Herramientasdeidentificacióncuestionariodeidentificaciónydiagramadeflujodeproceso-Adriana Lizeth Quezada Artunduaga

Encabezado: Unidad 3 Taller 1: Herramientas de identificación, cuestionario de
identificación y análisis de riesgos y diagrama de flujo de proceso de gestión del riesgo

frente a amenazas de fraude en contratación de adquisición de bienes
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y
FINANCIERAS
PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN EN ALTA GERENCIA
Módulo:
Prevención y Gestión del Riesgo
Eje 3: Herramientas de identificación, cuestionario de identificación y

análisis de riesgos y diagrama de flujo de proceso de gestión del riesgo
frente a amenazas de fraude en contratación de adquisición de bienes.
Estudiantes:
Adriana Lizeth Quezada Artunduaga
Profesor: Javier Castañeda
Bogotá D.C., 23 de octubre de 2019
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Encabezado: Unidad 3 Taller 1: Herramientas de identificación,
cuestionario de identificación y análisis de riesgos y diagrama de flujo
de proceso de gestión del riesgo frente a amenazas de fraude en
contratación de adquisición de bienes
Índice de Contenido
INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD EVALUATIVA ............................................ 3

1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................... 6
2. OBJETIVOS ................................................................................................. 7
3. EMPRESA OBJETO DE ESTUDIO. ............................................................ 8
Razón social. ................................................................................................... 8
Objeto social. ................................................................................................... 8
Misión. ........................................................................................................... 10
Visión. ............................................................................................................ 10
Principios y valores corporativos. .................................................................. 10
Objetivos corporativos. .................................................................................. 12
Productos y servicios. .................................................................................... 14
4. EL CONTEXTO ESTRATÉGICO O EXTERNO. ........................................ 17
5. EL CONTEXTO ORGANIZACIONAL O INTERNO. ................................... 21
6. ÁREA DE CONTRATACIÓN Y ADQUISICIÓN DE BIENES...................... 25
7. CUESTIONARIO DE IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE RIESGOS EN EL
ÁREA DE CONTRATACIÓN. ............................................................................ 27
8. DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO DE GESTIÓN DEL RIESGO EN LA
ETAPA PRECONTRACTUAL, CONTRACTUAL Y POSCONTRACTUAL. ....... 29
9. MOMENTOS SUSCEPTIBLES PARA LA PRESENTACIÓN DE RIESGOS
EN LOS PROCESOS PRECONTRACTUAL, CONTRACTUAL Y
POSCONTRACTUAL. ....................................................................................... 30
10. TRATAMIENTO FRENTE A LA PRESENTACIÓN DE RIESGOS. ........ 31
11. CONCLUSIONES DEL EJERCICIO. ...................................................... 33
12. RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO. ............................................. 35
13. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ....................................................... 36
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Índice De Ilustraciones.
Ilustración 1 Principios Básicos Estrategia de Gestión del Entorno. ................. 18

Ilustración 2 Procesos del Entorno.................................................................... 19
Ilustración 3 Criterios en la actuación de gestión del entorno. .......................... 20
Ilustración 4 Hitos históricos y estratégicos, segundo ciclo estratégico Ecopetrol
.......................................................................................................................... 21
Ilustración 5. Estadísticos de contratación Ecopetrol. ..................................... 26
Ilustración 6. Diagrama de Flujo de Procesos de Gestión del Riesgo en
Contratación ...................................................................................................... 29
Índice de tablas.
Tabla 1 Análisis DOFA ...................................................................................... 22

Tabla 2. Cuestionario de identificación y análisis de riesgos en el área de
contratación....................................................................................................... 27
2|Página
INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD EVALUATIVA
Nombre de la tarea:
Herramientas de identificación, cuestionario de identificación y análisis de riesgos

y diagrama de flujo de proceso de gestión del riesgo frente a amenazas de fraude
en contratación de adquisición de bienes.
Objetivo de aprendizaje:
Aplicar las herramientas de identificación de riesgos en la etapa de valoración del

mismo.
Descripción de la tarea:
La tarea tiene como finalidad que el estudiante mediante el análisis de una

organización o empresa del sector real o como parte de un caso documentado,
aplique las herramientas de identificación de riesgos, cuestionario de
identificación y análisis de riesgos, y diagrama de flujos de procesos, a fin de
determinar la información necesaria que requiere un gerente sobre su
organización para adelantar procesos de tratamiento de los mismos, el área de
contratación de adquisición de bienes.
Requisitos para la tarea:
Para desarrollar la tarea se deben realizar las siguientes actividades:
 Adelante de manera ordenada y sistemática la lectura del referente de

pensamiento, incluyendo las actividades de aprendizaje y los recursos
para el aprendizaje, lecturas complementarias y demás recursos.
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 Consulte otros documentos o portales de Internet que sean de alta

credibilidad, sobre la valoración de riesgos en el desarrollo de la gestión
de los mismos y la aplicación de las herramientas mencionadas.
 Revise de manera detallada la rúbrica de evaluación a fin de cumplir con
lo requerido.
Instrucciones:
Siga las siguientes instrucciones para adelantar la tarea:
1. Ubique una organización o empresa e identifíquela con razón social, el

