AUDITORIA INTERNA EN CAJA, CUENTAS POR COBRAR E INVENTARIO

¿Qué es la auditoría Interna? ¿Cómo se desarolla? ¿Qué objetivos cumple? Estas y más
preguntas encuentran respuesta a continuación.

En esta monografía no se pretende repetir conceptos ya ampliamente desarrollados, sino

más bien presentar un nuevo enfoque y visión en torno a la nueva auditoría interna y los
controles internos.

Por ello se expone como novedades las ventajas de la tercerización en las labores de
auditoría interna, la visión sistémica de los controles internos, el papel de la auditoría
interna en los procesos de mejora continua y eliminación de despilfarros o desperdicios en
la empresa, las nuevas herramientas a utilizar con una visión de gestión de calidad total, y
por último los nuevos enfoques a ser incorporados a la luz de los cambios en materia tanto
tecnológica como productiva y comercial; lo cual es producto de la incorporación del Just
in Time, la tercerización, el teletrabajo, internet y la informática (para éste último ítem se
da un desarrollo más pormenorizado de los controles a verificar).

Tabla de contenido

Introducción

Definiciones y objetivos

Auditoría Interna

Control Interno

Técnicas de evaluación del control interno

Ventajas de la auditoría interna

Independencia

Tercerización

Alcances de la nueva auditoría

Trabajo en equipo

Uso de herramientas de gestión

Conocimientos y Aptitudes

Planificación

La mejora continua en la auditoría

El control interno y los resultados económicos

Auditoría y control de los procesos informáticos

La Matriz de Control Interno

Bibliografía

Introducción

De la experiencia que día a día se va acumulando resulta sorprendente las graves falencias
que en materia de auditoría y control interno adolecen las empresas, incluyéndose entre
ellas no sólo a pequeñas y medianas, sino también a grandes empresas, para ello basta
como ejemplo el famoso caso del Banco Barhing, o el de las grandes empresas estatales.

En primer lugar debemos subrayar la falta de cumplimiento a las normas básicas y

fundamentales en materia de control interno, pero por otro lado está la ausencia de amplitud
de conceptos en cuanto al patrimonio a proteger, y de los métodos e instrumentos de
análisis a ser utilizados por los auditores internos.

Al igual que en el control de calidad, la falta de planificación y prevención es la norma en

muchas empresas en lo relativo tanto al control interno, como al accionar de la auditoría
interna. Por ello no es de sorprenderse ver a los auditores tratando de analizar que es lo que
salió mal, porqué, y que hacer para evitar su repetición, cuando lo correcto es actuar
preventivamente, y de acontecer algún hecho perjudicial no quedarse en los aspectos más
superficiales sino profundizar hasta llegar hasta la causa-raíz, tratando de desentrañar de tal
forma las razones que llevaron al sistema a engendrar dichas falencias.
Otro aspecto importante a cuestionar en las auditorías es que la misma sea percibida como
una entidad dedicada sólo a la inspección (y a veces hasta con una perspectiva policíaca), y
no al asesoramiento con el objetivo de proteger y mejorar el funcionamiento de la
organización.

Es menester conformar una nueva visión de la empresa desde un enfoque sistémico, de tal
manera de ubicar a la auditoría como un componente de dicho sistema, encargado de
proteger el buen funcionamiento del sistema de control interno (subsistema a nivel
empresa), sino además, de salvaguardar el buen funcionamiento de la empresa a los efectos
de su supervivencia y logro de las metas propuestas.

Es interesante significar que sólo el dirigente que reconozca la necesidad de considerar la

empresa como un conjunto de sistemas interrelacionados y entrelazados, habrá descubierto
la clave para entender cómo opera realmente la empresa.

Muchas empresas han dejado de existir como producto de sus falencias en el control
interno, y en la falta de una auditoría interna que evalúe eficazmente la misma. La falta de
buenos controles internos (no meramente normativos, sino aplicados) no sólo han dado
lugar a estafas o defraudaciones (sea esta por parte de ejecutivos, empleados o clientes),
sino también a graves errores en materia de decisiones producto de graves errores en
materia de información.

Ahora bien, cuando de custodia de activos o patrimonios se trata, la auditoría interna

tradicional pone todo su acento en los activos fisicos, derechos y obligaciones de las
empresas, dejando desprotegidos activos tan valiosos como lo son los clientes y sus niveles
de satisfacción, el personal y su capital intelectual, y la calidad de los bienes y servicios
producidos por la empresa.

Otro aspecto muy importante es la ubicación de la Auditoría Interna dentro del marco
organizativo en cuanto a su grado de independencia. Que la Gerencia o Departamento de
Auditoría Interna quede a un nivel de negociación o presión, impide alcanzar los objetivos
que motivan su razón de ser.
En la nueva visión de la auditoría interna, ésta debe estar integrada a la Gestión Total de
Calidad haciendo pleno uso de los diferentes instrumentos y herramientas de gestión a los
efectos de lograr mayores niveles en la prestación de sus servicios.

Definiciones y objetivos

Auditoría Interna

El Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos define la auditoría interna como
“una actividad independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que está encaminada a
la revisión de operaciones contables y de otra naturaleza, con la finalidad de prestar un
servicio a la dirección”.

Es un control de dirección que tiene por objeto la medida y evaluación de la eficacia de

otros controles.

La auditoría interna surge con posterioridad a la auditoría externa por la necesidad de

mantener un control permanente y más eficaz dentro de la empresa y de hacer más rápida y
eficaz la función del auditor externo. Generalmente, la auditoría interna clásica se ha
venido ocupando fundamentalmente del sistema de control interno, es decir, del conjunto
de medidas, políticas y procedimientos establecidos en las empresas para proteger el activo,
minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia operativa y optimizar la
calidad de la información económico-financiera. Se ha centrado en el terreno
administrativo, contable y financiero.

