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22 DE ABRIL DE 2009
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA
Índice
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.......................................................................................1
DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS.......................................................................1
22 DE ABRIL DE 2009............................................................................................................1
Índice.........................................................................................................................................2
Introducción.............................................................................................................................20
El presente Manual de Políticas y Procedimientos contempla el conjunto de normas y
procesos que pautan las actividades de la Dirección de Recursos Humanos..........................20
Con el conocimiento de parte de funcionarios y empleados de las normas que rigen el
desenvolvimiento de esta Dirección, se propician las condiciones favorables para el
desempeño de un trabajo eficiente y enmarcado dentro de los estándares preestablecidos de
control y calidad......................................................................................................................20
La presentación esquemática de los procesos permite al empleado visualizar de una forma
clara y precisa los pasos que debe dar para la ejecución de sus tareas diarias. De igual manera
facilita la supervisión...............................................................................................................20
Para que esta herramienta sea útil recomendamos su permanente actualización acorde con la
redefinición de metas y objetivos, así como con la adopción de nueva tecnología................20
Glosario administrativo...........................................................................................................21
Actividad o Tarea:...................................................................................................................21
Términos sinónimos, aunque se acostumbra a tratar la tarea como un complemento de la
actividad. En general son acciones humanas, que consumen tiempo y recursos y conducen a
lograr un resultado...................................................................................................................21
Algoritmo:...............................................................................................................................21
Procedimiento por medio del cual se resuelve cierta clase de problemas...............................21
Es la representación gráfica de una sucesión lógica de operaciones; o pasos que conducen a
la solución de un problema......................................................................................................21
Análisis:...................................................................................................................................21
Es la acción de dividir una cosa o problema en tantas partes como sea posible para reconocer
la naturaleza de las partes, las relaciones entre estas y obtener soluciones entre estos objetos
de todo.....................................................................................................................................21
Control de calidad:..................................................................................................................22
Se ocupa de garantizar el logro de los objetivos de calidad del trabajo, respecto a la
realización del nivel de calidad previsto para la producción...................................................22
Controlar:.................................................................................................................................22
Acto de medir y registrar los resultados alcanzados por un agente del sistema organizacional
en un tiempo y espacio organizado.........................................................................................22
Coordinar:................................................................................................................................22
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Es una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de
indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de
su ejecución.............................................................................................................................24
Es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo. ..................24
FODA:.....................................................................................................................................24
Significa: fortaleza, oportunidades, debilidades, amenazas....................................................24
Es una metodología de estudio de la situación competitiva de una empresa en su mercado y
de las características internas de la misma, a efectos de determinar sus Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y Amenazas................................................................................24
Debilidades y fortalezas: son internas a la empresa, es decir corresponden a las fortalezas y
debilidades que se tienen respecto a la disponibilidad de recursos de capital, personal,
activos, calidad de producto, estructura interna y de mercado entre otros..............................24
Amenazas y oportunidades: son externas, y se presentan en su entorno, es decir son las
oportunidades y amenazas que la empresa tiene frente a sus competidores, proveedores,
legislación y gobierno.............................................................................................................24
El objetivo del análisis FODA es determinar las ventajas competitivas de la empresa bajo
análisis y la estrategia genérica a emplear por la misma que más le convenga en función de
sus características propias y de las del mercado en que se mueve..........................................25
Formulario:..............................................................................................................................25
Es un documento con espacios (campos) en donde se pueden escribir o seleccionar opciones.
Cada campo tiene un objetivo.................................................................................................25
Los formularios presentan una visión ordenada de múltiple información sobre algo, y son
útiles para llenar bases de datos..............................................................................................25
Función:...................................................................................................................................25
En informática es un grupo de instrucciones con un objetivo en particular y que se ejecuta al
ser llamada desde otra función o procedimiento. Una función puede llamarse múltiples veces
e incluso llamarse a sí misma (función recurrente).................................................................25
Gerencia:.................................................................................................................................25
Un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene dentro de sus múltiples
funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos a través
del proceso de planeamiento, organización dirección y control a fin de lograr objetivos
establecidos. ...........................................................................................................................25
Función mediante la cual las empresas y el Estado logran resultados para satisfacer sus
respectivas demandas..............................................................................................................25
Índice:......................................................................................................................................25
Son una o más claves que identifican un único registro (fila o renglón). Los índices hacen
más fácil encontrar y ordenar los registros..............................................................................25
Logística:.................................................................................................................................26
Se refiere:................................................................................................................................26
1) al posible flujo de los recursos que una empresa va a necesitar para la realización de sus
actividades; y...........................................................................................................................26
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El segundo es lograr resultados con menos operaciones, en menor tiempo, menor costo,
mayor calidad y obtener mayor satisfacción del cliente..........................................................32
Responsables:..........................................................................................................................32
Son los funcionarios que reciben órdenes de sus superiores o las tienen en virtud del puesto
que ocupan, sobre actividades a su cargo. Pueden ser de dos clases: unidades organizativas o
funcionarios.............................................................................................................................32
Salud Ocupacional:..................................................................................................................32
Ciencia encargada del estudio interdisciplinario de los accidentes y enfermedades del trabajo.