objeto social, la misión, la visión, los objetivos corporativos y el portafolio
de bienes y servicios.
2. Una vez determinados los anteriores requerimientos, haga un breve
contexto de la empresa que es objeto de análisis, de su situación interna
y externa y específicamente en el área de contratación de adquisición de
bienes.
3. Desarrolle el cuestionario de identificación y análisis de riesgos en el área
de contratación que tiene la empresa, en los tres momentos, la etapa
precontractual, contractual y poscontractual para la adquisición de bienes,
siguiendo el formato del referente de pensamiento.
4. Posteriormente, con la contextualización de la empresa en el área de
contratación y con la información obtenida del cuestionario de
identificación y análisis de riesgos, construya un diagrama de flujo del
proceso de la etapa precontractual, otro de la contractual y finalmente de
la poscontractual, o si prefiere integre los dos momentos en uno solo.
5. Luego determine cuáles son los momentos o actividades en las cuales es
susceptible de presentarse riesgos de corrupción o errores en las tres
etapas, o cuales sobran o hay situaciones de burocracia que ralentizan el
proceso contractual.
4|Página
6. Formule para las que identifique un posible tratamiento a fin de evitar que
se materialicen.
7. La entrega deberá ser en Word con una portada, un índice de contenido,
de tablas y figuras, una introducción, la identificación de la empresa, el
desarrollo y aplicación de las herramientas, el análisis por cada una, una
síntesis de todas en conjunto, las conclusiones del ejercicio respecto a lo
analizado, incluyendo de manera propositiva y sus consideraciones acerca
de las decisiones tomadas por la alta dirección de la organización.
8. El documento deberá traer relacionadas las fuentes primarias y
secundarias consultadas, mediante citas y referencias bibliográficas a fin
de evitar contradicciones de derechos de autor y plagio, para ello se
deberá emplear las normas APA sexta edición.
5|Página
1. INTRODUCCIÓN
Ecopetrol S.A. es reconocida como la empresa más grande del país, según
Forbes de 2017 (Ecopetrol S.A., 2017), dedicada a la extracción, tratamiento y
comercialización del petróleo y materias primas derivadas del mismo (Ecopetrol
S.A., 2014). Por su actividad, se encuentra expuesta a un alto nivel de riesgos
internos y externos tanto en su operación como en sus procesos, en los cuales
se corre riesgo de accidentalidad para sus operarios, financieros, mobiliarios y
por supuesto ambientales que influyen en la búsqueda del cumplimiento de los
objetivos organizacionales de la compañía. (Ecopetrol S.A., 2019).
Partiendo de esta premisa, en la actualidad, la empresa ha identificado la

necesidad de diseñar estrategias que le permitan prevenir todas aquellas
situaciones que puedan constituir un riesgo hacia la empresa, es así como se ha
llegado a la instancia de aplicar herramientas de identificación y análisis de estos
riesgos en contratación de adquisición de bienes, como tema central de la
presente unidad de estudio de la asignatura.
En el desarrollo de esta presentación, se realizará la aplicación de las

herramientas de identificación y análisis de procesos de gestión del riesgo frente
a amenazas de fraude en contratación de adquisición de bienes para la empresa
Ecopetrol S.A.
Se empleará la investigación como principal herramienta de acción, la cual

facilitará el análisis de los temas de estudio, se logrará identificar las posibles
falencias del proceso de contratación aplicando lo aprendido en el referente de
pensamiento del eje 3 y las demás lecturas relacionadas.
6|Página
2. OBJETIVOS
 Desarrollar el cuestionario de identificación y análisis de riesgos.

 Elaborar un diagrama de flujo de proceso de gestión del riesgo frente a
amenazas de fraude en contratación de adquisición de bienes.
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Encabezado: Unidad 3 Taller 1: Herramientas de identificación, cuestionario de
identificación y análisis de riesgos y diagrama de flujo de proceso de gestión del riesgo
frente a amenazas de fraude en contratación de adquisición de bienes
3. EMPRESA OBJETO DE ESTUDIO.
La empresa escogida es Ecopetrol. A continuación, se procede con la descripción

e identificación de la misma para el desarrollo de esta actividad.
Razón social.
Ecopetrol S.A.
Objeto social.
El objeto social de ECOPETROL S.A. es el desarrollo, en Colombia

o en el exterior, de actividades comerciales o industriales
correspondientes o relacionadas con la exploración, explotación,
refinación, transporte, almacenamiento, distribución y
comercialización de hidrocarburos, sus derivados y productos.
Adicionalmente, forman parte del objeto social de ECOPETROL
S.A.:
1) La administración y manejo de todos los bienes muebles e

inmuebles que revirtieron al Estado a la terminación de la antigua
Concesión De Mares. Sobre tales bienes tendrá, además, las
facultades dispositivas previstas en la ley.
2) La exploración y explotación de hidrocarburos en áreas o

campos petroleros que, antes del 1º de enero de 2004:
a) se encontraban vinculadas a contratos ya suscritos o,
b) estaban siendo operadas directamente por ECOPETROL S.A.
3) La exploración y explotación de las áreas o campos petroleros

que le sean asignadas por la Agencia Nacional de Hidrocarburos -
ANH-.
8|Página
4) Exploración y explotación de hidrocarburos en el exterior,

directamente o a través de contratos celebrados con terceros.
5) Refinación, procesamiento y cualquier otro proceso industrial o

petroquímico de los hidrocarburos, sus derivados, productos o
afines, en instalaciones propias o de terceros, en el territorio
nacional y en el exterior.
6) Compra, venta, importación, exportación, procesamiento,

almacenamiento, mezcla, distribución, comercialización,
industrialización, y/o venta de hidrocarburos, sus derivados,
productos y afines, en Colombia y en el exterior.
7) Transporte y almacenamiento de hidrocarburos, sus derivados,

productos y afines, a través de sistemas de transporte o
almacenamiento propios o de terceros, en el territorio nacional y en
el exterior, con excepción del transporte comercial de gas natural
en el territorio nacional.
8) Realizar la investigación, desarrollo y comercialización de

fuentes convencionales y alternas de energía.
9) Realizar la producción, mezcla, almacenamiento, transporte y

comercialización de componentes oxigenantes y biocombustibles.
10) Realizar la operación portuaria.
11) Realizar cualquier actividad complementaria, conexa o útil para

el desarrollo de las anteriores.
12) Garantizar obligaciones ajenas cuando ello sea estrictamente

necesario dentro del giro de sus negocios y en el marco de su objeto
social, previa autorización de su Junta Directiva.
9|Página
13) A solicitud de los accionistas podrá apoyar, promover y

