Documentos Fuente

Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable. Contiene, en el mejor de los
casos, la información necesaria para el registro contable de una operación, y frecuentemente tiene
la Función de comprobar razonablemente la realidad de dicha operación.
La característica de este documento es que asienta un hecho, y éste es el que registra la
contabilidad, ejemplo: una factura ajena implica una Compra, una factura propia implica una Venta,
etc.
Dichos documentos se dividen en:
a) Documentos Justificativos que son todas las disposiciones y documentos legales que determinan
las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar que cumplió con los
ordenamientos jurídicos y normativos aplicables.

b) Documentos Comprobatorios son los documentos originales que generan y amparan los registros
contables de la dependencia o entidad.
Los documentos son las fuentes u origen de los registros contables, respaldan todas y cada una de
las transacciones que se realizan en la empresa.
Los más utilizados tenemos:

Hay dos clases de documentos: internos y externos.

Los externos son los que se expiden o reciben como prueba de la transacción con un tercero. Entre
ellos están la factura de venta (o de compraventa), recibo de caja, acciones de sociedades.
También hay externos emitidos por entidades estatales como la escritura pública por compra de
inmuebles, hipotecas o constitución de sociedades, entre otros.
Los internos son los que se elaboran en la empresa para un mejor control de las operaciones:
remisión de mercancías, órdenes de compra o pedidos, cotizaciones, notas de contabilidad (para
la depreciación o amortización), comprobantes de egreso, recibos de caja menor, comprobantes
de diario, comandas (en los restaurantes).

- Facturas
- Notas de venta
- Cheque
- Letras de Cambio
- Pagarés
- Liquidaciones de Compra
- Comprobantes de Retención
- Notas de débito
- Notas de crédito
- Papeleta de Depósito

1. Clasificación de la Documentación Contable

2. Nota de pedido o de compra
3. Nota de Venta
4. Remito
 5. Factura- Requisitos
6. Nota de débito
7. Nota de crédito
8. Cheque- Requisitos
9. Recibos
10. Pagaré
11. Letra de cambio
12. Resumen de Cuenta
13. Giro Bancario
14. Acciones de Sociedad

Clasificación de la documentación Contable

 Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación:

Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y
conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden
entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por
cobranzas, presupuestos, vales.
 Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva:

Documentos que se archivan y generan registración:

 Factura
 Nota de Débito
 Nota de Crédito
 Ticket
 Recibo
 Pagaré
 Cheque
 Nota de Crédito Bancaria
 Documentos que sólo se archivan:
 Orden de Compra
 Nota de Venta
 Remito
 Resumen de Cuenta

Nota de pedido o de compra

Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra
a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.
Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo
suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.

FACTURA
Concepto: es el documento que el vendedor entrega al comprador con el detalle de las mercaderías
vendidas o servicios prestados, indicando la cantidad, especificaciones, precio (unitario y total),
condiciones de pago (cerdito y/o contado), impuestos fiscales (ICE) e (IVA), número de RUC.
Importancia: la factura es el documento de utilización diaria y permanente en los negocios, es de
carácter obligatorio (LEY) por las transacciones que superan los 4,00 dólares. Se debe emitir en
original y 2 copias; en la factura se recopila información utilizada en los registros contables.
Por medio de la factura se puede controlar el movimiento de la mercadería, el valor unitario y total
y pago de los impuestos fiscales.
CLASES DE FACTURAS
Se clasifican por el lugar a donde se realizan las operaciones de compra venta de exportación:
a. Factura a la Plaza.- Se llama factura de plaza a la que se extiende cuando las ventas se realizan en
la localidad donde radica el vendedor. Ejemplo: Si nosotros compramos mercaderías a la casa Milne
y Cía. de Lima para venderlas en un establecimiento ubicado en Lima. La factura de plaza no
ocasiona ningún gasto como transportes, embalaje, etc.b. Factura de Extensión.- Se llama factura de
expedición a la que se extiende cuando la venta se realiza a compradores que radican en localidades
diferentes a la del vendedor; ocasionando gastos de embalaje, transportes, seguros, etc., Ejemplo:
Cuando compran mercaderías a la casa Ferreyros y Cía que está en Lima, de las diferentes
provincias del país.
FACTURA DEL ALMACÉN “LA HACIENDA”

