AB-pr-01

Vigente a partir de
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO Julio de 2016
3a. Actualización
Pág.1/8

1 OBJETIVO

Mantener los bienes muebles e inmuebles del COPNIA en completa funcionalidad, dentro de
los estándares de calidad y gestión eficiente de los recursos públicos. Definir de forma clara y
precisa los procedimientos a considerar en el desarrollo de las tareas y responsabilidades de
la administración de los activos de la entidad.

2 ALCANCE

Desde la identificación y programación de los mantenimientos preventivos, hasta la ejecución

de los mantenimientos preventivos o correctivos.

3 NORMATIVIDAD

Tipo Número Titulo Fecha

N.A N.A N.A N.A

4 DEFINICIONES

4.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Actividades programadas de revisión técnica que se realizan periódicamente para evitar que
se presente deterioro o daño en los equipos o instalaciones locativas, de acuerdo con lo
sugerido en las garantías de los proveedores o por los contratistas que han realizado
adecuaciones locativas en inmuebles de la entidad.

4.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO

Actividades de reparación, corrección o ajuste, realizadas en el momento de presentarse algún
daño en equipos o instalaciones locativas de manera intempestiva.

4.3 HOJA DE VIDA

Registro que contiene el resumen general de los datos de los equipos o instalaciones y los
trabajos de mantenimiento que se le han realizado durante la vida útil de los mismos por la
Entidad.

5 CONDICIONES GENERALES

5.1 El Técnico Administrativo de almacén es el responsable de llevar y actualizar la hoja de

vida de los equipos e inmuebles adquiridos por el COPNIA según el formato “Hoja de
vida equipos o inmuebles” (ANEXO 7.1) del programa de activos.
 AB-pr-01
Vigente a partir de
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO Julio de 2016
3a. Actualización
Pág.2/8

5.2 El Técnico Administrativo de almacén es el responsable de consolidar las necesidades

particulares de mantenimiento por cada bien, las cuales deberán ser informadas al
Profesional de Gestión administrativa quien elaborará el programa de mantenimiento del
COPNIA a nivel nacional.
5.3 En Agosto| de cada año el área de gestión administrativa se encarga de proyectar la
programación de mantenimientos preventivos de la vigencia siguiente para equipos e
inmuebles del Copnia, en coordinación con los Secretarios Seccionales y Profesionales
de Gestión.
5.4 A partir del cronograma de mantenimiento elaborado, el Profesional de Gestión del área
Administrativa elabora los requerimientos de contratación de los mantenimientos
especializados para cada tipo de bien y/o equipos. Estos requerimientos se realizaran al
Profesional de Gestión del área de Contratación quien de acuerdo a los procedimientos
aplicables tramitará los contratos requeridos.
5.5 El Profesional de Gestión del área de Tecnología de la Información y de las
Comunicaciones dará su concepto al Técnico Administrativo de almacén sobre el
mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cómputo, impresoras y
fotocopiadoras.
5.6 No se deben realizar mantenimientos preventivos por las cajas menores de la entidad. En
caso de requerirse un servicio de mantenimiento correctivo sobre cualquier bien de la
entidad que no se encuentre cubierto por un contrato de mantenimiento vigente, y cuyo
costo supere un (1) S.M.L.M.V, se deberá tramitar autorización con la Subdirección
Administrativa y Financiera. El encargado de la caja menor enviará copia de la factura del
mantenimiento correctivo realizado al Profesional de Gestión del área Administrativa para
la actualización de las hojas de vida, los informes de mantenimiento u otros documentos
para su archivo (ANEXO 7.1), lo cual deberá ser registrado en el sistema por parte del
Técnico Administrativo de almacén.
5.7 El Técnico Administrativo de almacén debe realizar el seguimiento de los mantenimientos
solicitados o programados, de acuerdo al cronograma presentado por el Profesional de
Gestión del área Administrativa y entregar la información necesaria para realizar el cálculo
de los indicadores de gestión que se requieran.
5.8 El Técnico Administrativo de almacén debe llevar el registro del sistema general de
proveedores de mantenimientos, previamente evaluados y seleccionados para los
servicios de mantenimiento y llevar el registro de calificación sobre los servicios prestados,
en los sistemas o bases habilitados para tal fin.
5.9 El manejo y conservación de los registros generados en la aplicación de este
procedimiento está dado en la Tabla de Retención Documental en el ítem “Hojas de Vida
Equipos o Inmuebles, Registro de Proveedores y Programas de Mantenimiento”.
5.10 El Técnico Administrativo de almacén deberá tener actualizado los inventarios del
Copnia a nivel nacional por dependencia y funcionario, por lo tanto los traslados deberán
tramitarse con esa dependencia e informar las adquisiciones y destinaciones finales.
 AB-pr-01
Vigente a partir de
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO Julio de 2016
3a. Actualización
Pág.3/8

5.11 Los grupos de bienes que se deben incluir dentro del programa de mantenimiento
preventivo son:
 1101: Inmuebles
 1308: Archivadores rodantes
 1403: Fotocopiadoras
 1404: UPS de 1 KVA o más
 1405: Aires acondicionados
 1409: Alarmas
 1412: Proyector de multimedia
 1503: Plantas telefónicas
 1504: Correo de voz
 1601: Servidores
 1602: Computadores
 1603: Portátiles
 1605: Escáner
 1607: Monitores
 1608: CPU
5.12 Los proveedores de mantenimiento se evaluarán en el programa de activos según los
siguientes criterios:
Cumplimiento: 3. Prestación del servicio en el tiempo establecido (Bueno)
2. Una semana después del plazo establecido (Regular)
1. Más de una semana después del plazo establecido (Malo)
Garantía y calidad del servicio
3. Si no se recurre a la garantía ofrecida por el proveedor (Bueno)
2. Si se recurre a la garantía y se resuelve el inconveniente de inmediato
(Regular)
1. Si se acude a la garantía por más de dos veces (Malo)
Los promedios en las calificaciones serán catalogados así:
Bueno: ≥ 2.5
Regular: ≥ 2 < 2.5
Deficiente: < 2
Cada servicio será calificado, el programa de activos llevará el acumulado por proveedor, el
cual será revisado semestralmente por el Técnico Administrativo de Almacén y en el caso de
 AB-pr-01
Vigente a partir de
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO Julio de 2016
3a. Actualización
Pág.4/8

tener proveedores con promedio inferior a 2,5 deberá informar a Subdirectora Administrativa
y Financiera para analizar cada caso y tomar decisiones sobre estos.

6 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

6.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

Nombre de la Registros
No. Descripción Responsable
actividad
1 Elaborar En el mes de agosto elabora el cronograma con Profesional de Programa de
cronograma de las actividades de mantenimiento preventivo para Gestión Mantenimiento
mantenimientos realizar en el año siguiente. La actividad debe Administrativa
preventivos considerar garantías de los bienes, el inventario /Técnico Cronograma
de bienes y equipos, contratos de mantenimiento Administrativo
vigentes, fechas de ejecución de últimos de almacén
mantenimientos, información de equipos
existentes que requieren mantenimiento, fechas
de ejecución de últimos mantenimientos,
necesidades identificadas por los encargados de
equipos e instalaciones. El documento soporte es
ANEXO 7.2 Cronograma de mantenimiento–
SAFRPRMA (Nota: Pendiente ajustar programa
en sistema SEVEN, por lo anterior se lleva un
cronograma manual en Excel mientras se ajustan
los sistemas)
2 Elaborar y Elaborar y presentar programa general de Profesional de Programa de
presentar mantenimientos preventivos de la siguiente Gestión Mantenimiento
programa general vigencia incluyendo las actividades a realizar en Administrativa /
de mantenimiento el cronograma de mantenimiento, los bienes Técnico Cronograma
preventivo sobre los cuales se realizaran dichas actividades, Administrativo
el presupuesto establecido de acuerdo con de almacén
sondeos de mercado vigentes a la fecha de
elaboración; y las necesidades de recursos para
su ejecución (herramientas, software
especializado, servicios especializados, etc..)
3 Revisar y aprobar Revisar programa incluyendo presupuesto y
el presupuesto de actividades de mantenimiento a realizar. Solicita Subdirector
mantenimiento ajustes del caso, y aprueba. Aprobado el informe, Administrativo y
gestión administrativa traslada al profesional de Financiero
gestión de presupuesto para consolidar.
4 Revisión de Revisar la existencia de contratos de
contratos mantenimiento preventivo vigente. Establecer los Profesional De
vigentes y plazos de ejecución para realizar requerimientos Gestión
requerimientos de de nuevos contratos, que permitan ejecutar la Administrativa
nuevos contratos totalidad de actividades del cronograma de
mantenimiento.
5 Identificación y Definidos y legalizados los contratos con las Profesional De Documento con
programación de diferentes empresas de mantenimiento en el área Gestión diagnostico
actividades de contratos, el Profesional de Gestión Administrativa /
mantenimientos Administrativa elabora un diagnóstico de las Supervisor de
preventivos necesidades de mantenimiento reportadas y
 AB-pr-01
Vigente a partir de
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO Julio de 2016
3a. Actualización
Pág.5/8

Nombre de la Registros
No. Descripción Responsable
actividad
procede a preparar la programación detallada de Contrato de
la prestación de los servicios de mantenimiento Mantenimiento
para cada una de las áreas y dependencias de la
entidad y la registra en el Programa de
mantenimientos SAFMANTE. Esta programación
se entrega detallada (técnico, hora, contratista y
fecha) por parte de quien la elabora para efectos
de su socialización con las partes involucradas.
Se realiza programación cada vez que se cambia
de contratista.
En caso de que el Profesional de Gestión
Administrativa no supervise un contrato de
mantenimiento en particular, el supervisor de
dicho contrato deberá coordinar e informar de
toda la programación de la actividades de
mantenimiento previstas con gestión
administrativa antes de dar inicio a las mismas,
con el fin de garantizar la gestión de permisos
respectivos y el cumplimiento del Programa de
Mantenimiento del COPNIA.
6 Informar Informa a las partes involucradas sobre la Profesional de Correo
programación de realización de actividades programadas de Gestión electrónico
mantenimientos mantenimiento preventivo y socializa Administrativa
preventivo recomendaciones específicas a tener en cuenta
dentro de cada actividad.
7 Reporta Informa la Subdirección Administrativa y Dirección Correo
necesidades Financiera a través de correo electrónico enviado General / electrónico
mantenimiento por el sistema las necesidades específicas de Secretarios
correctivo reparación requeridas, inmediatamente está sea Seccionales /
identificada. Profesionales
responsables de
proceso en cada
Subdirección /
Contratistas de
Aseo y
Mantenimiento
8 Recibir El mismo día que es recibida la solicitud, analiza Profesional de
requerimientos, el daño reportado y estima pertinencia, de la Gestión del área
Verifica solicitud y reparación, requerimientos de elementos y Administrativa
programar tiempo estimado de la solución. Si el
mantenimientos mantenimiento correctivo se realiza por garantía
correctivos el profesional de gestión administrativa solicitará
al proveedor el servicio para la reparación y/o
cambio de elementos o repuestos. Si no aplica la
garantía se solicita y coordina con el supervisor la
programación del servicio para la realización del
mantenimiento y se informa de su ejecución al
área encargada.
9 Supervisar el Una vez ejecutado el mantenimiento, el Supervisores de Informes de
servicio de supervisor recibe informe del servicio de Contrato y/o mantenimiento
mantenimiento. mantenimiento realizado por el proveedor y lo funcionarios de del contratista
certifica. Remite al área administrativa el informe apoyo a la
 AB-pr-01
Vigente a partir de
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO Julio de 2016
3a. Actualización
Pág.6/8