La necesidad de la auditoría interna se pone de manifiesto en una empresa a medida que

ésta aumenta en volumen, extensión geográfica y complejidad y hace imposible el control
directo de las operaciones por parte de la dirección. Con anterioridad, el control lo ejercía
directamente la dirección de la empresa por medio de un permanente contacto con sus
mandos intermedios, y hasta con los empleados de la empresa. En la gran empresa moderna
esta peculiar forma de ejercer el control ya no es posible hoy día, y de ahí la emergencia de
la llamada auditoría interna.

El objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y

responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y
todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas. Este objetivo se
cumple a través de otros más específicos como los siguientes:

a) Verificar la confiabilidad o grado de razonabilidad de la información contable y

extracontable, generada en los diferentes niveles de la organización.

b) Vigilar el buen funcionamiento del sistema de control interno (lo cual implica su
relevamiento y evaluación), tanto el sistema de control interno contable como el operativo.

Control Interno

El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes
de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se
contraerán obligaciones sin autorización.

Una segunda definición definiría al control interno como “el sistema conformado por un
conjunto de procedimientos (reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas entre sí,
tienen por objetivo proteger los activos de la organización.

Entre los objetivos del control interno tenemos

a) Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias.

b) Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son
utilizados por la dirección para la toma de decisiones.

c) Promover la eficiencia de la explotación.

d) Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.

e) Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.

Entre los elementos de un buen sistema de control interno se tiene:

a) Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la

autoridad y la responsabilidad.

b) Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para

proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos.

c) Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado.

d) Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar
en proporción con sus responsabilidades.

La Auditoría Interna forma parte del Control Interno, y tiene como uno de sus objetivos
fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho control interno.

Técnicas de evaluación del control interno

Las principales técnicas y más comúnmente utilizadas para la evaluación del control interno
son las de:

a) Memorándums de procedimientos

b) Fluxogramas
c) Cuestionarios de Control Interno

d) Técnicas estadísticas

A éstas deben agregarse las herramientas de gestión, entre las principales tenemos:
diagrama de Ishikawa (denominada también “Espina de Pescado”), diagrama de Pareto,
diagrama de dispersión, histograma y fluxogramas ( estás últimas tres contenidas ya en las
antes mencionadas), estratificación, y la Matriz de Control Interno entre otras.

Ventajas de la auditoría interna

a) Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma relativamente

independiente los sistemas de organización y de administración.

b) Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la empresa, que

generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los departamentos
afectados.

c) Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las operaciones de la

empresa, proporcionado por el trabajo de verificación de los datos contables y financieros.

d) Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias y la inercia burocrática que

generalmente se desarrollan en las grandes empresas.

e) Favorece la protección de los intereses y bienes de la empresa frente a terceros.

2.5. Requisitos del trabajo de auditoría interna

a) Las revisiones han de ser efectuadas por personas que posean conocimientos técnicos
adecuados y capacitación como auditores.
b) El auditor debe mantener una actitud mental independiente.

c) Tanto en la realización del examen como en la preparación del informe debe mantenerse
el debido rigor profesional.

d) El trabajo debe planificarse adecuadamente ejerciéndose la debida supervisión por parte

del auditor de mayor experiencia.

e) Debe obtenerse suficiente información (mediante inspección observación, investigación

y confirmaciones) como fundamento del trabajo.

Independencia

Es fundamental considerar de quién debe depender el auditor interno. En una empresa

dependerá directamente del dueño de la misma o de un comité. En una gran empresa deberá
depender del Síndico y de un Comité de Control Interno (cuyos miembros no ejerzan
funciones ejecutivas). Es fundamental que los miembros de la auditoría interna no tengan
relaciones con la Gerencia de Personal (para temas como búsqueda y contratación de
personal de auditoría, para planes de capacitación, jerarquización, liquidación y pago de
sueldos, vacaciones o permisos especiales, etc.), tampoco deberá tener relaciones
comerciales con el ente para el cual trabajen. De esta forma se protege la total
independencia de criterio y observación, evitando además las “politiquerías” internas que
tienden a distorsionar información y proteger a personal del ente. Es también fundamental
que no exista lazos directos de familia entre los miembros de la auditoría y el personal a ser
auditado, de existir alguna relación ello debiera dejarse como constancia en los informes de
auditoría respectivos.

No preservar la independencia y objetividad (aunque todo sujeto tiende a la subjetividad)

de los auditores, impide un óptimo y efectivo ejercicio de las funciones que le están
encomendadas.
Imaginemos que sucedería en una institución bancaria si los auditores pidieran créditos u
otros servicios a dicha institución, es lógico pensar en intercambio o negociación de
favores.

Tercerización

Por todo lo visto arriba y por los menores costos, mayores niveles de productividad y
mejores niveles de calidad sería conveniente utilizar servicios tercerizados de auditoría
interna. De tal forma se evitan costos fijos (sueldos, espacio físico, computadoras, gastos de
teléfono), si los servicios no son adecuados es más fácil el cambio de auditoría, al prestar
servicio en distintas empresas los auditores poseen mayor nivel de experiencia, la
capacitación de los auditores no corre por cuenta de la empresa sino por parte del ente
prestador del servicio, pueden utilizarse alta tecnología producto de que el costo de la
misma puede subdividirse entre numerosos clientes, pueden lograrse servicios con alto
nivel de especialización (el ente prestador del servicio puede contar con especialistas en:
auditoría en informática, en seguridad, en materia impositiva, en fraude, en calidad y
satisfacción del consumidor, e inclusive auditores por tipos de actividades) lo cual redunda
en mejores niveles de calidad.

