CORPORATIVO GENOVA VERIFICADORES, S.A. DE C.V.

Unidad de Verificación PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN

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PROCEDIMIENTO PTUV-01 1 de 8 Julio 2015 6

1. -OBJETIVO

Evaluar la conformidad de la información comercial declarada, elaborar y emitir constancias y dictámenes de

información comercial con las normas oficiales mexicanas, políticas y procedimientos regulados por las
autoridades competentes.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todo el personal de la Unidad de Verificación desde la elaboración del contrato
hasta la emisión del documento final (Constancia de Conformidad, Constancia para producto no sujeto, Negación
de Constancia, Dictamen de Cumplimiento, Dictamen para producto no sujeto y Negación de Dictamen.

3. ACTIVIDAD.

Para cualquier servicio que preste la Unidad de Verificación, después de aceptada la cotización por parte del
cliente, se apertura el Contrato de Verificación FTUV-03 A o B dándolo de alta en la base de datos para su control.
Se revisa y se firma por parte de la UV y el cliente.

Se emite una solicitud de verificación (FTUV-02) con la información que indique el cliente y con una copia de la
factura (en caso de dictamen), se registra en la base de datos considerando los requisitos y claves indicadas en
los oficios OFICIO DGN.312.06.2004.1711 del 02 de junio de 2004 y OFICIO DGN.312.01.2008.2467 del 10 de
junio de 2008 y adicional se incluye:
a) Nombre y número de acreditación de la UV.
b) Tipo de servicio que se solicita (constancia, dictamen, etc.)
c) El número de la factura, orden de compra, pedimento (cuando aplique).
d) La firma de la UNIDAD DE VERIFICACIÓN.

Se revisa que este correcta y se envía de manera electrónica al cliente.

El verificador al realizar la verificación según corresponda, podrá auxiliarse de las normas y del marco legal
aplicable, así como del anexo de NOM’s (2.4.1) vigente y sus modificaciones subsecuentes. Todos los documentos
utilizados deberán estar actualizados.

MANEJO DE MUESTRAS FISICAS:

1. Recepción y revisión de muestras. El Gerente técnico o el Gerente Sustituto de la Unidad de verificación recibe
las muestras y/o etiquetas las identifica con el nombre del cliente, la fecha y numero de solicitud de servicio que le
corresponda (se usa una etiqueta o una hoja), en el caso de detectar alguna anomalía en el producto la anota.

Elaboró Revisó Autorizado por

JOEL VILCHIS DE JESÚS MONSERRAT G. DELGADILLO LIC. ENRIQUE F. FONTAN
FALCON DELGADILLO

RESPONSABLE SISTEMA DE GERENTE GENERAL

CALIDAD
GERENTE TECNICO
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2. Almacenamiento. Almacenan en el archivero que es un lugar seguro de tal manera que las muestras no sufran
ningún daño o deterioro.

3. Al término de la verificación se coloca una leyenda de verificado (en etiqueta u hoja de identificación) le informa
al cliente por cualquier vía, que ya puede recoger su muestra y/o etiqueta

En el caso de que el cliente no recoja sus muestras se destruyen.

A continuación se describe el procedimiento detallado para la emisión de Constancias y Dictámenes.

PARA CONSTANCIA.

No. Quién Actividad

1. Gerente Técnico Recibe las muestras (digitales) y las registra en la bitácora identificándose por
número de solicitud, fecha de ingreso a la UV y nombre del cliente,
resguardándose en el expediente físico o bien en el archivo electrónico (carpeta de
muestras).

Designa al verificador que realizara la verificación y entrega la muestra física o

electrónica y en su caso el equipo de medición (cuando aplique) de acuerdo al
procedimiento (PCUV-06)

2. Verificador Realiza la evaluación de la conformidad de acuerdo a la NOM correspondiente y

llena la lista de verificación que aplique (FTUV-04- A, B, C, D, E).

Si por las características del producto identifica que no le aplica la NOM

correspondiente, emite Constancia para Producto No Sujeto al Cumplimiento de la
NOM (FTUV-11). En este caso puede omitirse la lista de verificación.

Si la evaluación es satisfactoria en cuanto al cumplimento con la NOM emite

Constancia de Conformidad (FTUV-09).

3. Verificador Informa del resultado al cliente, en caso de incumplimiento con la NOM, elabora
documento en formato libre o correo electrónico donde indica los puntos que se
están incumpliendo, incorporando a éste la Leyenda “ESTE DOCUMENTO NO ES
OFICIAL”.

Solo 3 veces podrá emitirse este documento de incumplimientos, si después de la

tercera presentación la información comercial continúa sin cumplir, se emite una
Negación de Constancia (FTUV-10).

4. Verificador Digitaliza o descarga las imágenes de la cámara del producto verificado y se

guardan en el servidor (carpeta de muestras), identificándose por número de
solicitud y fecha de ingreso a la unidad, así como el número de muestra
ingresada.