El estudio se divide en tres áreas: Higiene Industrial, Seguridad Industrial y Medicina del
Trabajo.....................................................................................................................................32
Sistemas: .................................................................................................................................32
Proceso cíclico que consiste en un conjunto de partes relacionadas entre sí, capaces de
transformar insumos en productos para satisfacer demandas de su ambiente. Consta de
insumos-proceso-productos-ambiente. Los hay abiertos y cerrados.......................................32
Sistemas Abiertos:...................................................................................................................32
Se caracteriza porque su estado original se modifica constantemente por la acción retro
alimentadora del ambiente, desde su nacimiento hasta su extinción. Su vida útil depende de
su adaptabilidad a las exigencias del ambiente (homeostasis)................................................32
Sistemas Cerrados:..................................................................................................................32
Se caracteriza porque no tiene capacidad de cambio por sí mismo para adaptarse a las
demandas del ambiente. Es irreversible y su estado presente y final está determinado por su
estado original. Son perecederos por desgaste (entropía).......................................................33
Supervisar:...............................................................................................................................33
Acto de vigilar que los hechos de un trabajo sucedan conforme a las normas preestablecidas
y en el tiempo y lugar determinados.......................................................................................33
Táctica:....................................................................................................................................33
Sistema especial que se emplea para disimular y hábilmente para conseguir un fin..............33
Trabajo:...................................................................................................................................33
Acción humana, individual o colectiva, que conduce a la obtención de un producto o a la
prestación de un servicio en un tiempo y espacio determinado y con el apoyo de otros
recursos....................................................................................................................................33
Unidad de Medida:..................................................................................................................33
Identificación clara del medio u objeto (kilos, casas, informes, visitas, dólares) con el cual se
va a medir la cantidad de bienes o servicios de la meta..........................................................33
Políticas del departamento.......................................................................................................33
1. OBJETIVO..........................................................................................................................33
1.1 Racionalizar e institucionalizar de modo uniforme, un sistema de control de..................33
Asistencia, puntualidad y dedicación al trabajo......................................................................33
................................................................................................................................................33
2. RESPONSABILIDAD........................................................................................................33
2.1 Los empleados y el personal de supervisión son responsables de dar fiel cumplimiento a
esta política..............................................................................................................................34
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4.1.2 Se prohíbe cambiar las tarjetas u hojas de registro en su lugar, así como marcar el
medio de control de que se trate o firmarlo por un servidor distinto de aquel a quien
corresponde dicho instrumento, aún cuando este último se encuentre presente.....................36
4.1.3 Cualquier empleado que marque su tarjeta, o firme el registro de asistencia después de
la hora reglamentada, se le computará tardanza......................................................................36
Las tardanzas se considerarán como faltas disciplinarias y deberán ser sancionadas, salvo que
se justifique en la ocurrencia de un hecho fortuito o de fuerza mayor comprobada...............36
5. PROHIBICION DE AUSENTARSE DEL TRABAJO......................................................36
5.1 Están prohibidas las salidas del personal durante las horas regulares del trabajo, a no ser
por causa justificada y con formal autorización del superior inmediato del empleado..........36
5.1.1 Las salidas a gestiones oficiales o personales en horas laborables, serán autorizadas y
controladas mediante los mecanismos diseñados para esos fines...........................................36
6. AUSENCIAS.......................................................................................................................36
6.1 Se considera una ausencia el hecho de no concurrir al lugar de trabajo un día completo de
labor.........................................................................................................................................37
6.1.1 Las ausencias sólo se justificarán por enfermedad debidamente establecida o
certificada, por causas de fuerza mayor comprobada o por hallarse el empleado en disfrute de
licencia o permiso regularmente concedidos...........................................................................37
6.1.2 El empleado que por fuerza mayor o enfermedad falte un día de trabajo, deberá
comunicarlo a su superior inmediato el mismo día o en un plazo razonable de acuerdo con
las circunstancias de cada caso................................................................................................37
6.1.3 El empleado ausente durante dos días o más, deberá presentar a su superior inmediato
una certificación médica o una autorización escrita de la autoridad competente, copia de la
cual se depositará en el expediente personal de dicho empleado. La presentación del
certificado médico no excluye la disposición del capítulo anterior (6.1.2) en lo relativo a la
comunicación al superior inmediato por un medio fehaciente................................................37
7. LICENCIAS A LOS EMPLEADOS...................................................................................37
7.1 Se entiende por licencia la autorización dada a un empleado por un supervisor de alto
nivel capacitado para ello, dispensándole de asistir al trabajo durante un período que exceda
de tres días laborables..............................................................................................................37
7.2 Toda licencia deberá ser solicitada y concedida por escrito. Una copia de cada licencia
será depositada en el expediente del empleado beneficiado...................................................37
7.3 Cuando se presume que los motivos aducidos para solicitar una licencia no son
valederos, la autoridad competente, podrá ordenar una investigación y del resultado de la
misma actuar en consecuencia................................................................................................38
8. LICENCIA SIN DISFRUTE DE SUELDO........................................................................38
8.1. Los empleados podrán solicitar licencias ordinarias sin disfrute de sueldo hasta............38
60 días continuos o discontinuos, dentro de un (1) año calendario o en dos (2) años
sucesivos, por el mismo período de 60 días, cuando fuere necesario.....................................38
