FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICAS

TRABAJO COLABORATIVO Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN_________________________________________ 3
2. JUSTIFICACIÓN_________________________________________4
3. OBJETIVOS_____________________________________________5
3.1 . Objetivo General_____________________________________5
3.2 . Objetivos Específicos_________________________________5
4. METODOLOGÍA PROPUESTA PARA DEFINIR ALTERNATIVAS DE
SOLUCIÓN______________________________________________6
5. SOLUCIÓN DEL PROBLEMA_______________________________7
5.1 . DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA PARA SOLUCIÓN DEL
PROBLEMA__________________________________________7
5.2 . Análisis_____________________________________________8
5.3 . Diagrama De Espina De Pescado________________________9
5.4 . Método de solución de cinco pasos______________________9
5.5 Cronograma de actividades____________________________10
6. CONCLUSIONES ________________________________________10
7. BIBLIOGRAFIA__________________________________________11
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1. INTRODUCCIÓN

Analizaremos los procesos que se desarrolla dentro de la empresa FORTIPASTA con el fin de
identificar los criterios que afectaron el cumplimiento de las entregas, adicional detectar las
falencias en almacenamiento y distribución logística para realizar el diagnóstico de la situación
actual de la empresa entorno a la problemática de su servicio y productos. Al pasar del tiempo se
han intentado encontrar diferentes sistemas para alcanzar mejoras en la eficacia y efectividad en
los procesos de despacho para la expansión y regionalización de las empresas con el fin de
aumentar el mercado y así mismo el cumplimiento de sus metas, Se hace necesario entonces para
las empresas implementar programas que permitan de manera sincronizada y ordenada una
correcta administración del inventario y distribución, uno de estos sistemas es el WMS.
Uno de los conceptos básicos de WMS en una organización es controlar el movimiento y
almacenamiento de materiales entre bodegas de productos terminados. La lógica básica de WMS
se utiliza una combinación de SKU, localización, cantidad, unidad de medida e información de
orden para determinar donde almacenar y recoger materiales con la frecuencia para realizarlo.
Para que lo anterior tenga el éxito que se desea se debe contar de igual manera con una buena
planeación y administración de recursos. Una buena toma de decisiones, personal idóneo,
capacitación y control en procesos de implementación son decisivos para lograr los objetivos
deseados.

2. JUSTIFICACIÓN

En la siguiente investigación del caso de la empresa FORTIPASTA se puede evidenciar la mala

implementación del WMS “control de movimientos y almacenamientos de materiales”, además se
puede observar que no se asignaron debidamente los roles para cada uno de los procesos y
quedaron algunos sin una debida supervisión lo que llevo al caos en el área de almacenamiento.
se realizaron dichos cambios en los cargos donde el personal no tenía la suficiente destreza para
cumplir con el trabajo a realizar, hubieron también cambios en la operación donde el encargado
de un área específica estaba por un tiempo y luego se dedicaba a atender otra labor dejando de una
lado la primera tarea que se le otorgo, quedando incompleta y a medias la labora inicial, el personal
no se dio la suficiente capacitación antes de salir en vivo en tiempo real, no se realizaron la pruebas
en ambientes no reales para que al momento de empezar en proyecto no surgieran errores y
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perdidas en el inventario, en el afán de implementar el WMS no tuvieron en cuenta la pro y el

contra para así tomar acciones correctivas en la operación.
Los datos aportados se evaluaron para determinar la metodología de solución que busca dar
cumplimiento en la oportunidad y servicio de la empresa.

3. OBJETIVOS

3.1 . Objetivo General

Determinar las debilidades del sistema de gestión, transporte y manejo de inventario utilizado en
el caso Fortipasta por el cambio de sistema operacional y planteando posibles soluciones para los
inconvenientes presentados, dentro de la empresa y en la cadena de distribución llevando a un
mejor manejo en aspectos logísticos.

3.2. Objetivos Específicos

● Estimular el uso de las herramientas tecnológicas para el desarrollo del proyecto.

