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MIPG

Modelo Integrado de Planeación y Gestión

Información y Comunicación

SUBDIRECCIÓN DE PROYECCIÓN INSTITUCIONAL -ESAP-


MIPG
Modelo Integrado de Planeación y Gestión

Escuela Superior de Administración Pública Dimensión Información y


ESAP. comunicación

Pedro Medellín Torres Autor


Director Nacional Andrés Merizalde

Fernando Guzmán Rodríguez Corrección de estilo, acompañamiento


Subdirector Académico pedagógico, diseño instruccional, diseño
gráfico y virtualización.
Jairo Díaz Pinzón
Subdirector de Alto Gobierno Equipo Componente 1
Fortalecimiento del proceso de
Mauricio Vasco Moscovith capacitación virtual
Subdirector de Proyección Institucional Proyecto ESAP – CMA

Ruby Maritza Gerena Useche Fecha última versión


Jefe Departamento de Capacitación Julio 2019

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citados y presentados en este curso sean verídicos y que correspondan; sin embargo, y
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Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

CONTENIDO
Resumen de la unidad didáctica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Palabras clave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Competencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Tema 1. Generalidades de la Dimensión Información y Comunicación . . . . . . . 7

Tema 2. Política Gestión Documental. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Componente estratégico.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Componente de la administración de archivos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Componente documental.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Componente tecnológico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Componente cultural.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Tema 3. Política de transparencia, acceso a la información pública


y lucha contra la corrupción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Transparencia activa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Transparencia pasiva. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

3
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Seguimiento al acceso a la información pública . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Divulgación política de seguridad de la información y de protección


de datos personales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Gestión Documental para el acceso a la información pública. . . . . . . . . . . . . . 20

Instrumentos de gestión de la información . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Índice de información reservada y clasificada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Esquema de publicación de información. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Registro de activos de información. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Programa de gestión documental. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Criterios diferenciales de accesibilidad


a la información pública. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Conocimientos y criterios sobre transparencia y acceso a la información pública. . . 23

Glosario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Referencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

4
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Resumen de la
unidad didáctica

La quinta dimensión del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), Información y Comu-
nicación, está sustentada básicamente en dos políticas: la de Gestión Documental y la de Trans-
parencia, Acceso a la Información Pública y Lucha Contra la Corrupción, con las cuales se le da
alcance al flujo de información interna y externa, siempre soportada en los documentos físicos,
electrónicos, audiovisuales y demás, que una vez identificados se convierten en una herramienta
indispensable para generar las acciones necesarias, ya sean de identificación, planeación, imple-
mentación o mejoramiento de cualquiera de los aspectos allí identificados y que serán primero
autoevaluados en los autodiagnósticos, y más adelante serán soportados en el Formulario Único
Reporte de Avances de la Gestión (FURAG).

La información y comunicación tiene un valor


muy importante en el MIPG, ya que le da la re-
levancia por ser uno de los factores indispensa-
bles de cualquier entidad, teniendo en cuenta
que es el soporte del conocimiento generado y
de la historia.

El contenido de la presente unidad didáctica se


centra en la explicación detallada de los com-
ponentes que conforman las dos políticas, Ges-
tión Documental y Transparencia, Acceso a la
Información Pública y Lucha Contra la Corrup-
ción, que estructuran la dimensión Información
y Comunicación.

5
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Palabras clave

►►información

►►comunicación

►►gestióndocumental
►►transparencia activa

►►transparencia pasiva

Competencia
Comprende el adecuado flujo de información y
comunicación interna y externa, identificando los
diversos componentes que hacen parte de las dos
políticas, y como estas se articulan con todas las
dimensiones del modelo, siendo transversal y funda-
mental para el correcto desarrollo, fortalecimiento y
estructura de cualquier entidad del Estado, partien-
do del principio de transparencia y comunicación
hacia la ciudadanía en general.
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