gerenciar los programas de democratización accionaria de
ECOPETROL, conforme lo dispongan las normas aplicables sobre
la materia. Para tales efectos podrá celebrar y hacer parte de
acuerdos y convenios en virtud de los cuales se le asignan
responsabilidades generales o particulares, según convengan a los
intereses del accionista y de la respectiva transacción. (Ecopetrol
SA, 2014)
Misión.
Trabajamos todos los días para construir un mejor futuro:
 Rentable y sostenible.
 Con una operación sana, limpia y segura.
 Asegurando la excelencia operacional y la transparencia en cada
una de nuestras acciones.
 Construyendo relaciones de mutuo beneficio con los grupos de
interés (Ecopetrol S.A., 2014).
Visión.
“Ecopetrol será una compañía integrada de clase mundial de petróleo y gas,

orientada a la generación de valor y sostenibilidad, con foco en Exploración y
Producción, comprometida con su entorno y soportada en su talento humano y
la excelencia operacional” (Ecopetrol S.A., 2014).
Principios y valores corporativos.
Ecopetrol cuenta desde hace varios años con un Código de Ética,

construido de forma participativa, el cual se constituye en el
10 | P á g i n a
referente formal e institucional de la conducta personal y profesional

que deben tener todos los trabajadores, miembros de Junta
Directiva, proveedores y contratistas de la Empresa, independiente
del cargo o de la función que ocupen.
Para Ecopetrol S.A. las relaciones con sus trabajadores, sus

contratistas, sus clientes y demás grupos de interés, parten de la
base de que las actuaciones mutuas deben distinguirse por la
confianza y la transparencia. Estas premisas fundamentales de
conducta se establecen y consolidan conceptualmente en la política
empresarial, en el Código de Buen Gobierno y en el presente
Código, los cuales son nuestras cartas de navegación.
La responsabilidad, la integridad y el respeto, son nuestros valores

corporativos.
Creemos que la responsabilidad es el emprendimiento

comprometido y solidario del mejor esfuerzo por conseguir los
objetivos empresariales, con un manejo eficiente de los recursos,
asegurando el desarrollo sostenible del entorno y el auto cuidado,
prevaleciendo el bien común por encima del interés particular.
Actuamos con integridad porque somos coherentes entre lo que

pensamos, decimos y emprendemos dentro de los ámbitos
personales y empresariales.
Actuamos con respeto reconociendo el derecho de la contraparte,

conscientes de que este valor es el fundamento para la
construcción de las relaciones interpersonales y empresariales
vigorosas y benéficas.
Para Ecopetrol S.A. y su Grupo Empresarial, las personas, la

comunidad y los entornos ecológicos merecen la más alta
consideración y cuidado, sin exclusiones ni discriminaciones.
11 | P á g i n a
Estamos comprometidos en mantener los más altos estándares

éticos y productivos. La directriz de "Tolerancia Cero" rige nuestras
decisiones respecto al control de la corrupción en sus diferentes
modalidades.
La reputación de Ecopetrol S.A. ha sido construida con esmero a lo

largo de más de sesenta años de desempeño exitoso y tenemos el
deber de sostenerla. En consecuencia, ninguna consideración ni
actividad comercial puede justificar que se ponga en peligro nuestra
reputación (Ecopetrol S.A., 2014)
Objetivos corporativos.
De acuerdo con los Estatutos Sociales, el objeto social de Ecopetrol

S.A. "es el desarrollo, en Colombia o en el exterior, de actividades
comerciales o industriales correspondientes o relacionadas con la
exploración, explotación, refinación, transporte, almacenamiento,
distribución y comercialización de hidrocarburos, sus derivados y
productos.
Adicionalmente, forman parte del objeto social de Ecopetrol S.A.
La administración y manejo de todos los bienes muebles e

inmuebles que revirtieron al Estado a la terminación de la antigua
Concesión De Mares. Sobre tales bienes tendrá, además, las
facultades dispositivas previstas en la ley.
La exploración y explotación de hidrocarburos en áreas o campos

petroleros que, antes del 1º de enero de 2004:
a) se encontraban vinculadas a contratos ya suscritos o,
b) estaban siendo operadas directamente por Ecopetrol S.A.
12 | P á g i n a
La exploración y explotación de las áreas o campos petroleros que

le sean asignadas por la Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH-
.
Exploración y explotación de hidrocarburos en el exterior,

directamente o a través de contratos celebrados con terceros.
Refinación, procesamiento y cualquier otro proceso industrial o

petroquímico de los hidrocarburos, sus derivados, productos o
afines, en instalaciones propias o de terceros, en el territorio
nacional y en el exterior.
Compra, venta, importación, exportación, procesamiento,

almacenamiento, mezcla, distribución, comercialización,
industrialización, y/o venta de hidrocarburos, sus derivados,
productos y afines, en Colombia y en el exterior.
Transporte y almacenamiento de hidrocarburos, sus derivados,

productos y afines, a través de sistemas de transporte o
almacenamiento propios o de terceros, en el territorio nacional y en
el exterior, con excepción del transporte comercial de gas natural
en el territorio nacional.
Realizar la investigación, desarrollo y comercialización de fuentes

convencionales y alternas de energía.
Realizar la producción, mezcla, almacenamiento, transporte y

comercialización de componentes oxigenantes y biocombustibles.
Realizar la operación portuaria.
Realizar cualquier actividad complementaria, conexa o útil para el

desarrollo de las anteriores.
13 | P á g i n a
Garantizar obligaciones ajenas cuando ello sea estrictamente

necesario dentro del giro de sus negocios y en el marco de su objeto
social, previa autorización de su Junta Directiva (Ecopetrol S.A.,
2014).
Productos y servicios.
Portafolio de Productos.
Los siguientes, conforman el catálogo de productos ofrecidos por Ecopetrol S.A.
al comercio nacional e internacional.
COMERCIO NACIONAL
 Petroquímicos:
- Disolventes aromáticos
 Benceno
 Tolueno NITN
 Xilenos mezclados
 Ortoxileno
 Ciclohexano
 Aromático pesado
 Platformado
 Olefinas Grado refinería (OGR)
- Polietileno
 Polietileno LDPE Polifen 640
 Polietileno LDPE Polifen 641
 ECP II - Resina Polifen 641
 ECP II - Resina Polifen 656
 Industriales
- Bases lubricantes
14 | P á g i n a
 Base parafínica liviana (BP 22 H/F)-SN150