5. Verificador Genera el documento final (Constancia de conformidad FTUV-09, Constancia para

producto no sujeto al cumplimiento de la NOM FTUV-11 o Negación de constancia
FTUV-10) en Word con la imagen correspondiente y lo registra en la bitácora
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tomando el consecutivo.

El documento final deberá contener los requisitos y claves indicadas en los oficios
OFICIO DGN 312.06.2004.1711 del 02 de junio de 2004 y OFICIO
DGN.312.01.2008.2467 del 10 de junio de 2008

6. Gerente Técnico Supervisa el documento cotejando el resultado de la verificación, en caso de que

esta no se haya llevado a cabo correctamente se regresaran los documentos al
verificador habiendo realizado las observaciones necesarias para su adecuación,
se revisa que los documentos se encuentran llenos y firmados por el verificador,
en caso contrario se devolverán para su llenado correcto y firmas
correspondientes.
En el caso de que todo este correcto, firma el documento final.

7. Personal de la Entrega de documentos al cliente solicitando que firme de recibido o bien los
UV documentos enviados vía paquetería se solicita envíe notificación de recibido.

A la entrega de los documentos o previamente, se notifica la devolución de

muestras al cliente y se obtiene su firma de recibido.

8. Verificador Elabora los reportes de los documentos finales generados en este procedimiento,
y los informa de preferencia los 5 primeros días de cada mes a la Dirección
General de Normas a través de su base de datos, los reportes los resguarda en
carpetas previamente identificadas.

9. Gerente Técnico/ Integra expediente con copia del documento final (Constancia de conformidad
Verificador FTUV-09, Constancia para producto no sujeto al cumplimiento de la NOM FTUV-
11 o Negación de constancia FTUV-10), lista de verificación correspondiente e
Imagen del producto (Digitalizada, original mecánico, fotografía o copia
fotostática).

PARA DICTAMEN.

No. Quién Actividad

1. Verificador En el caso de que el cliente haya requerido el servicio de evaluación previa a la
visita de verificación.

Realiza la evaluación de la conformidad de acuerdo a la NOM correspondiente y

llena la lista de verificación que aplique (FTUV-04- A, B, C, D, E).

Informa del resultado al cliente, en caso de incumplimiento con la NOM, elabora

documento en formato libre o correo electrónico donde indica los puntos que se
están incumpliendo, incorporando a éste la Leyenda “ESTE DOCUMENTO NO ES
OFICIAL”.

Si el método de verificación propuesto por el cliente se considera inapropiado se le

deberá informar por correo electrónico o escrito libre dicha situación.
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Solo 3 veces podrá emitirse este documento de incumplimientos, si después de la

tercera presentación la información comercial continúa sin cumplir, se emite una
Negación de Dictamen (FTUV-07).

2. Gerente Técnico Recibe la solicitud de visita de verificación por correo electrónico o vía telefónica
por parte del cliente, agenda la visita, emite Carta comisión (FTUV-12) la cual
indica el nombre de la empresa a verificar, solicitud (es) de servicio a atender,
nombre del verificador asignado y fecha de visita; se la entrega al verificador
acreditado por duplicado.

Entrega al verificador el equipo de medición (cuando aplique) de acuerdo al

procedimiento (PCUV-06).

3. Verificador Prepara la documentación y herramientas con la que realizara la verificación en

sitio. Se presenta en la empresa en el domicilio indicado, entrega su oficio de
comisión e identificación; identifica y cumple con las reglas de seguridad
señaladas para su desplazamiento en la bodega del cliente.

4. Verificador Solicita copia del pedimento simplificado y desglosado, factura y una muestra (s)
del producto (s), realiza la verificación de la muestra asentando los resultados en
la lista de verificación (FTUV-04- A, B, C, D, E) y toma fotografías del producto.

Si por las características del producto identifica que no le aplica la NOM

correspondiente, emite Dictamen para Producto No Sujeto al Cumplimiento de la
NOM (FTUV-08). En este caso puede omitirse la lista de verificación.

5. Verificador En el caso de que el producto este cumpliendo realiza el muestreo de la siguiente

forma:
5.1. Identifica en el pedimento y/o factura las cantidades a verificar y define y
registra la muestra de acuerdo a la tabla de muestreo indicada en su lista de
verificación (FTUV-04- A, B, C, D, E) según corresponda.
5.2. Solicita se presente la totalidad del lote a verificar.
5.3. De forma aleatoria seleccionar la cantidad de muestras a verificar.
5.4. Utiliza alguna de las siguientes técnicas de muestreo: muestreo simple
aleatorio, muestreo simple estratificado, W, Y o Z.
5.5. Realizar la verificación de las muestras seleccionadas.