NOTAS DE VENTAS
Definición.-Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las
mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de
pago y demás condiciones de la operación.
Importancia.- la nota de venta es importante porque el vendedor toma a su cargo el compromiso de
entregarle la mercadería que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este
documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos. Es
emitida por duplicado. Este documento no origina registros contables.
Cuando se la utiliza.- Nota de venta: cuando el comerciante no posee los formularios de nota de
compra, el vendedor emite una nota de venta que la reemplaza; en ella se detallan las mercaderías,
cantidad, plazo de pago, siendo firmada por las dos partes contratantes

CHEQUES
Emisión. El queche debe contener el mandato puro y simple de pagar una suma de dinero, es
pagadero a la vista; a su presentación el Banco está obligado a pagarlo o protestarlo, aunque tenga
fecha futura.
Personas que intervienen. En el cheque intervienen las siguientes personas:
• Girador. Es la persona que gira el cheque, el que firma y el que ordena el pago.
• Beneficiario. Esla persona o entidad a favor de el cual se extiende el cheque.
• Girado. Es la institución (Banco) autorizada legalmente por la superintendencia de Bancos, donde
el girador tiene su cuenta corriente.
Requisitos. Según el Art. 1º. de la Ley de Cheques, el cheque debe contener lo siguiente.
1. La denominación de CHEQUE, inserta en el texto mismo del documento y expresada en
castellano para la emisión de cheques en moneda nacional. Para la emisión de cheques en moneda
extranjera pagaderos en el Ecuador, el girador puede utilizar indistintamente, el idioma castellano o
el del país al que corresponda la moneda.
2. El mandato puro y simple de pagar una suma determinada de dinero.
3. El nombre de quien debe pagar o girado.
4. La identificación del lugar del pago.
5. La identificación de la fecha y el lugar de la emisión del cheque ; y,
6. La firma de quién expide el cheque o girador.
Revocación. El girador podrá revocar el cheque, por escrito con indicación del motivo, si hubiere
fondos suficientes en su cuenta corriente, en caso contario la revocatoria no surtirá efecto.

LETRA DE CAMBIO
Concepto. Es una orden de pago que da el acreedor a su deudor para que pague en determinado
tiempo y lugar, el valor que se indica en el documento.
Importancia. La letra de cambio es de gran importancia en los negocios cuya activad económica
consiste en comercializar mercaderías, y en la mayoría de los casos las mercaderías se las vende a
crédito, este documento garantiza el pago de cierta cantidad de dinero por parte del cliente que
compro mercadería a crédito.
Personas que intervienen. En la letra de cambio intervienen las siguientes personas:
1. Girador. Es la persona que ordena pagar o el acreedor (librador).
2. Girado. Es la persona a quien va dirigido la letra y que es la que debe pagar (librado, deudor)
3. Tenedor. Es la persona que cobra la letra, la que tiene en su poder la letra.
4. Garante o Aval. Se constituye solidariamente responsable con el deudor.

PAGARÉ
Concepto. El pagarees una promesa escrita de pagar cierta cantidad de dinero a una persona
determinada en el documento, o a su orden, o al tenedor del documento, en una fecha determinada.
Cuando el pagaré se especifica un tanto (%) de interés, este es sobre el valor nominal y el mismo se
paga desde la fecha en que se expide el Pagaré hasta su vencimiento. Por lo tanto lo que el deudor
debe cancelar cuando se venza el documento es el capital más el interés.
Importancia. El pagaré es importante por cuanto garantiza el cumplimiento del pago por parte del
deudor, a si mismo facilita los actos de comercio que se realiza en la sociedad.
Personas que intervienen. En el Pagaré intervienen las siguientes personas:
1. Beneficiario. Es la persona a la que se le debe un determinado valor.
2. Deudor. Es la persona que con su firma, acepta el documento y está obligada o cancelarlo a su
vencimiento.
3. Garante. Es la persona que abaliza el pago que tiene que hacer el deudor.

