INDICE

INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 1
OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 2
ORGANIZACIÓN Y ESTRATÉGICA ............................................................................................. 3
1. ¿Qué importancia reviste para una organización diseñar un marco estratégico para
orientar sus acciones? ...................................................................Error! Bookmark not defined.
2. ¿Cómo contribuyen las estrategias a crear valor para una organización? ..........Error!
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3. Los controles organizacionales ¿Son una opción viable para lograr la
competitividad estratégica? ..........................................................Error! Bookmark not defined.
4. El análisis organizacional múltiple, ¿Es un factor de cambio estratégico? ..........Error!
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CONCLUSIÓN .................................................................................................................................. 5
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................. 6
 INTRODUCCIÓN

Todas las organizaciones son diferentes y sus casuísticas también, nunca un

sistema de gestión documental servirá para un mismo tipo de organización, no hay
un modelo genérico, siempre son personalidades.

Este manual aporta los conocimientos prácticos que un profesional de la información

necesita para diseñar e implementar un sistema de gestión documental en una
organización. Se muestran todos los aspectos relacionados con creación,
recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de la
documentación. Introduce en los conceptos básicos y da consejos para planificar un
proyecto de este tipo, explicando los criterios que deben aplicarse, los elementos
que hay que tener en cuenta, las herramientas informáticas que ayudan a la gestión
documental y otros aspectos sobre la gestión del cambio y la cultura informacional
de la organización.

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 OBJETIVOS

 Conocer aspectos generales acerca de los sistemas de gestión documental

 Conceptualizar que es un sistema de gestión documental

 Reconocer los aspectos más importantes en la implantación de un sistema

de gestión documental.

 Identificar la metodología para implantar un sistema de gestión documental.

 Resaltar la importancia de los documentos y archivos.

 Apoyo a decisiones administrativas

 Control y garantía de los procesos.

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 TAREA 3

GESTIÓN DOCUMENTAL

ANÁLISIS DE CASOS:
1. ¿Es la gestión documental es una herramienta de estrategia?
La gestión documental se define como una de las estrategias, herramientas
y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y difundir
contenidos y documentos relacionados con los procesos organizativos.

2. ¿En qué medida contribuyen las formas a mejorar la gestión de una

organización?

Contribuyen de tal manera que si la organización no tiene formas

establecidas para documentar su información puede que en algún momento
llegue a fallar más sin embargo con la ayuda de las formas en una
organización que requiere documentos para dejar constancia de su ejecución
y funcionamiento mejora de tal manera que se pueda llevar el control de cada
acción que se tome dentro de ella.

3. ¿Cómo se puede evaluar la gestión documental?

El valor real de un sistema de gestión documental reside, no tanto en la

posibilidad de reducir el flujo de papel, como en la posibilidad de cambiar la
forma de trabajar de los empleados que manejan información en soporte
papel, así como aumentar las capacidades de las personas que utilizan la
información como un factor clave a la hora de adoptar decisiones
empresariales. A continuación se exponen los seis pasos que hay que seguir
a la hora de evaluar los beneficios de un sistema de gestión documental:

 PASO 1: DEFINIR EL ALCANCE

 PASO 2: REVISAR EL ENTORNO ACTUAL

 PASO 3: DESARROLLAR UN DISEÑO CONCEPTUAL

 PASO 4: ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO

 PASO 5: DESARROLLAR UNA IMPLEMENTACION APROXIMADA

 PASO 6: OBTENER LA APROBACION DEL PROYECTO

4. ¿Por qué la gestión documental aumenta la conectividad de la

organización con su entorno?
La colaboración entre usuarios para la creación modificación y gestión de la
misma documentación aumenta dicha conectividad.
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 EJERCICIO SEMANA 4

 ¿De qué forma incide la gestión documental en la venta de productos

y prestación de servicios?
Toda oficina genera y procesa documentos y archivos para comunicar y
almacenar información. La gestión documental de los archivos en papel y de
los electrónicos es clave para homogenizar y racionalizar el trabajo. Su
proliferación indiscriminada podría propiciar el entorpecimiento y/o retraso de
las actividades, con la consecuente elevación de costos administrativos y
materiales.
La importancia que se le otorgue a la gestión documental repercute
directamente en la fluidez y precisión con la que puede hacer frente
prácticamente a todos los asuntos relacionados con el desarrollo de
proyectos, de procesos, de funciones, instalación y operación de sistemas y
la definición de procedimientos relacionados con una prestación de servicios
o venta de productos eficaces.

 ¿De qué manera la gestión documental interrelaciona sistemas,

procesos y procedimientos?
La documentación del sistema de gestión documental puede bien
relacionarse con las actividades totales de una organización o bien con una
parte de esas actividades, dependerá del tipo de organización, tamaño y
otros factores.

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 CONCLUSIÓN

El desmesurado crecimiento de la información de las últimas décadas por la

introducción de herramientas tecnológicas y el uso del internet ha incrementado el
volumen de los documentos tanto en papel como electrónicos. Consecuente con
ello, surge la gestión documental para organizarlos y ponerlos accesibles en
concordancia con las políticas de información del a organización y con la ayuda de
herramientas tecnológicas, elemento que se torna fundamental en la actualidad, por
su desarrollo vertiginoso.

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 BIBLIOGRAFÍA

https://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental

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