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CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
Modelo de TECNOLOGÍAS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y SERVICIOS FINANCIEROS
Mejora Continua
Lectiva Total
DURACIÓN
MÁXIMA 18 meses
ESTIMADA DEL Práctica 24 meses
APRENDIZAJE
6 meses
NIVEL DE
FORMACIÓN: TECNÓLOGO
El programa Tecnólogo en Gestión Documental, se creó para brindar al sector productivo Terciario
o de Servicios en el Área de los Archivos, la posibilidad de incorporar personal con altas calidades
laborales y profesionales que contribuyan al desarrollo económico, social y tecnológico de su
entorno y del país, así como ofrecer a los aprendices formación en las tecnologías de la
información y la comunicación teniendo en cuenta las necesidades de la Unidad Administrativa o
de Información, los requerimientos de los clientes; la producción de información, la organización,
trámite, transferencia y el control documental; reprografía, microfilmación y digitalización
documental, para su aplicación en la función archivística en las empresas públicas y privadas con
el fin de salvaguardar el patrimonio documental y ponerlo al servicio de la comunidad; así como las
utilizadas en la generación de propuestas de mejoramiento del ambiente organizacional y la
dirección del talento humano.
Nuestro país cuenta con una gran demanda de los servicios archivísticos, debido a la normatividad
JUSTIFICACIÓN: vigente, al fortalecimiento y crecimiento empresarial y por ende documental, tanto a nivel regional
como nacional, ocupaciones que dependen de un recurso humano cualificado y calificado, capaz
de responder integralmente a la dinámica de los sectores productivos. El SENA es una institución
educativa que ofrece el programa con todos los elementos de formación profesional, sociales,
tecnológicos y culturales, metodologías de aprendizaje innovadoras, acceso a tecnologías de
última generación, estructurado sobre métodos más que contenidos, lo que potencia la formación
de ciudadanos librepensadores, con capacidad crítica, solidarios y emprendedores, a través del
desarrollo de competencias laborales y la Estrategia de Formación por Proyectos, para garantizar
la integralidad de la formación durante el desarrollo del proceso formativo, que lo acreditan y lo
hacen pertinente y coherente con su misión, innovando permanentemente de acuerdo con las
tendencias y cambios tecnológicos y las necesidades del sector empresarial y de los trabajadores,
impactando positivamente la productividad, la competitividad, la equidad y el desarrollo nacional.
-Académicos: 11 grado aprobado (combinación del nivel requerido y grado mínimo aprobado).
REQUISITOS DE -Requisito adicional: Superar prueba de aptitud y conocimiento y presentar documento de
INGRESO: identidad.
COMPETENCIAS A DESARROLLAR
CÓDIGO DENOMINACIÓN
PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS,
210601001
SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
COORDINAR LAS ACTIVIDADES DEL TALENTO HUMANO ASIGNADO, TENIENDO EN CUENTA
210601007
LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
210601011 PROCESAR LA INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
PROMOVER LA INTERACCION IDONEA CONSIGO MISMO, CON LOS DEMAS Y CON LA
240201500
NATURALEZA EN LOS CONTEXTOS LABORAL Y SOCIAL.
240201501 COMPRENDER TEXTOS EN INGLÉS EN FORMA ESCRITA Y AUDITIVA
240201502 PRODUCIR TEXTOS EN INGLÉS EN FORMA ESCRITA Y ORAL.
TRAMITAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y
250601001
CON LA POLÍTICA INSTITUCIONAL.
CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD
250601003
VIGENTE Y CON LAS NECESIDADES INSTITUCIONALES.
ADMINISTRAR TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN COMO APOYO AL SISTEMA INTEGRADO DE
250601012 CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD
VIGENTE Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE
PRESTAR EL SERVICIO DE INFORMACIÓN Y CONSULTA A USUARIOS DE ACUERDO CON SUS
250601015
REQUERIMIENTOS, POLÍTICAS INSTITUCIONALES, Y TÉRMINOS ESTABLECIDOS EN LA LEY.
ORGANIZAR ARCHIVO CENTRAL DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS
250601028
INSTITUCIONALES.
ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y
250601029
POLÍTICAS INSTITUCIONALES.
ORGANIZAR FONDOS ACUMULADOS DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y
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POLÍTICAS INSTITUCIONALES.
999999999 RESULTADOS DE APRENDIZAJE ETAPA PRACTICA
Alternativa 1.
Veinticuatro (24) meses de experiencia: de los cuales dieciocho (18) meses estarán relacionados con el
Experiencia
ejercicio de la profesión u oficio objeto de la formación profesional y seis (6) meses en labores de
laboral y/o
docencia.
especialización
en...
Alternativa 2:
Treinta y seis (36) meses de experiencia: de los cuales treinta (30) meses estarán relacionados con el
ejercicio de la profesión u oficio objeto de la formación profesional y seis (6) meses en labores de
docencia.
Procesar la información de acuerdo con las necesidades de la organización.
Prestar el servicio de información y consulta a usuarios de acuerdo con sus requerimientos, políticas
institucionales, y términos establecidos en la ley.
Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y
la legislación vigente.
Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con la política
institucional.
Organizar los archivos de gestión de acuerdo con el ciclo vital del documento, la normatividad vigente y
las políticas institucionales.
Organizar el archivo central de acuerdo con normatividad vigente y políticas institucionales
Competencias Organizar los fondos acumulados de acuerdo con la normatividad vigente y las políticas institucionales.
mínimas Coordinar las actividades del talento humano asignado, teniendo en cuenta las funciones de la Unidad
Administrativa.
Administrar tecnologías de información como apoyo al sistema integrado de conservación de los
documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y la tecnología disponible.
Controlar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con las necesidades
institucionales
Formular, ejecutar y evaluar proyectos.
Trabajar en equipo
Establecer procesos comunicativos asertivos
Manejar herramientas informáticas asociadas al área objeto de la formación
ESTRATEGIA
METODOLÓGICA
Elementos y útiles para el proceso de digitación y/o transcripción: concepto, características y uso.
Equipos de digitación y de transcripción: Administración, operación, mantenimiento preventivo.
Manuales de operación de las tecnologías de la información y la comunicación: interpretación y uso.
Software procesadores de texto: Uso y tutoriales.
Hojas de cálculo: Uso básico.
Impresoras: uso y configuración
Soportes documentales:
-Concepto, Clases, Recursos: Internet, Correo electrónico
-Intranet
-Software de voz
-Lectores digitales
-Audífonos, Grabadora
-Video Beam
-Telepronter
Postura corporal: pausas activas, manejo videoterminales, ubicación del puesto de trabajo, ergonomía.
Técnicas de digitación: concepto, teclado guía, alcances (superiores, inferiores, horizontales), habilidad y destreza;
velocidad y precisión.
Transcripción: Concepto, Textos (textuales y electrónicos), Metodologías, Normas Técnicas Colombianas vigentes para:
Transcripción textual, Citas textuales, Notas y Pie de página
Cotejo: Concepto y aplicación.
4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Aplica los manuales de Procesos y Procedimientos y el de funciones y los estándares de calidad, teniendo en cuenta
actividades y tareas.
Establece las actividades y tareas de la unidad administrativa teniendo en cuenta la función que desarrolla.
Clasifica las tareas de una Unidad Administrativa.
Aplica el procedimiento para establecer prioridades y metas de trabajo.
Asigna los recursos para la realización de las actividades y tareas de la unidad administrativa.
Aplica la función de planeación y las herramientas para organizar las tareas y actividades de la unidad administrativa.
Aplica las técnicas para la conformación de equipos de trabajo, asumiendo la condición de liderazgo.
Aplica el concepto de agenda, elementos, características y verifica resultados frente al estándar de calidad.
Ajusta las actividades, en el desarrollo de la agenda con responsabilidad y discreción.
Aplica el procedimiento y las técnicas para llegar a acuerdos y compromisos para establecer metas de trabajo.
