Curso Internacional:

“Políticas Presupuestarias y gestión pública por

resultados”

Planificación Estratégica en organizaciones

públicas

INDETEC
ILPES-CEPAL
Agosto de 2006

Marianela Armijo
1
Algunas reflexiones sobre la utilidad
de la Planificación Estratégica

Alicia: ¿Qué camino debo tomar?

Gato: ¡Eso depende del lugar donde vayas¡

Alicia:No sé para donde voy

Gato: Entonces no importa cual camino debes

tomar

Lewis Carrol: Alicia en el País de las Maravillas

2
 La medición del desempeño es
parte de un largo proceso de planeamiento
Misión
Indicadores de Objetivos
Desempeño
Quienes
Quienessomos,que
somos,que
hacemos
hacemos yypara
para
quienes
quienes
Como
Comosabemos
sabemos
que
quellegamos
llegamos Donde
Donde
queremos
queremosirir
Cómo
Cómopodemos
podemos
llegar
llegar

Estrategias

3
 PLANIFICACION ESTRATEGICA

“Proceso que se sigue para determinar las metas

de una organización y las estrategias que
permitirán alcanzarlas”
(*)

La Planificación estratégica fija los límites dentro

de los cuales tiene lugar el control y evaluación de
gestión
(*) Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, Entorno
Proceso”. Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998
4
 ESTRATEGIAS
“Directrices que ayudan a elegir las acciones
adecuadas para
alcanzar las metas de la organización”

Proporcionan una base para la toma de decisiones

respecto de los cursos de acción propuestos

OBJETIVOS
Constituyen un medio
para establecer el PROGRAMAS DE ACCION
PROPÓSITO
PRIORIDADES EN LA ASIGNACION
ORGANIZACIONAL en
DE RECURSOS
términos de:

5
 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA COMO
PROCESO PREVIO PARA LA EXISTENCIA DEL
CONTROL DE GESTION

Un proceso de formulación
de estrategias
Puede ser:
Un proceso de revisión de
estrategias

En este contexto la Planificación Estratégica es un

proceso de toma de decisiones sobre modificaciones que
deben ser incorporadas en las estrategias existentes 6
PLANIFICACION ESTRATEGICA Y CONTROL DE
GESTION

Planificación
Estratégica

Control de Gestión

Control de actividades

7
 C IC L O D E L C O N T R O L D E G E S T IO N

PLA N IFIC IO N M ETA S / P R OG R A M A C IO N

ES TR A TE G IA

R evisió n de
presupuestos y

EVALUACION

PRESUPUESTO
p rogram a s

C onsideración de
nuevos p roductos y
objetivos estratégicos

M edidas
correctivas

EJE C U C ION

(*) Adaptado de Figura: Las cuadtro etapas del control de gestión.

Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, Entorno Proceso”. Harvard
Business School. Ed. Deusto. 1998
8
PLANIFICACION ESTRATEGICA COMO BASE
METODOLOGICA DEL PLAN DE GESTION

PLANIFICACION
QUE SE HARA EN UN FUTURO

ESTRATEGICA
CERCANO PARA LOGRAR LOS
RESULTADOS CON EL MAXIMO
DE EFICIENCIA, EFICACIA,
CALIDAD

PRODUCTOS
MISION USUARIOS

OBJETIVOS
ESTRATEGICOS
PARA QUE EXISTE LA
ORGANIZACION
METAS PROPOSITO FUNDAMENTAL
INDICADORES PARA QUIEN
COMO
ANALISIS DE PRODUCTOS PRINCIPALES/RELEVANTES
ESTRATÉGICOS
Principal bien o servicio que la institución proporciona
directamente a un usuario externo”

Tangibilidad o intangibilidad

Prioridad Estratégica: relacionado con el mandato legal, las prioridades

de gobierno, las prioridades institucionales.

Demanda de los usuarios: continua, sistemática, permanente, cautiva.

