Lernfeld 7

Waren annehmen, lagern

und pflegen

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2 Lernfeld 7 Warenannahme

1 Warenannahme
Das Einzelhandelsunternehmen erhält die beim Lieferer bestellte Ware durch Speditions-
unternehmen, Post, Paketdienste oder per Eisenbahn. Es ist aus rechtlichen Gründen notwen-
dig, die eingetroffene Ware unverzüglich zu prüfen1. Kaufleute haben die Pflicht, die bei der
Prüfung der Ware eventuell festgestellten Mängel unverzüglich beim Lieferer zu reklamieren
(siehe Kap. 2.2 Schlechtleistung). Der Wareneingang ist im Tätigkeitsfeld des Lagers (siehe
Kap. 3 Lagerhaltung) anzusiedeln und findet in der Warenannahme des Einzelhandelsunter-
nehmens statt. Einer Warenlieferung liegt stets eine Bestellung als Abschluss des Warenbe-
schaffungsvorgangs zugrunde (siehe LF 6). Die gelieferte Ware wird anhand der Warenbegleit-
papiere zunächst einer äußeren Prüfung unterzogen, dann einer inhaltlichen Prüfung.

1.1 Äußere Prüfung

Noch während der Überbringer der Sendung (Spediteur, Postbote, Fahrer) anwesend ist,
wird diese sofort einer Prüfung unterzogen. Geprüft wird, ob
die Lieferung berechtigt ist: Mithilfe der Warenbegleitpapiere (siehe Kap. 1.3 Waren-
begleitpapiere) wird ausgeschlossen, dass die Ware irrtümlich an uns gesendet wurde
oder dass es sich um eine unverlangte Warensendung handelt. Dazu wird geprüft, ob die
Anschrift des Absenders und des Empfängers auf dem Lieferschein zutreffend sind und
ob bei uns eine Bestellung für die Warensendung vorliegt.
die Anzahl und das Gewicht der Versandstücke mit den Angaben in den Begleitpapieren
übereinstimmen.
die Aufschrift, Zeichen und Nummern der Versandstücke mit den Warenbegleitpapie-
ren übereinstimmen.
die äußere Verpackung bzw. die Ware selbst Beschädigungen aufweist, wenn sie
unverpackt ist.
Ergeben sich dabei Mängel bezüglich der Stückzahl, des Gewichts, der Aufschrift oder auch
Beschädigungen der Verpackung, so lassen wir uns diese durch den Überbringer der Waren-
sendungschriftlich bescheinigen.Wird dieWaretrotz der Mängelangenommen,so erklärtder
Käufer, dass er sich „alle Rechte vorbehält“ bzw. die Ware nur „unter Vorbehalt“ annimmt.
1 unverzüglich = Prüfung hat nach ordungsmäßigem Geschäftsgang so schnell wie möglich zu erfolgen, also ohne schuldhafte Verzögerung.
Warenbegleitpapiere Lernfeld 7 3

Damit behält sich der Käufer weitere rechtliche Schritte gegen den Lieferer vor (siehe Kapi-
tel 2.2 Schlechtleistung). Dem Einkauf ist eine Meldung über Abweichungen zu machen.

1.2 Inhaltliche Prüfung

Der Inhalt der Sendung muss nun ebenfalls unverzüglich geprüft werden. Dabei ergeben sich
folgende Arbeitsgänge:
Die Verpackung wird sorgfältig geöff-
net, damit die Ware nicht beschädigt
wird. Wegen einer besseren Beweisbar-
keit ist es ratsam, dass das Öffnen der
Versandstücke und das Auspacken von
zwei Beschäftigten vorgenommen wird
(Vier-Augen-Prinzip).
Die Art, Menge, Beschaffenheit und
Güte der Ware wird genau geprüft und
mit den Unterlagen verglichen (Pack-
zettel, Versandanzeige, Rechnung,
Durchschlag der Bestellung, Proben,
Muster). Bei größeren Warensendun-
gen kann eine Prüfung auch stichprobenartig erfolgen. 7
Festgestellte Mängel und Abweichungen werden in der Regel schriftlich beanstandet.
Die Mängel müssen genau beschrieben werden; allgemeine Angaben genügen nicht (siehe
Kap. 2.2 Schlechtleistung). Die Mängel und Abweichungen werden auf dem Lieferschein
notiert und dem Einkauf gemeldet, sodass dieser seiner Rügepflicht nachkommen kann.
Die Packmittel werden sorgfältig weggeräumt und der Entsorgung zugeführt (siehe Ent-
sorgung der Verpackung).

1.3 Warenbegleitpapiere
Wichtigstes Hilfsmittel bei der Prüfung der gelieferten Ware sind die Warenbegleitpapiere.
Sie umfassen mindestens den Lieferschein, unter Umständen den Frachtbrief, Zollpapiere,
Packschein, Unfallmerkblätter oder eine Rechnung. Die Warenbegleitpapiere sind der Sen-
dung beigefügt bzw. werden vom Überbringer übergeben.
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Lieferschein
Der Lieferschein (siehe Seite 5) ist das wichtigste Papier und enthält mindestens die fol-
genden Angaben:
Absender der Warenlieferung
Empfängeradresse
Datum der Ausstellung
Lieferscheinnummer
Art, Menge und Benennung der Ware
Weitere Angaben (AGB, Zahlungsbedingungen, Gerichtsstand usw.) müssen nicht angegeben
werden, weil einem Lieferschein meist ein Kaufvertrag zugrunde liegt. Auf dem Lieferschein
bestätigt der Empfänger einer Warensendung schriftlich den mangelfreien Empfang der Ware.

Frachtbrief
Der Frachtbrief (siehe Seite 6) ist das Warenbegleitpapier im Güterverkehr. Der Fracht-
brief enthält:
Adressen des Absenders und Empfängers
Adresse des Transporteurs oder der Spedition
Belade- und Abladestelle
Datum, Art der Ware, Menge der Versandstücke und ihre Form
Bezifferung oder Kennzeichnung der Packstücke
Einzel- und Gesamtgewicht der Sendung
Angaben zur Verpackung und Transportschäden
Der Frachtbrief wird in vierfacher Ausfertigung erstellt. Das Original begleitet die Ware bis
zum Versandort. Dieses Original dient dem Transporteur als Abrechnungsgrundlage mit
dem Auftraggeber und verbleibt bei ihm. Eine Ausfertigung erhält der Empfänger für seine
Unterlagen. Auf dem Frachtbrief bescheinigt der Empfänger einer Warensendung, dass die
Sendung vollzählig und äußerlich einwandfrei entgegengenommen wurde.

Rechnung
Anhand einer Rechnung (siehe Seite 7) als Warenbegleitpapier kann ebenfalls die Überprü-
fung der Warensendung (Absender, Menge und Art der Ware) erfolgen. Damit eine Rech-
nung als solche anerkannt wird, muss sie folgende Bestandteile enthalten:
Name und Anschrift des leistenden und des empfangenden Unternehmers
Austellungsdatum
Rechnungsnummer
Menge, Art und Bezeichnung der gelieferten Ware
Höhe des Entgelts und den auf das Entgelt entfallenden Umsatzsteuerbetrag
Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer