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Cooperativismo Básico

OBJETIVOS

General

Hacer notar el fin de la función administrativa de dirección, sus aspectos sobresalientes,

sus responsabilidades y los medios de ejercerla.

Específicos:

← Recomendar siquiera cuatro detalles importantes del ambiente de trabajo.

← Llamar la atención sobre la utilidad de la información, la comunicación y las
relaciones públicas.

← Introducir el tema de las relaciones laborales.

← Presentar la supervisión del trabajo mismo y de sus registros, como deberes de

los dirigentes de la Cooperativa.

← Recordar los órganos de dirección en la Cooperativa.

← Citar los principales medios de dirección.

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OBJETIVOS

Dirigir es buscar un punto ya determinado.

En la Cooperativa, el plan nos indica el punto hacia dónde marchar. Este punto es el
objetivo de la Cooperativa.

← Por consiguiente, la dirección debe lograr que toda la actividad de la

Cooperativa sea para cumplir su objetivo. Otras palabras usadas para nombrar
la función administrativa de dirección, son gerencia y jefatura.
← La dirección se hace con personas que trabajan en un medio. El medio o
ambiente, las personas y su trabajo, son asuntos que la dirección enfoca. De
ellos tiene que ocuparse.

← La dirección empieza por crear un ambiente propicio, un medio favorable a la

búsqueda del objetivo. Con este fin necesita información, comunicación y
relaciones públicas.

← La dirección tiene que preocuparse por los colaboradores, por su motivación,

sus condiciones de trabajo y su seguridad social.

← La dirección ha de supervisar el trabajo, a fin de obtener los resultados

propuestos; es decir, que la Cooperativa logre eficiencia y productividad.

← Con el objeto de controlar el trabajo y de rendir cuentas, la dirección debe

cuidar los registros Cactos, contabilidad, inventario, etc.) y el archivo.

Además de revisar las materias antedichas, interesa acudir a los responsables de la

dirección de la Cooperativa, y a los medios de dirección. Estos medios son las
instrucciones, órdenes y procedimientos, y las reuniones.

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10.1 INFORMACION Y COMUNICACION

Son muchas las personas que están pendientes de cómo funciona la Cooperativa. En
primer lugar, sus asociados. En segundo lugar, sus empleados. Y en tercer lugar, la
comunidad, el público en general.

Para crear buen ambiente y atender la expectativa de asociados, de empleados y de la

comunidad en general, los responsables de funciones en la Cooperativa deben publicar
información acerca de los asuntos que ellos manejan.

La información pública ha de ser permanente, no limitada a la Asamblea de cada año.

Hay formas sencillas de informar. Citemos como ejemplos:

← Reuniones de información y consultas

 ← Atención de asociados que piden datos (entrevistas)

← Carteleras en sitios concurridos

← Boletines o periódicos.

Puede suceder que los asociados tengan dudas, quieran explicaciones sobre los datos.
Y puede ocurrir que los asociados no consideren aceptables los datos. Los asociados
tienen el derecho y el deber de discutir los datos de toda información.

Para esto, lo más indicado es celebrar reuniones de información y discusión.

En estas reuniones, lo mismo que en las entrevistas, los asociados reciben y dan
información. Informan los administradores y opinan los asociados. Hay diálogo entre
ellos. Hablan unos y otros. En otras palabras, se comunican.

La comunicación es mejor que la información simple. Mediante la comunicación se

aclaran confusiones, se despejan dudas, se explican medidas.

En la Cooperativa la comunicación tiene que ser muy frecuente porque facilita la

participación de los asociados y sirve para crear buen ambiente de trabajo.

Lo dicho de los asociados en cuanto a información y comunicación, es aplicable a los

empleados de la Cooperativa. Los empleados aportan a la Cooperativa su capacidad de
trabajo. Y mientras más integrados se sientan a la Cooperativa, mientras mejor sepan
para qué trabajan, con mayor empeño y gusto trabajarán los empleados.

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10.2 REGISTROS DE TRABAJO

Hemos visto la utilidad de la información y

de la comunicación en la Cooperativa.
Como parte en la comunicación
mencionamos los asociados y los
empleados. Y como destinatarios de la
información citamos los mismos, más la
comunidad o el público en general.