Número de transacciones

Recursos que se consumen en su generación (porcentaje del presupuesto

destinado a la provisión del servicio) o de recursos humanos (porcentaje de
funcionarios afectados a la provisión del servicio).

10
ANALISIS DE PRODUCTOS PRINCIPALES/RELEVANTES
ESTRATÉGICOS
Principal bien o servicio que la institución proporciona
directamente a un usuario externo”

•Servicios “pagados”: tarifas por certificados

•Servicios no pagados: fiscalizaciones, informaciones

•Financiamiento de los servicios (autofinanciado, presupuesto

nacional)

11
ANALISIS DE PRODUCTOS INTERMEDIOS

Productos intermedios dirigidos a clientes/usuarios

internos/externos de la institución:

• Relación con los usuarios externos de la institución

• Importancia en el proceso productivo general

• Recursos consumidos para la provisión del servicio (financieros,

recursos humanos, etc)

• Requerimientos de servicios de las otras unidades de la organización:

rapidez, oportunidad, precisión

• Quién más provee el servicio/ producto en la institución

12
Análisis de Usuarios/Clientes Principal

RECEPTOR DIRECTO DE LOS

SERVICIOS/PRODUCTOS

QUIEN TIENE ACCESO A LOS SERVICIOS A

TRAVES DE UN TRATO DIRECTO CON LOS
PROVEEDORES DE ESTOS

A TRAVES DE LA EXPERIENCIA DIRECTA DEL

SERVICIO O TRANSACCION EL USUARIO EVALUA
SU GRADO DE SATISFACCION EN LA ENTREGA DEL
SERVICIO

13
Análisis de Usuarios/Clientes Interno

AREA/FUNCIONARIO QUE DEPENDE DEL TRABAJO

REALIZADO POR EL OTRO

SE INSERTA EN UNA IDEA INTEGRADA DE GESTION

ORIENTADA AL SERVICIO Y SATISFACCION AL USUARIO

NIVEL DE SATISFACCION DE CLIENTE INTERNO COMO

FACTOR CRITICO PARA EL LOGRO DE CALIDAD DE LOS
SERVICIOS DIRIGIDOS HACIA CLIENTES EXTERNOS

14
 PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-
USUARIOS-BENFICIARIOS
Número Producto Estratégico Clientes/ Usuarios /Beneficiarios

Familias y/o pobladores de escasos recursos (1er al 3er

decil) que no poseen viviendas
•Familias que viven en condiciones de allegados
o arrendatarios

Discapacitados

Adulto mayor

Organizaciones Comunitarias.
Subsidios Habitacionales •Corporaciones.
1 •Fundaciones que representan poblaciones de
escasos recursos.

Familias de ciudades que viven en condiciones de

allegados o arrendatarios.

Fundaciones que representen poblaciones de escasos

recursos

Familias y/o pobladores de sectores pobres y medios (4º

al 6º decil) que no poseen viviendas

Familias y/o pobladores de sectores emergentes medios

(7º al 8º decil) que no poseen viviendas
15
 PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-
USUARIOS-BENFICIARIOS
Número Producto Estratégico Clientes/ Usuarios /Beneficiarios

Familias y/o pobladores de escasos recursos

(1er al 3er decil) que no poseen viviendas
•Familias que viven en condiciones de
allegados o arrendatarios

Discapacitados
Viviendas Adulto mayor
2

Familias de ciudades que viven en condiciones

de allegados o arrendatarios.

Familias y/o pobladores de sectores pobres y

medios (4º al 6º decil) que no poseen viviendas

Familias y/o pobladores de sectores emergentes

medios (7º al 8º decil) que no poseen viviendas

16
 PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-
USUARIOS-BENFICIARIOS
Número Producto Estratégico Clientes/ Usuarios /Beneficiarios

Habitantes de Condominios de Vivienda

Sociales que postulan a programas de
condominios

Organizaciones Comunitarias.
•Corporaciones.
Obras Urbanas y Programas Concursables •Fundaciones que representan
3
poblaciones de escasos recursos.