TEMA 1
Generalidades de la Dimensión
Información y Comunicación

La Ley 1712 de 2014, por la cual se crea la Ley de 1.  Identificar y gestionar la información
Transparencia y del Derecho de Acceso a la In- externa: todos los datos que la entidad
formación Pública, define la Información como gestiona con entes externos, ciudadanía
“un conjunto organizado de datos contenidos en general y grupos de valor.
en cualquier documento que los sujetos obli- 2.  Identificar las fuentes de información
gados generen, obtengan, adquieran, transfor- externa: caracterizar los ciudadanos y
men o controlen”. Asimismo, Andrade (2005) grupos de interés, que tienen relación
define la comunicación como “el conjunto total con la información a la entidad. Además
de mensajes que se intercambian entre los inte- de estudios y otras fuentes que puedan
grantes de una organización, y entre esta y sus aportar a la entidad.
diferentes públicos externos”.
3.  Identificar y gestionar la información y
comunicación interna: la correcta ges-
Con el fin proporcionar información pertinente
tión de la información generada al interior
a los ciudadanos que son atendidos en cada una
de la entidad debe ser una de las bases
de las entidades públicas y teniendo en cuenta
fundamentales en la planificación de la
el cumplimiento de su misión, en el que se de-
entidad, ya que, al tener sistemas de in-
muestren resultados de forma transparente, se
formación, de gestión robustos, canales
deben tener en cuenta 3 factores importantes:

7
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

de comunicación que fluyan y una cultura gestión documental, como memoria ins-
organizacional transparente, las entida- titucional, canal de comunicación e in-
des podrán responder adecuadamente a formación y gestión del conocimiento.
los objetivos misionales de la misma.

A continuación, se presenta un resumen con in- 2.  La Política De Transparencia, Acceso A


formación de los componentes y de cada una La Información Pública Y Lucha Contra
de las políticas: La Corrupción comprende los siguientes
componentes:

1.  La Política de Gestión Documental está


constituida por 4 aspectos fundamentales: • Transparencia activa: divulgar información
relacionada con la gestión de la entidad.
• Estratégico: comprende la planeación
• Transparencia pasiva: responder de mane-
estratégica de la gestión documental,
ra clara a las solicitudes de la ciudadanía.
desde la generación de la política ar-
chivística de la entidad, hasta el segui- • Seguimiento acceso a la información públi-
miento, evaluación y mejora de todos ca: avances, retrocesos o estancamientos
los instrumentos, recursos y estrategias en el cumplimiento de la Ley De Transpa-
desarrollados en este tema. rencia Y Acceso A La Información Pública.

• Documental: gestión de todos los do- • Divulgación política de seguridad de la in-


cumentos que la entidad tenga bajo su formación: la entidad publica y divulga los
poder, ya sean creados o recibidos, con lineamientos en seguridad de la informa-
el fin de crear, mantener y disponer du- ción y protección de datos.
rante todo su ciclo vital. • Gestión documental para el acceso a la
• Tecnológico: administración de los do- información pública: todo el proceso do-
cumentos de manera electrónica, bus- cumental desde su inicio hasta su destino
cando sistemas de información que ge- final, generando modos de acceso a los
neren trazabilidad y control de todos los mismos tanto interna como externamente.
archivos de la entidad. • Instrumentos gestión de la información:
• Cultural: comprender e interiorizar por la entidad construye, publica y divulga
parte de los servidores públicos, la im- los instrumentos necesarios para gestio-
portancia de la cultura archivística y la nar la información.

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Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

• Criterios diferenciales de accesibilidad a la información pública: se refiere a las pautas para el


acceso de la información de las poblaciones con discapacidad, comunidades étnicas que no
hablen español o demás factores diferenciales.

• Conocimientos y criterios sobre transparencia y acceso a la información pública: consiste en


el conocimiento que los funcionarios tienen sobre la Ley de transparencia y el acceso a la
información pública.

En el desarrollo de la siguiente unidad, se ampliará la explicación de los componentes que hacen


parte de las dos políticas fundamentales que soportan esta dimensión.

Mér
ito e integridad
Va
lo re s , u ra l
Transp C u lt
arencia y Cambio

Figura 1. Dimensión 5: Información y Comunicación.


Fuente: Función Pública, 2018

9
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

TEMA 2
Política Gestión Documental

Esta política proporciona los lineamientos y directrices para que la gestión documental y adminis-
tración archivística de la entidad sea eficiente, bajo unos lineamientos de defensa de los derechos,
promoción de la transparencia y acceso a la información pública.