● Brindar acompañamiento al personal durante su proceso de prueba.
● Al iniciar el proceso no se debe cambiar la labor inicial o el puesto inicial que se le otorgo
a un personal específico.
● Aplicar técnicas de estudio que nos permitan explorar cada una de nuestras habilidades en
pro del desarrollo del objetivo grupal.
● Identificar las coincidencias en el proceso de resolver distintos tipos de problemas a través
de distintas metodologías.
● Aplicar las mejoras que correspondan en todas las áreas involucradas, utilizando métodos
de monitoreo para asegurar la ejecución de cada una de las actividades de manera correcta.
● Identificar las causas raíz de las fallas presentadas durante la puesta en marcha del proyecto
WMS que han afectado los procesos normales en Fortipasta de Colombia.
● Presentar las recomendaciones, acciones correctivas y conclusiones derivadas de la
metodología implementada en el caso de estudio Fortipasta.
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4. METODOLOGÍA PROPUESTA PARA DEFINIR ALTERNATIVAS DE

SOLUCIÓN
Mediante los análisis e identificación de problemas que se obtuvieron del caso propuesto se ha
definido una metodología que consiste en realizar las siguientes tareas:
4.1 Realizar una evaluación de las etapas en la implementación del sistema WMS con el
fin de identificar falencias y así mismo aplicar planes de Control.

4.2 Revalidación de Roles y responsabilidades, el equipo del proyecto debe tener

reemplazo en sus posiciones de trabajo para las labores del día a día y no dejar vacíos
en los procesos.

4.3 Capacitación a los líderes de cada área junto con el personal de la bodega con el fin de
realizar un acoplamiento seguro con el nuevo entorno de WMS.

4.4 Implementación de un SIG (sistema de gestión de calidad) para planear, controlar y

ejecutar las actividades de cada proceso.

4.5 Revisión y actualización de los mapas de proceso para conocer gráficamente la

secuencia de acciones durante cada tarea, el área involucrada y así mismo actualizar
una herramienta que permite la formación de nuevo personal.

4.6 Re-Evaluación del personal, validar con pruebas de conocimientos y pruebas de

desempeño el rendimiento de cada colaborador.

4.7 Optimización del WMS bajo la orientación y apoyo de un miembro que ya haya
participado en la implementación y ejecución de este sistema.
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5. SOLUCIÓN DEL PROBLEMA

5.1. DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA PARA SOLUCIÓN DEL PROBLEMA

5.2. Análisis
Se puede identificar la falla organizacional en la empresa Fortipasta no solo en el área de
producción y logística, sino que se evidencia el problema desde el líder del área gerencial el cual
no evaluó el impacto que iba a tener en la implementación del proyecto positrones y se iba a
necesitar el aprendizaje de sus colaboradores. Al hacer el análisis de cada uno de los procesos e
inconvenientes que se presentaron, a lo largo de la historia se evidencia que la empresa no tuvo un
plan de contingencia para afrontar un evento de esta magnitud como lo es el cambio repentino del
jefe Andrés Caicedo por el aumento de funciones y no tener a su lado un back up que pudiera
suplir funciones de menor impacto y el nombramiento de una persona con poco conocimiento
sobre técnicas de almacenamiento y el enfoque que se quería brindar a la compañía con la
implementación de esta nueva tecnología, para entrar en la competencia mundial de la
globalización, minimizando costos de la mano de un excelente servicio al cliente Entonces en la
realización de este análisis fue necesario identificar cada uno de los factores en los que se produjo
el error para que el resultado generara tantos inconvenientes y la insatisfacción de la compañía por
ende causo incumplimientos en los cronogramas. Con el fin de que evidencie de una mejor manera
las causas de la problemática presentada en la gestión del transporte en la empresa utilizamos del
“diagrama espina de pescado” y “método de solución cinco pasos” con el fin de buscar soluciones
óptimas.
5.3. Diagrama espina de pescado
Medición Mano de Obra

- Falta de conocimiento - Compromiso gerencial Baja

- Conocimiento del proceso - No se cumplen programas efectividad
- Controles a procedimientos - Falta de capacitación. en la
implement
ación del
- Incorrecta ejecución sistema
- Incumplimiento de cronograma WMS
- Organización general
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MÉTODO
5.4. Método de solución en cinco pasos:

 Primer paso: “Definición del problema”

Descripción del problema Baja efectividad en la implementación
del sistema WMS.

Incluye hoja de anexos No Número de casos

(fotos seriales etc.)
El problema impacta en Si ¿Cuáles procesos? Producción, ventas
otros procesos

 Segundo paso: “Acción correctiva inmediata”

Descripción de la acción Toma de inventario físico general a
mercancía ubicada en la bodega.
Responsable Jefe de inventarios y auditor interno.
Fecha 31/12/2019

 Tercer paso: “Definición de la raíz del problema”

Nota: Si las respuestas de las siguientes 4 preguntas son (SI) realice el análisis de la
causa raíz:

1) ¿Fue entendido el Si 3) ¿Se revisaron los datos existentes Si

problema y es claro? sobre el problema?

