PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Código: CSSTA-PG-02

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 04

GESTIÓN DE RIESGOS Y MEJORA CONTINUA Fecha: 08-03-2019

Contenido

1. OBJETIVO................................................................................................................................. 2
2. ALCANCE ................................................................................................................................. 2
3. DEFINICIONES ........................................................................................................................ 2
4. ROLES Y RESPONSABILIDADES ...................................................................................... 3
5. CONDICIONES GENERALES ............................................................................................... 3
5.1. Codificación de documentos ...................................................................................... 6
5.2. Identificación y descripción ........................................................................................ 8
5.3. Control de cambios........................................................................................................ 8
5.4. Contenido de los documentos.................................................................................... 9
5.5. Emisión, modificación y retiro un documento ..................................................... 10
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .................................................................................... 11
7. ANEXOS .................................................................................................................................. 15
8. CONTROL DE CAMBIOS .................................................................................................... 15

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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la elaboración, revisión, aprobación, identificación,
distribución, actualización y control de los documentos; administración y disposición
de los registros del sistema integrado de gestión de TERMOTECNICA
COINDUSTRIAL.

2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos de los sistemas de gestión y los documentos de
origen externo necesarios para el desarrollo de los procesos; considerando su
almacenamiento, protección, recuperación y disposición.

3. DEFINICIONES

• Caracterización de proceso: Documento en el cual se identifica las

características e interacciones de los procesos de la organización.
• Copia controlada: Reproducción autorizada de un documento que hace
parte del sistema integrado de gestión.
• CSSTA: Calidad, seguridad, salud en el trabajo y ambiente.
• Documento externo: Toda información de alguna de las partes interesadas,
contenida en cualquier medio o soporte.
• Instructivo: Forma especificada para llevar a cabo una tarea.
• Información documentada: Datos que una organización tiene que controlar
y mantener, y el medio que la contiene.
• Formato: Documento en el cual se registran datos.
• Listado maestro de documentos: Documento que contiene el total de
documentos que hacen parte del sistema integrado de gestión, indicando su
disponibilidad, uso y actualización, con el fin de administrar las versiones
vigentes.
• Manual del sistema integrado de gestión: Documento que establece los
requisitos para el sistema integrado de gestión de la Organización.
• Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las
entradas para proporcionar un resultado previsto.
• Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o
proceso.
• Proyecto: Proceso único, consistente en un conjunto de actividades
coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a
cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, incluyendo
las limitaciones de tiempo, costo y recursos.
• Repositorio documental: sitio centralizado donde se almacena y mantiene
información digital y/o documentos que hacen parte del SIG.
• Trazabilidad: Capacidad para seguir el histórico, la aplicación o localización
de cualquier cosa que puede percibirse o concebirse.

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4. ROLES Y RESPONSABILIDADES
Dueño del proceso:
• Persona solicitante de la creación o cambio el documento en coordinación
con alguno de los integrantes del sistema integrado de gestión.
• Encargado de distribuir y socializar el documento a las personas
involucradas, una vez sea aprobado.
• Garantizar el cumplimiento del presente procedimiento dentro de las
actividades del proceso a cargo.
Revisor:
• Integrante del sistema integrado de gestión encargado de revisar el
documento final.
Aprobador:
• Gerente del área a la cual pertenece el documento; o empleador o
representante legal cuando se requiera.
• Director de proyecto (Únicamente para documentos específicos del
proyecto).
Director general del SIG:
• Administrador del presente procedimiento, con la responsabilidad de divulgar
y garantizar el cumplimiento de este.

5. CONDICIONES GENERALES

• Los documentos entran en vigencia una vez son aprobados por la persona
con el rol de aprobador.

• Los documentos controlados son relacionados en el CSSTA-PG-02-F-01

Listado maestro de documentos.

• Las copias impresas de los documentos que hacen parte del SIG, se
consideran copias no controladas.

• Los dueños de los procesos donde se utilizan formatos impresos deben

asegurar la eliminación de todas las copias del formato desactualizado
cuando se actualicen o se den de baja.

• El responsable de realizar el documento no podrá ser el mismo responsable

de aprobar el mismo.

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• Los documentos externos que las áreas consideren necesarios para su

planificación y operación deben ser controlados por los responsables de los
procesos que hagan uso de estos, por lo tanto, es su responsabilidad el
control de las versiones y su correcta utilización, llevando registro en el
CSSTA-PG-02-F-02 Listado de documentos externos.