La gestión documental no debe ser exclusivamente un tema de la dependencia encargada del ar-
chivo de la entidad, sino que debe ser un proceso integral e intrínseco en todas las dependencias,
e interiorizado en la cultura organizacional. Esta gestión parte de los principios normativos conte-
nidos en la Ley 594 del 2000, la cual define que “Es una obligación del Estado la administración de
los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones
que establezca la ley”. Con lo cual se deja claro, que el Estado en cabeza del Archivo General de la
Nación deberá velar por el correcto almacenamiento y gestión de todos los documentos genera-
dos o que ingresaron por algún canal a la entidad. De igual manera, “El Estado propugnará por el
fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, establecien-
do programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos” (Ley 594,
2000), estableciendo que la gestión documental incluye documentos convencionales (en papel),
electrónicos, audiovisuales, y muchos otros.

10
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

¿Sabías que el Archivo General de la Nación es la


entidad líder de la Política de Gestión Documental?

Consulta más información en el siguiente vínculo:

A continuación, se describen los componentes que hacen parte de esta política:

Componente estratégico

La gestión documental de la entidad se planea teniendo en cuenta la formulación de la política de


Gestión Documental, la estrategia de la administración archivística, la formulación del Plan Insti-
tucional de Archivo (PINAR), el Programa de Gestión Documental (PGD) y la Tabla de Retención
Documental (TRD). Este proceso se produce después de surtir la debida presentación al Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo, el cual tendrá la responsabilidad de aprobar lo corres-
pondiente. Este componente aporta el diseño, verificación y mejoramiento de todos los elementos
relacionados con la gestión documental. Es el punto de partida para la estructuración de la función
archivística de la entidad, ya que define los parámetros básicos para que las acciones proyectadas
se vean reflejadas en la misma.

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Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Componente de la
Componente documental
administración de
archivos

Comprender todos los aspectos administra- Comprender todas las acciones, planificadas
tivos tales como los organizacionales y es- e implementadas con el fin de lograr una ade-
tratégicos dados para dirigir, controlar o su- cuada gestión de la documentación, según el
pervisar los recursos físicos, tecnológicos y principio básico de la organización y el manejo,
humanos, que intervienen en la gestión docu- desde el inicio hasta su destino final como lo de-
mental, promoviendo en la entidad el correcto creta la Ley 594 del 2000: “La gestión de docu-
y eficiente manejo de las herramientas, para mentación dentro del concepto de archivo total,
la gestión de la información documental de la comprende procesos tales como la producción o
entidad, teniendo en cuenta lo que decreta la recepción, la distribución, la consulta, la organi-
Ley 594 del 2000: zación, la recuperación y la disposición final de
los documentos.”
Obligatoriedad de la conformación de los archi-
vos públicos. El Estado está obligado a la crea-
ción, organización, preservación y control de los
archivos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los
documentos y la normatividad archivística (Ley
594 del 2000).

12
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Componente tecnológico Componente cultural

Comprender que la gestión documental debe Integrar la gestión documental en todos los as-
ser interoperable con los sistemas, y que estos pectos de la entidad, procurando la provisión,
deben aportar seguridad, veracidad y facilidad, almacenamiento, correcto manejo y disposi-
para que el manejo electrónico de documentos, ción de la documentación necesaria para el de-
más allá del uso de una herramienta, proporcione sarrollo organizacional, la gestión del cambio,
estándares y lineamientos encaminados a la ad- la protección del medio ambiente, la participa-
ministración de archivos como lo exige la ley. ción ciudadana, la difusión y la apropiación cul-
tural en todas las dependencias de la entidad.

Política gestión Documental

Componente
Tecnológico

Componente
Componente
cultural
Administración
de Archivos y
Documental
Componente
Estratégico

Figura 2. Articulación componentes dimensión 5.


Fuente: Elaboración propia

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Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

¿Sabías que el dominio documental incluye los


componentes de administración de archivos y documental?

Consulta más información en https://bit.ly/2Evx7sF

Los principios de la administración de archivos y gestión documental, definidos en la Ley 594 del
2000, son de vital importancia teniendo en cuenta que la política de Gestión Documental se desa-
rrolla correctamente, si se siguen los lineamientos impartidos en dicha Ley:

Obligatoriedad de la
conformación de los
archivos públicos

Contratación de Responsabilidad en
personas para la la gestión y
custodia de archivo administración de
archivos

Administración
de archivo
Soporte tecnológico Propiedad, manejo y
documental aprovechamiento de
los archivos públicos

Archivo General de la Instalaciones


Nación: Capacitaciones, para los
lineamientos, requisitos archivos
contratación

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Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Elaborar programa
de Gestión
Documental

Crear y actualizar un Cumplimiento de leyes,


inventario documental validando la
con el fin de controlar autenticidad,
todos los documentos veracidad e integridad
de los documentos

Administración
de archivo
Procesos
Las Tablas de
Archivísticos del
Retención
manejo de los
Documental (TRD)
archivos
obligatorias

Formación de archivos:
-Archivo de Gestión
-Archivo Central
-Archivo Histórico

Figura 3. Mapa de los aspectos relevantes según la Ley 594 de 2000.