8.1.1 Si surge justa causa, a juicio de la autoridad competente para concederla, la licencia
ordinaria podrá ser prorrogada hasta por 30 días más.............................................................38
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8.1.2 Mientras dure la licencia ordinaria, el empleado beneficiado no podrá ocupar otro
cargo dentro ni fuera del sector público..................................................................................38
8.1.4 La licencia ordinaria no puede ser revocada por la autoridad que la concede, a menos
que se pruebe que no fueron verdaderas o han desaparecido las causas invocadas para
solicitarla; el empleado beneficiado puede renunciar a ella si han desaparecido las causas que
dieron origen a la misma.........................................................................................................38
8.1.4 El Síndico del Distrito también podrá conceder licencias especiales sin sueldo en casos
imprevistos o extraordinarios, con la duración y requisitos que considere pertinentes..........38
9. LICENCIAS CON DISFRUTE DE SUELDO...................................................................38
9.1 Licencias por enfermedad o accidente grave sufrido por un empleado, que le produzcan
invalidez, podrá ser concedida previa petición escrita del interesado, del cónyuge o de su
familiar más cercano que esté en la posibilidad de hacerlo, acompañada de una certificación
médica expedida por tres facultativos reconocidos, quienes harán los exámenes y estudios
que estimen necesarios para determinar la existencia de la enfermedad o los efectos del
accidente, así como la necesidad de otorgar dicha licencia y período que ha de cubrir la
misma. Esta licencia ordinariamente no excederá de tres meses, salvo que una nueva
certificación, debidamente ponderada, determine la necesidad de una prórroga....................39
9.2 Licencia para cuidar cónyuges, padres o hijos, en casos de enfermedad o accidente grave,
podrá ser concedida previa solicitud escrita del interesado, que justifique la imposibilidad de
que otro familiar pueda hacerlo, acompañada de una certificación médica expedida por un
facultativo reconocido. Esta licencia podrá ser concedida hasta por dos semanas.................39
9.3 Licencia por maternidad para descanso pre y post natal, durante las seis (6) semanas que
precedan a la fecha probable del parto y las seis (6) semanas que le sigan, de acuerdo con las
disposiciones legales vigentes. A este efecto, la interesada deberá presentar con suficiente
antelación una certificación médica que indique la fecha aproximada del parto....................39
9.4 Licencias para realizar estudios, investigaciones y observaciones de tiempo completo
(con o sin beca), que se relacionen con la administración pública y muy especialmente con el
interés del organismo al que pertenece el empleado; La duración de esta licencia no deberá
ser mayor de dos (2) años y sólo podrá destinarse a recibir información, adiestramiento o
perfeccionamiento para mejorar el ejercicio de las funciones propias del cargo o servicio
correspondiente. Será concedida por el titular del organismo, o el funcionario que delegue
previa aprobación del supervisor de más alto nivel del área de trabajo a la cual pertenece el
empleado en cuestión. Este tipo de licencia sólo se concederá a empleados de carrera que
tengan por lo menos dos (2) años de servicio en la Administración Municipal, que durante el
último año de labor hayan obtenido calificación satisfactoria de su desempeño....................39
9.5 Licencia para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, organismos internacionales
y entidades particulares. La duración de esta licencia será hasta treinta (30) días y sólo la
concederá el titular del organismo...........................................................................................40
9.6 Licencia por causa de fuerza mayor, debidamente comprobada. La duración de esta
licencia será hasta por treinta (30) días y será concedida por el titular del organismo...........40
9.7 Licencia por matrimonio hasta por cinco (5) días calendarios, concedida por el superior
inmediato del empleado...........................................................................................................40
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9.8 Licencia compensatoria otorgada una vez al año, hasta por quince (15) días laborables en
favor de empleados a quienes habitualmente se les requiere trabajar en exceso de las jornadas
diarias o semanales. Esta licencia debe ser autorizada por la autoridad máxima del
organismo................................................................................................................................40
9.9 Licencia especial otorgada por el Síndico y/o Sala Capitular con duración de hasta un (1)
año, por causas debidamente motivadas por el solicitante......................................................40
10. PERMISOS A EMPLEADOS...........................................................................................40
10.1 Se entiende por permiso, la dispensa oficial de asistencia al trabajo durante un período
de hasta tres (3) días laborables...............................................................................................41
10.2 Se concederán permisos con disfrute de sueldo en los siguientes casos: .......................41
10.2.1 Por nacimiento de hijo, dos días laborables.................................................................41
10.2.2 Por muerte, enfermedad o accidente grave del cónyuge, los padres, abuelos, hijos o
hermanos del empleado tres (3) días laborables. Si se trata de muerte ocurrida en el exterior y
el empleado deba trasladarse al lugar de la misma, el permiso se extenderá según las
circunstancias de cada caso.....................................................................................................41
10.2.3 Para obtemperar a requerimientos de organismos judiciales, legislativos, o
componentes de la Administración Pública:...........................................................................41
Por el tiempo que sea necesario, si el empleado recibe citación formal para comparecer ante
dichos organismos con el fin de cumplir cualquier deber o gestión que sea de la competencia
de los mismos..........................................................................................................................41
Este tipo de permiso no podrá ser negado al empleado que lo requiera, y podrá ser
prorrogado en casos de necesidad debidamente determinada.................................................41
10.2.4 Para cursar estudios de tiempo parcial, a fin de que los empleados de carrera puedan
ausentarse de sus labores durante la jornada hábil para asistir a clases, prácticas o ejercicios,
de acuerdo con los siguientes términos:..................................................................................41
10.2.4.1 Debe tratarse de estudios universitarios o de naturaleza científica o técnica, que se
consideren de evidente provecho para el mejoramiento de los servicios públicos.................41
10.2.4.2 Los permisos se concederán hasta por un máximo de dos (2) horas diarias y
solamente durante el período necesario para concurrir a clases, prácticas o ejercicios,
debiendo el empleado asistir al trabajo a tiempo completo durante el período de vacaciones
que conceda el respectivo centro académico...........................................................................42
10.2.4.3 Estos permisos serán autorizados después de examinar los antecedentes académicos
que permitan justificar su otorgamiento..................................................................................42
Serán concedidos por el lapso que cubra el correspondiente ciclo de estudios......................42