• Los documentos que hacen parte del SIG con versiones vigentes se
encuentran disponibles para consulta en el repositorio documental de
TERMOTÉCNICA COINDUSTRIAL; la vigencia de los documentos que se
encuentran distribuidos en sitios de operación son controlados mediante
inspecciones periódicas.

• Con el fin de proteger la información documentada que hace parte del SIG
se mantienen controles de antivirus, en el repositorio documental, se
administran permisos de usuarios mediante los perfiles asignados de
acuerdo con su rol y responsabilidad, se cuenta con respaldos diarios de
back up con la información documentada que se encuentra en el repositorio
documental, con el fin de protegerlos contra la pérdida de confidencialidad,
uso inadecuado o pérdida de integridad.

• El dueño de proceso debe garantizar la protección de los registros ante

factores que alteren sus condiciones físicas como polvo, humedad, exceso
de luz, entre otros.

• Los registros deben llevarse completos a medida que avanzan los trabajos,
se deben diligenciar de manera legible de acuerdo a los procedimientos,
instructivos, manuales o planes correspondientes.

• Los registros pueden ser copias físicas, magnéticas o fotográficas y deben

estar acordes con los estándares aplicables y los requerimientos de las
partes interesadas.

• Los registros deben estar disponibles para ser consultados por el cliente o su
representante durante el periodo acordado, en caso de que el contrato lo
exija.

• Los documentos del SIG que se encuentran en medio digital son publicados
en formato PDF, con el fin de evitar la pérdida de integridad, confidencialidad
o uso inadecuado, los documentos originales impresos y firmados se
encuentran en la dirección general del SIG y en el archivo de cada uno de
los proyectos, con el fin de que sean consultados cuando se requiera.

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• Con el fin de controlar la información documentada que hace parte del SIG
se cuenta con el CSSTA-PG-02-F-01 Listado maestro de documentos, donde
se identifica la distribución, acceso, recuperación, uso, almacenamiento,
preservación (incluyendo la preservación de la legibilidad) conservación y
disposición, de cada uno de los documentos identificados allí.

• Los documentos obsoletos que se controlan por el SIG tienen únicamente la

copia de la versión inmediatamente anterior, en casos especiales se
conservan documentos de revisiones anteriores con el fin de atender futuras
reclamaciones de algunas de las partes interesadas, los cuales se controlan
en CSSTA-PG-02-F-03 Listado de documentos obsoletos, las nuevas
versiones de los documentos se suben en el repositorio documental para
ponerlo a disposición del personal que lo requiera.

• La versión de todo nuevo documento comenzará con el número uno (01). A

medida que se realicen modificaciones, este número incrementa
ascendentemente, de forma consecutiva, actualizando la fecha de vigencia,
siendo esta el día en el cual el documento es aprobado. Es importante tener
en cuenta que las correcciones ortográficas o ajustes de forma en los
documentos o formatos no requieren un cambio de versión.

• Los documentos se pueden modificar en los proyectos justificando los

cambios (ante la dirección del SIG) y asegurándose que se mantiene el
cumplimiento de la NTC ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018.
En este caso el código del centro de operación del proyecto debe hacer parte
de la identificación del documento.

• Cada proceso debe administrar sus registros internos y externos, teniendo

en cuenta su almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención
y disposición, teniendo en cuenta los requisitos legales en los casos en los
que aplique.

• Cada vez que se requiera hacer referencia a la organización se debe hacer

únicamente de las dos siguientes formas:

➢ TERMOTÉCNICA COINDUSTRIAL (Negrita, mayúscula sostenida,

arial 12)
➢ Organización (minúscula sostenida, arial 12)

• Cuando se requiera hacer referencia a actividades de gestión de operaciones

se debe hacer únicamente de las siguientes formas:

➢ Proyecto (minúscula sostenida, arial 12)

➢ Contrato (minúscula sostenida, arial 12)

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• Los únicos documentos que cuentan con un diagrama de flujo para describir sus
actividades son las caracterizaciones de proceso. De igual manera los únicos
documentos que cuentan con una cajetilla para descripción de actividades son
los procedimientos generales. Las excepciones a estas condiciones deberán ser
autorizadas por la dirección del SIG.