Fuente: Elaboración Propia

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Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

TEMA 3
Política de transparencia, acceso
a la información pública y lucha
contra la corrupción

Esta política está basada en la Ley 1712 de 2014, Cumplir adecuadamente con cada aspecto
la cual define que el “Principio de máxima pu- solicitado por la política de transparencia, se
blicidad para titular universal. Toda información reflejará en un apropiado flujo de información
en posesión, bajo control o custodia de un su- interno y posteriormente externo, generando
jeto obligado es pública y no podrá ser reser- mayor confianza en los ciudadanos, desvir-
vada o limitada sino por disposición constitu- tuando una imagen posiblemente negativa de
cional o legal, de conformidad con la presente las entidades públicas en la sociedad. La polí-
ley.” Las entidades están en la obligación de di- tica de transparencia no debe ser únicamente
vulgar toda la información pública sin que deba un requisito solicitado por los entes de control,
hacerse una solicitud por parte del interesado. sino que se debe convertir en un requisito, que
Se debe tener en cuenta que la entidad pública exijan los ciudadanos a las entidades, de tal for-
debe partir del principio de transparencia, bue- ma que toda la información sea pública y de
na fe, facilitación, no discriminación, gratuidad, fácil acceso. Para esto, la política cuenta con
celeridad, eficacia, calidad de la información, 8 componentes que definen criterios claros en
divulgación proactiva de la información y res- las acciones y estrategias para dar cumplimien-
ponsabilidad en el uso de esta. to a la Ley De Transparencia.

16
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

¿Sabías que existen lineamientos, guías y cursos de


lenguaje claro, con el fin de hacer la comunicación más
asertiva para los funcionarios público?

Consulta más información en https://bit.ly/2QuERNG

A continuación, se describen los componentes de la política de transparencia, acceso a la informa-


ción pública y lucha contra la corrupción

Transparencia activa

Las entidades públicas deben realizar la publicación constante de toda la información con la que
cuente, siempre diferenciando la información reservada y clasificada de la pública. Para divulgar
la información pública, la entidad debe garantizar que cuenta con la información necesaria de la
población a la que atiende, de modo que se pueda estructurar al interior los procesos instituciona-
les que den respuesta a todo lo que las personas demandan. Buscar, analizar e incluir son factores
indispensables para este componente, solo en el momento en el que se realiza una transparencia
activa, es que las entidades pueden planear, ejecutar y realizar seguimiento y evaluación a todo
el flujo de información, procurando que la información brindada por los servidores públicos, o
en general por la entidad sea oportuna, veraz, confiable, relevante y de fácil acceso para toda la
ciudadanía, facilitando siempre el acceso, sin dejar de lado la importancia de que sea información
interesante y fácil de comprender por cualquier ciudadano.

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Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Transparencia pasiva Seguimiento al acceso a


la información pública

Prestar un servicio de calidad al ciudadano va Realizar el respectivo seguimiento a la política


más allá de la recepción de PQRSD, es un pro- de transparencia comienza desde la identifi-
ceso que debe ser incluyente, diferenciador y cación de los avances, retrocesos o cualquier
constante, donde se pueda contar con una ofi- factor que pueda interrumpir o dificultar el co-
cina de atención al ciudadano que, además de rrecto desarrollo de la Ley de Transparencia,
realizar seguimiento a todas las solicitudes de teniendo en cuenta que el acceso a la informa-
información que llegan, proporcione respuestas ción pública es un derecho de los ciudadanos,
oportunas y genere variables de medición, que y un deber de las entidades del Estado. Para
permita identificar las falencias en los tiempos esto, se deben diseñar indicadores que midan
que la ley obliga. Esto se enmarca, como en to- la gestión periódicamente, no solo desde un ni-
dos los temas de transparencia, en el principio vel estratégico o interno, sino también desde el
de facilidad para el acceso, lo cual significa ge- nivel aplicable de las solicitudes recibidas por
nerar diversos canales por donde los ciudada- parte de la ciudadanía.
nos puedan acceder a realizar una PQRSD.
Las actividades de gestión que deben adelantar
las entidades para mejorar el seguimiento al ac-
ceso a la información pública están orientadas
¿Sabías que la transparencia a asegurar:
pasiva es la gestión y el nivel de
respuesta de las solicitudes de los • Que la entidad realice seguimiento a su
gestión de la transparencia y acceso a la
ciudadanos a la entidad?
información pública a través de indicado-
res que sean medidos periódicamente.
Consulta más información en.
https://bit.ly/2Evx7sF

