Administracióó n Dócumentaria (lectura tómada del libró “Gestióó n Dócumental y Organizacióó n de 2009

Archivós” autór: L. Opórtó

ADMINISTRACION DOCUMENTARIA

Tres son los elementos que componen la administración documentaría: la gestión

documental, la formación del expediente y la organización del archivo de gestión. En
este ámbito se desempeñan funcionarios, gestores y profesionales de la
Administración, y no precisamente archiveros.
Se conoce también como etapa pre-archivística.
11

1. La Gestión documental administrativa

Es el conjunto de actuaciones que realizan los organismos de la Administración para

el ejercicio de sus funciones y atribuciones, que se plasman en documentos
producidos o recibidos por cualquier persona u organismo en el ejercicio de su
actividad, en el marco de transacciones comerciales o en el curso de sus asuntos.
Los responsables de la gestión documental administrativa son los jefes de las
unidades funcionales, coadyuvados por las secretarias o secretarios y otros
gestores de la documentación. Rigen en la gestión documental, las normas propias
de la Administración.

Directrices

Para el procedimiento de la gestión documental administrativa se considerarán las

siguientes directrices:

1 . Se aplicará un instrumento de control (Libro de Registro de Correspondencia), en

el que se registrará la correspondencia de entrada y salida.
2 . Ningún documento oficial debe ser entregado o recibido sin ser registrado.
3 . Todos los documentos deben ser originales o copias originales, los cuales tienen
valor administrativo y legal. Las fotocopias no tienen valor legal, solo informativo.

4. Se aplicará la Hoja de Ruta, asignándose el número único de trámite, que se

mantendrá hasta la atención final de la correspondencia.
5- Se identificará adecuadamente al destinatario y se hará una referencia clara al
carácter de la correspondencia, que podrá ser: corriente, urgente, confidencial,
Administracióó n Dócumentaria (lectura tómada del libró “Gestióó n Dócumental y Organizacióó n de 2009
Archivós” autór: L. Opórtó

secreto.
6. Se abrirán carpetas para toda la correspondencia o expediente en curso de
atención o trámite.
6. A la conclusión del trámite, se almacenará la correspondencia y los expedientes
clasificados en gaveteros para su fácil ubicación. Sólo en caso de no disponer estos
muebles, se emplearán archivadores de palanca.
7. Se prohibe el desglose de documentos originales a solicitud de terceros; en caso
de necesidad se fotocopiarán y devolverán los originales inmediatamente a su lugar. 11
Sin embargo, si la autoridad competente ordena el desglose de los documentos
originales, se deberá aplicar lo establecido en la Ley de Procedimiento
Administrativo.
8. Cuando se retire una o más piezas documentales de un expediente o carpeta, se
deberán usar las Hojas de Sustitución (Hoja Testigo), en reemplazo del original,
señalando el nombre del funcionario que retiró el documento.
10.Se eliminará esa hoja únicamente cuando se restituya el original.

2. La formación del expediente.

La gestión documental se plasma en la concreción del expediente, que viene a ser la

unidad documental básica del archivo, formada por un conjunto de documentos,
generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un

mismo asunto.
Es la carpeta que recoge y/o almacena, cada uno de los documentos emergentes de la
actuación de los servidores y las respuestas de los peticionarios, más cualesquier
otro documento emergente del asunto. El expediente se cierra con la atención
debida, positiva o negativa, del trámite o asunto, y se remite al Archivo de Gestión.
Los responsables de este proceso son los mismos señalados en la gestión documental.

En el expediente, y por ende en la serie, se plasma el principio del orden original.