 Base parafínica media (BP 68 H/F)-SN300/350
 Base parafínica Bright Stock (BP 320 H/F)-BS150
 Base nafténica media (BN 100 H)-Pale750
 Base nafténica pesada (BN 460 H) Pale2000
- Disolventes alifáticos
 Apiasol
 Disolvente 1A
 Disolvente 2
 Disolvente 3
 Disolvente 4
 Hexano
- Aceite de ciclo y arotar
 Aceite liviano de ciclo (ALC)
 Arotar (alquitrán aromático)
- Parafinas
 Parafina liviana semi refinada 48.9/58.1
 Parafina media semi refinada 58.1/65.6
 Parafina microcristalina
- Ácido Sulfúrico
 Ácido sulfúrico
- Azufre petroquímico
 Azufre petroquímico
 Azufre petroquímico Reficar
- Asfaltos
 Asfaltos 80/100
 Asfaltos 60/70
- Coke
 PetCoke
15 | P á g i n a
 GLP
 Gas Natural
 Combustibles
- Gasolina Básica Corriente
- Gasolina Básica Extra
- Diesel B2/ B4
- Queroseno
- Combustóleo (fuel oil No. 6)
- Jet A-1
- Diesel marino
- Base Pesada para Ifos
- Gasolina de aviación grado 100
- Gasóleo
- Gasolina RON 92
COMERCIO INTERNACIONAL
 Petróleo crudo
- Mezcla de Castilla
- Mezcla de Magdalena
- Mezcla de Vasconia
- Mezcla sur
 Productos refinados
 Gasolina
 Diésel alto en azufre
 Diesel ultra bajo en azufre
 Gasolina RON 92
 Nafta virgen
 Combustible para aviones
 GLP (Ecopetrol S.A., 2014).
16 | P á g i n a
4. EL CONTEXTO ESTRATÉGICO O EXTERNO.
Ecopetrol S.A, es una organización fundada en el año 1961, caracterizada

principalmente por pertenecer a la industria de hidrocarburos y donde su
actividad económica es de índole comercial. (Ecopetrol S.A., 2014)
Así mismo Ecopetrol conceptualiza su contexto externo, “Para efectos de esta

estrategia, el entorno se define como el espacio biofísico y social en el que
interactúan las personas, los ecosistemas, y las instituciones. El entorno es
dinámico y se ve afectado por los cambios en los ecosistemas y por la entrada y
salida de los agentes que en él interactúan” (Ecopetrol S.A, 2019).
Con base en lo anterior y teniendo en cuenta la relevancia del control que debe
adoptar y mantener la empresa al momento de posibles eventos inesperados
externos a la Ecopetrol S.A, en donde existe la posibilidad de que estos eventos
logren impactar de forma negativa, impidiendo el cumplimiento de los objetivos
organizacionales; Ecopetrol S.A procedido a implementar una estrategia del
gestión del entorno con el fin de identificar las posibles amenazas y
oportunidades que estos eventos puedan generarle, permitiéndoles así aportar a
su empresa progreso y condiciones sostenibles, asegurando el crecimiento
económico, social y ambiental. (Ecopetrol S.A, 2019).
Dentro del contexto externo, Ecopetrol S.A ha reconocido dos riesgos los cuales
pueden impactar en el desarrollo de sus metas, como el riesgo a la interrupción
operacional por entorno, cambio climático, anormalidad laboral y, eventos de
crisis y también el riesgo de cambios del entorno regulatorio y transición
energética. (Ecopetrol S.A., 2019).
Principios básicos de la estrategia de la gestión de entorno
17 | P á g i n a
Con el fin de llevar a cabo de forma eficiente la estrategia del Gestión del riesgo
Ecopetrol S.A ha definido dentro de su estructura cuatro principios básicos.
Ilustración 1 Principios Básicos Estrategia de Gestión del Entorno.

Fuente (Ecopetrol S.A, 2019).
Cada principio relacionado entre sí, gestión ambiental, inversión social,

relacionamiento y seguridad física, de la mano con el objetivo de la organización
y en seguimiento y cumplimiento de la ley, posibilitan la ejecución de las
actividades que están en pro del cumplimiento de las metas organizacionales,
bajo condiciones favorables en ámbitos sociales, culturales, políticos,
económicos, ambientales e institucionales. (Ecopetrol S.A, 2019).
Lo anterior con la finalidad establecer la necesidades reales, las oportunidades y

riesgos externos a los cuales está expuesto Ecopetrol S.A.
Procesos de la Gestión del Entorno
18 | P á g i n a
Ilustración 2 Procesos del Entorno.

Fuente: (Ecopetrol S.A, 2019).
El proceso de la de Gestión de Entorno está estructurado por subprocesos, los

cuales son planeación estratégica del entorno entrada, permanencia, salida y
monitoreo del entorno. (Ecopetrol S.A, 2019).
Planeación Estratégica del Entorno: Este subproceso tiene como fin diseñar la
estrategia que permita identificar la factibilidad de los proyectos.
Entrada: Este subprocesos está enfocado en el planear y gestionar el sector

externo para llevar a cabo la ejecución del proyecto.
Permanencia: Este subproceso está encaminado desarrollo sostenible por

medio del apoyo socioeconómico y ambiental sobre el proyecto.
Salida: La finalidad es asegurar la efectiva terminación de las actividades, por

medio del cumplimiento de obligaciones y compromisos según establecen las
normas.
Monitoreo: la finalidad de este subproceso es realizar un seguimiento y control

de los riesgos y oportunidades del entorno con el fin de mantener la viabilidad de
cumplimento de la misión de la empresa. (Ecopetrol S.A, 2019).
Criterios de Actuación de la Estrategia de Gestión del Entorno
19 | P á g i n a
Ilustración 3 Criterios en la actuación de gestión del entorno.