Concierta con el equipo de trabajo los plazos para la ejecución de metas.
Tipos de variables:
-Cuantitativa, Cualitativa, Discreta y Continua
Tipos de Investigación.
-Exploratoria, Descriptiva, Archivistica, Correlacional y Explicativa
La idea de Investigación
-Fuentes de ideas
-Organización de la información
Corrientes metodológicas actuales
-Corrientes
-Procedimiento Inductivo
-Procedimiento Deductivo
Métodos de Investigación:
-Histórico, Dialéctico, Genético, Comparativo
Descripción y Formulación del Problema
-Criterios; Operacionalización, Cronograma (Gantt, Pert)
-Marcos Teórico y Conceptual
-Cómo se construye
-Revisión de Literatura, y Fichas bibliográficas
-Normas técnicas para la presentación de referencias bibliográficas Fto. AVA
-Fuentes de Información
-Tipos
-Criterios de selección y Clasificación
-Técnicas para la clasificación y Métodos para la recolección de información
-Observación directa, Observación indirecta
-De acuerdo con su origen, De acuerdo con su presentación, con su Naturaleza, Con su decisión
Instrumentos de recolección de información
-Hoja de cotejo, Entrevistas, Cuestionario, encuestas
-Control del número de formularios distribuidos y recolectados
-Escalas (nominal, ordinal, de intervalos, de razón)
-Codificación de la información
-Metodología para la revisión de la información recolectada
-Datos exactos, Datos completos, Datos representativos.
Formulación de Hipótesis
-Exploración del objeto
-Métodos para formular hipótesis
-Características de las hipótesis
-Fases de una hipótesis
-Clases de hipótesis 1° y 2°
Diseño de la Investigación
-Diseño de la fase empírica y Trabajo de campo.
Fuentes de información
-Criterios para seleccionar las fuentes de información
-Pertinencia y Factibilidad
-Clasificación de la información.
Técnicas para clasificación del material:
-Material bueno; Material incorrecto pero corregible, Material incorregible pero desechable.
Normas técnicas vigentes para la presentación de referencias bibliográficas y fuentes de información consultadas.
Análisis de la información recolectada.
Conceptos de:
-Estadística y su diferencial
-Universo, Población, Muestra
-Identificación de variables, códigos y codificación.
Tabulación.
-Concepto
-Clases: Manual o electrónica.
-Tablas de frecuencias
-Medidas de tendencia central o de concentración: Media, Mediana, Moda
-Medidas de variabilidad o dispersión. Desviación estándar para datos agrupados.
-Análisis e interpretación de información obtenida a través de: Tablas, Cuadros, Gráficos
Norma técnica vigente para la presentación de informes administrativos.
plan archivístico: concepto, elaboración y aplicación.
240201500 1 PROMOVER LA INTERACCION IDONEA CONSIGO MISMO, CON LOS DEMAS Y CON
LA NATURALEZA EN LOS CONTEXTOS LABORAL Y SOCIAL.
DURACIÓN ESTIMADA
PARA EL LOGRO DEL 5 horas
APRENDIZAJE (en horas)
2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE
DENOMINACIÓN
GENERAR HÁBITOS SALUDABLES EN SU ESTILO DE VIDA PARA GARANTIZAR LA PREVENCIÓN DE RIESGOS
OCUPACIONALES DE ACUERDO CON EL DIAGNÓSTICO DE SU CONDICIÓN FÍSICA INDIVIDUAL Y LA
NATURALEZA Y COMPLEJIDAD DE SU DESEMPEÑO LABORAL.
GENERAR PROCESOS AUTÓNOMOS Y DE TRABAJO COLABORATIVO PERMANENTES, FORTALECIENDO EL
EQUILIBRIO DE LOS COMPONENTES RACIONALES Y EMOCIONALES ORIENTADOS HACIA EL DESARROLLO
HUMANO INTEGRAL.
IDENTIFICAR LAS OPORTUNIDADES QUE EL SENA OFRECE EN EL MARCO DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL
DE ACUERDO CON EL CONTEXTO NACIONAL E INTERNACIONAL.
CONCERTAR ALTERNATIVAS Y ACCIONES DE FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO DE LAS COMPETENCIAS DEL
PROGRAMA FORMACIÓN, CON BASE EN LA POLÍTICA INSTITUCIONAL.
GESTIONAR LA INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS Y CON LAS
TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN DISPONIBLES.
DESARROLLAR PERMANENTEMENTE LAS HABILIDADES PSICOMOTRICES Y DE PENSAMIENTO EN LA
EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS DE APRENDIZAJE.
ASUMIR ACTITUDES CRÍTICAS , ARGUMENTATIVAS Y PROPOSITIVAS EN FUNCIÓN DE LA RESOLUCIÓN DE
PROBLEMAS DE CARÁCTER PRODUCTIVO Y SOCIAL.
DESARROLLAR PROCESOS COMUNICATIVOS EFICACES Y ASERTIVOS DENTRO DE CRITERIOS DE
RACIONALIDAD QUE POSIBILITEN LA CONVIVENCIA, EL ESTABLECIMIENTO DE ACUERDOS, LA CONSTRUCCIÓN
COLECTIVA DEL CONOCIMIENTO Y LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS DE CARÁCTER PRODUCTIVO Y SOCIAL.
ASUMIR LOS DEBERES Y DERECHOS CON BASE EN LAS LEYES Y LA NORMATIVA INSTITUCIONAL EN EL
MARCO DE SU PROYECTO DE VIDA.
APLICAR TÉCNICAS DE CULTURA FÍSICA PARA EL MEJORAMIENTO DE SU EXPRESIÓN CORPORAL,
DESEMPEÑO LABORAL SEGÚN LA NATURALEZA Y COMPLEJIDAD DEL ÁREA OCUPACIONAL.
ASUMIR RESPONSABLEMENTE LOS CRITERIOS DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL MEDIO AMBIENTE Y
DE DESARROLLO SOSTENIBLE, EN EL EJERCICIO DE SU DESEMPEÑO LABORAL Y SOCIAL.
RECONOCER EL ROL DE LOS PARTICIPANTES EN EL PROCESO FORMATIVO, EL PAPEL DE LOS AMBIENTES DE
APRENDIZAJE Y LA METODOLOGÍA DE FORMACIÓN, DE ACUERDO CON LA DINÁMICA ORGANIZACIONAL DEL
SENA
INTERACTUAR EN LOS CONTEXTOS PRODUCTIVOS Y SOCIALES EN FUNCIÓN DE LOS PRINCIPIOS Y VALORES
UNIVERSALES.
REDIMENSIONAR PERMANENTEMENTE SU PROYECTO DE VIDA DE ACUERDO CON LAS CIRCUNSTANCIAS DEL
CONTEXTO Y CON VISIÓN PROSPECTIVA.
3. CONOCIMIENTOS
3.1. CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS
· Relaciones interpersonales: Conceptos, tipología.
· Conceptos de:
· Alteridad
· Dignidad humana
· Derechos Humanos
· Normas de convivencia
· Criticidad
· Pensamiento creativo
· Inteligencias múltiples
· Objetividad-Subjetividad-Intersubjetividad
· Toma de decisiones
· Asertividad
· Lógica
· Coherencia
· Autonomía
· Trabajo en Equipo
· Racionalidad
· Inteligencia Emocional
· Entorno y Contexto
· Conocimiento de sí mismo
· Proyecto de Vida
· Resiliencia
· Comunicación Verbal
· Convivencia
· Empatía
· Resolución de Conflictos
· Conocimiento Científico
· Desarrollo Sostenible
· Normatividad Ambiental
· Problemáticas Urbanas
4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Establece relaciones interpersonales dentro de criterios de libertad, justicia, respeto, responsabilidad, tolerancia y
solidaridad según principios y valores universales.
Analiza de manera crítica las situaciones pertinentes que contribuyen a la resolución de problemas según los
requerimientos de los contextos productivos y sociales.