Alcances de la nueva auditoría

La nueva auditoría ya no comprende sólo los controles tradicionales, sino que en la

búsqueda de proteger los activos de la organización audita el cumplimiento de normativas
(sean éstas internas o externas), políticas y directrices, y principios fundamentales de
gestión moderna de empresas, en todo lo atinente a la calidad de los productos y servicios,
niveles de satisfacción de los clientes, eficiencia de los procesos administrativos y
productivos. En el caso de la calidad el auditor interno no procederá a efectuar mediciones
o controles de calidad, su función en este caso es la de verificar la existencia de dichos
controles y los mismos son correctamente llevados a cabo. En el caso de los procesos
administrativos y productivos deberá contarse con auditores capacitados debidamente en
dichas áreas y sus informe tendrán un enfoque netamente de asesoramiento.

Además deberá tenerse debidamente en cuenta los efectos que en el control interno tienen
las siguientes nuevas maneras de operar:

a) Teletrabajo
b) Tercerización

c) Utilización de internet

d) Uso de redes informáticas (cajeros automáticos, transferencias electrónicas)

e) Globalización de los mercados

f) Cuadro de Mando Integral (necesidad de confirmar la corrección de los datos y del buen
funcionamiento del sistema informático)

g) Contribuir en la eliminación de desperdicios y despilfarros, contribuyendo con su

asesoramiento a la mejora de los procesos y actividades

Trabajo en equipo

El mejor uso de las capacidades y experiencias para una evaluación más efectiva del control
interno, como así también la investigación de casos especiales hacen necesario la
implementación del trabajo en equipo incluyendo los Círculos de Calidad en el área de
auditoría interna, como forma de mejorar los procedimientos, logrando de tal forma
controles, propuestas, análisis e informes de mayor calidad y menores costos.

Uso de herramientas de gestión

Ya sea en forma individual, en equipo o en los círculos de calidad se deberá hacer uso de
las herramientas de gestión aplicada en materia de calidad y productividad. Nos referimos
tanto a las siete herramientas clásicas, como a las nuevas herramientas y otras que pueda
idear el personal de auditoría en el ejercicio de sus tareas.

Así tenemos la Matriz de Ishikawa, la cual puede ser utilizada para analizar falencias,
detectar causas de errores o ilícitos, búsqueda de soluciones o mejoras del control interno.

El Diagrama de Pareto permite entre otras funciones importantes la priorización de

controles en función de la preponderancia que los diferentes factores tienen, como así
también la utilización de la misma para descubrir la causa de problemas, o dar solución a
las mismas.
Los Seis Por qué? permite mediante preguntas sucesivas llegar a la causa fundamental de
los problemas evitando quedar en los rasgos más superficiales.

El Control Estadístico de Procesos (CEP) posibilita determinar la capacidad del proceso

para engendrar productos y servicios externos e internos que satisfagan los niveles
requeridos. Así las diferencias contables, o de inventario o la falta de cumplimentación
correcta en las carpetas crediticias en el caso de las instituciones bancarias se deben a
diferentes causas, el CEP permite conocer si la cantidad de falencias está dentro de lo que
es natural al sistema o si sus causas son especiales, adoptando según el caso las respectivas
medidas de análisis y corrección.

El fluxograma es un elemento fundamental no sólo para evaluar el sistema de control

interno, sino además para evaluar la eficiencia de las actividades o procesos.

El Diagrama de Dispersión permite poner a prueba la interrelación entre diferentes factores,

como podría ser cantidad de comprobantes recepcionados por caja con las diferencias de
caja.

El histograma permite analizar la distribución de los errores o falencias detectadas.

La estratificación permite mejorar los niveles de cumplimentación y detectar razones de

irregularidades. Si al controlar atrasos crediticios en un Banco se tienen mayores niveles en
una línea crediticia ello puede deberse al sector al cual está destinado o a falencias en la
concesión de los mismos, y si los niveles están concentrados en determinadas sucursales
bancarias ello puede deberse a falta de capacitación del personal crediticio o problemas
propios de determinadas zonas económicas.

Análisis Preventivos. Consistentes en utilizar la lluvia de ideas por parte de los auditores
internos a los efectos de detectar para cada proceso, servicio, producto o actividad donde o
qué problemas pueden surgir, analizando como evitar de que se produzcan y fijando
sistemas para su detección.
El método de las Seis Preguntas Fundamentales, conformadas por: ¿Qué? ¿Cómo? ¿Quién?
¿Dónde? ¿Cuándo? y el Por qué para cada una de las respuestas anteriores permite mejorar
el control interno, detectar irregularidades y mejorar la eficiencia de los procesos y
actividades. Así pueden descubrirse que se están realizando tareas actualmente
innecesarias, o que quién lo ejecuta es un personal demasiado costoso para la ejecución de
la misma, o que el lugar donde se realiza es poco apropiado por razones de seguridad (lugar
de la Tesorería), o el cómo se realiza resulta costoso o inseguro.

Conocimientos y Aptitudes

En cuanto a conocimientos como es obvio de lo expresado con anterioridad, es menester

que los auditores posean conocimientos a materia de herramientas de gestión, estadística,
control estadístico de procesos (SPC), resolución de problemas, benchmarking, trabajo en
equipo, círculos de calidad, tormenta de ideas, pensamiento sistémico, relevamiento y
evaluación del control interno, planificación, administración, finanzas, a parte de las
normativas legales, contables y conocimientos en sistemas de información.

El benchmarking como metodología que tiene por objetivo detectar las mejores prácticas y
procedimientos a los efectos de su análisis y posterior implementación es muy interesante a
los efectos de adaptar métodos o procedimientos aplicados por otras auditorías. La
realización del benchmarking se ve facilitado por la existencia de las Asociaciones de
Auditores Internos a nivel general como por sectores.