LIQUIDACIONES DE COMPRA
Definición. La Liquidación de Compra es un documento que acredita las adquisiciones que efectúen
las personas naturales o jurídicas, sociedades conyugales, sucesiones indivisas, sociedades de hecho
y otros entes colectivos a productos y/o acopiadoras (Persona Natural) de productos primarios
derivados de la actividad agropecuaria y pesca artesanal, de productos silvestres, minería. Siempre
que éstas (reiteramos, personas naturales) no otorguen comprobante de pago por estar
imposibilitados de obtener número de RUC.
USO. Se la utiliza en:
a. Se emitirán en los casos señalados en el numeral del Art. 6 y cuando la ley o la administración
tributaria lo determine.
b. Podrán ser empleados para sustentar gastos o costos para efecto tributario.
c. Permitirán ejercerel derecho al crédito fiscal siempre que se cumpla con lo establecido en el
manual.
¿Quiénes pueden emitir Liquidaciones de Compra?
Los contribuyentes del Régimen General y del Régimen Especial del Impuesto a la Renta que
realizan operaciones con vendedores que no están inscritos en el RUC.

COMPROBANTES DE RETENCIÓN
Concepto: Son los documentos que acreditan las retenciones de impuestos realizadas por los
agentes de retención en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Régimen Tributario Interno, este
reglamento y las resoluciones que para el efecto emita el Director General del Servicio de Rentas
Internas.

NOTAS DE DÉBITO
Concepto. Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber
cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la
misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un
error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el
incremento del saldo de una cuenta.
Función: es el documento que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado
o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica.
Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de
término, etc.
En qué casos se usa:
a) En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que se aplicó a un cheque
depositado y girado sobre una plaza del interior.
b) En los comercios: cuando se pagó el flete por envío de una mercadería; cuando se debitan
intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc.
c) Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado en su cuenta
un importe determinado, emite una Nota de Débito.
Las causas que generan su emisión pueden ser:
- Error en menos en la facturación.
- Intereses.
- Gastos por fletes.
- Gastos bancarios, etc.
Quienes deben emitir este documento?
Los vendedores o prestadores de servicios, que habiendo emitido una factura, se ven en la necesidad
de aumentar o disminuir su valor por alguna circunstancia.

NOTAS DE CRÉDITO
Definición: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de
informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la
misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos
vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores
por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectivacuenta.
Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para ésta, y la nota crédito
significa una erogación.
Función: Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar
envía a su cliente la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en
la misma. Se usa para anular facturas incluidas en Cajas Cerradas. La Nota de Crédito siempre
origina una disminución en la cuenta del comprador o deudor, por lo tanto es un documento
registrable.
En qué casos se usa: La Nota de Crédito se utiliza para roturas de mercaderías vendidas, rebajas de
precios, devoluciones o descuentos especiales, corregir errores por exceso de facturación.
Datos obligatorios: numero de cliente, nombre y apellido, hacer referencia a una factura,
numeración, importe, cantidad que devolver, importe total.
Datos imprimibles: fecha, numeración (automática), número de cliente, dirección del cliente, datos
de cabecera.
Datos que deben ser “llenados” al emitir una nota de crédito.
• Identificación del destinatario con el nombre o razón social, Rut, giro, comuna y teléfono.
• Fecha de emisión del documento.
• Detallar el concepto por el que se emite el documento. Tratándose de mercaderías, deben
detallarse igual que en una factura.

PAPELETA DE DEPÓSITO
Se la utiliza. Cuando las empresas o las personas naturales realizan depósitos bancarios, las
entidades bancarias, siempre acostumbran entregar una papeleta de depósito como constancia de
latransacción realizada, es así que para un control adecuado de los ingresos de la empresa, cada
comprobante de ingreso debe ir acompañado de la papeleta de depósito respectiva.
La persona encargada de realizar los depósitos bancarios debe verificar los datos de la papeleta de
depósito y firmar en ella en señal de haber recibido a satisfacción los valores que se mencionan en
ella.
Las copias de las papeletas de depósito con el sello del recibidor del Banco, deben ser entregadas el
mismo día del depósito al Cajero, para sustentar los asientos contables por el regreso de fondos.
Requisitos. La papeleta de depósito consta de las siguientes partes:
1. Número de cuenta. Aquí registramos el número de cuenta a la vamos a depositar el dinero.
2. Nombre. El nombre de la persona que va realizar el depósito.
3. Lugar y fecha. Colocamos la cuidad y la fecha en la que vamos a realizar el depósito.
4. Efectivo. Colocamos la cantidad que vamos a depositar en números.
5. Firma del depositante. Colocamos la firma de la persona que va realizar el depósito en la cuenta.
Datos imprimibles. Debe estar impreso:
1. El nombre de la entidad financiera
2. Datos que la entidad requiera para su mayor facilidad.

