SISTEMA DE INFORMACION EMPRESA LAS MERCEDES AUTOSERVICIO

NATAGA

ANGIE XIMENA TRUJILLO RAMÍREZ

DERLY CONSTANZA MEDINA SUNS
INGRITH JOHANNA MUÑOZ POLANCO

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
FACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION
LA PLATA HUILA
2019

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SISTEMA DE INFORMACION EMPRESA LAS MERCEDES AUTOSERVICIO
NATAGA

Presentado por:
ANGIE XIMENA TRUJILLO RAMÍREZ
DERLY CONSTANZA MEDINA SUNS
INGRITH JOHANNA MUÑOZ POLANCO

Presentado a:

ANTONIO MARIA OCAMPO

Catedrático curso de Sistemas de Información

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
FACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION
LA PLATA HUILA
2019

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 Nota de Aceptación

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Firma del Presidente del Jurado

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Firma del Presidente del Jurado

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Firma del Presidente del Jurado

La Plata Huila, 03 de febrero de 2019

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
SEDE LA PLATA
2019

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 DEDICATORIA

Este trabajo está dedicado a Dios y a todas las personas que nos han apoyado
especialmente a doña María Guissella Sandoval y Gelver Ignacio Lizcano Caldon
quienes son los dueños del autoservicio y han logrado que este trabajo se realice
satisfactoriamente como parte de nuestra carrera profesional para la obtención de
conocimientos prácticos. Al docente por comunicarnos su conocimiento y formarnos
como profesionales y así poder culminar este trabajo.

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 AGRADECIMIENTOS

Agradecemos a DIOS el creador de la vida, quien nos brinda las capacidades y

actitudes necesarias para desempeñar todo lo que planeamos diariamente, por
guiarnos en el camino y fortalecernos espiritualmente para llevar nuestras vidas
por el camino del éxito.

A nuestras familias, que son nuestro principal apoyo y razón de ser, por creer que
somos capaces de lograr lo que nos proponemos. Al equipo de trabajo, por su
responsabilidad y dedicación, cualidades que nos permiten crecer como persona y
profesionalmente, muchas gracias.

Finalmente agradecemos al Docente Antonio María Ocampo, Catedrático de la

Universidad Surcolombiana, quien tuvo paciencia, tiempo y dedicación para que
este trabajo saliera de manera exitosa.

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Tabla de Contenido
1.NUESTRA EMPRESA ...................................................................................................................... 7
1.1. Misiòn ....................................................................................................................................... 7
1.2. visiòn ........................................................................................................................................ 7
1.3. politicas..................................................................................................................................... 7
1.4. Objetivo general ....................................................................................................................... 8
1.5. Objetivo especificos…………………………………………………………………………………..8
1.6 servicios…………………………………………………………………………………………........8
1.7 Personal que labora………………………………………………………………………………….8
1.8 Organigrama .......................................................................................................................... 9
2 AUTOSERVICIO LAS MERCEDES ............................................................................................... 9
2.1. Reseña historica ....................................................................................................................... 9
2.2.Organigrama de la empresa................................................................................................... 10
3. DESCRIPCION DEL SISTEMA..................................................................................................... 10
3.1. Sistema de facturacion ........................................................................................................... 11
3.2. Flujograma.............................................................................................................................. 12
4. DESCRIPCION DEL SISTEMA..................................................................................................... 12
5. MEJORAS .................................................................................................................................... 15
5.1. Alcance ................................................................................................................................... 15
5.2.Plan de trabajo ........................................................................................................................ 16
6. PRESUPUESTO DE LA PROPUESTA ........................................................................................ 16
7 .CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ............................................................................................ 17
8.ANEXOS......................................................................................................................................... 18

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 1. NUESTRA EMPRESA

ASESORÍAS CONTRIFINANZAS.TRES S.A.S se origina a raíz de dar a conocer

el servicio que presta, es decir las asesorías, acompañadas de la unión de las
siglas CON – de contables, TRI – de tributaria, FINANZAS – que abarca el área
financiera y .TRES – hace referencia al número de integrantes de la empresa.