En cuanto a aptitudes el auditor interno deberá tener:

a) Interés y aptitud por la investigación

b) Capacidad de análisis estadístico

c) Conocimientos específicos (técnicos) en materia de auditoría interna, control interno y en

lo concerniente al sector.

d) Comportamiento organizacional y programación neuro-lingüística

e) Capacidad de análisis

f) Aptitud para trabajar en equipo

g) Actitud proactiva

h) Alto nivel ético

Planificación

Deberá ante todo definirse claramente los valores, y la misión de la Auditoría Interna. Es
necesario que quede completamente en claro quiénes son sus clientes y que requieren. Para
lo cual resulta sumamente interesante implementar un sistema para verificar la calidad de
los trabajos e informes de auditoría, como así también medir los niveles de satisfacción de
los usuarios de la información suministrada. Resulta utilizar recursos para luego de un
tiempo tomar conocimiento de que los informes no eran de importancia o significación para
los receptores de éstos.

Volviendo al elemento central de la planificación, es fundamental ella por cuanto

suministra la visión a compartir por los miembros de la auditoría, lo cual será el eje central
que movilizará las capacidades y recursos para un más efectivo y eficiente logro de los
objetivos.

La mejora continua en la auditoría

El sector de auditoría no puede escapar a las consignas del momento que son lograr cada
día mejores niveles tanto en calidad, como en costos, productividad y plazos.

Por ello el realizar las auditorías con el mejor uso de los recursos (sobre todo teniendo en
cuenta que las actividades de auditoría interna no poseen valor agregado para el cliente
externo), el mayor nivel de calidad y en plazos perentorios resulta fundamental. Para ello
deben concentrarse la utilización de los recursos de la forma más eficiente posible,
mejorando de manera continua los niveles de performance. Los controles deben centrarse
en cuestiones o elementos significativos y con un creciente impacto en la organización.

El control interno y los resultados económicos

En la última línea del Cuadro de Resultados está la verdad, en él se refleja que tan bien a
operado la empresa. Muchas empresas con un más que óptimo resultado en materia
productiva y comercial ven reducir sus utilidades y hasta en algunos casos se llegan a los
números en rojo producto de negligencias, fraudes, robos y hurtos. Entre las negligencias
podemos mencionar la falta de seguros ya sea por incendios o accidentes entre otros,
también la falta de controles adecuados al momento de calificar a un cliente para el
otorgamiento de crédito. No menos costosos son las pérdidas por errores de cálculo o falta
de cumplimientos formales en materia impositiva. Estos son sólo unos ejemplos de los
hechos que más comúnmente se dan en las organizaciones. De igual forma es menester
evitar los fraudes, robos y hurtos, como así también acciones destructivas que puedan
afectar el patrimonio de la empresa. Sólo un buen control interno, el cual debe ser relevado
y evaluado convenientemente por los auditores de la compañía puede evitar la disminución
de las utilidades o su conversión en pérdidas.

En una Institución Bancaria el no haber actualizado el monto de impuesto de sellos por

chequeras llevó a una percepción menor en concepto de dicho impuesto, y por lo tanto a
abonar menos al Ente Recaudador, teniéndose que hacer cargo luego la Institución
Financiera de la diferencia más los intereses y multas respectivas.

No menor efecto tienen en los resultados de la empresa, tanto en su cálculo, como en la

calidad de la información manejada para la adopción de decisiones, un control interno que
asegure información correcta, precisa y a tiempo.

Como ejemplo podría mencionarse el caso de una Institución Bancaria que por calcular
erróneamente sus Niveles de Efectivo Mínimo Diarios, tomaba fondos interbancarios para
cubrirlos con el alto costo que ello implicaba, cuando en realidad sus situación real le
permitía el otorgamiento de fondos a otras instituciones bancarias con la consiguiente
obtención de jugosos beneficios.

Otro ejemplo de graves resultados es la información incorrecta en materia de Deudores por

Ventas. Reclamar a alguien que ha pagado puede hacer perder el cliente, y no hacerlo a
alguien que no está al día con sus pagos implica también pérdida de liquidez y de
resultados.

Tener información confiable en materia de inventarios es muy importante, máxime aún en

una época de altos costos financieros y ante la necesidad de aplicar metodologías como el
Just in Time.
Podemos apreciar con esta pequeña cantidad de ejemplos las graves consecuencias que una
falta de control interno eficaz puede traer aparejada para la empresa en materia de
resultados.

Auditoría y control de los procesos informáticos

Los procesos informáticos han cambiado notablemente las condiciones internas de las
organizaciones, motivando de tal modo importantes consecuencias en materia de control
interno.

Se aconseja a los efectos de evitar fraudes la separación de funciones entre quienes son
encargados de manejar el sistema, los programadores y quienes controlan los inputs, los
cuales deberían ser efectuados por tres técnicos o grupos de técnicos en informática
diferentes. Sin embargo tanto por el tamaño de las empresas, como por las nuevas
características que tienen lugar en los procesos fabriles y de servicios los controles deben
adaptarse a esta nueva situación. La creación de mecanismos paralelos e independientes al
sistema para el control comparativo es adonde apuntan las nuevas metodologías destinadas
a salvaguardar los procesos informáticos.

Poner los sistemas informáticos al resguardo del accionar de los “piratas”, como de los
“virus” resulta fundamental por las enormes pérdidas que las mismas pueden ocasionar a la
empresa.

No menos importante resulta no sólo el control de acceso a la información, sino la

posibilidad de acceder a archivos de gran valor estratégico como son los relacionados con
los clientes y sus respectivas evoluciones comerciales. Muchos tienen interés en hacerse de
dichas bases de datos a los efectos de su venta a la competencia.