Como comprobar para quedar registrado debe tener el sello del cajero.
Remito
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos.
En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello
queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a
pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.
El remito se extiende por triplicado: El original firmado por el vendedor se entrega al
adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha
recibido, queda en poder del vendedor y se destina ala sección facturación para que
proceda ala emisión de la factura. Por último el triplicado permanece en la sección
depósito par constancia de las mercaderías salidas. Se extiende, como mínimo, por
 duplicado; aunque es práctica generalizada hacerlo por triplicado para que al transportista
también le quede una constancia de la operación realizada.
No se registra en los libros de contabilidad, dado a que generalmente los Remitos se
emiten sin valores
Ticket:
Se emite por operaciones de contado, mientras que la factura puede ser emitida por
operaciones de contado o en cuenta corriente. Los ticket sólo pueden ser emitidos
por máquinas registradoras (o controladores fiscales) autorizadas a funcionar por la AFIP.
Recibos
El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que
recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.
Este documento tiene importancia:
 Legal: constituye una prueba para quien hizo el pago.
 Contable: para quien lo confeccionó es una constancia de los ingresos de fondos, y para
quien lo recibe es un elemento de control de la salida de valores.

Se emite por duplicado, y se registra en los libros contables.

Resumen de cuenta
Es usual remitir a los clientes a fin de cada mes un resumen de su cuenta, con la finalidad
de:
Comprador: le permite cotejar el saldo pendiente de pago que figura en el resumen de
Cuenta con el que surge de sus propios registros.
Vendedor: es una forma de recordarle al cliente el saldo pendiente.
Giro Bancario
Orden de pago de sucursal a sucursal o sucursal corresponsal de pagar a una persona en
otro lugar.
PLAZOS DE PRESENTACION PARA PAGO:
Dentro de 15 días a partir de su fecha si son pagaderos en el mismo lugar de expedición
Dentro de 1 mes si es expedido y pagadero en diversos lugares del territorio nacional
Dentro de 3 meses, si fue expedido en el extranjero y pagadero en territorio nacional
Dentro de 3 meses, si es expedido en territorio nacional y pagadero en el extranjero
ACCIONES DIRECTAS
 Contra el librador y sus avalistas
 Prescribe en 6 meses contados
 Desde que termine el plazo de presentación del último tenedor del documento
 Desde que el día siguiente en que se pague el cheque, la de los endosantes y la de los
avalistas

Caduca por:
 No protestar el cheque por falta de pago
 No haber presentado el cheque a su cobro dentro de los plazos legales siempre y cuando
se demuestre que durante el terminó hubo fondos suficientes para pagarlos.

ACCIONES DE REGRESO
 Contra los endosantes anteriores del cheque y sus avalistas
 Prescribe en 6 meses contador a partir
 Desde que termine el plazo de presentación del último tenedor del documento
 Desde el día siguiente en que se pague el cheque, la de los endosantes y la de los
avalistas
 Caduca por:
No protestar el cheque por falta de pago
No haber presentado el cheque a su cobro, No protestar el cheque por falta de pago.
A pesar e que no haya habido fondos suficientes durante los plazos de presentación
NOTA: La vía e regreso como la directa caduca.
Acciones de Sociedad (Obligaciones como Títulos de Crédito)
Títulos que representan la participación individual de sus tenedores en un crédito colectivo
a cargo de una sociedad Anónima.
Finalidad : Aumento de recursos
Elementos Personales:
Sociedad
 Emisora de la acción
 Deudora de los derechos literales consignados en cada acción

Socios.
 Deben ser más de S

Acreedores de la sociedad.

FUENTE:
Bibliografía:
• Libro: Contabilidad General
Autora. Mercedes Bravo Valdivieso
Linkografía:
• www.contenidoweb.info/documentos/documentos
• www.eco-finanzas.com/.../DOCUMENTO_FUENTE
• www.definicion.org/documento-fuente