6. Verificador Si como resultado de la verificación a las muestras seleccionadas se determina

que la información comercial contenida en la etiqueta cumple con los puntos de la
NOM, se emite Dictamen de cumplimiento (FTUV-06).

Si la información comercial contenida en la etiqueta no cumple con los puntos de

la NOM en la primera y/o segunda visita se asienta en el acta de verificación
dichos incumplimientos de acuerdo a la NOM correspondiente para revisar en una
visita de verificación posterior. Si en una tercera visita de verificación la
información comercial continúa sin cumplir se asienta en el acta y se emite una
Negación de dictamen (FTUV-07).

Asimismo en caso de no encontrarse la mercancía a verificar en el domicilio

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señalado o el cliente se niegue a recibir la verificación, se asienta este hecho en el

acta y se emite Negación de dictamen (FTUV-07).

7. Verificador Elabora el acta de verificación asentando los hechos y resultados de la verificación

tomando en cuenta los criterios de aceptación y rechazo del muestreo. Antes de
cerrar el acta, dará aviso a la empresa verificada a fin de que manifiesten lo que a
su derecho convenga. Una vez leída el acta, firmarán al margen y al calce los que
deseen hacerlo, y la falta de alguno de ellos se hará constar en la misma, sin que
esto invalide su contenido, dejará una copia del acta de verificación a quien
atendió la visita, aunque éste se hubiese negado a firmar, no afectará la validez de
la verificación ni del documento y resguarda el original.

8. Verificador Genera el documento final (Dictamen de Cumplimiento FTUV-06, Dictamen para

producto no sujeto FTUV-08 o Negación de Dictamen FTUV-07) en Word con la
imagen correspondiente y lo registra en la bitácora tomando el consecutivo.

El documento final deberá contener los requisitos y claves indicadas en los oficios
OFICIO DGN 312.06.2004.1711 del 02 de junio de 2004 y OFICIO
DGN.312.01.2008.2467 del 10 de junio de 2008

9. Gerente Técnico Supervisa el documento cotejando el resultado de la verificación, en caso de que

esta no se haya llevado a cabo correctamente se regresaran los documentos al
verificador habiendo realizado las observaciones necesarias para su adecuación,
se revisa que los documentos se encuentran llenos y firmados por el verificador,
en caso contrario se devolverán para su llenado correcto y firmas
correspondientes.
En el caso de que todo este correcto, firma el documento final.

10. Personal de la Entrega de documentos al cliente solicitando que firme de recibido o bien los
UV documentos enviados vía paquetería se solicita envíe notificación de recibido.

A la entrega de los documentos o previamente, se notifica la devolución de

muestras al cliente y se obtiene su firma de recibido.

11. Verificador Elabora los reportes de los documentos finales generados en este procedimiento,
y los informa de preferencia los 5 primeros días de cada mes a la Dirección
General de Normas a través de su base de datos, los reportes los resguarda en
carpetas previamente identificadas.

12. Gerente Técnico/ Integra expediente con copia del documento final (Dictamen de Cumplimiento
Verificador FTUV-06, Dictamen para producto no sujeto FTUV-08 o Negación de Dictamen
FTUV-07) y lo que le aplique de lo siguiente:

 Carta comisión, asignación o como se le denomine

 Factura comercial o lista de empaque
 Pedimento simplificado y desglosado
 Listas de verificación
 Copia de la etiqueta ó imagen digitalizada
 Acta de verificación
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Todos los registros derivados de la aplicación de este procedimiento de verificación, son resguardados en archivo
activo como mínimo dos años a partir de su fecha de emisión, al término de los cuales se conservan en archivo
pasivo por tres años como mínimo y después de ese tiempo pueden ser destruidos.

4. DEFINICIONES

Acta de verificación (o como se le denomine): es el documento expedido por la Unidad de Verificación, derivado
de cada visita efectuada por el personal de la Unidad de Verificación donde consta información detallada del
resultado de la evaluación de la conformidad.

Constancia: documento que se emite a los productores, fabricantes, importadores, comercializadores o

prestadores de servicios como resultado de la evaluación de la conformidad realizada a una etiqueta o producto
en el que se evidencia el cumplimiento, no cumplimiento o no sujeto al cumplimiento de los requisitos establecidos
en las normas oficiales mexicanas de información comercial, de conformidad con el procedimiento establecido en
el Anexo de NOM´S, y con las especificaciones que determine la dependencia mediante publicación en el DOF.

Dictamen: documento que se emite a los importadores como resultado de la evaluación de la conformidad
efectuada durante la visita de verificación realizada en sitio, en el que se evidencia el cumplimiento, no
cumplimiento o no sujeto al cumplimiento de los requisitos establecidos en las normas oficiales mexicanas de
información comercial, de conformidad con el procedimiento establecido en el Anexo de NOM´S y con las
especificaciones que determine la dependencia mediante publicación en el DOF.