10.2.4.4 Para atender actividades docentes como profesor o auxiliar, o labores asistenciales
o voluntariado en favor de terceros hasta por cinco (5) horas semanales a empleados de
carrera cuando tales actividades no menoscaben el cumplimiento de las labores habituales
del empleado interesado en obtener dicho permiso, y si no conllevan remuneración adicional
a cargo del organismo al que se halla vinculado oficialmente el empleado solicitante..........42
10.3 Los permisos detallados anteriormente, serán solicitados y concedidos en forma escrita.
.................................................................................................................................................42
11. AUTORIZACIONES PARA CONCEDER LICENCIAS Y PERMISOS........................42
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3. Recibe documento del aspirante con Solicitud de Empleo y Currículum Vitae, revisa y
determina el tipo de prueba que aplicará (Psicométrica o específica), fecha y hora de la
evaluación e informa al Director.............................................................................................53
4. Aplica pruebas a aspirantes, las clasifica, corrige, digita informe de Evaluación y entrega
al Encargado de Registro y Control de Personal.....................................................................53
Encargado de registro y Control .............................................................................................53
5. Recibe y revisa expedientes de aspirantes e informe de evaluación, inicial y lo entrega al
Director de Recursos Humanos...............................................................................................53
Director de Recursos Humanos ..............................................................................................53
6. Recibe informe, analiza y entrega al analista......................................................................53
Analista....................................................................................................................................53
7. Recibe expedientes de aspirantes e informe de evaluación; y registra en Control de
Elegibles y No Elegibles y archiva expedientes por orden alfabético....................................53
Procedimiento no. 2:................................................................................................................53
SELECCIÓN DE PERSONAL...............................................................................................53
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Analista de Personal................................................................................................................59
3. - Envía documentos al nuevo empleado, para ser llenados y firmados, de acuerdo a lo....59
establecido en las políticas......................................................................................................59
Director Recursos Humanos....................................................................................................59
4.- Recibe los documentos y revisa que estén debidamente llenados y firmados y entrega a la
Secretaria para el trámite correspondiente, de acuerdo a las políticas....................................59
Secretaria.................................................................................................................................59
5.- Elabora y digita nota interna, para remitir los documentos y entrega al Director de
Recursos..................................................................................................................................59
Humanos..................................................................................................................................59
Dirección de Recursos Humanos............................................................................................59
6.-Recibe nota interna, anexa los documentos correspondientes, firma y entrega a la
Secretaria.................................................................................................................................59
Secretaria.................................................................................................................................59
7.- Recibe nota interna, anexos firmados registra en control y envía para su distribución al
departamento de Archivo y Correspondencia.........................................................................59
8.- Archiva documentos en el expediente...............................................................................59
Analista....................................................................................................................................59
9.- Abre tarjeta control, anexa foto y archiva..........................................................................59
Procedimiento no. 4:................................................................................................................59
CONFECCION CARNET DE................................................................................................59
IDENTIFICACION DE EMPLEADO....................................................................................59
Dirección: Recursos Humanos................................................................................................60
Departamento: Registro y Control de Personal.......................................................................60
Objetivo: Describir los pasos para la Confección de..............................................................60
Carnet Identificación empleado...............................................................................................60
Alcance: Se aplica en esta Dirección......................................................................................60
El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio:..........................................................60
La Dirección Recursos Humanos deberá autorizar la confección de carnet de empleado, al
organismo responsable de la elaboración................................................................................60
El Departamento de Registro y Control de Personal deberá llevar control de las acciones de
personal, relativas a las designaciones, promociones, y cambio de designaciones, para
solicitar la confección de nuevos carnets................................................................................60
Todo funcionario o empleado deberá usar el carnet de identificación durante el horario de
trabajo......................................................................................................................................60
Por la pérdida o deterioro del Carnet de Identificación, el empleado deberá cubrir el costo de
la elaboración de un nuevo carnet...........................................................................................60
Área/Cargo..............................................................................................................................60
Pasos........................................................................................................................................60
Dirección de Recursos Humanos............................................................................................60
Analista de personal................................................................................................................60
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Introducción
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Glosario administrativo
Actividad o Tarea:
Términos sinónimos, aunque se acostumbra a tratar la tarea como un complemento
de la actividad. En general son acciones humanas, que consumen tiempo y
recursos y conducen a lograr un resultado.
