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Diseño de Procesos

Diseño de Procesos Innovadores

González Zapata Angie Lorena

Gutiérrez Otavo Álvaro

Henao Gallo Leidy Johana

Jiménez Garay Edwin Andrey

Tutor

Pinzón Rodríguez Edwin Arturo

Fundación Universitaria Del Área Andina

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras

Departamento de Administración de Empresas

Noviembre 2019
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Contenido

1. Introducción. ........................................................................................................................................ 3
1. Título: Gestión del cambio Organizacional. ..................................................................................... 4
2. Objetivos. ............................................................................................................................................. 4
3. Identificación del problema. ............................................................................................................... 5
4. Análisis de la Situación. ...................................................................................................................... 6
5. Justificación de la propuesta. ............................................................................................................. 6
6. Acciones o fases a emprender para el desarrollo de la propuesta................................................... 7
⮚ 6.1 Primera Etapa: .............................................................................................................................. 7
⮚ 6.2 Segunda Etapa: .............................................................................................................................. 7
⮚ 6.3 Tercera Etapa: ............................................................................................................................... 8
⮚ 6.4 Cuarta Etapa: ................................................................................................................................ 8
⮚ 6.5 Quinta Etapa: Se ........................................................................................................................... 8
7. Insumos y costos. ................................................................................................................................. 9
8. Tiempos de ejecución. ....................................................................................................................... 13
9. Recomendaciones............................................................................................................................... 14
10. Lecciones aprendidas. ................................................................................................................... 16
11. Referencias ..................................................................................................................................... 17
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1. Introducción.

En la actualidad para ser competitivas las compañías deben estar atentas y responder a las

exigencias de los diferentes mercados, dadas por la volatilidad de los mismos, teniendo presente

su actividad económica. Siguiendo la misma línea, se deben considerar los cambios políticos,

económicos, sociales, jurídicos y tecnológicos, de ahí que las organizaciones deban establecer:

● Procesos definidos y establecidos.

● Redes de equipos de trabajos, que integren todos los miembros de la organización.

● Servicios de calidad según la empresa.

● Flexibilidad en el cumplimiento de requerimientos.

● Entregas oportunas.

● Excelente reputación por parte de los Stakeholders.

Comprendiendo así, el “diseño de procesos es el acto de transformar la visión, los objetivos y

los recursos disponibles en un medio discernible y medible para lograr la visión de la organización.

(Heflo, 2019). El presente documento tiene como objetivo servir de puente entre el mejoramiento

de los procesos y el cumplimiento de la visión de la compañía Comdata Group – Digitex Servicios

BP&O S.A., al alcanzar la madurez de adaptación en la realidad de los procesos, donde siempre

podamos cumplir el precepto de la visión: “el cliente es el rey, el cliente lo es todo” (Comdatagroup,

2019). La presente investigación, tomando como punto de partida lo analizado en los diferentes

ejes de esta materia, que nos aportan para gestionar dicho cambio que contribuya con lo

mencionado en este intro.

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1. Título: Gestión del cambio Organizacional.

Figura: 1

Fuente: https://www.youtube.com/watch?v=wULVKYTNmUc

2. Objetivos.

● Diseñar de un modelo para la aplicación de un diseño de procesos que contribuya con la

gestión del cambio en Digitex Servicios BP&O S.A. en el área del capital humano.

● Identificar factores de riesgo para el cambio y encontrar sugerencias de mejora con el

capital humano impactado.

● Determinar el compromiso del personal para apoyar las actividades inherentes a la

transformación organizacional del capital humano.

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3. Identificación del problema.

De acuerdo a la información recolectada en la identificación de problemas empresariales en el

diseño de procesos y la encuesta aplicada anteriormente, identificados en general que el proceso

que más requiere una mejora es la Gestión del capital humano, ya que es de vital importancia para

el manejo de la mayoría de los procesos en la compañía Digitex Servicios BP&O S.A. y demás

entrevistadas en el proceso de exploración y como lo pueden ver a continuación:

Indique cuales son los procesos que de acuerdo a su opinión requieren un

diseño o mejora.