Evaluación de la conformidad: es la determinación del grado de cumplimiento con las normas oficiales mexicanas
o la conformidad con las normas mexicanas, las normas internacionales u otras especificaciones, prescripciones o
características; comprende los procedimientos de muestreo, prueba, calibración, certificación y verificación, entre
otros.

Instrumento de Medición: Dispositivo destinado a ser utilizado para hacer mediciones, sólo o asociado a uno o
varios dispositivos suplementarios.

Listas de verificación: documento que requisita la UNIDAD DE VERIFICACIÓN en la evaluación de la conformidad

que evidencia los cumplimientos, incumplimientos y las observaciones de la información comercial que contienen
las etiquetas de los productos conforme a la norma correspondiente.

Muestreo: Selección de una pequeña parte estadísticamente determinada, utilizada para inferir el valor de una o
varias características del conjunto de productos.

Plan de muestreo: define el tamaño de la muestra que debe tomarse de cada lote o partida presentado a
inspección (tamaño de la muestra o serie de tamaños de la muestra) y el criterio para determinar su aceptabilidad
(número de aceptación o rechazo).

Plan de muestreo sencillo: el número de unidades de producto que se inspeccionan es igual al tamaño de la
muestra dada en dicho plan. Si el número de unidades de producto defectuosas encontrado en la muestra, es
igual o menor que el número de aceptación, dicho lote o partida se considera aceptable. Si el número de unidades
de producto defectuosas es igual o mayor que el número de rechazo, el lote o partida debe rechazarse.

Solicitud de verificación: Documento mediante el cual los productores, fabricantes, importadores,

comercializadores o prestadores de servicios contravienen el otorgar servicios de verificación.
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Verificación: La constatación ocular o comprobación mediante muestreo, medición, pruebas de laboratorio, o

examen de documentos que se realizan para evaluar la conformidad con la NOM en un momento determinado.

Verificación preliminar u Opinión Técnica: Es la constatación documental que se realiza a solicitud del cliente
cuando desee que la Unidad de Verificación verifique si su etiqueta o producto cumple con los requisitos de
determinada NOM o NMX, y le emita su opinión técnica.

5. REFERENCIAS.

Este Manual tiene como referencias las siguientes normas y lineamientos.

5.1. NMX-EC-17020-IMNC-2014. Criterios generales para la operación de varios tipos de unidades que desarrollan
la verificación.

5.2. Guía de aplicación de la norma NMX-EC-17020-IMNC-2014 para Unidades de Verificación en materia de

Información Comercial MP-HE008-02(vigente).

5.3. Anexo de NOM’S: “Fracciones arancelarias de la Tarifa de la Ley de los Impuestos Generales de Importación
y de Exportación en las que se clasifican las mercancías sujetas al cumplimiento de las Normas Oficiales
Mexicanas en el punto de su entrada al país, y en el de su salida”, referido en el Anexo 2.4.1 del ACUERDO por el
que la Secretaría de Economía emite reglas y criterios de carácter general en materia de Comercio Exterior”,
publicado en el DOF del 31 de diciembre de 2012, así como sus modificaciones subsecuentes.

6. CONTROL DE CAMBIOS.

NIVEL DE REVISÓ APROBÓ DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

REVISIÓN
Se elaboró el Procedimientos para la
0 operación de la UV Unidad de Verificación, Abril 2012
Gerente Técnico Gerente General S.A. de C.V.
Se hicieron modificaciones al procedimiento
de verificación, a fin de incluir la referencia
1 Gerente Técnico Gerente General de cómo se controlan los contratos de Abril 2013
prestación de servicios FTUV-03-A y
FTUV-03-B.
Se hizo una revisión a todo el procedimiento
2 Gerente Técnico Gerente General de verificación, para adecuarlo a la nueva
Agosto 2013
Guía de aplicación de la NMX-EC-17020-
IMNC-2000 MP-HE008-00.

3 Gerente Técnico Gerente General Se hizo modificación al procedimiento

Mayo 2014
derivado de la NC 7 de la Auditoría Externa

4 Se hicieron modificaciones derivado de la

Gerente Técnico Gerente General actualización de la Norma NMX-EC-17020- Marzo 2015
IMNC-2014. No conformidades
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PROCEDIMIENTO PTUV-01 8 de 8 Julio 2015 6

Se hizo una revisión a todo el Manual de

Gerente Gerente Calidad, para adecuarlo a la nueva Guía
5 Marzo 2015
Técnico General de aplicación de la NMX-EC-17020-
IMNC-2014, MP-HE008-02
Se llevó a cabo el cambio de Razón
6 Gerente Gerente Social de la Unidad de Verificación de Julio 2015
Técnico General conformidad con la Guía MP-TS079-02