5.1. Codificación de documentos

La codificación de los documentos se debe realizar teniendo en cuenta la

estructura del mapa de procesos y las siglas asignadas a cada uno de los
procesos de la organización, considerando la siguiente estructura:

CSSTA-PG-02
Consecutivo (Número de 2 dígitos, asignado de acuerdo
al listado maestro de documentos)

Tipo de documento (Ver Tabla 2. Siglas tipo de documentos)

Sigla del proceso al cual pertenece el documento (Ver Tabla 1.

Siglas procesos)

Para el caso de los formatos, se debe considerar la siguiente estructura:

CSSTA-PG-02-F-01

Consecutivo del formato (Número de 2 dígitos,

asignado de acuerdo con el listado maestro de documentos)

Consecutivo de procedimiento asociado (Número de 2

dígitos, asignado de acuerdo con el listado maestro de
documentos)

Procedimiento asociado (Ver Tabla 2. Siglas tipo de documentos y

disciplinas)

Sigla del proceso al cual pertenece el documento (Ver Tabla 1.

Siglas procesos)

Para el caso de documentos específicos en los proyectos, se debe considerar

la siguiente estructura:

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232-CIV-PO-01
Consecutivo (Número de 2 dígitos, asignado de acuerdo al
listado maestro de documentos)

Tipo de documento (Ver Tabla 2. Siglas tipo de documentos y

disciplinas)
Para Procedimientos Operativos (PO**) sigla de la disciplina (Ver
Tabla 2. Siglas tipo de documentos y disciplinas)

Centro de operación del proyecto (Número de 3 dígitos)

A continuación, se presenta las siglas correspondientes a cada uno de los

procesos de TERMOTÉCNICA COINDUSTRIAL:

MACROPROCESO PROCESO SIGLA

Planeación estratégica N. A PLE
Sistema de gestión de la calidad, seguridad,
CSSTA
salud en el trabajo y ambiente
Gestión de riesgos y Sistema de administración de riesgo
SAR
mejora continua operativo
Sistema de autocontrol de riesgos de lavado
LAF
de activos y financiación del terrorismo
Gestión de oportunidades de negocio GON
Gestión comercial
Gestión de licitaciones GLI
Planeación y control de proyectos PLP
Gestión de compras de la operación GCO
Gestión de Diseño de infraestructura DDI
operaciones
Mantenimiento de sistemas de transporte de
MST
hidrocarburos
Construcción de proyectos de infraestructura CPI
Gestión de interesados Gestión de PQRS GDP
Gestión del talento
Selección y contratación de personal SCP
humano
Gestión de TIC Soporte de TIC TIC
Gestión de logística GLE
Gestión de Activos Mantenimiento de equipos y herramientas MEH
Administración de activos ADA

Nota: los documentos generados con la sigla CSSTA, empiezan su vigencia a partir de la fecha
de aprobación de este documento.

A continuación, se presentan las siglas correspondientes a cada uno de los tipos

de documentos definidos en TERMOTÉCNICA COINDUSTRIAL.

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TIPO DE DOCUMENTOS SIGLA SIGLAS DISCIPLINAS PO** SIGLA

Manual MN Civil CIV
Política PT Eléctrica ELE
Plan PL Instrumentación INS
Procedimiento general PG Mecánica MEC
Procedimiento operativo** PO Tubería TUB
Protocolo PR
Programa PA
Instructivo IN
Formato F
Tabla 2. Siglas tipo documento y disciplinas TERMOTÉCNICA
COINDUSTRIAL

5.2. Identificación y descripción

La creación o modificación de un documento se realiza teniendo en cuenta los

siguientes criterios:
• Tipo de letra: Arial 12.
• Interlineado: 1.0

Adicionalmente todos los documentos que hacen parte del SIG deben contar el
siguiente encabezado:
1 2 5
NOMBRE DOCUMENTO Código: xx-xx-01
3 PROCESO Versión: 6
MACRO PROCESO Fecha:
4 7
1: Logo de TERMOTÉCNICA COINDUSTRIAL.
2: Nombre del documento, debe ir en mayúscula, negrita, con tipo de letra calibri
11.
3: Nombre del proceso al que hace parte del documento, con tipo de letra calibri
11. Los procesos CSSTA, quedarán identificado con el nombre sistema integrado
de gestión.
4: Nombre del macro-proceso al que hace parte el documento, con tipo de letra
calibri 11.
5: Código del documento, con tipo de letra calibri 11.
6: Versión en la cual se encuentra el documento, esta debe ser de dos dígitos sin
ningún signo de puntuación, con tipo de letra calibri 11.
7: Día en el que el documento es aprobado, considerando que formato de la fecha
debe ser: DD-MM-AA (Todos en número), con tipo de letra calibri 11.
5.3. Control de cambios

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Todos los documentos del SIG deben incluir el siguiente esquema con el fin de
asegurar que se identifican los cambios en cada una de las versiones.