En el control de sistemas del procesamiento electrónico de datos (EDP) podemos

diferenciar tres aspectos:

Controles de la organización del proceso de datos. Podemos estudiar en el cuatro aspectos:

División de responsabilidades

Control sobre los operadores del ordenador

Biblioteca de programas

Sistemas de seguridad ante incendios u otros accidentes

A los efectos de mantener la integridad del sistema cuando las funciones de autorización y
registro están comprendidas en el propio programa es necesario separar la función de
operación y manejo de las máquinas y la de mantenimiento del programa y de la memoria o
biblioteca. Esta separación de funciones es importante por cuanto, proporciona una eficaz
verificación cruzada de la exactitud y corrección de los cambios introducidos en el sistema,
impide al personal de operaciones efectuar revisiones sin plena autorización y verificación,
evita que el personal ajeno a la operación tenga acceso al equipo, y por último mejora la
eficiencia, puesto que las capacidades y el adiestramiento que se requieren para desempeñar
tan diversas actividades difieren.

Es importante la separación entre el personal encargado de las bibliotecas, y el de la sección

de adquisición y control de datos.

Controles de procedimientos. Se refieren a cuatro puntos específicos:

Datos fuente y controles de salida. Es preciso un control sobre los datos de entrada que
permita verificar que éstos han sido autorizados e introducidos una sola vez. La función de
los controles de salida es determinar que los datos procesados no incluyen ninguna
alteración desautorizada por la sección de operaciones del ordenador y que los datos son
correctos o razonables.

Controles del proceso. Los objetivos principales son descubrir la pérdida de datos o la falta
de su procesamiento, determinar que las funciones aritméticas se ejecuten correctamente,
establecer que todas las transacciones se asienten en el registro indicado, asegurar que los
errores descubiertos en el procesamiento de datos se corrijan satisfactoriamente.

Controles del archivo o biblioteca. Si éstos son defectuosos pueden deformar la

contabilización.

Controles sobre las salidas

Controles administrativos. Hacen referencia al diseño, programación y operaciones del

EDP.
Seguridad física. Las precauciones básicas a tal objeto son:

Deben mantenerse en otro lugar, duplicados de todos los archivos, programas y

documentación básica.

Protección contra excesos de humedad, variaciones de temperatura, caídas de tensión,

cortes de suministro, campos magnéticos, actos delictivos, etc.

Protección contra incendios, inundaciones, desastres naturales, etc.

Plan de emergencia que prevea las actuaciones básicas y medios alternativos disponibles
ante distintos niveles de sucesos catastróficos.

Designación de un responsable de seguridad y revisión periódica de la operatividad de los

medios dispuestos.

Seguro que cubra el riesgo de interrupción del negocio y el costo de reconstrucción de

ficheros.

La Matriz de Control Interno

La misma es una forma de pensar, de planificar, de delegar, de adoptar decisiones y

resolver problemas, y de ver la organización en su totalidad.

Es una forma de pensar, porque analizando la interrelación de los diversos productos,

servicios y áreas de la empresa con las disposiciones normativas externas e internas, como
así también con los principios de control interno y seguridad, lleva tanto a los funcionarios,
como a los auditores internos (o externos) y a las gerencias de las diversas áreas a
preguntarse de que manera afectan, si es que lo hacen, las diversas normativas a sus
procesos y actividades, o bien indagar acerca de la existencia o no de normas que se
relacionen con las mismas.

Cabría preguntarse cuantas veces las organizaciones son pasibles de sanciones pecuniarias
por incumplimiento de deberes formales sólo por el hecho de no haber realizado las
indagaciones o bien de no tener planificados los controles y las respectivas acciones.

Es una manera de planificar por cuanto los funcionarios de la organización establecen

cantidad de controles a ejecutar por período de tiempo, con que elementos o recursos se van
a contar, que cuestionarios se han de utilizar y quienes los elaborarán. Por medio de la
delegación se asigna por un lado quienes son los responsables de realizar los controles.

Como el sistema matricial hace uso de puntajes de eficacia, los aspectos o áreas de mayor
riesgos, los cuales surgen de los puntajes más bajos, son aquellos en los cuales se han de
priorizar los ajustes y correcciones, además a través del análisis de las razones de los bajos
puntajes se logra saber los motivos que los originan y de tal forma adoptar las mejores
acciones tendientes a su resolución.
Procedimientos y técnicas de auditoria

A través de este trabajo, desarrollaremos una visión general sobre las Técnicas y
Procedimientos de Auditoria, así como de Papeles de Trabajo, observaremos los objetivos y
alcances de los Papeles de Trabajo dentro de la Auditoria en las empresas.

Por medio de dicha visión crearemos las bases para un análisis y estudio de la Auditoría
como herramienta administrativa y financiera para encontrar errores y fraudes en las
empresas y diferentes entes económicos donde en un futuro laboremos como Contadores
Públicos y Auditores.

Tabla de contenido

Definición de técnica de auditoria

Definición de procedimiento de auditoria

Diferencia entre técnica y procedimiento de auditoria

Naturaleza, alcance y oportunidad de aplicación

Ejemplos prácticos

Técnica de TASCOI

Asientos de ajuste

Definición de papeles de trabajo

Objetivo e importancia

Preparación, contenido y estructura general

Preparación de papeles de trabajo

Contenido mínimo de los papeles

Estructura general de los papeles de trabajo

Preguntas sobre los papeles de trabajo

Naturaleza, confidencialidad y propiedad de los papeles de trabajo

Naturaleza

Confidencialidad

Propiedad

Clases de papeles de trabajo

Por su uso

Por su contenido

Marcas de auditoria e índices de referencia

Marcas del trabajo realizado

Definición de técnica de auditoria

Son los métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener la
evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones, su empleo se basa en su
criterio o juicio, según las circunstancias.

