privados que se tienen en la entidad, tales como: consultoría, servicios de capacitación,
mantenimiento, alquileres de equipos (teléfono, fax, fotocopiadora y otros), limpieza,
ascensores, entre otros.
 8. Organizar y mantener actualizados los archivos administrativos y técnicos, que resulten
de las operaciones diarias a su cargo.
 9. Apoyar y coordinar la preparar los informes periódicos o especiales relacionadas con las
actividades del área que su superior le solicite.
 10. Controlar y organizar el préstamo del auditorio de la entidad, acorde con las tarifas
aprobadas para tal fin.
 11. Preparar y organizar la agenda del Administrador general.

 12. Responder por la confidencia de los documentos y asuntos que se manejan en la

administración general del CPC.
 13. Desarrollar funciones como Secretaria para las distintas reuniones delegadas por parte
de la administración General ante del Consejo de Administración.
 14. Responder por el manejo de las comunicaciones vía e-mail de carácter institucional.
 15. Preparar las órdenes de pago autorizadas por el administrador general.
 16. Atender la remisión oportuna dentro de los vencimientos, de la información que
requiere los entes de control internas y externas.
 17. Recepcionar y clasificar acorde con el monto aprobado para el administrador general
las solicitudes de compras y servicios correspondientes al formato único de solicitud.
 18. Recepcionar, clasificar, organizar y custodiar los contratos originales de prestación de
servicios suscritos por la entidad.
 19. Organizar y preparar las actas de las reuniones del Consejo de administración.
inmediato, acorde con sus funciones.

PERFIL
 EDUCACIÓN:
 Tecnólogo y/o Técnico Superior Universitario en Administración con certificaciones y
Conocimientos en Manejo de Calidad y Mejoramiento de Procesos administrativos.
 ENTRENAMIENTO:
 ADICIONALES:
 Experiencia en el área administrativa y de personal. (Habilidades para trabajar en Equipo)
 A CARGO DE:
Administrador General
RESPONSABILIDADES

 ETICA Y LEALTAD CON LA EMPRESA.

 INICIATIVA.
 ORGANIZACIÓN.
 CRITERIO Y JUICIO PROFESIONAL
 PUNTUAL Y CLARO EN SUS CONCEPTOS
 AGILIDAD MENTAL Y BUENA COMUICACION
 ESTABILIDAD EMOCIONAL.
HABILIDADES
 Mental e Iniciativa: Con frecuencia apoya decisiones importantes y resuelve problemas no

tan complejos, planea el trabajo en línea general.
 EL CARGO EXIGE UN MEDIANO GRADO DE ATENCION Y CUIDADO EN LAS LABORES A REALIZAR,
 EL GRADO DE MAGNITUD DE RESPONSABILIDADES ES MEDIANO.
ELABORO: ___________________________CARGO: ______________________________

Análisis de la documentación del Área:
Una vez recopilada la información que resultó del análisis de los Cargos en el
proceso de Apoyo en el Área de la Gestión Contable y Financiera, se procedió a
realizar un análisis de documentación que nos aportó el área, con el fin de validar y
complementar la información obtenida. Para ello se tuvieron en cuenta los
siguientes aspectos. a) Se recopiló la documentación existente en el Área de
Gestión Contable y Financiera. b) Se revisó la caracterización del proceso de cada
área: entradas, salidas, proveedores y productos, como está relacionada el área
con los objetivos estratégicos de la entidad, cargos de Administración, ejecución
Presupuestal, Estados Financieros, proyectos de Inversión. c) Se analizaron los
procesos y procedimientos a cargo del área administrativa del cual se derivó el
mapa funcional. d) Se revisó el normograma de cada procedimiento y como el área
tiene su asiento Jurídico al Marco Legal de la Ley 675 de 2001 en Atención a la Ley
de Propiedad Horizontal.
Identificación de actores claves. La metodología de Análisis Funcional requirió de

la participación de trabajadores expertos que conocen lo que hacen para obtener
información de calidad acerca de las competencias que se buscan identificar, por
este motivo se solicitó al Grupo de Trabajo experto en el área Contable y Financiera
el Coordinador del área administrativa o Administradora, que reconocieran a los
actores claves como los trabajadores que han demostrado un desempeño superior
en el puesto de trabajo y hayan obtenido una calificación satisfactoria y
sobresaliente en la evaluación de desempeño para el personal vinculado bajo
Contrato Laboral., además de listar el personal que lleve entre dos a cinco años de
experiencia en el puesto de trabajo y no hayan sido trasladados a otra área. A
(número de Perfiles) actores claves se les aplicó el cuestionario de conocimiento y
análisis del mismo, parte indispensable en la construcción de los mapas funcionales.
Perfil por competencias El perfil del cargo por competencias permitió evidenciar
cómo los empleados del área administrativa y Contable le aportan valor al cago que
desempeñan y al área que pertenecen encaminados en la consecución de los
objetivos organizacionales. En su total se elaboraron (número de perfiles) por
competencias.
El perfil se diseñó teniendo en cuenta la normatividad que rige El derecho privado

y la ley 675 de 2001 haciendo énfasis en este último donde se establecen los
lineamientos de las competencias para los Contratos Laborales en Colombia para
lo cual el perfil contempla el siguiente contenido: a) Bloque de identificación del
cargo Es el conjunto de datos que describen: la denominación, la dependencia,

número de cargos y cargo del jefe inmediato.
CONCLUSIONES:
 Entender la importancia de tener la elaboración de cargos y perfiles por

competencias para cualquier organización con el fin de que se desarrolle de
manera adecuada cada proceso.
 Identificar la estructura de áreas y procesos de una organización, con el fin