18
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

• Que dentro de las mediciones que lleve a cabo la entidad se tenga en cuenta si la gestión ayu-
dó a resolver los problemas y necesidades de sus usuarios.

• Que la entidad cuente con una encuesta de satisfacción del ciudadano sobre transparencia y
acceso a la información en su sitio Web oficial.

• Que la entidad le asigne un número consecutivo o de radicado a cada una de las PQRS que le
son enviadas.

Divulgación política de seguridad de la información y


de protección de datos personales

Todas las entidades del Estado deben tener una Política de Protección de Datos, que salvaguarde
la información de los ciudadanos y de otras entidades con las que se interactúe, además, que esta
política debe divulgarse y comunicarse por todos los medios de forma que la sociedad conozca sus
derechos frente a la protección de datos.

Las entidades deben adelantar actividades orientadas a mejorar la gestión documental, para el
acceso a la información, las cuales deben garantizar:

• Una Política de Seguridad de la Información Construida, aprobada, implementada y publi-


cada en la sección de transparencia y acceso a la información de su sitio Web oficial.

• Una Política de Protección de Datos Personales Construida, aprobada, implementada y pu-


blicada en la sección de Transparencia y acceso a la información de su sitio Web oficial.

19
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Gestión Documental para el acceso


a la información pública

Determinar la manera como la documentación será ges-


tionada por parte de la entidad, con el fin de generar flujos
mucho más rápidos y fáciles para que los servidores públi-
cos, puedan publicar y generar organización, sistematiza-
ción, claridad y confiabilidad en la información a divulgar.

Las entidades deben adelantar actividades orientadas a


mejorar la gestión documental para el acceso a la informa-
ción pública, las cuales deben garantizar:

• Que la documentación de los procesos de la enti-


dad facilite el trabajo de los funcionarios.

• Que el conocimiento de los servidores adquirido


a través de su experiencia se identifique, analice,
clasifique, documente y difunda.

• Que la información necesaria para la operación de


la entidad se organice y sistematice.

• Que la información que maneja la entidad sea cla-


ra, confiable, de fácil consulta y que se actualice
constantemente.

• Que la gestión documental haga parte de las acti-


vidades administrativas, técnicas y de planeación
de la entidad.

20
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Instrumentos de gestión de la información

La Ley De Transparencia suministra cuatro instrumentos que deben tener las entidades, para que
el cumplimiento de la política sea correcto y adecuado:

• Índice de información reservada y clasificada de la entidad

• Esquema de publicación de la entidad

• Registro de activos de la información de la entidad

• Programa de Gestión Documental de la entidad

Índice de información reservada y clasificada.

Es la relación de información que puede ser susceptible y causar daño a derechos o intereses
públicos.

Esquema de publicación de información.

Es el instrumento de reporte que relaciona la información publicada con los respectivos enlaces a
los sitios donde se encuentra. Este documento debe ser aceptado por medio de acto administrativo.

Registro de activos de información

Se refiere al inventario de la información que posee la entidad.

21
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Programa de gestión documental

Es la herramienta, por la cual la entidad, en cabeza de sus directivos, formula una serie de estrate-
gias encaminadas al manejo y organización de la documentación que produce o recibe la entidad,
para dar cumplimiento a la normativa vigente.