Argumenta y acoge objetivamente los criterios que contribuyen a la resolución de problemas según requerimientos del
proceso formativo en función de las demandas concretas de los contextos productivos y sociales.
Propone alternativas creativas, lógicas y coherentes que posibiliten la resolución de problemas según la demanda del
contexto social y productivo.
Desarrolla actividades de autogestión orientadas hacia el mejoramiento personal según los requerimientos del proceso
formativo.
Aborda procesos de trabajo colaborativo orientados hacia la construcción colectiva según los requerimientos de los
contextos sociales y productivos.
Armoniza los componentes racionales y emocionales en el desarrollo de los procesos de trabajo colectivo según normas
de convivencia.
Identifica e integra los elementos de su contexto que le permiten redimensionar su proyecto de vida.
Vivencia su proyecto de vida en el marco del Desarrollo Humano Integral según competencias ciudadanas.
Se comunica fácilmente con los miembros de la comunidad educativa según protocolos y normas de convivencia
institucional.
Establece procesos comunicativos asertivos que posibilitan la convivencia en los contextos social y productivo de acuerdo
con las competencias ciudadanas.
Resuelve conflictos mediante el uso de la racionalidad, la argumentación y la asertividad.
Establece acuerdos mediante el uso de procesos comunicativos, racionales y argumentados orientados hacia la
resolución de problemas según normas y protocolos institucionales.
Aporta elementos en la construcción colectiva del conocimiento según la naturaleza del problema.
Optimiza los recursos requeridos en el desarrollo de sus actividades formativas y productivas según normas
institucionales.
Contribuye en el cuidado y uso de los elementos que integran su entorno formativo y laboral según normas institucionales.
Dispone los residuos teniendo en cuenta las normas de clasificación de los mismos.
Mantiene limpio y ordenado el lugar donde desarrolla sus actividades formativas y productivas según estándares de
protección ambiental.
Aplica los test de condición física según técnicas de medición.
Selecciona los ejercicios para el plan de acondicionamiento físico de acuerdo con los métodos de entrenamiento físico.
Elabora el plan de acondicionamiento físico, según sistemas de entrenamiento físico
Diagnóstica los riesgos ergonómicos y psicosociales de su desempeño laboral según normas de salud ocupacional.
Selecciona las técnicas de cultura física para prevenir riesgos ergonómicos y psicosociales según naturaleza y
complejidad del desempeño laboral.
Implementa técnicas de cultura física para la prevención de riesgos ergonómicos y psicosociales teniendo en cuenta la
naturaleza y complejidad del desempeño laboral.
Valora el impacto de la cultura física en el mejoramiento de la calidad de vida y su efecto en el entorno familiar social y
productivo teniendo en cuenta su proyecto de vida.
Implementa estrategias que le permitan liderar actividades físicas deportivas y culturales en contexto social y productivo
teniendo en cuenta las competencias ciudadanas.
Participa en actividades que requieren coordinación motriz fina y gruesa de forma individual y grupal teniendo en cuenta
la naturaleza y complejidad del desempeño laboral.
Aplica técnicas y procedimientos orientados al perfeccionamiento de la psicomotricidad frente a los requerimientos de su
desempeño laboral.
DURACIÓN ESTIMADA
PARA EL LOGRO DEL 180 horas
APRENDIZAJE (en horas)
2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE
DENOMINACIÓN
COMPRENDER FRASES Y VOCABULARIO HABITUAL SOBRE TEMAS DE INTERÉS PERSONAL Y TEMAS
COMUNICARSE EN TAREAS SENCILLAS Y HABITUALES QUE REQUIEREN UN INTERCAMBIO SIMPLE Y DIRECTO
DE INFORMACIÓN COTIDIANA Y TÉCNICA
REALIZAR INTERCAMBIOS SOCIALES Y PRÁCTICOS MUY BREVES, CON UN VOCABULARIO SUFICIENTE PARA
HACER UNA EXPOSICIÓN O MANTENER UNA CONVERSACIÓN SENCILLA SOBRE TEMAS TÉCNICOS
ENCONTRAR INFORMACIÓN ESPECÍFICA Y PREDECIBLE EN ESCRITOS SENCILLOS Y COTIDIANOS
LEER TEXTOS MUY BREVES Y SENCILLOS EN INGLÉS GENERAL Y TÉCNICO
COMPRENDER LA IDEA PRINCIPAL EN AVISOS Y MENSAJES BREVES, CLAROS Y SENCILLOS EN INGLÉS
ENCONTRAR VOCABULARIO Y EXPRESIONES DE INGLÉS TÉCNICO EN ANUNCIOS, FOLLETOS, PÁGINAS WEB,
3. CONOCIMIENTOS
3.1. CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS
*About me: Adquisición de mayor habilidad comunicativa utilizando el lenguaje introductivo. Cómo presentarse
presentarse y responder preguntas personales.
-Be affirmative. Yes/ No Questions, Contractions, Short Answers, Present Simple.
*My Day: Adquisición del lenguaje que se utiliza diariamente para hablar de ocupaciones y rutinas diarias.
-Articles, Negative, WH Questions who, what, Affirmative, Yes/No Questions, Verbs describring day to day activities,
*Supermarket and Clothes Shopping: Adquisición de lenguaje y vocabulario necesarios para hacer compras en un Súper
Mercado, conocimiento de nombres de de alimentos y bebidas. Vocabulario sobre ropa, colores y meses del año.
-This/That/These/Those, Singular/Plural, There Is/There Are, comparative and superlative adjectives.
*Places: Vocabulario y habilidades comunicativas para trasladarse, visitar ciudades, solicitar información, desenvolverse
en una ciudad.
-Comparatives, WH questions, Subject pronouns, Object pronouns, present progresive.
*Food and restaurant: Vocabulario y habilidades comunicativas para leer y comprender la carta, hacer preguntas, ordenar
o sugerir un plato, pedir la cuenta.
-WH Questions, when, where, why, how, presente simple vs Presente Progresivo.
*Permission and request. Talking about ability.
-Modals for hability: can/can´t, Modals for permission and request: can/could, Countable and uncountable nous.
*Travel and transportaion: Vocabulario y expresiones relativas a viajes, transporte y desplazamiento.
-Past simple, Past of To Be, Past Simple vs Past Progressive.
DURACIÓN ESTIMADA
PARA EL LOGRO DEL 180 horas
APRENDIZAJE (en horas)
2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE
DENOMINACIÓN
COMPRENDER UNA AMPLIA VARIEDAD DE FRASES Y VOCABULARIO EN INGLÉS SOBRE TEMAS DE INTERÉS
PERSONAL Y TEMAS TÉCNICOS
COMPRENDER LAS IDEAS PRINCIPALES DE TEXTOS COMPLEJOS EN INGLÉS QUE TRATAN DE TEMAS TANTO
CONCRETOS COMO ABSTRACTOS, INCLUSO SI SON DE CARÁCTER TÉCNICO, SIEMPRE QUE ESTÉN DENTRO
DE SU CAMPO DE ESPECIALIZACIÓN
LEER TEXTOS COMPLEJOS Y CON UN VOCABULARIO MÁS ESPECÍFICO, EN INGLÉS GENERAL Y TÉCNICO
RELACIONARSE CON HABLANTES NATIVOS EN UN GRADO SUFICIENTE DE FLUIDEZ Y NATURALIDAD, DE MODO
QUE LA COMUNICACIÓN SE REALICE SIN ESFUERZO POR PARTE DE LOS INTERLOCUTORES
ENCONTRAR Y UTILIZAR SIN ESFUERZO VOCABULARIO Y EXPRESIONES DE INGLÉS TÉCNICO EN ARTÍCULOS
DE REVISTAS, LIBROS ESPECIALIZADOS, PÁGINAS WEB, ETC
IDENTIFICAR FORMAS GRAMATICALES BÁSICAS EN TEXTOS Y DOCUMENTOS ELEMENTALES ESCRITOS EN
REPRODUCIR EN INGLÉS FRASES O ENUNCIADOS SIMPLES QUE PERMITAN EXPRESAR DE FORMA LENTA
IDEAS O CONCEPTOS
BUSCAR DE MANERA SISTEMÁTICA INFORMACIÓN ESPECÍFICA Y DETALLADA EN ESCRITOS EN INGLÉS, MAS
ESTRUCTURADOS Y CON MAYOR CONTENIDO TÉCNICO
3. CONOCIMIENTOS
3.1. CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS
*Expresiones: de cortesía, saludos y despedidas de acuerdo con el momento del día
*Tiempos verbales: presente simple, presente progresivo
*Gramática: sustantivos, adjetivos, artículos, demostrativos, pronombres
*Verbos: en presente y pasado; ser o estar, haber, tener, hacer, regulares, irregulares
*Tiempos verbales: presente simple, pasado progresivo
-Describir procesos
-Discutir sobre problemas, inconvenientes y dar consejo o instrucciones.