Directrices

Cada expediente debe estar contenido en una carpeta considerando las siguientes
directrices:
1. Cada carpeta debe tener un rotulo con el nombre del caso y número de hoja de
ruta que será empleado como referencia para el seguimiento de trámite hasta su
conclusión.
Administracióó n Dócumentaria (lectura tómada del libró “Gestióó n Dócumental y Organizacióó n de 2009
Archivós” autór: L. Opórtó

2. El rótulo debe anotarse en la parte superior izquierda de la carpeta, enseguida se

anotará el número de hoja de ruta.
3. Agrupar los documentos en el expediente por orden de llegada y/o emisión,
respetando la organización correlativa ascendente.
1. El expediente se formará exclusivamente con documentos originales y/o copias
legalizadas o validadas.
2. Se debe anexar los documentos de cada actuación en el expediente de manera
inmediata, ya que transcurrido un tiempo resulta difícil hacerlo con acierto.
11
3. Los documentos que integren los expedientes serán los producidos y recibidos por
la propia oficina y/o funcionarios. Los recibidos se conservarán en forma original,
mientras que los emitidos al salir de la oficina, se conservaran en forma de copia
original, debidamente legitimada o validada.
4. Los faxes se conservarán y anexarán al expediente, mientras se obtenga la
documentación original; cuando se reciba ésta se destruirá el fax. De igual manera
se procederá con los documentos generados por correos electrónicos, que deben
ser validados como establece la Ley de Procedimiento Administrativo.
5. Se conservarán los borradores de documentos que se hayan utilizado para la
elaboración del documento definitivo, indicando la versión a la que correspondan,
ejemplo (versión 1, versión 2, etc.).
6. Si el asunto genera muchos documentos, deben ser organizados dentro del
expediente en cuerpos que no excedan las doscientas (200) fofas con la misma
identificación. Esto evitará el deterioro físico y la incomodidad para consultar un
legajo muy voluminoso.

7. La documentación relacionada al expediente que llegue a engrosar el mismo caso en

forma de anillados u otro tipo de encuadernación temprana, y no puedan ser
incorporados a la carpeta, formará anexos y será foliada en forma independiente,
manteniendo el número del respectivo expediente.

3. Organización del Archivo de Gestión

La documentación oficial generada como resultado de la gestión documental se

concentra en la unidad básica de archivo, denominada archivo de gestión. El
archivo de gestión reúne los asuntos y la correspondencia, sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas o los sujetos
involucrados en los trámites. Custodian estos archivos hasta la prescripción del
valor administrativo y/o fiscal contable.
El alcance del archivo de gestión es la serie documental, pudiendo generar
subseries, dependiendo de la complejidad de la oficina, sus atribuciones y
Administracióó n Dócumentaria (lectura tómada del libró “Gestióó n Dócumental y Organizacióó n de 2009
Archivós” autór: L. Opórtó

responsabilidades, que son dadas por normas organizacionales de las entidades.

Para una eficaz administración del archivo de gestión. se respetarán las

operaciones de clasificación y ordenación, así como el principio del orden original.

La clasificación y ordenación son operaciones intelectuales que conforman un

sistema lógico documentado que facilita la accesibilidad y uso de las
documentaciones durante todas las fases de su ciclo vital. Para su desarrollo, se
11
deben considerar los principios rectores de la archivística, es decir el orden
original y ya se vislumbra el principio de procedencia y el respeto a la estructura.

Directrices: Organización del Archivo de Gestión.

1. El funcionario responsable del archivo de gestión es el jefe o director de la

oficina, coadyuvado por la secretaria o secretario. Así lo establecen con propiedad
la ley 1178 y la ley 2341 y la Ley del Estatuto del Funcionario Público. En base a
esa normativa, se aplica lo propio para el sector privado.