Criterios diferenciales de accesibilidad


a la información pública

La entidad debe tener caracterizada su pobla- • Que la entidad caracterice a los ciudadanos
ción objetivo, de modo que puedan generar que son usuarios de sus bienes y servicios
estrategias de comunicación que atiendan las con el fin de ajustar y adaptar sus procesos
diferentes condiciones de cada ciudadano. Una de acuerdo con sus necesidades.
vez identificada la particularidad, la entidad • Que la entidad disponga sus canales de
puede, por ejemplo, determinar el idioma en comunicación, de acuerdo con las necesi-
el que se deben traducir los documentos; si se dades de los ciudadanos que son usuarios
trata de personas con alguna discapacidad, es- de sus bienes y servicios, en particular, para
tablecer el tipo de herramientas o mecanismos aquellos que son víctimas de la violencia,
que se debe usar; todas las situaciones que personas con discapacidad o personas
puedan generar alguna dificultad u obstáculo pertenecientes a comunidades indígenas
para los ciudadanos deben ser resueltas con que no hablan español.
acciones propositivas por parte de la entidad.
• Que la entidad cuente con recursos en su
página web que permitan el acceso a la in-
Las actividades de gestión que deben adelan-
formación a la población con discapacidad.
tar las entidades para mejorar los criterios dife-
renciales de accesibilidad a la información pú- • Que los espacios físicos de la entidad faci-

blica están orientadas a asegurar: liten el acceso a personas en condición de


discapacidad.

22
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Conocimientos y criterios sobre transparencia y


acceso a la información pública

Un valor fundamental para que la transparen- • Que los funcionarios tengan conocimien-
cia sea aplicada en todos los ámbitos de la en- to sobre las instancias con las que cuen-
tidad es que sus funcionarios conozcan la Ley tan los ciudadanos para recurrir en caso
De Transparencia, la implementen y la divul- de no recibir respuesta ante una solicitud
guen; por esta razón, es indispensable generar de información.
espacios de conocimiento en el que el talento • Que los funcionarios conozcan la existen-
humano de la entidad pueda aprender y tras- cia de la Secretaría de Transparencia.
ladar este aprendizaje a su día a día, teniendo
• Que los funcionarios sean conscientes de
como prioridad la atención de todas las solicitu-
que su compromiso principal es con los
des realizadas.
ciudadanos.

Las actividades de gestión que deben adelantar • Que los funcionarios sean conscientes

las entidades para mejorar los conocimientos y que la transparencia y el acceso a la infor-

criterios sobre transparencia y acceso a la infor- mación pública son fundamentales para la

mación pública están orientadas a asegurar: modernización del Estado.

• Que los funcionarios de la entidad conoz-


can la Ley de Transparencia y acceso a la
información pública.

• Que los funcionarios de la entidad com-


prendan que el acceso a la información
pública es un derecho fundamental, que
permite el ejercicio de otros derechos fun-
damentales de los ciudadanos.

23
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

J.
Determine información
pública: Reservada/
Clasificación

I.
Utilice un
lenguaje claro

F.
Publicación de
instrumentos de
gestión de
información pública

D.
B.
Ejercicios de
Actualizar
información de
participación trámites SUIT
ciudadana

A. H.
Identifique
Publicar y condiciones de
divulgar grupos de valor
documentos para llevar
información

G.
Abrir canales de
participación
E.
Actualizar hojas
ciudadana

C.
Información básica de
de vida SIGEP

su entidad disponible
en web

Figura 4. Infografía política de transparencia y acceso a la información pública.


Fuente: Función Pública, 2018

24
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

T
Activ cia

ra asiva
ns
n
Transpare

P
a

par
encia
G e re n t e :
Ministerio público

Figura 5. Relación de transparencia activa y pasiva.


Fuente: Secretaria de Transparencia, 2018.

¿Sabías que la Ley 1581 de 2012 dicta las disposiciones


generales para la protección de datos personales?

Consulta más información en https://bit.ly/2Evx7sF

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Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Para la comprensión correcta de esta política debemos tener en claro lo siguiente:

