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Stellenausschreibung (R-AD1901)

Position: Büroassistenz – ein „Organisationstalent“ (m/w/d)

Umfang: Vollzeitstelle (40h pro Woche)

Beginn: So bald wie möglich

Ort: Köln

Bewerbungsfrist: 12. Mai 2019

Die Stelle
NewClimate Institute sucht langfristige Unterstützung im Bereich Büroorganisation für ein wachsendes
internationales Team von Klimapolitikberatern und -beraterinnen – jemanden, der sich für Themen, wie
Bestellwesen verantwortlich fühlt und sich um das allgemeine Wohl der Kollegen kümmert. Dazu
gehören bspw. das Pflegen der Inventarliste und Koordination von Terminen sowie die „kleinen Dinge“,
wie z.B. dafür zu sorgen, dass Büromaterialien in ausreichender Menge vorhanden sind. Wir sind ein
gemeinnütziges Institut im Bereich internationale Klimapolitik mit Sitz in Köln und Berlin. Wir haben uns
im November 2014 gegründet und sind mittlerweile ein Team von mehr als 25 Festangestellten. Die
ausgeschriebene Stelle beinhaltet die Assistenz des Teams in den verschiedensten Bereichen der
Unternehmensorganisation.

Anforderungsprofil und Aufgaben


Wir suchen eine teamorientierte, motivierte Person, die sich um die alltäglichen Kleinigkeiten im
Büroleben kümmert und das inhaltliche Team damit proaktiv entlastet und unterstützt. Erfahrung in
ähnlicher Rolle sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich. Mit Unterstützung des Teams sollte
die Person in der Lage sein, sich möglichst selbstständig in verschiedene organisatorische Bereiche
einzuarbeiten und lösungsorientierte Vorschläge zu entwickeln. Da unser Team sehr international ist,
ist fließendes Englisch Voraussetzung. Die Stelle bietet viel Raum und Gestaltungsmöglichkeiten, um
mit unserem Institut langfristig zu wachsen.

Ihr Anforderungsprofil:

• Interessiert und motiviert, sich in ein kleines Institut einzubringen und sich um die alltäglichen
Kleinigkeiten im Büroleben zu kümmern
• Teamfähigkeit sowie selbstständige und zielorientierte Arbeitsweise mit Blick fürs Detail
• Sprachkenntnisse: Deutsch (Muttersprache), Englisch (fließend in Wort und Schrift,
Arbeitssprache)
• Exzellente Kommunikation (intern und extern)

NewClimate Institute 1
• Erfahrung im Bereich Büromanagement und Administration wünschenswert
• Interesse an einem breiten Aufgabenfeld und die Fähigkeit, sich schnell in verschiedene
Bereiche einzuarbeiten
• Sehr gute Kenntnisse von Microsoft Office

Zu Ihren Aufgaben zählen u.a.:

• Allgemeine Unterstützung der Kollegen und Kolleginnen im Büroalltag


• Koordination von Postein- und ausgang und Unterstützung bei Versand von
Ausschreibungsunterlagen
• Allgemeine Koordination (bspw. mit dem Hausmeisterteam, der Reinigungsfirma etc.)
• Vorbereitung von Meetings und Räumlichkeiten
• Überblick über Bestände und Koordination von Bestellungen von Büromaterialien etc.
• Pflege der Inventarliste
• Begrüßung und allgemeine Einarbeitung von neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen sowie
ggfs. Unterstützung bei Amtsgängen etc. im Fall von Wohnortwechsel
• Überblicken der generellen Ordnung und Sauberkeit
• Unterstützung im Bereich Eventmanagement, z.B. durch Übernahme von Teilprojekten von
internen und externen Meetings oder Workshops

Bewerbungsverfahren
Wenn Sie Interesse haben und unserem Anforderungsprofil entsprechen, freuen wir uns auf Ihre
Bewerbung. Bitte schicken Sie ein kurzes Anschreiben und Ihren vollständigen Lebenslauf an
recruitment@newclimate.org zu Händen Eva Arnold.

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