1.1 Misión

ASESORÍAS CONTRIFINANZAS.TRES es una organización dedicada a dar

soluciones en el área contable, tributaria y financiera de cada una de las empresas
de los municipios del Huila, con un personal capacitado que busca satisfacer las
necesidades de cada uno de nuestros clientes.

1.2 Visión

En 2025 ASESORÍAS CONTRIFINANZAS.TRES será pionera en dar soluciones

en el área contable, tributaria y financiera de los diferentes entes económicos del
sur occidente del Huila. Teniendo como criterio la responsabilidad e integridad de
nuestros clientes.

1.3 Políticas

 Ofrecer un servicio de manera confiable en el cual se muestre el

respeto y el valor humano.
 Brindar un ambiente agradable y cómodo para clientes y empleados.

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  Presentar informes verídicos y confiables que reflejen la calidad de
nuestros servicios.

1.4 Objetivo general

Ofrecer asesorías contables, tributarias y financieras a personas naturales y

jurídicas que requieran nuestros servicios.

1.5 Objetivos específicos

 Brindar asesorías en el área contable, tributaria y financiera.

 Ofrecer el servicio de análisis de los diferentes sistemas de
información.
 Garantizar la confiabilidad de nuestros clientes.

1.6 Servicios

ASESORÍAS CONTRIFINANZAS.TRES S.A.S brinda los servicios de:

 Asesorías en el área contable, tributaria y financiera.
 Análisis de los sistemas de información.

1.7 Personal que labora

NOMBRE: Derly Constanza Medina Suns.

CARGO: Analista en el área contable y tributaria.
NOMBRE: Angie Ximena Trujillo Ramírez.
CARGO: Analista en el área financiera.
NOMBRE: Ingrith Johanna Muñoz Polanco.
CARGO: Analista de sistemas de información.

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1.8 Organigrama

2. AUTOSERVICIO LAS MERCEDES

2.1 Reseña histórica

El autoservicio “Las Mercedes” se fundó el 01 de Agosto del 2014 .

Sus fundadores son el señor Helver Ignacio Liscano Caldon y la señora María
Guissella Sandoval, dando apertura e inicio a las actividades comerciales,
la razón social de este es la compra y Venta de granos, harina, abarrotes,
frutas y verduras, ubicada en la Carrera 7 n 3-33 barrio Cristo rey Nataga.

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El nombre del autoservicio se da por el monumento religioso que se encuentra
ubicado en esta zona donde rinden homenaje a la Virgen de las Mercedes.
Durante estos dos años el autoservicio ha crecido en clientes, proveedores y
utilidades.

2.2 Organigrama de la empresa

3. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

El sistema contable J3 SYSTEM, es un software con tecnología de punta, que

brinda respaldo y asesoría eficaz y oportuna, con la cual se contribuye al
desarrollo organizacional de entidades y empresas, que desean actualizar o
mejorar la etapa de sistematización y organización de sus procesos. Y de esta
manera mejorar el incremento de productividad y eficiencia de su gestión.

En la empresa LAS MERCEDES AUTOSERVICIO NATAGA, este sistema

contable contiene tres módulos: Inventarios, Cartera y Contabilidad. El modulo
llamado Inventarios Tiene comunicación directa con contabilidad en tiempo real, le
permite tener un control completo de todas las entradas, salidas de mercancía de
su empresa y todo lo que se relacione con ello.

El módulo de Cartera, tiene comunicación con el módulo de contabilidad e

inventarios y permite llevar un control de las cuentas por cobrar y las cuentas por
pagar que tenga su empresa, así se puede llevar un mejor manejo de cada uno de

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los saldos. Este módulo cuenta con un informe comparativo de saldos de cartera
versus contabilidad de gran utilidad.

Y el módulo de Contabilidad, funciona en sistema multi o monousuario, práctico,

sencillo y versátil, seguro en su información. Permite realizar movimientos
contables conforme a las normas de general aceptación en Colombia, y siguiendo
los lineamientos tributarios exigidos y controles de exigencia para la revisoría
Fiscal o la auditoria. Multiusuario en línea y en tiempo real.