Usuarios de calles urbanas de la región

Intendencias, Gobiernos Regionales, Gobiernos

Provinciales y Municipalidades

17
 Esquema del Proceso de Planificación Estratégica

VISION
MISION
Amenazas /Oportunidades

ANALISIS

Fortalezas y debilidades
EXTERNO ANALISIS
OBJETIVOS
INTERNO:
INTERNO
ESTRATEGICOS
Factores Estructura
Institucionales
Procesos
Económicos AREAS CLAVES DE Funciones
DESEMPEÑ
DESEMPEÑO

Tecnológicos Recursos

Marco
Presupuestario METAS

PROGRAMAS, PLANES,
PROYECTOS

INDICADORES
18
 VISION

Valores y principios de la organización que

orienta y dar el marco para el accionar de su
propósito, imagen objetivo.

“SER LA INSTITUCION DE SEGURIDAD SOCIAL DEL

ESTADO, AGIL, EFICIENTE Y PROACTIVA,FOCALIZADA
EN LA ATENCION DE SUS USUARIOS Y CON UNA
PRESENCIA DESTACADA EN LA COMUNIDAD”
Instituto de Normalización Previsional

19
MISION
Declaración fundamental que le da el carácter
constitutivo
a la organización y a su acción

Fija los los propósitos, fines y límites de la

organización

20
 PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA
DEFINICION DE LA MISION

¿PARA QUÉ EXISTE LA INSTITUCION/PROGRAMA?

¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES PRODUCTOS QUE

GENERA?

¿CUÁLES SON LOS USUARIOS EXTERNOS E

INTERNOS?

¿PUEDEN OTROS OFRECER LOS MISMOS

PRODUCTOS/SERVICIOS? SI ES ASI.

¿ CUAL ES LA ESPECIFICIDAD DE LA INSTITUCION/

PROGRAMA?

21
PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA
DEFINICION DE LA MISION

¿CUALES LA POBLACION OBJETIVO Y LA

COBERTURA ACTUAL?

¿CUÁL ES LA PERCEPCION DEL EQUIPO DIRECTIVO

Y CUAL DE LOS FUNCIONARIOS RESPECTO DE LA
INSTITUCION/PROGRAMA?

22
Elvalor de una organización no se limita al valor
operativo de la MISION ACTUAL

¿Serán necesarias estas

funciones y estos
productos?

23
Aspectos a considerar en la
declaración de la Misión
 Nivel de concreción o abstracción:

Ejemplos: “Humanizar el trato a los jóvenes”

Departamento Juvenil de Massachusetts. USA

“Reducción de la contaminación”
Departamento Medio Ambiental. USA
.
 Riesgo implícito en los compromisos
asumidos: ¿Cómo se rinde de cuentas de los
resultados comprometidos?
24
Utilidad de una “buena” declaración
de Misión
Establecen el marco que justifica la intervención
pública en el ámbito de responsabilidad


Capacidad de mantener el foco directivo en lo

importante


Lograr encauzar los apoyos políticos y capacidades

administrativas de la institución


Mostrar a los grupos de interés la creación de valor

público esperado


25
Misión Institucional
SERVIU XI
El SERVIU XI Región de Aysén tiene como misión
contribuir a mejorar la calidad de vida de la


población regional, a través de la materialización

de Planes y Programas propuestos por la
Secretaría Regional de Vivienda y Urbanismo,
generando igualdad de oportunidades que permitan
acceder a una vivienda apropiada para la rigurosidad
climática local y ciudades más seguras y equitativas
para la comunidad de nuestra región, focalizando
nuestro trabajo en el sector más carente y de
escasos recursos.

26
 OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Son logros que la organización persigue en un plazo determinado. Estos

deben ser coherentes con la misión y orientaciones de las políticas
ministeriales

La definición de los objetivos permitirá seleccionar las actividades

prioritarias para el mejoramiento de la organización y aprovechar
las ventajas.