2. La obligación de organizar técnicamente el archivo de oficina, corresponde a la

secretaria o secretario, quien ha sido debidamente preparado y capacitado en la
formación gerencia] profesional que recibe. Ambos son responsables solidarios
ante la Administración.
3. Los expedientes corresponden al archivo de la última oficina que atendió la
correspondencia y concluyó el trámite. Por tanto, no debe considerar expedientes
o correspondencia concluida en otra oficina.
4. La secretaria respetará la clasificación y ordenación naturales y organizará el
archivo de gestión en series naturales.
5. Cualquier solicitud de préstamo de las carpetas del archivo a su cargo, serán
canalizadas por conducto regular, e instruida por el jefe o director de la oficina.
6. El responsable técnico del archivo de gestión, registrará toda salida de carpetas
en el libro de registro y empleará las hojas de sustitución como mecanismo de
control.
7. Las carpetas se conservarán en el archivo de gestión hasta la prescripción del valor
administrativo (2 años, de acuerdo a ley 1178), o contable (cinco años de acuerdo al
Código de Comercio y Tributario).
2. El responsable técnico del archivo de gestión, depurará de los expedientes
los duplicados o triplicados sin valor legal.
Administracióó n Dócumentaria (lectura tómada del libró “Gestióó n Dócumental y Organizacióó n de 2009
Archivós” autór: L. Opórtó

3. Está prohibida la encuadernación de las carpetas, pues esta tarea es privativa

del archivo histórico. Se exceptúa de esta norma a los archivos de contabilidad.
10.Las series que hubiesen prescrito en los valores señalados, serán transferidas,
previo inventario, al Archivo Central de la institución, aplicando el formulario de
transferencias, según se explica en el capítulo Y.

Directrices: Clasificación de la correspondencia corriente.

11
1. Las carpetas o archivadores de palanca organizan su documentación, considerando
tanto la que se reciba como la respuesta que diera a lugar.
2. Se prohíbe clasificar el archivo de correspondencia corriente por "Recibida" y
"Despachada", porque rompe la unidad de la comunicación e impide ubicar
oportunamente las respuestas.
3. El archivo de correspondencia corriente se subdivide en tres subseries y se
ordena como sigue:

a) Correspondencia externa. Agrupa la correspondencia con externas en general,

sean de carácter nacional o internacional.
b) Correspondencia interna. Agrupa la correspondencia institucional, entre las
oficinas de la institución.
c) Correspondencia de personas. Agrupa la correspondencia mantenida con
personas naturales.

Directrices: Clasificación de la correspondencia de asuntos.

1. La Correspondencia de Asuntos, forma una clase diferente de correspondencia.

Su tratamiento archivístico, es igualmente diferente.
2. Los asuntos surgen de la solicitud de atención de un trámite pero también de
oficio, por funcionario competente. Al inicio del trámite, se abre una carpeta, que
se denomina expediente.
3. El expediente recoge y/o almacena, cada uno de los documentos emergentes de la
actuación de los servidores y las respuestas de los peticionarios, más cualesquier
otro documento emergente del asunto.
4. El expediente se cierra, con la atención debida, positiva o negativa, del trámite o
asunto, y se remite al Archivo de Gestión.

Directrices: Ordenación de la correspondencia corriente.

Administracióó n Dócumentaria (lectura tómada del libró “Gestióó n Dócumental y Organizacióó n de 2009
Archivós” autór: L. Opórtó

1. Los sistemas clásicos de ordenación son:

· Alfabético: uso del alfabeto y sus reglas.

· Numérico: uso de los números naturales
· Geográfico: prelación del orden de lugar o tópico.
2.El llamado orden cronológico, es en realidad el orden natural de prelación

3.La correspondencia corriente externa se ordena respetando la estructura

organizacional nacional (pública y privada) y en su defecto internacional, aplicando 11
el orden jerárquico correspondiente. Si se trata de correspondencia con muchos
centros desplegados en el territorio nacional y/o internacional, se aplicará
previamente el orden geográfico.
2. La correspondencia corriente interna se ordena respetando la estructura
organizacional de la institución, respetando el organigrama institucional.