3.1 Sistema de facturación

 Para trabajar en la herramienta facturación es necesario ejecutar el

programa desde el icono j3 system ubicado en el escritorio del pc.
 Se le da clic al icono para abrir j3 system.
 Aparece la siguiente ventana y se seleccione empresa de trabajo, le damos
clic en ingresar.
 En inicio de sección se digita el usuario y la contraseña y luego se da clic
en ingresar.
 Se selecciona el usuario.
 Aparecerá un recordatorio de las obligaciones pendientes que tiene el
usuario. Ejemplo: Una factura guardada.
 Se selecciona el perfil para ingresar al sistema
 Aparece la pantalla de facturación.
 Se da clic en f1 para seleccionar el producto.
 Aparece las formas de pago y selecciono efectivo.
 Se selecciona F4 para pagar el producto.
 Le damos enter y nos genera la factura, si el cliente pide la factura se
imprime y en el caso que no la solicite, se le da escape.
 Se selecciona la impresora y se le da aceptar.
 Factura impresa.
 Este módulo contiene unos comandos: F1 Para buscar los artículos, F2
Para llamar al cliente, para créditos, F4 Para pagar.
 F5 Es para eliminar, en este caso ya aparece el artículo que se va a
eliminar. Se ingresa la clave de seguridad y se le da clic en aceptar.
Después seleccionamos los artículos en este caso es de la 1 a la 1, porque
es un sólo artículo; y si estamos seguros de eliminar el artículo, se la da clic
en sí.
 F6 Es para mirar todos los artículos que se están facturando.
 F8 Es para descuentos en compras grandes. Aquí Se le da el valor del
descuento y aceptar.
 F10 Es para salir del sistema.
 F11 Para consultar precios, en este caso el precio de los huevos se puede
ingresar el código o el código de barras si lo tiene.
 F12 Para guardar venta, recuperar venta, reimprimir, anular factura y salir.

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3.2 Flujograma

4. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

 Cuál es el objetivo de implementar el programa?

Son cuatro objetivos y el cual el programa los cumple a la perfección. El

primero agilizar las ventas, llevar control de inventario es la segunda, la
tercera llevar la contabilidad y la cuarta las cuentas por pagar o cuentas por
cobrar.

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 Qué hace el programa?

En la parte de ventas o parte POS, agiliza a la hora de las ventas, la

atención al cliente. Por ejemplo si es un cliente que va a comprar productos
para tienda, uno le puede hacer el descuento; toma todos los productos por
unidad y les cambia el precio, para que a ellos les quede más cómodo. De
esta manera agiliza mucho, porque rápidamente hace la cuenta y
solamente pasa los productos por el código de barras y genera rápidamente
la factura; entonces uno agiliza mucho a la hora de atender al cliente.

La segunda es la de Inventarios, tenemos más control del inventario,

porque sabemos con exactitud que hay en bodega, cuando rota un
producto, a cómo llego este mes, a cómo nos llega el siguiente mes o
cuánto a rotado en el mes y en el año.

La siguiente es la Contabilidad, está nos sirve mucho para llevar por

ejemplo, el control del IVA. Entonces con ella sabemos cuánto tenemos que
pagar con anticipación, qué debemos comprar, si debemos comprar más o
paramos allí; para que no nos vaya a afectar. De esta manera el programa
se adapta a uno.

La última cuentas por cobrar o cuentas por pagar, nos sirve por ejemplo, las
cuentas por pagar si se nos va a vencer una factura, si tiene descuento, si
han llegado productos defectuosos, si se han hecho devoluciones, cuanto
debemos pagar, cuando se nos vencer en el caso del cliente cuánto
debemos cobrar o si el cliente ya pasó el cupo.

 Con quienes interactúa el programa para que funcione?