La Ley 1712 de 2014 crea la Ley de Transparen- obligado, de conformidad con el formato
cia y acceso a la información pública, la cual es de información de servidores públicos y
base estructural para esta política, que imparte contratistas.
los lineamientos mínimos de publicación con el 4.  Todas las normas generales y reglamen-
fin de dar cumplimiento a los requisitos de ley tarias, políticas, lineamientos o manuales,
según el Artículo 9º y 11º de la Ley 1712 de 2014: las metas y objetivos de las unidades ad-
ministrativas de conformidad con sus pro-
Artículo 9°. Información mínima obligatoria res- gramas operativos y los resultados de las
pecto a la estructura del sujeto obligado. Todo auditorías al ejercicio presupuestal e indi-
sujeto obligado deberá publicar la siguiente in- cadores de desempeño.
formación mínima obligatoria de manera proac-
5.  Su respectivo plan de compras anual, así
tiva en los sistemas de información del Estado o
como las contrataciones adjudicadas para
herramientas que lo sustituyan:
la correspondiente vigencia en lo relacio-
nado con funcionamiento e inversión, las
1.  La descripción de su estructura orgánica, obras públicas, los bienes adquiridos, arren-
funciones y deberes, la ubicación de sus dados y en caso de los servicios de estudios
sedes y áreas, divisiones o departamen- o investigaciones deberá señalarse el tema
tos, y sus horas de atención al público. específico, de conformidad con el Artículo
2.  Su presupuesto general, ejecución pre- 74 de la Ley 1474 de 2011. En el caso de las
supuestal histórica anual y planes de personas naturales con contratos de pres-
gasto público para cada año fiscal, de tación de servicios, deberá publicarse el ob-
conformidad con el Artículo 74 de la Ley jeto del contrato, monto de los honorarios y
1474 de 2011. direcciones de correo electrónico, de con-
formidad con el formato de información de
3.  Un directorio que incluya el cargo, di-
servidores públicos y contratistas.
recciones de correo electrónico y telé-
fono del despacho de los empleados y 6.  Los plazos de cumplimiento de los contratos;
funcionarios y las escalas salariales co- 7.  Publicar el Plan Anticorrupción y de Aten-
rrespondientes a las categorías de todos ción al Ciudadano, de conformidad con el
los servidores que trabajan en el sujeto Artículo 73 de la Ley 1474 de 2011.

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Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Artículo 11. Información mínima obligatoria res- pras, así como todos los datos de adjudi-
pecto a ser- vicios, procedimientos y funciona- cación y ejecución de contratos, incluidos
miento del sujeto obligado. Todo sujeto obli- concursos y licitaciones.
gado deberá publicar la siguiente información 8.  Todo mecanismo de presentación directa
mínima obligatoria de manera proactiva: de solicitudes, quejas y reclamos a dispo-
sición del público en relación con accio-
1.  Detalles pertinentes sobre todo servicio nes u omisiones del sujeto obligado, junto
que brinde directamente al público, in- con un informe de todas las solicitudes,
cluyendo normas, formularios y proto- denuncias y los tiempos de respuesta del
colos de atención. sujeto obligado.
2.  Toda la información correspondiente a 9.  Todo mecanismo o procedimiento por
los tramites que se pueden agotar en la medio del cual el público pueda partici-
entidad, incluyendo la normativa rela- par en la formulación de la política o el
cionada, el proceso, los costos asocia- ejercicio de las facultades de ese sujeto
dos y los distintos formatos o formula- obligado.
rios requeridos.
10.  Un registro de publicaciones que con-
3.  Una descripción de los procedimientos tenga los documentos publicados de
que se siguen para tomar decisiones en conformidad con la presente ley y auto-
las diferentes áreas. máticamente disponibles, así como un
4.  El contenido de toda decisión y/o polí- Registro de Activos de Información.
tica que haya adoptado y afecte al pú- 11.  Los sujetos obligados deberán publicar
blico, junto con sus fundamentos y toda datos abiertos, para lo cual deberán con-
interpretación autorizada de ellas. templar las excepciones establecidas en
5.  Todos los informes de gestión, evalua- el título 3 de la presente ley. Adicional-
ción y auditoría del sujeto obligado; mente, para las condiciones técnicas de
su publicación, se deberán observar los
6.  Todo mecanismo interno y externo de
requisitos que establezca el Gobierno Na-
supervisión, notificación y vigilancia
cional a través del Ministerio de las Tec-
pertinente del sujeto obligado.
nologías de la Información y las Comuni-
7.  Sus procedimientos, lineamientos, polí- caciones o quien haga sus veces
ticas en materia de adquisiciones y com-

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Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Puntos claves de la Ley 1712 de 2014.

Todas las entidades deben tener un listado actualizado, con la información


correspondiente al registro de activos de información, según los registros e
Registros de información publicada además de la ya disponible para ser solicitada.
activos de El Archivo General de la Nación dará los lineamientos para cumplir con los
información estandares planteados por las Tablas de Retención Documental, para todo el
manejo de archivos e información.

Se debe tener la información publicada previamente, buscando que esta infor-


Información mación sea de fácil acceso, por los diferentes medios que la entidad tenga.
publicada con
Adicionalmente, es importante tener como principio, la proactividad en la
anterioridad publicación de la información.