-Hacer recomendaciones.
-Expresar claramente acuerdo o desacuerdo sobre un tema o hecho particular.
4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN
-Saluda en inglés utilizando expresiones de cortesía de acuerdo con el momento del día
-Dramatiza en inglés una historia breve utilizando verbos regulares e irregulares
-Ubica al interlocutor en un punto geográfico específico empleando preposiciones en inglés.
-Traduce del inglés documentos técnicos sencillos en tiempo presente y pasado
-Explica y defiende sus opiniones técnicas en un debate, utilizando expresiones en inglés.
-Proporciona explicaciones, argumentos y explicaciones lógicas sobre aspectos técnicos de su profesión en un debate.
-Explica claramente su punto de vista sobre un tema técnico de actualidad en su profesión.
-Explica claramente las ventajas y desventajas de una posible decisión en lo técnico.
-Toma parte activa en debates informales dentro de contextos de trabajo habituales.
-Plantea, explica y contesta hipótesis técnicas.
-Sostiene una conversación con naturalidad, fluidez y eficacia, incluso sobre temas especializados de su profesión.
-Puede iniciar un discurso, tomar la palabra, y terminar una conversación técnica de su profesión.
-Puede interactuar fácil y espontáneamente con hablantes nativos.
-Puede extraer información adecuada y precisa y tomar nota de una conversación, programa, clase, etc.; referido a su
profesión.
-Puede completar frases basado en información leída previamente en un texto.
-Puede realizar actividades de verdadero o falso, basados en una conversación que ha escuchado o en un texto que ha
leído.
-Realiza resúmenes de la información relevante y detallada de un texto técnico en inglés.
-Puede relacionar textos en inglés con imágenes o con títulos que le sean adecuados.
-Puede responder cuestionarios de selección múltiple, escritos en inglés.
-Puede inferir el significado de una palabra u oración dentro de un texto en inglés, así este no esté explicito.
CONTROLAR EL PRÉSTAMO Y TRAZABILIDAD DE LOS DOCUMENTOS, APLICANDO LAS NORMAS VIGENTES, LAS
POLÍTICAS INSTITUCIONALES Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE.
RECIBIR LOS DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS DE LA EMPRESA, TENIENDO EN CUENTA EL MANUAL DE
GESTIÓN DOCUMENTAL, LAS NORMAS TÉCNICAS Y LAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD; LA LEGISLACIÓN
VIGENTE Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE.
3. CONOCIMIENTOS
3.1. CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS
Puesto de trabajo:
-Concepto
-Componentes
-Útiles, elementos y mobiliario.
Herramientas tecnológicas, manuales o automatizadas, utilizadas tanto para el recibo como para el despacho de
documentos.
-Computadores
-Aplicativo (Software, Workflow, entre otros)
-Impresora de matriz de puntos para radicación de documentos.
-Reloj electrónico para radicación
-Internet e Intranet y Correo electrónico
-Fax, Escáner
Conceptos de:
-Gestión documental
-Manual de Gestión Documental
-Documento de archivo
-Clases de documentos
-Documento electrónico de archivo.
-Soportes documentales.
-Comunicaciones oficiales.
-Correspondencia
Unidad de correspondencia.
-Concepto
-Objetivos
-Misión
-Estructura orgánico-funcional de la empresa
-Estructura de la Unidad de Correspondencia.
-Funciones
-Servicios que presta.
Legislación vigente para trámite de documentos.
Tablas de retención documental. Concepto e importancia.y aplicación.
-Agrupaciones documentales
Canales o medios de ingreso de los documentos: Mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página Web.
Recibo de documentos. Concepto uso y aplicaciòn
Clasificación de los documentos recibidos:
-Correspondencia personal.
-Folletos, revistas y publicaciones seriadas
-Comunicaciones oficiales recibidas: Internas y externas.
-Comunicaciones confidenciales recibidas: Internas y externas.
-Comunicaciones recibidas por fax.
4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Utiliza la papelería, elementos, mobiliario y equipos requeridos para la recepción y despacho de documentos de acuerdo
con el manual de gestión documental y las políticas de la organización.
Opera los equipos y programas (aplicativo) para el recibo y despacho de documentos internos y externos de acuerdo con
el manual de usuario.
Direcciona los documentos radicados de acuerdo con las series establecidas en las Tablas de Retención Documental y
las políticas de la organización.
Aplica los procedimientos, manuales o automatizados, la normativa vigente para la recepción de los documentos de
acuerdo con el manual de gestión documental y las normas organizacionales.
Verifica que los documentos recibidos reúnan las condiciones para ser radicados de acuerdo con el manual de gestión
documental y las normas organizacionales. .
Clasifica la documentación recibida de acuerdo con el manual de gestión documental y las normas organizacionales.
Radica los documentos para la Organización, internos y externos, utilizando el software, las normas y la legislación
vigente.
Analiza e interpreta la información contenida en los documentos recibidos, para el respectivo registro aplicando las
normas lingüísticas.
Distribuye los documentos a las dependencias encargadas del trámite, de acuerdo con las Tablas de Retención
Documental y las políticas de la empresa.
Realiza el seguimiento de las comunicaciones recibidas, teniendo en cuenta los registros de radicación y el manual de
gestión documental.
Utiliza los elementos de protección, de acuerdo con las normas de seguridad y salud ocupacional durante el desempeño
de sus funciones.
Verifica que los documentos reúnan las condiciones para ser radicados, registrados y despachados, de
acuerdo con el manual de gestión documental, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de
documentos y las de gestión de la calidad.
Aplica el procedimiento, manual o automatizado, para la radicación de los documentos por despachar, utilizando la
tecnología disponible.
Registra los documentos internos y externos por despachar, aplicando el manual de gestión documental y la tecnología
disponible.
Distribuye las copias de los documentos despachados de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y las normas
internas.
Conserva las copias (Consecutivo de Correspondencia Despachada) de los documentos enviados de acuerdo con las
normas de la Organización y la legislación vigente.
Aplica técnicas de plegado y embalaje para el despacho de los documentos, de acuerdo con las normas técnicas y las de
correo y mensajería.
Realiza el descargue de los documentos trasladados a las dependencias responsables de su trámite, de acuerdo con el
manual de gestión documental.
4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Aplica los manuales, Normas Técnicas Colombianas y legislación vigente, teniendo en cuenta su aplicación en la
verificación de los controles en el proceso archivístico.
Verifica el cumplimiento del trámite documental interno y externo, a través de medios electrónicos o en forma personal, de
acuerdo con la normativa vigente.
Verifica que la totalidad de la documentación relacionada con los procesos, procedimientos y normativa vigente, se
encuentre disponible de acuerdo con el Sistema de Gestión de la Calidad.
Comprueba el cumplimiento de los plazos de entrega de la documentación prestada, de acuerdo con los términos
establecidos.
Controla los documentos de los archivos de gestión, central e histórico, de acuerdo con la normativa vigente.