En la parte del POS están las cajeras, hay dos puntos de pago y ellas son
las que más interactúan con el programa, pero ellas manejan sólo la parte
POS; lo que es la parte de inventario, cuentas por cobrar y pagar, esas la
manejo yo. Yo soy la que alimenta el inventario y la que hace los pagos. La
parte de contabilidad, la maneja la contadora.

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 Cómo funciona el programa?

Tenemos tres equipos, uno de ellos funciona como servidor y los otros son
punto POS; de igual manera el inventario se puede alimentar desde
cualquiera de los equipos. Pero desde el servicio, se pueden corregir fallas
y es el que mayor capacidad tiene.

 Cuáles son sus beneficios al implementar el programa?

Más orden, más control, más eficiencia a la hora de atender a los clientes.
Entonces uno invierte algo poco, porque a pesar de que el programa es un
poco costoso, en realidad es poco para todos los beneficios que tiene.
Porque por ejemplo en la parte contable, ya la contadora no nos cobra todo
lo que nos cobraba antes, porque el sistema hace la mayor parte que debe
hacer la contadora; entonces la contadora viene saca los reportes y el
programa hace todo. De esta manera ahí es un ahorro.

 Que posibles desventajas puede tener el software?

Hasta el momento, no hemos tenido ningún problema, ninguna novedad;

antes de comprarlo nos asesoramos de que fuera un buen programa y pues
hasta ahora no hemos encontrado ninguna desventaja.

 El costo del software compensa su inversión?

Sí claro mucho, con lo que mencionaba del tema de la contadora y lo

mucho que uno agiliza en la parte de ventas y el control que uno lleva.
Entonces uno está más descansado y no tiene que preocuparse que por
hacer egresos, porque el sistema lo hace.

 Qué opinión general tiene del software?

El programa es muy completo, porque adicional a los módulos que nosotros

tenemos, él cuenta con muchos más módulos como: parqueadero,
educativo. Sólo que nosotros no necesitamos más, pero en realidad el
programa es muy completo.

 El software lo recomienda a otros usuarios?

Claro que sí, el programa es muy bueno, la atención es muy buena. Ellos le
hacen un acompañamiento de una semana y si ven la necesidad de más
tiempo ellos lo hacen, si de pronto hay una falla la corrigen. Entonces el

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 programa es completo, la atención es buena y personalizada. Sí lo
recomiendo.

 Hace cuánto tiempo maneja el software?

El programa lo tenemos hace un mes y medio, pero las personas que me lo

recomendaron ya tienen 5 y 6 años con el programa y les ha funciona muy
bien durante este tiempo.

 En términos porcentuales cuál ha sido sus ganancias al implementar

el software?

Por ahora, como apenas estamos empezando no es mucho, pero con el

paso del tiempo yo creería que cerca de un 70 y 80%; porque nos va a
disminuir el gasto que teníamos con la contadora, el transporte porque
teníamos que llevarle la contabilidad allá y lo de papelería, porque todo
queda guardado en el sistema y sólo es realizar la copia de seguridad.

5. MEJORAS, RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES

MEJORAS

 En la parte de POS se debe implementar otro punto de venta y así, se

lograra una mejor atención al cliente.
 Adquirir un local más amplio, pues el que tiene en la actualidad la empresa
es estrecho para el flujo de clientes con el que se cuenta.
 Contratar una persona para el oficio de empacador por tiempo completo.

RECOMENDACIONES

 Capacitar a todo el personal nuevo, para el uso correcto del sistema.

 Tener clara la información del sistema, para evitar errores.
 Estar a la vanguardia en las actualizaciones del sistema, con el fin de
asegurar el correcto funcionamiento del mismo.

CONCLUSIONES

El sistema contable “J3 SYSMTEM” es un sistema con presencia nacional,

dedicado al diseño, creación y desarrollo de software; dirigido a la industria,
comercio, y empresas de servicio.

Ofrece tecnología de punta, que brinda respaldo y asesoría eficaz y oportuna. Y

de esta manera contribuye al desarrollo organizacional de entidades y empresas

15
que desean actualizar o mejorar la etapa de sistematización y organización de sus
procesos.