Total Encuestas 30
Total Empresas que Responden 15

Afirmación Volumen % Participación

Proceso administrativo. 2 9,1%
Gestión de mercadeo. 3 13,6%
Gestión de ventas. 1 4,5%
Gestión de producción. 0,0%
Gestión de compras. 1 4,5%
Gestión de inventarios. 1 4,5%
Gestión de la innovación. 2 9,1%
Gestión contable y financiera. 2 9,1%
Gestión del capital humano. 10 45,5%
Otro 0,0%
Total 22 100 %

Indique cuales son los procesos que de acuerdo a su opinión requieren

un diseño o mejora.
9% Proceso administrativo.
14% Gestión de mercadeo.
45%
4% Gestión de ventas.
0% Gestión de producción.

9% 5% Gestión de compras.
5%
9% Gestión de inventarios.
Gestión de la innovación.

Figura: 2
Fuente: Elaboración propia.
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4. Análisis de la Situación.

Dentro de su proceso de crecimiento que toda compañía vive en la actualidad, la compañía

Digitex Servicios BP&O S.A., participa en constantes licitaciones con empresas privadas

dedicadas sector de tercerización o BP&O, licitaciones cuyos pliegos son cada vez más exigentes,

a nivel de modernización y valor agregado para los empleados en misión, motivo por el cual la

Dirección de Operaciones y los clientes en la negociación, se decidió dar atención especial al área

de RRHH, con el fin de mejorar los procesos de reclutamiento y selección con el fin de realizar

cambios de todo tipo que le permitan a la compañía estar a la altura de los requerimientos de la

operación, en materia de entregas de capital humano efectivo y las demandas del mercado.

Al informar las directivas de la compañía de los resultaos de nuestra investigación exploratoria,

dicha información contribuyo para que estén completamente sensibilizadas y consientes de la

importancia que tiene la gestión del cambio en las organizaciones; por lo que se tendrán en cuenta

las sugerencias dadas en el presente documento, identificadas gracias a la información

anteriormente presentada.

5. Justificación de la propuesta.

El recurso humano es uno de los intangibles que mayores diferencias puede marcar en las

organizaciones, ya que de éste provienen los conocimientos, las habilidades y las destrezas que

combinadas con los demás recursos tangibles e intangibles generan ventajas competitivas

sostenibles (Domínguez, 2008).

Teniendo en cuenta el valor del cliente interno o colaboradores para la organización, puesto

que se genera una mayor productividad y un mejor clima laboral, cuando se maneja una buena
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gestión del capital humano, siendo el área de recursos humanos un proceso o herramienta que

contribuye a la buena productividad de la empresa u organización.

Una buena gestión del capital humano, hace referencia a todas las actividades o funciones

relacionadas con el bienestar del colaborador, reclutamiento y selección del personal, contratación,

sistemas de compensación, capacitación y motivación en general.

Con el objetivo de mejorar el proceso de Gestión del capital humano, el cual es el proceso que

necesita mejora según la investigación realizada, se proponen acciones para cumplir con el objetivo

planteado, teniendo como línea de trabajo, la capacitación, motivación y sistemas de

compensación.

6. Acciones o fases a emprender para el desarrollo de la propuesta.

✔ Gestión del proceso de reclutamiento, selección y contratación de personal.

Se plantea seguir un proceso de 5 etapas el cual se llevará a cabo por el personal del área de

recursos humanos estipulado así:

⮚ 6.1 Primera Etapa: se realizará un análisis del puesto de trabajo, debidamente realizado

por los especialistas en el área de recursos humano, obteniendo para ello un manual de

funciones y profesiograma (definido por el especialista en Seguridad y Salud en el trabajo,

según el manual de funciones a realizar) para el cargo a contratar.