Es un método o detalle de procedimiento, esencial en la práctica acertada de cualquier

ciencia o arte. En la auditoria. Las técnicas son métodos accesibles para obtener material de
evidencia.

Definición de procedimiento de auditoria

Los procedimientos de auditoria son: el conjunto de técnicas de investigación aplicables a

una partida o a un grupo de hechos o circunstancias relativas a los estados financieros.

Diferencia entre técnica y procedimiento de auditoria

Las técnicas son las herramientas de trabajo del Contador Público y los procedimientos la
combinación que se hace de esas herramientas para un estudio particular.
Las técnicas y los procedimientos están estrechamente relacionados. Si las técnicas son
desacertadas, la auditoria no alcanzará las normas aceptadas de ejecución.

Naturaleza, alcance y oportunidad de aplicación

La naturaleza se refiere al tipo de procedimiento que se va a llevar acabo, el alcance es la

amplitud que se da a los procedimientos, es decir, la intensidad y profundidad con que se
aplican prácticamente. Y lo referente a lo que es la oportunidad es la época en que deben
aplicarse los procedimientos al estudio de partidas específicas.

Ejemplos prácticos

Técnica de TASCOI

Mediante el TASCOI el equipo auditor establece la identidad en uso de la organización,

con el propósito de determinar

¿Qué hace realmente la entidad?,

2. ¿Cómo lo hace?,

3. ¿Para qué lo hace?,

4. ¿Quiénes son sus propietarios?

5. ¿Cuáles sus clientes?

La información para su construcción la obtiene el auditor a través de entrevistas con los

directivos de la entidad auditada.

La estructura de la herramienta TASCOI es la siguiente:

Transformación: Se refiere a las actividades que la organización hace en el día a día para
producir sus bienes y/o servicios.
Actores: Son las personas o funcionarios de la organización que hacen la transformación.

Suministradores o Proveedores: son las personas que proporcionan los recursos,

información e insumos para hacer la transformación.

Clientes o Usuarios: Son todas aquellas personas a quienes van dirigidos los productos,
bienes o servicios que transforma la organización.

Owners o Dueños: Son quienes pueden decidir cambios en la transformación de la

organización, por ejemplo el gerente, el director, las juntas o consejos directivos.

Intervinientes: Son aquellas instituciones del entorno que regulan a las organizaciones que
transforman o agregan valor

Asientos de ajuste

Los asientos que se hagan de tiempo en tiempo durante el transcurso de la auditoria, deben
tener explicaciones suficientemente extensas y detalladas para que cualquier persona que
no esté familiarizada con las transacciones a que se refieren, pueda comprenderlos. Por
ejemplo, no debe hacerse un asiento que diga: “Para ajustar cargo de Los tres, S.A.”, sino
más bien: “Para corregir cargo por un ventilador eléctrico, según factura a Los tres, S.A. del
10 de agosto del 2004, comprobante 861”. Esto hará posible que si el cliente pide el
comprobante clasificado equívocamente pueda encontrársele con facilidad, ya sea que se
haya archivado por orden alfabético o numérico.

Definición de papeles de trabajo

Son el conjunto de cédulas y documentación fehaciente que contienen los datos e

información obtenidos por el auditor en su examen, así como la descripción de las pruebas
realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinión que emite al
suscribir su informe.

Objetivo e importancia
El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en forma
adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de auditoria generalmente
aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la auditoria del año actual son
una base para planificar la auditoria, un registro de las evidencias acumuladas y los
resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditoria, y
una base de análisis para los supervisores y socios.

Los objetivos fundamentales de los papeles de trabajo son:

Facilitar la preparación del informe.

- Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.

- Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e informe para

los organismos de control y vigilancia del estado.

- Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.

- Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los

procedimientos de auditoria aplicados.

- Servir de guía en revisiones subsecuentes.

- Cumplir con las disposiciones legales.

Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el contador público debe
conceder importancia a la preparación de los papeles de trabajo. Para cumplir con esta
finalidad, debe en primer término, efectuar un trabajo completo y libre de información
superflua y organizar los papeles de trabajo en forma tal que facilite la rápida localización y
entendimiento fácil por parte de otras personas.

Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara los datos
significativos contenidos en los registros, los métodos de comprobación utilizados y la
evidencia adicional necesaria para la formación de una opinión y preparación del informe.
Además, deben identificar claramente las expresiones informativas y los elementos de
juicio o criterio.
Cualquier información o cifras contenidas en el informe del contador público deberán estar
respaldadas en los papeles de trabajo. A medida que el profesional avanza en su trabajo
debe considerar los problemas que pueden presentarse en la preparación de su informe y
anticiparse a incluir en los papeles de trabajo, los comentarios y explicaciones pertinentes.
Se deben hacer amplios comentarios explicativos a cualquier planilla o análisis preparado
durante el trabajo.

Los papeles de trabajo no están limitados a información cuantitativa, por consiguiente, se

deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en forma completa el trabajo
efectuado por el contador público, las razones que le asistieron para seguir ciertos
procedimientos y omitir otros y su opinión respecto a la calidad de la información
examinada, lo razonable de los controles internos en vigor y la competencia de las personas
responsables de las operaciones o registros sujetos a revisión.

Estos también deben ser revisados por los supervisores para determinar lo adecuado y
eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a supervisión. En tales revisiones, los papeles de
trabajo deberán hablar por sí mismos; estar completos, legibles y organizados
sistemáticamente, de tal manera que no sean necesarias informaciones suplementarias e
interpretaciones por parte de quien los preparó.