Con este sistema se logra ser más organizados y tener datos actualizados,
indispensables para su buen funcionamiento y que contribuye para que la
empresa logre el cumplimiento de sus metas y objetivos.

De igual manera este sistema contable es una herramienta que permite tener
eficiencia y eficacia en los procesos de atención al cliente, ingreso de facturas,
abono de cartera y control de inventarios.

Finalmente el sistema J3 SYSTEM fue escogido por la empresa LAS MERCEDES

AUTOSERVICIO NATAGA, debido a su crecimiento tanto en productos como
clientes, lo que le permite exigir procesos más rápidos para satisfacer
necesidades.

Y hasta el momento los propietarios no han encontrado ninguna falencia en el

sistema contable J3 SYSTEM.

5. 1 Alcance

Con la adquisición del sistema “J3 SYSTEM” es un sistema muy completo porque
contiene tres módulos como son el de inventarios, este permite tener un control
directo de entradas y salidas del Autoservicio, contiene también el módulo de
contabilidad este permite realizar los movimientos contables conforme a las
normas de general aceptación en Colombia, y siguiendo los lineamientos
tributarios exigidos y controles de existencia para la revisoría fiscal y la auditoria.
Multiusuario en línea y en tiempo real. Y por ultimo contiene el de cartera que tiene
una comunicación con el de contabilidad e inventarios permite llevar el control de
las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar que tenga su empresa. Detallando
el módulo de inventarios este sistema está diseñado para que la facturación se
realice con eficacia en el AUTOSERVICIO LAS MERCEDES NATAGA realizar y
así realizar el cobro respectivo de acuerdo con las tarifas y precios.

5.2 Plan de trabajo

 Selección de la empresa.
 Solicitud Autorización a la empresa AUTOSERVICIO LAS MERCEDES
NATAGA.
 Aceptación.
 Caracterización de la empresa, visita preliminar a AUTOSERVICIO LAS
MERCEDES NATAGA.

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  Propuesta
 Desarrollo de la propuesta
 Evaluación del proceso desarrollado
 Aplicación de los correctivos
 Informe final de los resultados

6. PRESUPUESTO DE LA PROPUESTA

Analizando la duración y el tipo de trabajo que se va a realizar, se llevó a un

acuerdo razonable, entre las dos partes, representante legal de la empresa LAS
MERCEDES AUTOSERVICIO NATAGA y directivas de ACCESORIAS
CONTRIFINANZAS. TRES. S. A. S en el cual se estableció que el presupuesto
para realizar el análisis del sistema contable “J3 SYSTEM” durante el mes de
septiembre del módulo de inventario; durante el mes de septiembre y Octubre
del respectivo año será de 5.031.000 que serán cancelados de la siguiente
manera el 50% a la fecha de la firma del contrato y el monto restante se cancelara
a la fecha de finalización del acuerdo.

7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADESCRONOGRAMA ACTIVIDADES

1. FASE

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 2. FASE

3. FASE

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8. ANEXOS

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 CARTA PARA ANALIZAR EL SISTEMA DE IMFORMACION

La plata Huila, 16 de agosto de 2018

Señor
Helver Ignacio Liscano Caldon
Gerente

Mercedes Autoservicio Nataga

Carrera 7 N 3-33 Barrio Cristo Rey
Nataga, Huila

Asunto: Solicitud para analizar el sistema de información contable J3 system

Cordial saludo

Me dirijo a usted respetuosamente con el deseo de hacer de su conocimiento mi

profundo interés con el fin de analizar el sistema de información contable J3
system, para determinar la importancia y eficiencia en el proceso de los datos que
esta herramienta ofrece.

Agradezco: Su atención prestada, una respuesta positiva y oportuna, la cual

puede ser comunicada al correo
Electrónico: derlyconstanzam@hotmail.com

Atentamente:
Derly Constanza Medina Suns
Analista en el área contable y tributaria

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VISTO BUENO DE LA EMPRESA LAS MERCEDES AUTOSERVICIO NATAGA

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