⮚ 6.2 Segunda Etapa: publicación de la oferta de empleo, la cual se realizará en primera

fase mediante un análisis de los perfiles y estudios de los colaboradores antiguos, para

verificar si hay alguno de ellos que aplique para el cargo a contratar, realizando un debido

ascenso o cambio de puesto de trabajo llegando el caso que las aptitudes y actitudes

cumplan con el perfil, lo cual traerá una disminución en el tiempo de capacitación. En

caso de no ejecutarse el primer filtro interno, se buscará realizar una contratación externa,
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la cual se realizará la publicación de la oferta de empleo como primera fase en los

colaboradores por la plataformas de Agencia Pública de Empleo y Computrabajo,

mediante un anuncio con las especificaciones claras de las funciones del cargo, salario,

experiencia, rango de edad a contratar y cualquier otra especificación necesaria del cargo,

para así evitar malos entendidos o distorsión en la información, logrando así que las

personas que apliquen al cargo, sean quienes en realidad cumplen con los requisitos.

⮚ 6.3 Tercera Etapa: Se analizan los perfiles o hojas de vida de las personas que aplicaron

para el puesto ofertado, teniendo en cuenta el perfil del cargo y el manual de funciones,

así como los estudios, experiencia, rango de edad estipulada para el cargo. Se hará

entrevista tanto si se escoge un colaborador interno o si es externo, dedicándose el tiempo

necesario a la misma.

⮚ 6.4 Cuarta Etapa: Después de realizar la debida contratación y firma de contrato de

trabajo, se realizará la inducción al cargo, contemplada en una jornada de 4 días de

capacitación en las funciones a realizar, inducción del puesto de trabajo, entrega de

Manual de funciones, Inducción por parte del área de Seguridad y Salud en el trabajo

estipulando la política de seguridad y salud en el trabajo, el Reglamento de Higiene y

seguridad Industrial, Política de Consumo, Peligros expuestos, entre otros.

⮚ 6.5 Quinta Etapa: Se hará seguimiento en el cumplimiento de las funciones estipuladas,

mediante evaluaciones mensuales para las cuales tendrá un cumplimiento de 80% para

tomarse como satisfactoria, indicadores de productividad. En caso de no cumplir con el

estándar de medición de estas, se hará una reinducción aplicando nuevamente la etapa

número 4.
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7. Insumos y costos.

Tabla 1. Determinación de costo por actividad.

Área Costo mensual área

Costo Valor Criterio de
Indirecto Asignación RRHH de
RRHH
Internet 90.000 Número de 17 90.000
líneas asignadas
Seguro 50.000 Metros 0,16 50.000
cuadrados
Alimentación 7.000 Número de 02 420.000
trabajadores
Medicinas 20.000 Número de 02 20.000
trabajadores
Ropa de 70.000 Número de 02 140.000 (cada 3
Trabajo trabajadores meses)
Útiles de 150.000 % utilizado 40 150.000
Oficina
Suministros de 100.000 % utilizado 10 100.000
limpieza
Depreciación 3.500.000 Horas de uso 08 3.500.000
Equipos (anual)

Total 3.990.000 4.470.000

Fuente: elaboración propia

A los CIF asignados anteriormente, se le agregan los costos directos correspondientes

a los sueldos y beneficios sociales del personal que labora en dicha dependencia.

Tabla 2. Determinación de los Costos Directos del Departamento de RRHH.

Personal Sueldo Auxilio de Cesantías Salud Pensión Vacaciones Costo

transporte Nómina
Médico 2.500.000 88.211 208.250 212.500 300.000 104.250 3.200.711
Especialista
1.800.000 88.211 149.940 153.000 216.000 75.060 2.482.211
en salud
ocupacional
Responsable 1.500.000 88.211 124.950 127.500 180.000 62.550 2.083.211
RRHH
Secretaria 1.200.000 88.211 99.960 102.000 144.000 50.040 1.684.211

Totales 7.000.000 352.844 583.100 595.000 840.000 291.900 3.256,03

Fuente: elaboración propia.

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De los costos asignados al área de recursos humanos asignamos a los diferentes procesos en base
a las horas empleadas.

Tabla 3. Asignación de los costos al proceso del área de RRHH.

Procesos Costos Médico Especialista Responsable Cliente

indirectos Salud RRHH interno
Ocupacional
Reclutamiento de 30.000 0 38.000 25.000 30.000
personal
Selección de personal 20.000 0 40.000 20.000 40.000
Inducción de personal 30.000 40.000 20.000 30.000 35.000
Total 80.000 40.000 98.000 75.000 105.000

Fuente: elaboración propia.