Verifica la aplicación de las técnicas para constatar la autenticidad de documentos y firmas.
Aplica las normas sobre organización de los documentos en las diferentes fases de archivo de acuerdo con la legislación
vigente.
Controla la elaboración y aplicación de los instrumentos de descripción documental.
Verifica los planes de contingencia de los procedimientos archivísticos, de acuerdo con las políticas institucionales.
Identifica las acciones preventivas y las acciones correctivas, de acuerdo con el sistema de gestión de la calidad.
Verifica información sobre la Organización de la gestión de la calidad, así como las evidencias requeridas, de acuerdo con
el sistema.
Elabora los indicadores de gestión teniendo en cuenta el proceso archivístico y el Sistema de Gestión de la Calidad.
Interpreta el concepto de evaluación y de resultados de la gestión documental.
Aplica las listas de verificación y el manual de gestión documental en la verificación de los procesos técnicos establecidos.
Presenta informes estadísticos de acuerdo con los requerimientos de información.
Verifica los informes estadísticos en relación con el mejoramiento de los procesos archivísticos.
Interpreta los resultados estadísticos de acuerdo con los procesos archivísticos.
TECNOLOGÍA DISPONIBLE.
ADMINISTRAR LOS DOCUMENTOS Y/O LA INFORMACIÓN MICROFILMADA, DIGITALIZADA Y/O AUTOMATIZADA, A
TRAVÉS DE LA TECNOLOGÍA Y LOS MEDIOS DISPONIBLES PARA SU CONSULTA, RECUPERACIÓN Y CONTROL,
DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
APLICAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA MICROFILMACIÓN, DIGITALIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, DE ACUERDO CON LAS NORMAS TÉCNICAS, DE CALIDAD, DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL; LA LEGISLACIÓN VIGENTE, LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y DE OPERACIÓN DE
LOS EQUIPOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍAS ARCHIVÍSTICAS.
3. CONOCIMIENTOS
3.1. CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS
Análisis de usuarios
- Confidencialidad, Discreción, Reserva legal de la Información
Políticas gubernamentales e institucionales relacionadas con la aplicación de nuevas tecnologías para la gestión
electrónica de los documentos y la información.
Sistemas de información:
-Concepto, Clases, Tipos y Usos aplicados en los procesos Archivísticos.
-Análisis y selección de herramientas tecnológicas, de acuerdo con los requerimientos institucionales.
Procesos y procedimientos archivísticos aplicados a la automatización, digitalización y/o microfilmación de archivos.
-Clasificación, Ordenación, Descripción y Depuración
-Foliación y retiro del material abrasivo
Normas técnicas y Legislación archivística vigente aplicada a los procesos de automatización, digitalización y/o
microfilmación de los documentos de archivo, en una organización:
-Leyes, Acuerdos AGN, Decretos, Resoluciones, Circulares
Manuales de:
-Procesos y procedimientos aplicados en los procesos de automatización, digitalización y/o microfilmación.
-Operación de equipos y otros recursos tecnológicos relacionados con los procesos de automatización, digitalización y/o
microfilmación.
Inglés técnico relacionado con la interpretación de manuales técnicos para la operación de equipos de automatización,
digitalización y/o microfilmación de documentos de archivo.
Metadatos
-Concepto
-Clasificación y función de los metadatos
-Creación de metadatos
Digitalización:
-Concepto
-Procesos
-Criterios para digitalizar un documento, teniendo en cuenta las políticas y la normatividad vigente.
Procedimientos para la digitalización
-Equipos, elementos y accesorios
-Almacenaje: Manual y automatizado.
-Recuperación de información
Selección
-Políticas de selección Restricciones legales
-Otros criterios de selección
Conversión
-Factores de escaneado
-Tipos de documentos
-Mensajería
-Correo electrónico
-Motores de búsqueda
-Manejo de información en formato de documento portátil (pdf).
Programa General de Conservación Preventiva
-Administración de un programa de conservación
-Programas de conservación electrónica de la información
-Sensibilización y toma de conciencia
-Mantenimiento
-Almacenamiento y realmacenamiento de información electrónica
-Prevención de desastres
Soportes documentales en medios electrónicos
-Tipos de soportes documentales
-Conservación documental en soportes diferentes al papel.
-Unidades de almacenamiento (CD, DD, DVD, diskettes, USB, entre otros).
Política organizacional para la seguridad de la información
-Copias de seguridad (Backup)
-Sistemas y medios de conservación de la información digital y microfilmada
-Concepto
-Tipos de copias de seguridad
-Normas técnicas de seguridad
-Software para copias de seguridad
Programa de gestión electrónica de información.
-Concepto
-Procesos de un P.G.E.
-Seguridad de la información
-Ciclo vital del documento electrónico
-Tercerización Vs. Programas en la empresa (outsoursing)
-Requerimientos:
-Comunicación y control del proyecto
-Visión del programa de PGE.
Diseño técnico funcional para la implementación del programa de gestión electrónica de información P.G.E.
-Concepto
-Software aplicativo
-Procedimientos para la recepción, trámite, recuperación, consulta y disposición final de la información electrónica.
Microfilmación:
-Concepto
-Evolución histórica
-Normas archivísticas
-Normas Técnicas
Equipos, elementos, mobiliario e insumos para Microfilmación
-Clasificación
-Características
-Alistamiento de equipos
-Insumos para el proceso de microfilmación
-Operación de equipos
Procedimientos para la microfilmación
-Preparación física de los documentos por microfilmar.
-Actas Inicial y Final
-Protocolos
-Clasificación y ordenación de Documentos
-Indización de los rollos de película
-Inspección final del documento
-Secuencia fílmica
-Tarjetas
-Reducción
-Formatos
-Película
-Instrucciones para el operador de la microfilmadora
-Microfilmar los documentos
-Revelado
Almacenaje y protección de microfilmes
-Almacenaje, conservación y protección
-Procesado del rollo de microfilmación
-Baño fijador
-Requerimientos para el almacenaje de los microfilmes.
Control para la microfilmación y la conservación de los microfilmes por outsourcing
-Concepto
-Inventario de la documentación por microfilmar
-Microfilmación de la documentación relacionada con el convenio
-Revelado de microformas
-Normas de calidad ISO y Normas Técnicas Colombianas NTC
-Verificación
Control de Calidad
-Concepto
-Evaluación inicial
-Evaluación continuada
-Programa de control de calidad
-Factores que afectan la calidad de la imagen en la pantalla
-Valoración de la calidad de la imagen
Calidad de los microfilmes
-Microfilmación de documentos
-Densidad de los negativos de cámara
-Procedimiento de inspección
-Generalidades sobre la calidad
Normas de gestión de la calidad
-Fundamentos básicos
-Incidencia en los procesos de automatización, microfilmación y digitalización
-No conformidad. Concepto
Normas de seguridad y salud ocupacional aplicadas en los procesos de automatización, digitalización y microfilmación de
documentos de archivo.
-Conceptos de seguridad y salud ocupacional
-Ergonomía
-Equipos y elementos de protección personal
Consulta y lectura de microfilmes
-Consulta en el lector convencional o análogo
-Reproducción de documentos
Estadística básica
-Concepto
-Metodología
-Control estadístico de calidad
-Presentación de informes.
vigente.
Aplicar las normas, políticas institucionales, legislación vigente y principios de preservación y conservación de archivos
electrónicos
-Identificar las amenazas o riesgos que ocasionan la pérdida de información de los archivos electrónicos.
-Aplicar medios y técnicas para la preservación y conservación de archivos electrónicos.
Identificar la estructura de un programa de gestión electrónica de información.
-Identificar los procesos que conforman la estructura de un programa de gestión electrónica de información y los
procedimientos que comprende.
-Elaborar una propuesta para la gestión electrónica de los documentos de archivo de la Organización.
Preparar físicamente los documentos que se van a automatizar, digitalizar y microfilmar.
