Pro.444.sig - Elaboracion de Documentos

CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE
DIVISIÓN CODELCO NORTE Código : PRO. 444.SIG

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Fecha : 30.ABR.2009
Versión N° : 2
Página : 1 de 14
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
Tabla de contenidos
1. Propósito y Aplicación
2. Responsabilidades
3. Equipos y Materiales
4. Descripción de la Actividad
5. Referencias
6. Anexos
REVISADO: APROBADO:
Nelson Carvajal Quililongo Patricio Cartagena Díaz
Coordinador Divisional SIG Representante de la Vicepresidencia Corporativa DCN
División Codelco Norte División Codelco Norte
“Se considera COPIA CONTROLADA sólo el ejemplar disponible en Intranet y/o biblioteca documental. Los usuarios de los documentos en papel
(impresiones bajadas de Intranet o biblioteca) deben verificar que éstos corresponden a la última versión vigente”
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1. PROPÓSITO Y APLICACIÓN
Definir los formatos y metodologías para la elaboración de documentos con el propósito de

describir los elementos centrales del Sistema Integrado de Gestión (SIG) y sus interrelaciones,
indicando la ubicación de la documentación relacionada.
Este procedimiento es aplicable en todas las áreas que están dentro del alcance del Sistema
Integrado de Gestión de la División Codelco Norte y Empresas Contratistas.
Nota: Este documento no aplica a las Normas Estándares (NEO, NEC, NEL,
Reglamento Interno, Directrices Corporativas)
2. RESPONSABILIDADES
La correcta y permanente aplicación de este procedimiento es responsabilidad del Representante

de la Vicepresidencia de cada Unidad de Negocio, Coordinador Divisional del SIG y
Coordinadores Líderes de cada de cada Unidad de Negocio.
3. EQUIPOS Y MATERIALES
No aplicable
4. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
4.1 Definiciones
Manual del Sistema Integrado de Gestión: Documento que contiene información

relacionada con el Sistema Integrado de Gestión (SIG), en el que se incluyen los
requerimientos administrativos, según sea el caso.
Procedimiento Estructural o de Apoyo: Documento de formato normalizado en

el que se describen las responsabilidades de todos los cargos que intervienen en un
proceso administrativo y/u operativo, describiendo además, en forma sucinta y general,
las actividades o pasos que intervienen en dicho proceso.
Instructivo/Procedimiento Operacional: Documento de formato normalizado

en el cual se describe, en forma detallada, los sucesivos pasos que se han de cumplir para
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llevar a cabo determinadas actividades o tareas administrativas y/u operativas incluidas

en un procedimiento.
Tarea o Actividad: Secuencia de acciones u operaciones que componen un proceso para

lograr un resultado preestablecido o esperado.
Análisis Crítico de Tareas o Actividades: Examen o análisis escrito del modo actual de
efectuar una tarea o actividad y que se realiza para idear o implantar formas de ejecución
de tareas más seguras, para la integridad de las personas, con calidad y respeto al medio
ambiente de una forma sencilla y eficaz.
Registro: Documentos que entregan evidencia objetiva de las actividades efectuadas, o

los resultados obtenidos, en materia de prevención de aspectos ambientales, riesgos
profesionales y control de procesos.
Regla o Norma: Precepto o disposición que se ha de acatar para asegurar un

determinado resultado.
Reglamento o Estándares: Conjunto de reglas que normalizan la manera de efectuar

una tarea o actividad determinada.
Programa Integrado de Gestión: Documento que establece las prácticas específicas

relativas a la Ambiente, Seguridad, Salud Ocupacional y Calidad, recursos y actividades
relativas a un producto, servicio o proyecto en particular.
4.2 Formatos
El diseño de los formatos se muestra en anexos 1, 2 y 3 y se deben usar sólo hojas

tamaño carta y en Sistema Office, Word 6.0 y sus futuras versiones, Tamaño letra Nº12,
fuente Times New Roman.
La primera hoja del documento es de identificación, en la cual:
a) Se crea encabezado y en orden de izquierda a derecha se pone el logotipo estándar

de la División Codelco Norte, descripción del documento en mayúscula, código,
fecha, versión ypágina.
b) Después de la identificación mencionada en el punto anterior, se escribe el nombre