Fuente: (Ecopetrol S.A, 2019).
Ecopetrol S.A mantiene y establece los criterios de crecimiento de reservas y

producción, eficiencia de costos y estricta disciplina de capital, con el objetivo de
transformación, mantener en un crecimiento continuo, mantener la competencia
y sostenibilidad; estos son los parámetros me permitirán a toda la organización
el efectivo cumplimiento de los principios de gestión ambiental, inversión social,
relacionamiento y seguridad física. (Ecopetrol S.A, 2019).
20 | P á g i n a
5. EL CONTEXTO ORGANIZACIONAL O INTERNO.
Ecopetrol ha sido una empresa Colombiana dedicada al mercado del gas,

petróleo y combustibles de hecho es una de las más importantes de
Latinoamérica y puede verse amenazada por factores internos tales como la
inviabilidad financiera de la empresa por malas decisiones de inversión por parte
de las directivas, demoras en la ejecución de contratos, paros sindicales, poca
capacidad de transporte y almacenamiento del crudo, dificultades con la
disponibilidad de algunos materiales, mal mantenimiento de oleoductos y
estaciones de bombeo, faltas a la ética, no seguridad en las infraestructuras por
, escases del petróleo, derrames por fallas en procedimientos y procesos, fallas
en válvulas de conducción, atraso de proyectos claves, Talento humano poco
calificado y comprometido con la compañía, entre otros. (Ecopetrol S.A., 2017).
Ilustración 4 Hitos históricos y estratégicos, segundo ciclo estratégico Ecopetrol

21 | P á g i n a
Fuente: (Ecopetrol S.A., 2017).
La ilustración 4: muestra los ciclos estratégicos por lo que ha pasado la empresa

Ecopetrol, en 2003 el Gobierno reestructuró la empresa, para lo cual la convirtió
en sociedad pública por acciones (Ecopetrol, S. A.), la abrió a los mercados
internacionales y creó la Agencia Nacional de Hidrocarburos; en 2006 Junto a
Petrobras, la empresa obtuvo un bloque exploratorio en el noroeste de ese país;
en 2007 junto con siete empresas de aceite de palma del Magdalena Medio,
Ecopetrol constituyó la empresa Ecodiesel, el paso más importante para ingresar
al mercado de los biocombustibles y el mismo año Ecopetrol inició una emisión
de acciones, hasta el 20% con una iguana verde, Ecopetrol renovó su identidad
visual; con ellos, evidenció su consonancia con la naturaleza y el medio ambiente,
asimismo que es una empresa confiable, universal, abierta, progresista y vital.
Tabla 1 Análisis DOFA

Fuente: El autor
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1. Ubicación Estratégica en los 1. Apertura de la importación de
municipios donde se encuentran combustible y similares.
los nacimientos de petróleo. 2. Innovaciones tecnológicas de los
2. Infraestructura portuaria. Estados productores de petróleo
3. Potencial de crecimiento de las 3. Fuentes alternativas de
zonas industriales debido a su combustible más limpias (caña,
posicionamiento estratégico y entre otros).
tecnológico. 4. Variación en el valor de petróleo.
5. Controversias con las
comunidades por exploraciones
naturales.
6. Paros sindicales.
FORTALEZAS DEBILIDADES
1. Poca diversificación del petróleo.
22 | P á g i n a
1. Capacidad grande de 2. Grupos armados ilegales que

almacenamiento de petróleo. buscan contrabandear con el
2. Muelles Marítimos propios. combustible.
3. Conocimiento en los procesos 3. Decisiones erradas por parte de
petroleros. la alta gerencia al momento de
4. Departamento de hacer inversiones puede poner
comunicaciones interno y en riesgo la sostenibilidad
externo. financiera de la empresa.
5. Empresa más grande Colombia. 4. Demoras en la ejecución de
6. Alta preocupación por invertir en contratos.
programas de sostenibilidad 5. Poca capacidad de transporte y
social. almacenamiento del crudo.
6. Fallas en el mantenimiento de
válvulas de conducción e
infraestructura
Dentro del Plan Estratégico, la empresa Ecopetrol S.A. ha diseñado, como

ventaja competitiva la Gestión Integral de crudos pesados y extrapesados, en
las diferentes etapas de los procesos:
 Proceso productivo como: tratamiento de crudos pesados, optimización

de sistemas de levantamiento, diseño de sistema de recolección,
tecnologías que permitan el mejoramiento de la calidad del crudo,
nuevas tecnologías de recobro terciario.
 Proceso de Transporte: nuevos tipos de diluyente para el transporte de
Hidrocarburo, modelos de las mejores mezclas de crudo.,
 Refinación: modelo de las mejores mezclas de refinaciones,
procesamiento de fracciones pesadas. (Ecopetrol S.A., 2014).
Una de las limitaciones que afectan de manera considerable a la empresa

Ecopetrol son las condiciones externas en el entorno internacional, las guerras
en los países productores de petróleo y sus luchas políticas inciden en los precios
23 | P á g i n a
de petróleo a nivel internacional, lo cual de manera directa impacta en la situación

financiera de la empresa.
24 | P á g i n a
6. ÁREA DE CONTRATACIÓN Y ADQUISICIÓN DE BIENES.
Para el abordaje del tema del área de contratación de adquisición de bienes se

tiene que en Ecopetrol se le denomina Unidad de Compras y Contratación.
La Unidad de Compras y Contratación (UCN) de la Dirección de