Nombre de la Registros
No. Descripción Responsable
actividad
mediante memorando interno (incluyendo la supervisión /
calificación del servicio). Profesional de
El supervisor de cada contrato de mantenimiento Gestión del área
o en su defecto el profesional de gestión del área Administrativa
administrativa, verifica que se hayan ejecutado
las labores solicitadas y revisa que se haya
resuelto la causa del problema detectado en caso
de mantenimientos correctivos.
Después de un mes de realizadas las tareas de
mantenimiento el Profesional de Gestiona
Administrativa verifica y refrenda con los usuarios
que los bienes y/o equipos objeto de
mantenimiento no estén presentando fallas por el
mantenimiento realizado. En caso de darse la
situación se tramita garantía de trabajo ante el
contratista.
10 Recepción de Recibe reporte de mantenimiento de las áreas de Técnico
reportes de la entidad. Actualiza hoja de vida de equipos o Administrativo
mantenimiento y inmuebles. El documento soporte de la hoja de de almacén
registro vida es:
ANEXO 7.1 Hoja de vida equipos o
inmuebles – SAFRHOAC
11 Informes de A través de informes de ejecución de Profesional de Informe
seguimiento mantenimientos y reportes del aplicativo se Gestión del área trimestral de
generan informes de: Cumplimiento Trimestral Administrativa seguimiento al
del Programa de Mantenimiento, oportunidad en cumplimiento
la atención e implementación de acciones de del programa
mejora de
mantenimientos

Nota: Está pendiente la puesta en funcionamiento de estos programas en sistema

SEVEN, por lo anterior ese necesario llevar un cronograma manual de los
mantenimientos.

6.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO POR CAJA MENOR EN CIRCUNSTANCIAS

AUTORIZADAS

Nombre de la Registros
No. Descripción Responsable
actividad
1 Solicitar Solicitar mantenimiento a causa de Áreas de Gestión Memorando
mantenimiento daño, deterioro o mal y Secretarios
correctivo funcionamiento del bien, mediante seccionales
memorando dirigido al área
administrativa.
2 Verificar valor y Para evaluar la viabilidad del Técnico Administrativo
circunstancias, Evaluar mantenimiento se identifica. de Almacén / Profesional
solicitudes de -Urgencia del mantenimiento. Afecta de Gestión del área
mantenimiento de la prestación del servicio misional de Administrativa
menor valor.
 AB-pr-01
Vigente a partir de
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO Julio de 2016
3a. Actualización
Pág.7/8

Nombre de la Registros
No. Descripción Responsable
actividad
la entidad o altera las condiciones de
salubridad y/o seguridad.
-Valor del mantenimiento no supere
el monto del rubro autorizado para
mantenimiento por caja menor.
Verificar, ajustar y aprobar en apoyo
a la sub dirección administrativa por
parte del Profesional de Gestión
Administrativa, la realización del
mantenimiento correctivo a cargo de
la caja menor.
3 Verificar y proyectar De acuerdo a los siguientes Subdirección Memorando
memorando interno de aspectos verifica la viabilidad del Administrativa y
aprobación. mantenimiento correctivo y proyecta Financiera / Profesional
el memorando interno de respuesta. de Gestión del área
Últimos mantenimientos realizados. Administrativa
Costos del mantenimiento vs
equipos en libros y costos en el
mercado. Proyectos de actualización
cambios en equipos. Existencia de
garantías sobre mantenimientos
realizados. Valor aproximado del
servicio de mantenimiento. Garantía
de equipos. En caso de que el
mantenimiento este cubierto por
garantía se programara el servicio
con el proveedor y se informara
mediante memorando interno a
quien solicito el requerimiento.
4 Ejecutar y supervisar Contrata el servicio y recibe el Áreas de Gestión
mantenimiento informe del mantenimiento y Secretarios
correctivo. correctivo. Realizado por el seccionales
proveedor y lo certifica. El pago se
realiza por caja menor. Remite al
área administrativa el informe
mediante memorando interno.
(Incluyendo la calificación del
servicio.)
5 Registrar Recibe reporte de mantenimiento de Técnico Administrativo Registro de
mantenimiento las áreas de la entidad. Actualiza de Almacén mantenimiento
hoja de vida del bien.
Hoja de vida equipos o inmuebles -
SAFRHOAC