2) ¿Fue al sitio, Si 4) ¿Al evaluar la recopilación de Si

observó y entrevistó? información (1-2-3), considera
suficiente para entablar juicio de las
posibles causas?

Análisis de causa raíz

Factores Causa ¿Raíz? Efecto
a) Es la
maquinaria,
software o
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herramienta el
generador del
problema?
No
Causa raíz:
b) Es la mano de ¿Por qué es la Baja efectividad en
obra la generadora mano de obra la la implementación
del problema? generadora del del sistema WMS.
problema?
R: Por no tener No
claro el sistema de
Si escalamiento de
problemas.
¿Por qué no tenían
claro el sistema de
escalamiento de
problemas?
R: No estaban No
capacitados al
100% para
desarrollar las
actividades
asociadas al
proyecto
¿Por qué no
estaban 100%
capacitados para
desarrollar las
actividades
relacionadas con el
proyecto? Si
R: Se paso por alto
evaluar y hacer
simulacros para
asegurar la correcta
capacitación de la
persona.
Causa raíz: Se paso por alto evaluar y hacer simulacros para asegurar
la correcta capacitación de la persona
c) Son los
materiales e
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insumos los
generadores del
problema?

No
Causa raíz:
d) Es el medio
ambiente o el
entorno el
generador del
problema?

No
Causa raíz:
e) Es el método el ¿Por qué el método
generador del es el generador del
problema? problema?
R: Se omitieron No Baja efectividad en
Si variables que la implementación
afectaban del sistema WMS
directamente el
proyecto.
¿Por qué se
omitieron variables
que afectaban el
proyecto?
R: No se tuvo en
cuenta el cambio Si
tecnológico que
implica la
implementación del
sistema WMS.

Causa raíz: No se tuvo en cuenta el cambio tecnológico que implica la

implementación del sistema WMS.
f) Es la medición la ¿Por qué es la Baja efectividad en
generadora del medición la la implementación
problema? generadora del del sistema WMS.
problema?
SI
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R: No se generaron No
controles
adecuados para la
identificación de
desviación del
proyecto.
¿Por qué no se
generaron los
controles
adecuados para la
identificación de
desviación del No
proyecto?
R: Por la rotación
del líder de
implementación del
sistema WMS.
¿Por qué la
rotación del líder
de implementación
del sistema WMS?
R: El líder
nombrado no tenía
el conocimiento Si
suficiente para
ejecutar el
proyecto.
Causa raíz: El líder nombrado no tenía el conocimiento suficiente para
ejecutar el proyecto

 Cuarto paso: “Solución definitiva”

Planes de acción Causa raíz Responsable Fecha
1- Crear un Se paso por alto Jefe de producción 09/12/2019
cronograma con evaluar y hacer
capacitaciones, simulacros para
evaluaciones y asegurar la correcta
simulacros para capacitación del
asegurar la total personal.
efectividad del
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conocimiento
adquirido por el
personal
involucrado en el
proyecto.
2- Evaluar sobre el No se tuvo en Jefe ingeniería de 09/12/2019
flujograma de las cuenta el cambio proyectos
áreas que tecnológico que
intervengan en el implica la
proyecto, los implementación del
procedimientos que sistema WMS.
se puedan ver
afectados y crear
puntos de medición
para evitar la
desviación de la
implementación del
sistema WMS.
3- Evaluar las El líder nombrado Jefe de talento 09/12/2019
capacidades no tenía el humano
profesionales del conocimiento
personal que va a suficiente para
ser asignado a una ejecutar el
labor específica y proyecto.
de alta
responsabilidad
para obtener
buenos resultados.

 Quinto paso: “Verificación y confirmación de la eliminación del problema de la

(eficacia)”
Tiempo de 1 mes Periodo Hasta
evaluación evaluado
desde
Análisis de datos basados en Indicadores de gestión, implementados en los
diferentes procedimientos
Total evaluado Total Ok Total no Ok % Error
10 10 0 0,0%
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¿Modificaciones implementadas
solucionan definitivamente el
problema? (si/no)
Concepto de la evaluación
Evaluador Auditor interno
Si
Se evidencio una mejora total implementando
capacitaciones e indicadores que midan y
controlen el proyecto del sistema WMS.
Fecha 09/12/2019

Observaciones
Se sugiere realizar monitoreos continuos a las bodegas y a la fluidez del proyecto para
obtener datos confiables e incrementar las ventas considerablemente en
aproximadamente tres meses.