Servicios Compartidos de Ecopetrol se encarga de la adquisición
de los bienes y servicios a nivel nacional reglado mediante el
manual de contratación de Ecopetrol que se puede consultar
públicamente.
La UCN ha adoptado una Metodología de Abastecimiento como
modelo sistemático para realizar el abastecimiento estratégico de
los bienes y servicios requeridos por la organización, su
proceso inicia con la planeación de éstos con la cual se identifican
aquellos que son de alto impacto en la organización y de alto nivel
del gasto.
Adicionalmente, se tienen metodologías para hacer

referenciamiento de mercados y así poder definir la mejor estrategia
de abastecimiento que conlleve al mejor negocio, luego se
implementa y se monitorea en la ejecución.
Si bien Ecopetrol no cuantifica el peso y volumen total de materiales

utilizados por la diversidad de medidas que esto implica, sí se
cuantifica el monto total adquirido y los números de procesos,
compras y contratos por medio de los cuales asegura su
abastecimiento, de esta manera se han realizado negocios con
1.339 contratistas por 12.406 millardos de cargo directo y 1.399
millardos de propósito específico mediante 14.870 procesos, 8.172
compras y 6.698 contratos por medio de los cuales se adquirieron
82.466 materiales, un 2% menos que durante el 2010 donde se
25 | P á g i n a
adquirieron 84.350 materiales en 13.655 procesos, 9.663 compras

y 3.992 contratos, los cuales se hacen explícitos en la siguiente
gráfica:
Ilustración 5. Estadísticos de contratación Ecopetrol.
Fuente: (Ecopetrol S.A., 2014).
A partir de 2011, Ecopetrol incorporó la Estrategia de Contratación

Verde en la visión de sostenibilidad y en la estrategia de negocio de
la empresa. Dicha estrategia está basada en el Green Public
Procurement (GPP) de la Unión Europea, que indica que la
empresa debe orientar a su cadena de suministro (contratistas y
proveedores) para que tenga un menor impacto ambiental, al
tiempo que implemente medidas para reducirlo y mitigarlo para su
mayor competitividad. (Ecopetrol S.A., 2014).
26 | P á g i n a
7. CUESTIONARIO DE IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE RIESGOS EN

EL ÁREA DE CONTRATACIÓN.
Tabla 2. Cuestionario de identificación y análisis de riesgos en el área de

contratación.
Cuestionario de identificación y análisis de riesgos
No . Preguntas SI NO
Contratación precontractual
¿Maneja la publicación de convocatorias a
1 proveedores a través de terceros? X
¿Realiza verificación de cada referencia durante
2 la preselección del proveedor? X
3 ¿Realiza visitas domiciliarias de preselección? X
¿Implementa compromisos de confidencialidad
de la información con aspirantes
4 preseleccionados? X
Contratación contractual
¿Ha sido víctima de infidelidad grave de algún
1 Proveedor? X
¿Cuenta con plan de contingencia en caso de
incumplimiento de la relación contractual de un
2 proveedor? X
¿Implementa compromisos de confidencialidad
de la información con los proveedores
3 seleccionados? X
¿Existe relación de cordialidad entre el
4 proveedor y la empresa? X
Contratación poscontractual
¿Ha sido víctima de espionaje corporativo o fuga
de información con exproveedores como directos
1 responsables? X
27 | P á g i n a
¿Genera compromisos de confidencialidad con

proveedores que finalizan su prestación de
2 bienes y servicios con la empresa? X
¿Existe relación de cordialidad entre el
3 proveedor saliente y la empresa? X
Fuente: El autor.
Análisis: A través de la aplicación de la herramienta de identificación de riesgos
denominada cuestionario de identificación y análisis de riesgos, se evidencia la
necesidad de implementar como estrategia la verificación de la información
proporcionada en la preselección del proveedor por parte del candidato, por
medio de las visitas domiciliarias y del establecimiento de compromisos de
confidencialidad de la información con aspirantes preseleccionados y con los
empleados, contratistas o proveedores que finalizan contrato.
Se destaca que la organización no maneja la publicación de convocatorias a
proveedores a través de terceros, sino que se realiza directamente por la página
web y por La Unidad de Compras y Contratación (UCN), especialmente
designada para esta labor. (Análisis conjunto al final de las conclusiones).
28 | P á g i n a
8. DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO DE GESTIÓN DEL RIESGO EN

LA ETAPA PRECONTRACTUAL, CONTRACTUAL Y
POSCONTRACTUAL.
Ilustración 6. Diagrama de Flujo de Procesos de Gestión del Riesgo en

Contratación
Fuente: El autor.
Análisis: A través de la aplicación de esta herramienta se discierne la importancia
de tener preestablecido y planeado el proceso de selección para la contratación
de bienes y servicios, dado lo delicado que puede llegar a ser contratar un
proveedor no capacitado o no idóneo que pueda afectar la operación de la
empresa. (Análisis conjunto al final de las conclusiones).
29 | P á g i n a
9. MOMENTOS SUSCEPTIBLES PARA LA PRESENTACIÓN DE