7 ANEXOS

7.1 HOJA DE VIDA EQUIPOS O INMUEBLES - SAFRHOAC

7.2 CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO - SAFRPRMA
 AB-pr-01
Vigente a partir de
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO Julio de 2016
3a. Actualización
Pág.8/8

8 CONTROL DE CAMBIOS

No. Fecha Descripción del cambio o modificación

1 Sep /09 Primera emisión
2 Sep /12 Actualización
Actualización del procedimiento para la implementación de SEVEN ERP. Ajuste de
3 Julio /16
cargos de acuerdo a la nueva estructura orgánica.

DIEGO FERNANDO BRIÑEZ FRANCISCO LUIS VALENCIA

GLORIA MATILDE TORRES CRUZ
HERNÁNDEZ CARVAJAL
Profesional de Gestión del área Subdirectora Planeación, Control y Subdirector Administrativo y
Administrativa Seguimiento Financiero
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
 ANEXO 7.1

Página: 1
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA - COPNIA
Programa: SAfRhoav
HOJA DE VIDA DE ACTIVOS Usuario 80114715
Fecha: 29/07/2016
Hora: 06:09:19p.m.

ACTIVO FIJO 160200100 HP COMPAQ PRO 6300 BUSIBESS PC SERIAL No. 160200100
GRUPO ACTIVO: 16 EQUIPO DE COMPUTO

TERC. A CARGO 13120 FREDY HADIB DE LA ROSA MARTINEZ

PROVEEDOR 830014795 DISCOVERY ENTERPRISE BUSINESS S.A.S.

F.INGRESO 01/08/2015 Oper. ENTRADA 503 CTO DE COSTOS 9901 Saldos Iniciales
VR. COMPRA 2,230,501.00 NUMERO 8 SUCURSAL 01 Nacional
VIDA UTIL 1800 UBICACION COPNIA Nacional Calle 78 Piso 1
F. DEP TOTAL 05/07/2020 FECHA ULT. DEPR. 30/06/2016

V/R. INICIAL 2,230,501.00 DEPRECIACION ANUAL 446,100.20

AUJSTES * INFLACION 0.00 DEPRECIACION MENSUAL 37,175.02

DEP.ACUMULADA 1,380,754.41 DEPRECIACION DIARIA 1,239.17

AJUSTES DEP. : 0.00 % ANUAL 5.00%

VALOR REAL ACTIVO 849,746.59 METODO DE CALCULO: LINEA RECTA

2,230,501.00

Año Cuota Depr. Vr. por Depr. % AI Dep. Acum. Año Aju. Inflación Ajuste Depr.

2,015 446,100.20 1,150,986.15 0.00 1,079,514.85 0.00 0.00

*** FIN REPORTE ***

SEVEN - Activos fijos - Digital Ware Formato de fecha: yyyy/mm/dd

 ANEXO 7.2
CRONOGRAMA GENERAL ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS AÑO XXXX

AÑO 2016
SEG.
CODIGO INVENTARIO MES MES
NOMBRE EQUIPO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD SECCIONAL Contrato Proveedor
COPNIA Q

SEM 1 SEM 2 SEM 3 SEM 4 SEM 1 SEM 2 SEM 3 SEM 4 SEM 5

Elboró: Revisó:
Técnico Administrativo del Área Administrativa Profesional de Gestión del área Administrativa