del documento en mayúsculas centrado

DIVISIÓN CODELCO NORTE
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
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NOMBRE DEL DOCUMENTO
Nombre del documento es una frase corta que refleja el propósito del documento.
Nota:
 En el caso de los procedimientos estructurales de: Identificación de Peligros y
Aspectos Ambientales se genera un procedimiento de dos volúmenes.
 Respecto a los registros operativos usados en las Unidades de
Negocio, pueden mantener su formato, no obstante lo anterior, los
nuevos registros que sean creados deben considerar en su formato
los incisos a) y b) del punto 4.2 de este procedimiento.
 Respecto al “Sistema Integrado de Gestión de Riesgos” SIGRI, en
sus formularios el código corresponde al número correlativo de
ingreso de la información.
Código : Identifica al documento y área que lo genera (ver Anexo Nº4).
Fecha : Corresponde a la fecha de aprobación del documento, indíquelo

según formato, Día. Mes. Año
Versión : Número correspondiente a la edición del documento.
Página : Formato 1 de n. Número de páginas del documento.
Nota:
 Respecto a los registros del Sistema Integrado de Gestión, éstos
pueden seguir el formato que más se acomode a las necesidades
operativas, su versión actualizada será la que se encuentre definida
en la página Intranet de la División.
4.2.3 Tabla de Contenidos
3. Equipos y Materiales (sólo cuando corresponda)
4. Descripción de la actividad
5. Referencias
6. Anexos
4.2.4. Recuadro Revisión y Aprobación
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Revisado: Persona que da conformidad a la revisión (adecuación técnica) del

documento.
Aprobado: Persona responsable de la aprobación del documento generado.
4.2.5 Pie de Página
Los documentos del Sistema, presentes en la Intranet de Codelco Norte, incorporan en su

pie de página la siguiente leyenda: ““Se considera COPIA CONTROLADA sólo el
ejemplar disponible en Intranet y/o biblioteca documental. Los usuarios de los
documentos en papel (impresiones bajadas de Intranet o biblioteca) deben verificar que
éstos corresponden a la última versión vigente”.
4.2.6 Condición del Documento
DOCUMENTO CONTROLADO: Aquel que se encuentra en la Intranet y en la

biblioteca documental SIG y está disponible para consulta, es un documento
oficial del SIG (Ver en PRO.445.SIG).
DOCUMENTO NO CONTROLADO: Aquel que no está sujeto a control de

distribución y custodia.
DOCUMENTO OBSOLETO: Aquel documento que no tiene validez y se utiliza

sólo para mantener un historial de los cambios registrados (Ver PRO.445.SIG).
4.2.7 Identificación de Hojas Restantes
Las hojas restantes se identifican según lo indicado en el formato del Anexo Nº2.
4.2.8 Identificación de Anexos
Se identifican según lo indicado en el formato del Anexo Nº3.
4.3 Contenido del Documento a Elaborar.
El texto del Procedimiento o Instructivo contiene los siguientes temas en el orden que se
indica y escritos en mayúscula y en negrita:
4.3.1 PROPÓSITO Y APLICACIÓN
Versión N° : 2
Página : 6 de 14
Indique los objetivos (para qué) o qué se pretende con la actividad descrita y a
quiénes le es aplicable.
4.3.2 RESPONSABILIDADES:
Identifique el cargo que es responsable por el cumplimiento del párrafo anterior

del documento.
4.3.3 EQUIPOS Y MATERIALES:
Indique los equipos y materiales que sean necesarios para efectuar la actividad,
ya sean de operación o de seguridad, calidad y ambiente y en el caso que no
corresponda indicar señalando "no aplicable".
4.3.4 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD:
Describa las actividades y cómo deben ejecutarse para asegurar su control.

Especial atención debe prestarse a identificar y describir las actividades críticas
que son aquellas situaciones en las cuales la ausencia de ellas pudiera llevar a
desviaciones de la Política, de los Objetivos y Metas.
En la elaboración de la documentación (del Sistema u Operativa) se debe

considerar la “Ruta de la Documentación” la que considera:
 Qué: Define la cobertura o alcance del procedimiento, qué actividad es la

controlada, los Objetivos a satisfacer de Ambiente, Seguridad, Salud
Ocupacional y Calidad.
 Quién: Define la Dirección, la Superintendencia, el Departamento o cargo en

quién se ha delegado la autoridad y la responsabilidad de obtener los
objetivos integrados.
 Por Qué: Define el propósito de cumplir los objetivos integrados, busca

corregir alguna deficiencia o debilidad, justifica la necesidad de formalizar o
documentar.
 Cuándo: Define el momento en que deben practicarse las actividades,

inspecciones, registros u otras operaciones controladas por el procedimiento.
 Dónde: Define el lugar en que deben practicarse las actividades u

operaciones controladas por el procedimiento o donde se registra la
información.
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 Cómo: Define el método para alcanzar los niveles. “Diga lo que hace,
escríbalo de la misma forma y después haga lo que dice”.
Indique en las actividades que correspondan, él o los registros que deban ser
llenados, su destino o custodia.
Nota: Este procedimiento (PRO.444.SIG), no aplica al