Los objetivos estratégicos surgen como respuesta a unapregunta esencial:

¿Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para tener
un accionar coherente con la misión?

27
 OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Su definición debe permitir identificar acciones en

ámbitos de:

programación

procesos

cobertura

calidad

oportunidad del servicio, etc

“Mejorar, ampliar, rediseñar, optimizar, alcanzar,

generar, adecuar”

28
OBJETIVOS ESTRATEGICOS

“Optimizar la calidad de las obras definiendo, analizando y

mejorando los procesos constructivos”

“Mejorar la atención al usuario, reduciendo los tiempos de

espera en la tramitación y otorgamiento de los beneficios.”

“Promover el desarrollo personal y profesional de los

funcionarios, su motivación y adhesión hacia el servicios”

29
OBJETIVOS ESTRATEGICOS

“Se fortalecerá la acción normativa, de control, prevención

y promoción de salud”

“Se focalizará la asistencia médica gratuita hacia los sectores

de población indigentes y de escasos recursos”

“Se promoverá la reforma gradual de gestión de las prestaciones

de los Hospitales Públicos, fundado a través de la descentralización
operativa”

Ministerio de Salud Pública.. Uruguay.

30
 Objetivos Estratégicos
Mejorar
Mejorarelelservicio
serviciodedeasistencia
asistenciatécnica,
técnica,disminuyendo
disminuyendoeleltiempo
tiempode de
entrega
entregadel
delservicio,
servicio,aatravés
travésde
delalainformatización
informatizacióndel
del registro
registrode
de
solicitudes
solicitudesde
deasistencia
asistencia

Ampliar
Ampliarinstrumentos
instrumentosde
deAsistencia
Asistencia Técnica
Técnicayy uso
usoefectivo
efectivode
deéstos
éstos

Servicio de Cooperación Técnica. Chile

31
 Objetivos Estratégicos
SERVICIO DE VIVIENDA Y URBANISMO

Descripción

Priorizar la focalización de nuestros productos y servicios, en la

población regional de escasos recursos, sin desatender otros
grupos demandantes del sector.
Avanzar en la superación del déficit habitacional, a través de la
ejecución y administración de Planes y Programas Habitacionales,
orientandos a satisfacer necesidades territoriales de nuestros
beneficiarios.
Avanzar en la superación del déficit urbano, mediante la
materialización de proyectos urbanos integrales y la recuperación
del patrimonio urbano, para que aporten nuevos espacios públicos
32
y mejoren la calidad de vida del habitante urbano.
Qué capacidad tienen los directivos
públicos para establecer Objetivos
Estratégicos
Facultades, flexibilidad
Recursos presupuestarios
Apoyo político
Comprensión del Ministro, Usuarios,
Ciudadanía
ETC,,,,,

33
METAS

CONSTITUYEN LA EXPRESION CONCRETA, CUANTIFICABLE, DE

LOS LOGROS QUE SE PLANEAN ALCANZAR EN EL AÑO (U

OTRO PERIODO DE TIEMPO) CON RELACION AL OBJETIVO Y

PRODUCTO IDENTIFICADO

CONTIENEN DECLARACION EXPLICITA DE NIVELES DE

ACTIVIDAS QUE SE QUIERE ALCANZAR TIENEN UN
HORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO

TIENEN UN HORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO

34
 REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE
METAS

DEBEN
DEBEN TENER
TENER UN UN COMPONENTE
COMPONENTE DE DE REALISMO
REALISMO:: QUE
QUE
PUEDAN SER
SER ALCANZADAS
ALCANZADAS CON
CON LOS
LOS RECURSOS
RECURSOS HUMANOS

PUEDAN HUMANOS

YYFINANCIEROS.
FINANCIEROS.