Después de evidenciar y documentar las falencias presentadas en el proyecto positrones se

procedió a crear un cronograma de actividades para poder mejorar y evaluar las acciones
correctivas planeados.
5.5. Cronograma de actividades
Semana uno Semana dos Semana tres Semana cuatro Tutor/
Hora Formad
or

L M W J V L M W J V L M W J V L M W J V
7:00
am
9:00
am
11:00
am
1:00
pm
3:00
pm
5:00
pm

Cumplir con los requerimientos del mercado

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Agilizar las actividades de compra del producto terminado

Planificar de forma eficaz las actividades internas y externas de la empresa
Evaluación
Retroalimentación

6. CONCLUSIONES

6.1 Es necesario el cumplimiento y la correcta delegación de funciones teniendo en cuenta las

capacidades y la carga laboral que puede conllevar una implementación de proyecto.

6.2 Evidenciando con soluciones reales lo que podemos mejorar dentro de este proceso en la
compañía es su gestión desde gerencia, fabricación, embalaje y distribución, teniendo en
cuenta las buenas prácticas para la implementación de proyectos que aseguren la competencia
de la empresa en el mercado de la globalización.

6.3 Como parte fundamental es asegurar la capacitación y el desenvolvimiento de los empleados

con las nuevas tecnologías para no generar una ruptura en la fluidez del proceso.

6.4 La utilidad de este trabajo es interesante, teniendo en cuenta que si se conoce el uso adecuado
del control de calidad dentro de los procesos de la empresa, nos permite identificar, corregir,
falencias y errores que se estén desarrollando dentro de la misma.

7. RECOMENDACIONES

7.1 Se evidencio que la falencia abarcaba desde la parte directiva hasta la parte productiva; por
este motivo se debe realizar un abreve presentación de las parte encargadas por un orden de rangos
hacia el personal nuevo

7.2 La parte directiva debe tener en claro cuál es el rango del personal que necesita en el cargo
establecido
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7.3 El personal de recursos humanos debe realizar un filtro para que cada persona entrevistada
tenga las características solicitadas para el cargo, si la persona pasa las pruebas establecidas
por la compañía debe pasar por una capacitación antes de empezar a desempeñar sus funciones.
7.4 Se recomienda establecer los requerimientos del área al sistema de auditoria interna Sarlaft,
para que se establezcan como procedimientos fijos de esta forma el área de auditoria interna
evaluara la documentación de cada persona que ingresa y cada movimiento de documentación
que se realice

7.5 Se recomienda que el personal tenga 4 meses mínimo de aprendizaje ya que es importante que
el empleado se pueda establecerse en el cargo de una forma rápida pero eficiente

7.6 Es importante que el personal tenga claro su hora de ingreso y de salida teniendo en cuenta
que al realizar el cambio de turno el operario debe entregar un inventario del almacenamiento
y lo que se ha movido de sitio.

7.7 En el almacenamiento se debe solicitar al personal de seguridad industrial una revisión de

apilamiento para evitar accidentes o altercados de sobrepeso.

7.8 El personal debe contar con sus implementos de seguridad y documentación para el manejo de
montacargas u otros vehículos

7.9 Para evitar el problema del almacenamiento se debe establecer un programa de producción
diario para evidenciar cuanto es la capacidad mínima y máxima de consumo y así poder bajar
un poco el inventario de almacenamiento según lo producido.

7.10 Para mejorar el sistema de abastecimiento se debe evaluar el consumo o fabricación

semanal del producto para identificar cuanto se va a producir y en cuanto tiempo se libera los
espacios de apilamiento.

8. BIBLIOGRAFIA
9.
8.1 tecnologías de la información en la cadena de suministro. alexander correa espinal
(2008).Bdigital.Recuperad.de
https://revistas.unal.edu.co/index.php/dyna/article/view/9551/11475

8.2 Sistema de gestión de almacenes (WMS). Margaret Rouse (2017). TeachTarget. Recuperado
de
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https://searchdatacenter.techtarget.com/es/definicion/Sistema-de-gestion-de-almacenes-
WMS

8.3 Gestión de proyectos. Billinghurst (2018). Wikilibros. Recuperado de

https://es.m.wikibooks.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_proyectos

8.4 Medios y Gestión del Transporte. Bryan Salazar López (2012). Ingeniería IndustrialOnline.
Cali – Colombia. Recuperado de
http://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingeniero-
industrial/medios-y-gesti%C3%B3n-del-transporte/ - Volver alÍNDICE