Procedimiento Estructural “Preparación y Respuesta ante
Emergencias”, éste podrá describir sus actividades e
interrelaciones de forma de asegurar la aplicación del Plan
PODER.
4.3.5 REFERENCIAS:
Identifique los documentos o normas que tengan relación directa y que son
requisitos de las actividades descritas en el procedimiento.
4.3.6 ANEXOS:
Incluye los registros, etiquetas que son ocupadas en el cumplimiento del

documento y los esquemas, dibujo o plano que aclaren una idea con respecto a
la actividad y faciliten al operador su aplicación. Los registros u otro documento
anexo deben ser llenados en todos sus recuadros o tachar con una línea cuando
no corresponda. Cuando estos documentos sean de conocimiento general se
recomienda mencionarlos en la referencia.
Nota:
 Con relación a los procedimientos operacionales se debe considerar lo descrito en
el punto N° 4.4.6 “Control Operacional”, del “Manual Integrado de Gestión”
(MAN.001.SIG)
 Cabe notar que estas especificaciones (PRO.444.SIG) son sólo aplicables a los
Procedimientos Estructurales del SIG, los Procedimientos Operativos de cada
Unidad de Negocio pueden usar otros formatos distintos al descrito
en este procedimiento, a estos sólo se les exige como mínimo la
Tabla de Contenidos descritos en el punto 4.3 y el control de documentos basado
en el PRO.445.SIG.
.
5. REFERENCIAS
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Página : 8 de 14
PRO.445.SIG : Control de Documentos
Versión N° : 2
Página : 9 de 14
6. ANEXOS
Anexo Nº1 "Formato primera hoja identificación de la documentación"

Anexo Nº2 "Formato identificación hojas restantes"
Anexo Nº3 "Formato identificación de anexos"
Anexo Nº4 "Listado de códigos de identificación"
Versión N° : 2
Página : 10 de 14
ANEXO Nº 1
FORMATO PRIMERA HOJA DE LA DOCUMENTACIÓN

DIVISIÓN CODELCO NORTE Código : xxx.xxx.xxx
Fecha : Día.Mes.Año
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión N°: n
Página : 1 de n
Tabla de contenidos
3. Equipos y materiales
4. Descripción de la Actividad
5. Referencias
6. Anexos
REVISADO: APROBADO:
Nombre de la Persona Nombre de la Persona
Cargo en la Empresa o en el SIG Cargo en la Empresa o en el SIG
División, Gerencia o Dirección o Superintendencia División, Gerencia o Dirección o Superintendencia
Versión N° : 2
Página : 11 de 14
ANEXO Nº 2
FORMATO IDENTIFICACIÓN HOJAS RESTANTES

Código : xxx.xxx.xxx
Versión N°: n
Página : 1 de n
Versión N° : 2
Página : 12 de 14
ANEXO Nº 3
FORMATO IDENTIFICACIÓN DE ANEXOS

Código : xxx.xxx.xxx
Versión N°: n
Página : 1 de n
ANEXO Nº
Versión N° : 2
Página : 13 de 14
ANEXO Nº 4
LISTADO DE CÓDIGOS DE IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
I Identificación de Documentos
Manual (MAN); Procedimiento (PRO); Instructivo (INS); Norma (NOR);

Especificación (ESP); Plan Integrado de Gestión (Plan); Registro (R).
II Identificación del Número Correlativo.
Respecto a los documentos del tipo estructural los tres dígitos corresponden al número de
la cláusula a la cual da respuesta el procedimiento o manual y para los otros documentos
(Apoyo u Operacionales) el formato a utilizar será de tres dígitos en orden de
elaboración, esto también aplica a los registros del SIG.
III Identificación de Gerencias/Direcciones/Superintendencias y Áreas (a modo de

ejemplo)
Gerencia de Extracción y Concentración de Sulfuros : GEC

Gerencia Recursos Mineros y Desarrollo : GRM
Gerencia Extracción y Lixiviación Norte : GEL
Gerencia Comunicaciones y Asuntos Públicos : GCA
Subgerencia de Riesgos Profesionales y Ambiente : SGR
Subgerencia Suministro : SGS
Subgerencia Geología y Geotecnia : SGG
Subgerencia Mina Chuquicamata : SMC
Dirección Gestión de Riesgos . DGR
Dirección Gestión de Salud Ocupacional : DGS
Superintendencia Mantenimiento Mina : SMM
Superintendencia General Chancado : SGC
Dirección Ev. y Control de Proyectos : DEC
Dirección de Geotecnia : DGE
Departamento Sistema de Gestión Integrado : DIG
Departamento Gestión Estratégica : DGE
Versión N° : 2
Página : 14 de 14
Las distintas áreas pueden modificar o mantener el listado de códigos establecidos en

este procedimiento.
IV Ejemplos de codificación de documentos.
1 PRO.444.SIG : Procedimiento Nº 444 de Sistema Integrado de Gestión.