35
 REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE
METAS


IMPLICA
IMPLICA LA
LA GENERACION
GENERACION DE
DE COMPROMISOS
COMPROMISOS INTERNOS,
INTERNOS, POR
POR
LO
LO QUE
QUE SUSU CUMPLIMIENTO
CUMPLIMIENTO NO
NO DEBE
DEBE DEPENDER
DEPENDER DEDE OTRAS
OTRAS
ENTIDADES
ENTIDADESOOFACTORES
FACTORESEXOGENOS
EXOGENOS

36
 REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE
METAS


ABARCAR
ABARCAR EL
EL CONJUNTO
CONJUNTO DE
DE DIMENSIONES
DIMENSIONES DE
DE LA
LA
GESTION:
GESTION: EFICIENCIA,
EFICIENCIA, EFICACIA,
EFICACIA, CALIDAD,
CALIDAD,
ECONOMIA
ECONOMIA

37
Ejemplos de Metas ambiguas
y adecuadas
 Metas ambiguas

Mejoremos el sistema de tramitación de Quejas

Compraremos la mayor cantidad de libros posibles para las escuelas

Llegaremos a tener el mejor servicio de buses de la región

Lograremos que nuestros usuarios estén completamente satisfechos
con nuestros servicios

 Metas adecuadas

Aumentar a un 10% la cobertura de beneficiarios del Programa Salud
para todos

Mejorar el tiempo promedio de atención a los usuarios, reduciendo a
30 minutos el trámite de iniciación de actividades comerciales

Aumentaremos el número de visitas a las bibliotecas locales en un 20%
antes del 31 de Diciembre de 2006

38
INDICADORES
 INSTRUMENTOS DE MEDICION DE LAS
VARIABLES ASOCIADAS A LAS METAS

 MEDIDAS QUE DESCRIBEN COMO UNA

INSTITUCION ESTA ALCANZANDO SUS
OBJETIVOS Y METAS

39
 LECCIONES APRENDIDAS
CONSIDERACIONES PARA LA APLICACIÓN DE LA
PLANIFICACION ESTRATEGICA EN INSTITUCIONES PUBLICAS


COMO UTILIZAR EL PLAN ESTRATEGICO PARA QUE SEA UTIL

EN UNA INSTITUCION PUBLICA


 QUIENES DEBEN PARTICIPAR

 CADA CUANTO TIEMPO DEBE HACERSE

 CONSULTORA EXTERNA/RECURSOS PROPIOS

¿OTRAS ALTERNATIVAS PARA APOYAR LA TOMA DE

DECISIONES ESTRATEGICAS ?


40
 FACTORES CRITICOS EN LA IMPLEMENTACION DE
PROCESOS DE PLANIFICACION ESTRATEGICA

• Compromiso y liderazgo de directivos : Más que

hacer un Plan ASEGURARSE QUE FUNCIONE

• Regularidad y continuidad en la aplicación

• Internalización de la PE en los procesos de la

institución

• Capacidad de desagregar los objetivos estratégicos

en metas concretas monitoreadas
41
FACTORES CRITICOS EN LA IMPLEMENTACION DE
PROCESOS DE PLANIFICACION ESTRATEGICA

• Existencia de una unidad responsable por el

control de gestión y con directa interacción con la
jefatura máxima de la institución.

• Profesionales capacitados en las técnicas de

gestión (planificación, indicadores, evaluación)

• Tecnologías de información (simples y accesibles)

para asociar la planificación estratégica al control
de gestión.
42
FACTORES CRITICOS EN LA IMPLEMENTACION DE
PROCESOS DE PLANIFICACION ESTRATEGICA

• Capacidad de retroalimentar a los niveles

directivos (centros de responsabilidad) el nivel de
logros de compromisos alcanzados y generar
acciones correctivas.

• Alinear la planificación estratégica al ciclo

presupuestario y considerarlo como insumo para
su formulación

• Comunicación de los resultados de la planificación

estratégica 43