Algoritmo:
Procedimiento por medio del cual se resuelve cierta clase de problemas.
Es la representación gráfica de una sucesión lógica de operaciones; o pasos que
conducen a la solución de un problema.
Análisis:
Es la acción de dividir una cosa o problema en tantas partes como sea posible para
reconocer la naturaleza de las partes, las relaciones entre estas y obtener
soluciones entre estos objetos de todo.
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UNIDAD ADMINISTRATIVA
Control de calidad:
Se ocupa de garantizar el logro de los objetivos de calidad del trabajo, respecto a
la realización del nivel de calidad previsto para la producción.
Controlar:
Acto de medir y registrar los resultados alcanzados por un agente del sistema
organizacional en un tiempo y espacio organizado.
Coordinar:
Acto de intercambiar información entre las partes de un todo. Opera verticalmente y
horizontalmente para asegurar el rumbo armónico y sincronizado de todos los
elementos que participan en el trabajo.
Departamentalización:
Se ocupa de analizar y dividir el trabajo en un todo, estableciendo los niveles de
especialización y complejidad de todas las partes.
Desarrollo Organizacional:
Es la acción de mantenimiento y actualización permanente de los cambios
aplicados a una organización.
Diagnostico:
Es la identificación y explicación de las variables directas e indirectas inmersas en
problema.
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Dirigir:
Es el acto de conducir y motivar grupos humanos hacia el logro de objetivos y
resultados con determinados recursos.
Eficacia:
Es el mejor indicador en el logro de objetivos o metas por unidad de tiempo
respectivo a lo planeado.
Eficiencia:
Indicador de menor costo de un resultado, a unidad de factor empleado y por
unidad de tiempo.
Estrategia:
Es un proceso regulable, es el conjunto de las reglas que aseguran una decisión
óptima en cada momento. Una estrategia por lo general abarca los objetivos, las
metas, los fines, la política y la programación de acciones de un todo organizacional
o individual.
Fines:
Son los efectos que se obtienen con el logro de los objetivos.
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Fluxograma/ Flujograma:
Consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o
relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.
Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen
un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según
su formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de
ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia
recorrida el tiempo empleado, etc.
Es una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la
ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y
los responsables de su ejecución.
Es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.
FODA:
Significa: fortaleza, oportunidades, debilidades, amenazas.
Es una metodología de estudio de la situación competitiva de una empresa en su
mercado y de las características internas de la misma, a efectos de determinar sus
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
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UNIDAD ADMINISTRATIVA
Formulario:
Es un documento con espacios (campos) en donde se pueden escribir o
seleccionar opciones. Cada campo tiene un objetivo.
Los formularios presentan una visión ordenada de múltiple información sobre algo,
y son útiles para llenar bases de datos.
Función:
En informática es un grupo de instrucciones con un objetivo en particular y que se
ejecuta al ser llamada desde otra función o procedimiento. Una función puede
llamarse múltiples veces e incluso llamarse a sí misma (función recurrente).
Gerencia:
Un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene dentro de sus múltiples
funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos
a través del proceso de planeamiento, organización dirección y control a fin de
lograr objetivos establecidos.
Función mediante la cual las empresas y el Estado logran resultados para satisfacer
sus respectivas demandas.
Índice:
Son una o más claves que identifican un único registro (fila o renglón). Los índices
hacen más fácil encontrar y ordenar los registros.
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Logística:
Se refiere:
1) al posible flujo de los recursos que una empresa va a necesitar para la
realización de sus actividades; y.
2) al conjunto de operaciones y tareas relacionadas con el envío de productos
terminados al punto de consumo o de uso.
Es una función operativa que comprende todas las actividades y procesos
necesarios para la administración estratégica del flujo y almacenamiento de
materias primas y componentes, existencias en proceso y productos terminados; de
tal manera, que éstos estén en la cantidad adecuada, en el lugar correcto y en el
momento apropiado".
Por tanto, no es una exageración el decir que el éxito final de un proyecto depende
en una buena parte, de la logística.
Manual:
Constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para
facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.
Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.
Manual de Funciones:
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Manual de Organización
Describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los
objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.