4.Cada carpeta debe ser rotulada, respetando la razón social de las instituciones,
sin usar siglas o abreviaciones (se recomienda emplear el membrete oficial de las
Instituciones).
5.El rótulo (título) de las carpetas se identifica en negrilla, en la parte superior
izquierda de la carpeta.
3. El orden de las carpetas, en la correspondencia corriente (externa e interna) se
determina de acuerdo a la procedencia. En el caso de correspondencia
interinstitucional, el sistema de ordenamiento es nominativo (alfabético)
institucional:

Carácter Titularidad Instituciones Dependencias

Nacional Público
Poder Legislativo Congreso Nacional Senado Diputados
Poder Ejecutivo Ministerios Unidades funcionales
Prefecturas
Servicios Nacionales
Organismos Alcaldías Unidades funcionales
Autónomos o Universidades
Autárquicos Organos Extrapoder
Poder Judicial Cortes Distritales Juzgados
de Justicia

Privado
Asociaciones Instituciones y Unidades
Empresas entidades funcionales
Productivas
Empresas de
Servicios
Establecimientos
Escolares
Administracióó n Dócumentaria (lectura tómada del libró “Gestióó n Dócumental y Organizacióó n de 2009
Archivós” autór: L. Opórtó

Institutos Escuelas
Normales Colegios
Facultades, Carreras,
Universidades Públicas y Privadas Institutos de Investigación
Internacional Unidades funcionales
(De acuerdo a la
estructura
internacional)
Personal Orden Nominativo Personas
Personal Familias

8. Se debe identificar en algunos casos, primero un nombre genérico, seguido de las

11
instituciones y sus dependencias, según el organigrama institucional:

N. Genérico Institución Dependencias Id. Id.

Universidades
Universidad Mayor
de San Andrés

Rectorado

Facultad de
Ciencias Puras
Facultad de Carrera de Instituto de
Humanidades Filosofía Investigaciones
Carrera de Históricas
Historia

Facultad de Carrera de
Medicina Medicina
Ministerios
Ministerio Viceministerio Centro de
Agricultura Ganadería Investigaciones
Tropicales
Ministerio Viceministerio Dirección Repositorio
Desarrollo De Cultura Patrimonio Nacional
Económico

a) La ordenación de las carpetas del archivo, es alfabética guardando el orden de

prelación de lo general a lo específico.
b) Internamente cada carpeta se organizará cronológicamente, en forma
ascendente.
c) Debe conservarse la correspondencia original o en copias originales, legalizadas o
validadas.
d) Se debe evitar la duplicidad de documentos (fotocopias, documentación de apoyo
informativo), que no tengan relación intrínseca con el asunto.
a) Cada carpeta debe contener 200 hojas como máximo con el propósito de evitar el
deterioro físico y la incomodidad para consultar los documentos. Si la documentación
Administracióó n Dócumentaria (lectura tómada del libró “Gestióó n Dócumental y Organizacióó n de 2009
Archivós” autór: L. Opórtó

excede esta cantidad, se abrirá una nueva carpeta, con la misma identificación.

Directrices: Ordenación de los expedientes o carpetas de asuntos

1. La ordenación de las carpetas de trámites, se hará por el nombre del asunto

tramitado, aplicando estricto orden alfabético.
2. Se podrá separar grupos de asuntos específicos por Guías genéricas (rótulos). Los
asuntos formarán series, de acuerdo al resultado de la agrupación genérica. Cada
11
tipo de trámite formará una serie independiente:

Ej.: Trámites de carácter legal o jurídico.

Trámites de carácter administrativo.
Resoluciones
Compras y adquisiciones de bienes y servicios
Contratación de personal. Cada una de sus diversas modalidades (de planta,
eventual, a contrato, etc.), conformarán subseries.

1 . Las carpetas o "files" de personal, se ordenarán por apellido, alfabéticamente, con

Guías separadoras alfabéticas formando una serie específica.
2. Las carpetas de Comprobantes Contables, se ordenarán por número de
comprobante, con todos los documentos resultantes de la actuación contable,
formando otra serie.
3. Las carpetas se almacenarán en gaveteros formando una serie separada de la
correspondencia corriente.