Programa de Gestión Documental en el que se proporcione la ruta y linea-


Programa de
mientos para todo el manejo de los documentos públicos, teniendo en cuenta
Gestión que es una obligación de la entidad producir, distribuir, organizar conservar y
Documental tener acceso para consulta de todos estos documentos.

Todas las entidades deben contar con una estructura clara frente al manejo de
Archivos archivos, partiendo de los lineamientos del Archivo General de la Nación.

Los sistemas de información deben ir alineados con los sistemas administrativos


Sistemas de de la entidad, de manera que todos los archivos e información no solo estén de
información manera física, sino que se pueda tener un acceso digital, rápido y efectivo.

Figura 6. Desglose Información Ley de Transparencia.


Fuente: Elaboración propia adaptado de la Ley 1712 de 2014

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Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Glosario

Archivo: es el conjunto de documentos, sea cual Documento de archivo: es el registro de infor-


fuere su fecha, forma y soporte material, acu- mación producida o recibida por una entidad
mulados en un proceso natural por una perso- pública o privada en razón de sus actividades o
na o entidad pública o privada, en el transcurso funciones (Ley 549, 2000).
de su gestión, conservados respetando aquel
orden para servir como testimonio e informa- Gestión documental: es el conjunto de acti-
ción a la persona o institución que los produce vidades administrativas y técnicas tendientes
y a los ciudadanos, como fuentes de la historia. a la planificación, procesamiento, manejo y
También se puede entender como la institución organización de la documentación produci-
que está al servicio de la gestión administrativa, da y recibida por los sujetos obligados, desde
la información, la investigación y la cultura (Ley su origen hasta su destino final, con el objeto
549, 2000). de facilitar su utilización y conservación (Ley
1712, 2014).
Archivo público: conjunto de documentos per-
tenecientes a entidades oficiales y aquellos que Información: se refiere a un conjunto organiza-
se deriven de la prestación de un servicio públi- do de datos contenido en cualquier documen-
co por entidades privadas. Archivo privado de to que los sujetos obligados generen, obten-
interés público. Aquel que, por su valor para la gan, adquieran, transformen o controle (Ley
historia, la investigación, la ciencia o la cultura 1712, 2014).
es de interés público y declarado como tal por
el legislador (Ley 549, 2000).

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Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Información pública: es toda información que Información pública reservada: es aquella in-
un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, formación “ que estando en poder o custodia
o controle en su calidad de tal (Ley 1712, 2014). de un sujeto obligado en su calidad de tal, es
exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño
Información pública clasificada: es aquella in- a intereses públicos y bajo cumplimiento de la
formación que estando en poder o custodia de totalidad de los requisitos consagrados en el
un sujeto obligado en su calidad de tal, perte- Artículo 19 (Ley 1712, 2014).
nece al ámbito propio, particular y privado o
semiprivado de una persona natural o jurídica Publicar o divulgar: significa poner a dispo-
por lo que su acceso podrá ser negado o ex- sición en una forma de acceso general a los
ceptuado, siempre que se trate de las circuns- miembros del público e incluye la impresión,
tancias legítimas y necesarias y los derechos emisión y las formas electrónicas de difusión
particulares o privados consagrados en el artí- (Ley 1712, 2014).
culo 18 de esta ley (Ley 1712, 2014).

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Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Referencias

Andrade, H. (2005) Comunicación organizacional Congreso de Colombia. (6 de marzo de


interna. Proceso, disciplina y práctica. 2014). Por medio de la cual se crea la
España: Editorial Gesbiblo. Ley de Transparencia y del Derecho
de Acceso a la Información Pública
Nacional y se dictan otras disposiciones
Función Pública (2018). Manual Operativo.
[Ley 1712 de 2014]. Recuperado de
Sistema de Gestión, Modelo Integrado
https://bit.ly/2J31aWF
de Planeación y Gestión. recuperado de:
https://bit.ly/2ComCH6
Congreso de Colombia. (17 de octubre de
2012). Por la cual se dictan disposiciones
Congreso de Colombia. (4 de julio de 2000). Por
generales para la protección de datos
medio de la cual se dicta la Ley General de
personales [Ley 1581 de 2012]. DO: 48587.
Archivos y se dictan otras disposiciones
Recuperado de: https://bit.ly/29c6jPG
[Ley 594 del 2000]. Recuperado de
https://bit.ly/2t6QL5M

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MIPG
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

SUBDIRECCIÓN DE PROYECCIÓN INSTITUCIONAL -ESAP-