RIESGOS EN LOS PROCESOS PRECONTRACTUAL,
CONTRACTUAL Y POSCONTRACTUAL.
Luego de la aplicación de la herramientas de identificación y análisis de riesgos

en contratación de adquisición de bienes (Castañeda, 2019) o para el presente
caso de la empresa Ecopetrol S.A. tambien servicios, es posible dimensionar y
establecer como momentos susceptibles dentro del proceso de contratación en
general, que pueden dar cabida a la presentación de riesgos son:
CONTRATACIÓN PRECONTRACTUAL:
 No se realizan visitas domiciliarias durante el proceso de preselección:
Representa un riesgo dada vez que en la práctica podría llegar a
tratarse de un falso aspirante que trata de realizar espionaje
corporativo.
 No se implementan compromisos o cláusulas de confidencialidad con
los aspirantes a contratista: Nuevamente, se corre el riesgo de que se
presente un caso de espionaje corporativo, debido a que se realizan
visitas de campo (terreno de la empresa) por parte de los aspirantes a
contratación con el fin de que conozcan las instalaciones de la
empresa.
CONTRATACIÓN CONTRACTUAL:
 Existe riesgo de pérdida de recursos de la empresa, en caso de que
uno de los proveedores o contratistas no cumpla con las cláusulas
previstas dentro del contrato: Es un riesgo que asumen todas las
empresas.
CONTRATACIÓN POSCONTRACTUAL:
 Existe el riesgo de fuga de información confidencial de la empresa en
cuanto a procesos y protocolos: Debido a que permanece latente la
posibilidad de que un antiguo proveedor de la compañía pase a ser el
nuevo contratista o proveedor de la competencia.
30 | P á g i n a
10. TRATAMIENTO FRENTE A LA PRESENTACIÓN DE RIESGOS.
De acuerdo con los anteriores momentos susceptibles que potencializan la

presentación de riesgos para la empresa, se establecen, los siguientes riesgos y
su posible tratamiento a fin de evitar que se materialicen:
o Espionaje corporativo: Las empresas se encuentran en constante

análisis de su contrincante, incluso pueden presentarse casos de
espionaje corporativo lo cual aplica como competencia desleal.
Dentro de la etapa precontractual, cabe como medida, el manejo de
exclusividad de la información de la empresa a la hora de compartirla
con sujetos que aún no son contratistas de la compañía, se aconseja
implementar rigurosos procesos de selección como lo son las visitas
domiciliarias para conocer el entorno real del aspirante. Se hace
necesario tambien acudir al marco legal a través de cláusulas de
confidencialidad desde el inicio del proceso de preselección.
o Pérdida de recursos de la empresa en referencia a la no ejecución

a cabalidad de un contrato: Tanto para la empresa como para
cualquier otra, siempre habrá cabida a la posibilidad de ser víctimas de
incumplimiento de contrato o la ejecución de manera errónea e
inadecuada del mismo, normalmente, existen cláusulas de sanción por
incumplimiento de contrato, sin embargo, se recomienda que para
evitar dicha situación, se realicen un proceso cauteloso y riguroso a la
hora de la selección del aspirante, lo cual se logrará con una buena
planeación de los criterios a evaluar en los candidatos
o Fuga de información: No precisamente por actos de espionaje

empresarial se puede presentar dicho riesgo, sino que, por el simple
hecho de llegar a desacuerdos irreconciliables con un empleado,
31 | P á g i n a
contratista o proveedor, se puede presentar casos de deslealtad y

podría revelarse información de uso confidencial como ideas de
proyectos, estrategias de mercado elaboradas en la empresa, etc. Por
lo tanto, es importante, el buen manejo de las relaciones, que en todo
momento la compañía sea sinónimo de segundo hogar o lugar
entrañable tanto para los empleados, contratistas y proveedores, como
tambien para los que lo fueron.
32 | P á g i n a
11. CONCLUSIONES DEL EJERCICIO.
Durante el análisis del esquema de la política de contratación que maneja la

empresa Ecopetrol S.A. versus la propuesta del autor con base a la información
consultada y la obtenida a través de la guía proporcionada por el referente de
pensamiento se ha identificado y formulado tratamientos de prevención, gestión
y defensa frente a los riesgos y elementos que puedan representar una amenaza
en contra de la compañía.
Ecopetrol S.A. ha trabajado en la integración de estrategias de prevención y

gestión del riesgo en tema de contratación, las cuales le permiten anticipar y
desviar los riesgos a los que se expone dada la naturaleza de su actividad.
En cuanto al entorno externo, se evidencia la cercana relación entre la empresa,

la sociedad y el Estado, se brinda relevancia a la generación de valor, donde la
prioridad es ser la empresa más grande del país, que además profesa los valores
y principios que la delimitan.
Irrebatiblemente, en el contexto organizacional o interno, se observó que la

organización ha logrado establecer aquellos factores de riesgo que le arremeten
de forma más constante a lo largo de cada período de operación, no obstante, se
detectó que las medidas de mitigación de amenazas de seguridad informática,
fraudes o sabotajes no están determinadas, es decir, si se llegan a identificar no
está estipulado el paso a seguir para el tratamiento del caso.
Se evidencia que se han llegado a considerar riesgos de enorme vitalidad y se

ha trabajado en su identificación y diagnóstico, sin embargo, no se evidencia aun
la formulación de un protocolo de tratamiento de los riesgos que se llegasen a
materializar para el caso de la contratación de bienes.
33 | P á g i n a
Para finalizar las conclusiones, se agrega como análisis conjunto de las

herramientas de identificación y análisis de riesgos utilizados en la presente
actividad como lo son el cuestionario y el diagrama de flujo de proceso, que se
establece el alto grado de importancia dentro del proceso de gestión, ya que
éstas permiten identificar a tiempo los peligros que puedan afectar a la
organización dentro de su operación. Estas herramientas se prestan para
analizar cada aspecto y área de la empresa con el fin de reducir el origen de
riesgos, por lo que no es inoportuno implementarlas en todas las divisiones,
gerencias y comités que conforman la empresa.
34 | P á g i n a
12. RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO.
 Refiriendo como recomendación para el entorno externo, se aconseja a la