Manual de Políticas:
Contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma
de decisiones.
Manual de Procedimientos:
Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos
en el orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de
la organización compatibles con dichos procedimientos.
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Manual de puestos:
Documento que contiene información válida y clasificada sobre la naturaleza y
funciones de cada puesto o cargo de trabajo, con sus respectivos requisitos de
ingreso y valoración, de una determinada organización.
Manual Técnico:
Documento que contiene información válida y clasificada sobre la estructura y modo
de operar un aparato. Su contenido destina un porcentaje menor a la descripción y
uno mayor a la gráfica.
Ejemplos Manuales de TV y Sonido, CPU, vehículos, etc.
Meta:
Es la cuantificación del objetivo específico. Indica la cantidad y unidad de medida
del resultado deseado y el tiempo y lugar para lograrlo.
Se compone de Verbo+ cantidad+ unidad de medida+ tiempo+ localización.
Método:
Sucesión lógica de pasos o etapas que conducen a lograr un objetivo
predeterminado.
Modelo:
Representación de la realidad por medio de abstracciones. Los modelos enfocan
ciertas partes importantes de un sistema (por lo menos, aquella que le interesan a
un tipo de modelo específico), restándole importancia a otras.
Los modelos son creados empleando herramientas de modelado.
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Objetivo Específico:
Es la especificación de una parte del objetivo general. El conjunto de objetivos
específicos logran el objetivo general.
Objetivo General:
Se define como “un deseo a lograr”.
Organizar:
Acto de acopiar e integrar dinámica y racionalmente los recursos de una
organización o plan, para alcanzar resultados previstos mediante la operación.
Organigrama:
Es la representación gráfica de la estructura formal de una organización, según
división especializada del trabajo y niveles jerárquicos de autoridad.
Plan:
Conjunto de programas y proyectos relacionados entre sí y conducentes a un
objetivo común. También conjunto armónico de actividades para lograr un
resultado concreto.
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Planificación:
Proceso racional y sistémico de prever, organizar y utilizar los recursos escasos
para lograr objetivos y metas en un tiempo y espacio predeterminados.
Planificación Administrativa:
Proceso racional de previsión, estructuración, diseño y asignación óptima de
recursos de las organizaciones, para que alcancen resultados en un tiempo y
espacio dados.
Planificación Socioeconómica:
Proceso racional y continuo de previsión, organización y uso de recursos escasos,
para alcanzar objetivos y metas sociales y económicas en un tiempo y espacio
predeterminados.
Política:
Conjunto de estrategias, normas y parámetros de una organización, que orientan la
actuación de los funcionarios para alcanzar sus objetivos y metas en un lugar y
plazo dados. Es un marco general de actuación.
Presupuesto:
Plan financiero de ingresos y egresos de corto plazo conformado por programas,
proyectos y actividades a realizar por una organización, presentándose en
determinadas clasificaciones.
Problema:
Situación anormal respecto a las conductas o hechos considerados "normales" en
un momento histórico determinado y un lugar dado.
Procedimiento:
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Producto:
Es el resultado parcial o total (bienes y servicios), tangible o intangible, a que
conduce una actividad realizada.
Prognosis:
Es el juicio valorativo de costo beneficio, respecto a la información aportada por un
diagnostico o situación de problema concreto para definir distintas alternativas
futuras de acción.
Puesto:
Conjunto de deberes y responsabilidades a ejecutar por una persona que posee
determinados requisitos y a cambio de remuneración.
Recursos:
Son los medios que se emplean para realizar las actividades. Por lo general son
seis: humanos, financieros, materiales, mobiliario y equipo, planta física y tiempo.
Reingeniería:
Trata de la reingeniería de procesos administrativos o de producción. Implica
ingeniar con apoyo de las ciencias y la tecnología.
Aplicada a las organizaciones significa rediseñar sus estructuras, procesos,
métodos, formas, planta y equipos, para hacerla más eficiente y eficaz y acorde con
las exigencias futuras de los mercados.
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Su primer principio es ignorar los modos actuales de hacer las cosas y empezar de
nuevo, ingeniando nuevas alternativas.
El segundo es lograr resultados con menos operaciones, en menor tiempo, menor
costo, mayor calidad y obtener mayor satisfacción del cliente.
Responsables:
Son los funcionarios que reciben órdenes de sus superiores o las tienen en virtud
del puesto que ocupan, sobre actividades a su cargo. Pueden ser de dos clases:
unidades organizativas o funcionarios.
Salud Ocupacional:
Ciencia encargada del estudio interdisciplinario de los accidentes y enfermedades
del trabajo. El estudio se divide en tres áreas: Higiene Industrial, Seguridad
Industrial y Medicina del Trabajo.
Sistemas:
Proceso cíclico que consiste en un conjunto de partes relacionadas entre sí,
capaces de transformar insumos en productos para satisfacer demandas de su
ambiente. Consta de insumos-proceso-productos-ambiente. Los hay abiertos y
cerrados.