4. Transferencias

Anualmente se identificarán las series que han prescrito el valor administrativo y

se procederá a realizar la transferencia al Archivo Central. Esta tarea lo realiza el
Jefe de la Unidad Funcional, con el apoyo de la secretaria o secretario y en
coordinación con el jefe del Archivo Central.

Directrices:
1. Aplicación del calendario de permanencia, que se definirá en función de las
actividades instituciones, en concordancia con el final e inicio de una gestión anual,
buscando el mejor mes para realizar las transferencias.
Administracióó n Dócumentaria (lectura tómada del libró “Gestióó n Dócumental y Organizacióó n de 2009
Archivós” autór: L. Opórtó

Por ejemplo en el Poder Ejecutivo y Judicial se recomienda realizar las

transferencias durante los meses de noviembre y diciembre de la anterior gestión y
el primer mes de la nueva. En el Poder Le gislativo los meses gestión Legislativo
mayo, junio y julio.

Mes N' 1 Mes N'- 2 Mes N- 3

Identificación Preparación y Transferencias
de las Elaboración de
las relaciones de 11
entrega

2. El primer mes los responsables de los archivos de gestión, procederán a la

valoración, considerando la prescripción del valor administrativo (Archivos de
gestión), contable o fiscal (archivos de contabilidad), legal (archivo central) y la
frecuencia de uso.
2. Se procederá a preparar las series a transferir, realizando la selección para
identificar duplicados o materiales informativos que no correspondan, separar los
ganchos de metal, y cuidando de mantener el sistema de ordenación y el orden
original.
3. Eliminar todos los elementos perjudiciales para la conservación del papel (grapas,
clips, archivadores o carpetas, etc.).
4. El segundo mes se elaborarán las relaciones de entrega.
5. Finalmente procederán a efectivizar la entrega de las series valoradas al archivo
central, aplicando la relación o acta de entrega.

Directrices: Relaciones de Entrega

Las relaciones de entrega se constituyen en los instrumentos descriptivos del

Archivo de Gestión, que serán utilizados en el futuro para el acceso a documentos
transferidos. Para ese propósito se aplicarán el formulario normalizado en el que se
llenarán los siguientes campos:

Número de hojas: Cantidad de hojas que compone cada relación de entrega.

Código: Signatura topográfica asignada por el Archivo Receptor.

Archivo Remitente: Nombre del archivo que realiza la. transferencia.

Administracióó n Dócumentaria (lectura tómada del libró “Gestióó n Dócumental y Organizacióó n de 2009
Archivós” autór: L. Opórtó

Dirección: Todos los datos referentes al archivo remitente (dirección postal, teléfono,

e-mail, etc.)

Organismo Productor: Nombre de la Unidad Productora de documentación.

Serie: Identificación de la serie documental a ser transferida.

Número de orden: Identificación numérica de cada expediente transferido.

Contenido: Descripción de los expedientes transferidos.

Fechas extremas: identificación de las fechas extremas de cada expediente transferido. 11

Observaciones: En esta columna se debe señalara la fecha de accesibilidad, si la

información estuviera clasificada como secreta o reservada. Igualmente se empleará

para señalar la baja del archivo.

Lugar y fecha de transferencia: señalar el lugar, día, mes y año de la

transferencia.

Funcionarios: Consignar la firma y aclaración de nombre del funcionario que entrega y

del que recibe la documentación.

Membrete

No. De hojas:.................................Código.........................................
Archivo Remitente:............................................................................
Administracióó n Dócumentaria (lectura tómada del libró “Gestióó n Dócumental y Organizacióó n de 2009
Archivós” autór: L. Opórtó

Dirección:.............................................................................................
Organismo Productor:.......................................................................
Serie:....................................................................................................

Nº FECHAS EXTREMAS DESCRIPCIÓN DE CONTENIDO OBSERVACIONES

11

Lugar y fecha de la transferencia:....................................................

Entregué conforme Recibí conforme

Responsable Responsable
Archivo…………………………. Archivo …………………………………..