Versión Fecha de actualización Descripción del cambio Responsable

1 2 3 4

Tabla 3. Control de cambios de los documentos del SIG.

Para el diligenciamiento del cuadro de control de cambios se debe tener en cuenta:

1: Indicar la secuencia de los cambios realizados en el documento (Número de
dos dígitos, ejemplo: 01), con tipo de letra arial 12.
2: Indicar la fecha en la cual se aprueba el documento (DD-MM-AAAA), con tipo
de letra arial 12.
3: Describir de manera breve los cambios realizados en el documento, con tipo
de letra arial 12.
4: Escribir nombre y cargo de la persona que realiza el cambio, con tipo de letra
arial 12.
Nota: Se deben registrar máximo los tres últimos cambios de versión.

Para llevar la trazabilidad de la revisión y aprobación de los documentos del SIG,

se debe adicionar la siguiente estructura al finalizar el documento, para el caso de
los documentos originales debe contar con todas las firmas necesarias. Teniendo
en cuenta que las copias no controladas de los documentos no requieren contar con
las firmas respectivas.

Elaboró Revisó Aprobó

(Firma) (Firma) (Firma)
Nombre Nombre Nombre
Cargo Cargo Cargo
Tabla 4. Revisión y aprobación de documentos.

5.4. Contenido de los documentos

Dependiendo del tipo de documento, a continuación, se indica el contenido y tipo de
formato que debe tener cada uno de ellos:

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Tabla 5. Contenido y formato de los documentos del SIG.

*El plan, protocolo y programa se elaboran en Excel sólo cuando sea necesario.

5.5. Emisión, modificación y retiro un documento

El responsable de la emisión, modificación y retiro de un documento es el dueño de
proceso. Para los casos en los que se requiere que el documento sea eliminado se
debe comunicar por medio de correo electrónico al equipo SIG justificando el motivo
de su eliminación, para su posterior tratamiento como documento obsoleto, teniendo
en cuenta que es responsabilidad del dueño del proceso eliminar todas las copias
del documento en mención.

5.6. Distribución y difusión de documentos

Es responsabilidad del dueño del proceso realizar la distribución de las copias no
controladas del documento en caso de que lo determine necesario, así mismo es
responsable de realizar la divulgación de los documentos cada vez que se
actualicen, dejando evidencia por medio del CSSTA-PG-02-F-04 Listado de
asistencia.

5.7. Pie de página

Todos los documentos que hacen parte del SIG deben contar con un pie de página
al inferior de cada hoja, teniendo en cuenta lo siguiente:

La numeración de las páginas se debe hacer de acuerdo con la siguiente

configuración:

Opción > Insertar > Número de página > Final de página > Opción número en negrita
3 Con justificación a la derecha.

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5.8. Definición de roles y responsabilidades

Se deben incluir los cargos que participan en las actividades descritas en el
documento y definir las funciones/responsabilidades respectivas básicas necesarias
para cumplir con el objetivo de este.

Cómo mínimo deben identificarse las funciones del dueño del proceso y del cargo
que debe hacer cumplir los controles establecidos en el documento.

5.9. Especificación de anexos

• Anexos: Documentos internos o externos utilizados como medio de consulta

para la generación del documento o para la aplicación de este en los
procesos.