2 R-006.DGE : Registro Nº 006 del Departamento Gestión Estratégica.
3 INS.008.GDH : Instructivo Nº 008 de la Gerencia de Desarrollo Humano.

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CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE

DIVISIÓN CODELCO NORTE Código : PRO. 444.SIG

Definir los formatos y metodologías para la elaboración de documentos con el propósito de

La correcta y permanente aplicación de este procedimiento es responsabilidad del Representante

Manual del Sistema Integrado de Gestión: Documento que contiene información

Procedimiento Estructural o de Apoyo: Documento de formato normalizado en

Instructivo/Procedimiento Operacional: Documento de formato normalizado

llevar a cabo determinadas actividades o tareas administrativas y/u operativas incluidas

Tarea o Actividad: Secuencia de acciones u operaciones que componen un proceso para

Registro: Documentos que entregan evidencia objetiva de las actividades efectuadas, o

Regla o Norma: Precepto o disposición que se ha de acatar para asegurar un

Reglamento o Estándares: Conjunto de reglas que normalizan la manera de efectuar

Programa Integrado de Gestión: Documento que establece las prácticas específicas

El diseño de los formatos se muestra en anexos 1, 2 y 3 y se deben usar sólo hojas

La primera hoja del documento es de identificación, en la cual:

a) Se crea encabezado y en orden de izquierda a derecha se pone el logotipo estándar

b) Después de la identificación mencionada en el punto anterior, se escribe el nombre

CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE

NOMBRE DEL DOCUMENTO

Código : Identifica al documento y área que lo genera (ver Anexo Nº4).

Fecha : Corresponde a la fecha de aprobación del documento, indíquelo

Versión : Número correspondiente a la edición del documento.

Página : Formato 1 de n. Número de páginas del documento.

4.2.3 Tabla de Contenidos

4.2.4. Recuadro Revisión y Aprobación

Revisado: Persona que da conformidad a la revisión (adecuación técnica) del

Aprobado: Persona responsable de la aprobación del documento generado.

4.2.5 Pie de Página

Los documentos del Sistema, presentes en la Intranet de Codelco Norte, incorporan en su

4.2.6 Condición del Documento

DOCUMENTO CONTROLADO: Aquel que se encuentra en la Intranet y en la

DOCUMENTO NO CONTROLADO: Aquel que no está sujeto a control de

DOCUMENTO OBSOLETO: Aquel documento que no tiene validez y se utiliza

4.2.7 Identificación de Hojas Restantes

4.2.8 Identificación de Anexos

Se identifican según lo indicado en el formato del Anexo Nº3.

4.3 Contenido del Documento a Elaborar.

4.3.1 PROPÓSITO Y APLICACIÓN

Identifique el cargo que es responsable por el cumplimiento del párrafo anterior

4.3.3 EQUIPOS Y MATERIALES:

4.3.4 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD:

Describa las actividades y cómo deben ejecutarse para asegurar su control.

En la elaboración de la documentación (del Sistema u Operativa) se debe

 Qué: Define la cobertura o alcance del procedimiento, qué actividad es la

 Quién: Define la Dirección, la Superintendencia, el Departamento o cargo en

 Por Qué: Define el propósito de cumplir los objetivos integrados, busca

 Cuándo: Define el momento en que deben practicarse las actividades,

 Dónde: Define el lugar en que deben practicarse las actividades u

Nota: Este procedimiento (PRO.444.SIG), no aplica al

Incluye los registros, etiquetas que son ocupadas en el cumplimiento del

PRO.445.SIG : Control de Documentos

Anexo Nº1 "Formato primera hoja identificación de la documentación"

CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE

CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE

CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE

Manual (MAN); Procedimiento (PRO); Instructivo (INS); Norma (NOR);

II Identificación del Número Correlativo.

III Identificación de Gerencias/Direcciones/Superintendencias y Áreas (a modo de

Gerencia de Extracción y Concentración de Sulfuros : GEC

Las distintas áreas pueden modificar o mantener el listado de códigos establecidos en

IV Ejemplos de codificación de documentos.

1 PRO.444.SIG : Procedimiento Nº 444 de Sistema Integrado de Gestión.

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