Sistemas Abiertos:
Se caracteriza porque su estado original se modifica constantemente por la acción
retro alimentadora del ambiente, desde su nacimiento hasta su extinción. Su vida
útil depende de su adaptabilidad a las exigencias del ambiente (homeostasis).
Sistemas Cerrados:
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Supervisar:
Acto de vigilar que los hechos de un trabajo sucedan conforme a las normas
preestablecidas y en el tiempo y lugar determinados.
Táctica:
Sistema especial que se emplea para disimular y hábilmente para conseguir un fin.
Trabajo:
Acción humana, individual o colectiva, que conduce a la obtención de un producto o
a la prestación de un servicio en un tiempo y espacio determinado y con el apoyo
de otros recursos.
Unidad de Medida:
Identificación clara del medio u objeto (kilos, casas, informes, visitas, dólares) con el
cual se va a medir la cantidad de bienes o servicios de la meta.
1. OBJETIVO
2. RESPONSABILIDAD
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3. GENERAL
3.1 Los empleados deben asistir a su trabajo todos los días laborables, de acuerdo
con el horario oficial ordinario establecido por el Síndico, o conforme a otros
horarios especiales que se consideren convenientes por la naturaleza de los
servicios de que se trate.
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3.3 Será obligatorio el uso de uniformes y puestos que se hayan establecido para
las diferentes áreas y puestos de trabajo
3.5.1 De no ser posible, será reubicada en una de las Oficinas del Ayuntamiento del
distrito Nacional, (Mercado, Cementerio, Palacio Consistorial, Registro Civil y
Conservaduría de Hipotecas, Transportación, Mirador Sur, Palacio Municipal o
cualquier otra), mientras dure su estado
4. TARDANZAS
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4.1.2 Se prohíbe cambiar las tarjetas u hojas de registro en su lugar, así como
marcar el medio de control de que se trate o firmarlo por un servidor distinto de
aquel a quien corresponde dicho instrumento, aún cuando este último se encuentre
presente.
5.1 Están prohibidas las salidas del personal durante las horas regulares del
trabajo, a no ser por causa justificada y con formal autorización del superior
inmediato del empleado.
6. AUSENCIAS
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6.1.2 El empleado que por fuerza mayor o enfermedad falte un día de trabajo,
deberá comunicarlo a su superior inmediato el mismo día o en un plazo razonable
de acuerdo con las circunstancias de cada caso.
6.1.3 El empleado ausente durante dos días o más, deberá presentar a su superior
inmediato una certificación médica o una autorización escrita de la autoridad
competente, copia de la cual se depositará en el expediente personal de dicho
empleado. La presentación del certificado médico no excluye la disposición del
capítulo anterior (6.1.2) en lo relativo a la comunicación al superior inmediato por un
medio fehaciente.
7. LICENCIAS A LOS EMPLEADOS
7.2 Toda licencia deberá ser solicitada y concedida por escrito. Una copia de cada
licencia será depositada en el expediente del empleado beneficiado.
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7.3 Cuando se presume que los motivos aducidos para solicitar una licencia no son
valederos, la autoridad competente, podrá ordenar una investigación y del resultado
de la misma actuar en consecuencia.
8.1. Los empleados podrán solicitar licencias ordinarias sin disfrute de sueldo hasta
60 días continuos o discontinuos, dentro de un (1) año calendario o en dos (2) años
sucesivos, por el mismo período de 60 días, cuando fuere necesario.
8.1.4 La licencia ordinaria no puede ser revocada por la autoridad que la concede, a
menos que se pruebe que no fueron verdaderas o han desaparecido las causas
invocadas para solicitarla; el empleado beneficiado puede renunciar a ella si han
desaparecido las causas que dieron origen a la misma.
8.1.4 El Síndico del Distrito también podrá conceder licencias especiales sin sueldo
en casos imprevistos o extraordinarios, con la duración y requisitos que considere
pertinentes.
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9.1 Licencias por enfermedad o accidente grave sufrido por un empleado, que le
produzcan invalidez, podrá ser concedida previa petición escrita del interesado, del
cónyuge o de su familiar más cercano que esté en la posibilidad de hacerlo,
acompañada de una certificación médica expedida por tres facultativos
reconocidos, quienes harán los exámenes y estudios que estimen necesarios para
determinar la existencia de la enfermedad o los efectos del accidente, así como la
necesidad de otorgar dicha licencia y período que ha de cubrir la misma. Esta
licencia ordinariamente no excederá de tres meses, salvo que una nueva
certificación, debidamente ponderada, determine la necesidad de una prórroga.
9.3 Licencia por maternidad para descanso pre y post natal, durante las seis (6)
semanas que precedan a la fecha probable del parto y las seis (6) semanas que le
sigan, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. A este efecto, la
interesada deberá presentar con suficiente antelación una certificación médica que
indique la fecha aproximada del parto.
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9.7 Licencia por matrimonio hasta por cinco (5) días calendarios, concedida por el
superior inmediato del empleado.