empresa, seguir trabajando en pro del desarrollo socioeconómico de las
regiones en que opera, lo que afianzará el hecho de que se está generando
valor, lo que por ende direccionará a la organización hacia el cumplimiento de
sus objetivos organizacionales.
 Se encomienda para mejorar la gestión del riesgo en el entorno interno, que
se realice una reformulación de los códigos de ética donde se estipule o se
sugieran las medidas correctivas correspondientes y así llegar a evitar actos
de impunidad o malentendidos por la falta de un procedimiento.
Riesgos identificados
 Para el escenario de los riesgos identificados en el proceso de contratación
de bienes para la compañía Ecopetrol S.A., se aconseja implementar
rigurosos procesos de selección como lo son las visitas domiciliarias para
conocer el entorno real del aspirante.
 Se hace necesario tambien acudir al marco legal a través de cláusulas de
confidencialidad desde el inicio del proceso de preselección.
 Dentro de la etapa precontractual, cabe como medida, el manejo de
exclusividad de la información de la empresa a la hora de compartirla con
sujetos que aún no son contratistas de la compañía.
 Se recomienda la realización de un proceso cauteloso y riguroso a la hora de
la selección del aspirante a la celebración de un contrato, lo cual se logrará
con una buena planeación de los criterios a evaluar en los candidatos
 Es importante, que la empresa procure el buen manejo de las relaciones, que
en todo momento la compañía sea sinónimo de segundo hogar o lugar
entrañable tanto para los empleados, contratistas y proveedores, como
tambien para los que lo fueron.
35 | P á g i n a
13. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Castañeda, J. (2019). Prevención y Gestión del Riesgo Eje 3. Recuperado el 25

de Octubre de 2019, de Areandina.instructure.com:
https://areandina.instructure.com/courses/3870
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36 | P á g i n a
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Ecopetrol S.A. (5 de Julio de 2019). Comités de Junta Directiva. Recuperado el 8
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corporativo/gobernabilidad/junta-directiva/comite-de-junta-directiva
Ecopetrol S.A. (9 de Mayo de 2019). Gestión de Riesgos en Ecopetrol.
empresa/quienes-somos/acerca-de-ecopetrol/gestion-de-riesgos-en-
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Ecopetrol SA. (16 de 09 de 2014). Nuestros-objetivos. Obtenido de
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objetivos
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Encabezado: Unidad 3 Taller 1: Herramientas de identificación, cuestionario de

identificación y análisis de riesgos y diagrama de flujo de proceso de gestión del riesgo

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

Eje 3: Herramientas de identificación, cuestionario de identificación y

Adriana Lizeth Quezada Artunduaga

Profesor: Javier Castañeda

Bogotá D.C., 23 de octubre de 2019

INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD EVALUATIVA ............................................ 3

Ilustración 1 Principios Básicos Estrategia de Gestión del Entorno. ................. 18

Tabla 1 Análisis DOFA ...................................................................................... 22

INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD EVALUATIVA

Herramientas de identificación, cuestionario de identificación y análisis de riesgos

Aplicar las herramientas de identificación de riesgos en la etapa de valoración del

La tarea tiene como finalidad que el estudiante mediante el análisis de una

Requisitos para la tarea:

Para desarrollar la tarea se deben realizar las siguientes actividades:

 Adelante de manera ordenada y sistemática la lectura del referente de

 Consulte otros documentos o portales de Internet que sean de alta

Siga las siguientes instrucciones para adelantar la tarea:

1. Ubique una organización o empresa e identifíquela con razón social, el

Partiendo de esta premisa, en la actualidad, la empresa ha identificado la

En el desarrollo de esta presentación, se realizará la aplicación de las

Se empleará la investigación como principal herramienta de acción, la cual

 Desarrollar el cuestionario de identificación y análisis de riesgos.

3. EMPRESA OBJETO DE ESTUDIO.

La empresa escogida es Ecopetrol. A continuación, se procede con la descripción

El objeto social de ECOPETROL S.A. es el desarrollo, en Colombia

1) La administración y manejo de todos los bienes muebles e

2) La exploración y explotación de hidrocarburos en áreas o

a) se encontraban vinculadas a contratos ya suscritos o,

b) estaban siendo operadas directamente por ECOPETROL S.A.

3) La exploración y explotación de las áreas o campos petroleros

4) Exploración y explotación de hidrocarburos en el exterior,

5) Refinación, procesamiento y cualquier otro proceso industrial o

6) Compra, venta, importación, exportación, procesamiento,

7) Transporte y almacenamiento de hidrocarburos, sus derivados,

8) Realizar la investigación, desarrollo y comercialización de

9) Realizar la producción, mezcla, almacenamiento, transporte y

10) Realizar la operación portuaria.

11) Realizar cualquier actividad complementaria, conexa o útil para

12) Garantizar obligaciones ajenas cuando ello sea estrictamente

13) A solicitud de los accionistas podrá apoyar, promover y

Trabajamos todos los días para construir un mejor futuro:

“Ecopetrol será una compañía integrada de clase mundial de petróleo y gas,

Principios y valores corporativos.

Ecopetrol cuenta desde hace varios años con un Código de Ética,

referente formal e institucional de la conducta personal y profesional

Para Ecopetrol S.A. las relaciones con sus trabajadores, sus

La responsabilidad, la integridad y el respeto, son nuestros valores

Creemos que la responsabilidad es el emprendimiento

Actuamos con integridad porque somos coherentes entre lo que

Actuamos con respeto reconociendo el derecho de la contraparte,

Para Ecopetrol S.A. y su Grupo Empresarial, las personas, la

Estamos comprometidos en mantener los más altos estándares

La reputación de Ecopetrol S.A. ha sido construida con esmero a lo

De acuerdo con los Estatutos Sociales, el objeto social de Ecopetrol

Adicionalmente, forman parte del objeto social de Ecopetrol S.A.

La administración y manejo de todos los bienes muebles e

La exploración y explotación de hidrocarburos en áreas o campos

a) se encontraban vinculadas a contratos ya suscritos o,

b) estaban siendo operadas directamente por Ecopetrol S.A.

La exploración y explotación de las áreas o campos petroleros que

Exploración y explotación de hidrocarburos en el exterior,

Refinación, procesamiento y cualquier otro proceso industrial o