-Alistar los documentos.
-Verificar la ordenación de los documentos
-Remover los documentos que no pertenezcan a la serie o subserie que se van a intervenir.
-Retirar los elementos extraños a los documentos.
-Reparar los documentos que tengan imperfecciones que afecten el texto o las ilustraciones.
-Recuperar los documentos faltantes dentro del proceso.
-Verificar que las condiciones físicas de los documentos que se van a intervenir cumplan con los requisitos.
-Verificar la calidad de los documentos procesados.
Archivar los documentos automatizados, digitalizados o microfilmados.
-Realizar el procedimiento de automatización, digitalización y microfilmación.
-Determinar el número de imágenes o documentos posibles de acomodar, en el rollo de película.
-Identificar e indizar los rollos o películas de microfilm.
-Verificar que los documentos digitalizados y microfilmados estén ordenados.
-Utilizar los materiales e insumos requeridos durante el proceso de microfilmación.
-Elaborar e identificar las tarjetas, requeridas para los procesos de automatización, digitalización y microfilmación-
-Elaborar las actas requeridas en los procesos.
Revelar el rollo de película microfilmado.
-Identificar los materiales, procesos y procedimientos para el revelado de rollos utilizados.
-Operar los dispositivos, equipos y materiales de revelado.
-Utilizar los insumos recomendados para el proceso de revelado.
Verificar que los parámetros de automatización, digitalización y microfilmación establecidos correspondan a las
necesidades de información y a las estrategias de búsqueda.
-Identificar los protocolos de la automatización de la información.
Aplicar los mecanismos de control del sistema de información.
Atender las no conformidades del proceso de automatización, digitalización y microfilmación.
Aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional, durante el desarrollo de los procesos de automatización,
digitalización y microfilmación de documentos de archivo.
-Interpretar las normas de seguridad y salud ocupacional en lo que respecta al desarrollo de los procesos de
automatización, digitalización y microfilmación.
-Adoptar la ergonomía durante el desarrollo de los procesos.
-Identificar los equipos de protección personal recomendados para la ejecución de los procedimientos.
Verificar que los elementos exigidos para la protección personal sean acordes con las normas establecidas.
Realizar la búsqueda, recuperación y consulta de documentos automatizados, digitalizados y microfilmados.
-Recuperar de los rollos microfilmados la información requerida.
-Consultar la información digitalizada.
-Localizar la información requerida en el sistema.
-Proporcionar información a usuarios.
Transferir al usuario la información recuperada.
Elaborar los informes estadísticos que contribuyan con la gestión de la información y necesidades de la
Organización.
4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Aplica los principios, técnicas y procesos archivísticos, previos a la automatización, digitalización y microfilmación de
archivos.
Aplica las normas técnicas, la legislación archivística vigente y la política institucional, referentes a los procesos
archivísticos, para la automatización (digitalización y/o microfilmación) de los documentos e información.
Aplica los manuales de procesos y procedimientos, de gestión documental y de operación de equipos de oficina,
relacionados con los procesos de automatización (digitalización y/o microfilmación) de documentos de archivo, teniendo
en cuenta los protocolos y la aplicación del lenguaje de las bases de datos establecidas en la Organización.
Aplica las normas técnicas, y el idioma inglés técnico en la interpretación de los manuales de la operación de los equipos
para la automatización (digitalización y/o microfilmación) de documentos de archivo.
Aplica las directrices para la disposición final de los documentos de archivo, establecidas en las Tablas de Retención
Documental, teniendo en cuenta la preservación y protección del medio ambiente durante el desarrollo de los procesos
archivísticos.
Utiliza las tecnologías, los equipos, elementos, accesorios y programas requeridos para la implementación de un sistema
de información, de acuerdo con los requerimientos de la Organización y las normas legales para su utilización.
Prepara los documentos que se van a microfilmar, digitalizar o automatizar, apoyando los diferentes procedimientos y
teniendo en cuenta los equipos, elementos, accesorios, la normatividad y los requerimientos de almacenaje y protección.
Implementa un Programa General de Conservación Preventiva de documentos e información electrónica.
Aplica las normas y principios de preservación y conservación de archivos electrónicos.
Elabora un programa de gestión electrónica de información teniendo en cuenta las necesidades y políticas institucionales.
Aplica los procedimientos técnicos para la automatización (digitalización y/o microfilmación) de los documentos de
archivo, teniendo en cuenta la política institucional, la legislación vigente y la tecnología disponible.
Aplica las técnicas de revelado del rollo de película microfilmado, utilizando los insumos recomendados, de acuerdo con
las normas técnicas y las de gestión de la calidad.
Aplica las normas y principios de preservación, conservación y almacenamiento de microfilmes, teniendo en cuenta las
normas de gestión de la calidad.
Aplica las normas de seguridad y salud ocupacional durante los procesos de automatización (digitalización y/o
microfilmación) de los documentos de archivo, tanto en la operación de los equipos como en la utilización de los
elementos de protección personal.
Proporciona atención y servicio a los usuarios durante la consulta de documentos electrónicos.
Localiza los documentos e información automatizada (digitalizados y/o microfilmados), utilizando los procedimientos y el
equipo lector (convencional o análogo), de acuerdo con los requerimientos de usuarios autorizados.
Elabora informes estadísticos requeridos por la Organización.
trazabilidad del servicio al cliente y mejora continua en los procesos de servicio al cliente.
Servicio al Cliente. Conceptos e importancia de:
-Cliente
-Tipos de clientes
-Servicio
-Estándares del servicio
-Triángulos del Servicio: Interno y externo
-Momentos de Verdad
-Ciclo del Servicio
-Estrategias de Atención Personalizada: Cara a cara.
-Valor agregado
-Clasificación de los Clientes.
-Manejo de la agenda
-Libreta de Calificaciones del cliente.
Código de ética del archivista
Servicios archivísticos: concepto, clases, normas y procedimientos; uso y aplicación.
-Organización
-Tecnología aplicada
Control y préstamo de documentos al cliente interno o externo: clases y aplicación.
Herramientas tecnológicas aplicadas en la prestación de los servicios archivísticos.
Portafolio de servicios archivísticos: concepto, uso y aplicación.
Estrategias de Atención a través de diferentes medios tecnológicos: Teléfono, PBX, Internet, Intranet, Correo Electrónico,
Fax, Celular, IP, dispositivos móviles, Call Center y aplicativos disponibles.
-Comunicaciones Telefónicas.
-Normas de Cortesía Telefónica. Elementos de apoyo: Fono-memo, agenda y directorios manuales o electrónicos.
-Administración del Tiempo
CRM (Customer Relations Management): Concepto y aplicación
Portafolio de Servicios documentales de la Organización:
-Concepto
-Partes que lo componen.
Comunicación Empresarial.
-Concepto
-Funciones de la Comunicación Empresarial
-Clasificación de la Comunicación Empresarial
-Conducto regular
Normas internas y externas de la Organización
Eventos: concepto y clasificación.
-Archivo del evento: conservación documental, soportes documentales y memorias.
Servicios de acceso a la información: concepto, clases, usos, aplicación y normas.
4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Atiende el público y facilita el servicio al cliente, observando el protocolo y los estándares establecidos.
Emite los mensajes tanto al cliente interno como al externo, dentro de un proceso de comunicación efectiva, aplicando las
normas de la Organización.
Identifica los tipos de clientes, de acuerdo con los parámetros establecidos por la Organización.
Atiende las contingencias en la prestación del servicio al cliente interno y externo, de acuerdo con protocolos y políticas
institucionales.
Ofrece la atención y servicio del cliente según el portafolio de servicios de la Organización.
Opera los medios tecnológicos y aplicativos disponibles en la Organización para la atención y el servicio al cliente interno
y externo, de acuerdo con los manuales de seguridad y de usuario.
Registra la información del servicio prestado a los clientes o usuarios, de acuerdo con las políticas de la Organización.