9.8 Licencia compensatoria otorgada una vez al año, hasta por quince (15) días
laborables en favor de empleados a quienes habitualmente se les requiere trabajar
en exceso de las jornadas diarias o semanales. Esta licencia debe ser autorizada
por la autoridad máxima del organismo.
9.9 Licencia especial otorgada por el Síndico y/o Sala Capitular con duración de
hasta un (1) año, por causas debidamente motivadas por el solicitante.
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10.2.2 Por muerte, enfermedad o accidente grave del cónyuge, los padres, abuelos,
hijos o hermanos del empleado tres (3) días laborables. Si se trata de muerte
ocurrida en el exterior y el empleado deba trasladarse al lugar de la misma, el
permiso se extenderá según las circunstancias de cada caso.
Este tipo de permiso no podrá ser negado al empleado que lo requiera, y podrá ser
prorrogado en casos de necesidad debidamente determinada.
10.2.4 Para cursar estudios de tiempo parcial, a fin de que los empleados de
carrera puedan ausentarse de sus labores durante la jornada hábil para asistir a
clases, prácticas o ejercicios, de acuerdo con los siguientes términos:
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10.2.4.2 Los permisos se concederán hasta por un máximo de dos (2) horas diarias
y solamente durante el período necesario para concurrir a clases, prácticas o
ejercicios, debiendo el empleado asistir al trabajo a tiempo completo durante el
período de vacaciones que conceda el respectivo centro académico
11.1.1 Licencias de hasta treinta (30) días deberán estar autorizadas por el Síndico.
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11.1.2 Licencias de más de treinta (30) días y hasta seis (6) meses deberán estar
autorizadas por el Síndico.
11.1.4 Permisos de hasta un día deberán estar autorizados por el titular del
departamento al que pertenezca el empleado.
11.1.5 Permisos de más de un día deberán estar autorizados por el Director del
Área.
12.1 Incurre en abandono del cargo el empleado o funcionario que, ostentando tal
calidad, y estando en la obligación de asistir a su trabajo, deja de hacerlo durante
dos (2) días laborables consecutivos, o dos días en un mismo mes sin permiso de
autoridad competente.
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Misión y Visión
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Organigrama general
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Simbología
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Indica el depósito de un
ARCHIVO
documento o información dentro de
PERMANENTE
un archivo por período indefinido.
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Área/Cargo Pasos
Secretaria 1. Entrega Solicitud de Empleo al aspirante a
ingresar al Ayuntamiento
2. Recibe personalmente al aspirante con
Solicitud de Empleo y Currículum Vitae anexo y
entrega al analista.
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Área/Cargo Pasos
Director de Recursos Humanos 1. Recibe oficio de las Direcciones,
solicitando designación personal para
ocupar vacante, registra en control y
entrega al Encargado de Registro y
Control
Enc. Dpto. Registro y Control. 2. Recibe oficio y solicita al analista
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Área/Cargo Pasos
Director Recursos Humanos 1.- Recibe firmado por el Síndico el formulario
“Acción de Personal” para fines de
designación, la firma y entrega a la Secretaria.
Secretaria 2. – Gestiona expediente y entrega junto al
formulario “Acción de Personal” al analista
Analista de Personal 3. - Envía documentos al nuevo empleado,
para ser llenados y firmados, de acuerdo a lo
establecido en las políticas
Director Recursos Humanos 4.- Recibe los documentos y revisa que estén
debidamente llenados y firmados y entrega a
la Secretaria para el trámite correspondiente,
de acuerdo a las políticas.
Secretaria 5.- Elabora y digita nota interna, para remitir
los documentos y entrega al Director de
Recursos
Humanos
Dirección de Recursos Humanos 6.-Recibe nota interna, anexa los documentos
correspondientes, firma y entrega a la
Secretaria.
Secretaria 7.- Recibe nota interna, anexos firmados
registra en control y envía para su distribución
al departamento de Archivo y
Correspondencia.
8.- Archiva documentos en el expediente.
Analista 9.- Abre tarjeta control, anexa foto y archiva.
CONFECCION CARNET DE
Procedimiento no. 4:
IDENTIFICACION DE EMPLEADO
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Área/Cargo Pasos
Dirección de Recursos Humanos 1- Recibe “Acción de Personal” con
Analista de personal designación, promoción o traslado
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instruye a la Secretaria.
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Cada supervisor del personal que labora en la calle llevará un control de las
visitas realizadas y los resultados obtenidos, los cuales deberán ser
revisados y discutidos entre el supervisor y el empleado al menos una vez al
mes.
Deberá llevarse una evaluación permanente a todos los empleados e
informar y discutir con ellos los aspectos positivos para reforzarlos, y los
aspectos negativos, para mejorarlos. Esta evaluación permanente, deberá
servir como base para la evaluación del desempeño anual.
Las demás disposiciones vigentes para este procedimiento están contenidas
en el Reglamento de Evaluación de Desempeño.
Área/Cargo Pasos
Analista de personal 1. Revisa el Control de Designaciones,
elabora relación de empleados (con
nombre, cargo, fecha de ingreso y
oficina) que han cumplido el período de
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