Procedimiento para Control de los Registros Página 1 de 2

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Tipo de documento: Sistema de Gestión

Integral Revisión: Rev. 3 Fecha: 18/10/12
Código : RD 02

Ing. Luis Torregrosa Flores Representante de la Dirección LTF

Aprobó: Puesto Firma o
Siglas

1. Propósito Mantener en orden y fácilmente recuperables los registros en las diferentes áreas.

2. Alcance Aplica a todos los registros que se generan en el sistema de gestión integral de la
organización.
3. Políticas El Representante de la Dirección administra el control de los registros entregados
y actualiza la lista maestra de registros conforme a las actualizaciones de los
Líderes de Proyecto o Titulares de área.

Cada titular de área o líder de proyecto deberá conservar la lista de los registros
aplicables de su área.

Se identificarán por nombre o periodo del registro para asegurar su fácil

identificación, almacenándolos en medios electrónicos, archivos o bitácoras,
ordenados por títulos, periodos o procesos para su fácil recuperación.
Los registros se asientan con letra de molde, preferentemente, cuando sean
llenados en forma manuscrita.

Cada titular de área o líder de proyecto, debe fijar el tiempo de retención de sus
registros considerando el tiempo de utilidad, el tiempo definido por la empresa o el
tiempo especificado por autoridades gubernamentales en la legislación aplicable,
según aplique. Al final del tiempo de retención y uso, debe dar la disposición (o
destino) final que puede ser remitir a un archivo muerto o destrucción de los
registros.

4. Políticas de distribución y acceso al documento

Original en: Sistema de Gestión Integral (RD)
Acceso a copias controladas para las áreas pertenecientes al SGI.

Procedimiento para Control de los Registros

LA FORMA IMPRESA DE ESTE DOCUMENTO SIN SELLO DE CONTROL, ES NO-CONTROLADA

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5. Desarrollo
Responsable Descripción de actividades Registros
Usuarios del Identificación de Registro
SGI Identifica la necesidad de registrar una actividad o fase del proceso.
N/A

Usuarios del Decide el formato o el medio, crea la estructura en función de los datos.
SGI Los identifica por título, número de hojas u otros.

Usuario del Almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y

SGI disposición final.
Indica por registro:
Medio de soporte, ubicación y medio de almacenamiento, orden de acomodo,
tiempo mínimo de retención y la disposición final.
Titular del Registra en la Lista Maestra de Registros los registros aplicables en su área
definiendo sus condiciones de control. Lista Maestra
área o Líder
de Registros
de Proyecto
Titular del Si lo considera necesario solo para información turna una copia de su Lista
área o Líder Maestra de Registros al Representante de la Dirección (RD).
de Proyecto
RD Recopila las Listas Maestras de Registros de las áreas y las conserva Listas Maestras
agrupadas como Lista Maestra de Registros del SGI. agrupadas

6. Anexos Muestras de formatos.

 6.1 Lista Maestra de Registros

6.1 Lista Maestra de Registros

Lista Maestra de Registros

Tiempo de
Formato de Responsable de Responsable de Disposición final o
Título retención en
almacenamiento elaboración custodia destino final
archivo activo

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