Aplica los protocolos y normas establecidas por la empresa para la prestación de los servicios archivísticos.
Evalúa la satisfacción del usuario, de acuerdo con las estrategias establecidas por la organización.
Aplica los indicadores de medición del desempeño del servicio, de acuerdo con las políticas establecidas.
4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Aplica principios, normas y técnicas archivísticas y legislación vigente para la realización de transferencias documentales,
primarias y secundarias, de acuerdo con los procedimientos establecidos.
Interpreta los conceptos de fondos acumulados, tablas de valoración documental, de acuerdo con las normas archivísticas
y legislación vigente.
Implementa el plan operativo y las políticas de la Organización relacionados con el proceso de transferencias
documentales.
Aplica las Tablas de Retención y de Valoración Documental en el proceso de transferencias documentales, primarias y
secundarias, teniendo en cuenta las condiciones básicas, la fase del archivo que se va a transferir y el cronograma
previsto.
Utiliza los espacios destinados para la preparación y organización de los documentos por transferir y los
asignados para el recibo de transferencias documentales, teniendo en cuenta sus características y normas establecidas.
Realiza el alistamiento físico de los documentos que se van a transferir, teniendo en cuenta las Tablas de Retención y de
Valoración Documental.
Organiza los documentos por transferir, utilizando las unidades de conservación y de realmacenamiento, el amarre y las
normas de embalaje.
Elabora el inventario documental de acuerdo con el instructivo y actas de entrega y de recibo de transferencias
documentales.
Verifica los documentos transferidos o por transferir con el cronograma y el inventario, teniendo en cuenta las Tablas de
Retención y de Valoración Documental.
Aplica las normas de embalaje y transporte de documentos, en diferentes soportes.
Identifica los depósitos de archivo y las unidades de instalación para la ubicación de documentos transferidos.
Aplica las normas técnicas y la legislación vigente para la ubicación topográfica, la conservación y almacenamiento de
documentos recibidos por transferencia, de acuerdo con el soporte.
Elabora un programa de transferencias documentales para una organización aplicando la metodología, las políticas
archivísticas e institucionales y la normatividad vigente.
Divulga el programa de transferencias documentales y el instructivo, a los funcionarios de la organización, aplicando las
técnicas de comunicación oral y escrita.
Desarrolla mediante el trabajo en equipo las actividades relacionadas con el proceso de transferencias documentales.
Utiliza los equipos y elementos de protección personal durante el proceso de transferencias documentales, de acuerdo
con las normas de seguridad industrial y salud ocupacional.
Opera los equipos y elementos archivísticos requeridos para la realización de transferencias documentales, siguiendo los
manuales de usuario y tutoriales.
Aplica las normas institucionales y la legislación vigente en la consulta, ingreso y recuperación de la información en las
bases de datos utilizadas para el proceso de transferencias documentales.
Utiliza el aplicativo disponible para realizar transferencias electrónicas de datos, información y documentos, de acuerdo
con las normas institucionales y la legislación vigente.
-Clases
Ordenación Documental:
-Principios Archivísticos: Procedencia y Orden original
Expediente
-Concepto
Sistemas de Ordenación: Concepto, reglas y aplicación
-Alfabético:
-Onomástico
-Toponímico
-Temático.
-Numérico:
-Consecutivo u ordinal
-Cronológico
- Mixto
Archivar los documentos:
-Inspeccionar
-Clasificar
-Marcar
-Distribuir
-Archivar
-Procedimiento de foliación
Descripción Documental
-Concepto
-Objetivos
-Instrumentos
-Nivel de descripción
-Normatividad Vigente
-Características de los documentos: intrínsecas y extrínsecas.
Instrumentos de descripción
-Iinventarios: Concepto, uso y aplicación
-Índices
Tabla de Valoración Documental
-Concepto
-Importancia
Conceptos de:
-Preservación de documentos
-Conservación de documentos.
-Principales factores de deterioro en los bienes documentales:
-Ambientales
-Bióticos
-Desastres
-Antropogénicos
-Primeros auxilios
Depósitos de archivo
-Definición, Principios, Condiciones estructurales, Ubicación, Estructura, Capacidad, Consistencia, Distribución,
Condiciones de seguridad, Instalaciones eléctricas, Instalaciones hidráulicas.
-Equipos para atención de desastres, Alarmas contra incendios, Condiciones funcionales
-Espacios físicos, Distribución de muebles, Acceso
-Condiciones ambientales y técnicas: Según soportes documentales, Ventilación, Iluminación, Seguridad, Mantenimiento,
Estantería, Características, Distribución, Muebles,
-Gran formato
-Verticales
-Otros formatos
-Equipos, Manuales, Mecánicos y Electrónicos
-Especificaciones técnicas de las unidades de conservación.
-Cajas, y Carpetas
Seguridad de la información:
-Normas de seguridad
-Programa de protección
Transferencias documentales: Concepto, clases y normas.
Procedimiento para las transferencias: Cronograma, inventario, actas de entrega y recibo
Preparación de los documentos de archivo: Limpieza, eliminación de material metálico, identificación de material afectado
por deterioro, revisión y foliación, realmacenamiento, amarre y embalaje.
Organización de documentos transferidos: Recepción, cotejo con el inventario y aplicación de tablas de retención,
ubicación topográfica y actualización del inventario documental en el archivo central.
4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Identifica y relaciona las ciencias auxiliares de la Archivística, teniendo en cuenta el aporte que éstas le hacen a los
archivos.
Aplica las etapas del proceso administrativo en cada tarea que realiza, según el ciclo PHVA.
Describe las actividades administrativas de las unidades de información, de acuerdo con sus características.
Identifica las diferentes clases de archivos de acuerdo con la misión institucional.
Aplica el Código de Ética del Archivista.
Interpreta las directrices para la disposición final de los documentos de archivo, según la TRD.
Aplica las Tablas de Retención Documental y el instructivo, de acuerdo con las normas establecidas y la
legislación vigente.
Aplica las normas de gestión de la calidad, de seguridad y salud ocupacional, utilizando los equipos y elementos
archivísticos; y de protección personal.
Aplica los requisitos de la documentación, según lo establecido por el sistema de gestión de la calidad.
Aplica los principios archivísticos para la clasificación documental, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional, las
Tablas de Retención Documental, las normas y la legislación vigente.
Aplica las agrupaciones documentales de la Organización, según la estructura orgánico funcional de la empresa.
Elabora el cuadro de clasificación documental, de acuerdo con los principios archivísticos.
Aplica los principios y sistemas de ordenación documental de acuerdo con las políticas institucionales y la legislación
vigente.
Realiza la conformación y ordenación interna del expediente, según normas vigentes
Aplica los conceptos de archivo de gestión, archivo central, archivo histórico, de acuerdo con el ciclo vital de los
documentos.
Interpreta el Programa de Gestión Documental, su incidencia en las Organizaciones y los procedimientos de producción,
recepción, distribución, trámite, organización, consulta y disposición final de los documentos.
Aplica los principios y procesos archivísticos en la organización de la sección documental: Clasificación, Ordenación y
Descripción, teniendo en cuenta la depuración, foliación y almacenamiento de la documentación en buen estado.
Aplica el proceso de conservación documental, teniendo en cuenta los riesgos y niveles de biodeterioro, .
Aplica los conceptos de preservación y conservación documental, de acuerdo con las normas vigentes.
Identifica los factores de deterioro en los bienes documentales, de acuerdo con su clasificación.
Selecciona el mobiliario, los equipos, elementos y útiles de archivo, para la conservación y seguridad de la información,
de acuerdo con la normatividad vigente.
3. CONOCIMIENTOS
3.1. CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS
Fondos acumulados: concepto, marco teórico, normatividad, organización
Plan archivístico integral: concepto, elaboración y aplicación.
Diagnóstico integral de archivo: concepto y pautas para su elaboración
-Infraestructura física del archivo.
-Características de la Documentación.