Tabla 4. Costos por proceso.

Procesos Costos Médico Especialista Responsable Cliente Total proceso

indirectos Salud RRHH interno
Ocupacional
Reclutamiento 300.000 - 230.000 207.780 118.626 556.406
de personal
Selección de 499.000 - 274.667 311.670 197.710 784.047
personal
Inducción de 810.700 696.150 685.066 311.670 316,333 2.819,91
personal
Total 1.609.700 696.150 1.189.733 831.120 632.669 4.959.372

Fuente: elaboración propia

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Tabla 5. Asignación de costo al proceso de reclutamiento.

N Actividad Tiempo empleado % Valor asignado

1 Identificación de la vacante 5% 5.000
2 Emisión de la requisición de personal 8% 5.000
3 Recepción de la requisición de personal 10% 13.000
4 Verificación de la partida presupuestaria 20% 40.000
5 Revisión perfil de puestos 10% 17.000
6 Diseño y publicación de convocatoria 15% 50.000
7 Recepción de candidaturas 24% 50.000
8 Alimentación de la base de datos postulantes 8% 38.000
Total 100% 218.000

Fuente: elaboración propia

Tabla 6. Asignación de costo al proceso de selección.

Tiempo Valor
N Actividad empleado % asignado
1 Preselección de candidatos 30% 11.000
2 Pruebas de selección 20% 100.000
3 Entrevista 20% 60.000
4 Informe psico profesional 10% 150,680
5 Notificación de resultados finales 10% 119,000
6 Validación de documentación y 10% 129,000
contratación.
Total 100% 569.680

Fuente: elaboración propia

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Tabla 7. Asignación de costo al proceso de inducción.

Tiempo Valor asignado

N. Actividad empleado %
1 Bienvenida 5% 70.000
2 Presentación de filosofía corporativa 10% 80.000
3 Socialización de normas, obligaciones, 60.000
25%
responsabilidades
4 Presentación de la interfaz 5% 50.000
5 Entrega de funciones, equipo y mobiliario 12% 2.000.000
6 Entrega y manejo de equipo de protección 12% 800.000
7 Capacitación de prevención de accidentes laborales 25% 300.000
8 Evaluación del proceso de inducción 6% 100.000
Total 100% 3.460.000

Fuente: elaboración propia

El método de costeo permite a las organizaciones calcular el costo de las actividades

que constituyen un proceso; con este fin se llevan a cabo los siguientes pasos; determinar

las áreas de responsabilidad y centro de costo, identificar los costos indirectos, distribuir los

costos indirectos en los centros de costo, posterior identificar las actividades en base al

proceso diseñado y propuesto, elegir los generadores de costos, repartir los costos entre las

actividades, calcular el costo de los generadores de costos para asignar los costos a las

actividades del departamento de RRHH; una vez que se cumple con estos pasos se determinó

el costo de cada actividad del proceso.

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8. Tiempos de ejecución.

Tabla 8. Descripción de actividades del proceso de reclutamiento y selección de personal.

Actividad Descripción Tiempo Responsable

Proceso de requisición de personal
1 Identificación de la vacante 10 min. Cliente Interno
2 Emisión de la requisición del personal 30 min Cliente Interno
3 Recepción de la requisición del personal 10 min. Talento humano
4 Verificación de la partida presupuestaria 180 min. Financiero
5 Revisión del perfil de puestos 60 min. Talento humano

Proceso de reclutamiento de personal

7 Diseño y publicación de la convocatoria 240 min. Talento humano
8 Recepción de candidaturas 1440 min. Talento humano
9 Alimentación de la base de datos postulantes 240 min. Talento humano
Proceso de selección de personal
10 Preselección de candidatos 480 min. Talento humano
12 Pruebas de selección. 240 min. Talento humano
15 Entrevista 240 min. Talento humano
16 Informe psico profesional 120 min. Talento humano
18 Notificación de los resultados finales. 120 min. Talento humano
19 Validación de documentos y contratación. 120 min. Jurídico
Proceso de inducción de personal
20 Bienvenida 10 min. Talento humano
22 Presentación de la filosofía corporativa 15 min. Talento humano
24 Socialización de normas, obligaciones y 180 min. Talento humano
responsabilidades
25 Presentación de la interfaz 60 min. Cliente Interno.
26 Entrega de funciones, equipo y mobiliario 120 min. Cliente Interno.
28 Entrega y manejo de equipo de protección 60 min. Seguridad y salud
ocupacional
29 Capacitación de prevención de accidentes 180 min. Seguridad y salud
laborales ocupacional
30 Evaluación de inducción. 60 min. Responsable de
talento humano