de revisar la pertinencia de cargos necesarios.
 Analizar y entender los modelos de diseños por competencias y su

importancia para el desarrollo de los cargos en las organizaciones.
 Entender la importancia de las características y responsabilidades dentro de

cada cargo para el desarrollo adecuado de las funciones de las áreas y
procesos de una organización.
 Aprender las estructuras modelos y variables importantes de los perfiles y

cargos con el fin de poder elaborar un perfil por competencias para cualquier
organización.
BIBLIOGRAFIA
-Referencias Consultadas: Ley 675 DE 2001, Propiedad Horizontal.
-Manual de funciones de CPC Barrancabermeja 2011.
-Codigo sustantivo de trabajo colombiano.
-Reglamento de propiedad horizontal.
-https://www.gestiopolis.com/areas-funcionales-de-una-empresa/.
-https://www.gestion.org/clasificacion-de-las-existencias-segun-su-funcion/

Analisis de Un Modelo de Descripcion de Perfiles Por Competencias. Trabajo de Gestion

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Centro Popular Comercial de Barrancabermeja –CPC- Barrancabermeja.

Especialización en Alta gerencia

Gestión del talento humano

Análisis de un modelo de descripción de perfiles por competencias

Kelly garcia Gómez

German andres garcia becerra

Fundacion universitaria del área andina

En Esta oportunidad en la Gestión Contable y Financiera por competencias en el sector

El diseño de perfiles basados en competencias específicas requirió de un trabajo serio,

Áreas funcionales de una empresa:

Gráfico de áreas Y/ o procesos del departamento de gestión contable

•area contable y •area contable y

Esquema de cargos dentro de cada área y proceso

DISEÑO DE PERFILES POR COMPETENCIAS.

 Nombre del cargo

Estas variables se encuentran en un formato en donde se consolida la información de

CENTRO POPULAR COMERCIAL –“CPC Barrancabermeja”

MANUAL DE FUNCIONES MANUAL DE FUNCIONES, RESPONSABILIDADES

NOMBRE DE CARGO: FECHA ELABORACIÓN: FECHA APROBACIÓN:

MISIÓN DEL CARGO

APOYAR LAS LABORES DESARROLLADAS EN EL AREA FINANCIERA Y CONTABLES, MEDIANTE LA

APOYAR EN TODAS LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZCION, ACTUALIZACION Y CONTROL DE LA

DEPENDE DIRECTAMENTE DEL ASISTENTE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO Y ES

 1. Elaborar comprobantes de egresos en el sistema e imprimirlos con su correspondiente

 2. Responder por el manejo de chequeras y cheques en forma continua de las distintas

 4. Archivar en forma ordenada numéricamente los comprobantes de egresos.

 5. Mantener de forma actualizada y ordenada el archivo general de la tesorería.

 6. Generar los informes (diarios o semanales) de egresos según requerimientos.

 7. Consignar los cheques a Proveedores según su autorización.

 9. Cancelar de forma oportuna todas las obligaciones que se generan en la Entidad.

 17. Evaluar e implementar procesos operativos para el desarrollo de sus funciones de

 18. Presentar sugerencias e inquietudes al Jefe inmediato respecto al normal desarrollo

 19. Responder por el flujo constante y oportuno de la correspondencia generada en todas

 20. Informar por escrito a su Jefe inmediato el incumplimiento de funciones o

 Debe Apoyar a otras personas

 ÉTICA Y LEALTAD CON LA EMPRESA

MANUAL DE FUNCIONES CPC Barrancabermeja. – AUXILIAR CONTABLE Y CARTERA CPC

 Mental: Resuelve problemas relativamente complejos, planea el trabajo en línea general.

RESPONSABILIDADES POR ERROR

 EL CARGO EXIGE UN ALTO GRADO DE ATENCION Y CUIDADOS PERMANENTES AL REALIZAR

ELABORO: ___________________________CARGO: ______________________________

CENTRO POPULAR COMERCIAL –“CPC Barrancabermeja”

MANUAL DE FUNCIONES MANUAL DE FUNCIONES, RESPONSABILIDADES

NOMBRE DE CARGO: FECHA ELABORACIÓN: FECHA APROBACIÓN:

MISIÓN DEL CARGO

APOYAR LAS LABORES DESARROLLADAS EN EL AREA FINANCIERA Y CONTABLES, MEDIANTE LA

APOYAR EN TODAS LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZCION, ACTUALIZACION Y CONTROL DE LA

DEPENDE DIRECTAMENTE DEL ASISTENTE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO Y ES

 1. Apoyar a Controlar y garantizar el cobro y recaudo oportuno de la cartera.

 3. Digitar y listar los extractos bancarios y órdenes de pago.

 4. Enviar correspondencia y hacer seguimiento a los bancos de acuerdo al resultado de

 5. Ayudar con la conciliación de todas las cuentas bancarias del CPC.

 6. Archivar los extractos bancarios con su respectivo soporte de conciliación.

 7. Verificar las consignaciones realizadas en los bancos identificando los conceptos de

 8. Recibir, revisar y codificar facturas.

 9. Elaborar notas contables relacionadas con sus actividades.

 10. Entregar al Auxiliar de tesorería facturas para pago.

 11. Elaborar relación por descuentos a terceros (nómina)

 13. Generar y revisar certificados de Rete IVA cuando sean solicitados.

MANUAL DE FUNCIONES CPC Barrancabermeja. – AUXILIAR CONTABLE Y CARTERA CPC

 15. Archivar informes, facturas y correspondencia de cartera.

 16. Efectuar la provisión de cartera.

 13. Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo del CPC

ELABORO: _CARGO: ____

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