-Estado físico y nivel de la organización de la documentación.
-Estado de los depósitos y muebles de archivo.
Conservación preventiva de documentos.
-Concepto
-Principales factores de deterioro en los bienes documentales: Ambientales, Bióticos, Desastres y Antropogénicos.
-Diagnóstico: Tratamiento, alistamiento de insumos y normas.
-Primeros auxilios.
Sistemas de almacenamiento:
-Tipos de soportes
-Recolección de información
Proceso de reconstrucción de la historia institucional: concepto, elaboración y aplicación.
-Compilación de información institucional.
-Actos administrativos e historia de la Organización.
-Marco teórico y normatividad
- Manuales de funciones
- Manuales de procesos y procedimientos.
- Manuales de gestión documental
- Estructura orgánico-funcional
Valoración documental: concepto y clasificación.
Tablas de valoración documental
-Definición
-Normatividad
-Formato
-Interpretación y aplicación
Cuadro de clasificación documental.
-Definición
-Normatividad
-Formato
-Elaboración, interpretación y aplicación
-Metodología
Directrices para la disposición final de los documentos.
-Conservación total: Concepto, procedimiento, normas, políticas institucionales y aplicación de tecnología de
conservación.
-Eliminación: Concepto, procedimiento, actas, normas, políticas institucionales y aplicación de tecnología para eliminación.
-Selección: Concepto, metodología, procedimiento, normas, políticas institucionales y aplicación de tecnología.
-Microfilmación: Concepto y procedimiento.
-Digitalización: Concepto y procedimiento.
Normas de seguridad y salud ocupacional en la organización documental para los fondos acumulados.
Normas y principios de gestión de la calidad en la organización de fondos acumulados.
-Condiciones ambientales y técnicas: Según soportes documentales, Ventilación, Iluminación, Seguridad, Mantenimiento,
Estantería, Características, Distribución, Muebles: Gran formato, Verticales, Otros formatos.
-Equipos, Manuales, Mecánicos y Electrónicos
-Especificaciones técnicas de las unidades de conservación.
-Cajas y Carpetas
Seguridad de la información:
-Normas de seguridad
-Programa de protección
Gestión de la Calidad: Concepto, normas y aplicación en la organización de fondos acumulados
Programa integral archivístico sostenible: concepto, uso, aplicación, recomendaciones
-Interpretar las normas y la legislación vigente sobre depósitos, muebles, equipos y unidades de conservación de
documentos.
-Proyectar espacios de acuerdo con los procesos de transferencias documentales.
-Definir la ubicación de los depósitos de archivo.
-Analizar los aspectos estructurales de capacidad, almacenamiento y distribución para la conservación documental.
-Identificar las condiciones de seguridad, funcionales, ambientales y técnicas de los depósitos de archivo.
- Identificar estanterías, muebles y equipos requeridos en los depósitos de archivo.
- Aplicar las especificaciones técnicas de las unidades de conservación documental.
- Identificar las normas de seguridad y programas de protección de la información.
-Aplicar el manual de gestión documental, la legislación vigente y norma de gestión de la calidad en la preservación y
conservación de los documentos y de la información.
-Aplicar las políticas de la Organización y la legislación vigente para la preservación y conservación documental.
-Diagnosticar el estado de conservación de los archivos.
-Programar acciones de conservación preventiva.
-Ejecutar y controlar los programas de conservación preventiva.
-Identificar medios y técnicas para la conservación y preservación documental.
-Aplicar medios y técnicas para la conservación y preservación documental.
-Interpretar y aplicar especificaciones técnicas de las unidades de conservación documental.
-Verificar condiciones de las unidades de conservación.
Recuperar la información a través de los instrumentos de descripción documental y utilización de las nuevas tecnologías.
-Utilizar los instrumentos de descripció
4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Identifica y relaciona objetivamente las ciencias auxiliares de la Archivística, teniendo en cuenta el aporte que éstas le
hacen a los archivos.
Aplica de manera analítica la definición de Administración, el pensamiento filosófico de la administración, los momentos
de la Revolución Industrial y el Pensamiento Administrativo.
Aplica de manera responsable las etapas del proceso administrativo.
Describe con seguridad las actividades administrativas de las unidades de información, de acuerdo con sus
características.
Utiliza objetivamente los archivos administrativos de los técnicos-especializados, de acuerdo con la misión institucional.
Aplica de manera crítica el Código de Ética del Archivista.
Interpreta críticamente las directrices para la disposición final de los documentos de archivo.
Elabora y presenta con responsabilidad las Tablas de Retención Documental y el instructivo para su aplicación, de
acuerdo con las normas establecidas y la legislación vigente.
Aplica responsablemente la metodología en la divulgación y capacitación sobre Tablas de Retención Documental y del
instructivo para su ejecución.
Aplica responsablemente las normas de gestión de la calidad, de seguridad y salud ocupacional, utilizando los equipos y
elementos archivísticos; y de protección personal.
Aplica rigurosamente los requisitos de la documentación para el sistema de gestión de la calidad.
Aplica metódicamente los principios archivísticos para la clasificación documental, de acuerdo con la estructura orgánico-
funcional, las Tablas de Retención Documental, las normas y la legislación vigente.
Aplica objetivamente las agrupaciones documentales de la Organización y elabora el cuadro de clasificación documental.
Aplica rigurosamente los principios y sistemas de ordenación documental de acuerdo con las políticas institucionales y la
legislación vigente.
Comprende de manera crítica el proceso para la conformación y ordenación interna del expediente, tipo libro.
Aplica de manera responsable los conceptos de archivo de gestión, archivo central, archivo histórico, de acuerdo con el
ciclo vital de los documentos.
Desarrolla objetivamente el Programa de Gestión Documental, su incidencia en las Organizaciones y los procedimientos
de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta y disposición final de los documentos.
Conforma responsablemente los archivos según el ciclo vital de los documentos.
Elabora, diseña y diligencia responsablemente instrumentos de descripción documental, teniendo en cuenta las normas y
la legislación vigente.
Describe de manera cuidadosa el contenido del fondo documental y las unidades de conservación, utilizando los
instrumentos de descripción documental requeridos, de acuerdo con sus características y necesidades.
Aplica objetivamente el concepto, marco teórico y normatividad, sobre fondos acumulados y tablas de valoración
documental.
Elabora de manera responsable el plan de trabajo archivístico, de acuerdo con los resultados del diagnóstico documental.
Aplica de manera responsable los principios y procesos archivísticos en la organización del fondo documental:
Clasificación, Ordenación y Descripción, teniendo en cuenta la depuración, foliación y almacenamiento de la
documentación en buen estado.
Aplica responsablemente el proceso de conservación documental, teniendo en cuenta las Tablas de Retención y de
Valoración Documental.
Aplica de manera crítica los conceptos de preservación y conservación documental.
Identifica cuidadosamente los factores de deterioro en los bienes documentales.
Selecciona con compromiso los depósitos, las condiciones ambientales, el mobiliario, los equipos, elementos y útiles de
archivo, para la conservación y seguridad de la información, de acuerdo con la normatividad vigente.
DURACIÓN ESTIMADA
PARA EL LOGRO DEL 880 horas
APRENDIZAJE (en horas)
2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE
DENOMINACIÓN
APLICAR EN LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS REALES DEL SECTOR PRODUCTIVO, LOS CONOCIMIENTOS,
HABILIDADES Y DESTREZAS PERTINENTES A LAS COMPETENCIAS DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN
ASUMIENDO ESTRATEGIAS Y METODOLOGÍAS DE AUTOGESTIÓN
3. CONOCIMIENTOS
3.1. CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS
4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN
CAPITAL
CENTRO DE DISEÑO Y 04/06/2010
Aprobación LUIS ERNESTO DURAN ROA
METROLOGIA.
NANCY BRIYITH DUARTE DIRECCION GENERAL. 08/10/2010
Aprobación
MONCADA