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE

Identificar la necesidad de
creación, modificación o retiro
de un documento del SIG.
Cualquier colaborador de la
organización puede manifestar Dueño del
al dueño del proceso, los proceso
Identificar requerimientos de elaboración, Correo
1 modificación o retiro de electrónico Revisor
necesidad
documentos.
Director del SIG
Nota: Es responsabilidad del director
del SIG determinar el impacto del
cambio o creación del documento
(Ver procedimiento gestión del
cambio).
El dueño del proceso y/o la
persona que el delegue es el
encargado de documentar la
información necesaria de
acuerdo con las directrices Dueño del
Elaborar o
establecidas en el presente Documento proceso y/o
2 modificar
procedimiento. en creación persona
documento
delegada
Para el caso de los formatos se
deben diligenciar teniendo en
cuenta que sea legible,
identificable y que proporcione

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evidencia de la actividad
desarrollada; todos los
colaboradores pueden
diligenciar formatos, de
acuerdo con su nivel de
responsabilidad y con el
objetivo para el que sean
establecidos los formatos.

Nota 1: El Director del SIG está en la

facultad de autorizar la modificación
de los documentos, cuando considere
que estos no son adecuados o no
están cumpliendo con los requisitos
de la NTC ISO 9001:2015 ISO
14001:2015, ISO 45001:2018,
legales y demás requisitos de las
partes interesadas.

Nota 2: para todos los casos se debe

diligenciar los formatos únicamente
en esfero, preferiblemente de tinta
negra, bajo ninguna excepción se
debe diligenciar formatos en lápiz.

Director del SIG

Revisar si el documento Nota:
cumple con las condiciones 1. De acuerdo el tipo de
técnicas, de contenido y es cambio cuando el
documento requiera ser
acorde con las directrices revisado por un experto,
Documento
establecidas por el SIG. el director del SIG
Revisar en creación delega la revisión.
3
documento Nota: Si el documento no es
2. En el caso de los
documentos que son
aceptado durante la etapa de mandatorios de las
revisión, el responsable de la revisión normas, se omite el
lo regresa al dueño del proceso proceso de revisión por
solicitante para que realice los ajustes experto debido a que
necesarios. son elaborados por el
director del SIG.
Verificar que el documento
cumple con las condiciones
necesarias para entrar en
vigencia de acuerdo con la
Aprobar necesidad detectada y los Documento
4 lineamientos establecidos en el Aprobador
documento creado
presente documento.

Nota: Los responsables de aprobar

los documentos específicos del
proyecto son los directores de

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proyecto, con previa revisión de

estos, quien es responsable también
de garantizar su divulgación e
implementación.

Ingresar el documento al
CSSTA-PG-02-F-01 Listado
maestro de documentos,
diligenciando todos los campos
para su identificación.

Subir el documento actualizado

al repositorio documental de la
organización.

El dueño del proceso debe

asegurarse que el documento
esté disponible donde y cuando Documento
se necesite, teniendo en creado
cuenta el apoyo de los
integrantes del SIG. Director del SIG
5 Actualizar y
Ingresar los tipos de Dueños de
divulgar CSSTA-PG-
documentos y registros que se proceso
02-F-01
generan en los diferentes Listado
procesos en el CSSTA-PG-02- maestro de
F-01 Listado maestro de documentos
documentos, teniendo en
cuenta:

• Identificación: Nombre
completo del documento.
• Almacenamiento: tipo de
soporte donde se encuentra
el documento (físico o
digital).
• Protección: disposiciones
establecidas para
salvaguardar las
características de
legibilidad y acceso a los
documentos y registros
(ejemplo: carpetas físicas
de acceso restringido,
contraseñas de acceso).

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• Recuperación:
disposiciones para impedir
la pérdida irreparable de
información.
• Tiempo de retención:
tiempo establecido para
conservar el registro bajo
las condiciones
establecidas, ya sea en
archivo activo o inactivo.
• Disposición: acción a
tomar una vez se haya
terminado el tiempo de
retención del registro:
(ejemplo: guardar en
archivo inactivo o destruir)

Controlar los documentos

generados en el proceso;
clasificar, archivar y almacenar
Dueño del
Controlar los registros generados en el
Correo proceso
6 documentos proceso, según los criterios
electrónico
y registros establecidos en el CSSTA-PG-
Director del SIG
02-F-01 listado maestro de
documentos de cada uno de los
procesos.
El dueño del proceso es
responsable de notificar a
alguno de los integrantes del
SIG cuando se requiere
eliminar un documento, con el
Disponer de
fin de llevar el control
los
7 pertinente; una vez haya Registros y Todos los
documentos
cumplido el periodo de documentos colaboradores
y registros
retención de acuerdo con lo
establecido en el CSSTA-PG-
02-F-01 Listado maestro de
documentos se debe proceder
a realizar la disposición final del
registro.

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