Debe tenerse presente que muchas veces, el informe no es preparado por la persona que
efectuó el examen sino por un supervisor, quien debe estar en condiciones de cumplir con
su cometido sin la necesidad de interrogar continuamente al auxiliar responsable de la
elaboración de los papeles de trabajo.

Preparación, contenido y estructura general

Preparación de papeles de trabajo

- cliente y ejercicio a revisar

- fecha

- nombre y apellidos del sujeto

- objeto de los mismos

- cuando el auditor utilice marca o símbolo tiene que explicar su significado

Contenido mínimo de los papeles

- Evidencia que los estados contables y demás información, sobre los que va a opinar el
trabajador, están de acuerdo con los registros de la empresa.

- Relación de los pasivos y activos, demostrando de cómo tiene el auditor evidencia de su

existencia física y valoración.

- Análisis de las cifras de ingresos y gastos que componen la cuenta de resultados.

- Prueba de que el trabajo fue bien ejecutado, supervisado, revisado.

- Forma el sistema de control interno que ha llevado el auditor y el grado de confianza de

ese sistema y cuál es el alcance realizado para revisar las pruebas sustantivas.

- Detalle de las definiciones o desviaciones en el sistema de control interno y conclusiones

a las que llega.

- Detalle de las contrariedades en el trabajo y soluciones a las mismas.

No deben contener:

- no ser copia de la contabilidad de la empresa

- no ser copia de los estados financieros

- no ser copia de la auditoria del año pasado.

Estructura general de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo deben contener los requisitos mínimos siguientes:

- El nombre de la compañía sujeta a examen

- Área que se va a revisar

- Fecha de auditoria
- La firma o inicial de la persona que preparó la cédula y las de quienes lleven a cabo la
supervisión en sus diferentes niveles.

- Fecha en que la cédula fue preparada

- Un adecuado sistema de referencias dentro del conjunto de papeles de trabajo

- Cruce de la información indicando las hojas donde proceden y las hojas a donde pasan

- Marcas de auditoria y sus respectivas explicaciones

- Fuente de obtención de la información

- Los saldos ajustados en los papeles de trabajo de cada cédula analítica debe concordar con
las sumarias y estas con el balance de comprobación.

Preguntas sobre los papeles de trabajo

- ¿La información que contienen los papeles es necesaria para auditoria?

- ¿se puede presentar esta información de forma mejor?

- ¿debe darse algún dato más para su comprensión?

Naturaleza, confidencialidad y propiedad de los papeles de trabajo

Naturaleza

Los papeles de trabajo son diseñados y organizados para cumplir con las circunstancias y
las necesidades del auditor para cada auditoria en particular. El uso de papeles de trabajo
estandarizados (por ejemplo, listas de control, cartas machote, organización estándar de
papeles de trabajo) puede mejorar la eficiencia con que son preparados y revisados dichos
papeles de trabajo. Facilitan la delegación de trabajo a la vez que proporcionan un medio
para controlar su calidad.

Confidencialidad

De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad respaldan y

comprueban los balances y los estados financieros de las empresas, así también los papeles
de trabajo constituyen la base del dictamen que el contador público rinde con relación a
esos mismos balances y estados financieros.
Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo hace a través
de los estados financieros que ha preparado, y no mediante los libros y registros contables o
procedimientos administrativos. El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos
de informar, por lo tanto no revelará ninguna información confidencial que haya obtenido
en el curso de una auditoria profesional excepto con el consentimiento del cliente.

Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional puede recurrir -y en

algunos casos se ve obligado-, a presentar sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su
buena fe, como de la corrección técnica de sus procedimientos para llegar a su dictamen.

Propiedad

Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, él los preparó y son la prueba material del
trabajo efectuado; pero, esta propiedad no es irrestricta ya que por contener datos que
puedan considerarse confidenciales, está obligado a mantener absoluta discreción respecto
a la información que contienen.

Es decir, los papeles de trabajo son del auditor, pero queda obligado al secreto profesional
que estipula no revelar por ningún motivo los hechos, datos o circunstancias de que tengan
conocimiento en el ejercicio de su profesión (a menos que lo autorice él o los interesados y
salvo los informes que obligatoriamente establezcan las leyes respectivas).

Clases de papeles de trabajo

Se les acostumbra clasificar desde dos puntos de vista:

Por su uso

- Papeles de uso continuo.

- Papeles de uso temporal.

Por su contenido
- Hoja de trabajo.

- Cédulas sumarias o de Resumen.

- Cédulas de detalle o descriptivas.

- Cédulas analíticas o de comprobación.

Por su uso

Los papeles de trabajo pueden contener información útil para varios ejercicios (acta
constitutiva, contratos a plazos mayores a un año o indefinidos, cuadros de organización,
catálogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.). Por su utilidad más o menos
permanente a este tipo de papeles se les acostumbra conservar en un expediente especial,
particularmente cuando los servicios del auditor son requeridos por varios ejercicios
contables.

De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener información útil solo para un
ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo
menor de un año, conciliaciones bancarias, etc.); en este caso, tales papeles se agrupan para
integrar el expediente de la auditoria del ejercicio a que se refieran.

Por su contenido

Aunque en diseño y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la propia
imaginación, existe en la secuela del trabajo de auditoria papeles clave cuyo contenido está
más o menos definido.

Se clasificarán de acuerdo a la fase de la auditoria, ya sea de planificación o ejecución del

trabajo. Entre estos están:

- Planificación de auditoria

- Hojas de trabajo

- Cédulas sumarias o de resumen

- Cédulas de detalle
- Cédulas narrativas

- Cédulas de hallazgos

- Cédulas de notas

- Cédulas de marcas

Papeles de trabajo preparados y/o proporcionados por el área auditada. Entre los que
figuran:

- Estados financieros

- Conciliaciones bancarias

- Manuales

- Organigramas

- Planes de trabajo

- Programación de actividades

- Informes de labores

Papeles de trabajo obtenidos de otras fuentes. Son los documentos preparados u obtenidos
de fuentes independientes al área auditada. Algunos de estos son:

- Confirmaciones de saldos

- Interpretaciones auténticas y normativa publicada

- Decretos de creación de unidades

- Opiniones Jurídicas

- Opiniones Técnicas

Las cédulas de auditoria se pueden considerar de dos tipos:

- Tradicionales.