Pues bien. Para controlar el trabajo, para

establecer costos, para saber los
ingresos; para conocer de qué recursos
económicos o materiales se dispone en
un momento dado; para contar los bienes
o servicios producidos; para informar de
estos asuntos y de los demás que
interesan a la Cooperativa; para atender
 visitas de control o preguntas respecto al
manejo de la empresa solidaria; para
explicar medidas adoptadas; en general,
para dar a conocer datos, para
publicarlos, se necesita anotar los hechos
importantes.

Estas anotaciones se hacen en registros

adecuados. Citemos algunos:

← Las actas de las reuniones de la

Asamblea, del Consejo, de la
Junta de Vigilancia, del Comité de
Educación y de otros comités o
grupos de trabajo;
← Los libros de contabilidad, donde
figuran las operaciones activas (a
favor) y pasivas (a cargo), y el
patrimonio de la Cooperativa; y

← El inventario, donde se relacionan

los bienes que ingresan, que salen
y que permanecen.

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10.2 REGISTROS DE TRABAJO

Los registros tienen mucho que ver,

y a veces se complementan con
documentos, como éstos:

← Los manuales de funciones

y de procedimientos
← Los reglamentos de
servicios y de trabajo

← Escrituras de inmuebles,
contratos, títulos y pólizas
de fianzas

← Facturas de compras,
comprobantes de entrega y
recibos de Copias de
instrucciones, de órdenes y
de correspondencia.
 Es cierto que de cada registro hay
responsables:

El Secretario responde de las actas,

el Contador responde contabilidad, el
Almacenista responde del inventario.
En forma, debe haber responsable
de recoger, ordenar y cuidar los
documentos.

Pero, a los directores obliga vigilar

que los registros se hagan bien y se
mantengan al día. Y que los
documentos se conserven en buena
forma.

Controlar registros y documentos es

como cuidar las pruebas sucedido en
la Cooperativa, con las razones y los
motivos de suceso. Es cuidar la
historia de la Cooperativa.

Los libros de registros, los manuales,

escrituras y demás documentos,
cuando se llenan y cuando dejan de
estar en uso diario, entran en
custodia en el archivo.

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10.3 RESPONSABLES DE LA DIRECCION

La función administrativa de dirección en la Cooperativa, de acuerdo con la ley

colombiana, está confiada a dos órganos colegiados, que son la Asamblea General de
Asociados y el Consejo de Administración, y a uno individual, que es el Gerente.

Cada uno de estos órganos ocupa nivel distinto. La Asamblea se halla en el nivel
superior. El Consejo depende de la Asamblea. Y el Gerente depende del Consejo.

← La Asamblea General será la suprema autoridad de la Cooperativa, dice la ley.

Esto significa que fuera de los asociados, y menos por encima de ellos, nadie
tiene poder de darles órdenes.
← La Asamblea ejerce la dirección superior. Como sus reuniones no son
frecuentes, decide sobre lo fundamental del trabajo de la Cooperativa.

← La dirección superior de la Asamblea se manifiesta en las políticas que señala

para la Cooperativa. La Asamblea también controla el cumplimiento de sus
 políticas, cuando estudia los informes que tienen que presentarle los órganos de
vigilancia y los responsables de ejecutar el trabajo de la Cooperativa.

← El Consejo de Administración ejerce una dirección inmediata, directa y

permanente, de la Cooperativa. El Consejo tiene que sujetarse a las políticas
aprobadas por la Asamblea General.

← Si la Asamblea General ha impartido mandatos al Consejo, este órgano es

responsable del cumplimiento de esos mandatos. En tal evento, el Consejo
funciona como ejecutor, no como director.

← El Gerente es "el ejecutor de las disposiciones y acuerdos del Consejo, en

primer lugar. También es el representante legal de la Cooperativa.

← Las funciones de dirección aparecen para el Gerente en el estatuto de la

Cooperativa. En términos generales, podemos decir que el Gerente dirige las
actividades ejecutivas de la Cooperativa.

← Algunas actividades dirigidas por el Gerente, son la producción de bienes, la

prestación de servicios, las relaciones públicas.

← Según el desarrollo de la Cooperativa, en el estatuto, en el manual de funciones

o en los reglamentos, podrá asignarse a otros responsables (distintos de
Asamblea, Consejo y Gerente), la dirección de actividades precisas. Casos
pueden ser los de subgerentes y jefes de unidades administrativas o de
producción.

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