Fuente: elaboración propia

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Como se puede apreciar, cada una de las actividades que se ejecutan es controlada en

el tiempo. Dejándose explícito, que cada actividad es inherente a un determinado proceso de

la organización. La Figura, expone o detalla el flujo del proceso de reclutamiento y selección

del personal de la empresa objeto de estudio.

9. Recomendaciones.

 Se sugiere al departamento de recursos humanos determinar con excelencia y eficiencia lo

que se requiere al momento de solicitar personal para las vacantes requeridas según la

operación, y de esta manera determinar la implementación de la propuesta a través de

medios efectivos como; las redes sociales, temporales entre otros, y así tener claro el

reclutamiento, debido a que la compañía estaría buscando a los mejores candidatos para los

vacantes a cubrir.

 Una vez optado los perfiles a contratar se recomienda al área de selección hacer una primera

preselección de candidatos a través de una serie de pruebas que son fijadas por la compañía

directamente y así optar al candidato o a los candidatos que más encajen en cada uno de las

vacantes a cubrir. Se sugiere que el área de selección y encargados vigilen el proceso desde

la primera prueba hasta la última fase de esta, siendo consientes al hecho de elegir al

candidato o candidatos que mejor responda a las necesidades del puesto.

 Se sugiere al departamento de recursos humanos efectué una reforma clara y concisa al

evaluar la experiencia y conocimiento de cada individuo cuyo proceso es evaluado desde

el momento que se ha seleccionado, esta evaluación se pueda reformar desde entrevistas

con psicólogos y jefes de cargos en áreas.

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 Se sugiere que la compañía busque nuevos clientes para la ciudad de Ibagué y refuerce la

relación que posee con los actuales para que pueda seguir siendo una compañía exitosa.

 Se sugiere a la compañía realice investigaciones sobre las propiedades y usos que tienen

los productos/ o servicios que ofrece para que cuente con todo el conocimiento acerca de

ellos y obtenga una ventaja competitiva sólida.

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10. Lecciones aprendidas.

 El hecho de conocer a fondo más sobre la empresa y el darnos cuenta la necesidad tan

importante al darle solución a los errores resaltantes internamente, pero a la vez de

fortalecer la ventaja que como empresa se tienen.

 Una de las lecciones mayormente aprendidas fue el hecho de conocer los riegos a los que

la empresa se pudo haber veo expuesto, es por eso que se ha recomendado la mejora en sus

productos y servicios para no permitir errores a futuro.

 El conocer más sobre las preferencias de los consumidores para que de esta manera se pueda

efectuar valores agregados que conciernan y llamen la atención a compradores fieles como

a nuevos consumidores.

 Fomentar la participación de cada uno de los integrantes para que aporte su visión de las

lecciones aprendidas y sus ideas frente a los temas de excelencia y mejora interna y

externamente en la empresa.
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11. Referencias

Comdatagroup. (20 de Noviembre de 2019). https://www.comdatagroup.com. Obtenido de

https://www.comdatagroup.com: https://www.comdatagroup.com/es/sobre-
nosostros/qui%C3%A9nes-somos

Heflo. (2019). https://www.heflo.com. Obtenido de https://www.heflo.com:

https://www.heflo.com/es/definiciones/diseno-de-procesos/

Domínguez Santiago (2008) “Factores determinantes en la gestión de recursos humanos”

[Documento de Internet tomado y disponible en
http://rcientificas.uninorte.edu.co/index.php/pensamiento/article/view/3503/4923].

Domínguez, C. Diseño de Procesos. Curso Virtual. Eje 4 Propongamos. Fundación Universitaria

del Área Andina. 2019