- Eventuales.

Las tradicionales, también denominadas básicas, son aquellas cuya nomenclatura es

estándar y su uso es muy común y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran
las:

- Cedulas sumarias.- Que son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras
homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación.

- Cedulas analíticas.- En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una
cédula sumaria.

Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por cobrar a clientes informará, por grupos
homogéneos, los tipos de clientela que tiene la entidad sujeta a auditoria: clientas mayoreo,
clientes gobierno, así como el saldo total de cada grupo. Las cédulas analíticas se harán una
por cada tipo de clientela, señalando en ellas como está conformado el saldo de cada grupo.

Las eventuales no obedecen a ningún tipo de patrón estándar de nomenclatura y los

nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser cédulas de observaciones,
programa de trabajo, cedulas de asientos de ajuste, cedulas de reclasificaciones,
confirmaciones, cartas de salvaguarda, cédulas de recomendaciones, control de tiempos de
la auditoria, asuntos pendientes, entre muchos más tipos de cedulas que pudieran
presentarse.

Marcas de auditoria e índices de referencia

Marcas del trabajo realizado

Para facilitar la trascripción e interpretación del trabajo realizado en la auditoria,
usualmente se acostumbran a usar marcas que permiten transcribir de una manera práctica y
de fácil lectura algunos trabajos repetitivos. Por ejemplo; la actividad de cotejar cifras que
provienen de los registros auxiliares contra los auxiliares mismos, se pueden dejar transcrita
en los papeles de trabajo, anotando una marca cuyo significado fuera justamente el de haber
verificado las cifras correspondiente contra el auxiliar relativo.

En la práctica la utilización de marcas de trabajo realizado es de lo más común y facilita

por un lado la trascripción del trabajo que realiza el auditor ejecutante, y por otro la
interpretación de dicho trabajo como el proceso de revisión por parte del supervisor.

También en la práctica debido a que hay ciertos trabajos repetitivos de una manera
constante se decide periódicamente establecer una marca estándar, es decir, una marca que
signifique siempre lo mismo.

La forma de las marcas deben ser lo más sencillas posibles pero a la vez distintiva, de
manera que no haya confusión entre las diferentes marcas que se usen en el trabajo.
Normalmente las marcas se transcriben utilizando color rojo o azul, de tal suerte que a
través del color se logre su identificación inmediata en las partidas en las que fueron
anotadas…….

ruebas de doble propósito en auditoría financiera

Por Gerencie.com 23 octubre, 2017

Teniendo en cuenta que el objetivo de una auditoría financiera es verificar o comprobar la

razonabilidad y confiablidad de la información financiera, y además evaluar el control
interno implementado por la alta dirección en relación con el proceso de información
contable, es primordial aplicar las pruebas denominadas de doble propósito sobre la
muestra que se escoja para dicho estudio.

Las pruebas que se tienen de doble propósito son: pruebas sustantivas y pruebas de
cumplimiento.
Pruebas sustantivas

Consisten en aquellas pruebas de detalle que se realizan sobre las transacciones y saldos
para la obtención de la evidencia relacionado con la validez y el tratamiento contable; la
idea de este tipo de pruebas es determinar eventuales errores que estén implicados en el
procesamiento de los datos contables con el objetivo de analizar si los valores registrados
son los correctos.

Por ejemplo entre algunas pruebas sustantivas se tienen:

Provisión adecuada para las pérdidas de posibles cuentas incobrables

Los listados de inventarios están recopilados, calculados, sumados de la forma correcta y si

estos listados reflejan la realidad de la contabilidad.

Analizar la manera como se contabilizaron las pérdidas de alguna inversión

Determinar la autenticidad tanto de calidad como de cantidad los fondos en caja y/o
depósitos en bancos.

Pruebas de Cumplimiento

Su objetivo principal es determinar y comprobar la efectividad del sistema del control

interno que la empresa haya implementado, por lo tanto en el momento de analizar las
pruebas escogidas se debe verificar si los procedimientos son los adecuados, si se están
ejecutando y si se están ejecutando se está realizando de la manera correcta.

El propósito es reunir evidencia suficiente para analizar si el control interno funciona

efectivamente y si está logrando sus objetivos por lo que generalmente se refiere a la
inspección de documentos.
Entre algunos ejemplos de pruebas de cumplimiento se tienen:

Ventas realizadas sin ser facturadas o registradas

Recibimiento de pagos sin ser registrados

La auditoría interna practica arqueos sorpresivos y frecuentas a los fondos de caja

Analizar existencias físicas en inventarios y si sus movimientos están en registros

apropiados

Estudios para determinar la posible existencia de inventarios dañados u obsoletos

El auditor puede analizar una muestra con la cual se obtienen dos propósitos, probar el
cumplimiento del control interno y comprobar si el importe monetario de las transacciones
es el correcto.

La forma en que se examinen este tipo de pruebas depende de cada cuenta que se analice
de los estados financieros, puesto que cada una de éstas tiene elementos y características
diferentes que hacen que sus procesos de inspección y prueba sean diferente y particulares.

Bibliografía

Soriano Guzmán, Genaro – La auditoría interna en el proceso administrativo – Editoral

CENAPEC – 1992

Suárez Suárez, Andrés – La moderna auditoría – McGraw Hill – 1991